Citation for published version (APA):
Jonkers, E. H., & Technische Universiteit Eindhoven (TUE). Stan Ackermans Instituut. Architectural Design Management Systems (ADMS) (2012). Sturing op prestatie: sturen op de meest recente prestatie-eisen tijdens het ontwikkelingsproces van schoolgebouwen. Technische Universiteit Eindhoven.
Document status and date: Gepubliceerd: 01/01/2012
Document Version:
Uitgevers PDF, ook bekend als Version of Record
Please check the document version of this publication:
• A submitted manuscript is the version of the article upon submission and before peer-review. There can be important differences between the submitted version and the official published version of record. People interested in the research are advised to contact the author for the final version of the publication, or visit the DOI to the publisher's website.
• The final author version and the galley proof are versions of the publication after peer review.
• The final published version features the final layout of the paper including the volume, issue and page numbers.
Link to publication
General rights
Copyright and moral rights for the publications made accessible in the public portal are retained by the authors and/or other copyright owners and it is a condition of accessing publications that users recognise and abide by the legal requirements associated with these rights. • Users may download and print one copy of any publication from the public portal for the purpose of private study or research. • You may not further distribute the material or use it for any profit-making activity or commercial gain
• You may freely distribute the URL identifying the publication in the public portal.
If the publication is distributed under the terms of Article 25fa of the Dutch Copyright Act, indicated by the “Taverne” license above, please follow below link for the End User Agreement:
www.tue.nl/taverne Take down policy
If you believe that this document breaches copyright please contact us at: openaccess@tue.nl
Sturing op Prestatie
E.H. Jonkers MSc
Bedrijfsopdracht ADMS, 2012
Sturing op Prestatie
Sturen op de meest recente prestatie‐eisen
tijdens het ontwikkelingsproces van
schoolgebouwen
E.H. (Eline) Jonkers MSc
© 2012 Architectural Design Management Systems Stan Ackermans Instituut
Sturing op Prestatie
Sturen op de meest recente prestatie‐eisen tijdens het ontwikkelingproces
van schoolgebouwen
A catalogue record is available from the Eindhoven University of Technology Library ISBN: 978‐90‐444‐1110‐2 (Eindverslagen Stan Ackermans Instituut; 2012/009) Afbeelding voorkant gebasseerd op: Ark, M. van, e.a. (2009). ‘Leidraad voor Systems Engineering binnen de GWW‐sector’. Prorail en Rijkswaterstaat: Den Haag
Sturing op Prestatie
Sturen op de meest recente prestatie‐eisen tijdens het ontwikkelingproces
van schoolgebouwen
Auteur Begeleidingscommissie E.H. (Eline) Jonkers L.M. (Leo) van Wijchen Stichting Carmelcollege H. (Harry) Vedder M3V; Platform Onderwijshuisvesting J.P. (Jean Paul) Hofkens Nul25; Platform Onderwijshuisvesting J.H.J.M. (Jack) Smeets Opdrachtgevers Arcadis; Platform Onderwijshuisvesting Stichting Carmelcollege Platform Onderwijshuisvesting Dhr. H.J.P. (Harry) Timmermans TU/e (Voorzitter) Dhr. C.J.E. (Clemens) Witteveen TU/e (Begeleider Bouwkunde) Datum Dhr. C.J.T.M. (Kees) Kokke Januari 2012 TU/e (Begeleider Bedrijfskunde)V
oorwoord
Dit rapport is het resultaat van een bedrijfsopdracht die ter afronding van de postdoctorale opleiding Architectural Design Management Systems (ADMS) is uitgevoerd. ADMS is een tweejarig technologisch ontwerpers programma en is onderdeel van de 3TU.School for Technological Design, Stan Ackermans Institute (SAI). De opleiding is ontwikkeld door het Departement of the Built Environment en de faculteit Industrial Engineering & Innovation Sciences van de Technische Universiteit Eindhoven.
Tijdens de opleiding ADMS ontwikkeld de cursist competenties voor het ontwerpen, inrichten en managen van ontwerpprocessen voor complexe bouw‐ en/of stedebouwkundige projecten. De competenties worden verworven door middel van casestudies en theoretische vakken. De opleiding wordt afgesloten met een bedrijfsopdracht, waarin de opgedane kennis en ervaring worden toegepast in de praktijk.
De bedrijfsopdracht waarvan dit rapport het resultaat is, liep van juni 2011 tot en met januari 2012 in opdracht van Stichting Carmelcollege en Platform Onderwijshuisvesting. Voor deze organisaties heb ik een onderzoek uitgevoerd en een ontwerp gemaakt van een systematische aanpak voor het sturen op prestatie‐eisen tijdens het ontwikkelproces van schoolgebouwen.
Dit rapport maakt deel uit van een serie bedrijfsopdrachten die alle mede in opdracht van het Platform Onderwijshuisvesting zijn uitgevoerd. Het eerste onderzoek richtte zich op het ontwikkelen van een evaluatie‐ instrument voor schoolgebouwen en is verricht door Wouter Roemaat in opdracht van Service Centrum Scholenbouw en Platform Onderwijshuisvesting. Deze bedrijfsopdracht is het tweede onderzoek dat zich richt op het ontwikkelproces van schoolgebouwen en het sturen op de meest recent vastgestelde prestatie‐eisen. Het derde onderzoek zal in 2012 door Gerrie KleinJan worden verricht in opdracht van Service Centrum Scholenbouw en Platform Onderwijshuisvesting. Dit derde onderzoek zal zich richten op gebruikersparticipatie tijdens het ontwikkelproces van schoolgebouwen.
Bij deze zou ik graag de opdrachtgevers Stichting Carmelcollege en Platform Onderwijshuisvesting bedanken voor het mogelijk maken van dit onderzoek en voor al hun enthousiasme, wat het voor mij extra plezierig maakte om aan dit onderzoek te werken. Daarnaast wil ik ook de begeleidingscommissie van de Technische Universiteit Eindhoven bedanken voor alle ondersteuning, fijne gesprekken en goede raad. Grote dank is verschuldigd aan alle mensen die hebben meegewerkt aan dit onderzoek door het openhartig delen van hun ervaringen en kennis. Tenslotte wil ik Cyriel, Michelle en medecursisten van ADMS bedanken voor alle inspirerende gesprekken, corrigeren van tekst, steun en vertrouwen. Eindhoven, januari 2012 Eline Jonkers MSc.
S
amenvatting
Dit onderzoek is verricht in opdracht van Stichting Carmelcollege en POH. Stichting Carmelcollege is een organisatie die veertien instellingen in het voortgezet onderwijs onder haar beheer heeft. POH is een vereniging van een aantal grote adviesbureaus die zich onder andere richten op onderwijshuisvesting.
Het is van belang dat onderwijshuisvesting voldoet aan de eisen die nodig zijn voor een goede werk‐ en leeromgeving. Voldoen aan deze eisen is dan ook het streven van veel schoolorganisaties als zij een ontwikkelproces starten voor een nieuw schoolgebouw, of een bestaand schoolgebouw gaan verbouwen. Toch heeft Stichting Carmelcollege geconstateerd dat het regelmatig voorkomt dat schoolgebouwen na oplevering niet naar verwachting presteren. Het kost de schoolorganisatie vervolgens veel geld om aanpassingen door te voeren om het gebouw alsnog te laten voldoen aan de eisen die aan het schoolgebouw worden gesteld. Om na oplevering te kunnen beschikken over een schoolgebouw dat voldoet aan de wensen en eisen is het wenselijk dat er tijdens het ontwikkelproces (ontwerp en realisatie) consequent gestuurd worden op de prestatie‐eisen die beschreven staan in het Ruimtelijk/Functioneel en Technisch Programma van Eisen (PvE). Het sturen op de prestatie‐eisen is complex, omdat er gedurende het ontwikkelproces regelmatig prestatie‐ eisen worden gewijzigd of aangevuld. Dit komt mede door voortschrijdend inzicht, technologische ontwikkelingen, wijzigingen in het onderwijsconcept of maatschappelijke ontwikkelingen. Een opdrachtgever voor scholenbouwprojecten zou willen borgen dat de betrokken partijen gedurende het ontwikkelproces blijven sturen op de meest recent afgesproken prestatie‐eisen. Op dit moment is dat voor de opdrachtgever nog onvoldoende mogelijk, daarom luidt de probleemstelling van dit onderzoek als volgt: 'Voor de opdrachtgever van een schoolgebouw is het onvoldoende mogelijk om in het ontwikkelproces (ontwerp & realisatie) tijdig vast te stellen dat de eventueel gewijzigde prestatie‐eisen zijn geborgd. Hierdoor is onduidelijk of betrokken partijen tijdens het proces voldoende sturen op de meest recent afgesproken prestatie‐eisen, met als gevolg dat na oplevering het schoolgebouw vaak niet aan alle prestatie‐eisen voldoet.'
