Aan
Begeleidingscommissie Kennisbundeling VET
Van
Johan van der Graaf
Datum
22 februari 2021
Update database & website
1/8 Inleiding
Deze eindnotitie bevat een weergave van de ontwikkeling van de database en de website als onderdeel van het Project ‘Kennisbundeling VET’ (Veilige Energie Transitie). Zoals we hebben afgesproken bij de startbijeenkomst van het project Kennisbundeling VET op 23 juni j.l. hebben we de deelprojecten ‘database’ en ‘website’ in één werkgroep ondergebracht.
De reden is dat de ontwikkeling van beiden in elkaars verlengde liggen. Deze werkgroep is vier keer bij elkaar gekomen: op 10 september, 7 oktober, 18 november 2020 en 17 februari 2021. De resultaten daarvan zijn verwerkt in deze eindnotitie en in database & website die tijdens de bijeenkomsten ‘live’ is toegelicht door Sylvia Stronkhorst, kennismakelaar van het IFV.
Samenhang met het project ‘Kennisinfrastructuur Omgevingsveiligheid’
De ontwikkeling van de database & website staat niet op zichzelf. Parallel loopt het project
‘Kennisinfrastructuur Omgevingsveiligheid’. Vooruitlopend op de verdere ontwikkeling van deze kennisinfrastructuur bieden de database & website een bruikbare doorkijk van de wijze waarop kennisontsluiting op het gebied van de (veiligheid van) energietransitie er in de toekomst uit kan zien. Doordat wij bij de ontwikkeling van de database/website kiezen voor een overzichtelijke en eenvoudige opzet/structuur en organisatie, verwachten wij dat deze in de toekomst relatief eenvoudig is onder te brengen in de betreffende kennisinfrastructuur omgevingsveiligheid. Hiermee wordt mede invulling gegeven aan de wens van de begeleidingscommissie dat de website toekomstbestendig moet zijn en moet kunnen
aanhaken bij de ontwikkelingen van de websites van Infomil en Relevant: met de keuze voor een overzichtelijke -en eenvoudige opzet/structuur is de database/website in de huidige opzet in de toekomst relatief eenvoudig aanpasbaar.
Vraag 1. aan de begeleidingscommissie: hoe ziet de begeleidingscommissie de samenhang tussen de ‘Kennisbundeling VET’ en de te ontwikkelen ‘Kennisinfrastructuur
omgevingsveiligheid’?
2/8 De begeleidingscommissie heeft tijdens de vergadering van 26 oktober 2020 aangegeven zich te
kunnen vinden in de voorgestelde benadering. Omdat de VNG een belangrijke partner is wordt de VNG gevraagd om aan te sluiten bij de begeleidingscommissie, zodat de samenhang met en aansluiting op de te ontwikkelen ‘Kennisinfrastructuur omgevingsveiligheid’ nog beter geborgd kan worden.
De voorgestelde structuur van de database / website
Als basis voor de database / website hebben we gewerkt met de volgende figuur. Deze figuur bevat de structuur van de database / website en is tijdens de startbijeenkomst reeds toegelicht. In het vervolg van deze notitie wordt een aantal keuzes die we voorstellen nader toegelicht.
De onderwerpen
Zoals we tijdens de startbijeenkomst hebben aangegeven is het doel van de database/website ‘het bundelen van nieuwe en bestaande kennis omtrent (omgevings)veiligheidsaspecten rondom de energietransitie’. Daarbij hebben we verschillende thema’s, waaronder alle potentiële (nieuwe) energiedragers voor ogen, de bekende maar ook de minder bekende (zoals geothermie, biogas, en bio-LNG). De database/website is op dit moment onderverdeeld in de volgende onderwerpen. Het onderwerp ‘Windturbines’ is momenteel reeds initieel gevuld.
3/8 Onderwerp
1. Windturbines -
2. Zonnepanelen 3. Elektrificatie 4. Biomassa 5. Geothermie 6. Duurzaam bouwen 7. CO2
8. Waterstof 9. LNG
10. Multifuel tankstations 11. Nieuwe energiedragers
Vraag 2. aan de begeleidingscommissie: sluit de indeling van onderwerpen en mogelijke onderverdeling aan bij de beleving van de begeleidingscommissie en heeft de
begeleidingscommissie nog suggesties?
