Aanbesteding raadsinformatiesysteem
1 van 1 Aan: Presidium
Van: Griffie
Onderwerp: Aanbesteding raadsinformatiesysteem Datum: 4 februari 2021
Op dinsdag 2 februari heeft het college van burgemeester van wethouders op voorstel van de griffie het besluit genomen af te wijken van de in het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 gemeente Woerden opgenomen verplichting tot het meervoudig onderhands aanbesteden van de inkoop van het raadsinformatiesysteem.
Zie voor meer informatie het bijgevoegde collegebesluit.
BESLUIT VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS
Opsteller Tobeas, Mark Team
Raad
Vergadering van 2 februari 2021 Kenmerk
Z/21/005335 / D/21/005583 Portefeuillehouder Victor Molkenboer Vertrouwelijkheid Openbaar
Onderwerp
Afwijking aanbestedingsregels raadsinformatiesysteem Besluit
Akkoord (Ongewijzigd besloten)
Af te wijken van de in het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 gemeente Woerden opgenomen
verplichting tot het meervoudig onderhands aanbesteden van de inkoop van het raadsinformatiesysteem.
Advies
Af te wijken van de in het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 gemeente Woerden opgenomen verplichting tot het meervoudig onderhands aanbesteden van de inkoop van het raadsinformatiesysteem.
Inleiding
Het ‘Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid’ schrijft voor dat overheidswebsites met ingang van 20 september 2020 dienen te voldoen aan de toegankelijkheidseisen van de Europese standaard EN 301 549. Overheidsinstanties zijn daarbij ook verplicht een toegankelijkheidsverklaring te publiceren waarin zij aangeven hoe zij zo snel mogelijk aan de eisen zullen voldoen, daar waar zij dit nog niet doen. Dit besluit geldt ook voor het raadsinformatiesysteem. Op dit moment voldoet het raadsinformatiesysteem hier nog niet volledig aan. De meeste stappen die nog genomen moeten worden, zijn goed te nemen binnen de huidige overeenkomst voor het raadsinformatiesysteem. Een van de vereisten voor digitale toegankelijkheid vraagt echter om een aanzienlijke uitbreiding van het systeem, dit betreft de ondertiteling van videomateriaal op overheidswebsites (uitgezonderd live-videobeelden). Dit betekent dat alle vergaderingen van de raad met ondertiteling terug te kijken moeten zijn.
Hiertoe moet het raadsinformatiesysteem uitgebreid worden. Het is technisch niet mogelijk deze dienst apart aan te
besteden bij een andere aanbieder omdat de dienst onderdeel moet zijn van het raadsinformatiesysteem. De totale
kosten van het raadsinformatiesysteem zijn daarbij hoger dan de grens van het enkelvoudig onderhands aanbesteden
zoals door de gemeente gesteld in het inkoop- en aanbestedingsbeleid (dus meer dan €50.000,- over een periode van
vier jaar). Omdat het huidige contract voor het raadsinformatiesysteem nooit meervoudig onderhands is aanbesteed
(oorspronkelijk bereikte het contract deze grens niet), zou dat nu aanleiding zijn om wel meervoudig onderhands aan te
besteden.
mede omdat de mantelovereenkomst een looptijd heeft tot 1 april 2024 en afgekocht zou moeten worden. Daarom verzoekt de griffie het college in dit geval gebruik te maken van de mogelijkheid om af te wijken van het beleid.
In overleg met de huidige aanbieder van het raadsinformatiesysteem, GemeenteOplossingen, is onderhandeld over een aangepaste overeenkomst waarin de ondertiteling is opgenomen in het totaalpakket. Daarbij maken we dan tevens van de gelegenheid gebruik om het pakket ‘op te schonen’ door diensten die we niet meer nodig hebben te stoppen en om enkele andere verbeterslagen aan te brengen in het raadsinformatiesysteem met als doel het systeem toegankelijker en inzichtelijker te maken voor inwoners en efficiënter voor raad, organisatie en griffie. Per 1 april 2024 kan het
raadsinformatiesysteem dan als geheel meervoudig onderhands aanbesteed worden. Het voorstel voor de aangepaste overeenkomst is als bijlage bijgevoegd.
De bevoegdheid van het college komt voort uit de volgende wet- en/of regelgeving Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Woerden 2017
Afwijkingsbevoegdheid beleid
In specifieke situaties kan het wenselijk zijn om van het inkoop- en aanbestedingsbeleid af te wijken. Afwijken is daarbij alleen mogelijk op basis van een (gemotiveerd) besluit door het College van B&W. Een voorstel voor afwijken aan het College van B&W dient te zijn voorzien van een advies van het cluster Inkoop & Aanbesteding van het team JFZ. De beschreven maatwerkkeuzes in paragraaf 3.3 tot en met 3.6 vallen hier niet onder. Deze kunnen ambtelijk worden gemaakt en worden vastgelegd in het startdocument. Indien ambtelijk geen overeenstemming wordt bereikt over diverse aspecten (inhoudelijk, SROI, inclusie, duurzaamheid, aanbestedingsrechtelijk) kan er opgeschaald worden richting het bestuur.”
Beoogd effect
Een besluit van het college om af te wijken van de geldende regels voor inkoop en aanbesteding voor het inkopen van het raadsinformatiesysteem
Argumenten
Besluit af te wijken van de in het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 gemeente Woerden opgenomen verplichting tot het meervoudig onderhands aanbesteden van de inkoop van het raadsinformatiesysteem.
Het gemeentelijk beleid biedt de mogelijkheid om af te wijken van het beleid in specifieke situaties waarin dat wenselijk is.
Wij achten dit nu wenselijk omdat de procedure van aanbesteding een aanzienlijke vertraging op zou leveren in de mogelijkheid om te voldoen aan de eisen uit het ‘Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid’. Naast de tijd die een aanbesteding vraagt, zorgt een evt. migratie van alle documenten en vergaderingen naar een nieuw
raadsinformatiesysteem voor extra vertraging in bijvoorbeeld de ondertiteling van vergaderingen en daarmee voor vertraging op de uitvoering van het 'Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid'. Daarnaast zijn we nu tot 2024 gebonden aan de mantelovereenkomst met de huidige aanbieder en zijn er dus aanzienlijke kosten gemoeid met aanbesteding wanneer deze lopende contracten moeten worden afgekocht.Daarbij zorgt ontbinding van de lopende contracten voor nog meer onwenselijke vertraging.
Kortom, door nu te verlengen en het gehele systeem aan te besteden per 1 april 2024 kunnen we op korte termijn aan de verplichtingen uit het ‘Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid’ voldoen en besparen we de extra kosten die aanbesteden op dit moment met zich meebrengt.
Kanttekening
Advies is gegeven door: Willemiek Paping (Inkoop), Myrthe Vergragt (Juridische Zaken) en Bas Hertsenberg (controller).
