VERSLAG ALGEMENE LEDENVERGADERING VV DE SWEACH

Hele tekst

(1)

1

VERSLAG ALGEMENE LEDENVERGADERING VV DE SWEACH

MAANDAG 11 DECEMBER 2017 IN DE KANTINE

Aantal aanwezigen: 35 1. Opening

De voorzitter Jacob van der Heide opent de vergadering om 20:03 uur.

2. Ingekomen stukken en mededelingen

De volgende leden zijn afwezig met kennisgeving: dhr. G. Roozendaal, dhr. A. Beugelink, dhr. T.

van der Berg en dhr. J. van der West.

Jacob van der Heide opent de vergadering met één mededeling:

 Jan van der West deelt bij monde van de voorzitter mee dat hij morgen (dinsdag) weer thuis komt.

 Er zijn geen ingekomen stukken.

3. Goedkeuren van het verslag algemene ledenvergadering van 12 december 2016

Auke Kunnen merkt op dat bij mededelingen ontbreekt dat voorzitter het in de afgelopen jaar druk had met privezaken (verhuizen, geboorte) en daardoor minder op de club aanwezig is geweest dan hij zou hebben gewild. Deze mededeling zal alsnog aan het verslag worden toegevoegd.

Het jaarverslag van de ledenvergadering van 12 december 2016 wordt verder besproken en zonder aanvullende op -en aanmerkingen goedgekeurd.

4. Goedkeuren van het jaarverslag seizoen 2015-2016

Het jaarverslag van het seizoen 2015-2016 wordt besproken. Henk Smit deelt zijn zorgen over onze accommodatie. Jacob van der Heide wijst op het agendapunt hierover in de

ledenvergadering. Het jaarverslag wordt vervolgens zonder op –en aanmerkingen goedgekeurd.

5. Verslag van de kascommissie

De kascommissie deelt bij monde van Wietse Lok mee dat de financiële stukken prima verzorgd waren. Alles zag er keurig uit en klopte als een bus. Complimenten voor de penningmeester.

De kascommissie heeft geen verdere opmerkingen. De commissie stelt de vergadering voor de penningmeester decharge te verlenen, hetgeen gebeurt.

6. Goedkeuren van het financieel jaarverslag 2016-17 Tjeerd Douma geeft een toelichting van de cijfers.

Een stabiel ledenbestand geeft in tegenstelling tot een begrote daling een hogere

contributieopbrengst dan verwacht. Tevens is het fonds nieuwbouw, weliswaar voor een half jaar, terug te zien in de contributieopbrengst. Verder valt op dat de sponsoring toeneemt, dit is het vorig jaar gestarte shirtsponsorplan. Ook de kantineopbrengst is dit jaar weer goed te

(2)

2 noemen. De Opsterland cup is een voorbeeld van een extra activiteit welke bijdraagt aan hogere omzet. De brutowinst marge is uitzonderlijk goed te noemen.

Aan de kostenkant valt aanschaf nieuwe koffiemachine op. Wedstrijdkosten zijn over gehele linie wat lager. Personeelskosten nemen toe door hogere uitgaven aan (jeugd) trainers.

Huisvestingkosten, hierin is eerste half jaar te zien van de opbouw nieuwbouw fonds.

Sponsorkosten: sinds dit jaar een ander beleid ten aanzien van bordsponsoring. De

sponsorcommissie schaft een nieuw sponsorbord aan waarna een 3 jarig contract wordt gesloten met de sponsor. De kosten voor jeugd waren hoger vanwege een aantal kampioenschappen.

Het positieve saldo van €10.300,- werd toegevoegd aan de Voorziening Groot Onderhoud.

7. Goedkeuren van de begroting seizoen 2016-2017

De begroting is op vergelijkbare wijze opgesteld als voorgaande jaren. Hierbij zit al enige voorkennis van de realisatie van september en oktober. De contributieopbrengsten nemen toe met een index van 2% en een additionele bijdrage van €5 voor het nieuwbouwfonds.

