AFAS werkinstructie. UWV-werkgeversbetaling i.c.m. tijdelijk contract. Wet arbeidsmarkt in balans. december 2020

(1)

december 2020

AFAS werkinstructie

UWV-werkgeversbetaling i.c.m. tijdelijk contract

Wet arbeidsmarkt in balans

(2)

AFAS werkinstructie

UWV-werkgeversbetaling i.c.m. tijdelijk contract

december 2020 Pagina 2

Inhoudsopgave

1. Versiebeheer ... 3

2. Achtergrond ... 4

3. WEL meervoudige dienstverbanden beschikbaar ... 5

3.1. Tijdelijk contract i.c.m. UWV-werkgeversbetaling ... 5

3.2. Wanneer verwerken ... 5

3.3. Stamnummer looncomponent ... 5

3.4. Stappenplan ... 6

4. GEEN meervoudige dienstverbanden beschikbaar ... 14

4.1. Vast contract i.c.m. tijdelijke urenophoging ... 14

4.2. Tijdelijk contract i.c.m. UWV-werkgeversbetaling ... 14

(3)

AFAS werkinstructie

3

1. Versiebeheer

Versie Datum Aangepast

door Waar aangepast Wat aangepast 1 8-12-2020 Judith Pennings Stappen Nieuwe werkinstructie 2 19-1-2021 Judith Pennings Hoofdstuk 1 Versiebeheer toegevoegd

19-1-2021 Judith Pennings Stappenplan 3.4, punt 4a Screenshot is nu type contract bepaalde tijd

19-1-2021 Judith Pennings Stappenplan 3.4, punt 4c Afwijkende instantie per dienstverband met afwijkende IKV bepaalt lage % 19-1-2021 Judith Pennings Stappenplan 3.4, punt 4d Pensioendeelname op nee

3 27-1-2021 Judith Pennings Stappenplan 3.4, punt 12 Jaarlonen BT handmatig aanpassen 4 4-2-2021 Judith Pennings Wijziging kopteksten I.v.m. wel/geen functionaliteit

meervoudige dienstverbanden 4-2-2021 Judith Pennings Paragraaf 4.2 Nieuw toegevoegd

(4)

AFAS werkinstructie

4

2. Achtergrond

Met de komst van Wet Arbeidsmarkt in Balans is het vanaf 2020 noodzakelijk om onderscheid te maken in contracten waarvoor hoge of lage WW-premie moet worden afgedragen.

Paragraaf 2.13 van het ‘Kennisdocument premiedifferentiatie WW - versie 1.4’, uitgegeven door de Rijksoverheid, geeft aan dat het verschil in lage en hoge premie berekend en afgedragen moet worden in die gevallen wanneer er sprake is van een tijdelijke urenophoging.

Paragraaf 2.14 uit hetzelfde document geeft aan dat dit ook geldt indien er sprake is van een tijdelijke arbeidsovereenkomst in combinatie met een UWV-werkgeversbetaling.

In zowel 2020 als 2021 hoeft dit niet via een apart IKV (dienstverband) aangegeven te worden maar mag dit gecombineerd worden op één IKV zolang de premie maar wel correct berekend wordt.

Binnen de AFAS software wordt bij zorginstellingen vrijwel altijd gebruik gemaakt van de functionaliteit ‘Meervoudige dienstverbanden’. Daarmee is het niet mogelijk om het onderscheid van hoge en lage WW-premie op één IKV (dienstverband) te maken.

Het is dan noodzakelijk om een nevendienstverband aan te maken om de juiste premie te berekenen en af te dragen.

In dit document beschrijven we de te volgen stappen voor tijdelijke contracten i.c.m. UWV- werkgeversbetalingen.

Voor de volledigheid wordt er ook een hoofdstuk besteed aan de vaste contracten i.c.m. tijdelijke urenophoging.

(5)

AFAS werkinstructie

5

3. WEL meervoudige dienstverbanden beschikbaar

3.1. Tijdelijk contract i.c.m. UWV-werkgeversbetaling

De afgelopen twee maanden zijn we in overleg geweest met AFAS om te kijken naar een eenvoudige werkwijze en passende oplossing. Echter, wanneer de functionaliteit ‘meervoudige dienstverbanden’ is geactiveerd dan moet er een nevendienstverband aangelegd worden indien er sprake is van een tijdelijk contract in combinatie met een UWV-werkgeversbetaling.

