Bijlage 1 Nauwkeurige omschrijving van de onderzoeksactiviteiten

(1)

Bijlage 1 Nauwkeurige omschrijving van de onderzoeksactiviteiten

In het onderzoekstechnisch ontwerp in hoofdstuk 3 zijn per onderzoeksvraag de informatiebron en ontsluiting van die bron genoemd. In deze bijlage wordt dieper ingegaan op welke informatie op welke manier uit welke bron wordt verkregen.

Deelvraag 1: Welke kosten worden gemaakt bij Post-Plaza?

Bronnen Type informatie Ontsluiting Documenten Facturen Data Kwalitatieve inhoudsanalyse

Personen Boekhoudster Data Face-to-face individueel interview Directie Data Face-to-face individueel interview

Een belangrijke eerste stap bij het ontwikkelen van een kostprijsberekeningsmodel is het in kaart brengen van alle kosten die Post-Plaza maakt. Uit facturen die Post-Plaza in de jaren 2002 2003, 204 en het eerste kwartaal van 2005 heeft betaald, kan opgemaakt worden welke kosten Post-Plaza in een jaar maakt. Dit geeft een redelijk compleet overzicht van de kosten van Post-Plaza. Voor de nog blanco punten kunnen interviews met L. Kalma en F.J.

Boomsma uitkomst bieden. L. Kalma is boekhoudster en betaalt alle kosten. F. Boomsma maakt veel calculaties.

De interviews zijn semi-gestructureerd. Op systematische wijze worden de blanco vlekken in het kostenoverzicht behandeld. Er moet structuur in zitten, zodat alle blanco vlekken aan bod komen en er na de interviews geen onduidelijkheden meer zijn.

Naast het invulling geven aan de blanco stukken, kunnen de geïnterviewden aangeven of zij denken dat het overzicht compleet is, of dat er nog toevoegingen nodig zijn.

Deelvraag 2: Welke kosten van Post-Plaza zijn variabel en welke vast, en welke zijn direct en welke indirect? (kostencategorisering)

Bronnen Type informatie Ontsluiting

Literatuur Kostentheorieën Kennis Zoeksystemen, gevolgd door kwalitatieve inhoudsanalyse

Personen Boekhoudster Kennis Face-to-face individueel interview Documenten Resultaten

vorige vraag

Kennis Kwantitatieve inhoudsanalyse

De kosten die bij de beantwoording van deelvraag 1 zijn gevonden, worden voor de overzichtelijkheid meteen gecategoriseerd. Hiertoe moet een duidelijk beeld geschetst zijn van de verschillende categorieën. De start van het onderzoek bestaat dus uit een kwalitatieve inhoudsanalyse van kostentheorieën. De zoeksystemen die hieraan vooraf gaan, houden in feite niet veel in, want ik ben reeds in het bezit van boeken waarin dit staat beschreven.

De kosten binnen de categorieën worden verdeeld in homogene kostenpools. Algemene richtlijn hierbij is de kostencodering van de bestaande boekhoudpraktijk. Deze wordt niet rechtstreeks overgenomen. De praktijk zal uitwijzen welke kostenpools het meest praktisch zijn. Hiernaast moet in deze fase goed nagedacht worden over een overzichtelijke weergave van de kosten binnen de kostenpools, bijvoorbeeld op alfabetische volgorde, gesorteerd naar

(2)

hoogte van de kosten of gegroepeerd naar termijn, bijvoorbeeld per week, per maand en per jaar.

Wanneer onduidelijkheid bestaat over de het gedrag of de relatie van een kostenpost, kan hulp ingeroepen worden van L. Kalma of F. Boomsma.

Deelvraag 3: Op welke manieren kunnen kosten doorberekend worden, resulterend in een kostprijs?

Literatuur Pricing theorieën Kennis Zoeksystemen, gevolgd door kwalitatieve inhoudsanalyse Scripties Pricing theorieën Kennis Zoeksystemen, gevolgd door

kwalitatieve inhoudsanalyse

Aan de hand van pricingtheorieën worden verschillende kostprijsmethoden onderscheiden.

Via zoeksystemen wordt in scripties, literatuur en media gezocht naar relevante teksten.

Zoektermen kunnen zijn: costing, kostentoerekening, kostprijsmethode, kostprijsberekening, cost accounting.

Deelvraag 4: Op welke manier wordt momenteel bij Post-Plaza de kostprijs berekend?

Bronnen Type informatie

Ontsluiting

Documenten Excel bestand

‘kostprijsberekening bij Post-Plaza en Post-Plaza business units’

Data en Kennis Kwalitatieve inhoudsanalyse

Documenten Gemaakte voor- en nacalculaties

Data en kennis Kwalitatieve inhoudsanalyse

Personen Personen die calculaties maken

Kennis Face-to-face individueel interview

Om een beeld te krijgen van de huidige wijze van kostprijsberekening kunnen gemaakte voor- en nacalculaties geraadpleegd worden. Dit zal echter slechts een globaal beeld opleveren. Het Excel bestand ‘kostprijsberekening bij Post-Plaza en Post-Plaza business units’ zal hier uitkomt bieden. Voor een nauwkeurige beantwoording van deze vraag is een face-to-face interview nodig met mensen die calculaties maken, waarschijnlijk F. Boomsma. Hij moet ook aangeven wat hij goed en slecht vindt aan het model.

