Reglement
Auditcommissie
Stichting Alwel
Inhoudsopgave
Artikel 1 Status en inhoud van het reglement ... 3
Artikel 2 Samenstelling ... 3
Artikel 3 Taken en bevoegdheden ... 3
Artikel 4 Vergaderingen ... 5
Artikel 5 Wijze van rapporteren ... 5
Artikel 1 Status en inhoud van het reglement
1. Dit reglement is opgesteld ter uitwerking van en in aanvulling op het reglement van de Raad van Commissarissen en de statuten.
2. De bepalingen van de artikelen 19 en 20 van het reglement van de Raad van Commissarissen zijn van overeenkomstige toepassing op dit reglement en de leden van de auditcommissie.
3. Dit reglement wordt op de website geplaatst.
Artikel 2 Samenstelling
1. De auditcommissie bestaat uit twee leden die door de Raad van Commissarissen uit zijn midden worden benoemd, waarvan ten minste één lid beschikt over relevante kennis en ervaring op het gebied van financiële bedrijfsvoering, opgedaan bij naar omvang gelijkwaardige rechtspersonen.
2. De leden van de auditcommissie worden benoemd en ontslagen door de Raad van Commissarissen. De zittingstermijn van de leden van de auditcommissie is in beginsel gelijk aan hun zittingstermijn als lid van de Raad van Commissarissen, met dien verstande dat een lid automatisch aftreedt als lid van de auditcommissie zodra de betreffende persoon niet langer lid is van de Raad van Commissarissen.
3. De auditcommissie wijst uit haar midden een voorzitter aan. Het voorzitterschap van de auditcommissie wordt ingevolge artikel 7, lid 11 van het reglement van de Raad van Commissarissen niet voorgezeten door de voorzitter van de Raad van
Commissarissen. De voorzitter van de auditcommissie is verantwoordelijk voor het naar behoren functioneren van de auditcommissie. Bij ontstentenis of belet van de voorzitter, neemt een ander lid van de auditcommissie zijn volledige taken waar.
Artikel 3 Taken en bevoegdheden
1. De auditcommissie is ingesteld ter ondersteuning van het toezicht door de Raad van Commissarissen en adviseert de Raad van Commissarissen omtrent haar taak en bereidt de besluitvorming van de Raad van Commissarissen daaromtrent voor.
2. De Raad van Commissarissen blijft als college verantwoordelijk voor besluiten, ook als deze zijn voorbereid door de auditcommissie. Bij de uitoefening van de aan haar door de Raad van Commissarissen toegewezen taken en bevoegdheden draagt de
auditcommissie steeds zorg voor adequate terugkoppeling aan de Raad van Commissarissen. De auditcommissie legt verantwoording af aan de Raad van Commissarissen en verstrekt de Raad van Commissarissen een verslag van de overleggen.
3. Tot de taak van de auditcommissie behoort:
a. het adviseren van de Raad van Commissarissen omtrent het toezicht en (al dan niet voorafgaande) controle op het bestuur met betrekking tot de werking van de
de significante financiële risico’s op het gebied van treasury en fiscaliteit en het toezicht op de werking van de interne gedragscodes zoals de integriteitscode en de klokkenluidersregeling;
b. het adviseren van de Raad van Commissarissen omtrent het toezicht op de financiële informatieverschaffing door Stichting Alwel, waaronder keuze van waarderingsgrondslagen voor de financiële verslaglegging, toepassing en beoordeling van effecten van nieuwe regels, prognoses, overige financiële rapportages en het werk van de externe accountants terzake;
c. het adviseren van de Raad van Commissarissen omtrent het toezicht op de naleving van de aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van de bedrijfscontroller en de externe accountant;
d. het adviseren van de Raad van Commissarissen omtrent het toezicht op de voorgeschreven financiële informatieverschaffing aan de externe toezichthouder;
e. het adviseren van de Raad van Commissarissen omtrent het toezicht op het opgestelde werkplan interne controle en/of het auditplan;
f. het adviseren van de Raad van Commissarissen omtrent de beoordeling van het functioneren van de externe accountant tezamen met het bestuur
overeenkomstig artikel 14 lid 13 en 16 van het reglement van de Raad van Commissarissen;
g. het adviseren in de zin van klankbordfunctie voor het bestuur met betrekking tot bovengenoemde taakgebieden;
h. de controle op de jaarlijkse bevestiging van de externe accountant inzake zijn onafhankelijkheid ten opzichte van Stichting Alwel;
4. Tenminste eenmaal per jaar zal de auditcommissie tezamen met het bestuur aan de Raad van Commissarissen een verslag uitbrengen over de ontwikkelingen in de relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid en wenselijkheid tot wisseling van de verantwoordelijk accountant binnen het kantoor van de externe accountant die is belast met het verrichten van de controle en de niet- controlewerkzaamheden voor Stichting Alwel. De selectie van de externe accountant zal mede afhangen van de uitkomsten van dit verslag.
