M M E E M M O O
AAN : het Presidium
VAN : de griffier
DATUM : 21 februari 2011 BETREFT : opvolging griffier
Inleiding
Zoals u wellicht weet ben ik voornemens per 1 maart 2012 gebruik te maken van de FPU regeling. Met het gebruik van nog beschikbare uren (positief saldo en vakantie) denk ik dat ik materieel eind december/begin januari 2012 zal zijn opgehouden.
Gelet op de wervingsprocedure (zie punt 3) is het van belang om nu reeds na te denken over een opvolging om een eventuele tussenperiode zo kort mogelijk te laten duren.
In deze memo komen de volgende onderwerpen aan bod.
1. Tijdsbesteding en aanstellingsadvies;
2. Samenwerking met Someren;
3. Aantrekken nieuwe griffier intern/extern 4. Selectiecommissie
5. Competenties 6. Inschaling
7. Samenvatting van de adviezen Artikel 100 van de gemeentewet luidt:
Lid 1: In elke gemeente is een secretaris en een griffier.
Lid 2: De secretaris is niet tevens griffier.
Dit betekent dat de gemeenteraad in de loop van dit jaar een nieuwe griffier zal moeten benoemen.
1. Tijdsbesteding en aanstellingsadvies
Welke tijdsbesteding is noodzakelijk voor het redelijk functioneren van de griffie?
Werkzaamheden
De activiteiten kunnen worden onderscheiden in twee blokken. Dit onderscheid komt ook terug in mijn BERAP die sinds 2003 per kwartaal ter kennis wordt gebracht aan de commis- sie AZ&C.
1. _Primair proces (Reguliere werkzaamheden)
• Werkzaamheden die direct verband houden met het maandelijks terugkerend proces van de vergaderstukken voor commissie en raad (incl. voorbereiding en afwerking).
• Wekelijks overleg in de driehoek Burgemeester-Secretaris-Griffier.
• Aanspreekpunt en ondersteuning van Raads- en burgercommissieleden in hun func- tioneren.
• Onafhankelijke schakel tussen commissies raad enerzijds en college, de secretaris en de ambtelijke organisatie anderzijds
• Intensief contact (wederzijds) met de ambtelijke organisatie, daar waar het betreft de relatie met commissie en raad (toezeggingen, verduidelijking achtergronden van politieke standpunten inzake diverse dossiers etc. ).
-2-
2. Niet Reguliere werkzaamheden
Dit zijn overige activiteiten die vaak eenmalig voorkomen zoals
(her)benoemingprocedure burgemeester, herinrichting raadzaal, Rekenkamercommis- sie, voorbereiding kerntakendiscussie, aanbesteding accountantsdiensten, intropro- gramma raad, audiovisuele hulpmiddelen raadzaal etc. etc. Eigenlijk allemaal een reeks van opeenvolgende incidentele onderwerpen zaken die voorbijkomen
Verhouding Regulier – Niet-regulier Direct
productief
Primair proces
Bijzonder Niet reguliere griffieactiviteiten 2004 54 % 41 % 13 % • Benoeming Burgemeester
• Evaluatie dualisme
• Rekenkamer 2005 56 % 43 % 13 % • Nieuwe Coalitie
• Griffie- en instrumentenwijzer
• Rekenkamer
2006 62 % 48 % 14 % • Raadsverkiezingen, en intro prog. raad
• Rekenkamer
• Nieuw Regl. v. Orde en verordening op de raadscommissies
2007 64 % 52 % 12 % • Raadsconferentie Zigeunerbeleid
• Nieuwe Verordening Rekenkamercie.
• Nota andere vergadervormen 008 61 % 53 % 8 % • Nota besluitvormingsprocessen
• Nota andere vergadervormen
• Wegvallen functie secretaris Rekenka- mercommissie.
2009 65 % 57 % 8 % • Voorber. herbenoeming burgemeester
• Voorber. Raadzaal
2010 60 % 48 % 12 & • Raadsverkiezingen, en intro prog. raad
• Herbenoemingprocedure burgemeester
• Raadzaal 2de verdieping
Zoals uit bovenstaand staatje is af te leiden is globaal 60 tot 70 % van een fulltime aanstel- ling nodig om het primaire proces te begeleiden en te verzorgen.
Dit is ook een ervaringscijfer van griffiers van vele gemeenten Aanstellingsadvies
Gelet op bovenstaande adviseer ik een griffier te benoemen met een full-time aanstelling van 36 uur per week (1 fte)
Indien u van mening bent om de griffietaken zo zuinig mogelijk in te vullen (zoals dat door verschillende van u bij de kerntakendiscussie is aangegeven) en dan is mijn dringend advies om een griffier aan te stellen met niet minder dan 24 uur p/w.
Indien u voor dit laatste kiest heeft dat globaal gezien de volgende consequenties:
• Er is in het algemeen enkel tijd voor het primaire proces.
• Bijzondere projecten of processen zoals ondermeer aangegeven in de rechter kolom zul- len onder druk komen te hetgeen leidt tot hetzij het maken van overuren en extra kos- ten hetzij tot aantasting van de kwaliteit, aandacht en zorgvuldigheid voor het primaire proces.
• De griffier kan minder goed functioneren als de dagelijkse enige voorpost van de raads- en commissieleden in de gemeentelijke organisatie.