Vervolgens ga ik zelf nadenken over de sterke en zwakke kanten. Het model wordt ten slotte duidelijk uiteengezet, met een objectieve beschrijving van het model, en haar sterkte en zwakte punten.

(3)

Deelvraag 5: Aan welke eisen (functionele specificaties) moet het te ontwerpen kostprijsberekeningmodel voldoen?

Personen Directie Kennis Face-to-face groepsinterview

Het te ontwerpen allocatiemodel moet bruikbaar zijn voor de mensen die ermee zullen werken. Om het model af te stemmen op de wensen van de klant, de directie van Post-Plaza, kan de directie in een face-to-face groepsinterview aangeven aan welke eisen het te ontwerpen model volgens hen moet voldoen.

Er is gekozen voor een groepsinterview, zodat de directieleden elkaar kunnen inspireren en aanvullen en, wanneer ze tegenstrijdige wensen hebben, onderling uit kunnen maken wat het beste is. Ook kunnen op deze manier prioriteiten aan de wensen gesteld worden.

De uitwerking van het interview resulteert in een overzicht van eisen waaraan het te ontwerpen model moet voldoen.

Deelvraag 6: Op welke manier zouden de kosten van Post-Plaza doorberekend moeten worden?

Media Elektronische tijdschriften –

pricing theorieën

Kennis Zoeksystemen, gevolgd door

Kwalitatieve inhoudsanalyse

Scripties Costing theorieën

Kwalitatieve inhoudsanalyse Literatuur Costing

theorieën

Kwalitatieve inhoudsanalyse

Met behulp van verschillende bronnen, zoals media, scripties en literatuur worden de verschillende methoden om kostprijzen te berekenen beschreven. Ook het toepassingsgebied van deze methoden komt aan bod. Op basis hiervan, en op basis van de voor en nadelen van elke methode, wordt een selectie gemaakt van geschikte methoden om bij Post-Plaza toe te passen. Het beste alternatief wordt ten slotte ingevuld met de cijfers van Post-Plaza, zodat het nieuwe kostprijsberekeningsmodel ontstaat.

Op basis van de beschrijving van de verschillende kostprijsberekeningsmethoden wordt ook de huidige wijze getypeerd.

Deelvraag 7: Wat zijn de verschillen tussen de huidige manier van kostprijsberekening en de nieuwe manier van kostprijsberekening?

Documenten Resultaten vorige vragen

Kennis Kwalitatieve inhoudsanalyse

Nu bekend is op welke manier de kostprijsberekening plaatsvond en vorm gegeven is aan het nieuwe model, kunnen de verschillen tussen deze modellen geanalyseerd worden. Op basis daarvan wordt duidelijk wat er moet veranderen en waarom.

(4)

Deelvraag 8: Wat moet er veranderen om het nieuwe kostprijsberekeningmodel te implementeren?

Literatuur Verander management theorieën

Kennis Zoeksystemen, gevolgd door Kwalitatieve inhoudsanalyse

Implementatie theorieën

Kennis Zoeksystemen, gevolgd door Kwalitatieve inhoudsanalyse Documenten Resultaten

vorige vragen

Kennis Kwalitatieve inhoudsanalyse

Hiervoor is aangegeven wat er moet veranderen en waarom. Het antwoord op vraag 7 is de input voor het implementatieplan. Het model moet geïmplementeerd worden. De gebruikers moeten er mee overweg kunnen en het model begrijpen. Er moet draagvlak voor het model zijn. Hierbij kunnen verandermanagementtheorieën van nut zijn.

Deelvraag 9: Wat zijn de gevolgen van de implementatie van het nieuwe kostprijsberekeningmodel voor de administratieve organisatie van Post-Plaza?

Literatuur Verander management theorieën

Kennis Zoeksystemen, gevolgd door kwalitatieve inhoudsanalyse

Implementatie theorieën

Kennis Zoeksystemen, gevolgd door kwalitatieve inhoudsanalyse

De implementatie van het nieuwe kostprijsberekeningmodel kan niet zonder slag of stoot plaatsvinden. Eerst moeten de gevolgen van de implementatie voor de administratieve organisatie in beeld gebracht worden.. Hierbij kunnen implementatietheorieën van nut zijn.

(5)

Bijlage 2 Vragenlijst interview met F.J. Boomsma

Betreffende de huidige wijze van kostprijsberekening

Doel: Het in kaart brengen van de huidige methode van kostprijsberekening van de producten van Post-Plaza

Ik heb een lijst gemaakt met de producten die Post-Plaza aanbiedt op basis van de informatiepakketten. (Deze is te vinden in bijlage 3) Ik kan geen rekening houden met elke uitzondering of specifieke wens van elke gast, en neem daarom alleen de standaardproducten in beschouwing.

Aanname I: Post-Plaza heeft weliswaar geen volledig beeld van de kostprijs van haar producten, maar heeft er wel over nagedacht voordat zij haar producten op de markt bracht.

