• No results found

SAMENWERKINGSOVEREENKOMST OVERLEG PASSENDE HULP RIJK VAN NIJMEGEN

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "SAMENWERKINGSOVEREENKOMST OVERLEG PASSENDE HULP RIJK VAN NIJMEGEN"

Copied!
29
0
0

Bezig met laden.... (Bekijk nu de volledige tekst)

Hele tekst

(1)

Onderwerp : Bijlage 4 Samenwerkingsovereenkomst Overleg Passende Hulp Registratienummer : at20000648

Registratiecode :

*at20000648*

Auteur : Willeke Peeters

Status : Openbaar

SAMENWERKINGSOVEREENKOMST OVERLEG PASSENDE HULP

RIJK VAN NIJMEGEN

(2)

Inleiding

De partijen in de zorg voor jeugd in Rijk van Nijmegen willen met elkaar komen tot een manier om nog beter en vroegtijdiger passende, maatwerkoplossingen te vinden voor kinderen, jongeren en hun gezinnen. We willen hierbij vanuit de transformatiegedachte werken, waarbij het gezin centraal staat in plaats van de systeemwereld. Zo willen we met elkaar komen tot de beste oplossingen. We willen dit ook doen voor jeugdigen met complexe zorgvragen. Ook daarbij geldt dat het belang van het organiseren van zorg en

ondersteuning zo dicht mogelijk bij huis, zo licht mogelijk van aard en zo kort mogelijk van duur is. Daarbij wil je uithuisplaatsing voorkomen en denk je bijvoorbeeld niet meteen aan een verblijf in een residentiële

leefgroep. In het casusoverleg Jeugdhulp met Verblijf is de afgelopen jaren hard gewerkt om dit doel te bereiken.

Het overleg Passende Hulp is in de plaats gekomen van casusoverleg Jeugdhulp met Verblijf.

Doel van deze overeenkomst

In deze overeenkomst zijn de uitgangspunten voor de inhoud van de samenwerking en gegevensuitwisseling binnen het Overleg Passende Hulp (OPH) vastgelegd. Het maken van gezamenlijke basisafspraken over de bespreking in het OPH moet ertoe leiden dat nog beter en vroegtijdiger passende maatwerkoplossingen gevonden worden voor kinderen, jongeren en hun gezinnen.

Vaststelling overeenkomst

Met ondertekening van deze overeenkomst conformeren de partijen zich aan de genoemde uitgangspunten en afspraken.

De ondergetekenden:

de partijen die onderdeel uitmaken van het OPH:

a. Stichting Driestroom b. Stichting Pluryn Groep c. Stichting IrisZorg d. Stichting Karakter e. Stichting Pro Persona GGz

f. Stichting Pactum Jeugd- en opvoedhulp g. Stichting OG Heldring

h. Stichting Entrea Lindenhout

i. Stichting Jeugdbescherming Gelderland

j. Rijk van Nijmegen, namens deze, Gemeente Nijmegen hierna te noemen: Partijen

Overwegende dat:

1. partijen werkzaam zijn in de zorg voor jeugd;

2. verwijzers in het OPH advies ophalen bij experts op het moment dat zij vastlopen in een casus of er sprake is van een kernbesluit zoals een uithuisplaatsing;

3. het OHP zich richt op alle complexe vragen waarin verwijzers zoeken naar passende hulp;

4. het OPH in ontwikkeling is;

5. een expertteam, bestaande uit partijen, heeft als doel om voor elk kind, ongeacht de complexiteit van de zorgvraag en wachtlijsten bij aanbieders, op een zo kort mogelijke termijn passende hulp te organiseren;

6. hierbij gewerkt wordt vanuit de transformatiegedachte, waarbij het kind centraal staat in plaats van de systeemwereld en we het netwerk hierbij betrekken;

7. door het delen van de inzichten die ontstaan bij de OPH-tafels, partijen kunnen blijven leren en ontwikkelen. Daarbij worden geen persoonsgegevens gedeeld.

8. alleen in crisissituaties de jeugdige direct uit huis kan worden geplaatst. Ook dan is de verwijzer verplicht dit binnen de termijn van de crisisplaatsing (28 dagen) te melden bij OPH.

Spreken af een samenwerking met elkaar aan te gaan onder de titel Samenwerkingsverband overleg passende hulp, onder de navolgende voorwaarden en bepalingen:

(3)

Artikel 1 Definities

1. Ambassadeur OPH: zorgt voor de inhoudelijke toets (is het nodig om deze casus aan de OPH-tafel te bespreken, moet de casus niet direct naar bovenregionale expertisenetwerken, etc.) De taak van ambassadeur OPH wordt uitgevoerd door Jeugdbescherming Gelderland.

2. Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.

3. Conflict van plichten: andere belangen dan die van de geheimhoudingsplicht van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst zijn zo groot dat de professional volgens zijn professionele afweging informatie over betrokkene moet delen om gevaar voor een ander of betrokkene zelf te voorkomen.

4. Deelnemer aan het OPH: eenieder die deelneemt aan het Vooroverleg, of het Overleg Passende Hulp. Dat kan een partij zijn, maar ook de inbrenger van een casus.

5. Expertteam: alle deelnemers aan het OPH.

6. Inbrenger: de verwijzer die een casus aanmeldt voor het OPH.

7. OPH: Overleg Passende Hulp. Waar in deze overeenkomst over OPH wordt gesproken, wordt gedoeld op het gehele proces eventuele consultatie – aanmelding – vooroverleg – overleg in de OPH-tafel – evaluatie.