Kantineopbrengst is gebaseerd op afgelopen jaren. Kosten voor trainers zijn hoger begroot vanwege meer jeugdtrainers en trainers van “buitenuit”. Om de begroting sluitend te krijgen is wel de gebudgetteerde dotatie aan voorziening groot onderhoud wat lager dan voorgaande jaren.

De begroting wordt goedgekeurd.

8. Huisvesting

Jacob van der Heide leest de volgende samenvatting voor van de ontwikkelingen op het gebied van onze huisvesting:

Erfpacht

Begin 2017 hebben we nogmaals met de Gemeente gesproken over de verlenging van de erfpacht. Hierin hebben we om een compensatie gevraagd van de onderhoudskosten analoog aan de afkoopsom uit het verleden.

De Gemeente wilde dit niet betalen en stelde zich op het punt dat we een als het ware eeuwigdurende erfpacht hebben getekend. Hierdoor waren wij wel verrast.

Vervolgens hebben we ons laten voorlichten door notaris Kooi over onze rechten en plichten.

Dit leidt tot de conclusie dat we 2 overeenkomsten hebben getekend 20 jaar geleden. De eerste betreft een afspraak over onderhoud en een vergoeding daarvoor. Dit is een afspraak tussen 2 partijen. Nu de gemeente niet meer wil betalen is dat “ons” probleem.

De tweede betreft een erfpacht. Deze blijft in principe doorlopen en is daarmee als het ware eeuwigdurend. Dat maakt ook dat wij verantwoordelijk zijn voor het pand en alle daarbij gepaard gaande consequenties tav onderhoud en veiligheid.

Vervolgens hebben we onze positie onderling besproken. Gezien het traject met de brede school en de daaruit voortvloeiende samenwerking lijkt het ons verstandig de huidige situatie eerst maar te laten bestaan.

In het najaar hebben we nogmaals de akten en de besluitvorming van destijds nagegaan. Hoewel het de bedoeling leek dat de afkoopsom na 20 jaar opnieuw besproken en beoordeeld zou worden tussen Gemeente en club, geeft de Gemeente nu niet thuis.

Gezien de politieke werkelijkheid van toen leek privatisering de beste oplossing, echter zorgt de vastlegging in de aktes en de huidige uitleg van de Gemeente nu voor weinig speelruimte.

(3)

3 Nog een nieuw inzicht was dat uit interne stukken bleek dat de vergoeding voor onderhoud alleen gold voor de kleedkamers alhoewel dit in de aktes niet zo is vastgelegd.

Brede School

Op het gebied van het locatieonderzoek Brede School is tot de zomer nauwelijks wat gebeurd. In de zomer communiceerden de gezamenlijke scholen een wens tot nieuwbouw op de locatie Lyndensteyn.

Na de zomer hadden wij contact gehad met de Gemeente. Hierin hebben we nogmaals aangegeven open te staan voor samenwerking op ons terrein.

As 19 december zullen we dit nogmaals toelichten in een gesprek met de wethouder.

In het najaar is de communicatie rondom het locatieonderzoek weer opgestart. Axon adviseurs voert momenteel een onafhankelijk locatieonderzoek uit. Het onderzoek richt zich vooral op de ruimtelijke (on)mogelijkheden. Met die gegevens als uitgangspunt stellen O.D.S. De Trime, O.B.S.

De Paedwizer, School Lyndensteyn, Plaatselijk Belang Beetsterzwaag-Olterterp en de gemeente Opsterland minimaal twee scenario’s op als advies aan de raad. Het besluit wordt uiterlijk eind 2018 genomen.

Daarna start een traject waarin concrete plannen voor een locatie worden gemaakt. Begin volgend jaar delen de partijen de resultaten van het locatieonderzoek met de inwoners van Beetsterzwaag tijdens een informatiebijeenkomst. Zij worden uitgenodigd om actief mee te denken en mee te praten. Naast de traditionele middelen, kunnen inwoners in het nieuwe jaar hun mening en ideeën ook uiten op een digitaal interactief platform van de gemeente.

