De gevolgen voor bestuurlijke informatieverzorging bij Kindt en Biesbroeck Makelaardij / Vereniging van Eigenaars
School: HZ University of Applied Sciences Auteur: Ingrid Jones-Verwijmeren
Studentnummer: 49788
Begeleider: drs. Hoogenboom
Bedrijfsmentor: Mevrouw S. Weemaes, hoofd administratie en beheer Dhr. P. Saman, directeur
Datum: 27-12-2014
Rapport: Afstudeerscriptie
“Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een automatisch gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën of op enige andere manier, zonder voorafgaande
schriftelijke toestemming van de auteur.”
© Copyright 2014, University of Applied Sciences Vlissingen.
Warmtewet
De gevolgen voor de bestuurlijke informatieverzorging bij Kindt en Biesbroeck Makelaardij / Vereniging van Eigenaars
Terneuzen, 2014
Student:
Ingrid Jones-Verwijmeren Schuberthof 9
4536 AL Terneuzen Studentnummer: 47988
verw0011@hz.nl
School:
HZ University of Applied Sciences Docent: Dhr. M. Hoogenboom P/a Scalda
Vlietstraat 11a
4535 HA TERNEUZEN Rapport:
Afstudeerscriptie Opleiding:
HBO Bedrijfseconomie deeltijd Klas:
DTT-AVE4 / DTT-BE4 Studiejaar:
2013/2014, semester 8 Course:
CU: CU13260 S2-13/14 Afstudeerstage BE Versie: 5.2
Samenvatting
Deze afstudeeropdracht wordt bij Kindt en Biesbroeck Makelaardij (K&B) uitgevoerd daar ik hier werkzaam ben. Door de invoering van de Warmtewet per 1 januari 2014, kwam bij deze organisatie de vraag naar boven welke gevolgen deze wet op de bestuurlijke informatieverzorging heeft voor zowel K&B als de Vereniging van Eigenaars(VvE).
Dit adviesrapport beschrijft het onderzoek naar de gevolgen en implementatie van maatregelen die de eisen vanuit Warmtewet stelt voor de bestuurlijke informatieverzorging (BIV) bij een VvE die valt onder deze Warmtewet.
In dit onderzoek staat de volgende vraag centraal: “Hoe dient de bestuurlijke informatieverzorging bij Kindt en Biesbroeck Makelaardij en Vereniging van Eigenaars ingericht te worden, zodat voldaan wordt aan de (administratieve) eisen vanuit de Warmtewet?”
De vraag is beantwoord door uitvoering van een kwalitatief onderzoek. De onderzoeksdata zijn als volgt verkregen: literatuurstudie, empirisch onderzoek alsmede interviews.
Het doel is een advies te geven betreffende de gevolgen en de implementatie van de eisen vanuit de Warmtewet voor de BIV.
In het theoretisch kader krijgen de begrippen bestuurlijke informatieverzorging, Warmtewet en COSO model hun verdere invulling en wordt de onderzoeksopdracht verder richting gegeven. Er is gekeken wat de eisen zijn vanuit de Warmtewet en hoe deze de BIV beïnvloeden.
In het empirisch onderzoek is de ist-positie van een VvE beschreven op het gebied van de
kostenverdeling over de eigenaren. Dit wordt via breukdelen, welke zijn vastgesteld in de Akte van Splitsing en het appartementsrecht, bepaald. Vervolgens is er onderzoek gedaan naar de
noodzakelijke aanpassingen in de BIV. Dit op basis van de risico’s die de eisen geven en de preventieve en repressieve maatregelen die mogelijk zijn om deze risico’s af te dekken.
Als laatste is gekeken naar de implementatie van de noodzakelijke aanpassingen en op welke wijze dit het beste kan plaatsvinden.
In hoofdstuk vijf is een discussie betreffende de wijze waarop de Warmtewet de kosten voor warmte regelt afgezet tegen de wijze waarop het tot dit moment gebeurt. Hieruit blijkt dat de Warmtewet weinig voordelen heeft voor een VvE.
Tot slot worden in het laatste hoofdstuk conclusies en aanbevelingen weergegeven. De voornaamste conclusies die uit het onderzoek kunnen worden getrokken is dat de noodzakelijke aanpassingen moeten worden uitgevoerd om aan de Warmtewet te voldoen. Het is wel de aanbeveling om de beheersovereenkomst met de VvE te herzien omdat de administratieve last door de Warmtewet wordt verhoogd. Het kost meer tijd en er moet meer werk worden geleverd om de verbruiksoverzichten op te stellen en eventuele storingscompensaties te berekenen.
Abstract
This graduation assignment was conducted at Kindt en Biesbroeck Makelaardij (K&B) because I work here. The introduction of the Warmtewet per January 1, 2014, the question arises as to what effect this law will have on the internal control for both K&B as the Home Owners Association ( HOA ).
This advisory describes the research on the impact and implementation of measures imposed by the demands from the Warmtewet of Internal Control (IC) in a HOA covered by this Warmtewet.
This study focuses on the following question: "How should the admininistrative care information at Kindt and Biesbroeck Makelaardij and Home Owners Association to be appointed, thus ensuring compliance with the (administrative) requirements from the Warmtewet?"
This question is answered by conducting a qualitative research. The research data were obtained as follows: literature, empirical research and interviews.
The aim is to give an opinion on the impact and implementation of the requirements from the Warmtewet for the IC.
In the theoretical framework, the concepts Internal Control, Warmtewet and COSO model were further examined and the investigation also given direction.
An analysis is done what the requirements are from the Warmtewet and how these affect the BIV.
In the empirical study, the ist position of a HOA described in terms of the cost allocation over the owners. This is through fractional parts, which are laid down in the Act of Demerger and the apartment right is determined. Scholarly research has been done to make the necessary adjustments in the IC.
This is based on the risks that reflect the requirements and the preventive and repressive measures that are necessary to hedge these risks.
Finally looked at the implementation of the necessary adjustments and how this can best take place.
Chapter five is a discussion on how the Warmtewet regulates deposed the cost of heat the way in which it happens to this moment. This shows that the Warmtewet has little benefit for an HOA.
Finally, shown in the last chapter conclusions and recommendations. The main conclusions that can be drawn is that the necessary adjustments should be carried out in order to comply with the
Warmtewet. It is the recommendation to reconsider the management agreement with the HOA because the administrative burden is increased by the Warmtewet. It takes more time and there should be more work done to prepare the usage reports and calculate compensation for any malfunction.
Voorwoord
Deze scriptie is geschreven als afstudeerproject bij Kindt en Biesbroeck Makelaardij, tijdens de laatste fase van de deeltijd bachelor opleiding Bedrijfseconomie aan de HZ University of Applied Sciences.
Het schrijven van deze scriptie is mede mogelijk gemaakt door de begeleiding en steun van een aantal mensen. Graag wil ik mijn collegae bedanken voor hun hulp bij het schrijven van mijn scriptie.
Dhr. P. Saman en dhr. J. Verstraeten daar zij mij in de gelegenheid hebben gesteld om het onderzoek bij hun organisatie uit te kunnen voeren. En verder mevrouw S. Weemaes, die in drukke tijden, de tijd nam om mij te begeleiden tijdens deze afstudeerperiode. Tevens wil ik de overige collegae danken die op welke wijze dan ook mij hebben geholpen.
Een woord van dank is ook weggelegd voor mijn scriptiebegeleider, drs. Hoogenboom, die de lastige taak had om mij te sturen in de zoektocht naar de juiste wijze van benadering van het probleem en dit daarna tot een goed einde te brengen.
Verder wil ik graag mijn man, zoon en dochter, familie en vrienden bedanken voor hun geduld en begrip de afgelopen periode. Dank zij jullie geloof in mij, heb ik deze studie tot een goed einde kunnen brengen! Ten slotte wil ik al die mensen bedanken die tijdens het schrijven van de scriptie
belangstelling hebben getoond in mijn scriptie.