Financiën
Op dit moment is er een mantelovereenkomst afgesloten met de aanbieder met daarbovenop enkele kleinere
overeenkomsten. In de aangepaste mantelovereenkomst die voorligt, komen deze bestaande overeenkomsten samen en
worden de benodigde uitbreidingen toegevoegd.
Deze uitbreidingen betekenen een eenmalige investering in 2021 tussen de € 12.280,- en € 16.780,- (bedragen ex BTW).
(De ruimte hierin bestaat uit de overweging die nog gemaakt moet worden over het al dan niet leggen van een koppeling tussen Decos Join en het raadsinformatiesysteem. Het is nog te vroeg om nu te beoordelen of die koppeling inderdaad de gewenste efficiencyslag zal brengen. Daarom laat de voorliggende overeenkomst de ruimte om dat later in 2021 te beslissen.)
De periodieke (jaarlijkse) kosten voor alle diensten van GemeenteOplossingen komen met deze uitbreiding in totaal op ongeveer €23.250,- per jaar. Dit past binnen de reeds begrote jaarlijkse kosten voor het raadsinformatiesysteem.
Uitvoering
Het raadsinformatiesysteem valt volledig onder de verantwoordelijkheid van de griffie. De griffie verzorgt dan ook de afhandeling van de opdracht.
Communicatie / Website n.v.t.
Ondernemingsraad n.v.t.
Samenhang met eerdere besluitvorming n.v.t.
Bijlagen
D/21/005590 Mantelovereenkomst
Pagina 1 van 17 Offertenummer 339/20/08 offertenummer 281/15/04
Gemeente Woerden
Offerte 339/20/08
Mantelovereenkomst GO. vergadersuite
Bestemd voor
Gemeente Woerden
t.a.v. mevrouw Sanne van den Hoek Postbus 45
3440 AA WOERDEN
Offertedetails
Betreft Offerte Mantelovereenkomst GO. vergadersuite
Nummer 339/20/08
Datum 18 december 2020
Geldigheid 30 dagen
Behandeld door Chris Goelema
Pagina 3 van 17 Offertenummer 339/20/08 offertenummer 281/15/04
Over deze mantelovereenkomst
De gemeente Woerden maakt reeds enkele jaren gebruik van diverse onderdelen van de GO.
vergadersuite.
De gemeente wenst de lopende contracten voor periodieke investeringen te bundelen in één overzichtelijke nieuwe overeenkomst met dezelfde looptijd. Daarbij is gebleken dat niet alle functionaliteit binnen de contracten nog gewenst is. Daarmee is rekening gehouden in het voorstel.
Om te komen tot een duidelijke en transparante mantelovereenkomst zijn de lopende
contracten op een rijtje gezet. Vervolgens zijn de toe te voegen / te wijzigen modules benoemd wat resulteert in een totaaloverzicht.
Mochten er daarvoor onduidelijkheden of vragen zijn dan ben ik bereikbaar op 050 – 5757 848 of 06 – 28 15 84 79.
Met vriendelijke groet,
Chris Goelema
Lopende overeenkomsten
339/14/05 – Mantelovereenkomst GO. raadsinformatie en GO. app Periodieke investeringen
• Shared hosting GO. raadsinformatie ris bis
• Servicecontract Compleet GO. raadsinformatie - ris bis
• Servicecontract Compleet GO. koppelvlak – plugin Corsa
• Servicecontract Compleet GO. raadsinformatie – app
• GO. raadsinformatie – raad direct (webcasting)
(50 vergaderingen inbegrepen, extra vergaderingen € 125 per vergadering)
• Markeerdienst t.b.v. indexatie op spreker en agendapunt
(50 vergaderingen inbegrepen, extra vergaderingen € 125 per vergadering,
En voor vergaderingen boven de 3 uur geldt een tarief van € 35 per extra vergaderuur)
• Koppeling GO. raadsinformatie – evenementenkalender met GO. app
Periodieke investeringen huidige mantelovereenkomst, tarief per jaar € 15.095,61
339/14/10 – GO. raadinformatie – nieuws Periodieke investeringen
• Servicecontract Compleet GO. raadsinformatie – nieuws € 304,50
339/14/12 – SSL-certificaat Periodieke investeringen
• Herimplementatie SSL-certificaat op gemeenteraad.woerden.nl
• Jaarlijkse huur ip-adres t.b.v. SSL-certificaat
Periodieke investeringen SSL certificaat, tarief per jaar € 541,02
339/18/02 – GO. raadsinformatie – raad direct – parallelle sessies Periodieke investeringen
• Servicecontract Compleet module parallelle sessies audio
• Uitbreiding databundel voor circa 15 vergaderingen
(Brengt totaal vergaderingen voor GO. raadsinformatie - raad direct (webcasting) en Markeerdienst t.b.v.
indexatie op spreker en agendapunt op 50+15 vergaderingen, extra vergaderingen € 125 per vergadering en vergaderingen boven de 3 uur € 35 per extra vergaderuur voor Markeerdienst)
• Uitbreiding storagebundel
Periodieke investeringen module parallelle sessies, tarief per jaar € 387,71
Alle tarieven zijn exclusief 21% B.T.W. en exclusief reistijd en reiskosten
Pagina 5 van 17 Offertenummer 339/20/08 offertenummer 281/15/04
339/19/01 – GO. raadsinformatie – raad direct – HD streaming Periodieke investeringen
• Periodieke investering als meerprijs ten opzichte van SD, tarief per jaar € 2.462,85
Toe te voegen modules
Optie 1:
GO. koppelvlak - plugin Corsa vervangen door plugin Decos (ZDMS) Eenmalige investeringen
• Licentie, implementatie en configuratie € 2.750
Periodieke investeringen
• Servicecontract Compleet GO. koppelvlak – plugin Decos, tarief per jaar € 850
• Servicecontract Compleet GO. koppelvlak – plugin Corsa, tarief per jaar -/- € 850
Totaal periodieke investeringen vervanging plugin GO. koppelvlak, tarief per jaar € 0
Optie 2:
GO. koppelvlak - plugin Corsa vervangen door plugin Decos (agenderen.nl) Eenmalige investeringen
• Licentie, implementatie en configuratie € 4.500
Periodieke investeringen
• Servicecontract Compleet GO. koppelvlak – plugin Decos, tarief per jaar € 850
• Servicecontract Compleet GO. koppelvlak – plugin Corsa, tarief per jaar -/- € 850
Periodieke investeringen vervanging plugin GO. koppelvlak, tarief per jaar € 0
Alle tarieven zijn exclusief 21% B.T.W. en exclusief reistijd en reiskosten
339/20/03 – GO. stemgedrag – basismodule Eenmalige investeringen
Centrale redactieomgeving (aanmaken stemming, stemlijst, verwerken stemming), publicatie stemresultaten in RIS (op vergaderpagina en binnen GO. raadsinformatie - module
medewerkers).
