Ministerie van Financiën
> Retouradres Postbus 20201 2500 EE Den Haag
De president van de Algemene Rekenkamer Postbus 20015
2500 EA Den Haag
2 5 APR 2016
Datum
Betreft BestuuHijke reactie op het rapport van de Algemene Rekenkamer bij de Nationale Verklaring 2016
Directie B e g r o t i n g s z a k e n Korte Voorhout 7
2511 CW Den Haag Postbus 20201 2500 EE Den Haag www.rijksoverheid.nl Inlichtingen Matthijs Buijs T 070-342 8871 F 070-3427946 p.m.buijs@minfin.nl
Ons l<enmerk 2016-0000036313 U w brief ( k e n m e r k ) 1600145 R
Geachte heer Visser,
Namens het kabinet bied ik u de bestuuHijke reactie aan op uw conceptrapport bij de Nationale Verklaring (NV) 2016, zoals wij deze op 8 april jongstleden van u hebben ontvangen.
Op Verantwoordingsdag, dit jaar op 18 mei, publiceert u uw rapport bij de
Nationale Verklaring simultaan met de publicatie van de NV door het kabinet. Het rapport van de Algemene Rekenkamer bij de NV geeft aanvullende zekerheid bij het financieel beheer van, en de rechtmatigheid over de EU-uitgaven in gedeeld beheer in NedeHand, zoals deze zijn opgenomen in de NV. Namens het kabinet wil ik u daarom bedanken voor uw inzet om tot dit rapport te komen.
Het kabinet is verheugd dat het oordeel van de Algemene Rekenkamer over de afgelopen jaren positief is geweest. Ook dit jaar is uw oordeel positief. In deze bnef wordt ingegaan op de door u genoemde verbeterpunten en aandachtspunten.
Er wordt aangegeven hoe het kabinet voornemens is deze op te pakken tot een verdere verbetenng van het financieel beheer van EU-subsidies in gedeeld beheer.
Oordeel van de Algemene Rekenkamer b i i de NV 2016
De Algemene Rekenkamer oordeelt concluderend dat de NV 2 0 1 6 : over het geheel genomen deugdelijk tot stand is gekomen;
een deugdelijke kwalificatie geeft van het functioneren van de beheers- controlesystemen van de in NedeHand bestede Europese subsidies;
een deugdelijke kwalificatie geeft van de rechtmatigheid, juistheid, en volledigheid van de financiële transacties tot op het niveau van
eindbegunstigden.
en
Pagina 1 van 6
Reactie kabinet op aanbevelingen Algemene Rekenkamer Directie Begrotingszaken Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling (ELFPO) kenmerk
* ' 2016-0000036313
Aanbeveling 1: Wij bevelen de staatssecretaris van EZ aan om de RVO de resultaten van het verbeterplan te laten monitoren.
Het kabinet neemt deze aanbeveling over. De administratieve controles ELFPO zijn in 2015 aangescherpt. De effectiviteit van de aangepaste controles valt
nadrukkelijk binnen de scope van de monitoring door de Rijksdienst Voor Ondernemend NedeHand (RVO) op ELFPO, programmaperiode 2014-2020.
Aanbeveling 2: Wij bevelen de staatssecretaris van EZ aan om de provincies en de RVO de oorzaken van het niet naleven van beheersvoorschriften nader te laten analyseren en op grond daarvan gerichte maatregelen te laten treffen.
Het kabinet neemt deze aanbeveling over. De analyse is uitgevoerd en de volgende oorzaken zijn vastgesteld: de aanvragers hebben
resultaatverplichtingen opgelegd gekregen welke niet goed haalbaar bleken te zijn als gevolg van factoren die buiten de invloedsfeer van de aanvrager liggen.
Daarnaast bleek bij individuele aanvragers onvoldoende kennisniveau van de (uitgebreide) beheersverplichtingen. Op basis van deze oorzaken zijn de volgende maatregelen getroffen.
Bij de stelselherziening in 2010 (invoering Subsidie Natuur en Landschap) is ingezet op de beheerverplichtingen en zijn de resultaatverplichtingen geschrapt.
Daarnaast is de afgelopen jaren gewerkt aan een geheel nieuw systeem voor agransch natuurbeheer, dat uitgaat van professionele samenwerkingsverbanden waarmee onder andere beoogd wordt kennis uit te wisselen om daarmee het kennisniveau van beheren te verhogen waarmee een betere naleving van de beheervoorschriften beoogd wordt. Per 2016 is dit stelsel ingevoerd, de resultaten worden naar verwachting zichtbaar aan het einde van het jaar.
Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO)
Aanbeveling 3: Wij bevelen de staatssecretaris van EZ aan een krachtige impuls aan daadwerkelijke verbetering van de samenwerking in het EFRO-veld, in het veriengde van de al gezette stappen naar aanleiding van het rapport van de Commissie Goede Diensten. Deze impuls zou in ieder geval de volgende elementen moeten bevatten:
• Spoedige afronding van een door alle partijen onderschreven
geschillenregeling, waarbij geschillen volgens een afgesproken procedure met hantering van deadlines aan externe deskundigen worden voorgelegd, waarna de Auditautoriteit haar oordeel vormt (zoals bij het EVF). De regeling dient ook te voorzien in afspraken over de procedure als een gang naar de Europese Commissie nodig is (gezamenlijke vraagstelling en transparante afhandeling).
Het kabinet neemt deze aanbeveling over. In opdracht van de
Managementautonteiten (MA's), de Auditautonteit (AA), de Certificeringsautoriteit (CA) en het Ministerie van Economische Zaken heeft de Commissie Goede Diensten
Pagina 2 van 6
in augustus 2015 een rapport opgeleverd met aanbevelingen om de uitvoering en het controletraject van EFRO In NedeHand te verbeteren. Het kabinet ziet de aanbevelingen van de AR als ondersteuning van het reeds in gang gezette EFRO- verbetertraject naar aanleiding van de Commissie van Goede Diensten. In dit verbetertraject werken alle betrokken partijen (AA, CA, MA, EZ), met behoud van ieders eigen verantwoordelijkheid, samen om tot een breed gedragen oplossing te komen voor de huidige problematiek. Onderdeel van dit verbetertraject is het spoedig komen tot een verbeterde en gedragen geschillenregeling, welke onder meer inhoudt dat de Auditautonteit het uiteindelijke oordeel geeft met
inachtneming van een extern advies. Bij de innchting van de verbeterde geschillenregeling wordt ook gekeken naar de ervaringen met de
geschillenregeling die bij het Europees Visserij Fonds (EVF) wordt gehanteerd.
Daarnaast kan van de mogelijkheid gebruik worden gemaakt om, in geval van een blijvend verschil van inzicht, gezamenlijk naar de Europese Commissie te gaan en haar te vragen naar haar visie. Het oordeel van de Europese Commissie is dan een voor alle partijen bindend oordeel.
Directie B e g r o t i n g s z a k e n
Ons k e n m e r k 2016-0000036313
• Spoedige oplossing van de thans resterende geschilpunten, die een soepele afsluiting van het programma 2007 - 2013 in de weg kunnen staan.
Het kabinet onderschrijft het belang van een spoedige oplossing van de resterende geschilpunten. Bij alle betrokken partijen is er veel inspanning om op korte termijn gezamenlijk tot een oplossing te komen, zodat een soepele afsluiting van het programma 2007-2013 wordt bevorderd, en zekerheid aan de begunstigden kan worden gegeven op de genoemde punten voor het programma 2014-2020.
• Tijdige afronding van projectaudits van de Auditautoriteit en voldoende ruimte voor wederhoorprocedures.
Het kabinet onderschrijft het belang om projectaudits tijdig af te ronden en aan te sturen op voldoende ruimte voor wederhoorprocedures. De Auditautonteit heeft maatregelen genomen die een tijdige afronding van projectaudits waarborgen onder voorwaarde van een tijdige indiening van de betaalaanvragen door de Managementautonteiten. Als aan die laatste voorwaarde is voldaan blijft er voldoende ruimte voor een goede hoor en wederhoorprocedure.
• Betere werkafspraken tussen de autoriteiten over onder andere interpretatie van regelgeving, de onderlinge communicatie en het steunen op eikaars con trole werkzaamheden.
Het kabinet neemt deze aanbeveling over, en ziet deze aanbeveling als ondersteuning van reeds ingezette acties. In het kader van het EFRO-
verbetertraject en in navolging van het rapport van de Commissie Goede Diensten werken verschillende werkgroepen (een werkgroep Regelgeving, een werkgroep Innchtingsvraagstukken en een werkgroep Optimalisering Controleketen) aan, onder meer, de verduidelijking en verbetering van de interpretatie van regelgeving en de vormgeving van de controleketen. Een werkgroep-doorsnijdend
aandachtspunt is het verbeteren van de ondeHinge communicatie en samenwerking.
Pagina 3 van 6
Directie B e g r o t i n g s z a k e n
• Betere voorlichting van projectbegunstigden over de controle-eisen en het
controleproces en betere toetsing vooraf door de Managementautoriteit of de kenmerk
^ 2016-0000036313
begunstigden hieraan kunnen voldoen.