Aanname II: De kostprijzen van de verschillende productgroepen zijn op verschillende manieren vastgesteld. Daarom wordt elke productgroep apart behandeld.

Wanneer dit niet klopt volstaat een algemene beschrijving van de wijze van kostprijsberekening.

NB. De concepten kostprijs en (verkoop)prijs moeten niet door elkaar gehaald worden.

In dit interview gaat het om de kostprijs van producten. Wanneer deze gebaseerd is op de verkoopprijs (target costing) is ook de verkoopprijs van belang.

Algemene vragen

1. Is deze lijst met standaardproducten die Post-Plaza aanbiedt zo compleet? Wat kan nog aan deze lijst worden toegevoegd?

2. Is voor elke productgroep / elke product een kostprijs berekend?

3. Zo nee, waarom niet?

4. Zo nee, heb je wel een idee van de kostprijs en waar is dat idee op gebaseerd?

Als Feiko ook geen idee heeft van de kostprijs begint het onderzoek dus met een schone lei.

3. Zo ja, hoe is deze kostprijs berekend? (kan per product verschillen) - welke kosten worden in beschouwing genomen (direct - indirect)

- wanneer ook de indirecte kosten meegenomen worden in de berekening van de kostprijs, hoe worden deze dan gealloceerd.

4. Denk je dat dit een juiste weergave van de kostprijs? (kan per product verschillen)

5. De prijzen van de zaalhuren zijn gebaseerd op de markt. Is de kostprijs ervan wel meegenomen in de totstandkoming van de huurprijs?

6. Op welke manier zijn de prijzen van de overige producten vastgesteld? (kan per product verschillen)

7. In welke mate is daarbij rekening gehouden met de kostprijs van de producten?

8. Er wordt 30 % korting gegeven aan de Provincie. Waarvoor geldt dit kortingspercentage en waar is deze 30 % op gebaseerd?

9. Wordt er ook aan andere klanten korting gegeven? Zo ja, waarop en waar is het percentage op gebaseerd?

(6)

(Deze vragen zijn wellicht niet relevant voor het berekenen van de kostprijs, maar een beeld van de wijze van korting geven is wel van belang voor het onderzoek, omdat ook in zulke gevallen de dekkingsbijdrage voor de vaste kosten niet vergeten moet worden.

Vragen specifiek per product(groep)

Zaalhuur per dag(deel) in verschillende opstellingen

1. Wanneer er meerdere zalen gehuurd worden, wordt daar dan rekening mee gehouden in de verhuurprijs? (heeft niet zozeer betrekking op de kostprijs, maar meer op de prijs)

2. Wordt er onderscheid gemaakt op basis van de activiteit waar de zaal voor zal worden gebruikt (vb. vergadering, bruiloft, personeelsfeest)?

3. Post-Plaza heeft te maken met overcapaciteit, want de zalen zijn niet continu bezet. Wat is de bezettingsgraad per zaal en gemiddeld totaal over 2004? Is er ook een prognose gemaakt voor 2005 en later?

Vergaderaccessoires

1. Op welke manier wordt deze apparatuur afgeschreven?

2. Is er verschil in kostprijs tussen eigen apparatuur en apparatuur gehuurd van externen?

Dranken

1. Wordt er ook rekening gehouden met het drinken dat door het personeel wordt genuttigd?

Wordt er bijgehouden hoeveel dat is?

Vergaderarrangementen

1. Hoeveel koffie, thee en ijswater wordt er geserveerd? (per persoon) 2. Wat wordt er verstaan onder “refreshments in de pauze”?

3. Wat houdt het driegangen diner in?

Lunches, brunches, buffetten en menu’s, borrelgarnituur 1. Hoeveel wordt per persoon geserveerd van elk product?

Betreffende nieuwe wijze van kostprijsberekening

Doel:· Het in kaart brengen van de functionele specificaties waar het nieuwe, te ontwerpen model aan moet voldoen, zodat een optimale kostprijsberekeningsmethode kan worden geselecteerd.

Vragen:

1. Wat vind je van de huidige wijze van kostprijsberekening?

2. Wat zijn de voordelen?

3. Wat zijn de nadelen?

4. Wat zijn de tekortkomingen en de gevolgen daarvan?

5. Aan welke eisen moet het nieuwe te ontwerpen model voldoen?

Heb je nog iets toe te voegen, waarvan je denkt dat het relevant is voor mijn onderzoek en wat nog niet besproken is?

(7)

Bijlage 3 Producten die Post-Plaza aanbiedt

Deze lijst van producten die Post-Plaza aanbiedt bevat alleen de standaardproducten. Vaak hebben klanten specifieke wensen, maar daar die per partij kunnen verschillen worden deze uitzonderingen niet meegenomen bij de ontwikkeling van een kostprijsberekeningsmodel.