2018

VV De Sweach zal blijven aangeven dat we openstaan voor samenwerking. We zullen begin 2018 met de andere stakeholders (dorpshuis, Groene kruis, BSO, scouting, kerk, plaatselijk Belang) een afspraak maken om te zien of er gezamenlijke belangen zijn.

Indien dit traject niet gunstig verloopt zal De Sweach zich beraden op haar juridische positie ten aanzien van de erfpacht, advies van een advocaat lijkt dan raadzaam.

Na het voorlezen worden de volgende vragen gesteld.

Jelte van Linde: is onze situatie mbt erfpacht gelijk aan andere verenigingen? Jacob van der Heide: Nee, erfpacht is destijds op verschillende manieren tot stand gekomen. Ook zijn de ontwikkelingen in de afgelopen jaren in de verschillende dorpen verschillend.

Douwe-Jan van der Werff: geeft aan dat we ons op meerdere trajecten moeten richten. Jacob van der Heide bevestigt dat? Zie ook de voorgelezen tekst.

Verder vraagt Douwe-Jan wat er nog aan onderhoud gedaan wordt? Jacob van der Heide: alleen het hoogstnoodzakelijk om onze accommodatie veilig en schoon te houden. Zo zijn recent toiletten, kranen, doucheknoppen vervangen, lekkage dak box 4 hersteld.

Henk Smit: geeft aan dat het verstandig is het standpunt van de Gemeente (College) te beïnvloeden via de Gemeenteraad. Jacob van der Heide: geeft aan dat dat een goed idee is.

9. Voorstel contributie 2017-2020

De contributie wordt per 2018 met €5 plus index van 2% verhoogd. De verhoging van een extra

€5 is in de vorige ledenvergadering (2016) besloten. Tevens wordt de contributie nogmaals in

(4)

4 2019 en 2020 jaarlijks met €5 verhoogd.

De nieuwe contributie ziet er dan als volgt uit:

10. Bestuursverkiezing

Bestuursleden worden gekozen voor een periode van drie jaar. Na deze periode zijn ze herkiesbaar.

 Bestuurslid Bert Weidenaar is aftredend en opnieuw verkiesbaar. Er zijn geen tegenkandidaten, zodat hij opnieuw wordt benoemd.

 De penningmeester, Tjeerd Douma, is aftredend en niet verkiesbaar. De voorzitter bedankt hem voor zijn werkzaamheden voor de vereniging.

 De heer Wilmer Visscher wordt door de ledenvergadering gekozen tot zijn opvolger. Er zijn geen tegenkandidaten.

 De voorzitter, Jacob van der Heide, is aftredend en niet verkiesbaar. De secretaris bedankt hem voor zijn werkzaamheden voor de vereniging.

 De heer Wim Kunnen wordt door de ledenvergadering gekozen tot zijn opvolger. Er zijn geen tegenkandidaten.

 De overige bestuursleden zijn niet aftredend.

11. Verkiezing kascommissie

Leden van de kascommissie worden gekozen voor een periode van 3 jaar. Zij zijn één keer herkiesbaar voor eenzelfde periode.

Wietze Lok is aftredend en niet herkiesbaar. In zijn plaats wordt Douwe-Jan van der Werff benoemd door de ledenvergadering.

12. Terugkoppeling gesprek KNVB

Het bestuur heeft contact gezocht met de KNVB over hoe het bestuur een enquête onder senioren zou moeten aanpakken (actie jaarvergadering 2016). Na een gesprek hierover met de KNVB werd het onderwerp al snel breder, zoals aanpak behoud vrijwilligers en seniorenleden, discussie over zaterdag/zondag en accommodatie. De KNVB heeft verenigingsbegeleiders in dienst die een club kunnen helpen met dit soort zaken. Na een tweede gesprek hebben we afgesproken een traject met een procesbegeleider van de KNVB te starten om te komen tot een nieuw beleidsplan. Inmiddels hebben we twee sessies achter de rug, dit heeft geleid tot de volgende prioriteiten.