Het kabinet neemt deze aanbeveling over. Aan de verbetering van de vooHichting aan projectbegunstigden is voor de programmaperiode 2014-2020 dan ook invulling gegeven door de Managementautonteiten middels de publicatie van een uitgebreid vooHIchtingsdocument, namelijk het Handboek EFRO. Met dit handboek worden alle EFRO-begunstigden zo volledig mogelijk geïnformeerd over de
voorwaarden en vereisten waaraan zij moeten voldoen. Bij de subsidieverlening wordt aan de hand van een checklist nadrukkelijk door de Managementautoriteit getoetst of de aanvrager aan de gestelde voorwaarden kan voldoen. Ook is persoonlijke voorlichting een standaardtaak van de Managementautonteit en een 'key requirement'^ waarop de Auditautoriteit het systeem van de
Managementautoriteit beoordeelt. Daarnaast wordt door de werkgroep Optimalisering Controleketen van het EFRO-verbetertraject gewerkt aan een transparanter controleproces.
• A/eer gebruik maken van standaardkosten door begunstigden, ter vereenvoudiging van de controle.
Het kabinet onderschrijft het voordeel van het gebruik van standaardkosten ter vereenvoudiging van de controle. Loonkosten vormen bij EFRO-projecten het overgrote deel van de gemaakte kosten. De Regeling Europese EZ-subsidies biedt uitsluitend de mogelijkheid om gebruik te maken van vereenvoudigde
kostenopties voor het berekenen van subsidiabele loonkosten. Mocht in de toekomst blijken dat ook voor andere kostenposten het gebruik van
standaardkosten mogelijk en wenselijk is, dan zal van deze mogelijkheid gebruik worden gemaakt.
Aanbeveling 4: Wij bevelen de staatssecretaris van EZ aan om te monitoren of de laatste betaalaanvragen in 2016 tijdig en adequaat worden ingediend, zodat voldoende tijd resteert voor de afsluitende controlewerkzaamheden van de Auditautoriteit.
Het kabinet onderschrijft het belang om toe te zien op de tijdige en adequate indiening van de laatste betaalaanvragen in 2016. Er is bij alle betrokken partijen veel aandacht voor het tijdig opleveren van de laatste betaalaanvragen over de penode 2007-2013. Gezamenlijk wordt getracht om zo snel mogelijk
betaalaanvragen in te dienen, van een zo groot mogelijke omvang. De Managementautoriteit Noord heeft de laatste betaalaanvraag inmiddels bij de Europese Commissie ingediend. De planning van de Managementautoriteit Zuid is om aan te sluiten bij het advies van de Europese Commissie en niet later dan 30 juni 2016 betaalaanvragen in te dienen. De Managementautoriteit West zal uiteHijk 31 juli 2016 de laatste betaalaanvraag bij de Europese Commissie indienen en de Managementautoriteit Oost naar verwachting in september 2016.
' Essentiële controlemaatregel
Pagina 4 van 6
EZ zal in oveHeg met de Managementautonteiten en Certificeringsautoriteit bezien Directie Begrotingszaken in hoeverre versnelling mogelijk is en welke andere oplossingen er zijn om
gezamenlijk te zorgen dat de Auditautoriteit haar controlewerkzaamheden kenmerk
j 3 2016-0000036313
adequaat kan afronden voor de einddatum van 31 maart 2017.
Aanbeveling 5: Wij bevelen de staatssecretaris van EZ aan om toe te zien op de tijdige en adequate aanpassing van de bijlage met financiële correcties conform de wensen van de Europese Commissie, zodat de betaalonderbreking snel opgeheven kan worden en de laatste betaalaanvragen van EFRO West tijdig verzonden kunnen worden.
Het kabinet onderschrijft het belang van aanpassingen van de bijlage met financiële correcties zodat de betaalonderbreking opgeheven kan worden. Op 10 maart 2016 is voor Managementautonteit West een aangepaste bijlage met financiële correcties ingediend over 2014, alsmede de bijlage over 2015. Op 5 apnl 2016 heeft de Europese Commissie de betaalonderbreking opgeheven. De betaalaanvragen van Managementautoriteit van West worden vanaf dit moment weer op de gebruikelijke wijze verwerkt.
Europees Sociaal Fonds (ESF)
Aanbeveling 6: Wij bevelen de staatssecretaris van SZW aan om toe te zien op de naleving van gemaakte afspraken over een tijdige en adequate indiening van de laatste betaalaanvragen in 2016, zodat voldoende tijd resteert voor de afsluitende controlewerkzaamheden van de Auditautoriteit.
Het kabinet onderschrijft uw aanbeveling. Het Agentschap SZW heeft voor de afsluitende controlewerkzaamheden extra capaciteit vrijgemaakt. Ook de laatste einddeclaraties zullen tijdig zijn afgehandeld, zodat de laatste betaalaanvragen tijdig kunnen worden ingediend. Ter waarborging van de tijdige afwikkeling van de werkzaamheden voor de programmaperiode 2007 - 2013 hebben, zoals uzelf in uw rapportage aangeeft, de Managementautonteit, de Certificenngsautoriteit en de Auditautonteit een procedure, inclusief tijdpad, opgesteld.