Deze vraag is op 18 november 2020 besproken in de ‘Werkgroep database/website’. Het is niet de bedoeling dat de lijst met onderwerpen een statisch document wordt: enige flexibiliteit is gewenst. Op basis van voortschrijdend inzicht of toekomstige ontwikkelingen moeten onderwerpen tussentijds aangepast kunnen worden.
In de bijeenkomst van de begeleidingscommissie van 26 oktober 2020 zijn diverse suggesties / aanvullingen gegeven voor de nadere onderverdeling in onderwerpen. Het ontbreekt echter aan consistentie in de nadere onderverdeling. Bovendien heeft een nadere onderverdeling bij de meeste onderwerpen momenteel nog geen toegevoegde waarde. Het aantal beschikbare documenten is momenteel relatief beperkt. De reeds gekozen onderverdeling per onderwerp (risico’s, wetgeving, relevante publicaties, best practices, en netwerken) bieden op dit moment voldoende mogelijkheden om de diverse publicaties overzichtelijk in te rubriceren. Vanuit het oogpunt van
gebruiksvriendelijkheid is een te ver doorgevoerde indeling in subcategorieën ook niet wenselijk ivm vaak moeten ‘doorklikken’ om het juiste document te kunnen vinden. Vandaar dat er op dit moment nog niet is gekozen voor subcategorieën.
Mocht in 2021 of later een nadere onderverdeling in subcategorieën nodig zijn, dan kan dat alsnog worden toegevoegd.
De volgende wijzigingen zijn doorgevoerd:
- LNG is toegevoegd als apart onderwerp omdat daarover relatief veel informatie beschikbaar is
- Het onderwerp ‘nieuwe energiedragers’ is toegevoegd.
- Het onderwerp ‘duurzaam bouwen’, waaronder ook ‘energiezuinig bouwen’ en ‘circulair bouwen’ vallen.
4/8 Inventarisatie documenten database / website
In de afgelopen maanden hebben het IFV, Infomil en Relevant een inventarisatie gedaan van beschikbare documenten die in de database/website kunnen worden geplaatst. Daarbij heeft het IFV de focus gelegd op de risico’s en de ‘eigen’ publicaties, Infomil op wet- en regelgeving en Relevant op vergunningverlening / best practices. Het onderdeel
‘Windturbines’ is op de werkwebsite reeds initieel gevuld. De begeleidingscommissie heeft in de vorige vergadering een aantal wensen kenbaar gemaakt m.b.t. al dan niet ‘doorklikken’
naar andere websites. Ter invulling daarvan hebben we de volgende keuzes gemaakt:
• Gezien de urgentie worden de ‘risico’s’ per energiedrager geheel uitgeschreven op de website zelf. Daarbij wordt mede aansluiting gezocht met het nationaal/regionaal risicoprofiel. Deze risico’s zien we als zogenaamde ‘hoofdgevaren’, waarbij
detailinformatie (m.b.t. risicobeheersing incidentbestrijding e.d.) in de diverse publicaties is te vinden die van de website kunnen worden gedownload.
• De publicaties van het IFV die in pdf beschikbaar zijn, worden zoveel mogelijk direct onder ‘publicaties’ geplaatst, zodat de gebruiker de publicatie direct kan
downloaden. Bij de andere publicaties linken we door naar de website van de betreffende organisatie waar het beheer van het document ligt.
• Daar waar nodig / relevant wordt gericht ‘doorgelinkt’ naar specifieke delen op de website van Infomil en Relevant.
Vraag 3. aan de begeleidingscommissie: sluit de benadering van inventarisatie van documenten voor de database/website aan bij de wens van de begeleidingscommissie ?