2016-2017 2017-2018

Senioren * 153,00 161,00

JO19-JO17-JO15 * (voorheen A-, B- en C- junioren) 109,50 117,00 JO13-JO11 * (voorheen D- en E- pupillen) 98,00 105,00 JO9 * (voorheen F-pupillen) 76,00 82,50

7x7 competitie * 107,00 114,00

Niet spelen/wel trainen * 68,50 75,00 Niet-spelende leden 47,00 53,00

*) inclusief twee (overdraagbare) loten van de grote clubactie (waarde € 6,00) en shirtbijdrage van € 5,00 voor de senioren, junioren en pupillen

(5)

5 PRIORITEITEN

1 Organisatie, visie 2 Kader + vrijwilligers 3 Accommodatie 4 Respect, huisregels 5 Voetbal

6 communicatie 7 tevredenheid 8 wedstrijdorganisatie 9 doelgroepen

10 identiteit 11 arbitrage 12 financiën

13 maatschappelijk, externe omgeving

Het bestuur wil dit het komende jaar verder uitwerken tot een beleids en visie document welke wij met de leden zullen delen.

13. Vervolg onderzoek senioren: resultaten enquête senioren

In de jaarvergadering 2016 hebben we toegezegd een enquête onder de senioren te houden, tevens zou de vraag meegenomen worden vraag hoe we seniorleden voor de tweede teams kunnen behouden, bijvoorbeeld door andere competitievormen aan te bieden.

De enquête is midden november via onze site online gezet.

In de volgende sheets werden de resultaten gepresenteerd.

(6)

6

(7)

7 Conclusies:

 Leden blijven voetballen

 Keuze voor eigen speeldag vinden leden belangrijk

 Er is interesse in 7x7 of alleen trainen, hier valt wel op dat dit met name bij de tweede teams speelt.

Actiepunten:

 Aangezien respons eerste selecties te laag is wordt besloten de enquête nogmaals open te stellen voor deze teams. De informatie die hieruit komt is interessant voor onze vereniging.

 In het voorjaar willen we een eigen 7x7 toernooi organiseren. Eventueel ook open te stellen voor niet leden om op die manier nieuwe aanwas te krijgen.

14. Rondvraag (o.a. mededelingen uit de jeugdcommissie, sponsorcommissie, toernooicommissie, onderhoudscommissie en kantinecommissie).

Commissies:

 Henk Numan (jeugdcommissie): commissie is compleet vernieuwd (3 nieuwe leden) wel zijn we nog op zoek naar een voorzitter. Bij deze een oproep voor een nieuwe voorzitter.

(8)

8 In het nieuwe seizoen zijn aantal nieuwe trainers gestart bij de oudere jeugd.

Alle scheidsrechters zijn in het nieuw gestoken. Wel is er nog behoefte aan iemand die de scheidsrechter begeleid.

Richting leiders is gecommuniceerd dat al actieve ouders (trainer/leider) niet meer in te delen voor rijden en wassen maar dit bij de andere ouders neer te leggen om

betrokkenheid te vergroten. Ook wordt na de winterstop gestart met verdelen van 1 kantinedienst op zaterdagmorgen aan een jeugdteam. In samenwerking met

kantinecommissie wordt dit gepland waarbij er rekening gehouden zal worden dat het betreffende team ook thuis speelt.

Een aantal teams is kampioen geworden.

Een aantal teams heeft een overbezetting, dat is niet altijd handig vanwege te veel spelers.

Pupil van de week is geïntroduceerd en dit vindt men erg leuk. Vraag Afke van der Werff:

kan communicatie over wie pupil van de week wat duidelijker worden zodat men weet bij senioren wie men kan verwachten? Antwoord Henk: Henk zegt toe dit te regelen.