Europees Visserij Fonds (EVF)
Aanbeveling 7: Wij bevelen de staatssecretaris van EZ aan om toe te zien op:
• De tijdige en adequate indiening van de laatste betaalaanvragen in 2016, zodat voldoende tijd resteert voor de afsluitende controlewerkzaamheden van de Auditautoriteit.
Het kabinet neemt deze aanbeveling over. Er is met alle betrokken partijen gewerkt aan een plan van aanpak voor afsluiting van het fonds. De
Managementautonteit zal erop toezien dat alle afgesproken deadlines in het plan van aanpak worden nageleefd. Maandelijks zal de voortgang van dit plan worden bewaakt. Ook zijn afspraken gemaakt over tijdige escalatie bij eventuele
verschillen van inzicht. Volgens planning wordt de laatste betaalaanvraag in september 2016 ingediend bij de Europese Commissie.
Pagina 5 van 6
Hef spoedig oppakken van de resterende verbeterpunten in de systemen van de Managementautoriteit/Bemiddelende Instantie, in het bijzonder de managementverificaties, zodanig dat deze autoriteiten de werkzaamheden voor de afsluiting van het programma adequaat verrichtten.
Directie B e g r o t i n g s z a k e n
Ons k e n m e r k 2016-0000036313
Het kabinet neemt deze aanbeveling over. Eind 2015 zijn belangrijke kaders aangepast en met name voor de managementverificaties. Uit de lopende
projectaudits moet blijken of het systeem voldoende verbeterd is. Periodiek vindt er oveHeg plaats tussen de Managementautonteit en de Bemiddelende Instantie RVO over de voortgang van de verbetermaatregelen. Vanaf apnl 2016 zullen maandelijks alle betrokken partijen bijeenkomen om de voortgang van de werkzaamheden rondom afsluiting EVF te bewaken.
Ik verzoek u de bovenstaande reactie integraal over te nemen in uw rapport.
Hoogachtend,
de minister van Financiën
J.R.VrA. bijsselbloe
Pagina 6 van 6
Overzicht conclusies, aanbevelingen, reacties bewindslieden en nawoord
Conclusie* Aanbeveling Reactie bewindslieden
Nawoord Algemene Rekenkamer Landbouwfondsen (ELGF en ELFPO)
De a d m i n i s t r a t i e v e controles bij ELFPO b e h o e v e n v e r s t e r k i n g . *
De naleving van v o o r s c h r i f t e n voor a g r a r i s c h natuur- en l a n d s c h a p s b e h e e r moet nog beter.
S t a a t s s e c r e t a r i s E Z :
Laat RVO de r e s u l t a t e n van het v e r b e t e r p l a n m o n i t o r e n .
Laat de provincies en de RVO de o o r z a k e n van het niet naleven v a n b e h e e r v o o r s c h r i f t e n nader a n a l y s e r e n en op grond d a a r v a n gerichte m a a t r e g e l e n t r e f f e n .
De s t a a t s s e c r e t a r i s van EZ neemt deze a a n b e v e l i n g over. De a d m i n i s t r a t i e v e controles ELFPO zijn in 2 0 1 5 a a n g e s c h e r p t . De
effectiviteit v a n de a a n g e p a s t e controles valt nadrukkelijk binnen de scope van de monitoring door de Rijksdienst V o o r O n d e r n e m e n d Nederland (RVO) op E L F P O , p r o g r a m m a p e r i o d e 2 0 1 4 - 2 0 2 0 .
De S t a a t s s e c r e t a r i s van EZ n e e m t deze a a n b e v e l i n g over. De a n a l y s e is uitgevoerd en de v o l g e n d e o o r z a k e n zijn v a s t g e s t e l d : de a a n v r a g e r s h e b b e n r e s u l t a a t v e r p l i c h t i n g e n opgelegd g e k r e g e n welke niet goed h a a l b a a r b l e k e n te zijn als g e v o l g van factoren die bulten de invloedsfeer van de a a n v r a g e r l i g g e n . D a a r n a a s t bleek bij individuele a a n v r a g e r s o n v o l d o e n d e k e n n i s n i v e a u van de (uitgebreide) b e h e e r s v e r p l i c h t i n g e n . Op basis van deze o o r z a k e n zijn de v o l g e n d e m a a t r e g e l e n getroffen.
Bij de s t e l s e l h e r z i e n i n g in 2010 (invoering S u b s i d i e Natuur en L a n d s c h a p ) is ingezet op de
b e h e e r v e r p l i c h t i n g e n en zijn de r e s u l t a a t v e r p l i c h t i n g e n g e s c h r a p t . D a a r n a a s t is de afgelopen j a r e n gewerkt aan een geheel nieuw s y s t e e m voor a g r a r i s c h
n a t u u r b e h e e r , dat uitgaat van professionele s a m e n w e r k i n g s v e r b a n d e n w a a r m e e onder andere beoogd wordt kennis uit te wisselen om d a a r m e e het k e n n i s n i v e a u van beheren te verhogen w a a r m e e een betere naleving van de b e h e e r v o o r s c h r i f t e n beoogd wordt. Per 2 0 1 6 is dit stelsel i n g e v o e r d , de resultaten worden n a a r v e r w a c h t i n g z i c h t b a a r aan het einde v a n het j a a r .
