pag. 1
Overeenkomst tussen de gemeente Koksijde en kunstenaar/exposant van kunstwerken in een gemeentelijke expositiezaal
Deze overeenkomst wordt getekend door 2 partijen, zijnde De gemeente Koksijde – Dienst Cultuur & Erfgoed Adres: Zeelaan 303, 8670 Koksijde
Telefoon: 058 53 34 40 E-mail: cultuur@koksijde.be
Hierna genoemd: gemeente Koksijde En
De kunstenaar Adres:
Telefoon:
E-mail:
Hierna genoemd: de kunstenaar
Onderwerp van deze overeenkomst gaat over alle gemeentelijke expo’s in galerie Welnis, de Keunekapel en de kapel Ster der Zee/Rozenkrans of andere locaties, waarbij de dienst Cultuur & Erfgoed coördinator is.
Het tentoonstellingsprogramma is vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen, na advies van een tentoonstellingsjury en Cultuur Forum Koksijde.
Indien een kunstenaar wordt opgenomen in het tentoonstellingsprogramma wordt een overeenkomst tussen beide partijen afgesloten en ondertekend die volgende bepalingen omvat.
De kunstenaar stelt tentoon in Koksijde en houdt zich aan onderstaande afspraken:
Artikel 1: LOCATIE
- De kunstenaar kan kosteloos gebruik maken van de infrastructuur tijdens de periode van de tentoonstelling op de wijze zoals verwacht mag worden van een goede huisvader.
Artikel 2: VERZEKERING
- De verzekering van de werken vanaf opbouw tot afbraak van de tentoonstelling is ten laste van gemeente Koksijde (tenzij de totale waarde van verzekerde kunstwerken het maximumbedrag overschrijdt, bepaald in de gemeentelijke verzekeringspolis). Alle verzekering van kunstwerken in openlucht is ten laste van de kunstenaar.
pag. 2
- De kunstenaar staat in voor de verzekering van het transport naar en van de tentoonstellingsruimte.
Artikel 3: PRAKTISCH
- Alle informatie (o.a. digitale afbeeldingen van tentoongestelde kunstwerken in hoge resolutie, informatietekst over de kunstenaar, selectie kunstwerken en verzekerwaarde per stuk) dient door de kunstenaar volgens de ondertekende planning aangeleverd te worden aan de dienst Cultuur & Erfgoed.
- De kunstenaar staat in voor de rechten van de afbeeldingen, aangeleverd voor het drukwerk. Indien de kunstenaar of derden aanspraak maken op auteurs- of volgrechten op deze afbeeldingen, dan vrijwaart de kunstenaar de gemeente van elke mogelijke vergoeding of procedure.
- De kunstenaar staat zelf in voor het transport naar en van de tentoonstellingsruimte.
- De opbouw en de afbouw gebeurt door de kunstenaar. Tijdens de opbouw is beperkte hulp van de Technische Diensten voorzien. Indien er extra materialen moeten voorzien worden (zoals tentoonstellingspanelen, sokkels, schraagtafels,… die door de gemeente Koksijde ter beschikking gesteld worden), moet dit volgens de ondertekende planning gecommuniceerd worden aan de dienst Cultuur & Erfgoed. De materialen die in bezit zijn van de gemeente Koksijde staan opgelijst in de bijgeleverde planning.
Tijdens de afbouw is er geen hulp voorzien van de Technische Dienst. De kunstenaar laat de ruimte op het afgesproken tijdstip, zoals vastgelegd in de planning, in oorspronkelijke staat achter.
- Er is een ophangsysteem voorzien. Het is niet toegelaten bijkomende systemen te gebruiken waarbij de muren beschadigd kunnen worden. Het huishoudelijk reglement van de beschikbaar gestelde ruimte moet worden gerespecteerd.
- Voor kunstenaars die exposeren in galerie Welnis: de algemene werking van de dienst Toerisme (Oostduinkerke) mag tijdens de looptijd van de tentoonstelling niet in het gedrang komen. Dat geldt ook tijdens de op- en afbouw van diezelfde expo. Het is niet toegelaten om achter de onthaalbalie te komen.
Artikel 4: PROMOTIE EN COMMUNICATIE
- De promotie en communicatie wordt gecoördineerd door de dienst Cultuur & Erfgoed (in overleg met de dienst Communicatie Onthaal en Protocol).
- De gemeente Koksijde zorgt voor het drukwerk: flyers (300 ex) worden gedrukt op kosten van het gemeentebestuur, de uitnodigingen worden digitaal verstuurd. De kunstenaar kan op eigen kosten uitnodigingen en affiches laten drukken en verspreiden. De opmaak wordt aangeleverd door de dienst Cultuur & Erfgoed en is steeds voorzien van het logo van lokaal bestuur Koksijde. De proefdruk wordt steeds voorgelegd aan de dienst Cultuur & Erfgoed die klaar voor druk geeft bij akkoord.
- Indien er uitnodigingen en/of affiches worden gedrukt, zorgt de kunstenaar zelf voor de verspreiding.
pag. 3
Artikel 5: VERLOOP TENTOONSTELLING
- De kunstenaar staat zelf in voor de permanentie tijdens de openingsuren van de tentoonstelling, in principe zijn de Keunekapel, de kapel Ster der Zee en de kapel Rozenkrans tijdens de expo’s toegankelijk van dinsdag tot zondag (14-18uur). De kunstenaar (of een vertegenwoordiger) wordt verondersteld de openingsuren te garanderen tijdens de tentoonstellingsperiode. Galerie Welnis is dagelijks open van 10- 12 en 13.30-16/17 uur, behalve op zondagvoormiddag. Hier zorgen de onthaalmedewerkers van de dienst Toerisme voor de permanentie.
Tijdens deze permanentie houdt de kunstenaar nauwgezet het bezoekersaantal per dag bij.
- De gemeente Koksijde biedt een standaard receptie aan tijdens de vernissage. De receptie duurt maximum 1 uur en vangt aan na de speeches. De datum en uur van de vernissage wordt bepaald door de dienst Cultuur & Erfgoed. De kunstenaar moet aanwezig zijn op de vernissage.
- Na afloop van de tentoonstelling bezorgt de organisator bijgaand (ingevuld en ondertekend) evaluatieformulier en de bezoekersaantallen terug aan de dienst Cultuur & Erfgoed, binnen de tien kalenderdagen.
- De gemeente Koksijde is eindverantwoordelijke van de tentoonstellingen (dus ook inzake een eventuele combinatie van verschillende kunstenaars). De dienst Cultuur &
Erfgoed heeft te allen tijde het recht om het curatorschap (= beslissingsrecht over de selectie van de tentoongestelde werken, incl. de wijze waarop ze worden gepresenteerd in de definitieve opstelling) over te nemen.
Artikel 6: BETWISTINGEN
- Betwistingen over de goede uitvoering van deze overeenkomst worden in eerste instantie voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Wordt geen vergelijk gevonden, dan zijn enkel de rechtbanken van Veurne bevoegd voor de beoordeling van de geschillen.
Voor akkoord,
De kunstenaar, Algemeen Directeur
Joeri Stekelorum
Datum, Burgemeester
Marc Vanden Bussche