• Licentie en configuratie GO. stemgedrag – basismodule € 2.450
• Implementatie GO. stemgedrag – basismodule € 380 Eenmalige investeringen GO. stemgedrag – basismodule € 2.830
Periodieke investeringen
• Servicecontract Compleet GO. stemgedrag - basismodule
• NL hosting, helpdesk, servicedesk
Periodieke investeringen GO. stemgedrag - basismodule, tarief per jaar € 850
339/20/03 – GO. stemgedrag – koppeling met AV-systeem Eenmalige investeringen
Koppeling volgens standaard GLO.
• Licentie en configuratie GO. stemgedrag – basismodule € 550
• Implementatie GO. stemgedrag – basismodule € 190 Eenmalige investeringen GO. stemgedrag - koppeling AV-systeem € 740
Periodieke investeringen
• Servicecontract Compleet GO. stemgedrag – koppeling AV-systeem
• NL hosting, helpdesk, servicedesk
Periodieke investeringen GO. stemgedrag – koppeling AV-systeem, tarief per jaar € 75
Alle tarieven zijn exclusief 21% B.T.W. en exclusief reistijd en reiskosten
Pagina 7 van 17 Offertenummer 339/20/08 offertenummer 281/15/04
339/20/03 – GO. stemgedrag – digitaal stemmen door raadsleden Eenmalige investeringen
• Licentie en implementatie GO. stemgedrag - digitaal stemmen door € 2.450 raadsleden (platformonafhankelijke invoeromgeving voor raadsleden,
toegankelijk via web en app en aansluiting op usermanagement t.b.v.
eenmalig inloggen (single sign on)
• Korting wegens tijdelijk gebruik - / - € 2.450
• Implementatie GO. stemgedrag – digitaal stemmen door raadsleden € 190*
Totaal eenmalige investering module digitaal stemmen door raadsleden € 190
Periodieke investeringen digitaal stemmen door raadsleden
• Servicecontract Compleet GO. stemgedrag – digitaal stemmen door € 250 raadsleden
• Korting wegens tijdelijk gebruik - / - € 250
• NL hosting, helpdesk, servicedesk
Periodiek investeringen module digitaal stemmen door raadsleden, tarief per jaar € 0
* GO ondersteunt de gemeente Woerden tijdelijk in het digitaal stemmen. Dit heeft geen contractuele gevolgen. Zolang de gemeente de aanvullende uren afdekt (middels het separaat voorgestelde FlexiSupport-contract) dan kunnen wij de module digitaal stemmen voor
raadsleden aan en uit zetten wanneer de wijze van vergaderen daarom vraagt.
GO. raadinformatie – raad direct – ondertiteling Eenmalige investeringen
• Licentie GO. raadsinformatie – raad direct - ondertiteling
• Implementatie en configuratie inclusief gebruik van de API speech to tekst
Eenmalige investering GO. raadsinformatie – raad direct – ondertiteling € 1.950
Periodieke investeringen
• Abonnement GO. raadsinformatie - raad direct – ondertiteling € 2.400 (op basis van geautomatiseerde speech-to-tekst)
• Servicecontract compleet GO. raadsinformatie – raad direct – ondertiteling € 450
• NL hosting, helpdesk, servicedesk
Periodieke investering GO. raadsinformatie – raad direct - ondertiteling € 2.850
339/20/04 – GO. raadinformatie – inwonerportaal Eenmalige investeringen
• Licentie GO. raadsinformatie – inwonerportaal € 1.500
• Implementatie en configuratie GO. raadsinformatie – inwonerportaal € 1.520*
Projectbegeleiding en consultancy a € 110 per uur, 2 uur projectbegeleiding en 3 uur consultancy inbegrepen
Eenmalige investering GO. raadsinformatie – inwonerportaal € 3.020
Periodieke investeringen
• Servicecontract compleet GO. raadsinformatie – inwonerportaal € 850
• NL hosting, helpdesk, servicedesk
Periodieke investeringen GO. raadsinformatie – inwonerportaal € 850
*I.v.m..kunde in huis bij de gemeente Woerden worden de uren voor implementatie en configuratie opgenomen in het separaat voorgestelde FlexiSupport-contract, slechts de daadwerkelijk gebruikte uren worden daarvan afgeschreven.
Alle tarieven zijn exclusief 21% B.T.W. en exclusief reistijd en reiskosten
Pagina 9 van 17 Offertenummer 339/20/08 offertenummer 281/15/04
GO. raadinformatie – themadossiers - tijdlijn Eenmalige investeringen
• Licentie GO. raadsinformatie – themadossiers – tijdlijn € 1.250
• Mantelkorting - / - € 850
• Implementatie en configuratie GO. raadsinformatie – themadossiers – tijdlijn€ 380
Eenmalige investering GO. raadsinformatie – themadossiers – tijdlijn € 780
Periodieke investeringen
• Servicecontract compleet GO. raadsinformatie – themadossiers – tijdlijn € 850
• Mantelkorting - / - € 850
• NL hosting, helpdesk, servicedesk
Periodieke investering GO. raadsinformatie – themadossiers – tijdlijn € 0
GO. raadinformatie – onderwerpen Eenmalige investeringen
• Licentie GO. raadsinformatie – onderwerpen € 2.850
• Mantelkorting - / - € 2.000
• Implementatie en configuratie GO. raadsinformatie – onderwerpen € 380
Eenmalige investering GO. raadsinformatie – onderwerpen € 1.230
Periodieke investeringen
• Servicecontract compleet GO. raadsinformatie – onderwerpen € 485
• NL hosting, helpdesk, servicedesk
Periodieke investeringen GO. raadsinformatie – onderwerpen € 485
Alle tarieven zijn exclusief 21% B.T.W. en exclusief reistijd en reiskosten
GO. moties en amendementen Eenmalige investeringen
• Licentie GO. moties en amendementen € 4.120
• Mantelkorting - / - € 2.500
• Implementatie en configuratie GO. moties en amendementen € 380
Eenmalige investering GO. moties en amendementen € 2.000
Periodieke investeringen
• Servicecontract compleet GO. moties en amendementen € 2.450
• Mantelkorting - / - € 1.600
• NL hosting, helpdesk, servicedesk
Periodieke investering GO. moties en amendementen € 850
Alle tarieven zijn exclusief 21% B.T.W. en exclusief reistijd en reiskosten
Recht op twee nieuwe productreleases per hoofdproductgroep per jaar. Implementatiekosten
per hoofdproductgroep per release bedragen € 380 (exclusief 21% B.T.W. en jaarlijkse
indexatie) en kunnen worden afgeschreven van het separaat voorgestelde FlexiSupport-
contract.