8. OPH-tafel: het overleg in de OPH tussen Jeugdbescherming Gelderland, ROB, de procesondersteuner van de gemeente Nijmegen en de benodigde organisaties.

9. Jeugdigen met complexe problemen: jeugdigen en gezinnen met ernstige meervoudige problemen. Het gaat veelal om gezinnen met kinderen die ernstig belemmerd worden in hun ontwikkeling door een combinatie van opvoedings- of gezinsproblematiek, psychische problemen en/of een verstandelijke beperking. De hulp is vaak zowel gericht op het kind als op het gezin.

10. Procesondersteuner: beleidsmedewerker Jeugd van de gemeente Nijmegen, die zorgt voor het totale proces (waar aanmelden, agendering OPH-tafel, wat is het advies etc.)

11. ROB: Regionaal Ondersteuningsbureau Rijk van Nijmegen, een samenwerkingsverband van zeven gemeenten binnen de regio Rijk van Nijmegen op het gebied van Wmo en Jeugdzorg. Het ROB zorgt voor de contractering en het contractmanagement.

12. Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een

overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

13. verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

14. Verwijzers: verwijzers die volgens de Jeugdwet kunnen toeleiden naar jeugdhulp: college, Stichting Sterker als uitvoerder voor de gemeente van gemeentelijke taken in de Jeugdwet, huisarts, de medisch specialist, de jeugdarts, de gecertificeerde instelling bij de uitvoering van een kinderbeschermingsmaatregel of jeugdreclassering en de selectiefunctionaris, de

inrichtingsarts of de directeur van de justitiële jeugdinrichting bij de uitvoering van een strafrechtelijke beslissing.

15. VIS2: een geautomatiseerd systeem waarin de procesondersteuner van de gemeente een set kerngegevens en de procesafspraken per casus worden vastgelegd om de voortgang van de uitvoering van de afspraken te bewaken en de casus te monitoren.

16. Vooroverleg: de fase na aanmelding, waarin Jeugdbescherming Gelderland, Het ROB Rijk van Nijmegen en de beleidsadviseur jeugd van de gemeente Nijmegen bepalen of een bespreking op de OPH-tafel wenselijk is, of dat andere jeugdhulp en/of ondersteuning wordt georganiseerd.

17. Wettelijke grondslag voor gegevensverwerking: artikel 6 van de Algemene verordening gegevensbescherming noemt limitatief de grondslagen om persoonsgegevens te mogen verwerken. Alleen als één van die gronden aanwezig is, mogen persoonsgegevens verwerkt worden.

Artikel 2 Doelstelling

2.1 In het OPH halen verwijzers advies op bij experts op het moment dat zij vastlopen in een casus of sprake is van een kernbesluit zoals een uithuisplaatsing, met als doel:

- te komen tot de beste oplossingen voor jeugdigen met (complexe) problemen.

(4)

- het slim combineren van vormen van hulp en als inbrenger samen met experts van zorgaanbieders en Gecertificeerde Instelling afwegingen te maken en beslissingen te nemen die passend, creatief en mogelijk ‘out of the box’ zijn.

- het organiseren van zorg en ondersteuning zo dicht mogelijk bij huis, zo licht mogelijk van aard en zo kort mogelijk van duur.

2.2 De bedoeling van een expertteam is dat voor elk kind, ongeacht de complexiteit van de zorgvraag en wachtlijsten bij aanbieders, op korte termijn passende hulp wordt georganiseerd.

2.3 Monitoring van de gegevens in VIS2 ten behoeve van beleidsdoeleinden van de gemeente.

Artikel 3 Doelgroep

Jeugdigen en gezinnen met complexe zorgvragen

Artikel 4 Werkwijze

4.1 Het OPH richt zich op alle complexe vragen waarin verwijzers zoeken naar passende hulp.

4.2 Als gevraagd wordt om plaatsing in verblijf moet dit bij het OPH gemeld worden (pleegzorg, gezinshuis, residentiële behandelgroep).

4.3 Alle casuïstiek mag worden aangemeld. Ook is de leeftijd van 18 tot 23 jaar geen belemmering.

4.4 De inbrenger kan zo nodig overleggen met één van de partijen over de vraag of het wenselijk is om een casus aan te melden bij het OPH.

4.5 Een melding wordt digitaal ingediend middels een formulier bij de procesondersteuner Rijk van Nijmegen.

4.6 In het vooroverleg wordt bekeken of bespreking op de OPH-tafel wenselijk is, of dat andere ondersteuning wordt georganiseerd. De volgende vragen worden daartoe beoordeeld:

- Wat heeft de inbrenger al gedaan om te komen tot passende hulp;

- Heeft hij daarbij rekening gehouden met kwaliteitseisen zoals benoemd in de richtlijnen jeugdhulp en beleidsafspraken, zoals het betrekken van het sociaal netwerk en het zoeken naar een informeel steunfiguur voor het gezin.

- Kan de vraag opgelost worden met de zorgaanbieders die aan tafel zitten, of kan ondersteuning beter anders worden georganiseerd.

4.7 Op het moment dat de vraag om hulp duidelijk is, er geen vragen meer zijn en het gaat om

toestemming van het ROB voor de voorgestelde oplossing, kan ROB akkoord geven tijdens het vooroverleg en hoeft de inbrenger niet naar de OPH tafel. Het ROB geeft toestemming voor meerwerk als de zorgaanbieder gecontracteerd is én voldoende productieruimte heeft. Als het budgetplafond wordt bereikt leggen verwijzers aan tafel uit waarom zij deze aanbieder wensen en niet een vergelijkbare.