Om in te spelen op deze problematiek is het doel van dit onderzoek om een systematische aanpak te ontwikkelen, die het voor opdrachtgevers mogelijk maakt om meer gestructureerd en efficiënt toe te zien op de sturing op de prestatie‐eisen. Om aan dit doel te kunnen voldoen is de volgende hoofdvraag geformuleerd: ‘Op welke manier kan de opdrachtgever van scholenbouw projecten borgen dat de betrokken partijen tijdens het ontwikkelproces (ontwerp en realisatie) sturen op de meest recent vastgestelde prestatie‐ eisen, zodat deze worden gerealiseerd?’ Voor het beantwoorden van deze hoofdvraag zijn een aantal deelvragen geformuleerd die uiteindelijk leiden tot de oplossing. Allereerst is het begrip borgen en besturen van een projectorganisatie vanuit het oogpunt van de opdrachtgever bekeken. Hieruit kwam naar voren dat gedurende de diagnosefase van dit onderzoek gekeken moet worden naar sturing van processen op prestatie‐eisen en de manier waarop dit volgens de literatuur zou moeten gebeuren en hoe dit in de praktijk wordt gedaan.
Voor de praktijk situatie zijn vier casestudies bestudeerd om er achter te komen hoe er in de huidige situatie gestuurd wordt op prestatie‐eisen tijdens het ontwikkelproces. Naast een beschreven analyse van de casestudy kwamen er sterkten en zwakten naar voren. Deze vier casestudies zijn vergeleken met de bevindingen uit de literatuur. Onderwerpen uit de verschillen tussen de huidige situatie en de literatuur (die als een ideaal‐situatie beschouwd wordt) en die tevens als zwakten zijn getypeerd door de geïnterviewden kunnen gezien worden als verbeterpunten in de sturing van het ontwerpproces op prestatie‐eisen. Deze zijn als randvoorwaarden voor het te ontwerpen instrument geformuleerd. De randvoorwaarden zijn: Bevorderen van de ontwikkeling en vastlegging van de prestatie‐eisen (beheer PvE document, borging wijzigingen) Bevorderen van het terugkoppelen naar de meest recente prestatie‐eisen (toetsing en controle) Bevorderen van de communicatieterugkoppeling tussen de overlegorganen (toetsing en controle) Bevorderen van de bouworganisatie (transparantie, besluitvorming, verdeling taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden)
Met behulp van deze randvoorwaarden, de literatuur en de specificaties die afkomstig zijn van de opdrachtgevers, zijn er ontwerpuitgangspunten geformuleerd voor het te ontwikkelen instrument. Deze ontwerpuitgangspunten dienden als toetsingskader voor het ontwerp. De uitgangspunten zijn ook meegenomen in de vragen die gesteld zijn tijdens validatie‐gesprekken met experts.
Het instrument dat, in eerste instantie, is ontwikkeld voor Stichting Carmelcollege en POH is een systematische aanpak voor de sturing op prestatie‐eisen. Door het instrument te valideren met experts met een brede ervaring in scholenbouw heeft het instrument een meer algemene toepasbaarheid gekregen. De systematiek bestaat uit vier systeemlagen, deze zijn weergegeven in figuur 1 op de volgende pagina. Het instrument is vormgegeven in een handzaam vierkant boekje, waarin elke laag met een kleur is weergegeven. Elke laag is toegelicht met een beschrijving van het doel van de laag en een toelichting over het gebruik.
De eerste laag beschrijft de context, het ontwikkelproces, met daarin de aspecten die van belang zijn bij de sturing op prestatie‐eisen. De tweede laag zoomt verder in op de PDCA‐cyclus (Fröhlichs, 2002), omdat deze cyclus gedurende het gehele ontwikkelproces terugkomt en de kern vormt van de sturing op prestatie‐eisen. De derde heeft een actie gerichte benadering waardoor de uitwerking van de PDCA‐cyclus beperkt blijft tot de ‘Check’ en de ‘Act’. Tijdens deze stappen in de PDCA‐cyclus wordt gecontroleerd of het ontwerp of de uitvoering voldoet aan de eisen en er gereageerd wordt wanneer dit niet het geval is. De vierde laag betreft hulpbladen, die hulpmiddelen of achtergrondinformatie geven die nodig zijn bij het vervullen van taken uit de bovenliggende lagen.
Doordat het ontwikkelde instrument in een systematische aanpak van de gewenste omgang met de sturing op prestatie‐eisen en de veranderingen van deze eisen voorziet, wordt het risico dat de prestatie‐eisen niet worden gerealiseerd beter beheersbaar. Dit geeft de opdrachtgever meer zekerheid dat er door de ontwerpende en uitvoerende partijen gestuurd blijft worden op de meest recent vastgestelde prestatie‐eisen en vormt hiermee tevens een antwoord op de in dit onderzoek gestelde hoofdvraag.
Inhoudsopgave
Voorwoord ... II Samenvatting ... IV Inleiding ... 2Deel 1| Inventarisatie
1 Onderzoeksverantwoording ... 6 1.1 Aanleiding ... 6 1.2 Probleemdefinitie ... 7 1.3 Opdrachtformulering ... 8 2 De context ... 12 2.1 Decentralisatie ... 12 2.2 Financiering ... 12 2.3 Bouwheerschap ... 13 2.4 De vraagzijde ... 13 2.5 Bouworganisatievormen ... 13 2.6 Onderwijsvisie ... 13 3 Borgen & Besturen ... 16 3.1 Definitie van ‘borgen’ ... 16 3.2 Besturen van een projectorganisatie ... 17 3.3 Conclusie en interpretatie ... 18Deel 2| Diagnose
4 Literatuuronderzoek: Sturen van processen op prestatie‐eisen ... 22 4.1 Opzet literatuur onderzoek ... 22 4.2 Wat is een proces? ... 22 4.3 Sturing van processen ... 24 4.4 Definiëring van het begrip ‘Prestatie‐eisen’ ... 27 4.5 Sturen van proces op prestatie‐eisen tijdens het ontwikkelproces van scholen ... 29 4.6 Conclusie & Interpretatie ... 32 5 Huidige situatie: Vier casestudies ... 34 5.1 Opzet onderzoek naar de huidige situatie ... 345.4 Casestudy Etty Hillesum Lyceum Het Vlier, Deventer: ... 39 5.5 Casestudy Augustinianum, Eindhoven: ... 41 5.6 Conclusie & Interpretatie ... 42 6 De Vergelijking ... 44 6.1 Doel van de vergelijking ... 44 6.2 De overeenkomsten en verschillen ... 44 6.3 Conclusie & Interpretatie ... 46
Deel 3| Ontwerp
7 De ontwerpuitgangspunten ... 50 8 Het instrument ... 52 8.1 De vorm ... 52 8.2 Het doel ... 52 8.3 De opbouw ... 53 8.4 De implementatie in het ontwikkelproces ... 55 8.5 Wat het instrument voor partijen betekent ... 56 8.6 Terugblik naar de casestudies ... 56 9 Conclusie en Aanbevelingen ... 58 Bronvermelding ... 60 Bijlage I: Begrippenlijst ... 66 Bijlage II: Stichting Carmelcollege ... 68 Bijlage III: Definities voor het begrip ‘proces’ ... 70 Bijlage IV: Interviewopzet ... 72 Bijlage V: Analyse casestudy Carmel College Salland, Raalte ... 74 Bijlage VI: Analyse casestudy Twents Carmel College, De Thij ... 82 Bijlage VII: Analyse casestudy Etty Hillesum Lyceum: Het Vlier ... 92 Bijlage VIII: Analyse casestudy Augustinianum ... 100 Bijlage IX: Validatie ... 106 Bijlage X: Onderzoeken voorafgaand aan dit onderzoek: de EGGO ... 110I
nleiding
Al decennia lang houden mensen zich bezig met het welbevinden van leerlingen in schoolgebouwen en vandaag de dag is het nog steeds een actueel onderwerp. Dit is niet vreemd, want een leerling presteert beter in een goed functionerend schoolgebouw met een gezond binnenklimaat. Om dit te kunnen bereiken moet er tijdens het ontwikkelproces van een nieuw of te verbouwen schoolgebouw gestuurd worden op de prestaties die het gebouw moet gaan leveren na de oplevering. Dit onderzoek richt zich op het vormgeven van een systematische aanpak voor opdrachtgevers van scholenbouwprojecten, zoals Stichting Carmelcollege, waarmee zij kunnen borgen dat de prestatie‐eisen die noodzakelijk zijn voor een goed functionerend schoolgebouw worden gerealiseerd. Bij dit onderzoek zijn twee organisaties betrokken, namelijk Stichting Carmelcollege te Hengelo en Platform Onderwijshuisvesting. Deze organisaties zullen hier kort worden toegelicht.