Pagina 11 van 17 Offertenummer 339/20/08 offertenummer 281/15/04
Investeringsvoorstel nieuwe mantelovereenkomst
Eenmalige investeringen
Licentie implementatie en configuratie GO. koppelvlak plugin Decos (ZDMS) € 2.750*
Licentie implementatie en configuratie GO. koppelvlak plugin Decos (agenderen.nl) € 4.500*
Eenmalige investering GO. stemgedrag – basismodule € 2.830 Eenmalige investering GO. stemgedrag - koppeling AV-systeem € 740 Eenmalige investering GO. stemgedrag – digitaal stemmen door raadsleden € 0**
Eenmalige investering GO. raadsinformatie – raad direct – ondertiteling € 1.950 Eenmalige investering module parallelle sessies GO. app & GO. raadsinformatie € 1.250 Eenmalige investering GO. raadsinformatie – inwonerportaal € 1.500**
Eenmalige investering GO. raadsinformatie – themadossiers - tijdlijn € 780 Eenmalige investering GO. raadsinformatie – Onderwerpen € 1.230 Eenmalige investering GO. moties en amendementen € 2.000
Totaal eenmalige investeringen GO. vergadersuite, tarief per jaar (bij ZDMS) € 15.030 Totaal eenmalige investeringen GO. vergadersuite, tarief per jaar (bij agenderen.nl) € 16.780
Periodieke investeringen
Periodieke investering huidige mantelovereenkomst, tarief per jaar € 15.095 Servicecontract Compleet GO. raadsinformatie – nieuws, tarief per jaar € 304 Periodieke investeringen SSL certificaat, tarief per jaar € 541 Periodieke investering module parallelle sessies, tarief per jaar € 387 Periodieke investering als meerprijs ten opzichte van SD, tarief per jaar € 2.462 Extra periodieke investeringen vervanging plugin GO. koppelvlak, tarief per jaar € - Periodieke investering GO. stemgedrag - basismodule, tarief per jaar € 850 Periodieke investering GO. stemgedrag – koppeling AV-systeem, tarief per jaar € 75 Periodieke investering GO. stemgedrag – digitaal stemmen raadsleden, per jaar € 0 Periodieke investering GO. raadsinformatie – raad direct – ondertiteling, per jaar € 2.850 Periodieke investering GO. raadsinformatie – inwonerportaal, tarief per jaar € 850 Periodieke investering GO. raadsinformatie – themadossiers - tijdlijn € 0 Periodieke investering GO. raadsinformatie – Onderwerpen € 485 Periodieke investering GO. moties en amendementen € 850 Totaal periodieke investeringen GO. vergadersuite, tarief per jaar € 23.249
* de gekozen optie voor het GO. koppelvlak – plugin Decos wordt in rekening gebracht.
** uren voor configuratie en implementatie voor de modules digitaal stemmen door raadsleden en inwonerportaal (als genoemd bij de producten) worden afgeschreven van het separaat voorgestelde FlexiSupport-contract. Wanneer er uren resteren kunnen deze worden ingezet voor andere werkzaamheden.
Alle tarieven zijn exclusief 21% B.T.W. en exclusief reistijd en reiskosten
Betalingsvoorwaarden
Eenmalige investeringen
100% bij schriftelijke opdracht.
Wanneer er niet voor wordt gekozen een van beide opties voor het GO. koppelvlak – plugin Decos af te nemen, worden de eenmalige investeringen daarvoor niet in rekening gebracht.
Beslissing daarover volgt uiterlijk 1-10-2021.
Periodieke investeringen
100% per jaar vooruit bij oplevering in acceptatie-omgeving (inclusief de periodieke investeringen voor het GO. koppelvlak – plugin Decos, ook als dit nog niet is opgeleverd.
Wanneer er niet voor wordt gekozen een van beide opties voor het GO. koppelvlak – plugin Decos af te nemen, worden de periodieke investeringen voor het GO. koppelvlak – plugin Decos a € 850 overgeheveld naar het separaat voorgestelde FlexiSupport-contract.
De betalingstermijn is 14 dagen. Deze betalingsvoorwaarden prevaleren boven die uit de toepasselijke algemene voorwaarden.
Planning en levertijd
In overleg.
Toelichting op de offerte
Zie voor een nadere toelichting bijlage 1 welke integraal onderdeel uitmaakt van deze offerte. In tegenstelling tot hetgeen is benoemd in bijlage 1, eindigen alle diensten benoemd in deze overeenkomst van rechtswege op 1 april 2024. Er is geen sprake van verlenging.
Akkoordverklaring
Gemeente Woerden GemeenteOplossingen
Naam Naam Jaap Bouman
Functie Functie Directeur
Plaats Plaats Groningen
Datum Datum 18 december 2020
Pagina 13 van 17 Offertenummer 339/20/08 offertenummer 281/15/04
Bijlage 1: toelichting op de offerte
Versie: 1.30 (18-10-2017)
GemeenteOplossingen (“GO”) dankt u voor het mogen uitbrengen van deze offerte. Wanneer u deze accepteert zullen wij ons steeds inspannen onze dienstverlening met zorg uit te voeren. In deze toelichting, welke integraal onderdeel uitmaakt van onze offerte, vindt u een nadere toelichting op de aangeboden oplossingen. Sommige beschrijvingen behoren bij een specifieke oplossing en zijn derhalve alleen relevant als u die oplossing hebt aangeschaft. Separaat van deze toelichting beschikt GO over algemene leveringsvoorwaarden, welke wij u op verzoek kunnen toezenden. Afhankelijk van hetgeen met u is afgesproken zijn of onze
leveringsvoorwaarden of uw inkoopvoorwaarden van toepassing.
Toelichting op tarieven
§ Alle genoemde prijzen en tarieven zijn in euro’s en exclusief 21% BTW. Genoemde tarieven zijn gebaseerd op uitvoering tijdens kantooruren. Genoemde deelprijzen zijn gebaseerd op totale opdrachtgunning. Daar waar sprake is van een stelpost vindt standaard periodieke afrekening plaats op basis van feitelijk gewerkte uren, wekelijks of maandelijks. U ontvangt een specificatie van gedeclareerde uren.
§ Daar waar sprake is van meerwerk gelden de volgende uurtarieven: projectmanagement € 140, implementatiespecialist € 95, software engineer € 115. Tarieven voor de markeerdienst bij vergaderingen gaan uit van een vergaderduur tot 3 uur.
Daarboven geldt een toeslag van € 60 per uur, af te ronden op hele uren.
§ Projectmanagement wordt standaard separaat op basis van nacalculatie in rekening gebracht. Daarbij wordt het voorschot zoals opgenomen in de offerte verrekend. De volgende werkzaamheden vallen onder projectmanagement: inlezen opdracht, overdracht intern, opstartgesprek locatie klant, planning, uitwerking planning, projectplan, uitzetten activiteiten volgens planning, coördineren werkzaamheden, bewaken voortgang, beleggen vergaderingen met klant over voortgang, managen van knelpunten, informeren stakeholders, voortgangsrapportages opstellen, highlights rapporteren, overleg en sturing externe leveranciers, escalatiekanaal bij problemen, overdracht naar beheer, decharge, evaluatierapport.