Te denken valt aan een medewerker met een tijdelijk dienstverband en een WAZO-uitkering of een medewerker met een tijdelijk dienstverband in combinatie met een WAO-uitkering.

Het door AFAS gegeven advies word in paragraaf 2.4 door AAG stapsgewijs uitgelegd.

3.2. Wanneer verwerken

Omdat dit proces arbeidsintensief is en het nettoloon van de medewerker niet wordt beïnvloed adviseren wij om deze actie tweemaal per jaar uit te voeren. Eenmaal in augustus, over het eerste half jaar, en eenmaal in januari, over het tweede half jaar. Deze laatste kan dan mee in de

zogeheten laatste run oftewel de ‘veegrun’ van december.

3.3. Stamnummer looncomponent

Binnen de diverse cao’s zijn er looncomponent stamnummers beschikbaar voor de UWV- werkgeversbetaling. Dit zijn:

- 100.001.201 WAO/WGA/IVA uitkering - 100.001.202 WW uitkering

- 100.001.210 ZW uitkering (zwangerschaps/bevallingsuitkering)

(6)

AFAS werkinstructie

6 3.4. Stappenplan

Dit stappenplan geeft de verwerking over een heel jaar weer welke in de veegrun van december wordt ingelezen en verwerkt. Vanaf 2021 is het advies om dit proces tweemaal per jaar uit te voeren, eenmaal in augustus over het eerste half jaar en eenmaal in de veegrun over het tweede half jaar.

1. Inventariseer voor welke medewerkers in 2020 een UWV-werkgeversbetaling is ontvangen.

Hiervoor is de lage premie van toepassing.

2. Stel vast wie er van deze medewerkers in 2020 een tijdelijk contract heeft (gehad).

Hiervoor is de hoge premie van toepassing.

Let op! Het laatste UWV-overzicht van 2020 komt pas in januari 2021 beschikbaar dus het is verstandig om daar op te wachten.

Het is ook mogelijk om de eigenlijke veegrun vast af te sluiten en voor deze actie een aparte run aan te maken met de vermelding ‘UWV-werkgeversbetaling’ waarin alleen de betrokken medewerkers worden verloond.

3. Zet deze medewerkers in een Excel-overzicht met de volgende kolommen:

a. Naam

b. Personeelsnummer c. Dienstverband

Het nummer kan pas later toegevoegd worden.

d. UWV periode van

Nodig voor het omrekenen naar AFAS perioden.

e. UWV periode tot en met

Nodig voor het omrekenen naar AFAS perioden.

f. UWV type uitkering

Nodig voor de juiste boeking.

g. UWV bruto uitkering

Nodig voor het omrekenen naar maandbedragen.

h. AFAS periode

Plaats hier de betreffende loonperiode.

i. AFAS waarde A

Geef hier de naar maand omgerekende bruto UWV uitkering in.

Voorbeeld

Zie regel 3 in het Excel-overzicht hieronder.

De bruto UWV-uitkering van 20-04-2020 t/m 17-05-2020 bedraagt € 4.472,74 In april 11 kalenderdagen, dus omgerekend: € 4.472,74 / 28 * 11 = € 1.757,15 In mei 17 kalenderdagen, dus omgerekend: € 4.472,74 / 28 * 17 = € 2.715,59

(7)

AFAS werkinstructie

7 j. AFAS looncomponent

Geef hier het looncomponentnummer in dat hoort bij het juiste stamnummer.

In dit voorbeeld is dat looncomponent 5245.

k. Voer een controle uit om zeker te weten dat de bedragen correct zijn berekend

In dit voorbeeld is er sprake van een WAZO-uitkering van 15 april 2020 tot en met 30 oktober 2020.

4. Maak een nevendienstverband aan voor de betreffende perioden

Denk eraan dat er geen uren en dagen door mogen komen, dus zet het rooster op 0.

a. Contract

(8)

AFAS werkinstructie

8 b. Rooster

c. Contract - Afwijkende instantie per dienstverband

Maak bij het contract een afwijkende instantieregel aan en kies voor inkomstenverhouding 31, de ziektewetuitkering.