Stichting Carmelcollege
Stichting Carmelcollege (SCC) is een stichting die 14 instellingen voor het voortgezet onderwijs onder haar hoede heeft. Deze instellingen bevinden zich op ruim 50 locaties verspreid over Nederland, waarvan het merendeel zich in de provincie Overijssel bevindt. Op deze locaties wordt er lesgegeven aan in totaal 35.000 leerlingen binnen een breed onderwijsaanbod. Dit brede onderwijsaanbod is het resultaat van de schaalvergroting die in 1990 is ingezet door het toenmalig Ministerie van Onderwijs en Wetenschappen [1]. Verdere informatie over de Stichting is beschreven in Bijlage II.
Platform Onderwijshuisvesting
Het Platform Onderwijshuisvesting (POH) is een vereniging van een aantal grote adviesbureaus die gericht zijn op onderwijshuisvesting. De deelnemende organisaties wisselen kennis uit om daarmee een hogere kwaliteit binnen het maatschappelijk vastgoed aan te kunnen bieden aan hun opdrachtgevers [2]. De doelen van het POH binnen het maatschappelijk vastgoed richten zich op huisvesting‐ en vastgoedadvies, kennis vergaring en kennis deling, dienstverlening aan de leden en professionalisering van de opdrachtgevers [3]. Het POH onderneemt verschillende activiteiten om haar doelen te kunnen behalen. Voorbeelden van dergelijke activiteiten zijn de verschillende onderzoeken die het platform uitvoert of laat uitvoeren, het ontwikkelen van gezamenlijke producten of diensten, het voeren van promotie en overleg met de (landelijke) overheid en maatschappelijke organisaties. Referenties 1] ‘Over Carmel’, http://www.carmel.nl, laatst geraadpleegd op: 30 mei 2011 2] ‘Platform Onderwijshuisvesting’, http://www.platformonderwijshuisvesting.nl, laatst geraadpleegd op 25 maart 2011 3] Roemaat, W (2011). ‘Het ontwerpen van een evaluatiemodel voor schoolgebouwen. De aansluiting tussen gebruiker en gebouw.’ Publicatie ADMS; Eindhoven
Leeswijzer Dit rapport bestaat uit drie delen. Het eerste deel beschrijft de inventarisatie. Hier wordt in hoofdstuk 1 de onderzoeksverantwoording beschreven met daarin de aanleiding, de probleemstelling, de vraagstelling en de aanpak. In hoofdstuk 2 zal de context beschreven worden waarbinnen een schoolgebouw ontwikkeld wordt en waarbinnen het te ontwikkelen instrument moet functioneren. Hoofdstuk 3 geeft een korte beschrijving over borgen en besturen, dit hoofdstuk vormt tevens een inleiding voor het tweede deel van dit rapport. Het tweede deel beschrijft de diagnose. Hierin wordt in hoofdstuk 4 een theoretische beschrijving gegeven die een ideaalsituatie schets. Hoofdstuk 5 beschrijft de huidige situatie aan de hand van 4 casestudies. Vervolgens wordt in hoofdstuk 6 een vergelijking gemaakt tussen de theorie en de praktijk, waaruit randvoorwaarden komen die van belang zijn voor het ontwikkelen van de ontwerpuitgangspunten voor het instrument.
Het derde deel van dit rapport beschrijft het ontwerp. Hierin worden in hoofdstuk 7 de uitgangspunten gegeven waaraan het instrument moet voldoen. Een toelichting op het ontwikkelde instrument staat beschreven in hoofdstuk 8. Dit derde deel wordt afgesloten met conclusies en aanbevelingen. Tenslotte worden er nog een bronnenlijst en een aantal bijlagen gegeven waarnaar in de tekst wordt verwezen.
Deel 1
︱
Inventarisatie
1
O
nderzoeksverantwoording
In dit hoofdstuk wordt de verantwoording van dit onderzoek beschreven. Allereerst zal er ingegaan worden op de aanleiding van dit onderzoek. Vervolgens komen de probleemdefinitie en de opdrachtformulering van dit onderzoek aan bod. Ten slotte zal er een beschrijving van de aanpak gegeven worden.
1.1 Aanleiding
Het beleid van Stichting Carmelcollege is er op gericht om aandacht te besteden aan goede werk en leeromstandigheden en de uitstraling, beleving en vormgeving van het gebouw. Daarnaast wil Stichting Carmelcollege energiezuinige, duurzame en onderhoudsarme schoolgebouwen [1]. Ondanks dit veelbelovende beleid heeft Stichting Carmelcollege toch geconstateerd dat er schoolgebouwen zijn die onder de maat presteren, het betreft zowel nieuwbouw als bestaande gebouwen. Dit terwijl het vastgoed van de organisatie juist een belangrijke rol vervult bij het behalen van de organisatiedoeleinden, namelijk het geven van onderwijs [1]. De huisvesting speelt een belangrijke rol bij onderwijs, omdat leerlingen minder goed presteren onder slechte omstandigheden die veroorzaakt worden door het binnenklimaat. Een slecht binnenklimaat geeft aantoonbaar meer gezondheidsklachten dan wanneer mensen werken in een gezonde omgeving [2].
De Stichting heeft ook geconstateerd dat voorheen de Programma’s van Eisen (ruimtelijk en technisch) per huisvestingsproject zowel inhoudelijk als kwalitatief vrij veel van elkaar verschilden. Om dat in de toekomst te voorkomen heeft Stichting Carmelcollege in samenwerking met Dijkoraad in 2010 een Standaard Technisch Programma van Eisen opgesteld dat bestaat uit drie delen, te weten: ‘Algemeen’, ‘Ruimtefuncties’ en ‘Principeschema’s’ [1]. Voor het Ruimtelijk Functioneel Programma van Eisen is een menukaart ontwikkeld door M3V.