Terneuzen, december 2014
Inhoud
SAMENVATTING ... 4
ABSTRACT ... 5
VOORWOORD ... 6
1 INLEIDING ... 9
1.1. AANLEIDING ONDERZOEK ... 9
1.1.1 Theoretische aanleiding ... 9
1.1.2 Praktijk aanleiding ... 10
1.2 PROBLEEMSTELLING EN RELEVANTIE ONDERZOEKSVRAGEN ... 11
1.2.1 Doelstelling onderzoek ... 11
1.3 STRUCTUUR VAN HET ONDERZOEK ... 12
2 THEORETISCH KADER ... 13
2.1 BESTUURLIJKE INFORMATIEVERZORGING ... 13
2.1.1 Corporate Governance ... 15
2.1.2 Interne controle en internal control ... 15
2.1.3 COSO model voor een dienstverlenende organisatie ... 16
2.2 WARMTEWET ... 18
2.3 GEVOLGEN WARMTEWET VOOR DE BESTUURLIJKE INFORMATIEVERZORGING ... 19
2.4 DEELCONCLUSIE ... 22
3 ONDERZOEKSMETHODE ... 23
3.1 GEHANTEERDE ONDERZOEKSMETHODE ... 23
3.1.1 Reikwijdte van het onderzoek ... 25
3.1.2 Legitimiteit onderzoek ... 25
4 RESULTATEN ... 27
4.1 INRICHTING VAN DE BESTUURLIJKE INFORMATIEVERZORGING BIJ K&B EN VAN EEN VVE ... 27
4.2 NOODZAKELIJKE AANPASSINGEN IN DE BESTUURLIJKE INFORMATIEVERZORGING ... 28
4.3 IMPLEMENTATIE VAN DE NOODZAKELIJKE AANPASSINGEN ... 30
4.4 DEELCONCLUSIE ... 37
5 DISCUSSIE ... 39
6 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN ... 40
6.1 CONCLUSIES ... 40
6.2 AANBEVELINGEN ... 40
7 REFERENTIES ... 45
7.1 GEBRUIKTE BOEKEN EN GERAADPLEEGDE LITERATUUR ... 45
7.2 GERAADPLEEGDE WEBSITES ... 45
7.3 LIJST MET AFBEELDINGEN ... 47
AFKORTINGEN EN VERKLARENDE WOORDENLIJST ... 48
BIJLAGE 1. WARMTEWET... 51
BIJLAGE 2. WARMTEREGELING ... 63
BIJLAGE 3. ALGEMENE MAATREGEL VAN BESTUUR ... 67
BIJLAGE 4. ORGANISATIE STRUCTUUR ... 72
BIJLAGE 5. BESCHRIJVING KINDT & BIESBROECK MAKELAARDIJ B.V. ... 73
3.1 Organisatie ... 73
BIJLAGE 6. INFORMANT SOFTWARE B.V. ... 75
BIJLAGE 7. LEVERINGSOVEREENKOMST ... 76
BIJLAGE 8. MAXIMUM GIGAJOULE PRIJS ... 79
BIJLAGE 9. INTERVIEW DHR. O. VERMEERSCH ... 80
BIJLAGE 10. INTERVIEW MEVROUW S. WEEMAES ... 81
1 Inleiding
In dit hoofdstuk wordt de omschrijving van de onderzoeksopdracht weergegeven. Zo wordt eerst de aanleiding van het onderzoek beschreven. Hieruit vloeien de probleemstelling, hoofdvraag en onderzoeksvragen voort.
Vanuit literatuurstudie zal de relevantie, de context en de achtergrond besproken worden. Een deel van de onderzoeksvragen zal middels de literatuurstudie beantwoord worden. En de overige vragen worden beantwoord door middel van empirisch onderzoek. Dit wordt nader bepaald in hoofdstuk 3
“Onderzoeksmethode”.
1.1. Aanleiding onderzoek
De Europese Unie (EU) vaardigt wet- en regelgeving uit, die door de lidstaten moet worden
uitgevoerd. Hierbij is niet altijd duidelijk wat de, in de EU genomen besluiten, daadwerkelijk inhouden voor de uitvoering in de praktijk. Op basis van de Europese wet- en regelgeving is in Nederland een wet opgesteld en aangenomen: de Warmtewet (Bijlage 1. Warmtewet). In het empirisch onderzoek wordt onderzocht welke impact deze wet heeft op de bestuurlijke informatieverzorging (BIV) van beheerdersorganisaties en Vereniging van Eigenaars (VvE).
De Energy Efficiency Directive (EED) is de verwoording van de Europese Unie om de broeikasgassen terug te dringen. De EED is een richtlijn met als doel het behalen van het Europese streefdoel van 20% energiebesparing op het energieverbruik. In deze richtlijn zijn maatregelen voorgeschreven om het energieverbruik van burgers, bedrijven en de overheid terug te dringen. Hierbij kan gedacht worden aan o.a. warmtekrachtkoppeling, renovatie van gebouwen, het meten en factureren van energie en et cetera. (Economische Zaken, 2013). Per 01-01-2014 is, vooruitlopend op de EED eisen, in Nederland de Warmtewet in werking getreden. Deze wet is van toepassing voor aansluitingen op stads- en blokverwarming of op een andere collectieve warmtevoorziening. Dit houdt in dat in voorgenoemde situaties er één leverancier is en dit kan leiden tot een monopolistische positie.
Hierdoor is er een afhankelijkheid van de leverancier door de verbruikers. Daar deze geen keuze heeft, kan dit leiden tot (te) hoge kosten die worden doorgerekend aan de verbruikers. De overheid heeft gemeend dat er daarom een bescherming moest komen voor de verbruikers van
warmtevoorzieningen. De Warmtewet voorziet o.a. in een maximum prijs voor energie. De uitwerking hiervan is opgenomen in de Warmteregeling (Bijlage 2. Warmteregeling) en Algemene Maatregel van Bestuur (AMvB) (Bijlage 3. Algemene Maatregel van Bestuur).
In het blad “Eigen huis magazine” van vereniging eigen huis van januari 2014, stond juist over de maximum prijs een interessant artikel geschreven. De wet zou mogelijk leiden tot hogere
energiekosten terwijl de wet hierin juist moet beschermen. Ruim 600.000 huishoudens zijn aangesloten op een dergelijke warmtevoorziening en deze berichten geven onrust bij deze huishoudens (Akkermans, Oussoren, Ploeg, & Snijder, 2014).
Onder deze huishoudens vallen vele onder een VvE. Dit zijn eigenaren van een appartement in een appartementencomplex. Deze complexen zijn regelmatig voorzien van een collectieve
warmtevoorziening zoals stadsverwarming, blokverwarming of een andere warmtevoorziening.
1.1.1 Theoretische aanleiding
De invoering van de Warmtewet leidt er toe dat er aan allerlei wet- en regelgeving moet worden voldaan door de leverancier van deze warmte. De VvE’s worden in de wet aangeduid als leverancier waardoor zij dus ook aan deze wet- en regelgeving moeten gaan voldoen.
Voor de beheerders en VvE’s heeft de Warmtewet gevolgen voor de BIV. Er worden eisen gesteld aan bijvoorbeeld storingsregistratie, informatie verstrekken over het gebruik en de afrekening van
stookkosten moet in prijs per gigajoule worden opgesteld.
1.1.2 Praktijk aanleiding
Door het al eerder genoemde artikel in het blad “Eigen huis magazine” kwam al snel de vraag naar boven wat de gevolgen zijn voor de BIV, door deze wet voor de VvE’s in het algemeen en deze in beheer bij Kindt en Biesbroeck (hierna te noemen K&B).
Er zijn contracten opgesteld en afgesloten met VvE’s waarin voor een bepaald aantal uur werk aan administratie is opgenomen. Indien de BIV op ingrijpende wijze moet worden aangepast en de uren die hier aan besteed moeten worden sterk stijgen, zullen deze contracten voor K&B niet meer rendabel zijn. Door de gevolgen van de Warmtewet inzichtelijk te maken, kan worden bepaald welke aanpassingen nodig zijn aan de BIV.
Er moet ook worden gekeken wat de gevolgen zijn, indien de Warmtewet niet wordt nageleefd.
Vereniging van Eigenaars.
Eerst wordt een korte uitleg gegeven wat een Vereniging van Eigenaars is en waarin een VvE verschilt van een ‘gewone’ vereniging. Dit is een belangrijk onderdeel van het onderzoek. Het gaat immers om de impact van de Warmtewet op de bestuurlijke informatieverzorging van VvE’s.
De rechtsvorm van een vereniging is als volgt in het Burgerlijk Wetboek opgenomen:
“Artikel 26
1. De vereniging is een rechtspersoon met leden die is gericht op een bepaald doel, anders dan een dat is omschreven in artikel 53 lid 1 of lid 2.
2. Een vereniging wordt bij meerzijdige rechtshandeling opgericht.
3. Een vereniging mag geen winst onder haar leden verdelen”. (Overheidsinformatie, wet- en regelgeving, 2014)
In een gewone vereniging kan men vrijwillig lid worden en ook weer uitschrijven. Dit in tegenstelling met een VvE. Hiervan wordt men automatisch lid bij aankoop van een appartement. Men kan niet vrijwillig lid worden van een VvE en ook kan men dit lidmaatschap niet opzeggen terwijl men nog eigenaar is van een appartement van de VvE.