§ Eventuele kosten van derden en kosten van inzet van eigen personeel van de klant zijn nimmer in de offerte inbegrepen, tenzij expliciet gespecificeerd in het investeringsvoorstel.
§ In het kader van duurzaamheid en efficiëntie prefereren wij overleg bij voorkeur telefonisch te laten plaatsvinden. Voor reistijd geldt een tarief van € 60/uur. Per kilometer wordt een vergoeding van € 0,48 in rekening gebracht. Bij meerdere dagen aaneengesloten uitvoering op locatie worden tevens verblijfskosten in rekening gebracht op basis van de feitelijke kosten voor overnachting. Bij spoedinzet op locatie (inzet op de dag van de melding) van technici geldt een toeslag van € 120 per rit.
§ Alle periodieke investeringen, zoals voor onderhoud, hosting, support, streaming, servicecontracten, en kosten van huur volgens ASP-model worden jaarlijks verhoogd met een vast percentage van 5,25% ter compensatie van inflatie, toegenomen loonkosten en overige kostenstijgingen.
§ Bij overschrijding van de betalingstermijn worden rentekosten in rekening gebracht ter hoogte van 6% over het openstaand factuurtotaal. Tevens wordt per herinnering een tarief van € 25 administratiekosten berekend.
§ De totaalprijs is gebaseerd op aaneengesloten uitvoering van de werkzaamheden door GO.
Toelichting op uitvoering
§ Wij bieden al onze diensten aan op basis van een inspanningsverplichting, conform hetgeen in deze offerte wordt aangeboden.
Aanvullende afspraken die gemaakt worden na de totstandkoming van deze overeenkomst zijn alleen geldig als deze schriftelijk door opdrachtgever en opdrachtnemer bevestigd worden.
§ Indien de klant aanvullende wensen indient tijdens de uitvoeringsfase, kan levering hiervan alleen plaatsvinden na schriftelijke overeenstemming (over functionaliteit, planning en meerkosten) tussen opdrachtgever en de vertegenwoordiger van GO welke ook de oorspronkelijke opdracht heeft ondertekend.
§ Werkzaamheden na oplevering van het project, welke niet vallen onder de initiële opdracht, zullen op basis van nacalculatie worden verrekend.
§ De klant zegt toe optimale medewerking te verlenen aan een goed functioneren van het te leveren systeem binnen de klantorganisatie.
§ De genoemde termijn voor realisatie is alleen haalbaar bij volledige medewerking van de klant, zodat de werkzaamheden door GO aaneengesloten kunnen worden uitgevoerd.
§ De overeengekomen datum van installatie kan op schriftelijk verzoek van de klant worden uitgesteld voor een periode van ten hoogste 20 kalenderdagen. Een dergelijk verzoek zal zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is, worden gedaan. Indien de installatie op verzoek van de klant wordt uitgesteld, en door GO wordt aangetoond dat hij de Programmatuur op de uitgestelde datum had kunnen installeren, zal GO gerechtigd zijn de navolgende kosten aan de klant in rekening te brengen: eventuele meerkosten voor het beschikbaar houden van zijn Personeel en van overeengekomen faciliteiten. GO heeft uitsluitend
aanspraak op deze vergoeding(en) indien en voor zover hij bewijsstukken aan de klant overlegt en voor zover deze kosten tot het redelijke zijn beperkt.
§ Alle werkzaamheden kunnen in principe vanaf locatie GO te Groningen plaats vinden.
§ Wij houden bij zowel de bouw als implementatie van onze producten rekening met de toegankelijkheid van onze oplossingen.
Uitgangspunt is het minimaal verplichte niveau van de Webrichtlijnen, geldig op het moment van het uitbrengen van de offerte.
Wij hanteren daarbij het ‘pas-toe of leg-uit’ principe. Het kan daarbij zijn dat in sommige situaties wordt afgeweken van het standaardkader, hetgeen wij dan kunnen motiveren.
Eigendomsrechten
§ De applicatiesoftware en de geïntegreerde intelligentie in de database, alsmede de door GO verstrekte offertes en documenten mogen niet aan derden getoond en beschikbaar gesteld worden. Software, hardware, offertes, documentatie en kennis blijven eigendom van GO.
§ De door de klant in de applicatie ingevoerde content blijft nadrukkelijk eigendom van de klant, tenzij anders overeengekomen.
§ Werkzaamheden voor eventuele overdracht van bestanden bij afloop van het contract worden op basis van nacalculatie afgerekend.
§ Van de door GO in opdracht van de klant geproduceerde webvormgeving berusten auteursrechten bij GO.
§ De klant is verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van deze overeenkomst met GO verkrijgt. Daaronder valt ondermeer de inhoud van de offerte en informatie over de werking van door GO geleverde producten en koppelvlakken.
Toelichting op ondersteuning na oplevering
§ Alle contracten hebben een standaard looptijd van 5 jaar en worden daarna automatisch verlengd met een termijn van telkens 1 jaar, tenzij expliciet anders overeengekomen in het investeringsvoorstel. Vervolgens is het contract jaarlijks opzegbaar, met een opzegtermijn van tenminste 3 maanden.
§ Indien de in deze offerte aangeschafte producten of diensten voor hun functioneren afhankelijk zijn van andere, reeds door de klant aangeschafte producten of diensten van GO, dan worden de aan die producten en diensten gekoppelde contracten automatisch verlengd tot de einddatum van deze overeenkomst. Tevens wordt de ‘toelichting op de offerte’ van deze overeenkomst van toepassing verklaard voor alle gerelateerde lopende overeenkomsten.
§ De werking van de publicatie- en beheeromgeving is gegarandeerd voor de versie(s) van platformen en browsers zoals gespecificeerd in de bij de productversie behorende releasenotes. Het supportcontract geldt uitsluitend voor deze versies.
§ Het supportcontract is uitsluitend van toepassing op geleverde software. Eventuele storingen veroorzaakt door storingen in de hardware vallen buiten dit supportcontract en worden op basis van nacalculatie op uw verzoek verholpen.
§ U krijgt garantie op software & telefonische helpdesk. Uitgesloten van de garantiebepaling zijn storingen en gebreken die niet verwijtbaar zijn aan GO. Hieronder vallen ondermeer storingen in de te koppelen applicaties, technische beperkingen in, of onbereikbaarheid van de te koppelen applicaties, te streng afgestelde beveiligingsinstellingen, gebrek aan medewerking van leveranciers van te koppelen applicaties.
§ Voor geleverde hardware geldt standaard een fabrieksgarantie van 1 jaar. Om de kans op storingen te verkleinen kunt u separaat een preventief onderhoudscontract voor hardware afsluiten.