De begeleidingscommissie heeft tijdens de vergadering op 26 oktober 2020 aangegeven dat de voorgestelde benadering aansluit bij de wens van de begeleidingscommissie. Daarnaast is het verzoek gedaan om meer duiding te geven bij de beschrijving van de risico’s en de volgorde waarin deze moeten komen te staan. Dit is gedaan door aan de beschrijving van de risico’s een inleidende tekst toe te voegen. De term ‘risico’ is op verzoek van de begeleidingscommissie gewijzigd in
‘veiligheidsaspecten’. De volgorde van de veiligheidsaspecten is gekozen op basis van urgentie, maar deze keuze blijft enigszins arbitrair.
Relatie met websites Infomil en Relevant
Zowel in de begeleidingscommissie als in de werkgroep is aandacht gevraagd voor de aansluiting van de database/website op de websites van Infomil en Relevant. Zowel Infomil als Relevant hebben voor het onderwerp Windturbines inmiddels informatie aangedragen.
Deze informatie wordt in de database/website geplaatst met bronvermelding. Door de gekozen werkwijze onder ‘inventarisatie documenten database’ is de database/website VET relatief onafhankelijk van eventuele wijzigingen van de websites van Infomil en Relevant.
5/8 Duiding van de publicaties
Relevante publicaties die in pdf op de website worden geplaatst worden als volgt weergegeven:
Relevante publicaties
Type en vaststelling Onderwerp
Pictogram van de publicatie met een korte duiding
Handboek/infoblad/onderzoek met bronvermelding
- Beleid, wet & regelgeving - VTH
- Risicobeheersing - Incidentbestrijding - Combinatie
Toelichting:
• Relevante publicaties: onder deze kop wordt een pictogram van de publicatie geplaatst (pdf) met een korte duiding van de inhoud. Deze publicatie kan worden gedownload. Dit wordt vormgegeven door een apart dossieritem zodat de publicatie op onze site kan worden gevonden.
• Type en vaststelling: aangegeven wordt of de publicatie een handboek, infoblad, onderzoek, factsheet o.i.d. is. Verder wordt aangegeven wie de publicatie heeft opgesteld en wanneer deze is vastgesteld (datum).
• In de laatste kolom is onderscheid gemaakt in vier onderwerpen, zodat de lezer snel kan zien waarover de desbetreffende publicatie gaat. ‘VTH’ staat voor:
‘Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving’.
De ‘werkwebsite’
In de definitieve aanvraag van mei dit jaar heeft het IFV aangegeven om de IFV-website als
‘werkwebsite’ te hanteren. Daarbij hebben ervoor gekozen om een dossier met sub-sites in te richten op ‘Kennisplein’. Daarbij maken we gebruik van de diensten en faciliteiten van de IFV-website en richten daarop een door de 3 partijen samengestelde sub-site in. Deze keuze is in deze fase van het project gewenst, omdat:
• we zonder tussenkomst van een site-bouwer relatief eenvoudig wijzigingen kunnen doorvoeren (efficiency),
• we elke keer ‘live’ aan de werkgroep kunnen laten zien hoe de website eruit ziet en de werkgroep kunnen meenemen in de ontwikkelingen,
• het goedkoper is om van de IFV faciliteiten gebruik te maken dan om een nieuwe website met externe websitebouwer te moeten financieren,
• de kennismakelaars van het IFV kunnen worden ingezet.
In dezelfde aanvraag heeft het IFV aangegeven om vóór Q4 de opdrachtgever te laten oordelen of:
a. één nieuwe landelijke website VET nodig is;
b. vanuit de bestaande websites er één aangewezen website VET komt;
c. de koppeling van de websites afdoende is.
Vraag 4. aan de begeleidingscommissie: is het gewenst om in Q4 een keuze te maken voor een van de genoemde opties?