Huren van zalen per dag of dagdeel in u-vorm opstelling Buszaal (1.4/1.5)

Postzegelzaal (1.6) Plugzaal (1.9) Plaza

Plaza kamer 2 (0.2) Telegraafzaal (2.1) Vlaggenkamer (2.2) Indiëzaal (2.3) Balkenzaal (2.4)

Huren van zalen per dag of dagdeel in carré opstelling Stempelkamer (1.1)

Portokamer (1.2) Frankeerkamer (1.3) Buszaal (1.4/1.5) Postzegelzaal (1.6) Bestuurszaal (1.8) Plugzaal (1.9) Plaza

Plaza kamer 1 (0.1) Plaza kamer 2 (0.2) Telegraafzaal (2.1) Vlaggenkamer (2.2) Indiëzaal (2.3) Balkenzaal (2.4)

Huren van zalen per dag of dagdeel in theater opstelling Buszaal (1.4/1.5)

Postzegelzaal (1.6) Plugzaal (1.9) Plaza

Telegraafzaal (2.1) Indiëzaal (2.3) Balkenzaal (2.4)

Huren van overige zalen per dag of dagdeel Museumzaal (2.5)

Postsociëteit (1.0)

Vergaderaccessoires ADSL aansluiting Flip-over en schrijfgerei

(8)

Geluidsinstallatie in de vergaderzalen Geluidsinstallatie met microfoon in de Plaza Extra microfoon per stuk

Tafelmicrofoon

Handheld draadloze microfoon Reversmicrofoon

Overheadprojector (standaard)

Projectiescherm mobiel (1,50 X 1,50 M) Projectiescherm Buszaal (1,80 X 1,80 M) Projectiescherm Plugzaal ( 2,60 X 1,60 M) Projectiescherm Plaza (3 X 4 M)

CD speler of cassetterecorder DVD speler

Videorecorder en TV

Beamer/LCD projector standaard

Beamer/LCD projector 3500 ansilumen (Plaza) Laptop

Podium per deel van 1 x 2 meter, afgerokt en met tapijttegels Alle door u gewenste apparatuur

Technische ondersteuning (per uur)

Dranken Koffie / thee Koffie / thee kan Frisdranken Appelsap Jus d’orange Jus d’orange kan Perrier fles Dommelsch tap Dommelsch fles Dommelsch malt Hoegaarden

Palm Witte wijn, droog

Witte wijn, zoet Rode wijn Huiswijn, fles Jonge jenever Oude jenever

Vieux

Martini, wit

Martini, rood

Beerenburg

Rode port

Witte port Campari Sherry dry Sherry medium

(9)

Vergaderarrangementen en apparatuur

Arrangement A 1/3 dagarrangement

- Koffie en thee gedurende de vergadering in plenaire zaal - IJswater

- Pepermunt

- Flip-over en schrijfgerei in de plenaire zaal

- Refreshments in de pauze

Arrangement B 2/3 dagarrangement - Koffie en thee gedurende de vergadering in plenaire zaal - IJswater

- Pepermunt

- Flip-over en schrijfgerei in de plenaire zaal - Refreshments in de pauzes

- Lunch

Arrangement C 3/3 dagarrangement

- Koffie en thee gedurende de vergadering in plenaire zaal - IJswater

- Pepermunt

- Flip-over en schrijfgerei in de plenaire zaal - Refreshments in de pauzes

- Lunch

- Afsluitend 3-gangen diner

Lunch in vergaderarrangement - soep

- diverse broodsoorten en beleg

- een dagelijks wisselend warm gerecht - koffie, thee

- melk en karnemelk - vers fruit

Werklunch (enkel geserveerd in de zaal) - 2 belegde ovenverse broodjes

- mueslibol - melk/karnemelk - koffie/thee

geserveerd met los serviesgoed

Postlunch - soep

- diverse soorten brood - krentenbol/mueslibol

- div. soorten vleeswaren/kaas - visbeleg bijv. paling/zalm - omelet/quiche

(10)

- boter/margarine - melk/karnemelk - koffie/thee - jus d’orange - fruit

Het is ook mogelijk op basis van uw wensen wijzigingen en aanvullingen aan te brengen in bovenstaande lunches.

Buffetten

Koud-warm buffet A

- Stokbrood met kruidenboter - Rundvleessalade

- Kipkerrie salade

- Vleesspiegel met ham, rollade en rosbief - Visspiegel met haring, forelfilet en zalmfilet - Gevulde eieren

- Nasi - Saté

- Gehaktballetjes in zoetzure saus

Koud-warm buffet B - Gebonden tomatensoep - Heldere ossenstaartensoep - Stokbrood met kruidenboter - Zalmsalade

- Rundvleessalade

- Visspiegel met haring, gerookte paling, Noorse garnalen en gerookte zalmfilet - Vleesspiegel met Ardenner ham, rosbief en kipkerriefilet

- Varkenshaasmedaillions in paddestoelenroomsaus - Warme rollade in rode wijnsaus

- Gebakken aardappeltjes - Rijst

- Seizoensgroente

Koud-warm buffet C

- Gebonden mosterdsoep met uitgebakken spekjes - Heldere kippensoep

- Plaatbrood

- Kruiden- en citroenboter - Zalmsalade

- Rundvleessalade - Kartoffelsalade - Kipkerriesalade

- Coburgerham met meloen

- Visspiegel met haring, garnalen en zalmfilet - Warme beenham met honingmosterd-thijmsaus - Zeewolffilet in dille-roomsaus