Wanneer de inbrenger zich niet kan vinden in de oplossing of wanneer er geen oplossing kan worden vastgesteld in het vooroverleg vanwege de inhoudelijke complexiteit van de casus, wordt de casus geagendeerd voor de OPH-tafel.

4.8 Tijdens het vooroverleg wordt bepaald welke partijen noodzakelijkerwijs aanwezig zijn bij de OPH- tafel om de doelen van artikel 2 te kunnen bereiken. Alleen zij krijgen een uitnodiging voor deelname aan de OPH-tafel tijdens bespreking van de betreffende casus.

4.9 Als de casus wordt ingebracht bij het OPH, wordt voorafgaand aan de OPH-tafel met de uitgenodigde deelnemers een gepseudonimiseerde versie van het aanmeldformulier gedeeld en daarmee de vraag die gesteld wordt door de inbrenger. Dit biedt de deelnemers gelegenheid om al na te denken over mogelijkheden voor inbreng.

4.10 Tijdens de OPH-tafel bespreken de genodigde partijen de gepseudonimiseerde casus, mogelijke oplossingen en geven een advies. Zij maken voorlopige afspraken, teneinde te komen tot een goede maatwerk- of meerwerkoplossing.

Artikel 5 Evaluatie

Elk van de partijen kan vragen aan de gemeente Nijmegen om evaluatie van dit convenant. Indien een partner daar om verzoekt, zal het convenant zo spoedig mogelijk geëvalueerd worden. Evaluatie zal plaatsvinden door de gemeente Nijmegen en ten minste één andere gemeente uit de regio (ambtelijk vertegenwoordigers), in samenwerking met de ambassadeur OPH en andere afgevaardigden van de OPH-tafel (deelnemers van het expertteam).

Artikel 6 Financiën

Deelname aan het OPH is voor rekening van de afzonderlijke partijen. Hiervoor worden geen (uren-) vergoedingen toegekend.

(5)

Artikel 7 Looptijd, wijzigingen en naleving

7.1 Dit convenant treedt in werking met ingang van de dag na ondertekening en wordt tot nader order jaarlijks stilzwijgend verlengd;

7.2 Partijen onderschrijven de doelstelling van dit convenant, verplichten zich de in dit convenant vastgelegde afspraken na te komen en richten hun organisatie hierop in;

7.3 Wijzigingen, aanvullingen en opzegging van dit convenant behoeft instemming van alle partijen;

Partijen kunnen deelname aan dit convenant schriftelijk opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden, indien zich onvoorziene omstandigheden voordoen die voortzetting van het convenant voor die partner onmogelijk maken.

7.4 De gegevens die in VIS2 zijn ingebracht voor de datum van opzegging blijven bewaard conform het privacyreglement, tenzij er een wettelijke verplichting is om de gegevens te verwijderen.

Artikel 8 Slotbepalingen

8.1 Dit convenant ontslaat partijen niet van hun eigen verantwoordelijkheden die voortvloeien uit wet en regelgeving of uit de opdracht waarmee de organisatie/instelling belast is.

8.2 De volgende bijlagen zijn bij deze Samenwerkingsovereenkomst gevoegd en worden geacht daar integraal deel van uit te maken:

- Bijlage 1 Privacyreglement Overleg Passende Hulp - Bijlage 2 Privacyprotocol VIS2 Overleg Passende Hulp - Bijlage 3 Registratie van gegevens in VIS2 per fase

- Bijlage 4 Afwegingen in het kader van de AVG bij het Stappenplan OPH

(6)

Bijlage 1

Privacyreglement Overleg Passende Hulp

De volgende overwegingen en uitgangspunten in aanmerking nemende:

1. Om te komen tot betere en vroegtijdige, passende maatwerkoplossingen voor kinderen en jongeren met complexe problemen en hun gezinnen in het Overleg Passende Hulp (OPH) is uitwisseling van gegevens, waaronder persoonsgegevens, noodzakelijk.

2. Partijen doen dit binnen de kaders van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

3. Dit privacy protocol omschrijft de gedragsregels bij het verstrekken en verder verwerken van persoonsgegevens door partijen in het kader van de samenwerking binnen het OPH.

4. In het afwegingskader in het kader van de AVG bij de stappen in het werkproces, is dit per stap concreet uitgewerkt.

5. Gegevensverwerking is alleen mogelijk als daar een wettelijke grondslag voor aanwezig is.

6. Bovendien zijn professionals bij de gegevensverwerking gehouden aan de privacyregels die voor hun vakgebied gelden. Dat professionals vanuit verschillende disciplines en gebonden door verschillende richtinggevende juridische kaders en professionele standaarden daarin soms verschillende

inschattingen en afwegingen maken, is onderdeel van de noodzakelijke checks en balances. Dit geldt in het bijzonder daar waar het gaat om bijzondere persoonsgegevens, zeker als professionals gehouden zijn aan het medisch beroepsgeheim.

7. Partijen hebben ieder voor zich de verantwoordelijkheid om aan deze wet- en regelgeving te voldoen, waaronder het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (ook DPIA genoemd).

Artikel 1 Doel en noodzaak

Het doel van gegevensverwerking in het kader van de OPH is:

1.1 te komen tot de beste oplossingen voor jeugdigen met (complexe) problemen.

1.2 het slim combineren van vormen van hulp en als inbrenger samen met experts van zorgaanbieders en GI afwegingen te maken en beslissingen te nemen die passend, creatief en mogelijk ‘out of the box’ zijn.

1.3 het organiseren van zorg en ondersteuning zo dicht mogelijk bij huis, zo licht mogelijk van aard en zo kort mogelijk van duur.