6/8 Het IFV stelt voor om deze keuze in dit stadium nog niet te maken, omdat:
- de website met database nog in ontwikkeling is;
- de werkgroep zich over de vraagstelling nog niet gebogen heeft;
- we nog in afwachting zijn van de uitslag van de ontwikkeling van de visie op de kennisinfrastructuur omgevingsveiligheid;
Het IFV stelt voor om de werkgroep een voorstel te laten maken met benoeming van voor- en nadelen van de drie hiervoor genoemde opties. De begeleidingscommissie kan dan een standpunt innemen in de vergadering van december en de opdrachtgever adviseren. Wat het IFV betreft is het ook denkbaar dat de database/website voorlopig (ook na oplevering opdracht) in de huidige (tijdelijke) IFV-omgeving blijft en operationeel wordt. Gedachte daarbij is dat de beoogde doelgroep er alvast mee aan de slag kan. Tevens kan er dan monitoring/evaluatie van gebruikservaringen georganiseerd worden.
De werkgroep heeft tijdens de vergadering op 18 november 2020 het volgende besproken. Zowel de website van Infomil als van Relevant zijn in transitie. Relevant en Infomil geven daarom aan geen bezwaar te hebben dat IFV voorlopig als ‘host’ functioneert. Betrokken partijen zien op dit moment geen meerwaarde in het maken van een nieuwe site met een nieuwe domeinnaam. De werkgroep stelt voor om in 2021 te kiezen voor een tijdelijke oplossing waarbij IFV als ‘host’ functioneert. 2021 is dan een overgangsjaar naar de introductie van de Kennisinfrastructuur Omgevingsveiligheid in 2022. De werkgroep adviseert om op dat moment te kijken of de tijdelijke oplossing moet worden gecontinueerd, of dat de database/website op dat moment mogelijk kan worden geïntegreerd in de in ontwikkeling zijnde Kennisinfrastructuur.
Verder stelt de werkgroep voor om de werkgroep en de begeleidingscommissie ook in 2021 in stand te houden om de database/website te monitoren en een bijdrage te leveren aan het beheer en onderhoud.
Zoekfunctie
De zoekfunctie op de website van het IFV zoekt over de hele website en kan op dit moment nog niet gedetailleerd naar documenten zoeken op sub-site (pagina) van de website. Gezien het nog relatief beperkt aantal documenten is de zoekfunctie momenteel nog niet urgent.
Naarmate het aantal documenten dat in de database/website wordt ondergebracht, neemt de behoefte aan een goede zoekfunctie toe. Wel wordt aanbevolen om in de
database/website een zoekfunctie toe te voegen. Om verwarring te voorkomen zullen dezelfde documenten niet op twee verschillende plaatsen in de database/website worden geplaatst.
Domeinnaam
Het IFV heeft de domeinnaam www.veilige-energietransitie.nl geclaimd. Deze url linkt voorlopig door naar: https://www.ifv.nl/kennisplein/Paginas/Energietransitie.aspx.
Validatie van de documenten
De documenten die nu in de database/website zijn opgenomen, zijn aangeleverd door de infomil (wet- en regelgeving), relevant (vergunningverlening/best practices) en het IFV (diverse publicaties). Met de betrokkenheid van deze partijen mag voor de inhoud van de aangeleverde publicaties aangenomen worden dat voldoende validatie heeft
plaatsgevonden. In het geval ook andere partijen in de toekomst documenten aanleveren voor de database/website, zal validatie daarvan eveneens moeten plaatvinden, om te voorkomen dat er ‘vervuiling’ van de database/website plaatsvindt. De wijze waarop daaraan invulling kan worden gegeven is nog punt van onderzoek. Gedacht kan bijvoorbeeld worden
7/8 aan een centraal aanmeldpunt van nieuwe documenten, die periodiek worden beoordeeld door een in te stellen toelatingscommissie. Alternatief is dat één van de betrokken partijen IFV, Infomil, Relevant, al dan niet in samenwerking, als zodanig gaat functioneren. Daarbij moet ook de werkbaarheid in het oog worden gehouden. Het is praktisch niet haalbaar dat elke nieuwe publicatie geheel van een inhoudelijk oordeel wordt voorzien. Het toevoegen van een annotatie op een nieuwe publicatie, lijkt een meer werkbare vorm.
Vraag 5. aan de begeleidingscommissie: heeft de commissie voorstellen of ideeën over het valideren van documenten voor de database/website?