Voor de oprichting van een VvE heeft de wet bepaald dat er een notariële akte moet worden opgemaakt voor de splitsing in appartementsrechten: de Akte van Splitsing. Tevens moet deze worden ingeschreven bij de Dienst van het Kadaster en de openbare registers.
In de Akte van Splitsing moet zijn opgenomen:
- Splitsingsreglement met daarin de statuten van de vereniging;
- Naam van de vereniging (waarbij de naam moet beginnen met VvE of dit voluit geschreven);
- De gemeente waar men is gevestigd;
- De locatie van het gebouw.
De splitsingsakte, het splitsingsreglement en een eventueel huishoudelijk reglement vormen de regels waaraan elke eigenaar en gebruiker moeten voldoen. De VvE beheert dit en ziet toe op de naleving hiervan. Het in stand houden van het gebouw is een van de kerntaken van een VvE (Appartement kopen en VvE, 2014).
Beschrijving stage bedrijf.
Kindt en Biesbroeck Makelaardij is een regionaal bedrijf dat vestigingen heeft in Hulst en Terneuzen.
In Terneuzen is ook de administratie gevestigd. Naast de aan- en verkoop van woningen heeft K&B ook het beheer van diverse appartementencomplexen (VvE’s), verhuurbedrijven en particuliere woningverhuur in portefeuille. Men participeert bij de ontwikkeling van nieuwbouwprojecten.
Ik ben werkzaam als administratief medewerker.
Er zijn 4 makelaars waaronder de twee directeuren, 3 receptionisten, 3 administratieve medewerkers en 2 technische medewerkers werkzaam. Een organogram van de organisatie is opgenomen in
Bijlage 4. Organisatie structuur” en uitgebreidere beschrijving van de afdeling waar ik werkzaam ben is opgenomen in Bijlage 5. Beschrijving Kindt & Biesbroeck Makelaardij B.V.
De diversicatie van de bedrijfsonderdelen hebben er onder andere voor gezorgd dat K&B in 2015 het 40-jarig jubileum kan vieren.
1.2 Probleemstelling en relevantie onderzoeksvragen
De Warmtewet heeft diverse gevolgen op het gebied van de BIV voor woningcorporaties, beheerders van appartementencomplexen en VvE’s. Dit onderzoek richt zich op de gevolgen van de Warmtewet op de bestuurlijke informatieverzorging voor het beheer van een VvE. Op welke wijze moet de BIV worden aangepast om aan de gestelde eisen vanuit de Warmtewet te voldoen.
Hieruit kan de volgende hoofdvraag worden afgeleid:
Hoe dient de bestuurlijke informatieverzorging bij Kindt en Biesbroeck Makelaardij en Vereniging van Eigenaars ingericht te worden, zodat voldaan wordt aan de (administratieve) eisen vanuit de
Warmtewet?
Dit onderzoek wordt uitgevoerd bij Kindt en Biesbroeck Makelaardij omdat ik daar werkzaam ben. Van de VvE’s waarvoor K&B het beheer voert, is VvE Dukdalf een van de grotere complexen met
blokverwarming waardoor de resultaten van het onderzoek als een blauwdruk voor andere complexen kan dienen. De overige VvE’s worden daarom buiten het onderzoek gehouden.
Theoretische onderzoeksvragen:
1. Wat is bestuurlijke informatieverzorging en welke kwaliteitseisen worden hieraan gesteld?
2. Welke consequenties heeft de Warmtewet voor de inrichting van bestuurlijke informatieverzorging voor het beheer van VvE’s?
Praktische onderzoeksvragen:
3. Hoe is de bestuurlijke informatieverzorging van Kindt en Biesbroeck Makelaardij t.a.v.
beheer van een VvE nu ingericht ten aanzien van de bij onderzoeksvraag twee genoemde aspecten?
4. Welke aanpassingen in de bestuurlijke informatieverzorging dienen doorgevoerd te worden bij Kindt en Biesbroeck Makelaardij en bij een VvE om aan de nieuwe wet- en regelgeving te voldoen en wat zijn de kosten hiervan?
5. Hoe kunnen de aanpassingen bedoeld in onderzoeksvraag vier op de meest efficiënte wijze worden geïmplementeerd?
1.2.1 Doelstelling onderzoek
De doelstelling van dit onderzoek sluit aan op de probleemstelling en is erop gericht
om Kindt en Biesbroeck Makelaardij en VvE Dukdalf inzicht te geven in de mogelijke oplossingen voor de veranderingen die noodzakelijk zijn aan de BIV, om op een efficiënte en effectieve wijze aan de gestelde eisen te voldoen van de per 1 januari 2014 ingevoerde Warmtewet.
De conclusie(s) en aanbevelingen zullen worden verwoord in een advies rapport dat zal worden aangeboden aan K&B en VvE Dukdalf.
1.3 Structuur van het onderzoek
Het onderzoek is op de volgende manier opgebouwd en wordt uitgewerkt naar de hieronder beschreven hoofdstukken.
Figuur 1-1 Structuur van het onderzoek
2 Theoretisch kader
In dit hoofdstuk wordt mede door literatuurstudie de gevolgen voor de bestuurlijke
informatieverzorging door invoering van de Warmtewet voor de organisaties van VvE’s en K&B besproken. Doordat de Warmtewet gevolgen heeft voor de administratieve organisatie van deze beheerders organisaties is de BIV een belangrijk onderdeel van dit onderzoek.
Eerst wordt de definitie van BIV gegeven in paragraaf 2.1 “Bestuurlijke informatieverzorging”. Het COSO-ERM raammodel wordt theoretisch uitgewerkt in sub paragraaf 2.1.3 “COSO model”. Daarna wordt gekeken wat de consequenties van de Warmtewet zijn. Hierbij wordt vooral ingegaan op welke gevolgen deze wet heeft op de BIV voor de uitwerking hiervan in de praktijk, paragraaf 2.2
“Warmtewet”.
2.1 Bestuurlijke informatieverzorging
In deze paragraaf wordt nader in gegaan op wat BIV is. BIV moet er voor zorgen dat de informatie tijdig, juist en beschikbaar is om juist risico’s te detecteren en een organisatie te kunnen besturen. Een organisatie gebruikt vele vormen en soorten informatie om de diverse onderdelen van de organisatie te kunnen (be)sturen.
Er zijn verschillende hulpmodellen ontwikkeld waarin diverse aspecten van risico en risicobeheersing centraal staan. Voor dit onderzoek is gekozen voor het COSO ERM model. Dit flexibele model stelt de organisatiedoelstellingen centraal waarbij een organisatie zelf op specifieke doelstellingen de nadruk kan leggen. Dit wordt verder uitgelegd in sub paragraaf 2.1.3 “COSO model”.
De definitie van Bestuurlijke informatieverzorging volgens Starreveld, Van Leeuwen en van Nimwegen:
“Alle activiteiten met betrekking tot het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen-in-engere-zin (kiezen uit alternatieve mogelijkheden), het doen functioneren en het beheersen van een huishouding, en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd” (Leeuwen & Bergsma, 2012)
Het essentiële doel van de BIV is informatie produceren waarbij interne en externe stakeholders tijdig over deze informatie kunnen beschikken en op basis van die informatie beslissingen nemen.
Belangrijk is dat informatie niet meer mag kosten dan dat zij oplevert. Deze informatie moet aan bepaalde kwaliteitseisen voldoen zoals in figuur 2.1 “Kwaliteit van informatie” te zien is.
Begrijpelijk (de vorm waarin de informatie ter beschikking wordt gesteld, afgestemd op de wensen en bevattingsvermogens van de gebruiker);
Relevantie (indien de informatie helpt om beslissingen te nemen. Dit is afhankelijk van de soort beslissingen die de gebruiker moet nemen);
Betrouwbaar (de inhoud van de informatie moet kloppen).
De term “bestuurlijk” betekent hier dat het gaat om het besturen van organisaties. In het kader hiervan moet de informatie ervoor zorgen dat de besturing van de organisatie effectief en efficiënt kan
verlopen.
Informatie kan worden gezien als een product dat aan kwaliteitseisen moet voldoen.
Informatie is bedoeld om betere besluiten te kunnen nemen. Welke informatie mensen nodig hebben is afhankelijk van de behoefte en de mogelijkheid om de informatie te kunnen verwerken.
Begrijpelijkheid is de vorm waarin de informatie wordt verstrekt. De vorm moet uitnodigen om de informatie te lezen en verwerken. Bovendien moet het zijn afgestemd op de wensen van de gebruiker
en diens vermogen om dit te kunnen bevatten.
Zoals in onderstaande figuur 2-1 wordt weergegeven, zijn de belangrijkste criteria voor informatie:
relevantie en betrouwbaarheid.
Relevantie: De soort beslissing die gemaakt moet worden bepaald de relevantie van de informatie. De verschillende informatiebehoefte komt voort uit de verschillende functies van de gebruiker.