1.4 voor elk kind, ongeacht de complexiteit van de zorgvraag en wachtlijsten bij aanbieders, op korte termijn passende hulp organiseren.

1.5 monitoring van de gegevens in VIS2 ten behoeve van beleidsdoeleinden van de gemeente.

Verwerking is binnen deze kaders slechts mogelijk indien de verwerking noodzakelijk is om dit doeleinde te bereiken. Er is slechts sprake van noodzaak als is voldaan aan de eisen die de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit stellen. Dit houdt in dat de inbreuk die de beoogde verwerking maakt in verhouding moet staan tot het te dienen doel (proportionaliteit) en de beoogde verwerking de minst ingrijpende methode moet zijn om het beoogde doel te bereiken (subsidiariteit). Er worden niet meer gegevens verwerkt dan nodig zijn voor het doel en persoonsgegevens niet met meer partijen gedeeld worden dan noodzakelijk is om het doel te bereiken. Tot minder ingrijpende middelen kunnen behoren: een anonieme casusbespreking, een intensievere vorm van samenwerking tussen een beperkter aantal partijen, vormen van bilateraal overleg etc.

De afweging rondom de noodzaak om wel of niet bepaalde gegevens van betrokkene in te brengen in het OPH wordt door de inbrenger goed beargumenteerd vastgelegd in het dossier bij zijn moederorganisatie.

Vervolgens legt hij daarin de noodzaak om bepaalde persoonsgegevens wel of juist niet verder te delen met (een) partij(en) beargumenteerd vast.

Artikel 2 Juridisch kader en wettelijke grondslag

De gegevensverwerking ten behoeve van en in het OPH vindt plaats binnen de kolom van de Jeugdwet. Er is geen sprake van domein overstijgende gegevensverwerking.

Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt als daar een wettelijke grondslag voor aanwezig is. De wettelijke grondslagen zijn limitatief opgesomd in artikel 6 van de AVG. In het kader van de

gegevensuitwisseling in het kader van de OPH behoeft de volgende grondslagen van artikel 6 AVG nadere bespreking:

(7)

De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen. De gegevensverwerking die noodzakelijk is in het kader van de toeleiding naar, advisering over, bepaling van of het inzetten van Jeugdhulp zoals opgenomen in de Jeugdwet, door alle wettelijke verwijzers en het college van burgemeester en wethouders, valt onder deze grondslag;

Grondslag niet-gemeentelijke deelnemers

Voor zover de gegevensuitwisseling plaatsvindt in het kader van de toeleiding naar, advisering over, bepaling van of het inzetten van een voorziening op het gebied van jeugdhulp kunnen jeugdhulpaanbieders,

gecertificeerde instellingen en raad voor de kinderbescherming zich ook op deze grondslag beroepen, mits deze gegevens voor dat doel noodzakelijk zijn.

Beroepsgeheim

Voorafgaand aan de eis van een wettelijke grondslag, geldt voor professionals die gebonden zijn aan de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst en/of de Jeugdwet een beroepsgeheim. Uitgangspunt is het vragen van expliciete toestemming van de betrokkene(n). Als deze niet wordt verkregen is gegevensdeling zonder toestemming van betrokkene in het OPH alleen mogelijk als sprake is van een conflict van plichten:

andere belangen dan die van de geheimhoudingsplicht zijn zo groot dat zij informatie over betrokkene moeten delen om gevaar voor een ander of betrokkene zelf te voorkomen.

Artikel 3 Verwerkingsverantwoordelijke

3.1 Partijen in het samenwerkingsverband OPH zijn en blijven verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij inbrengen in het OPH, met uitzondering van de gegevensverzameling in VIS2 3.2 Het besluit om persoonsgegevens in het OPH in te brengen, of om dat niet te doen, moet ten principale een afweging van de professional zijn die de gegevens inbrengt. Hij is daarop immers ook door tuchtrechter (BIG of SKJ) aan te spreken.

De professional legt de afweging om gegevens al dan niet in te brengen in het OPH vast in het dossier van zijn moederorganisatie.

3.3 De professional die de betreffende gegevens heeft ingebracht in het OPH, houdt de zeggenschap over het al dan niet opnemen van persoonsgegevens waarvoor hij verantwoordelijke is in VIS2, binnen doel en noodzaak van VIS2.

3.4 Het college is verantwoordelijke in de zin van de AVG voor de gegevensverzameling in VIS2.

Artikel 4 Transparantie

4.1 Ieder is vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid en de verplichtingen vanuit zijn wettelijk kader verplicht om betrokkene te informeren. Daarbij houdt hij rekening met de volgende uitgangspunten:

- In alle gevallen zijn de partijen zo transparant mogelijk naar betrokkene toe, handelen zij zoveel mogelijk in samenspraak met betrokkene en stemmen zij zo snel als mogelijk af met de jeugdige en zijn ouders over de behoefte aan ondersteuning en de eventuele vervolgstappen.

- Elke verwijzer die gegevens inbrengt, legt in begrijpelijke taal uit aan de jeugdige en zijn ouders welke partijen deel uitmaken van het OPH en wat de werkwijze en doelen van het OPH zijn.

- Voorts legt hij uit wie verwerkingsverantwoordelijk is en met welk doel persoonsgegevens van betrokkene worden gedeeld in het OPH, om welke informatie het gaat, of deze informatie gedeeld zal gaan worden en met wie.

- Voorts informeert hij de jeugdige en zijn ouders, over hun rechten en onder welke omstandigheden die rechten tijdelijk beperkt kunnen worden.

- Als een casus wordt opgepakt in het OPH informeert de procesondersteuner de inbrenger, en informeert de inbrenger de jeugdige en zijn ouders over het advies en de afspraken.