De wensen en eisen van opdrachtgevers en gebruikers voor nieuw‐ en verbouw van schoolgebouwen staan doorgaans omschreven in een Functioneel Ruimtelijk en Technisch Programma van Eisen (PvE). De PvE’s spelen een belangrijke rol bij het realiseren van een schoolgebouw, omdat men verwacht dat de PvE’s een garantie vormen voor het verkrijgen van een goed presterend schoolgebouw. In de PvE’s wordt zoveel mogelijk een afstemming gemaakt tussen de toekomstige huisvesting en de onderwijsprocessen die zich in het gebouw gaan afspelen. De nieuwe huisvesting dient het onderwijs op een goede wijze te faciliteren, maar ook voldoende flexibel te zijn om veranderingen op eenvoudige wijze mogelijk te maken. Een nieuwe of verbouwde school zou na de oplevering aan de in de PvE’s gestelde eisen moeten voldoen, maar dit blijkt niet altijd het geval te zijn. Volgens onderzoek van Rijksbouwmeester Liesbeth van der Pol wonnen in het verleden zelfs schoolgebouwen die niet goed bleken te functioneren en niet voldeden aan de eisen die aan het schoolgebouw waren gesteld de Scholenbouwprijs. In het artikel ‘Geen uitreiking scholenbouwprijs’ (2010) wordt als voorbeeld een VMBO school vermeld, die in 2006 de prijs won terwijl dit schoolgebouw een slecht binnenklimaat bleek te hebben en er veel extra financiële middelen nodig waren om tot een acceptabel binnenklimaat te komen. Om deze reden is de scholenbouwprijs in 2010 niet uitgereikt. Daarnaast heeft de Rijksbouwmeester duidelijk gemaakt dat hij vindt dat schoolgebouwen eerst moeten bewijzen dat het binnenklimaat onder alle weersomstandigheden voldoet aan de wensen en eisen die gesteld zijn [3]. Ook het rapport ‘Gezond en goed, scholenbouw in topconditie’ (atelier Rijksbouwmeester, 2009) laat zien dat veel scholen in Nederland niet voldoen aan de gestelde prestatie‐eisen. In dit rapport worden ook verscheidene
knelpunten en problemen binnen het bouwproces genoemd die een slechte prestatie tot gevolg kunnen hebben [4].
Als medeaanleiding voor dit onderzoek dient ook het onderzoek naar en de ontwikkeling van een evaluatie‐ instrument voor Scholenhuisvesting, EGGO genaamd, door Wouter Roemaat van ADMS in opdracht van Service Centrum Scholenbouw (SCS) en POH, vermeld te worden (zie voor verdere informatie Bijlage X). Met behulp van dit model kunnen zowel onlangs opgeleverde als oudere schoolgebouwen, voor primair en voortgezet onderwijs, geëvalueerd worden op de daadwerkelijke prestaties in vergelijking tot de gestelde prestatie‐eisen en de beleving van de gebruikers. De resultaten van de evaluatie kunnen gebruikt worden als feedforward voor de formulering van prestatie‐eisen voor nieuw te ontwerpen, te verbouwen of te revitaliseren schoolgebouwen [5]. Omdat er gestreefd wordt naar positieve uitslagen van de EGGO is dit onderzoek gestart. Dit onderzoek zal zich dan ook richten op het sturen van het ontwikkelproces op de prestatie‐eisen. De posities van het onderzoek van Wouter Roemaat en dit onderzoek zijn zichtbaar gemaakt in figuur 1.1 . 1.2 Probleemdefinitie Om na oplevering de beschikking te hebben over een schoolgebouw dat voldoet aan de gestelde wensen en eisen, is het wenselijk dat er tijdens het ontwikkelproces (ontwerp en realisatie) gestuurd worden op de prestatie‐eisen die beschreven staan in de PvE’s. Het ingewikkelde is dat er gedurende het ontwikkelproces veranderingen optreden op het gebied van de prestatie‐eisen in de PvE’s, door bijvoorbeeld voortschrijdend inzicht bij de opdrachtgever, technische ontwikkelingen of wijzigingen binnen het onderwijsconcept. Het sturen op de oorspronkelijke prestatie‐eisen is al moeilijk, maar als deze eisen veranderen tijdens het ontwikkelproces wordt de sturing en toezicht er op nog complexer. Stichting Carmelcollege wil in de toekomst als opdrachtgever bij het ontwikkelen van schoolgebouwen kunnen borgen dat de meest recente prestatie‐ eisen gerealiseerd worden in het nieuwe of te verbouwen schoolgebouw. De Stichting heeft echter nog geen middel om tijdens het proces te kunnen borgen dat de betrokken partijen sturen op die meest recent afgesproken prestatie‐eisen. De probleemstelling voor dit onderzoek luidt daarom als volgt:
Figuur 1.1: Schematische weergave ontwikkelproces met daarin dit onderzoek en het onderzoek van W. Roemaat weergegeven
'Voor de opdrachtgever van een schoolgebouw is het onvoldoende mogelijk om in het ontwikkelproces (ontwerp & realisatie) tijdig vast te stellen dat de eventueel gewijzigde prestatie‐eisen zijn geborgd. Hierdoor is onduidelijk of betrokken partijen tijdens het proces voldoende sturen op de meest recent afgesproken prestatie‐eisen, met als gevolg dat na oplevering het schoolgebouw vaak niet aan alle prestatie‐eisen voldoet.' 1.3 Opdrachtformulering Om in de toekomst tijdens het ontwerpproces en de realisatie te kunnen borgen dat er gestuurd blijft worden op de meest recente prestatie‐eisen, zal voor Stichting Carmelcollege en het POH een instrument ontworpen worden. Met dit instrument moet er ingespeeld kunnen worden op de veranderingen in de prestatie‐eisen, zodat de kwaliteit dat een schoolgebouw moet hebben zoveel mogelijk gewaarborgd kan worden. Er zal gestreefd worden naar een beter gestructureerd en efficiënter ontwikkelproces, waarbij rekening wordt gehouden met de dynamiek van de prestatie‐eisen die de school heeft voor het schoolgebouw.
1.3.1 Doelstelling
Het doel van dit onderzoek is om een schoolbestuur of bevoegd gezag, zoals Stichting Carmelcollege, te ondersteunen bij het ontwikkelen van nieuwe schoolgebouwen, of de verbouw of revitalisering van de bestaande gebouwen, zodat schoolgebouwen zullen voldoen aan de prestaties die de gebruikers verwachten van een goede werk‐ en leeromgeving. Hierbij zal dit onderzoek een bijdrage leveren aan het waarborgen van de gewenste prestatie‐eisen van schoolgebouwen tijdens het ontwikkelproces. Het doel binnen het onderzoek is om een systematische aanpak te ontwikkelen. Deze aanpak maakt het voor de schoolbesturen of het bevoegd gezag mogelijk om gedurende het ontwikkelproces meer gestructureerd en efficiënter toe te zien dat er door de betrokken partijen gestuurd wordt op de meest recent vastgestelde prestatie‐eisen.
1.3.2 Onderzoeksvraag
Om een systematische aanpak te kunnen ontwikkelen voor Stichting Carmelcollege en het POH dient de volgende vraagstelling beantwoord te worden; ‘Op welke manier kan de opdrachtgever van scholenbouw projecten borgen dat de betrokken partijen tijdens het ontwikkelproces (ontwerp en realisatie) sturen op de meest recent vastgestelde prestatie‐ eisen, zodat deze worden gerealiseerd?’ 1.3.3 Deelvragen Om deze hoofdvraag te kunnen beantwoorden zullen de volgende deelvragen behandeld worden: Deel 1: Inventarisatie 1. Wat wordt er in dit rapport verstaan onder de definitie ‘borgen’?
Deel 2: Diagnose 2. Wat zijn de randvoorwaarden voor het te ontwikkelen instrument om het borgen van de sturing op prestatie‐eisen tijdens het ontwikkelproces van schoolgebouwen mogelijk te maken? o Op welke manier zouden, volgens de literatuur, processen gestuurd moeten worden op prestatie‐eisen? o Op welke manier worden processen in de praktijk gestuurd op prestatie‐eisen tijdens het ontwikkelen van schoolgebouwen? o Welke sterkten en zwakten doen zich in de praktijk voor? o Wat zijn de overeenkomsten en verschillen tussen de theorie en de praktijk? o Welke randvoorwaarden kunnen er uit de sterkten en zwakten, en overeenkomsten en verschillen geformuleerd worden? Deel 3: Ontwerp 3. Wat zijn ontwerpuitgangspunten voor het ontwikkelen van het ondersteunende instrument? o Welke ontwerpspecificaties zijn er voor het instrument? o Welke aandachtspunten geven de gevonden randvoorwaarden? 4. Op welke manier kunnen de ontwerpuitgangspunten en de bestaande methodiek(en)/instrument(en) gezamenlijk tot een toepasbaar instrument vormgegeven worden? 5. Op welke manier moet het instrument toegepast worden? 1.3.4 Afbakening Stichting Carmelcollege richt zich alleen op het voortgezet onderwijs, daarom zal ook dit onderzoek zich alleen op deze onderwijsvorm richten. Primair onderwijs en beroepsonderwijs zullen buiten beschouwing worden gelaten in dit onderzoek. Wellicht dat het te ontwikkelen instrument, eventueel met enige aanpassingen, toepasbaar is bij deze typen onderwijs, maar daar zal dan nader onderzoek naar gedaan moeten worden.