EFRO
Conclusie* Aanbeveling Reactie bewindslieden
Nawoord Algemene Rekenkamer De samenwerking in het
EFRO-veld moet verbeterd worden.*
De afsluiting van de programmaperiode 2007- 2013 vereist veel aandacht.
Staatssecretaris EZ:
Geef een krachtige impuls aan daadwerkelijke verbetering van de samenwerking in het EFRO-veld, in het verlengde van de al gezette stappen naar aanleiding van het rapport van de Commissie Goede Diensten. Deze impuls zou in ieder geval de volgende elementen moeten bevatten:
• Spoedige afronding van een door alle partijen
onderschreven
geschillenregeling, waarbij geschillen volgens een afgesproken procedure en met hantering van deadlines aan externe deskundigen worden voorgelegd, waarna de auditautoriteit haar oordeel vormt (zoals bij het EVF). De regeling dient ook te voorzien in afspraken over de procedure als een gang naar de Europese Commissie nodig is
(gezamenlijke vraagstelling en transparante afhandeling).
Spoedige oplossing van de thans resterende
geschilpunten, die een soepele afsluiting van het programma 2007-2013 in de weg kunnen staan.
De Staatssecretaris EZ neemt de aanbeveling over.
In opdracht van de Managementautoriteiten (MA's), de Auditautoriteit (AA), de
Certificeringsautoriteit (CA) en het Ministerie van Economische Zaken heeft de Commissie Goede Diensten in augustus 2015 een rapport opgeleverd met aanbevelingen om de uitvoering en het
controletraject van EFRO in Nederland te verbeteren.
Het kabinet ziet de
aanbevelingen van de AR als ondersteuning van het reeds in gang gezette EFRO- verbetertraject naar aanleiding van de Commissie van Goede Diensten. In dit verbetertraject werken alle betrokken partijen (AA, CA, MA, EZ), met behoud van ieders eigen
verantwoordelijkheid, samen om tot een breed gedragen oplossing te komen voor de huidige problematiek.
Onderdeel van dit verbetertraject is het spoedig komen tot een verbeterde en gedragen geschillenregeling, welke onder meer inhoudt dat de Auditautoriteit het uiteindelijke oordeel geeft met inachtneming van een extern advies. Bij de inrichting van de verbeterde geschillenregeling wordt ook gekeken naar de ervaringen met de geschillenregeling die bij het Europees Visserij Fonds (EVF) wordt
gehanteerd. Daarnaast kan van de mogelijkheid gebruik worden gemaakt om, in geval van een blijvend verschil van inzicht, gezamenlijk naar de Europese Commissie te gaan en haar te vragen naar haar visie. Het oordeel van de Europese Commissie is dan een voor alle partijen bindend oordeel.
De staatssecretaris van EZ onderschrijft het belang van een spoedige oplossing van de resterende
geschilpunten. Bij alle betrokken partijen is er veel inspanning om op korte termijn gezamenlijk tot een
Conclusie* Aanbeveling Reactie bewindslieden
Nawoord Algemene Rekenkamer oplossing te komen, zodat
een soepele afsluiting van het programma 2007-2013 wordt bevorderd, en zekerheid aan de begunstigden kan worden gegeven op de genoemde punten voor het programma 2014-2020.
De rapportage over • Tijdige afronding van De Staatssecretaris van EZ financiële correcties aan projectaudits van de onderschrijft het belang om de Europese Commissie auditautoriteit en voldoende projectaudits tijdig af te moet aangepast worden. ruimte voor ronden en aan te sturen op
wederhoorprocedures. voldoende ruimte voor wederhoorprocedures. De Auditautoriteit heeft maatregelen genomen die een tijdige afronding van projectaudits waarborgen onder voorwaarde van een tijdige indiening van de betaalaanvragen door de Managementautoriteiten. Als aan die laatste voorwaarde is voldaan blijft er voldoende ruimte voor een goede hoor en wederhoorprocedure.
• Betere werkafspraken tussen De staatssecretaris van EZ de autoriteiten over onder neemt deze aanbeveling andere interpretatie van over, en ziet deze regelgeving, de onderlinge aanbeveling als
communicatie en het steunen ondersteuning van reeds op eikaars ingezette acties. In het controlewerkzaamheden. kader van het EFRO-
verbetertraject en in navolging van het rapport van de Commissie Goede Diensten werken
verschillende werkgroepen (een werkgroep
Regelgeving, een werkgroep Inrichtingsvraagstukken en een werkgroep
Optimalisering
Controleketen) aan, onder meer, de verduidelijking en verbetering van de
interpretatie van regelgeving en de vormgeving van de controleketen. Een werkgroep-doorsnijdend aandachtspunt is het verbeteren van de
onderlinge communicatie en samenwerking.