- Boeuff Bourgignonne

(11)

- Gebakken aardappeltjes

- Aardappelpuree met ham en kaas - Seizoensgroente

Koud-warm buffet D

- Champignonsoep met hamreepjes - Heldere gevogeltebouillon

- Stokbrood met citroen- en kruidenboter - Ciabatta

- Zalmsalade - Rundvleessalade - Kartoffelsalade

- Ardennerham met meloen

- Vleesspiegel met ham, rollade en kipkerriefilet

- Visspiegel met zoute haring, Hollandse garnalen en gerookte zalmfilet - Gevulde eieren en tomaten

- Shoarma met diverse koude sauzen

- Kalfsgehaktballetjes in tomatenbasilicumsaus - Kipfilet in een ananas-kerriesaus

- Pangasiusfilet in een saus van garnalen - Gebakken aardappeltjes

- Aardappelgratin - Seizoensgroente

Bovenstaande buffetten kunnen worden afgesloten met onderstaande nagerechten:

- IJsbuffet, bestaande uit diverse soorten ijs, ijstaarten, vruchten en slagroom.

- Nagerechtenbuffet, bestaande uit diverse soorten ijs, bavarois, kwark, patisserie en verse vruchten.

Menusuggesties

Menu Kok aan Tafel

Dit houdt in dat de voorgerechten en nagerechten aan tafel worden geserveerd.

Het hoofdgerecht wordt echter midden tussen de gasten bereid.

De aardappel en groentegarnituur worden aan tafel geserveerd.

- Rouleau van gerookte zalm en geitenkaas met - Salade van rucola en frisee

- Ossenhaas, kalfslende, lamsribstuk of een vislasagne in z’n geheel van de plaat - IJs-bruidstaart

Uiteraard kunnen er op basis van uw wensen aanvullingen en wijzigingen worden aangebracht in het menu. Indien u andere wensen heeft met betrekking tot een diner, bijvoorbeeld een koud-warm buffet, dan is dat ook zeker mogelijk.

Patisserie

Cake/kruidkoek per plak Petit four

Oranjekoek Appelgebak

(12)

Gesorteerd gebak

De mogelijkheid bestaat om het gebak te voorzien van een logo of afbeelding.

Pauzesnacks

Saucijzenbroodje Ragoutbroodje Kaasbroodje Quiche Lorraine

Vers fruit salade

Borrelgarnituur I Kaas

Cervelaatworst Grillworst Bitterbal

Gemengde zoutjes en nootjes

Borrelgarnituur II Twee soorten kaas Friese worst

Twee soorten warme hapjes Gemengde zoutjes en nootjes

Borrelgarnituur III Drie soorten kaas Friese worst 3 luxe hapjes

Gemengde zoutjes en nootjes Drie soorten warme hapjes

Het is ook mogelijk op basis van uw wensen wijzigingen en aanvullingen aan te brengen in bovenstaande bittergarnituren

Crostini

Geserveerd borrelgarnituur bestaande uit circa 6 hapjes per persoon, belegd met:

- gerookte zalm

- getrancheerde gerookte kipfilet - getrancheerde haring

- lamsham met honing

- roomkaas omwikkeld met parmaham - super grote bitterballen (warm) - hartig taartje (warm)

- rouleau van kipfilet en tuinkruiden (warm)

Hapjesbuffet

- Kaastafel met diverse soorten Franse en Italiaanse kaas

- Diverse Italiaanse broodsoorten met dippers en room- en kruidenboter.

- Tapas

- Gerookte zalm getrancheerd aan het buffet

(13)

- Warme hapjes zoals korstdeeg gevuld met zalm, gesorteerde ovenhapjes etc.

- visspiesjes - minisaté’s

* Een hapjesbuffet is een hapjesbuffet en kan niet bedoeld als maaltijdvervangend.

(14)

Juli 2005 Kostprijsberekening bij Post-Plaza 14

B ijlage 4 T o epassi ng R o z to ck i e t a l. ( 1999)

Figuur 1: De activiteiten en hun kostendrijvers (stap 2) Activiteit Kostendrijver Verhuren zalen -schoonmaken -klaarzetten / opstellen -onderhouden -promoten

Aantal verhuurde zalen Verhuren vergaderaccessoires -klaarzetten + opruimen -inhuren

Aantal verhuurde vergaderaccessoires Cateringactiviteiten -bestellen goederen -bereiden -klaarzetten

Aantal gasten Administratief werk -ingaande en uitgaande facturen -fiscale activiteiten -boekhouding -receptie

Intensiteit van de activiteiten Management -marketing -leiding geven -planning

Intensiteit van de activiteiten

(15)

Figuur 2: De hiërarchische boom Allocatie indirecte kosten Kostencategorieën Activiteiten Producten

Indirecte kosten 604.257,59 Interieur / inrichting

Administratie Afvalverwerking Huur Inventaris Linnen Onderhoud / schoonmaak Telefoonkosten Overigen