Daarnaast zal dit onderzoek zich uitsluitend richten op de ontwerp‐ en realisatiefasen van nieuw‐, verbouw en revitalisatieprojecten van schoolgebouwen in het voortgezet onderwijs. De exploitatiefase en de evaluatie van het gebouw na de realisatie worden in dit onderzoek buiten beschouwing gelaten. Voor de evaluatie van schoolgebouwen wordt verwezen naar het onderzoek van W. Roemaat ‘Het ontwerpen van een
evaluatiemodel voor schoolgebouwen. De aansluiting tussen gebruiker en gebouw’ (2011).
Binnen de ontwerp‐ en realisatiefasen zal dit onderzoek zich richten op de dynamische prestatie‐eisen en hoe hierop gestuurd moet worden tijdens deze fasen. Factoren uit de context die invloed hebben op de uiteindelijke kwaliteit, maar die niet te beïnvloeden zijn vanuit de opdrachtgever (zoals de financieringsstromen), worden als kaders gezien.
1.3.5 Onderzoeksmodel
Dit onderzoek start met een verdieping van de theorie over sturing van processen op prestatie‐eisen. Parallel aan de literatuurstudie start ook een analyse van de huidige, ofwel praktijk situatie. Hiervoor worden vier casestudies gebruikt waarbij diverse experts worden geïnterviewd naar hun ervaringen en visie op het doorlopen proces en de sturing op prestatie‐eisen tijdens het ontwikkelen van het desbetreffende schoolgebouw. Daarnaast worden ook de bouwdossiers van de casestudies bestudeerd. Uit de interviews en de informatie uit de bouwdossiers volgen beschrijvingen van de casestudies die de huidige situatie weergeven.
Na bestudering van literatuur over processen en hoe deze te sturen zijn op prestatie‐eisen en na het analyseren van de casestudies, worden de theoretische benadering en de huidige situatie met elkaar vergeleken. Hieruit worden belangrijke overeenkomsten en verschillen geformuleerd per casestudie. De onderwerpen die bij de overeenkomsten en verschillen duidelijk naar voren komen en die ook als sterkte of zwakte worden gezien door de geïnterviewden, worden als randvoorwaarden beschouwd voor het kunnen sturen op prestatie‐eisen. Uit deze randvoorwaarden kunnen ontwerpuitgangspunten geformuleerd worden. Bij het formuleren van de uitgangspunten worden ook de wensen van de opdrachtgevers van dit onderzoek meegenomen. De ontwerpuitgangspunten dienen als toetsingskader voor het uiteindelijke instrument. Na het ontwikkelen van de uitgangspunten wordt er in aanvullende literatuur gekeken of er bestaande methodieken of instrumenten zijn die gebruikt kunnen worden voor de oplossing van de hoofdvraag. Het ontwikkelde instrument wordt gevalideerd door middel van gesprekken met experts waaruit een definitief ontwerp volgt dat in dit rapport wordt toegelicht. In figuur 1.2 is het onderzoeksmodel gegeven, waarin deze toelichting van de onderzoeksaanpak schematisch is weergegeven. Dit figuur laat alleen het deel van het onderzoek zien dat in dit rapport is beschreven. De ontwikkeling van de systematische aanpak die is ontwikkeld zal echter verder gaan dan dat dit figuur laat zien met het implementeren van de aanpak in ontwikkelprocessen van schoolgebouwen. Vervolgens zal het instrument tijdens en na toepassing ook geëvalueerd moeten worden om op die manier het instrument te kunnen optimaliseren voor het gebruik in de praktijk. Figuur 1.2: Onderzoeksmodel
Referenties
1] Dijkoraad BV (2010). ‘Standaard Technisch Programma van Eisen voor gebouwvoorzieningen voor Stichting
Carmelcollege. Deel I Algemeen’ 2] Diverse auteurs (2009). ‘Geen meter te veel’. Stimuleringsfonds voor Architectuur; Rotterdam 3] Voorthuijsen, A. van (2010) Binnenlands Bestuur – ‘Geen uitreiking Scholenbouwprijs’ 4] Atelier Rijksbouwmeester (2009). ‘Gezond en goed. Scholenbouw in topconditie’. atelier Rijksbouwmeester; Den Haag 5] Roemaat, W (2011). ‘Het ontwerpen van een evaluatiemodel voor schoolgebouwen. De aansluiting tussen gebruiker en
2
D
e context
Dit hoofdstuk beschrijft de context waarin het ontwikkelproces van schoolgebouwen zich bevindt. Allereerst wordt er een korte beschrijving gegeven van decentralisatie en de financieringsstromen, vervolgens wordt er kort ingegaan op het bouwheerschap, de vraagzijde, bouworganisatievorm en het onderwijsconcept. Per paragraaf wordt er kort ingegaan op een onderwerp, samen geven zij een beknopt overzicht van de context die relatief complex is. Voor het beschrijven van de context is er gebruik gemaakt van diverse literaire bronnen. 2.1 Decentralisatie Voorheen lag de verantwoordelijkheid voor de huisvesting van schoolgebouwen bij het Rijk, maar sinds 1997 is deze verantwoordelijkheid gedecentraliseerd naar de gemeenten. Gemeenten hebben hierdoor de taak om te voorzien in de financiering van de onderwijshuisvesting van primair, speciaal en voortgezet onderwijs. Ondanks deze zorgplicht van de gemeenten, zijn schoolbesturen en/of het bevoegd gezag zelf verantwoordelijk voor het initiatief nemen voor de nieuw‐ of verbouw; zij zijn zelf de opdrachtgever, oftewel de bouwheer. Voor financiering van de nieuw‐ of verbouw moeten de schoolbesturen een aanvraag indienen bij de desbetreffende gemeente. Dat het schoolbestuur het opdrachtgeverschap heeft kan nadelig zijn, omdat een schoolbestuur in het algemeen geen ervaring heeft op het gebied van bouwprocessen. Ook krijgen schoolbesturen weinig ondersteuning in professioneel opdrachtgeverschap [1]. Na de realisatie van de school krijgt het schoolbestuur het juridisch eigendom van de gemeente; dit houdt in dat de school het volledige genot heeft van het gebouw, maar dat de gemeente het economisch claimrecht behoudt, zie ook figuur 2.1 [2].