• Betere voorlichting van De staatssecretaris van EZ projectbegunstigden over de neemt deze aanbeveling controle-eisen en het over. Aan de verbetering controleproces en betere van de voorlichting aan toetsing vooraf door de projectbegunstigden is voor managementautoriteit of de de programmaperiode 2014- begunstigden hieraan kunnen 2020 dan ook invulling
voldoen. gegeven door de
Managementautoriteiten
Conclusie* Aanbeveling Reactie bewindslieden
Nawoord Algemene Rekenkamer
Meer gebruik maken van standaardkosten door begunstigden, ter vereenvoudiging van de controle.
Monitor de tijdige en adequate indiening van de laatste betaalaanvragen in 2016, zodat voldoende tijd resteert voor de afsluitende
controlewerkzaamheden van de auditautoriteit.
middels de publicatie van een uitgebreid
voorlichtingsdocument, namelijk het Handboek EFRO. Met dit handboek worden alle EFRO- begunstigden zo volledig mogelijk geïnformeerd over de voorwaarden en vereisten waaraan zij moeten voldoen.
Bij de subsidieverlening wordt aan de hand van een checklist nadrukkelijk door de Managementautoriteit getoetst of de aanvrager aan de gestelde voorwaarden kan voldoen. Ook is
persoonlijke voorlichting een standaardtaak van de Managementautoriteit en een "key requirement' waarop de Auditautoriteit het systeem van de Managementautoriteit beoordeelt. Daarnaast wordt door de werkgroep
Optimalisering Controleketen van het EFRO-verbetertraject gewerkt aan een transparanter controleproces.
De staatssecretaris van EZ onderschrijft het voordeel van het gebruik van standaardkosten ter vereenvoudiging van de controle. Loonkosten vormen bij EFRO-projecten het overgrote deel van de gemaakte kosten. De Regeling Europese EZ- subsidies biedt uitsluitend de mogelijkheid om gebruik te maken van
vereenvoudigde kostenopties voor het berekenen van subsidiabele loonkosten. Mocht in de toekomst blijken dat ook voor andere kostenposten het gebruik van
standaardkosten mogelijk en wenselijk is, dan zal van deze mogelijkheid gebruik worden gemaakt.
De staatssecretaris van EZ onderschrijft het belang om toe te zien op de tijdige en adequate indiening van de laatste betaalaanvragen in 2016. Er is bij alle betrokken partijen veel aandacht voor het tijdig opleveren van de laatste betaalaanvragen over de periode 2007-2013.
Conclusie * Aanbeveling Reactie bewindslieden
Nawoord Algemene Rekenkamer
Zie toe op de tijdige en adequate a a n p a s s i n g van de bijlage met financiële correcties c o n f o r m de wensen van de Europese C o m m i s s i e , zodat de b e t a a l o n d e r b r e k i n g snel o p g e h e v e n kan worden en de laatste b e t a a l a a n v r a g e n van EFRO West tijdig v e r z o n d e n kunnen w o r d e n .
G e z a m e n l i j k wordt g e t r a c h t om zo snel mogelijk b e t a a l a a n v r a g e n in te d i e n e n , van een zo groot mogelijke o m v a n g . De M a n a g e m e n t a u t o r i t e i t Noord heeft de laatste
b e t a a l a a n v r a a g inmiddels bij de E u r o p e s e C o m m i s s i e i n g e d i e n d . De planning van de M a n a g e m e n t a u t o r i t e i t Zuid is om aan te sluiten bij het advies van de E u r o p e s e C o m m i s s i e en niet later dan 30 j u n i 2016
b e t a a l a a n v r a g e n in te d i e n e n . De
M a n a g e m e n t a u t o r i t e i t West zal uiterlijk 31 j u l i 2 0 1 6 de laatste b e t a a l a a n v r a a g bij de E u r o p e s e C o m m i s s i e indienen en de
M a n a g e m e n t a u t o r i t e i t Oost naar v e r w a c h t i n g in s e p t e m b e r 2 0 1 6 . EZ zal in overleg met de
M a n a g e m e n t a u t o r i t e i t e n en C e r t i f i c e r i n g s a u t o r i t e i t bezien in h o e v e r r e versnelling mogelijk is en welke andere o p l o s s i n g e n er zijn o m g e z a m e n l i j k te zorgen dat de A u d i t a u t o r i t e i t haar
c o n t r o l e w e r k z a a m h e d e n adequaat kan a f r o n d e n voor de e i n d d a t u m van 31 maart 2 0 1 7 .