Inkoop AfschrijvingenEnergiekosten Loonkosten Marketing RenteVerzekering en juridische kosten Verhuren zalen Verhuren vergaderaccessoires Cateringactiviteiten Administratief werk Management Zalen CateringVergaderaccessoires

(16)

Uitleg specificatie van de cateringactiviteiten (stap 8) Uitleg: De afschrijvingskosten zijn verdeeld over de productgroepen op basis van het gebruik van de middelen. Dit is weergegeven in tabel 6 op de volgende pagina. De kosten van afvalverwerking worden niet doorberekend aan dranken met een laag BTW tarief, omdat deze meestal in statiegeldflessen zitten, en dus weinig tot geen afval(verwerkingskosten) veroorzaken. De allocatie naar de overige productgroepen is geschied op basis van het aantal geserveerde producten. De energiekosten worden verdeeld over alle productgroepen, aangezien alle productgroepen in bepaalde mate gebruik maken van energie. De koelkast om etenswaren in te bewaren kost bijvoorbeeld energie. Omdat het heel moeilijk is deze kosten correct te verdelen, is gekeken naar de verhoudingen van de overige kosten ten opzichte van elkaar, en op basis daarvan zijn de energiekosten verbijzonderd. De inkoopkosten hebbenalleen betrekking op de productgroepen ‘diners’ en‘lunches’. Onder inkoopkosten vallen voornamelijk de productenkosten die in principe direct zijn, maar waarvan het economisch gezien niet uit kan deze te traceren. Daarom worden ze als indirect beschouwd en behandeld. Voorbeelden hiervan zijn de kosten van frituurvet en boter. Het opmaken van tafels gebeurt alleen bij lunches en diners. Dan is het nodig tafels te dekken en buffetten klaar te zetten. Dit is soms ook het geval bij bijvoorbeeld borrels, maar in veel mindere mate. Dit is te verwaarlozen. Daarom worden de opmaakkosten over de diners en de lunches verdeeld. Dit is gedaan op basis van het aantal partijen waarbij een diner dan wel lunch is geserveerd. De indirecte loonkosten worden veroorzaakt door de dranken. Het betreft de gevallen waarbij indirect personeel, bijvoorbeeld D. Karafili, receptioniste, meehelpt in de bediening. Daar zij dan zowel dranken met een laag BTW tarief als dranken met een hoog tarief serveert, zijn deze loonkosten gelijkmatig verdeeld. De kosten van onderhoud en schoonmaak – met name schoonmaak – hangen samen met alle cateringactiviteiten. De afwas moet bijvoorbeeld elke keer gedaan worden. Elk glas, elke vork en elk bord moet schoongemaakt worden. Daarom zijn de kosten van het schoonmaken verdeeld over de productgroepen op basis van het aantal producten dat is verkocht. De overige kosten zijn zeer divers en hebben geen eenduidig aanwijsbare kostendrijver. Deze kosten worden verbijzonderd op basis van het aantal cateringproducten dat is verkocht.

(17)

Juli 2005

Kostprijsberekening bij Post-Plaza 17

Bijlage 5 De activiteitenhiërarchie

Activiteiten worden op verschillende niveaus onderscheiden, te weten unit niveau, batch niveau, product niveau, process niveau, plant niveau en concern niveau activiteiten. Dit wordt kostenhiërarchie genoemd.

Activiteiten op unit niveau worden per eenheid product uitgevoerd (Werre, 1991:47). Het volume van de activiteit is direct gerelateerd aan het aantal geproduceerde eenheden (Arnold en Turley, 1996:150). De kosten die hieraan verbonden zijn vallen onder de categorie

‘variabel’ uit de kostencategorieën die bij de beantwoording van deelvraag 2 naar voren zijn gekomen.

Batch niveau activiteiten worden per productserie (batch) uitgevoerd (Schulp en De Swart, 1999:214). De kosten van deze activiteiten variëren met het aantal productseries, maar staan vast voor alle eenheden binnen de serie (Drury, 2000:346).

Product niveau activiteiten zijn activiteiten die uitgevoerd worden ten behoeve van een productlijn. De kosten van deze activiteiten variëren niet met het aantal voortgebrachte eenheden product of het aantal series van het desbetreffende product. (Schulp en De Swart, 1999:214) (vb. kosten die samenhangen met de complexiteit van het productassortiment)

Activiteiten op het niveau van het proces ondersteunen de bedrijfsprocessen die binnen de onderneming worden uitgevoerd. De kosten van deze activiteiten zijn direct voor een groep van producten die van het betrokken proces gebruik maken, maar indirect ten opzichte van de individuele producten in deze groep. (Schulp en De Swart, 1999:214; Werre, 1991:48)

(vb. onderhoud apparatuur)

Plant niveau activiteiten worden uitgevoerd om het bedrijf als geheel te ondersteunen. De hiermee samenhangende kosten zijn indirect ten opzichte van de producten. (Schulp en De Swart, 1999:247; Werre, 1991:48)

(vb. beveiliging, administratie)

Het laatste type kosten komt voor op het niveau van een concern. De hiermee samenhangende kosten zijn indirect ten opzichte van de producten. (Schulp en De Swart, 1999:214; Werre, 1991:48)

Activiteiten op concern niveau betreffen bij Post-Plaza de activiteiten die ook voor de andere bedrijven uit de Stebo-groep uitgevoerd worden. Een voorbeeld van hiermee samenhangende kosten zijn de loonkosten van de directie van de Stebo-groep. Activiteiten om het bedrijf als geheel, Post-Plaza zelf, te ondersteunen hangen bijvoorbeeld samen met de administratie.