Betrouwbaarheid: Deze eis wordt gesteld aan alle informatie door elke gebruiker. Informatie is betrouwbaar als de inhoud klopt.
Bestuurlijke informatieverzorgingssysteem is opgebouwd uit verschillende onderdelen die samen zorgen voor relevante en betrouwbare informatie (Leeuwen & Bergsma, 2012). Deze onderdelen zijn:
• Organisatieleden, functieverdeling;
• Begrotingen, normen, tarieven;
• Procedures, wet- en regelgeving, richtlijnen;
• Inrichting administratie;
• Informatieverschaffing;
• Gegevens;
• Programmatuur;
• Hardware;
• Controleactiviteiten.
De in het beheer zijnde VvE’s en beheer van de verhuurbedrijven bij Kindt en Biesbroeck zijn individuele en op zichzelf staande administraties.
Een goede boekhouding is het systematisch verzamelen van financiële feiten, deze verwerken en het verstrekken van de financiële informatie en afgeleiden daarvan zoals allerlei kengetallen.
Financiële feiten leiden tot veranderingen in de activa, de passiva en het eigen vermogen. Welke wijze gehanteerd wordt voor het opzetten van rekeningen in de grootboeken is afhankelijk van de soort financiële feiten. Door een juiste systematiek in de indeling van de grootboekrekeningen kan de gebruiker beschikken over relevante gegevens op het gebied van activa en passiva en de verklaringen van het ontstaan van veranderingen.
Figuur 2-1 Kwaliteit van informatie (Leeuwen & Bergsma, 2012)
Er zijn een aantal gebruiksmogelijkheden van bestuurlijke informatie:
Het delegeren van taken en het afleggen van verantwoording;
Het nemen van beslissingen;
Informatie ten behoeve van het doen functioneren van de organisatie. (Vaassen, Meuwissen,
& Beek, 2011)
2.1.1 Corporate Governance
Bij het spreken over de bovengenoemde gebruiksmogelijkheden, duikt de term corporate governance op. Corporate Governance is eigenlijk een deugdelijk bestuur. Door een goede corporate-
governancestructuur wordt er een balans bereikt tussen het realiseren van
ondernemingsdoelstellingen, het afleggen van verantwoording aan stakeholders, het gewenste ondernemingsgedrag en een acceptabele kosten-batenafweging. (Drs. Claassen, 2009)
Het besturen van een organisatie houdt in dat er risico’s zijn. Hoe met deze risico’s wordt omgegaan is afhankelijk van de houding van het bestuur, de inrichting van de verschillende processen in de
organisatie en de wijze waarop verantwoording wordt afgelegd.
Door middel van een goed systeem van interne beheersing wordt duidelijk hoe een organisatie functioneert, geeft het aan het management en medewerkers vertrouwen dat de doelstellingen van de organisatie behaald kunnen worden en worden verrassingen voorkomen. (Leeuwen & Bergsma, 2012) 2.1.2 Interne controle en internal control
Besturing en beheersing zijn nauw verbonden met elkaar. Door besturing wordt getracht om een organisatie (of onderdelen daarvan) te beheersen zodat er richting de gestelde doelen wordt gewerkt.
Een andere term die vervolgens veel wordt gebruikt is “interne controle” en “ internal control”.
De Nederlandse term: “interne controle” is echter anders dan de Engelse term “internal control”.
De definitie van het Nederlandse “interne controle”: ”alle procedures en middelen die leiden tot de naleving van het budget en de geldende voorschriften, de beveiliging van de activa, het waarborgen van de deugdelijkheid en getrouwheid van de boekingen en het vergemakkelijken van
beleidsbeslissingen, met name door het op het juiste tijdstip beschikbaar stellen van de financiële gegevens.” (definities - interne controle)
De definitie van het Engelse “internal control”: “een proces dat in gang wordt gezet door het bestuur, de commissarissen, het management en ander personeel van een organisatie, dat een redelijke mate van zekerheid moet geven dat doelstellingen op de volgende terreinen worden gerealiseerd:
De effectiviteit en efficiency van de bedrijfsvoering:
De betrouwbaarheid van de financiële rapportage;
De naleving van relevante wet- en regelgeving, beleidsrichtlijnen en procedures
Het bewaken van de waarden van de organisatie”. (Vaassen, Meuwissen, & Beek, 2011) Het Nederlandse controle staat voor de toetsing van een realiteit (ist-positie) aan een norm (soll- positie). Deze controle bevat een terugkijkend en een constituerend1 element.
Het Engelse control bevat een constituerend, een terugkijkend en een vooruitkijkend element.
Constituerend: hierbij worden organisatorische maatregelen getroffen om afwijkingen van de vastgestelde criteria zo veel mogelijk te voorkomen.
Terugkijkend: het detecteren van afwijken van de gestelde criteria en het nemen van corrigerende maatregelen en het afleggen van verantwoording.
1 Constituerend: vaststellen, verordenen (Constitueren, 2014)
Vooruitkijkend: beslissingen nemen om afwijkingen van de gestelde criteria tot een minimum te beperken. (Vaassen, Meuwissen, & Beek, 2011)
De doelen van internal control hangen met elkaar samen. In een organisatie is men afhankelijk van betrouwbare informatie om goede beslissingen te kunnen nemen. Een raamwerk dat de verschillende elementen van een internal control systeem beschrijft en waarin de samenhang zichtbaar is, is het COSO-model.
2.1.3
COSO model voor een dienstverlenende organisatie
COSO staat voor Committee of Sponsoring Organizations (of the Treadway Commision). Deze commissie is in het leven geroepen na de fraudeschandalen in Amerika en de behoefte aan richtlijnen voor internal control door en voor organisaties.
De commissie heeft algemeen aanvaarde criteria opgesteld die noodzakelijk zijn voor de opzet en beoordeling van interne beheersingssystemen. In 1992 verscheen het eerste COSO-rapport en model.
In de grafische weergave van het COSO-model is de relatie te zien tussen:
1. de doelstellingen van een onderneming;
2. de controlecomponenten;
3. de activiteiten waarvoor interne controle nodig is.
In het eerste model COSO-ICS wordt het onderdeel ‘strategisch’ nog niet benoemd. Dit wordt in het model COSO-ERM uit 2004 wel benoemd evenals de verdieping in het risicomanagement. Dit is te zien in Figuur 2-2 COSO ICS (1992) en COSO ERM (2004
)
.Ondernemingsdoelstellingen
Het COSO-model onderscheidt de samenhang tussen de ondernemingsrisico’s en het interne beheersingssysteem. Om met een redelijke mate van zekerheid de doelstellingen te kunnen behalen worden deze in vier categorieën onderscheiden:
Strategic – strategisch; het bereiken van strategische doelstellingen
Operations – operationeel; effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen
Reporting – rapportage/financieel en niet financieel; betrouwbaarheid van financiële en niet financiële informatieverzorging
Compliance – toezicht; naleving van relevante wet- en regelgeving Figuur 2-2 COSO ICS (1992) en COSO ERM (2004)
Dit onderscheidt van ondernemingsdoelstellingen maakt het mogelijk om afzonderlijke aspecten van Enterprise Risk Management (ERM) te bekijken. Er zit overlapping in deze categorieën en
ondernemingsdoelstellingen (een doelstelling kan in meer dan één categorie vallen). Hierdoor worden de verschillende behoeften vanuit de onderneming bevredigd. Dit categoriseren staat ook onderscheid toe tussen wat van elke categorie van doelstellingen kan worden verwacht. (Enterprise Risk
Management - Integreted Framework, 2004)
Voor een dienstverlenend bedrijf zijn de ondernemingsdoelstellingen operations en reporting erg belangrijk. Dit zijn de interne processen die het hart vormen van de administratieve processen. In dit onderzoek is het onderdeel compliance ook belangrijk daar de administratie moet voldoen aan de eisen vanuit de Warmtewet. Het onderdeel strategie wordt in dit onderzoek buiten beschouwing gelaten daar dit niet relevant is. Er zijn geen strategische doelstellingen die in dit onderzoek moeten worden meegenomen.
Controle componenten van ondernemingsrisicomanagement
De controleomgeving: De controleomgeving is basis voor elk systeem van interne beheersing.
Het is de cultuur in een organisatie met betrekking tot het belang van interne beheersing. Het vormt de basis hoe de organisatie naar risico’s kijkt, risico’s detecteert en er naar handelt.