- Tevens informeert de inbrenger de jeugdige en zijn ouders over welke gegevens in VIS2 worden verwerkt, hoe lang ze daarin bewaard worden en wat de bron is van de gegevens.

- Daarnaast informeert de inbrenger de jeugdige en zijn ouders dat zij een klacht tegen de verwerking kunnen indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

4.2 Alleen bij uitzondering kan tijdelijk, goed gemotiveerd en gedocumenteerd, van de informatieplicht van het eerste lid worden afgeweken. Zodra mogelijk worden jeugdige en ouders alsnog geïnformeerd. Ook daarna worden zij door de inbrenger steeds zo volledig mogelijk op de hoogte gehouden en geïnformeerd over doel en noodzaak van het OPH, de uitkomsten van het overleg en de vervolgstappen.

(8)

4.3 In geval van een datalek in de moederorganisatie van een partij, waarbij persoonsgegevens zijn betrokken die betrekking hebben op een casus, zullen de bij die casus betrokken partijen elkaar zo spoedig mogelijk daarover informeren.

Artikel 5 Overige uitgangspunten

Onverminderd de artikelen 1 tot en met 4, worden bij het verwerken van persoonsgegevens in het OPH de volgende uitgangspunten in acht genomen:

5.1 Er wordt zorgvuldig en vertrouwelijk omgegaan met alle informatie en gegevens die worden uitgewisseld binnen het OPH.

5.2 De informatie en persoonsgegevens worden geheimgehouden binnen de kring van professionals in het OPH, die bij de casus betrokken zijn, tenzij er een wettelijke verplichting is om deze informatie wel naar buiten te brengen.

5.3 Er is sprake van een strikte doelbinding per fase voor de te verwerken persoonsgegevens: alleen de voor het doel van die fase noodzakelijke persoonsgegevens worden verwerkt.

5.4 Elke deelnemer aan het OPH die in een bepaalde fase persoonsgegevens verstrekt, behoudt de zeggenschap over het verdere gebruik van die gegevens en of die voor een andere fase en/of andere doelen gebruikt mogen worden.

5.5 Deelnemers aan het OPH gebruiken de persoonsgegevens, die zij in het kader van de samenwerking in het OPH hebben verkregen, niet voor andere doeleinden dan de doelen omschreven in artikel 1.

5.6 Deelnemers aan het OPH die bij de behandeling van een casus kennisnemen van persoonsgegevens afkomstig van een andere deelnemer, mogen deze gegevens slechts verder gebruiken voor hun eigen taken in het kader van de casusbehandeling, als de deelnemer die de gegevens heeft ingebracht dit afzonderlijk accordeert.

5.7 De procesondersteuner OPH verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van de bewaking van de voortgang van de uitvoering van de afspraken betreffende een casus en voor monitoring ten behoeve van beleid.

5.8 Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig om het doel van artikel 1 te bereiken. Gegevens worden in elk geval niet langer dan twintig jaar na afsluiting van hulp- en/of dienstverlening bewaard.

5.9 Betrokkene heeft recht de verantwoordelijke te verzoeken om inzage, rectificatie beperking of wissen van zijn persoonsgegevens en het recht om bezwaar in te dienen tegen verwerking van zijn persoonsgegevens.

5.10 Er wordt alleen overgegaan tot het tijdelijk beperken van de rechten van betrokkene of een

doorbreking van het beroepsgeheim, indien sprake is van de vrijwaring van een vitaal belang of conflict van plichten.

5.11 Er wordt geen nieuw persoonsdossier aangelegd. De input wordt verwerkt in het dossier van de moederorganisatie van de inbrenger. Eventuele werkaantekeningen bewaart de professional die de casus inbrengt in het dossier van zijn moederorganisatie.

5.12 De procesondersteuner maakt een procesdossier aan in VIS2: er wordt een set kerngegevens per casus samengesteld, zoals beschreven in bijlage 3, ten behoeve van de bewaking van de voortgang van de uitvoering van de afspraken betreffende een casus en voor monitoring ten behoeve van beleid;

5.13 Elke deelnemer aan het OPH draagt er zorg voor dat persoonsgegevens waarover hij beschikt zijn beschermd tegen verlies en onrechtmatige verwerking en dat onbevoegden geen toegang hebben tot de persoonsgegevens;

5.14 Medische beroepsbeoefenaars en maatschappelijk werkers zijn tot geheimhouding verplicht. Deze geheimhoudingsplicht is niet absoluut. In geval van toestemming of als sprake is van conflict van plichten kan het beroepsgeheim doorbroken worden; De beroepsbeoefenaar of hulpverlener kan gegevens verstrekken aan beroepsbeoefenaars of hulpverleners die noodzakelijkerwijs bij de behandeling van de jeugdige betrokken zijn.

5.15 Het uitwisselen van gegevens per mail of brief wordt zoveel mogelijk beperkt. Noodzakelijke mailberichten, zoals de agenda en de gepseudonimiseerde casusbeschrijving, worden verzonden via de beveiligde mail.

5.16 Elke partij vernietigt de ontvangen agenda en casusbeschrijving nadat het overleg over de casus tijdens de OPH-tafel heeft plaatsgevonden.

5.17 in de loop van 2020 zal een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (ook wel DPIA genoemd) worden uitgevoerd door de gemeente betreffende de gegevensverwerking in het OPH en in VIS2. Dit kan tot wijzigingen in de samenwerkingsovereenkomst of het reglement leiden. De andere partijen zullen zich conformeren aan deze DPIA.