5. Het bestuur en de auditcommissie maken ieder tenminste eenmaal in de vier jaar een grondige beoordeling van het functioneren van de externe accountant in de diverse entiteiten en capaciteiten waarin de externe accountant fungeert. De beoordeling wordt besproken in de Raad van Commissarissen.
6. Het bestuur is het eerste aanspreekpunt van de externe accountant wanneer deze onregelmatigheden constateert in de inhoud van de financiële berichten of in de gevolgde procedures ten behoeve van de financiële verslaglegging. Dit laat onverlet dat de accountant vanuit zijn eigen oordeel en verantwoordelijkheid de Raad van Commissarissen kan betrekken. Bij ernstige onregelmatigheden of als het bestuur erbij betrokken is rapporteert de accountant in ieder geval rechtstreeks aan de Raad van Commissarissen en informeert het bestuur hierover.
7. De auditcommissie kan zich na goedkeuring van de Raad van Commissarissen op kosten van Stichting Alwel laten adviseren door een extern adviseur.
Artikel 4 Vergaderingen
1. De auditcommissie vergadert zo vaak als zij dit noodzakelijk acht, maar in ieder geval ter voorbereiding op de behandeling in de Raad van Commissarissen van
het treasurybeleid en treasuryjaarplan
de jaarrekening
de trimesterrapportages
de bedrijfsbegroting
het auditplan
de interimcontrole
2. De vergaderingen en daarin te bespreken onderwerpen worden door de
auditcommissie jaarlijks vooraf vastgelegd en vinden als regel plaats kort voor de vergadering van de Raad van Commissarissen waarop de betreffende onderwerpen zijn geagendeerd. De agenda en planning kunnen worden aangevuld dan wel aangepast met onderwerpen die in de loop van het jaar aan de orde komen. De auditcommissie vergadert tussentijds wanneer de auditcommissie dat nodig acht.
3. De auditcommissie bepaalt of en wanneer haar vergaderingen door (de leden van) het bestuur worden bijgewoond.
4. De auditcommissie kan de bedrijfscontroller, de externe accountant en/of andere deskundigen uitnodigen bij de vergaderingen van de auditcommissie aanwezig te zijn.
a. De auditcommissie voert in ieder geval eenmaal per jaar een afzonderlijk gesprek met de bedrijfscontroller.
b. De externe accountant wordt uitgenodigd aanwezig te zijn bij de vergaderingen van de auditcommissie waarin het auditplan en de bevindingen van de
tussentijdse controle van de accountant en de jaarrekening worden behandeld.
c. De auditcommissie kan buiten aanwezigheid van het bestuur met de externe accountant overleggen.
5. De organisatie faciliteert de auditcommissie bij de voorbereiding en het notuleren van vergaderingen. Notulen worden in de regel vastgesteld tijdens de eerstvolgende vergadering. Indien echter alle leden van de auditcommissie met de inhoud van de notulen instemmen, kan de vaststelling daarvan ook eerder plaatsvinden. De notulen worden ten blijke van hun vaststelling getekend door de voorzitter.
Artikel 5 Wijze van rapporteren
1. De Raad van Commissarissen ontvangt van de auditcommissie een kort en bondig verslag van de beraadslagingen en bevindingen. Deze verslagen worden nog vóór de betreffende RvC-vergadering aan de Raad van Commissarissen verstrekt.
2. Het bestuur en de auditcommissie rapporteren jaarlijks afzonderlijk aan de Raad van Commissarissen over de ontwikkelingen in de relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid
3. Het archief van de auditcommissie is ten allen tijde voor alle leden van de Raad van Commissarissen toegankelijk.
4. De samenstelling van de auditcommissie, het aantal vergaderingen en de belangrijkste onderwerpen die aan de orde zijn gekomen worden gemeld in het verslag van de Raad van Commissarissen in het jaarverslag.
Aldus vastgesteld in de vergadering van de Raad van Commissarissen van Stichting Alwel op 23 april 2018.