Risicobeoordeling: (risk assessment). De analyse en beoordeling van geïdentificeerde risico’s uit zowel externe (bv economische, politieke, sociale of technologische) factoren dan wel interne (bv organisatiestructurering, processen, personeel of systemen). D.m.v.
risicobeoordeling wil men zodanig maatregelen treffen dat het restrisico tot een aanvaardbaar niveau wordt teruggebracht. Het restrisico is het risico dat beheersingsproblemen niet kunnen worden vermeden en dat zowel preventieve2 als repressieve3 beheersingsmaatregelen niet doeltreffend zijn of niet getroffen.
Hierbij moet constant de afweging worden gemaakt of de kosten niet hoger zijn dan de baten.
Controlemaatregelen: Controlemaatregelen zijn maatregelen die, afhankelijk van de
doelstelling en aard van het risico, bedoeld zijn om afwijkingen van vooraf vastgestelde criteria te detecteren en/of te voorkomen. Het gaat dan respectievelijk over repressieve en
preventieve maatregelen.
Informatie en communicatie: Effectieve communicatie vindt horizontaal, verticaal en bilateraal plaats in een organisatie. Hierdoor wordt relevante informatie geïdentificeerd, verzameld en gecommuniceerd in een vorm en tijdsbestek dat het medewerkers mogelijk maakt om hun verantwoordelijkheden uit te voeren. (Drs. Claassen, 2009) Informatie is zowel een object van beheersing (hoe kan de informatie worden verbeterd?) als een beheersingsmaatregel (hoe kan de informatie worden gebruikt ter verbetering van de organisatie en de medewerkers beter onder controle krijgen?). (Vaassen, Meuwissen, & Beek, 2011)
Monitoring: (bewaking van de goede werking) De efficiënte werking van het
risicomanagementsysteem wordt over een bepaalde periode vastgesteld en daar waar nodig worden correcties aangebracht. Er zijn twee vormen van monitoring:
- ongoing monitoring, de dagelijkse activiteiten waarmee toezicht gehouden wordt op de effectieve werking van het interne beheersingssysteem;
2 Preventieve maatregelen: organisatorische maatregelen zoals o.a. controle technische functiescheiding, begroting, uitvaardigen procedures en het stellen van limieten.
3 Repressieve maatregelen: daadwerkelijke controlehandelingen gericht op het vaststellen van de werking en naleving van preventieve maatregelen zoals o.a. inventarisatie, cijferbeoordeling, materiële verbandcontroles en detailcontroles. (Leeuwen & Bergsma, 2012)
- separate evaluations, dit zijn de afzonderlijke evaluaties van het interne
beheersingssysteem die uitgevoerd worden door het hoofd Administratie en de controller.
(Leeuwen & Bergsma, 2012)
Het ERM model heeft hier nog een aantal componenten aan toegevoegd omdat er dieper wordt ingegaan op het risicomanagement voor organisaties. Voor de volledigheid worden deze hieronder benoemd, maar verder in het onderzoek niet gebruikt.
Vaststellen van doelstellingen: (objective setting) Een organisatie zal zijn doelstellingen laten aansluiten bij de missie en visie.
Identificeren van kritieke gebeurtenissen: (event identification) Identificatie van
gebeurtenissen; interne en externe risico’s en kansen die positieve dan wel negatieve invloed kunnen hebben op het behalen van ondernemingsdoelstellingen.
Reactie op risico: (risk response) De set met risicobeheersingsmaatregelen die zijn ontwikkeld om risico’s af te stemmen op de risicotolerantie en risicoacceptatiegraad van de organisatie (vermijden, accepteren, verminderen of delen van risico).
Activiteiten (onderdelen van de onderneming) waarvoor interne controle nodig is De derde dimensie van de COSO-kubus geeft de onderdelen van de onderneming weer:
Dochteronderneming - Subsidiary
Bedrijfseenheid - Business unit
Afdeling – Division
Onderneming als geheel - Entity-level
Het COSO-model weerspiegelt de mogelijkheid om te focussen op het risicomanagement van de onderneming in totaliteit of per categorie, doelstellingen, per component, per bedrijfsonderdeel of een deel hiervan. Deze dimensies vormen samen een geïntegreerd systeem dat aan de veranderende omstandigheden kan worden aangepast.
2.2 Warmtewet
De Warmtewet is in werking getreden na een jarenlange voorbereiding. Het doel van de Warmtewet is tweeledig. Enerzijds moet en wil Nederland aan de Europese wetgeving voldoen op het gebied van de broeikasgassen (Zie hoofdstuk 1.1 “Aanleiding onderzoek”). Anderzijds wil men ook de consumenten, die aangesloten zijn op een collectieve warmtevoorziening, beschermen tegen te hoge kosten
(maximum tarief) en niet transparante leveranciers.
Dit geldt met name voor collectieve warmtevoorzieningen zoals stadsverwarming en blokverwarming.
Hierbij hebben de consumenten geen keuzevrijheid in het kiezen van een leverancier. Deze beperking in keuze van leverancier zorgt er voor dat de verbruiker afhankelijk is van deze leverancier waardoor er gevaar optreedt van een monopolist.
De VvE, waarop dit onderzoek betrekking heeft, heeft blokverwarming.
Blokverwarming is een centrale, gebouw gebonden verwarmingsinstallatie. Dit is een gesloten netwerk in het gebouw waarbij er geen keuze vrijheid is om de eigen leverancier uit te kiezen. De VvE wordt door de wetgever in de nieuwe Warmtewet gezien als leverancier.
De Warmtewet zorgt ervoor dat er maximum tarieven zijn en dat de kosten inzichtelijk moeten worden gemaakt. De eventuele storingen moeten tot een minimum worden beperkt. De verbruikers moeten ook meer inzicht in het eigen stookgedrag krijgen waardoor er meer malen per jaar een overzicht moet worden verstrekt waarop dit verbruik is weergegeven.
Door de ingevoerde Warmtewet zijn er meer regels gekomen waaraan de leverancier van de warmte moet voldoen. Dit heeft gevolgen voor de bestuurlijke informatieverzorging van een VvE, welke als een leverancier van warmte wordt gezien, en voor k&B als beheerder en administrateur van een aantal VvE’s waarop deze Warmtewet van toepassing is. In de tabel hieronder zijn de vereisten vanuit de Warmtewet opgenomen en wordt aangegeven of deze al dan niet consequenties hebben voor de BIV.
Consequenties BIV
Vereisten vanuit de Warmtewet Nee Ja
1. Vergunningsplichtig nee
2. Melden ACM ja
3. Leveringsovereenkomst ja
4. Opstellen Algemene voorwaarden en leveringsovereenkomst ja
5. Verstrekking overzicht geëxploiteerde warmtenetten en/of verbinding door verhuurder nee
6. Toetsing aan een prijsplafond ja
7. Storingsregistratie bijhouden ja
8. Storingscompensatie ja
9. 1 x per jaar verstrekken gespecificeerde nota ja
10. Gespecificeerde administratie t.a.v. baten/lasten warmtelevering ja
11. Technische aspecten warmtesysteem ja
Tabel 1. Overzicht vereisten en consequenties voor de bestuurlijke informatieverzorging
Uit bovenstaande tabel blijkt dat er consequenties voortvloeien voor de BIV van een VvE door de Warmtewet. In de volgende paragraaf 2.3 worden deze eisen en consequenties uitgesplitst naar de drie doelstellingen vanuit COSO die relevant zijn voor dit onderzoek. Hierbij worden de risico’s benoemd en de mogelijke gevolgen. In hoofdstuk 4 worden deze risico’s verder uitgewerkt naar maatregelen om de risico’s te mitigeren en te voldoen aan de gestelde eisen.
2.3 Gevolgen Warmtewet voor de bestuurlijke informatieverzorging
De Warmtewet zal gevolgen hebben voor de bestuurlijke informatieverzorging en het beheer van VvE’s. De VvE’s moeten aan bepaalde administratieve verplichtingen gaan voldoen waar men voorheen geen verplichting had naar de wetgever toe en niet naar de eigen leden.
Voor deze onderzoeksvraag worden de eisen van de Warmtewet aan de leverancier getoetst aan de raakvlakken met BIV. In paragraaf 2.2 “Warmtewet” is aangegeven welke onderdelen van de
Warmtewet raakvlakken hebben met de BIV. In deze paragraaf wordt dit verder uitgewerkt.
Hierbij wordt aangegeven op welke doelstelling van COSO, operationeel, reporting of compliance, de eisen betrekking hebben.
De risico’s voor BIV worden genoemd en de gevolgen. Alleen die risico’s die specifiek betrekking hebben op dit onderwerp worden genoemd. Algemene risico’s zoals toegangsbeveiliging
softwarepakket, gebouw e.d. worden buiten beschouwing gelaten. Indien deze zouden worden benoemd wordt het een te grote opsomming van potentiële risico’s en gevolgen. In § 4.3
“Noodzakelijke aanpassingen in de bestuurlijke informatieverzorging” worden de maatregelen om de risico’s af te dekken opgenoemd. De tabel ‘eisen, doelstelling, risico en gevolg’ is in twee delen opgesplitst daar onder de tabellen wordt weergegeven waar de eisen uit de tabellen gevonden kunnen worden.