Voorstel IFV: de werkgroep te vragen suggesties aan te dragen voor validatie van documenten. We brengen de voorstellen in bij het overleg van de begeleidingscommissie van december.
De werkgroep heeft tijdens de vergadering op 18 november 2020 m.b.t. het aanleveren van
documenten door andere partijen dan IFV Infomil en Relevant het volgende besproken. In het kader van ‘good practices’ heeft het meerwaarde dat een koppeling wordt gemaakt met veiligheidsregio’s en omgevingsdiensten. Bij deze instanties komen immers de vergunningsaanvragen binnen en worden adviezen gegeven over risicobeheersing en incidentbestrijding. We kunnen hen vragen om
‘good practices’ aan te dragen die in de database opgenomen kunnen worden. Dergelijke ‘good practices’ kunnen door andere gebruikers van de database/website worden gebruikt als voorbeeld/inspiratiebron. De werkgroep adviseert hiervoor in ieder geval een ‘disclaimer’ op te nemen, dat Infomil, Relevant en IFV niet verantwoordelijk/aansprakelijk zijn voor de inhoud van de aangedragen ‘good practices’. De werkgroep is geen voorstander van het instellen van een
‘toelatingscommissie’ voor documenten. Dat kan voor partijen ook een drempel zijn om informatie aan te leveren. Bovendien moet validatie haalbaar/werkbaar blijven. De werkgroep stelt voor om een lijst met ingediende ‘good practices’ bij te houden die periodiek (bijv. 3 x per jaar) wordt
doorgenomen door een werkgroep/begeleidingscommissie (zie eerder voorstel voor continuering van deze commissie).
Beheer van de documenten
Het is van belang dat de documenten in de database/website in de toekomst actueel gehouden worden. Het beheersvraagstuk komt ook aan de orde bij de visie over
kennisinfrastructuur. Daarbij willen we zoveel mogelijk aansluiten. Op dit moment is de wijze waarop het beheer van documenten in de toekomst kan worden ingericht echter nog punt van onderzoek. De verantwoordelijkheid voor actuele publicaties ligt primair bij de auteur van de desbetreffende publicatie. Wel zal georganiseerd moeten worden dat de toekomstige beheerder van de database/website op de hoogte wordt gesteld van het feit dat een bepaalde publicatie geactualiseerd is. Een periodieke screening van de documenten (lees:
nagaan of er een actuele versie beschikbaar is) ligt daarbij het meest voor de hand.
In de definitieve aanvraag van het IFV is aangegeven dat de projectleider op het einde van het project een beheerplan oplevert. Tevens is afgesproken in de aanvraag dat de
begeleidingscommissie zich buigt over het vervolg van het project wat betreft beheer en onderhoud van de geleverde producten.
Vraag 6. aan de begeleidingscommissie: hoe denken de leden van de commissie over het vervolg van het project wat betreft beheer en onderhoud?
8/8 Het IFV stelt voor om ook deze vraag voor te leggen aan de werkgroep voor een advies.
De werkgroep heeft tijdens de vergadering op 18 november 2020 het volgende besproken. De werkgroep deelt de voornoemde werkwijze. De werkgroep stelt tevens voor om een lijst met
publicaties bij te houden die jaarlijks door de beheerder van de database/website op actualiteit wordt gecontroleerd.
Tijdens de begeleidingscommissie van 8 februari 2021 is deze werkwijze verder aangescherpt:
- voorkomen moet worden dat de database een ‘onoverzichtelijke vergaarbak’ wordt van alle mogelijke ‘linkjes’ naar informatie over een bepaald onderwerp. Dit wordt voorkomen door als toetscriteria ‘actualiteit’ en ‘relevantie’ te kiezen. Bovendien moet de informatie een relatie hebben met het onderwerp ‘veiligheid’. De werkgroep van relevant/ifv/infomil geeft akkoord voor publicatie.
- De kennisbundels die in het kader van deze opdracht zijn gemaakt worden prominent op de website geplaatst. Van de informatie waarnaar in deze kennisbundels wordt verwezen, worden alleen de meest relevante publicaties rechtstreeks in de database/website opgenomen.