Toelichting op veiligheid
§ De applicatiesoftware van GO is ontwikkeld voor publicatie van informatie via het internet naar algemene en/ of specifieke publieksgroepen. Wij adviseren u om selectief om te gaan met het publiceren van zeer vertrouwelijke stukken via webapplicaties en dit tot een minimum te beperken.
§ U bent zelf verantwoordelijk voor de productie van en het al dan niet openbaar maken van informatie. Publiceert u content met behulp van een koppeling vanuit uw Document Management Systeem (DMS), dan dient u daar aan te geven of informatie besloten of openbaar is. Hebt u geen DMS-koppeling en werkt u dus vanuit de beheeromgeving van GO. producten, dan dient u in deze beheeromgeving publicatierechten en metadata toe te kennen. Wij adviseren u zeer zorgvuldig om te gaan met publicatie van vertrouwelijke informatie: let er goed op dat u deze als besloten informatie typeert. GO aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor inhoud, metadata en publicatierechten van content.
§ Voor een veilig gebruik van webapplicaties adviseren wij u om een gedegen veiligheidsbeleid te formaliseren, met daarin ondermeer aandacht voor thema’s als rechten, wachtwoordbeleid en publicatiebeleid.
§ Voor optimale zekerheid adviseren wij u door een derde partij securitytoetsen uit te laten voeren op de bij u geïmplementeerde oplossingen. Voor uw en onze veiligheid heeft GO diverse geautomatiseerde securitysystemen in gebruik. Om onnodige verstoring van uw productieomgevingen te voorkomen horen wij graag wanneer u beveiligingstoetsen uitvoert en welke reactie u van GO verwacht.
§ GO is niet aansprakelijk voor kosten die voortvloeien uit een inbraak(poging) of andere acties van derden welke de performance en veiligheid van de applicatie negatief beïnvloeden. GO neemt preventieve maatregelen en zal bij calamiteiten trachten de overlast en schade tot een minimum te beperken.
§ Voor de sinds 2013 verplichte DigiD-audit bieden wij onze klanten de mogelijkheid om te profiteren van een collectieve TPM (Third Party Mededeling).
§ GO versleutelt dataverkeer en maakt hiervoor gebruik van SSL-sleutels. Alle SaaS-oplossingen maken gebruik van een GO.
ssl. Voor producten welke op het domein van de klant draaien, leveren klanten zelf een SSL-sleutel aan. GO implementeert deze sleutel tegen een vast tarief.
Pagina 15 van 17 Offertenummer 339/20/08 offertenummer 281/15/04
Toelichting op streamingdiensten (GO. raadsinformatie)
§ U krijgt de streamgenerator in een gesloten doos aangeleverd.
§ Uw systeembeheerder of AV-leverancier dient het apparaat te plaatsen en aan te sluiten in uw rack. De standaard
streamgenerator is een professionele 2U rackserver, geschikt voor zowel een standaard rack als een AV-rack (diepte 45cm).
Let op: omdat sommige (AV)-racks afwijkende formaten kennen adviseren wij u om op voorhand te testen of de
streamgenerator past in uw specifieke rack. Let ook op scharnierpunten, deuren, bekabeling, etc. Mocht u geen passend rack hebben, dan kan GO u tegen meerprijs een geschikt rack aanbieden.
§ Voor een optimale werking adviseren wij u de streamgenerator te plaatsen in een professionele omgeving: een rack of AV-rack, met afgesloten en beveiligde deur in een stofvrije en gekoelde omgeving. Losse plaatsing in een openbare ruimte raden wij dringend af in verband met mogelijke geluidshinder en de kans op beschadiging. Het apparaat mag uitsluitend op verzoek van GO (tijdelijk) uitgeschakeld worden.
§ Standaard is een capaciteitsreservering van 100 slots (gelijktijdige kijkers) bij het streamingabonnement inbegrepen. Daarboven kan naverrekening plaatsvinden a € 0,12 per extra slot.
§ Voor een goede werking dient u zorg te dragen voor: aanlevering van 230V-stroom, dedicated internetverbinding (nadrukkelijk zonder proxyserver!) van voldoende capaciteit, composiet audiosignaal van voldoende signaalsterkte en sprekersinformatie vanuit uw vergadersysteem via TCP/IP-protocol (geen COM-poort of RS232). In uw netwerk dienen de volgende poorten open te staan: 80 (http), 443 (https), 80 (https), 1935 (rtmp). Let op: vanaf model 1 maart 2014 is de streamgenerator voorzien van 2 230V voedingen, welke beide door u aangesloten dienen te worden op het stroomnetwerk.
§ Voor automatische sprekersmarkeringen dient uw vergadersysteem vergaderpost-id’s inclusief namen van sprekers in correct formaat (conform GO. glo, op verzoek zenden wij u deze toe) aan te leveren bij de streamgenerator.
§ GO is op geen enkele wijze verantwoordelijk voor de werking van niet in deze offerte opgenomen overige systemen, zoals bijvoorbeeld vergadersysteem of camerasysteem, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen in het investeringsvoorstel.
§ Plaatst u agendapuntmarkeringen met een laptop, dan dient deze laptop gebruik te maken van een vaste en betrouwbare internetverbinding; het gebruik van WiFi voor het beheer van deze toepassing raden wij nadrukkelijk af. Let op: gebruik niet dezelfde internetverbinding als uw Raad, Staten of publieke tribune. Deze kent piekbelastingen, welke de performance van GO. raadsinformatie nadelig kunnen beïnvloeden. Schakel voor een correcte werking van agendapuntmarkeringen altijd de tijdsynchronisatie op uw beheerlaptop aan!
§ Graag wijzen wij u nog op uw verplichting vanuit de archiefwet om van alle vergaderingen een lokale gebruikerskopie met zo gering mogelijke compressie op (bijvoorbeeld) een HDD-recorder op te slaan en vervolgens op een fysieke informatiedrager te archiveren. Het kan zijn dat GO bij u een kopie opvraagt mocht het automatisch archiveren van een vergadering onverhoopt mislukt zijn.
Toelichting op hostingdiensten
§ GO verzorgt de hosting van de door haar geleverde applicaties. Per product is hiervoor een post in het investeringsvoorstel opgenomen. U hebt de keuze uit verschillende hostingvormen, zoals shared hosting, dedicated hosting en VServer hosting. In SaaS-contracten is de hostingcomponent in het SaaS-tarief opgenomen. Indien er sprake is van overschrijding van een vaste storage- of trafficbundel vindt periodiek naverrekening plaats.
§ GO configureert haar servers specifiek voor een goede performance van de gehoste GO. producten.
§ Wij garanderen 99,5% uptime voor onze servers.
§ Onze servers zijn ondergebracht in professionele datacenters in Nederland. Toegang tot serverruimte is alleen op speciaal verzoek mogelijk.