Tabel 2. Eisen, doelstelling, risico en gevolg 1.
Ad 1. De leverancier is vergunningsplichtig, tenzij de leverancier eigenaar is het van gebouw waaraan de warmte geleverd wordt (art. 9 lid sub c WW)…….. dus: Geen vergunningsplicht voor de VvE, wel Meldplicht: art 40 WW (Oomen, 2014)
Ad 3 en 4. De leveringsovereenkomst (art.3 lid 1 sub a, b, c en d WW)
Ad 5. De VvE wordt gezien als leverancier aan de eigen leden. Zij beheren niet meer warmtenetten zodat deze bepaling vervalt voor de VvE.
Ad 6. De maximale tarifering volgens het Niet-Meer-Dan-Anders (NMDA) principe (art. 5 lid 1 t/m 5 WW en uitgewerkt in AMvB art. 2 sub 2.1)
Ad 7. Voorts moet een storingsregistratie worden bijgehouden en één maal per jaar moet een overzicht van het afgelopen jaar worden overlegd met de verbruikers. (art. 2 lid 7 WW)
Vereisten vanuit Warmtewet Risico BIV Gevolg
Ja Nee Operational Reporting compliance
1 Vergunningsplichtig X
2 Melden ACM x 1.1 1.1.1. Niet tijdig melden bij
ACM
1.1.1 Sancties van de ACM
3 Leveringsovereenkomst
(leveringsovk) X 1.2 1.2.1 Niet tijdig een
overeenkomst (ovk)
1.2.1 Geen ovk met eigenaar inzake de warmtelevering 1.2.2 Onvolledige en onjuiste administratie
1.3 1.3.1 Onjuiste gegevens 1.3.1 Onjuiste registratie 1.3.2 Onvolledigheid gegevens
invoer
1.3.2 Onvolledige registratie.
1.3.3 Oninbaarheid van debiteuren wegens onjuiste en onvolledige gegevens
1.4
1.4.1 Overeenkomst niet conform wetgeving
1.4.1 Geen rechten en plichten kunnen ontlenen aan de overeenkomst
1.4.2 Financiële sancties van de ACM
4 Opstellen Algemene
voorwaarden x 1.5
1.5.1 Algemene voorwaarden niet conform wet- en regelgeving Warmtewet
1.5.1 Er kunnen geen rechten en plichten ontleent worden aan de algemene voorwaarden 1.5.2 Financiële sancties van de ACM
5
Verstrekking overzicht geëxploiteerde warmtenetten en/of verbinding door verhuurder
x
6 Toetsing aan een prijsplafond 1.7
1.7.1 Onvolledige gegevens 1.7.1 Onvolledig en onjuiste overzichten
1.8
1.8.1 Onvolledige en onjuiste registratie van de gegevens
1.8.1 Geen adequate overzichten waardoor een ondeugdelijke toetsing plaatsvindt
7 Storingsregistratie bijhouden x 1.9 1.9.1 Ongeautoriseerde
toegang bij extern inloggen
1.9.1 Onbetrouwbare vastlegging van storingen
1.9.2 Niet in kunnen loggen 1.9.2 Onvolledigheid van de gegevens van de storing (vergeten)
1.10 1.10.1 Onvolledige en onjuiste registratie van de gegevens
1.10.1 Onbetrouwbare registratie welke zorgt voor onjuiste afhandeling van eventuele 1.10.2 Onjuiste verwerking van de gevolgen van de storing.
Consequenties
BIV Welk aspect COSO
Tabel 3. Eisen, doelstelling, risico en gevolg 2.
Ad 8. Aan de storingen gerelateerde vergoeding moet worden overgemaakt aan verbruikers. Dit vloeit voort uit de storingsregistratie. (art. 3 lid 4 WW)
Ad 9. Eén maal per jaar een volledige en gespecificeerde nota worden verstrekt en vier maal per jaar inzage worden gegeven in de stookkosten van de verbruiker. (art. 5 lid 3 WW)
Ad 10. Het beheer van een VvE zal door de Warmtewet meer vragen van de administratie en de BIV.
De leden moeten meer en betere informatie krijgen over hun stookgedrag, bij eventuele storingen moeten de leden worden gecompenseerd die zijn getroffen door de storing. Dit moet per persoon worden nagegaan en berekend.
Vereisten vanuit Warmtewet Risico BIV Gevolg
Ja Nee Operational Reporting compliance
8 Storingscompensatie x 1.11.1
1.11.1 Onjuistheid van de gegevens
1.11.1 Door onjuiste gegevens teveel of teweing
storingscompensaties uitbetalen
1.12.1 1.12.1 Onvolledige en onjuiste gegevens
1.12.1 Onterechte claims voor storingscompensatie 1.13.1 1.13.1 Niet voldoen aan wet-
en regelgeving
1.13.1 Sancties van de ACM
1.13.2 Ontevreden klanten
9 1 x per jaar verstrekken
gespecificeerde nota x 1.14.1
1.14.1 Niet voldoen aan wet- en regelgeving
1.14.1 Sancties van de ACM
10 Meermalen per jaar een
verbruiksoverzicht verstrekken x 1.15.1
1.15.1 Onvoldoende uren hiervoor afgesproken in beheersovk.
1.15.1 Inkomstenderving door meer uren moeten besteden aan de overzichten opstellen 1.5.2 Onvoldoende capaciteit 1.15.2 Niet tijdig kunnen
overleggen van verbruiksoverzichten
1.16.1
1.16.1 Onvolledigheid van de gegevens wegens schattingen van kosten
1.16.1 Onvolledigheid van de kosten, daar verbruikskosten pas na 1 vol jaar worden afgerekend en niet tussendoor.
Dit zijn dan schattingen.
1.17.1
1.17.1 Het niet kunnen voldoen aan de wet- en regelgeving
1.17.1 Sancties van de ACM
11
Gespecificeerde administratie t.a.v. baten/lasten
warmtelevering
x 1.18.1
1.18.1 Onjuiste opzet softwareprogramma voor kostenspecificatie
1.18.1 Verlies van gegevens
1.18.2 Kosten niet op de juiste grootboekrek en kostensoort boeken
1.18.2 Onvolledige en onjuiste specificatie van de kosten
1.19.1 1.19.1 Onjuiste en onvolledige invoer gegevens
1.19.1 Onjuiste en onvolledige kostenspecificatie
1.20.1 1.20.1 Niet voldoen aan wet- en regelgeving
1.20.1 Sancties van de ACM
1.20.2 Ontevreden klanten omdat zij niet overzichtelijk zien waar de kosten en opbrengsten verantwoord zijn.
12 Geschillencommissie x 1.21.1 1.21.1 Niet aangemeld zijn 1.21.1 Berisping van de ACM
1.22.1 1.22.1 Niet voldoen aan wet- en regelgeving
1.22.1 Sancties van de ACM
13 Technische aspecten
warmtesysteem x 1.21.1
1.21.1 Langdurige besluitvorming daar er stemming moet zijn op ALV met meerderheid van stemmen
1.21.1 Niet tijdige aanpassing van de installaties.
1.22.1 1.22.1 Niet voldoen aan de wet- en regelgeving
1.22.1 Sancties van de ACM Consequenties
BIV Welk aspect COSO
Ad 11. Om de kosten inzichtelijk te maken moet een gespecificeerde administratie worden gevoerd.
Opbrengsten en kosten moeten zichtbaar zijn uit de administratie, voor de verbruikers. (art. 3 WW).
Ad 12. De leverancier dient aangesloten te zijn bij een geschillencommissie. (art. 3 lid 2 WW) Ad 13. Voorts moet de VvE zich in technisch opzicht ook inspannen om de wijze waarop de
stookkosten worden afgerekend conform de Warmtewet. Voor investeringen moet een ALV worden gehouden met de leden van de VvE om beslissingen te nemen.
Eventueel moeten de units(woningen) worden aangepast met de noodzakelijke en wettelijke voorgeschreven meetapparatuur.
De voorkeur gaat uit naar een gigajoulemeter in het ketelhuis te plaatsen daar de afrekening met de verbruiker in de eenheid gigajoule plaatsvindt.