2.2 Financiering
In Nederland wordt het onderwijs gefinancierd via twee geldstromen vanuit de nationale overheid, deze zijn te zien in figuur 2.1. De eerste geldstroom gaat naar de schoolbesturen, waarvan zij personeelslasten en materiële lasten moeten bekostigen (Lumpsumfinanciering). De tweede geldstroom gaat naar de gemeenten (het gemeentefonds). Zij zijn verantwoordelijk voor het onderhoud aan de buitenkant van de schoolgebouwen in het basisonderwijs, en voor de investeringen in de nieuwbouw van zowel het basis‐ als voortgezet onderwijs [3]. Het geld uit het gemeentefonds mag een gemeente vrij besteden, wat betekent dat een gemeente het geld dat bedoeld is voor onderwijshuisvesting ook mag besteden aan andere doeleinden [1]. Het budget voor de onderwijshuisvesting, dat de gemeente vrijmaakt voor de huisvesting van scholen, wordt vastgesteld op basis van het aantal leerlingen vermenigvuldigd met een leerling‐gewicht. Dit wordt vervolgens vermenigvuldigd met de verhoging van het gemeentefonds [4]. Rijk Schoolbestuur Gemeenten Lum psum f in ancier in g Ge meente fo n ds Inves ter in gskoste n Huisv e st ing In d ienen Aan vraag Schoolgebouw Exploit a tie koste n Ec on o m is ch Cla imrec h t Ju ri d isch Ei gend o m Figuur 2.1: Financieringsstromen
Uiteindelijk komt het er op neer dat de schoolbesturen van het voortgezet onderwijs de kosten van de exploitatie van de gebouwen op zich nemen en de gemeenten de normbedragen vaststellen voor nieuw‐ en grootschalige verbouw van de schoolgebouwen. Deze scheiding zorgt er volgens het rapport ‘Gezond en goed,
Scholenbouw in topconditie’ (2009) voor, dat het totaal beschikbare budget niet effectief besteed kan worden
[1]. Gemeenten willen namelijk zo laag mogelijke realisatiekosten van het nieuwe of te verbouwen schoolgebouw, wat leidt tot een te laag normbedrag om een kwalitatieve en duurzame school te kunnen realiseren. Daarnaast verwachten gemeenten steeds vaker dat schoolinstellingen zelf ook een bijdrage leveren aan de financiering van de nieuwbouw, terwijl de lumpsumfinanciering die scholen krijgen daarvoor niet bedoeld is [5].
2.3 Bouwheerschap
Het College van Bestuur (CvB) van Stichting Carmelcollege vormt het bevoegd gezag over haar scholen. Volgens de Wet Voortgezet onderwijs (WVO) rust het bouwheerschap, oftewel het opdrachtgeverschap, op de schouders van het bevoegd gezag van de school; al kan het bevoegd gezag het bouwheerschap overgedragen aan de gemeente [2,6]. Als Stichting Carmelcollege het bouwheerschap zelf houdt, dan mandateert het CvB de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden naar de rector van de schoolinstelling. 2.4 De vraagzijde Naast de opdrachtgever bestaat de vraagzijde bij scholenbouw uit meerdere partijen. Zo bestaat de vraagzijde bij de Stichting Carmelcollege niet alleen uit het CvB, maar ook uit het bestuursbureau, de rector van de schoolinstelling, de locatiedirectie en (eventueel) de docenten die de verschillende vakdomeinen vertegenwoordigen. Dit maakt besluitvorming bij scholenbouwprojecten complexer dan bij bijvoorbeeld woningbouwprojecten voor een wooncorporatie, waar slechts de directie van de wooncorporatie de vraagzijde vertegenwoordigd en de daadwerkelijke eindgebruiker niet bekend is. Bij scholenbouwprojecten is de eindgebruiker wel bekend en deze wordt betrokken bij de besluitvorming. De eindgebruiker mag zijn stem laten horen, terwijl hij waarschijnlijk geen ervaring heeft met bouwprojecten omdat hij alleen een onderwijskundige achtergrond heeft. Het schoolgebouw wordt ontwikkeld om de eindgebruiker heen, terwijl het CvB en het bestuursbureau de kaders in de gaten houden.
2.5 Bouworganisatievormen
Tot nu toe werden scholen vaak via de traditionele weg ontwikkeld. Hierbij worden eerst de partijen voor het ontwerp geselecteerd en gecontracteerd, die vervolgens op basis van een ruimtelijk en technisch PvE een ontwerp dienen uit te werken. Vervolgens wordt aan het eind van de ontwerpfase de uitvoering aanbesteed, op basis van het Bestek. Binnen de traditionele organisatievorm is er een sterke scheiding merkbaar tussen ontwerp‐ en uitvoeringspartijen. Dat schoolgebouwen ook via innovatieve contractvormen, zoals DBFMO gerealiseerd kunnen worden is niet onmogelijk, maar het is de vraag of het rendabel is. Daarnaast is DBFMO alleen mogelijk als het normbedrag van de gemeente doorgedecentraliseerd wordt naar de school, zodat de investeringsgelden en exploitatiegelden samen ingebracht kunnen worden.
2.6 Onderwijsvisie
De onderwijsvisie bepaalt veel op het gebied van activiteiten en de ruimtelijke en technische wensen en eisen die daarbij horen. Nadenken over een nieuwe huisvesting of een verbouwing is voor veel scholen vaak een aanleiding om ook de onderwijsvisie kritisch te bezien op haar functionaliteit. Bij de borging van kwaliteit voor
rol bij het formuleren van de PvE’s [7]. Uit de onderwijsvisie zullen immers de doelstellingen die de school heeft voor haar huisvesting ontstaan. Referenties 1] Atelier Rijksbouwmeester (2009). ‘Gezond en goed. Scholenbouw in topconditie’. atelier Rijksbouwmeester; Den Haag 2] ‘Wet op het voortgezet onderwijs’, artikel 76n Bouwheerschap
http://www.st‐ab.nl/wetten/0728_Wet_op_het_voortgezet_onderwijs_WVO.htm voor het laatst geraadpleegd op: 30 augustus 2011
3] Schraven, J.W. ‘Het schoolgebouw als vastgoedobject; een speelplaats met valkuilen’
4] Jovanovic, M. (2010). ‘Een toekomst van onderwijshuisvesting. Ontwerp van een wegwijzer naar een integraal
georganiseerde verantwoordelijkheid voor onderwijshuisvesting (PO en VO)’. Publicatie ADMS; Eindhoven
5] Joore, J. (2009) ‘Onderwijshuisvesting in primair & voortgezet onderwijs maatschappelijk (on)verantwoord’.
Schoolfacilities, onafhankelijk vakblad voor huisvesting en ondersteunende concepten, november 2009 jaargang 26, pag: 4,5.
6] Goetheer, G.J.J. mr. (2011). ‘Regelingen Onderwijshuisvesting’. Sdu Uitgevers bv; Den Haag
7] Dansen, R., e.a. (2006). ‘Werkplaats Kindergemeenschap Bilthoven, Een aangepast procesontwerp voor nieuwbouw van
3
B
orgen &
B
esturen
De hoofdvraag vraagt hoe een opdrachtgever kan borgen dat de betrokken partijen tijdens het ontwikkelproces blijven sturen op de meest recente prestatie‐eisen. De hoofdvraag gaat dus over het begrip ‘borgen’ en over ‘het sturen van het ontwikkelproces op prestatie‐eisen’. Dit hoofdstuk gaat kort in op het begrip ‘borgen’ en wat daar voor dit onderzoek onder verstaan wordt, hiermee wordt er antwoord gegeven op de eerste deelvraag van dit onderzoek ‘Wat wordt er in dit rapport verstaan onder de definitie borgen?‘. 3.1 Definitie van ‘borgen’ Letterlijk betekent het woord ‘borgen’ beschermen tegen verwateren [1]. In dit onderzoek staat borgen voor het beschermen dat de ontwerpende en de uitvoerende partijen blijven realiseren wat de opdrachtgever wil, of van hun verwacht. Door dit te beschermen verlaagt de opdrachtgever het risico dat hij niet het kwalitatieve resultaat krijgt dat hij voor ogen had. Het gaat in dit onderzoek om kwaliteit borgen dat in een sterke relatie staat met een menselijke factor. Aangezien de mens veranderlijk is en er bij elk project andere mensen betrokken zijn, is het complex om het borgen te standaardiseren [2]. Er moet namelijk telkens voldoende draagvlak onder de betrokkenen zijn om de wijze van borgen te laten slagen. Aangezien er per scholenbouwproject andere mensen betrokken zijn, moet het draagvlak altijd opnieuw gecreëerd worden.