De s t a a t s s e c r e t a r i s v a n EZ o n d e r s c h r i j f t het belang van a a n p a s s i n g e n van de bijlage met financiële correcties zodat de b e t a a l o n d e r b r e k i n g o p g e h e v e n kan w o r d e n . Op 10 maart 2016 is voor M a n a g e m e n t a u t o r i t e i t West een a a n g e p a s t e bijlage met financiële correcties ingediend o v e r 2 0 1 4 , a l s m e d e de bijlage o v e r 2 0 1 5 . Op 5 april 2016 heeft de E u r o p e s e C o m m i s s i e de b e t a a l o n d e r b r e k i n g o p g e h e v e n . De b e t a a l a a n v r a g e n van M a n a g e m e n t a u t o r i t e i t van West worden vanaf dit m o m e n t weer op de
gebruikelijke wijze v e r w e r k t . ESF
De afsluiting van de p r o g r a m m a p e r i o d e 2 0 0 7 - 2 0 1 3 vereist veel a a n d a c h t .
S t a a t s s e c r e t a r i s S Z W : Zie toe op de naleving van
g e m a a k t e a f s p r a k e n o v e r een tijdige en adequate indiening van de laatste b e t a a l a a n v r a g e n in 2 0 1 6 , zodat v o l d o e n d e tijd resteert voor
De s t a a t s s e c r e t a r i s van S Z W o n d e r s c h r i j f t uw
a a n b e v e l i n g . Het
A g e n t s c h a p S Z W heeft v o o r de afsluitende
c o n t r o l e w e r k z a a m h e d e n
Nawoord
Conclusie* Aanbeveling Reactie bewindslieden Algemene
Rekenkamer
de afsluitende extra capaciteit v r i j g e m a a k t .
c o n t r o l e w e r k z a a m h e d e n . Ook de laatste
e i n d d e c l a r a t i e s zullen tijdig zijn a f g e h a n d e l d , zodat de laatste b e t a a l a a n v r a g e n tijdig kunnen worden ingediend. Ter w a a r b o r g i n g van de tijdige a f w i k k e l i n g van de w e r k z a a m h e d e n voor de p r o g r a m m a p e r i o d e 2007 - 2 0 1 3 h e b b e n , zoals uzelf in uw rapportage a a n g e e f t , de m a n a g e m e n t a u t o r i t e i t , de certificeringsautoriteit en de auditautoriteit een p r o c e d u r e , inclusief t i j d p a d . o p g e s t e l d .
EVF
s t a a t s s e c r e t a r i s E Z : De S t a a t s s e c r e t a r i s EZ
De afsluiting van de Zie toe o p : neemt de a a n b e v e l i n g over.
p r o g r a m m a p e r i o d e 2 0 0 7 - • De tijdige en adequate Er is met alle b e t r o k k e n
2 0 1 3 vereist veel indiening van de laatste partijen gewerkt aan een
a a n d a c h t ; de b e h e e r s - en b e t a a l a a n v r a g e n in 2 0 1 6 , zodat plan van a a n p a k voor c o n t r o l e s y s t e m e n kennen voldoende tijd resteert voor de afsluiting van het fonds. De nog veel v e r b e t e r p u n t e n . * afsluitende M a n a g e m e n t a u t o r i t e i t zal
c o n t r o l e w e r k z a a m h e d e n van de erop toezien dat alle a u d i t a u t o r i t e i t . a f g e s p r o k e n d e a d l i n e s in het
plan van aanpak worden n a g e l e e f d . Maandelijks zal de voortgang van dit plan worden b e w a a k t . Ook zijn a f s p r a k e n g e m a a k t over tijdige escalatie bij e v e n t u e l e v e r s c h i l l e n van inzicht. V o l g e n s planning wordt de laatste b e t a a l a a n v r a a g in s e p t e m b e r 2 0 1 6 ingediend bij de Europese C o m m i s s i e .
• Het spoedig o p p a k k e n van de Eind 2 0 1 5 zijn belangrijke r e s t e r e n d e v e r b e t e r p u n t e n in kaders a a n g e p a s t en met
de s y s t e m e n van de name voor de
m a n a g e m e n t a u t o r i t e i t / b e m i d d e l m a n a g e m e n t v e r i f i c a t i e s . Uit ende instantie, in het bijzonder de lopende projectaudits de m a n a g e m e n t v e r i f i c a t i e s . moet blijken of het s y s t e e m zodanig dat deze autoriteiten voldoende v e r b e t e r d is.
de w e r k z a a m h e d e n voor de Periodiek vindt er overleg afsluiting van het p r o g r a m m a plaats t u s s e n de
adequaat v e r r i c h t t e n . M a n a g e m e n t a u t o r i t e i t en de B e m i d d e l e n d e Instantie RVO o v e r de v o o r t g a n g van de v e r b e t e r m a a t r e g e l e n . V a n a f april 2 0 1 6 zullen
m a a n d e l i j k s alle betrokken partijen b i j e e n k o m e n om de voortgang van de
w e r k z a a m h e d e n r o n d o m afsluiting EVF te b e w a k e n . Migratiefondsen
N.v.t. N.v.t.