Voor het aanschaffen van de voorgeschreven wettelijke en noodzakelijke meetapparatuur is goedkeuring nodig van de ALV. (art. 8 lid 1 t/m 6 en art 8a lid 1 t/m 10 WW)
2.4 Deelconclusie
In paragraaf 2.1 wordt bestuurlijke informatieverzorging uitgelegd en wordt dit verder uitgewerkt naar COSO ERM model. Uit deze paragraaf blijkt dat de internal control heel belangrijk is voor een organisatie. Door middel van internal control kan de organisatie doelstellingen bereiken op diverse onderdelen in een organisatie. Voor K&B zal de focus voornamelijk liggen op de
ondernemingsdoelstellingen operations, reporting en compliance. Dit omdat de strategie in dit
onderzoek niet van toepassing is. Niet alle onderdelen zullen in even belangrijke mate worden geraakt door de nieuwe wetgeving. In welke mate deze onderdelen zullen worden geraakt, wordt in het empirisch onderzoek duidelijk.
Door het toepassen van het COSO ERM-model wordt er voor gezorgd dat risico’s in een continu proces worden geïdentificeerd en beoordeeld. Wanneer de risico’s in kaart zijn gebracht, kunnen deze door middel van beheersingsmaatregelen gemitigeerd4 worden. Daarnaast biedt het COSO- model houvast voor het continu monitoren van de processen.
In paragraaf 2.2 wordt in het kort ingegaan waarom de Warmtewet is ontstaan en wat de doelstelling hiervan is. Vanuit de Warmtewet zijn de eisen genoemd die worden gesteld aan het beheer van Vereniging van Eigenaars. Hieruit blijkt dat er meer administratieve handelingen voor de VvE’s bijkomen. Doordat er meer administratieve handelingen moeten worden verricht, heeft dit gevolgen voor de BIV. Dit is in een tabel weergegeven.
In paragraaf 2.3 worden de eisen vanuit de Warmtewet getoetst aan de BIV op drie doelstellingen van het COSO model te weten operational, reporting en compliance. Er wordt gekeken naar de risico’s en de mogelijke gevolgen. Hieruit blijkt dat de eisen vanuit de Warmtewet gevolgen heeft voor de bestuurlijke informatieverzorging. Opgenoemde bevindingen worden verder uitgewerkt in het empirisch onderzoek bij onderzoeksvraag 6 welke is uitgewerkt in paragraaf 4.3 “Implementatie van de noodzakelijke aanpassingen”. Dan zal duidelijk worden in welke mate de BIV wordt beïnvloed door de eisen vanuit de Warmtewet.
4 Mitigeren = 1) Afzwakken 2) Lenigen 3) Matigen 4) Verzachten 5) Verlichten (Woorden.org, 2014)
3 Onderzoeksmethode
Er zijn verschillende soorten onderzoek. Er is kwantitatief onderzoek, dit is onderzoek met cijfermatige gegevens en kwalitatief onderzoek, onderzoek met behulp van niet-cijfermatige gegevens (Verhoeven, 2011, vierde druk). Door de onderzoeksvraag wordt de keuze bepaald of dit een kwantitatief of
kwalitatief onderzoek is.
Bij kwantitatief onderzoek ligt de onderzoeksvraag vast. Doel van het onderzoek is vooral het toetsen en beschrijven van de van tevoren vastgelegde ideeën. De standaard manier van data verzamelen hierbij is bijvoorbeeld een vragenlijst. De dataverzameling bestaat uit cijfers welke in een datamatrix worden weergegeven. Met behulp van statistische analyses worden deze data geëvalueerd.
Bij kwalitatief onderzoek betreft het juist een open onderzoeksvraag. Deze onderzoeksvraag kan tijdens het onderzoeksproces worden aangepast. Het doel van kwalitatief onderzoek is vooral het ontwikkelen van nieuwe ideeën. Er wordt niet op een standaard manier data verzameld. Data wordt verzameld via participerende observaties en open interviews. Resultaat van dataverzameling zijn bijvoorbeeld observatie- en gespreksverslagen. Observatie- en gespreksverslagen worden meestal eerst gereduceerd tot labels en vervolgens wordt getracht daar een structuur in te ontdekken.
De centrale vraag is een open onderzoeksvraag, dit betekent dat het een kwalitatief onderzoek betreft.
Hierbij wordt door middel van deskresearch en aanvullend empirisch onderzoek een aantal conclusies en aanbevelingen geformuleerd. Hieronder zal per onderzoeksvraag worden weergegeven welke onderzoeksmethode zal worden gebruikt.
3.1 Gehanteerde onderzoeksmethode
Een onderzoeksmethode die o.a. wordt gehanteerd is deskresearch. Dit is een kwalitatieve vorm van onderzoek. Door middel van deskresearch wordt de beschikbare literatuur, wet- en regelgeving en overige bronnen bestudeerd inzake de Warmtewet en BIV.
In paragraaf 3.1.2. wordt de validiteit van de kwalitatieve methode beschreven.
Het empirisch onderzoek zal leiden tot een blauwdruk van de huidige situatie van de bestuurlijke informatieverzorging van VvE Dukdalf, de ist-positie.
Door de deskresearch naar de verschillende eisen waaraan een leverancier in het kader van de Warmtewet moet voldoen, kan een checklist worden opgesteld, hoe aan de veranderingen kan worden voldaan, de sol-positie.
Voorts wordt per aanvullende onderzoeksvraag aangegeven welke onderzoeksmethode wordt gehanteerd en hoe deze worden verwerkt.
Onderzoeksvraag:
Hoe dient de bestuurlijke informatieverzorging bij Kindt en Biesbroeck Makelaardij en Vereniging van Eigenaars ingericht te worden, zodat voldaan wordt aan de (administratieve) eisen vanuit de
Warmtewet?
Het antwoord op deze vraag wordt door middel van de aanvullende onderzoeksvragen geformuleerd.
Aanvullende onderzoeksvragen:
1. Wat is bestuurlijke informatieverzorging en welke kwaliteitseisen worden hieraan gesteld?
Deze vraag wordt d.m.v. deskresearch en literatuuronderzoek, beantwoord. Het antwoord zal terug te vinden zijn in hoofdstuk 2 van dit onderzoeksvoorstel. Hierbij wordt eerst de begrippen bestuurlijke informatieverzorging en informatie doorgenomen waarna het COSO model als uitgangspunt wordt genomen. Dit is een modern ontwikkeld model dat zich leent voor elk type bedrijf. Het is niet geënt op een bepaalde typologie. Door te kunnen focussen op een bepaald onderdeel in de organisatie is dit model geschikt om te gebruiken voor het onderzoek naar BIV bij Kindt en Biesbroeck.
2. Welke consequenties heeft de Warmtewet voor de inrichting van bestuurlijke informatieverzorging voor het beheer van VvE’s?
Hiervoor wordt d.m.v. deskresearch antwoord op gegeven. De Warmtewet, het Warmtebesluit (AMvB) en Warmteregeling moeten hierbij worden doorgenomen om puntsgewijs de vereisten te verzamelen.
De verzamelde gegevens zullen worden gerangschikt en kort weergegeven in chronologische volgorde. Hierna worden op drie doelstellingen van COSO, te weten operational, reporting en compliance, risico’s en gevolgen benoemd. De uitkomsten zullen verder in het empirisch onderzoek nader onderzocht worden aan de hand van de praktijk.
3. Hoe is de bestuurlijke informatieverzorging van Kindt en Biesbroeck Makelaardij en van een VvE nu ingericht ten aanzien van de bij onderzoeksvraag twee genoemde aspecten?
Het antwoord op deze vraag vloeit voort uit het antwoord van de vorige vraag. Door middel van een interview met openvragen met het hoofd Administratie en Beheer moet inzicht worden verkregen hoe de opbouw van de administratie is ingericht. Hierna moet in het software systeem worden gekeken hoe de kosten momenteel worden geboekt en hoe deze worden gebruikt om van hieruit de afrekening stookkosten op te stellen. Het interview met het hoofd Administratie en Beheer zal worden uitgewerkt, ondertekend en bijgesloten in de bijlagen.
4. Welke aanpassingen in de bestuurlijke informatieverzorging dienen doorgevoerd te worden bij Kindt en Biesbroeck Makelaardij en bij een VvE om aan de nieuwe wet- en regelgeving te voldoen en wat zijn de kosten hiervan?
Om deze vraag te kunnen beantwoorden zullen de resultaten van vraag drie moeten worden bekeken en moet er worden bekeken welke mogelijkheden er zijn om dit binnen de huidige pakketten te kunnen uitvoeren. Dit aan de hand van de doelstellingen van COSO en de te nemen maatregelen die uit de risico’s voortvloeien
Deze uitkomsten zullen worden beschreven en geanalyseerd om zo tot een overzicht te komen van de eventuele aanpassingen die nodig zijn om aan de vereisten van de wetgeving te voldoen.
5. Hoe kunnen de aanpassingen bedoeld in onderzoeksvraag vier op de meest efficiënte wijze worden geïmplementeerd?
Uit het interview zal de ist-positie worden bepaald zoals de bestuurlijke informatieverzorging nu is.