Deze kosten worden niet voor één product, maar voor het hele bedrijf gemaakt. Voorbeelden van productlijnen van Post-Plaza zijn cateringactiviteiten of de verhuur van zalen. Deze activiteiten worden uitgevoerd per partij, de batch. Het doel van het kostprijsberekeningsmodel is het berekenen van de kostprijs van een partij. Dit is echter niet het laagste niveau. Binnen een partij zijn activiteiten te onderscheiden op eenheidniveau.

Kosten die hieronder vallen zijn bijvoorbeeld de kosten van de broodjes bij een lunch. De loonkosten van de kok die deze lunch bereidt, behoren tot het batch niveau. Het aantal mensen per partij kan variëren, maar de kosten van de kok staan tot op zekere hoogte vast.

(18)

Juli 2005

Indien mogelijk worden activiteiten samengevoegd in activiteitencentra. De activiteiten in hetzelfde centrum hangen met elkaar samen en vertonen hetzelfde kostengedrag, zodat per activiteitencentrum één kostendrijver geselecteerd kan wordt.

(19)

Juli 2005

Bijlage 6 Verschillen tussen het huidige en nieuwe model wat betreft de producten

De volgende producten komen niet voor in het huidige kostprijsberekeningsmodel, maar wel in het nieuwe model:

Zalen

- Telegraafzaal - Vlaggenkamer - Indiëzaal - Balkenzaal - Museumzaal - Postsociëteit

Vergaderaccessoires

- ADSL aansluiting - Flip-over en schrijfgerei

- Geluidsinstallatie in de vergaderzalen - Extra microfoon

- Tafelmocrofoon

- Handheld draadloze microfoon - Reversmicrofoon

- Overheadprojector (standaard) - Projectiescherm mobiel (150 x 150) - Projectiescherm Buszaal (180 x 180) - Projectiescherm Plugzaal (260 x 260) - CD speler of cassette recorder

- DVD speler

- Videorecorder en TV

- Podium per deel van 100 x 200, afgerokt en met tapijttegels - Technische ondersteuning per uur

- Deelnemerspost vergaderset - Voorzitterspost vergaderset - Externe vergaderaccessoires

Catering

Dranken:

- koffie / thee (kop) - frisdranken - jus d’orange - Perrier fles - Dommelsch malt - Koffie complet - Melk / karnemelk - Dommelsch tap

(20)

Juli 2005

- Dommelsch fles - Huiswijn fles - Witte wijn zoet - Jonge jenever - Beerenburg - Rode port - Sherry dry - Huiswijn glas - Kir royal

Diners:

- Buffet - Kindermenu

- Vergaderarrangement C

Lunches:

- Werklunch - Brunch

- Gedekte lunch / postlunch - Lunch in vergaderarrangement

Overig food:

- Cake - Oranjekoek - Gesorteerd gebak - Petit four

- Kruidkoek - Bonbons - Warme snack

- Vergaderarrangement A - Vergaderarrangement B - Bittergarnituur

- Borrelgarnituur

N.B. Hoewel in het huidige model wel over lunches wordt gesproken, zijn ze toch in deze lijst opgenomen. Dit in verband met de veranderde inhoud, waardoor het in feite andere producten zijn.

(21)

Juli 2005

Bijlage 7 Reflectie onderzoeksproces

Het onderzoeksproces startte 7 februari 2005 met een snuffelweek bij de vier bedrijven van de Stebo-groep. In die tijd was het precieze onderzoeksonderwerp nog niet bekend. Er werd gesproeken over het belichten van de efficiëntie van de vier zusterbedrijven, maar op welk gebied was nog niet geheel duidelijk: inkoop, marketing, personeelsbeleid. Het onderzoek moest dus nog afgebakend worden. Uiteindelijk heeft een gesprek met F.J. Boomsma de behandelde opdracht opgeleverd: het ontwikkelen van een kostprijsberekeningsmodel voor Post-Plaza. Toch beschouw ik de afgelegde bezoeken aan de zusterbedrijven in de eerste week niet als zinloos, omdat ik hierdoor een beeld heb geschapen van waar Post-Plaza mee verbonden is.

Na de snuffelweek en voor het schrijven van het onderzoeksontwerp, ben ik een week op vakantie geweest. In die periode heb ik mijn gedachten vast over de opdracht laten gaan, zodat, eenmaal terug van vakantie, de rode draad van het ontwerp reeds ontwikkeld was. Het onderzoeksontwerp is geschreven op basis van Verschuren en Doorewaard (2000), die duidelijke stappen onderscheiden die bij het ontwerpen van een onderzoek gevolgd moeten worden. Het volgen van deze stappen heeft geleid tot doordacht onderzoeksontwerp, waar ik gedurende het onderzoek veel aan gehad heb. Het kan gebeuren dat tijdens het onderzoek blijkt dat het ontwerp aangepast moet worden, omdat het onderzoek bijvoorbeeld te breed of te smal lijkt. Dit was in dit onderzoek niet het geval. Op enkele kleine aanpassingen na, naar aanleiding van overleg met de begeleiders van dit onderzoek, heeft het eerste concept van het onderzoeksontwerp stand gehouden tijdens het proces.