Als er draagvlak gecreëerd is over de wijze van borging gedurende het ontwikkelproces, ontstaan er tussen de betrokken partijen onderling en met de opdrachtgever verwachtingspatronen over en weer. Verwachtingen van de andere partijen richten zich op de wijze van werken, de output die een bepaalde partij levert en de stijl van werken. Daarnaast geeft men ook een persoonlijke invulling van zijn eigen functie. Als de verwachtingen niet met elkaar overeenkomen kan er een conflict ontstaan. Dit maakt het borgen, of wel het beschermen dat alle betrokken partijen nastreven dat de prestatie‐eisen worden gerealiseerd, nog complexer maakt. Of er een conflict ontstaat wordt volgens de roltheorie van Katz en Kahn (1989) door drie factoren bepaald en is weergegeven in figuur 3.1 [3]:
De verwachtingen van anderen met betrekking tot het functioneren (intern en extern); De eigen opvattingen met betrekking tot de uitoefening van de functie;
Persoonlijke behoeften waaraan de functie kan voldoen en capaciteiten die verder kunnen worden ontwikkeld. Figuur 3.1: Roltheorie Katz en Kahn (Bron: Otto, 1989)
3.2 Besturen van een projectorganisatie
Bij borgen van kwaliteit is de menselijke factor een belangrijk begrip. De mensen die het schoolgebouw gaan realiseren zijn altijd op een bepaalde manier georganiseerd. Deze organisatie geldt alleen op projectbasis, en wordt hier daarom een projectorganisatie genoemd. Om vanuit het oogpunt van de opdrachtgever te kunnen borgen dat de andere betrokken partijen tijdens het proces sturen op de meest recente prestatie‐eisen, is het goed om kort stil te staan bij de vraag hoe een organisatie werkt. Het besturen van een projectorganisatie heeft een nauwe relatie met het sturen van processen, maar richt zich op het aansturen en de organisatie van de betrokken partijen in plaats van op het managen van de activiteiten. Een uitleg over sturen van processen wordt gegeven in hoofdstuk 4.
Bij besturing gaat het er om dat er effectief beïnvloed wordt. In een organisatie is er altijd iets dat bestuurd wordt, het Bestuurd Systeem, en iets dat invloed wil uitoefenen, het Besturend Orgaan [3,4]. Bij scholenbouwprojectorganisaties is het Bestuurd Systeem bijvoorbeeld het Ontwerpteam en het Besturend Orgaan de Stuurgroep met daarin de opdrachtgever met betrokkenen uit de vraagzijde. Soms zit er tussen de Stuurgroep en het Ontwerpteam nog een Projectgroep, deze is dan zowel een Bestuurd Systeem als een Besturend Orgaan. In dit geval is de Stuurgroep dan de Meta besturing, de Projectgroep de Besturing en het Ontwerpteam het Bestuurd Systeem. In figuur 3.2 staan beide principes van Bestuurd Systeem en Besturend Orgaan schematisch weergegeven.
Een organisatie is bestuurbaar als enerzijds het Bestuurd Systeem veranderbaar is en als anderzijds het Besturend Orgaan in bezit is van een besturend vermogen. Een besturend vermogen verkrijgt het Besturend Orgaan als het orgaan voldoet aan de voorwaarden van effectieve besturing. Deze zijn [3]: Een idee over de gewenste richting; Informatie over omgevingsinvloeden; Informatie over de toestand van het te besturen systeem; Inzicht in de werking van het systeem; Voldoende besturende maatregelen; Voldoende capaciteit om informatie te verwerken. Figuur 3.2: Bestuurd Orgaan en Bestuurd Systeem (Bron: Otto, 1989)
3.3 Conclusie en interpretatie
Al met al hangt borgen in het kader van dit onderzoek samen met een menselijke factor, waarbij de vraagzijde, ofwel het Besturend Orgaan, er zeker van wil zijn dat de aanbodzijde, het Bestuurd Systeem, doet wat zij verwacht en dat voor alle partijen ook duidelijk is wat er verwacht wordt. Bij scholenbouwprojecten moet men er rekening mee houden dat het Bestuurd Orgaan overwegend niet professioneel is op het gebied van bouwen, terwijl in het Bestuurd Systeem alleen maar professionals zitten op het gebied van bouwen. Toch moet het Besturend Orgaan inzicht hebben in, en informatie hebben over, de werking en toestand van het te Besturen Systeem om dit effectief te kunnen beïnvloeden. Het is de bedoeling dat het Bestuurd Systeem effectiever gaat sturen op de meest recente prestatie‐eisen tijdens het ontwikkelproces, daarom wordt in de Diagnose verder literatuuronderzoek gedaan naar de wijze waarop dit volgens de theorie zou moeten gebeuren en hoe dit in de praktijk gebeurt. Zo krijgt het Bestuurd Orgaan meer inzicht in, en informatie over, de werking van het Bestuurd Systeem en kan er verder gezocht worden naar een optimalisatie. Referenties 1] www.vandale.nl, laatst geraadpleegd op 20 oktober 2011
2] ‘Kwaliteit borgen’, http://www.triodin.nl/kwaliteitborgen.htm, laatst geraadpleegd op 25 oktober 2006
3] Otto, M.M. en Leeuw, A.C.J. de (1989). ‘Kijken Denken Doen. Organisatieverandering: manoeuvreren met weerbarstigheid’, Van Gorcum&Comp. B.V.: Assen
Deel 2
︱
Diagnose
4
L
iteratuuronderzoek:
S
turen van processen op prestatie‐eisen
Dit hoofdstuk zal een deel van de derde deelvraag ‘Wat zijn de randvoorwaarden die het borgen van de sturing op prestatie‐eisen tijdens het ontwikkelproces van schoolgebouwen (on)mogelijk maken?’ van dit onderzoek beantwoorden, namelijk de vraag ‘Op welke manier zouden, volgens de literatuur, processen gestuurd moeten worden op prestatie‐eisen?’ Om tot het antwoord van deze subdeelvraag te komen, is er een literatuuronderzoek gedaan. De opzet van het literatuuronderzoek zal als eerste beschreven worden. Vervolgens zal er via een aantal paragrafen antwoord gegeven worden op de subdeelvraag.
4.1 Opzet literatuur onderzoek
Om de subdeelvraag ‘Op welke manier zouden, volgens de literatuur, processen gestuurd moeten worden op
prestatie‐eisen?’ te kunnen beantwoorden, is het literatuur onderzoek gericht op de belangrijkste begrippen
proces, sturing van processen en prestatie‐eisen uit deze vraag. Door meer inzicht te krijgen in deze
begrippen kan uiteindelijk bekeken worden hoe een bouwproces gestuurd kan worden op prestatie‐eisen.
Om inzicht te krijgen in de genoemde begrippen, is literatuur bestudeerd van diverse auteurs. Deze auteurs geven een visie op processen en sturing vanuit een bedrijfskundig of bouwkundig perspectief of ze beschrijven een benadering op prestatie‐eisen voor gebouwen. Literatuur die voornamelijk is bestudeerd is geschreven door:
Emmit, S.: richt zich voor op design management en beschrijft daarmee vooral ontwerpprocessen en hoe kwaliteit binnen ontwerpprocessen bewaakt kan blijven. [2,6]
Fröhlichs, G.H.J.M.: beschrijft de operationele beheersing van projectorganisaties via een bedrijfskundige benadering. [3]
Hardjono, prof. Dr. Ing. T.W.: beschrijft management van processen als onderdeel van het bedrijfskundige INK‐model. [1]
Loomans, M.G.L.C. in samenwerking met Bluysen, P.M.: hebben bij TNO onderzoek gedaan naar Performance Based Buildings (PeBBu). [7]
Pektas, S.T.: richt zich op het ontwerpproces en het iteratieve karakter ervan. [11]
Preiser, W.F.E. in samenwerking met Vischer, J.C.: een artikel over prestatie‐eisen, wat prestatie‐ eisen zijn en hoe ze beoordeeld kunnen worden. [8]
4.2 Wat is een proces?
Dit onderzoek richt zich op het ontwikkelproces van schoolgebouwen, maar wat is nu eigenlijk een proces? In het boek van Hardjono (2006) worden verschillende definities gegeven voor dit begrip, deze staan vermeld in Bijlage III. Uit deze begrippen komt naar voren dat het begrip proces in ieder geval samenhangt met tijd, activiteiten, een input en een output. De input en de output wijzen erop dat een proces ergens begint en ergens eindigt; het heeft een begin‐ en een eindpunt. In het proces wordt de input, gedurende een bepaalde tijd, door middel van handelingen omgevormd tot een output die, over het algemeen, een meerwaarde geeft aan een product of dienst, zie ook weergegeven in figuur 4.1 [1].