Door middel van de uit vraag vier verkregen antwoorden, wordt bekeken welke maatregelen moeten worden genomen. De te nemen maatregelen worden per punt weergegeven.
3.1.1 Reikwijdte van het onderzoek
Het onderzoek wordt uitgevoerd binnen de organisatie van K&B en één VvE van de in beheer zijnde VvE’s, waarop de Warmtewet van toepassing is. Dit omdat ik in fulltime dienstverband werkzaam ben bij K&B. De aard van het onderzoek houdt in dat er kwalitatief onderzoek is uitgevoerd. Met name theorieonderzoek voor de eerste deelvragen. Daarnaast is de theorie door middel van empirisch onderzoek verdiept door de bestuurlijke informatieverzorging van het beheer door K&B, de ‘Ist”positie, te onderzoeken, waarna de wenselijke situatie, de “sol”positie, wordt onderzocht. Hierbij worden diverse mogelijkheden op een rij te gezet en wordt naar oplossingen gezocht en de consequenties daarvan analyseren.
Ten aanzien van de reikwijdte van het onderzoek wijs ik u op de volgende beperkingen:
Eventuele aanpassingen aan de contracten met de VvE’s worden in dit onderzoek niet meegenomen daar dit per VvE een aanpassing zou kunnen inhouden. Per VvE wordt een op maat gemaakt contract opgesteld. Aan de hand van de uitkomsten van dit onderzoek kan er daarna wel per VvE gekeken worden naar de contracten.
Het onderzoek beperkt zich tot het in kaart brengen van de administratieve gevolgen van Warmtewet en welke consequenties dit inhoudt voor de BIV voor een VvE en K&B.
Het empirische onderzoek richt zich op de BIV bij K&B en één VvE namelijk VvE Dukdalf, en laat andere VvE’s buiten beschouwing. Dit omdat door het onderzoeken van één VvE er een blauwdruk ontstaat wat toepasbaar is op de andere VvE’s.
Deze blauwdruk is ook toepasbaar voor o.a. woningcorporaties en andere beheersorganisaties van VvE’s.
Het empirisch onderzoek zal plaatsvinden van 7 juni tot en met 30 juni 2014.
3.1.2 Legitimiteit onderzoek
Deze informatie wordt verkregen door het raadplegen van diverse bronnen:
Internetbronnen (o.a. website Overheid, Vereniging woningcorporaties, Vereniging voor Eigenaren Belang, Autoriteit Consument en Markt)
Literatuurbronnen (o.a. wetenschappelijke literatuur, nieuwsblad van Vereniging Eigen Huis, artikelen Autoriteit Consument en Markt);
Een bron van de Eerste Kamer kan worden beschouwd als objectief. Hierdoor kan deze informatie als betrouwbaar en bruikbaar worden gezien.
Ik ga voornamelijk deskresearch als onderzoeksmethode gebruiken, waarbij ik de te raadplegen bronnen met elkaar ga vergelijken en controleren om zo de betrouwbaarheid en juistheid te waarborgen. Hierbij wordt voornamelijk op de volgende criteria gelet:
naam en functie van de auteur;
naam organisatie;
geldige informatie, datum artikelen;
verantwoordelijke van de website;
officiële logo’s;
contactgegevens van de auteur, bedrijf;
verwijzing naar achterliggende bronnen (sneeuwbal effect).
Bij de berekening van stookkosten zijn er drie verschillende methoden die gebruikt kunnen worden.
Methode 1: Meten via individuele warmtemeters5 Methode 2: Meten via warmtekostenverdelers6
5 Warmtemeters: dit begrip is opgenomen in de verklarende woordenlijst
6 Warmtekostenverdelers: dit begrip is opgenomen in de verklarende woordenlijst
Methode 3: Meten via de kostenverdeelsystematiek7
Er wordt gekeken welke methode momenteel wordt gebruikt voor de berekening van de stookkosten.
Indien geen van bovenstaande methode wordt gebruikt, kan worden gekeken welke methode het meest geschikt is voor VvE Dukdalf.
Voor het interview, dat zal worden gehouden met het hoofd Administratie en Beheer, zal gesprekspunten lijst worden gehanteerd. Naar gelang het verloop van het gesprek kunnen er wijzigingen zijn in de vragen. De opgestelde vragen zijn een richtlijn voor het open gesprek. De gestelde vragen en de verkregen antwoorden worden genoteerd en uitgewerkt. De uitwerkingen zullen in de bijlage van het adviesrapport worden opgenomen.
Tevens is een interview nodig met het technisch beheer van VvE Dukdalf, dhr. Vermeersch, daar deze op de hoogte is van hoe de bemetering nu is van de appartementen en het verwarmingssysteem. Een verslag van dit interview zal in de bijlage van het adviesrapport worden opgenomen.
7Kostenverdeelsysteem:.dit begrip is opgenomen in de verklarende woordenlijst
4 Resultaten
In dit hoofdstuk worden de resultaten van het empirisch onderzoek weergegeven. De aanvullende onderzoeksvragen zijn door middel van het empirisch onderzoek beantwoord. Eerst wordt
weergegeven hoe de BIV momenteel wordt verzorgd betreffende de verdeling van kosten voor eigenaren (ist-positie). Vervolgens is gekeken naar welke aanpassingen in de BIV zouden moeten worden doorgevoerd om aan de eisen van de Warmtewet te voldoen. In de laatste onderzoeksvraag staat de implementatie van deze aanpassingen centraal.
4.1 Inrichting van de bestuurlijke informatieverzorging bij K&B en van een VvE
De BIV bij K&B is volledig ingericht voor Vastgoedmanagement en VvE management door middel van het softwarepakket van Informant. (zie Bijlage 6. Informant Software B.V.”)
De huidige algemene situatie t.a.v. BIV voor K&B:
In het softwareprogramma Informant is het bedrijf “Kindt en Biesbroeck Makelaardij” aangemaakt.
Hierin wordt de administratie van Kindt en Biesbroeck bijgehouden. Dit gebeurt op een zelfde wijze als voor de andere bedrijven die in dit softwareprogramma zijn aangemaakt. Zie voor de uitleg over
‘Informant’ Bijlage 6. Informant Software B.V. Wat afwijkt van een administratie voor een VvE is de verdeling van kosten volgens de akte van splitsing. In de administratie van K&B Makelaardij is o.a.
particuliere verhuur opgenomen.
Wat belangrijk is, in het kader van de onderzoeksopdracht, is dat er beheerovereenkomsten (beheerovk) worden gesloten met een VvE. In deze beheerovk worden de werkzaamheden, afspraken e.d. met een VvE vastgelegd. Op basis hiervan kunnen extra werkzaamheden worden doorgerekend.
Ook worden de beheersfacturen en de extra, buitenom de afgesloten beheerovereenkomsten, gemaakte kosten en werkzaamheden gefactureerd aan de VvE’s. Bij de facturen wordt een specificatie toegevoegd. De beheersovk is digitaal terug te vinden op de centrale server.
De huidige algemene situatie t.a.v. BIV voor een VvE:
In een appartementencomplex worden de kosten voor het in stand houden, onderhouden en
verzekeren van het gebouw door de eigenaren gedragen. Iedere eigenaar van een appartement (unit) is dus mede eigenaar van het gebouw.
De kostenverdeling is aangegeven in de Akte van Splitsing, wat een onderdeel is van het Appartementsrecht8. Sommige zaken kunnen hiervan uitgezonderd zijn.
De units zijn met de breukdelen ingevoerd in het softwareprogramma ‘Informant’. De eigenaren van deze units, betalen d.m.v. servicekosten het onderhoud en de verzekeringen van het gebouw.
De hoogte van deze servicekosten zijn gebaseerd op het breukdeel (aandeel) van de eigenaar in de totale kosten van de VvE. Door het betalen van servicekosten worden de lasten (kosten) van de VvE gedekt. Hieronder vallen in ieder geval de verzekeringen, het periodiek onderhoud en een reservering voor groot onderhoud. (5 VRAGEN OVER DE SERVICEKOSTEN VAN DE VVE (OF:
LEDENBIJDRAGEN), 2014).
Elk jaar wordt aan de hand van de lopende contracten en inschatting van de verwachte kosten een begroting opgesteld voor het komende boekjaar. Deze begroting wordt tegelijkertijd met de
Jaarrekening en de notulen van de vorige vergadering verzonden aan de leden van de VvE. Sommige VvE’s hebben eerdere vergadering over de begroting. De kascommissie controleert de boekhouding.
8De begrippen “Appartementsrecht” en “Akte van Splitsing” zijn opgenomen in de verklarende woordenlijst.