§ U bent zelf geheel verantwoordelijk voor de content die u plaatst op de servers. U blijft zelf de eigenaar van alle door u gepubliceerde content. Let u er goed op dat u geen inbreuk maakt op copyrights van derden en geen content publiceert welke in strijd is met de bepalingen van het Nederlands recht.
§ GO is in geen enkel geval aansprakelijk voor schade ontstaan door inbraak of overmacht zoals bijvoorbeeld binnenlandse onlusten, netwerkaanval, DoS of DDoS-attacks, mobilisatie, oorlog, brand, of wetswijzigingen.
§ Periodiek maken wij een backup van door ons gehoste applicaties en content. Tegen een standaard dienstverleningstarief kunnen wij u op verzoek een kopie leveren. Na afloop van de overeenkomst hebben wij het recht om de applicatiesoftware en content te vernietigen.
§ Wij kunnen voor u de aanvraag en het onderhoud van domeinnamen verzorgen tegen een standaardtarief. Indien wij een domeinnaam voor u registreren verlenen wij medewerking aan verzoeken van u tot verhuizing, overdracht of opzegging ervan.
§ Voor het gebruik van IP-adressen rekenen wij een (kleine) jaarlijkse vergoeding per adres.
§ Indien u externe dienstverleners opdracht geeft tot het spideren van uw door GO site(s) en applicaties, stelt u dan eerst GO op de hoogte van uw voornemen. Wij toetsen eerst of spidering de continuïteit van webhosting niet verstoort. Dit geldt ook voor door u zelf ontwikkelde oplossingen voor spidering. Wij vragen voor de begeleiding een standaard projectmanagementtarief.
§ U bent zelf geheel verantwoordelijk voor een goed beheer van verstrekte wachtwoorden voor toegang tot de gehoste applicaties.
§ Groot-onderhoud aan servers vindt standaard plaats in daluren. Uitsluitend bij een acute situatie kan ook onderhoud tijdens kantooruren plaatsvinden.
§ Voor medewerking aan door u geïnitieerde securitytesten brengen wij ons standaard projectmanagementtarief in rekening.
§ Een bij uw organisatie geïnstalleerde proxyserver kan de werking van de door ons gehoste applicaties beïnvloeden. Wij kunnen u bij bijzondere vraagstukken verzoeken om het verkeer naar en van de applicatie buiten uw proxy om te leiden. U kunt zelf eenvoudig testen of het vraagstuk betrekking heeft op uw proxy-instellingen, door met een andere internetverbinding (bij u thuis bijvoorbeeld) een test te doen. Doet zich het probleem dan niet voor, treed dan in overleg met uw systeembeheerder over de proxy-instellingen.
§ Voor vragen over hosting kunt u tijdens kantooruren bellen met de GO. servicedesk, bereikbaar op 050 – 5757 848.
Toelichting op webservices
§ Daar waar in de offerte gesproken wordt over een koppelvlak met een applicatie van u (bijvoorbeeld een document
management systeem , zaaksysteem, GBA-voorziening, of andere systemen) zijn wij voor de uitvoering afhankelijk van de door u ter beschikking gestelde webservice. Dit is de webservice die behoort bij uw applicatie en die gegevensuitwisseling met andere systemen regelt.
§ U staat garant voor de beschikbaarheid en het goed functioneren van uw webservices en stelt zowel een test- als
productieomgeving beschikbaar. U voert een duidelijke regierol naar alle betrokken leveranciers. Uiterlijk binnen een maand na uw akkoord op dit voorstel kan GO beschikken over deze dienst, tenzij anders afgesproken wordt.
§ U verzorgt zelf het onderhoud op uw webservice, uw deel van het koppelvlak. Bij voorgenomen wijzigingen stelt u GO hiervan op de hoogte. Indien de wijzigingen de werking van het de webservice van GO beïnvloeden vindt eerst afstemming plaats met GO. Bij wederzijds akkoord verzorgen wij de aanpassingen in onze webservice op basis van nacalculatie.
§ Ook via de GO. gebruikersgroep kunt u een voorstel tot aanpassing van de GO. webservice voor het betreffende koppelvlak indienen. Na honoratie wordt de aanpassing in een volgende release van het GO. koppelvlak meegenomen. Hiervoor gelden dan de condities van het servicecontract Compleet van het betreffende koppelvlak: u betaalt uitsluitend de
implementatiekosten.
Toelichting op eFormulieren (GO. cms enterprise – formulierenserver)
§ Gemma eFormulieren worden standaard afgewerkt met StUF EF configuratie conform het in het investeringsvoorstel genoemde versienummer van StUF EF. Zowel formulieropbouw als de mapping zijn afgestemd op StUF EF. Het aantal te leveren eFormulieren wordt in het investeringsvoorstel benoemd.
§ Hebt u een onderhoudsabonnement op Gemma eFormulieren afgesloten, dan verzorgt GO het onderhoud en beheer van deze formulieren. GO is op geen enkele wijze verantwoordelijk voor de inhoud van de Gemma eFormulieren en wijzigingen in de Gemma-standaard. De standaard wordt nadrukkelijk op landelijk niveau door KING vastgesteld, GO is volgend. Ook een eventueel besluit van KING om bepaalde formulieren te laten vervallen wordt door GO gevolgd.
§ eFormulieren kunnen op maat en tegen meerprijs worden afgewerkt conform uw StUF ZKN formaat. Formulieropbouw, mapping en XML worden dan op maat afgestemd op uw eigen zaakdefinitie.
§ Zowel Gemma eFormulieren conform StUF EF als conform StUF ZKN mogen na de oplevering nadrukkelijk niet gewijzigd worden door de klant. Onderhoud mag uitsluitend plaatsvinden door GO. Brengt de klant zelf wijzigingen aan dan raakt de koppeling met een zaaksysteem vrijwel zeker defect.
§ Klanten kunnen met de GO. formulierenserver ook zelf eFormulieren bouwen. Standaard worden de orders per e-mail naar de mailbox van de klant verzonden. Wilt u orders van deze formulieren ook verwerken in uw zaaksysteem, dan kan GO op basis van nacalculatie een mapping in het formulier aanbrengen welke overeenkomst met de mapping in uw zaaksysteem. Let u goed op dat u de eFormulieren bouwt die voldoen aan de minimale vereisten van StUF ZKN.
§ Klanten zijn zelf geheel verantwoordelijk voor een correcte mapping in het zaaksysteem, zodat orders via eFormulieren automatisch verwerkt kunnen worden. Als u de mapping in uw zaaksysteem wenst aan te passen kan GO op basis van nacalculatie de mapping in het corresponderende eFormulier aanpassen.
Toelichting op overige zaken
§ GO krijgt de mogelijkheid de naam van de klant op te nemen in haar referentielijst.
§ Afbeeldingen in deze offerte zijn illustratief en kunnen afwijken van hetgeen geleverd wordt. Aan de afbeeldingen in deze offerte kunnen geen rechten worden ontleend ten aanzien van onder meer functionaliteit en vormgeving.