(9)

AFAS werkinstructie

9 d. Vast looncomponent – pensioendeelname op Nee

Zorg ervoor dat er geen pensioendeelname is op deze inkomstenverhouding. De pensioenpremie wordt immers via het hoofddienstverband afgedragen.

Loonparameter (134.004.580) Deelnemer OP tbv pensioenaangifte op Nee Loonparameter (134.004.581) Deelnemer AP tbv pensioenaangifte op Nee

5. Herhaal in het Excel-overzicht het aantal rijen en vul in:

a. Personeelsnummer b. Dienstverband

Het nieuwe dienstverband

Het bestaande tijdelijke salarisdienstverband c. Periode

d. Waarde A

Het nieuwe dienstverband heeft een positief bedrag in kolom Waarde A Het bestaande dienstverband heeft een negatief bedrag in kolom Waarde A Per saldo vallen deze twee bedragen tegen elkaar weg.

Controleer of het totaal in kolom Waarde A op 0 uit komt.

e. Looncomponent

(10)

AFAS werkinstructie

10 6. Maak een csv-file van met minimaal de volgende kolommen:

a. Personeelsnummer b. Dienstverband c. Periode d. Waarde A e. Looncomponent

(11)

AFAS werkinstructie

11 7. Maak een importdefinitie

8. Lees de loonmutaties in

(12)

AFAS werkinstructie

12 9. Start de loonberekening van de veegrun of de extra run (UWV-werkgeversbetalingen) op 10. Negeer de meldingen in de payroll audit wanneer dit de volgende meldingen betreft:

Deze meldingen mogen immers genegeerd worden omdat er geen sprake is van een oproepovereenkomst maar van een UWV-werkgeversbetaling. Geef dit ook op als reden wanneer de melding genegeerd wordt.

11. Bekijk het 5-luiken scherm en controleer de berekening. Deze is correct wanneer:

a. Er geen bruto-netto verschillen ontstaan en het uit te betalen bedrag €0 is b. Het tijdelijke dienstverband hoge WW-premie berekent

c. Het UWV-werkgevers dienstverband lage WW-premie berekent

(13)

AFAS werkinstructie

13 12. Jaarloon BT handmatig aanpassen.

Helaas wordt door de complexe materie het jaarloon BT technisch correct berekend maar is de uitkomst niet juist. Om die reden zal het Jaarloon BT handmatig aangepast moeten worden voor de betreffende medewerker(s). Dit kan via de onderstaande stappen:

Jaarloon BT wijzigen:

Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.

Open de eigenschappen van de medewerker..

Ga naar het tabblad: Salaris.

Open de eigenschappen van het salaris.

Vul het jaarloon in bij Jaarloon BT.

Klik op Ja bij de melding., als je het jaarloon met terugwerkende kracht wijzigt.

Klik op: OK.

(14)

AFAS werkinstructie

14

4. GEEN meervoudige dienstverbanden beschikbaar

Indien uw organisatie geen gebruik maakt van de functionaliteit ‘Meervoudige dienstverbanden’

dan kan er als volgt gehandeld worden.

4.1. Vast contract i.c.m. tijdelijke urenophoging

Binnen de AFAS software wordt bij zorginstellingen vrijwel altijd gebruik gemaakt van de functionaliteit ‘Meervoudige dienstverbanden’. Daarmee is het niet mogelijk om het onderscheid van hoge en lage WW-premie op één IKV (dienstverband) te maken.

Het is dan noodzakelijk om een nevendienstverband aan te maken om de juiste premie te berekenen en af te dragen.

Indien deze functionaliteit niet in gebruik is dan kan men tot en met 2021 op stamnummer looncomponent 100.005.551, grondslagaanwas WW hoog bij tijdelijke uitbreiding extra uren (zonder meerdere DV), de extra uren ingeven die in aanmerking komen voor de hoge WW-premie.

4.2. Tijdelijk contract i.c.m. UWV-werkgeversbetaling

Voor UWV-werkgeversbetalingen in combinatie met bepaalde tijd contracten kan het onderscheid tussen lage en hoge WW-premie worden berekend door gebruik te maken van looncomponent 100.005.550 Werkgeversbetaling UWV (zonder meerdere DV). Hierop kunnen de UWV betalingen verwerkt worden.