• U mist gedurende een deel van de week een direct aanspreekpunt in de gemeente
• Er zal minder snel op uw vragen worden gereageerd
-3-
Om enig inzicht te geven in de griffieformatie bij de gemeenten in de buurt:
Helmond: 37 raadsleden, 11 fracties. Formatie griffie is 3 fte., m.u.v. notulisten Deurne: 23 raadsleden, 6 fracties. Formatie griffie is 2 fte. incl. notuleren Raad) Gemert-Bakel: 21 raadsleden, 5 fracties, 1fte (secretariaat 0,7 fte)
Laarbeek: 19 raadsleden, 6 fracties, 1,1 fte. (secretariaat 0,5 fte)
Someren: 17 raadsleden, 7 fracties, 0,55 fte (secretariaat ca. 0,25 fte, geen notulering) Asten: 17 raadseden, 6 fracties 1 fte (secretariaat ca. 0,1 fte, 0,25 fte notulering) 2. Samenwerking met Someren
In het licht van de kerntakendiscussie en de begroting in het vooruitzicht zal kunnen worden gedacht aan een mogelijk combinatie met de gemeente Someren. Dit zou dan moeten zijn een griffier die voor 0,5 fte (18 uur) benoemd is door de gemeenteraad van Someren en voor de andere 0,5 fte benoemd is door de gemeenteraad van Asten.
Gelet op bovenstaande is dit alleen al op basis van het beschikbaar aantal uren niet reali- seerbaar.
Ook de gedachte dat door het verenigen in één functie dubbel werk kan verminderen heeft haken en ogen. De commissies en gemeenteraden hebben hun eigen processen, aandachts- punten, ondersteuningswensen en cultuur. Tenslotte zal er sprake zijn van dubbele verga- deringen waardoor verenigbaarheid in één functie wordt belemmerd.
In algemene zin werken overigens de griffiers van Deurne, Someren en Asten allang met elkaar samen. Daarnaast is er 3-maandelijks overleg met de griffiers van Helmond, Laar- beek en Gemert-Bakel en tenslotte 2x per jaar in SRE verband.
3. Aantrekken nieuwe griffier intern/extern
In het Georganiseerd Overleg, is, in het kader van de samenwerking Asten-Someren, met de vakbonden afgesproken dat bij openstelling van een vacature altijd eerst intern wordt geworven.
Met intern wordt dan bedoeld: medewerkers/sters van de gemeente Asten én Someren.
Geadviseerd wordt deze lijn te volgen.
Indien daaruit geen geschikte kandidaat geworven kan worden, kan de vacature extern worden uitgezet.
Nu is het raadzaam om vóór de zomervakantie deze interne procedure af te ronden (bij een positief resultaat kan een formele benoeming kan op een later tijdstip plaatsvinden) Dit is nodig om, in het geval dat uit deze ronde geen benoembare kandidaat zich aandient, u nog de gelegenheid moet hebben om daarna de vacature ook extern open te stellen, zodat de continuïteit wordt gegarandeerd.
4. Selectiecommissie De raad benoemt de griffier.
Ik adviseer u het Presidium, aangevuld met de gemeentesecretaris en met uitzondering van de griffier, als selectiecommissie aan te wijzen, die de raad een kandidaat voordraagt.
De griffier heeft naast zijn contacten met raad commissies en presidium, dagelijks contact met burgemeester en secretaris. De burgemeester is voorzitter van het presidium en dus uit dien hoofde lid van de selectiecommissie.
De gemeentesecretaris is dat niet, dus die aanvulling is van belang. Ook het goed kunnen samenwerken met de secretaris is mede basis voor een goede invulling van het griffierschap 5. Competenties
Wellicht is het verstandig om vooraf te bepalen over welke competenties de nieuwe griffier volgens u dient te beschikken. Dit is een goed hulpmiddel bij het selectieproces. Voor de griffier zijn nog geen competenties bepaald.
Als bijlage 1 treft u de gewenste competenties aan van de secretaris, een directielid en een afdelingshoofd. Deze hebben alle drie dezelfde generieke competenties. De functiespecifieke competenties zitten verschillen.
Omdat dit een inhoudelijke aspect is geef ik daar geen advies daar.
-4- 6. Inschaling
Als gevolg van mijn arbeidsverleden als directielid ben ik ingeschaald in schaal 13.
De Vereniging van Griffiers heeft op 1 oktober 2007 een advies inzake functie-inschaling en een model instructie en functiebeschrijving (deze treft u als bijlage 3 aan).
De instructie en functiebeschrijving komen goeddeels overeen met de instructie en functie- beschrijving die door de raad is vastgesteld (zie bijlage 2).
Te zijner tijd zou bekeken kunnen worden of deze nog op marginale punten zou kunnen worden geactualiseerd.
Inzake de inschaling wordt voor een gemeentegrootte tussen 14.000 en 24.000 voor een stevige griffier schaal 12 geadviseerd.
Ik adviseer u dit advies op te volgen in die zin dat de griffier in Asten in dezelfde schaal wordt gepositioneerd als de afdelingshoofden, deze zitten ook in basisschaal 12 met een toeslag.
7. Samenvatting van de adviezen
1. Tijdsbesteding: 36 uur per week (in elk geval niet minder dan 24 uur per week).
2. Samenwerking Someren: geen dubbelfunctie creëren.
3. Vacature openstelling: eerst intern kijken, daarna extern.
4. Selectiecommissie: Het presidium, zonder griffier, aangevuld met de gemeentesecre- taris
5. Competenties: Geen advies
6. Inschaling: Gelijk aan afdelingshoofden, functierang 12 met toeslag.
Bijlagen:
1. Vastgestelde competenties van
• Gemeentesecretaris;
• Directielid;
• Afdelingshoofd.
2. Instructie, functiebeschrijving en functieprofiel Griffier, zoals vastgesteld in de gemeente Asten.
3. Brief Vereniging van Griffiers, d.d. 1 oktober 2007, met bezoldigingstabel, modelinstruc- tie en model functiebeschrijving griffier.
De griffier,
ir. C.W.J.B. (Chris) Verborg