Per 1 januari as is in overleg met Bestuur besloten de zaterdagmorgen rookvrij te maken.

 Jordi Smit (sponsorcommissie): dit seizoen zijn alle teams voorzien van nieuwe shirts met nieuwe shirt sponsoring.

Het afgelopen jaar zijn vele borden langs het veld vernieuwd en sponsor contracten aangepast .

In maart 2017 is een sponsor avond georganiseerd in het Witte Huis. Dit was een groot succes. Het plan is dit tweejaarlijks te organiseren.

Op de ballenvangers zijn spandoeken geïntroduceerd, helaas is de ballenvanger in de storm gesneuveld, er wordt nu gekeken naar een alternatief. Na de winterstop moet dit zijn opgelost.

Aan het einde van het seizoen stopt Wieger Voolstra, als nieuw lid is Wouter Canter Visscher bereid gevonden toe te treden tot de sponsorcommissie.

Vraag: Henk Smit. Een potentiele sponsor is Dura Vermeer, dit bedrijf is actief bij Talant.

Antwoord Jordi: Bedankt voor de tip.

 Gerard Kootstra (toernooicommissie): afwezig. Bij monde van de voorzitter:

voorbereidingen zijn reeds gestart. Verzoek aan de andere commissies om alvast te informeren wat zij kunnen betekenen voor het jeugdtoernooi.

 Berend Bijsma (onderhoudscommissie): op maandagmorgen vaste onderhoudsgroep.

Met name focus op veiligheid van de accommodatie. Het verzoek aan een ieder gebreken of achterstallige zaken te melden.

Ivm de inbraken de afgelopen periode is het plan opgevat een camera te plaatsen. Aan de vergadering wordt toestemming gevraagd voor het plaatsen van een camera. De vergadering gaat akkoord.

 Auke Kunnen (kantinecommissie): in dit seizoen gestart Cor en Monica en vaste kracht Jeep. Plannen van de kantinediensten gaat goed. Na de winterstop worden ook ouders van jeugdteams ingepland.

Het opnieuw behalen van de benodigde IVA certificaten is opgestart. Alle senioren leden moeten dit certificaat hebben. Via de mail is het verzoek hiertoe gedaan. Respons is nu 29%. Er zal nog een volgende mail ronde komen, daarna zal via de leiders de resterende leden benaderd worden.

(9)

9 Vraag Douwe Jan van der Werff: is het mogelijk pinnen te introduceren? Antwoord Jacob van der Heide: Bestuur heeft dit uitgezocht, tot op heden is besloten dit niet te

introduceren vanwege de transactiekosten. Gezien de maatschappelijke ontwikkelingen blijft dit onderwerp spelen. Bestuur zegt toe dit nogmaals te bespreken.

Rondvraag:

 Afke van der Werff: Kan de peukenbak bij de entree weg? Antwoord Berend Bijsma: hier wordt aan gewerkt.

 Henk Smit: pestgedrag. Kan er een vermelding op de site komen mbt

vertrouwenspersoon van de club? Antwoord Jacob van der Heide: we zullen dit uitzoeken en vermelden op de site.

 Jelte van Linde: het wordt lastiger scheidsrechter te vinden, is er een lijst met scheidsrechter beschikbaar welke de senioren kunnen fluiten? Antwoord Ronald de Boer: er is een lijst beschikbaar, deze zal gemaild worden aan Jelte.

 Fetze Koopmans: kan er in de kantine ook Fox komen? Antwoord Jacob van der Heide:

vanwege de kosten (€120 to €150/maand) heeft het Bestuur besloten dit niet meer aan te bieden.

kan er in de kantine ook bier op fles komen? Antwoord Jacob van der Heide: vanwege logistiek (koeling, voorraadruimte, voorraadgrootte) is dat op dit moment niet haalbaar.

15. Sluiting

De heer J. van der Heide sluit de vergadering om 22:40 uur.

Afbeelding

Updating...

Referenties

Updating...

Gerelateerde onderwerpen :