Soortgelijke conclusie in ons rapport over Nationale verklaring 2015 (2015b)
Overzicht aandachtspunten
andbouwfondsen (ELGF en ELFPO):
Verbeteren van controles op producentenorganisaties van telers (ELGF).*
Versnellen van de oplevering van de resultaten van controles ter plaatse (ELGF en ELFPO).»
Tijdig instellen van vorderingen op subsidieontvangers (ELFPO).*
FRO;
Verbeterpunten in managementverificaties bij managementautoriteit EFRO Westen geautomatiseerde informatiesystemen bij alle managementautoriteiten.*
Verbeteren van vastlegging van controlespoor en uitvoering van certificeringswerkzaamheden door de certificeringsautoriteit.*
Aanscherpen van normatiek voor noodzakelijkheid van kosten.*
_
Verbeterpunten in managementverificaties, vastlegging van het controlespoor en betrouwbaarheid van het geautomatiseerde systeem bij de managementautoriteit.
Verbeteren van vastlegging van het controlespoor, uitvoering van certificeringswerkzaamheden en controle van vorderingen en schrappingen door de certificeringsautoriteit.
VF:
1 Verbeteren van vastlegging van het controlespoor, uitvoering van certificeringswerkzaamheden en controle van vorderingen en schrappingen door de certificeringsautoriteit.*
Ugratiefondsen: n.v.t.
*: Soortgelijke conclusie in ons rapport over Nationale verklaring 2015 (2015b)
Overzicht afgeronde conclusies en aanbevelingen Nationale verklaring 2015
Conclusie | Aanbeveling Landbouwfondsen (ELGF en ELFPO)
Percentages onrechtmatigheden bij investerings- en projectsubsidies en grondgebonden steun boven 2% (bij ELFPO).
Zorg er voor dat de RVO de oorzaken van de onrechtmatigheden bij de investerings- en projectsubsidies vanuit het ELFPO analyseert en nagaat of de intensivering van controles een passende maatregel is om het aantal onrechtmatigheden terug te dringen.
5FRO
Ondanks verbeteringen in
managementverificaties percentage onrechtmatigheden nog boven 2%
bij EFRO West.
Draag zorg voor strikte toepassing van de verbeterde
managementverificaties (vooral door verscherping van de controles door de managementautoriteit) en voor het declareren van uitgaven bij de Europese Commissie waarvoor
voldoende zekerheid is verkregen, zodat het risico op overschrijding van het maximaal toegestane percentage onrechtmatigheden tot een minimum beperkt wordt.
ESF
Percentage onrechtmatigheden boven 2%.
Bewaak de effectieve en spoedige invoering van de monitoring van de rapporten van de Inspectie van het Onderwijs door de managementautoriteit en zie toe op een zorgvuldige controle door de managementautoriteit op (mogelijke) dubbele declaraties.
Ga daarbij tevens na of meer aandacht nodig is voor het voorkomen en ontdekken van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidiegelden.
Draag zorg voor het standaard betrekken van publieke informatie bij de managementverificaties, zoals de inspectierapporten van de Inspectie van het Onderwijs.
EVF
Percentage onrechtmatigheden ruim boven 2% bij EVF, met veel resterende onzekerheden; mede door overschrijdingen mogelijk verlies van Europese bijdragen aan visserijprojecten.
Bewaak de effectieve en spoedige invoering van de noodzakelijke
verbeteringen in alle onderdelen van het beheers- en controlesysteem van de managementautoriteit,
in het bijzonder in de zo belangrijke managementverificaties, om het percentage onrechtmatigheden terug te dringen.
Draag zorg voor snelle oplossing van onzekerheden.
Draag zorg voor declaratie van voldoende (afdoende op rechtmatigheid gecontroleerde) uitgaven in 2015 en 2016, zodat verder verlies van Europese bijdragen aan toegekende visserijprojecten wordt voorkomen.
Onzekerheid over juistheid en volledigheid vorderingen.
Draag zorg voor goede afspraken tussen managementautoriteit en certificeringsautoriteit over definitie en registratie van
vorderingen, zodat voortaan zekerheid kan worden verkregen over de betrouwbaarheid van de vorderingen.
Proces van mediation voor verdere verbetering vatbaar.
Blijf zorg dragen voor een terughoudend en vroegtijdig gebruik van het mediation-instrument, door onenigheid over de interpretatie van regelgeving zoveel mogelijk te voorkomen en in een vroeg stadium op te lossen.
Draag zorg voor een snelle afhandeling van mediation-aanvragen.
Draag zorg voor toepassing bij het EVF van dezelfde werkwijze bij bepaling van het foutpercentage als bij de structuurfondsen (meetellen van in mediation gebrachte bevindingen), zodat foutpercentages bij de Europese fondsen te vergelijken zijn.
Migratiefondsen
N.v.t. 1 N.v.t.