Bijlage 2

(9)

Privacyprotocol VIS2 Overleg Passende Hulp Overwegende dat:

1. gezien de afspraken in de Samenwerkingsovereenkomst Overleg Passende Hulp en het

Privacyreglement Overleg Passende Hulp, het van belang is dat afspraken die gemaakt worden in het OPH worden vastgelegd, zodat de Procesondersteuner de voortgang ervan kan bewaken en

gemonitord kan worden of de doelstellingen van het OPH behaald worden;

2. vastlegging plaatsvindt in VIS2 van Topicus, verder te noemen VIS2;

3. dit privacyreglement betrekking heeft op de verwerking van persoonsgegevens in VIS2;

4. dit privavyprotocol deel uitmaakt van de Samenwerkingsovereenkomst Overleg Passende Hulp.

Artikel 1 Verantwoordelijke

1.1 Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de gegevensverzameling in VIS2, is het college van burgemeester en wethouders van Nijmegen.

1.2 De verantwoordelijke ziet er op toe dat in VIS2 uitsluitend de voor het doel, zoals omschreven in dit protocol, noodzakelijke persoonsgegevens, zoals beschreven in artikel 5 van het Reglement Overleg Passende Hulp, worden verwerkt. Zij zorgt ervoor dat deze gegevens correct zijn en waakt voor vernietiging, het verlies, de wijziging, de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens in VIS2.

1.3 De verantwoordelijke draagt zorg voor de technische en organisatorische beveiliging van VIS2.

1.4 Voor het uitoefenen van zijn rechten betreffende de persoonsgegevens die zijn opgenomen in VIS2 kan betrokkene zich wenden tot verantwoordelijke, middels de website van de gemeente Nijmegen.

Artikel 2 Informeren van betrokkene

Betrokkene wordt geïnformeerd over verwerking van zijn persoonsgegevens in VIS2 op de wijze zoals beschreven in het Privacyreglement Overleg Passende Hulp.

Artikel 3 Toegang tot het werksysteem

3.1 De Procesondersteuner van het OPH registreert een set gegevens in VIS2, zoals beschreven in artikel 5 van het Reglement Overleg Passende Hulp.

3.2 De Procesondersteuner heeft toegang tot VIS2 en kan daarin muteren.

3.3 De afdeling Onderzoek en Statistiek (O&S) van de gemeente heeft voor uitsluitend statistische doeleinden inzage in de gegevens in VIS2.

Artikel 4 Bewaartermijn

4.1 De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel van de registratie.

4.2 Zij worden in ieder geval uit het werksysteem verwijderd en vernietigd vijftien jaar na het afsluiten van de hulp- en/of dienstverlening, zijnde de bewaartermijn uit de Jeugdwet en Wet maatschappelijke ondersteuning 2015.

Artikel 5 Beveiliging

5.1 De verantwoordelijke beveiligt de persoonsgegevens van betrokkenen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.

5.2 Hij treft daartoe de nodige passende technische en organisatorische maatregelen. Deze maatregelen hebben in elk geval betrekking op de toegang tot de persoonsgegevens en de lees- en schrijfbevoegdheden.

Artikel 6 Rechten van betrokkene

6.1 De betrokkene, wiens gegevens geregistreerd zijn, kan aan de verantwoordelijke verzoeken middels de portal op de website van de gemeente Nijmegen:

a. informatie te verschaffen over de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens;

(10)

b. inzage te geven in zijn of haar persoonsgegevens en in de volgende informatie:

- de verwerkingsdoeleinden;

- de betrokken categorieën van persoonsgegevens;

- de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt, met name ontvangers in derde landen of internationale organisaties;

- indien mogelijk, de periode gedurende welke de persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen, of indien dat niet mogelijk is, de criteria om die termijn te bepalen;

c. om zijn persoonsgegevens te rectificeren of wissen, of de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens te beperken;

d. om, wanneer de persoonsgegevens niet bij de betrokkene worden verzameld, alle beschikbare informatie over de bron van die gegevens te verstrekken.

6.2 Betrokkene heeft het recht tegen een verwerking die plaatsvindt op grond van algemeen belang bezwaar te maken vanwege met zijn specifieke situatie verband houdende redenen.

6.3 Betrokkene heeft het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.

Artikel 7 Klachten

Als een betrokkene van oordeel is dat de bepalingen uit dit reglement bij de verwerking van zijn gegevens niet worden nageleefd, kan hij zijn beklag doen bij het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nijmegen.

(11)

Bijlage 3

Registratie van gegevens in VIS2 per fase

(24-1-2020) Algemene gegevens:

- Naam - BSN

- Geboortedatum - Geslacht - Inbrenger - Kader Aanmelding:

- Aanmeldformulier (.pdf) (bijlage 5) Vooroverleg (VO):

- Notities (.pdf)

o Algemene gegevens o Gezondheidsgegevens - Uitkomst: wel of niet naar OPH OPH-tafel:

- Notities (.pdf)

o Algemene gegevens o Gezondheidsgegevens - Afspraken

- Advies Evaluatie:

- Wel of niet nogmaals naar OPH

(12)

Bijlage 4

Afwegingen in het kader van de AVG bij het Stappenplan OPH Definities:

1. Overeenkomt: Samenwerkingsovereenkomst Overleg Passende Hulp Rijk van Nijmegen 2. Inbrenger: degene die een bepaalde casus inbrengt in het OPH.

3. Informeren: het in kennis stellen van de jeugdige en/of zijn ouders over:

- de doeleinden voor de verwerking van zijn gegevens in het OPH;

- de partijen die deelnemen in het OPH;

- de termijn dat zijn gegevens worden bewaard;

zijn rechten.