§ Deze offerte is gebaseerd op de algemene voorwaarden van GO b.v. Mochten eventueel contractueel andere inkoopafspraken gemaakt worden, of andere inkoopvoorwaarden van toepassing worden verklaard, dan nog blijft GO b.v. enig eigenaar van alle broncoderechten. Broncoderechten worden nimmer overgedragen.
§ Voor optimale toegankelijkheid en functioneren dient content aan apps te worden aangeboden in pdf-formaat. Dit betekent dat bronbestanden geconverteerd dienen te worden naar pdf. De conversie kunt u het beste vanuit uw eigen
kantoorautomatisering regelen: dit levert de beste resultaten. Wilt u echter niet zelf de conversie verzorgen, overweeg dan de aanschaf van het product GO. raadsinformatie - converter MS Word naar pdf. Let wel: sommige MS Word-documenten kennen bijzondere opmaakcodes. Automatische conversie naar pdf kan dan leiden tot een afwijkende opmaak.
§ Eventuele schadeclaims van klanten op GO, waarvan de claim groter is dan de initiële opdrachtsom, worden door GO nadrukkelijk afgewezen.
§ Bij aanschaf van de GO. app – ipad voor interne gebruiksdoeleinden van de klant verstrekt de klant aan GO een Enterprise Licence Code. Deze implementeert GO in de GO. appmarket, voor directe distributie van de app. Door uitlevering via de GO.
appmarket hoeft niet gewacht te worden op formele goedkeuring van Apple, zoals het geval is bij distributie via de Apple AppStore. GO kan u daarmee veel sneller van dienst zijn bij uitlevering van (service)releases. Separaat daarvan kan uitlevering voor burgers plaatsvinden via de Apple AppStore.
Pagina 17 van 17 Offertenummer 339/20/08 offertenummer 281/15/04
Toelichting servicecontracten Basis en Compleet
Servicecontract Basis (inbegrepen)
§ Voor de volgende hoofdproductgroepen kunt u een servicecontract Basis aanschaffen: GO. raadsinformatie, GO. app – ipad, GO. app – android, TabSign, GO. digitale dienstverlening, GO. cms enterprise, GO. search en GO. koppelvlak.
§ Telefonische toegang tot het team van de GO. servicedesk tijdens kantooruren, bereikbaar op 050 – 5757 848: 5 uur telefonische ondersteuning per jaar tijdens kantooruren per hoofdproductgroep zoals hierboven vermeld.
§ Toegang tot de online servicedesk: http://servicedesk.gemeenteoplossingen.nl
§ Garantie op storingsvrij werken voor de in de bijbehorende releasenotes genoemde platforms, besturingssystemen, browsers en tablets. Eventuele storingen worden conform SLA verholpen.
§ Garantie dat de applicatie blijft werken als de server waarop deze gehost wordt een update heeft gehad en dit een server onder beheer van GO is.
§ Correcte werking van een specifieke release wordt beperkt gegarandeerd. GO ondersteunt altijd 2 versienummers.
Bijvoorbeeld: u heeft versie 4.2 en inmiddels is 4.4 verschenen, dan vervalt bij de eerstvolgende release na 4.4 de
ondersteuning op uw versie 4.2. Uitsluitend storingen van het type A en B (zoals genoemd in de SLA) worden verholpen in de verouderde release, in dit voorbeeld versie 4.2 en versie 4.4. Storingen van het type C worden verholpen in de eerstvolgende release. Bij eventuele performanceproblemen kunt u alsnog uw versie te laten updaten naar het meest recente versienummer, door gelijktijdige aanschaf van alle tussenliggende releases.
§ Jaarlijks functionele checkup van de applicatie en een advies voor inzet van nieuwe releases.
§ Responstijd bij storingsmeldingen conform de specificaties in het SLA.
§ Uitgesloten van het servicecontract zijn werkzaamheden die voortvloeien uit wijzigingen in gekoppelde systemen van derden (zoals bijvoorbeeld uw midofficeapplicaties) waardoor de wijze van gegevensuitwisseling moet worden aangepast. Deze werkzaamheden worden uitgevoerd op basis van nacalculatie.
Servicecontract Compleet (meerprijs)
§ Voor de volgende hoofdproductgroepen kunt u een upgrade van servicecontract Basis naar Compleet aanschaffen:
Hoofdproductgroepen zijn: GO. raadsinformatie, GO. app – ipad, GO. app – android, TabSign, GO. digitale dienstverlening, GO. cms enterprise, GO. search en GO. koppelvlak.
§ Service zoals genoemd in het servicecontract Basis (zie boven).
§ Garantie op verbetering van bestaande functionaliteit en nieuwe functionaliteit door middel van implementatie van nieuwe releases. Invulling van de releases onder meer conform de wensen van de GO. gebruikersgroep. Aanmelding voor een betaald lidmaatschap van de GO. gebruikersgroep kan via go-gebruikersgroep.ning.com.
§ Recht op twee nieuwe productreleases per hoofdproductgroep per jaar. Implementatiekosten per hoofdproductgroep per release bedragen € 380 (exclusief 21% B.T.W. en jaarlijkse indexatie) en worden separaat in rekening gebracht.
§ Nieuwe releases worden periodiek bij u in een acceptatie-omgeving aangeboden. Wijst u een nieuwe release af, om gronden anders dan een technische storing, dan kan uw product niet langer ondersteund worden op de betreffende hostingomgeving.
Veiligheidsrichtlijnen verplichten ons om binnen een vastgestelde periode alle producten op de betreffende hostingomgeving naar de nieuwste versie te migreren. U ontvangt bij afwijzing van de nieuwe release een voorstel voor verhuizing van uw applicatie naar een omgeving welke niet onder het strenge veiligheidsregime valt.
§ Uitgesloten van het servicecontract zijn werkzaamheden die voortvloeien uit wijzigingen in gekoppelde systemen van derden (zoals bijvoorbeeld uw midofficeapplicaties) waardoor de wijze van gegevensuitwisseling moet worden aangepast. Deze werkzaamheden worden uitgevoerd op basis van nacalculatie.
FlexiSupport-contract (optioneel)
§ Voor het uitvoeren van kleine werkzaamheden buiten de offerte kunt u een FlexiSupport-contract afsluiten. Dit is een strippenkaart die u met een bepaald bedrag kunt opwaarderen. Kleine werkzaamheden worden na uw goedkeuring afgeschreven van het saldo.
§ Het saldo op uw FlexiSupport-contract is 1 jaar geldig. U kunt de geldigheid van een eventueel resttegoed verlengen door het FlexiSupport-contract opnieuw op te waarderen.
Upgrade naar 24/7 support
§ Bovengenoemde service wordt standaard geleverd tijdens kantooruren. Tegen meerprijs kunt u separaat een contract afsluiten voor 24/7 support. Informeert u vrijblijvend naar de mogelijkheden.