Uit de gegeven definities zoals beschreven in Bijlage III, komt ook naar voren dat de activiteiten die nodig zijn om tot een output te komen wel in een bepaalde tijdsvolgorde moeten plaatsvinden, omdat een output van een activiteit weer een input kan zijn voor de volgende activiteit om uiteindelijk tot de gewenste output te komen. Er is eigenlijk sprake van een stroom van activiteiten waarin de activiteiten in een bepaalde mate afhankelijk zijn van elkaar om te kunnen bestaan. Deze stroom van activiteiten gaat zelfs nog door na het bereiken van de gewenste output en is ook al aanwezig voordat het proces begonnen is. Volgens Hardjono (2006) is een proces daarom “een gemarkeerd segment in een grotere activiteitenstroom”. Het is volgens hem noodzakelijk dat het begin en eindpunt van een proces duidelijk gemarkeerd worden. Ook Nickol (1998) zegt: “Ga in de rivier van activiteiten staan, sla ergens een paal in de bedding en een aantal meters verderop nog eentje. Tussen de palen bevindt zich het proces” [1]. Volgens Emmitt (2007) is bij een bouwproces echter het beginpunt vaak moeilijk te definiëren, in tegenstelling tot het eindpunt, wat het gebouw is [2]. Bij geen enkel proces is bijvoorbeeld de input, doorlooptijd of serie van activiteiten exact hetzelfde, daarom kan er gesteld worden dat ieder proces uniek is. Ondanks deze uniciteit, zijn er toch vier ordeningsprincipes te ontdekken die processen vergelijkbaar maken zodat er lessen uit getrokken kunnen worden [1,3]: Primaire, ondersteunende (of: informatie) en conditionerende (of: besturings‐) processen Functionele, functieoverstijgende en organisatieoverstijgende processen Strategische, tactische en operationele processen Organisatieprocessen en managementprocessen
Voor dit onderzoek is het eerste ordeningsprincipe het meest van toepassing, omdat dit ordeningsprincipe herkenbaar is bij het realiseren van gebouwen. Hierin wordt onder primair proces het proces verstaan dat direct naar de output leidt. Ondersteunende processen behelzen het leveren van de informatie die nodig is om het primaire proces te kunnen doorlopen. De besturingsprocessen zijn de processen die zich richten op de organisatie en het op gang houden hiervan. De ondersteunende en de besturingsprocessen voeden als het ware het primaire proces, zie de weergave hiervan in figuur 4.2 [1]. Figuur 4.1: Input‐activiteiten‐output (Bron: Hardjono, 2006) Figuur 4.2:Primair proces in relatie tot ondersteunende en besturingsprocessen (Bron: Hardjono, 2006)
getransformeerd tot een gewenste output die een meerwaarde levert aan een dienst of product.’ Als we deze definitie vertalen naar het ontwikkelproces van schoolgebouwen, dan ontstaat er de volgende definitie: ‘Het ontwikkelproces van een schoolgebouw is een serie activiteiten, geordend in de tijd met een gemarkeerd begin‐ en eindpunt, waarbij een input wordt getransformeerd tot een schoolgebouw dat een meerwaarde levert aan het geven van het gekozen type onderwijs met een bepaalde onderwijsvisie.’ 4.3 Sturing van processen 4.3.1 Definiëring van het begrip ‘Sturen’
‘Sturen’ of ‘besturen’ wil zeggen ‘het in een bepaalde richting laten gaan’, als ander woord voor sturen kan ook ‘managen’ gebruikt worden. Het begrip ‘sturen’ moet echter niet verward worden met het begrip ‘beheersen’ dat ‘meester zijn over’ betekent en wat doelt op het meten en vergelijken van het daadwerkelijke met het gewenste [1,4,5]. Als men processen wil sturen, ofwel managen, dan betekent dit dat men de serie activiteiten, en de mensen die deze verrichten, een bepaalde richting op wil leiden. Hiermee wil men het proces het liefst zo beïnvloeden of plannen dat het proces voorspelbaar kan worden [1]. Echter, een proces fluctueert normaliter rondom een bepaalde norm [1]. Dat fluctueren komt door de procescontext met daarin de stakeholders en hun houding ten opzichte van elkaar en het proces, de beschikbare middelen, de gekozen procedure en de
relaties tussen deze drie elementen. De onvoorspelbare procescontext waarin een proces zich bevindt, maakt het totaal voorspelbaar maken van een proces niet mogelijk. In figuur 4.3 is de procescontext weergegeven. 4.3.2 Gesloten en open systemen Bij het sturen van processen zijn er gesloten en open systemen te onderscheiden. Bij een gesloten systeem is er sprake van een strakke taakverdeling. Hierbij is er slechts sprake van één te volgen procedure waarvoor er een procesbeschrijving is met behulp van flowcharts. Een gesloten systeem reageert niet op veranderingen die optreden uit de omgeving. Een mogelijk gevaar bij een gesloten systeem is een overdreven oriëntatie op beheersing [1].
In tegenstelling tot een gesloten systeem reageert een open systeem wel op haar omgeving en is daarmee voortdurend in interactie. Een open systeem is georganiseerd op basis van steeds herhalende cirkels van input, transformatie en output en opnieuw input. Door de interactie met de veranderingen in de omgeving zijn deze cirkels dynamisch en dus nooit exact hetzelfde. Bij een open systeem wordt er gestuurd op basis van interfacemanagement, wat wil zeggen dat er vooral gestuurd wordt op de momenten waarbij de ene processtap overgaat in de andere, waar output input wordt en ook daar waar de interne processen raken aan de omgevingsprocessen. Bij interfacemanagement neemt de output de vorm aan van een informatievoorziening die de formele afspraak vormt tussen de stakeholders, deze informatie hebben zij nodig als input voor de volgende processtap [1].
4.3.3 Feedback
Of een proces nu via een gesloten of via een open systeem wordt gestuurd, voor beide systemen geldt dat het er bij sturing om gaat dat er in het proces een feedbacksysteem wordt ingericht. Hierbij geldt dat het toegepaste feedbacksysteem gericht, consistent en herleidbaar is naar beleid of strategie [1]. Het doel van de feedback is dat er een indicatie gegeven wordt of het proces dat de partijen doorlopen nog steeds op koers is, en dat de te ontwikkelen output nog steeds voldoet aan de vooraf gestelde eisen. Het is gebruikelijk dat een proces fluctueert rondom een bepaalde norm die nagestreefd wordt, maar als uit de feedback blijkt dat er te veel afgeweken wordt van de norm moet er bijgestuurd worden. Mocht bijsturing nodig zijn, dan zijn de volgende kernwoorden van belang [1]: Analyse: Wat zijn de oorzaken van het feit dat prestaties niet conform de doelstellingen zijn? Correctie: Welke maatregelen moeten worden genomen om de gevolgen weg te nemen? Preventie: Wat moet er gedaan worden om de oorzaken weg te nemen?
Een bekend, open sturingsmodel waarin feedback is opgenomen is de Plan‐Do‐Check‐Act (PDCA) ‐cyclus. Hierbij is de ‘Check’ het feedbackmoment. Tijdens de ‘Check’ worden de resultaten van de activiteiten (Do) vergeleken met het doel en het plan van aanpak van het project, welke zijn gedefinieerd in de ‘Plan’‐fase. Het doel en het plan van aanpak vormen samen de norm. Als tijdens de ‘Check’ blijkt dat het proces teveel afwijkt van de norm, of de opdrachtgever wil graag een wijziging doorvoeren die afwijkt van de norm, vindt er een bijsturing plaats in de ‘Act’‐fase. Het plan wordt vervolgens opnieuw bekeken en de nodige wijzigingen moeten zijn vastgelegd en worden doorgevoerd. De PDCA‐cyclus is weergegeven in figuur 4.4 [3].