4. Privacyreglement; Privacyreglement OPH, dat als bijlage aan het Convenant is gehecht.

5. Partij: partij bij de Overeenkomst.

6. De definities zoals genoemd in de Overeenkomst zijn van toepassing.

Afweging per stap:

1. Inbrenger neemt contact op met één van de aanspreekpunten voor overleg

 criterium: de jeugdige kampt met zodanig complexe problemen, dat ze niet binnen de reguliere hulpverlening kunnen worden opgelost.

 Afweging: de wettelijke verwijzer twijfelt of het noodzakelijk of wenselijk is om een casus aan te melden bij OPH, nadat hij zelf binnen de eigen organisatie een gedegen afweging gemaakt heeft.

 Grondslag: de verwerking is noodzakelijk voor een taak van algemeen belang, namelijk de toeleiding naar passende jeugdhulp (artikelen 2.3, eerste lid, 3.5, eerste lid, 2.6, eerste lid, onder e 2.4, tweede lid onder b, en artikel 7.4.0 van de Jeugdwet).

 Verantwoordelijke: de moederorganisatie van de inbrenger. Deze is verantwoordelijk voor de afweging of voldaan is aan de wettelijke grondslag om te mogen verwerken, voor de beslissing met wie de inhoud gedeeld wordt en voor het informeren van de betrokkene.

2. De inbrenger meldt de casus digitaal aan bij de procesondersteuner van het OPH.

 Afweging: de jeugdige kampt met zodanig complexe problemen, dat ze niet binnen de reguliere hulpverlening kunnen worden opgelost. De wettelijke verwijzer acht het, nadat hij zelf binnen de eigen organisatie een gedegen afweging gemaakt heeft en al dan niet na raadpleging van een aanspreekpunt van het OPH, noodzakelijk of het wenselijk om de casus aan te melden bij OPH,

 Grondslag: de verwerking is noodzakelijk voor een taak van algemeen belang, namelijk de toeleiding naar passende jeugdhulp.

 Verantwoordelijke: de moederorganisatie van de inbrenger. Deze is verantwoordelijk voor de afweging of voldaan is aan de wettelijke grondslag om te mogen verwerken, voor de beslissing met wie de inhoud gedeeld wordt en voor het informeren van de betrokkene.

3. De procesondersteuner OPH checkt de casus en agendeert de casus voor het vooroverleg.

 Afweging: is de casus is ingebracht door een wettelijk verwijzer, het formulier volledig ingevuld en klopt het woonplaatsbeginsel? De procesondersteuner weegt af welke partijen nodig zijn aan de OPH- tafel om tot passende jeugdhulp te komen in de ingebrachte casus.

 Grondslag: de verwerking is noodzakelijk voor een taak van algemeen belang, namelijk de toeleiding naar passende jeugdhulp.

 Verantwoordelijke: de moederorganisatie van de inbrenger. Deze blijft verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens die door de inbrenger zijn aangemeld

4. In het vooroverleg wordt de aanmelding besproken (zonder inbrenger) met de procesondersteuner, een contractmanager van het ROB en de ambassadeur van het OPH. In het vooroverleg wordt gekeken welke aanmeldingen direct kunnen worden opgepakt of afgehandeld, bijvoorbeeld door financieel akkoord van het ROB. Andere aanmeldingen worden doorgezet naar de OPH tafel. In het vooroverleg wordt bepaald welke partijen uitgenodigd worden voor de OPH-tafel. De inbrenger wordt daar door de procesondersteuner over geïnformeerd.

(13)

 Afweging: in het vooroverleg wordt afgewogen of het nodig is de casus te bespreken op de OPH-tafel, om de doelen van artikel 1 van het Privacyreglement overleg passende hulp te bereiken. Er wordt bekeken wat de inbrenger al gedaan heeft om te komen tot passende hulp. Of daarbij rekening is gehouden met kwaliteitseisen zoals benoemd in de richtlijnen jeugdhulp en beleidsafspraken, zoals het betrekken van het sociaal netwerk en het zoeken naar een informeel steunfiguur voor het gezin.

Er wordt bekeken of de vraag opgelost kan worden met de zorgaanbieders die aan tafel zitten of dat ondersteuning beter anders kan worden georganiseerd. Op het moment dat de vraag om hulp duidelijk is en er geen vragen meer zijn en het gaat om toestemming voor de voorgestelde meerwerk of maatwerkoplossing geldt dat ROB akkoord kan geven tijdens het vooroverleg en verwijzer niet naar de OPH-tafel hoeft. Zo niet, dan wordt de casus geagendeerd voor de OPH-tafel. Er wordt afgewogen welke partijen aanwezig moeten zijn bij de bespreking van de casus aan de OPH-tafel;

alleen zij krijgen een uitnodiging.

 Grondslag: de verwerking is noodzakelijk voor een taak van algemeen belang, namelijk de toeleiding naar passende jeugdhulp.

 Verantwoordelijke: de moederorganisatie van de inbrenger. Deze blijft verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens die door de inbrenger zijn aangemeld.

5. Met de benodigde deelnemers wordt voorafgaand aan de OPH-tafel een gepseudonimiseerde versie van het aanmeldformulier gedeeld en daarmee de vraag die gesteld wordt door de inbrenger. De aanmelding biedt de deelnemers gelegenheid om al na te denken over mogelijkheden voor inbreng. Alle deelnemers hebben tijdens het overleg mandaat (‘geaccepteerd gezag’) van hun moederorganisatie.