Het proces na het ontwerp van het onderzoek besloeg drie fasen, te weten Diagnose, Ontwerp en Verandering. Tijdens de diagnosefase zijn alle kosten die Post-Plaza maakt in kaart gebracht, zijn de verschillende kostprijsberekeningsmethoden beschreven en is de huidige wijze van kostprijsberekening in kaart gebracht. Het in kaart brengen en categoriseren van alle kosten die Post-Plaza maakt is droog werk, maar wel nuttig. De kosten, ondergebracht in categorieën, konden in de ontwerpfase van het onderzoek gemakkelijk in het nieuwe model worden geplaatst. Het beschrijven van de verschillende methoden is heel theoretisch. Om een goede afweging te kunnen maken van de verschillende methoden, is het belangrijk goed te weten wat de verschillende methoden inhouden en waarin de ene methode zich onderscheidt van de andere. Hier heb ik daarom veel aandacht aan besteed. Het groeperen van de verschillende allocatiemethoden vormde een obstakel: in de literatuur werd vaak gesproken over traditionele methoden en activity based costing. Andere literaire bronnen noemden bijvoorbeeld de opslagmethode, direct costing of de productiecentramethode. De verschillende bronnen reikten dus verschillende methoden aan, maar niet één gaf een overzicht van alle methoden. Het was mij hierdoor in eerste instantie niet duidelijk welke allocatiemethoden onder de noemer ‘traditioneel’ vielen, en welke later ontwikkeld waren.

Met hulp van de heer Smeenge is uiteindelijk toch een duidelijk overzicht verkregen.

Tijdens de ontwerpfase is het nieuwe kostprijsberekeningsmodel ontwikkeld. Hiertoe moest eerst één van de allocatiemethoden worden geselecteerd. Het moeilijkste hierbij was de afweging tussen ABC en PCM. In eerste instantie ging mijn voorkeur uit naar de productiecentramethode, omdat deze methode kosten toeschrijft aan kostenplaatsen. Deze kostenplaatsen konden gemakkelijk samenvallen met de verschillende zalen die Post-Plaza verhuurt. Doordat deze link nadrukkelijk aanwezig was in mijn gedachtegang, was het moeilijk te erkennen dat ABC ook wel eens geschikt zou kunnen zijn. Mijn bevooroordeelde blik bemoeilijkte dus de keuze tussen de verschillende allocatiemethoden.

(22)

Juli 2005

De laatste fase, de Veranderingsfase, betrof het in kaart brengen van de verschillen tussen het nieuwe en het oude model, de gevolgen van implementatie voor de administratieve organisatie en de implementatie zelf. Het belangrijkste hierbij is het bevorderen van het gebruik van het model. Veel weerstand zal het implementeren niet opleveren, aangezien Post- Plaza het nut van het model wel inzien. De medewerkers zullen er echter wel aan moeten wennen het model te gebruiken, omdat het huidige kostprijsberekeningsmodel niet of nauwelijks wordt toegepast.

Al met al is het onderzoek naar mijn mening soepel verlopen. De planning, aan het begin van het proces gemaakt, is over het algemeen nauwkeurig gevolgd. Alleen het ontwikkelen van het nieuwe model heeft langer geduurd dan gepland. Dit kwam voornamelijk door mijn vertroebelde blik.

Ook het inpassen van de directe kosten van het model is de deadline niet gehaald. Dit kwam doordat ik hiervoor informatie nodig had van de kok, en deze het vaak te druk had om mij te helpen. Uiteindelijk is het model pas in de laatste week van het onderzoek voltooid.

Het grotendeels halen van de planning is mede gelukt dankzij het feit dat ik mijn tijd bij Post- Plaza vrijwel volledig aan het onderzoek kon wijden. Bij drukte sprong ik bij op de vloer, maar dat was voornamelijk receptiewerk. Onderwijl was het mogelijk door te werken aan het ontwikkelen van een kostprijsberekeningsmodel.

Het onderzoek is zelfstandig uitgevoerd. Toen het onderzoeksontwerp eenmaal goedgekeurd was door zowel de begeleiders van de faculteit als F.J. Boomsma, de bedrijfsbegeleider, had ik een duidelijk beeld voor ogen van wat ik zou doen om tot het nieuwe model te komen.

Alleen wanneer ik informatie nodig had, bijvoorbeeld over het huidige kostprijsberekeningsmodel, is een afspraak met F.J. Boomsma gemaakt. De betrokkenheid bij het onderzoeksproces had dus beter gekund. Het is weliswaar de bedoeling het project zelfstandig uit tevoren, maar door het bedrijf hierbij te betrekken heeft zij een beter beeld van waar je nou eigenlijk precies mee bezig bent.