De casus wordt ontdaan van namen en BSN nummer. Toch is het niet geheel uit te sluiten dat door de beschrijving van de casus enkele deelnemers aan het vooroverleg de casus herkennen. Dan is er dus sprake van het verwerken van persoonsgegevens.

 Afweging: de aanmelding biedt de deelnemers gelegenheid om al na te denken over mogelijkheden voor inbreng.

 Grondslag: de verwerking is noodzakelijk voor een taak van algemeen belang, namelijk de toeleiding naar passende jeugdhulp.

 Verantwoordelijke: de moederorganisatie van de inbrenger. Deze blijft verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens die door de inbrenger zijn aangemeld.

6. De OPH-tafel vindt plaats. Het overleg wordt door de inbrenger ingeleid, vervolgens wordt gebrainstormd over een passende oplossing. Dan wordt aan tafel een samenvatting gegeven van de verschillende mogelijkheden en daarmee het advies samengevat en later toegestuurd. Indien nodig wordt financieel akkoord gegeven. Tot slot, wordt iemand aangewezen die als maatje met de inbrenger het verdere proces doorloopt.

 Afweging: hoe kan voldaan worden aan de doelstelling van artikel 1 van het Privacyreglement Overleg Passende Hulp

 Grondslag: de verwerking is noodzakelijk voor een taak van algemeen belang, namelijk de toeleiding naar passende jeugdhulp.

 Verantwoordelijke: de moederorganisatie van de inbrenger. Deze blijft verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens die door de inbrenger zijn aangemeld en het informeren van betrokkene.

7. De procesondersteuner registreert een kernset gegevens in VIS2 teneinde de voortgang in een specifieke casus te bewaken en de doelen van artikel 1 van het Privacyreglement Overleg Passende Hulp te monitoren.

 Afweging: welke informatie is nodig om de voortgang in de afspraken te kunnen bewaken, teneinde de doelstelling van artikel 1 van het Privacyreglement Overleg Passende Hulp te bereiken.

 Welke informatie is nodig om het bereiken van de doelstelling te kunnen monitoren, teneinde het beleid te kunnen vormgeven.

 Grondslag: de verwerking ten behoeve van de bewaking van de voortgang is noodzakelijk voor een taak van algemeen belang, namelijk de toeleiding naar passende jeugdhulp. Het monitoren heeft als grondslag het verwerken van gegevens ten behoeve van een doelmatig, doeltreffend en

samenhangend gemeentelijk beleid ten aanzien van preventie, de toegang tot en verlening van jeugdhulp, de uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering en het advies- en meldpunt huiselijk geweld en kindermishandeling (artikel 7.4.1, tweede lid van de Jeugdwet).

 Verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders van gemeente Nijmegen is verantwoordelijk voor de gegevensverzameling in VIS2.

(14)

8. Ten behoeve van het gezamenlijk leren en ontwikkelen, verspreiden de aanwezigen de opgedane kennis geanonimiseerd binnen de eigen organisatie. De procesondersteuner verzamelt de inzichten door de tijd heen. Periodiek worden leerlijnen breder gedeeld met het veld.

9. De afdeling Onderzoek en Statistiek (O&S) van gemeente Nijmegen kan onderzoek doen als bedoeld in artikel 7.3.12 van de Jeugdwet. Bij het verwerken van privacygevoelige gegevens wordt door O&S voldaan aan de gedragscodes van de VSO (Vereniging van Statistiek en Onderzoek), waaronder ook de bepalingen m.b.t. veilig gebruik en opslag.

(15)

Bijlage 5

Aanmeldformulier

(16)
(17)
(18)
(19)
(20)

Aldus akkoord en ondertekend,

Stichting Driestroom

In dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door:

Datum en plaats:

(21)

Aldus akkoord en ondertekend,

Stichting Pluryn Groep

In dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door:

Datum en plaats:

(22)

Aldus akkoord en ondertekend,

Stichting Iriszorg

In dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door:

Datum en plaats:

(23)

Aldus akkoord en ondertekend,

Stichting Karakter

In dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door:

Datum en plaats:

(24)

Aldus akkoord en ondertekend,

Stichting Pro Persona GGz

In dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door:

Datum en plaats:

(25)

Aldus akkoord en ondertekend,

Stichting Pactum Jeugd- en opvoedhulp

In dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door:

Datum en plaats:

(26)

Aldus akkoord en ondertekend,

Stichting Entrea Lindenhout

In dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door:

Datum en plaats:

(27)

Aldus akkoord en ondertekend,

Stichting OG Heldring

In dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door:

Datum en plaats:

(28)

Aldus akkoord en ondertekend,

Stichting Jeugdbescherming Gelderland

In dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door:

Datum en plaats:

(29)

Aldus akkoord en ondertekend,

Rijk van Nijmegen, namens deze, Gemeente Nijmegen

In dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door:

Datum en plaats:

Referenties

GERELATEERDE DOCUMENTEN

Persoonsgegevens van klanten worden door Maatschap muziekschool “De Kromme Rijn” verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):.. -

Loopgroep Ruinen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is

Uw persoonsgegevens worden door youCANbe - Centrum Aandacht Nissewaard opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:.. - Gedurende de looptijd

Psychotherapie Van der Laan bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist (15

Uw persoonsgegevens worden door Elise Lentjes mantelzorgmakelaar opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:.. - Gedurende de loop@jd van de

Fysiotherapie Prak2jk Nijdam bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is

- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;.. - Vragen om uw

Persoonsgegevens van patiënten of cliënten worden door Fysio & Manuele Therapie Bos en Lommer verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):.. - Patiëntgegevens