Administratieve organisatie
van afvalstoffen in de
afvalbranche
Drs. J. L. P. Piet 1 Inleiding
Ook vanuit het vak Administratieve Organisatie (AO) kan een bijdrage worden geleverd aan de oplossing van onze milieuproblemen.1 De organi satie en beheersing van de afvalstoffenstromen is één van de onderwerpen welke in dit vak kunnen worden bestudeerd. In dit artikel wordt de aan dacht gericht op de afvalstromen zoals deze voorkomen in de bedrijven welke zijn belast met de inzameling en verwerking van het afval.
De inhoud van het vak AO is betrekkelijk ruim gesteld als het geheel van maatregelen dat is gericht op verzamelen en behandelen van gege vens en informatie ten behoeve van het besturen en doen functioneren van het bedrijf en ten behoeve van het afleggen van verantwoording over het gevoerde beleid.2 Toegepast op het afvalstoffenvraagstuk hebben wij de volgende belangrijkste vragen onderscheiden:
- welke informatie is nodig om de bedrijfspro cessen aan te sturen en te beheersen waarbij afval ontstaat of waarbij afval wordt afgevoerd, opgeslagen, behandeld en vernietigd (onscha delijk gemaakt);
- welke informatie is nodig voor het afleggen van verantwoording over de bedrijfsactiviteiten waarbij afvalstoffen zijn betrokken.
Naast de aandachtspunten van de informa tievoorziening is het vraagstuk van interne con trole interessant, omdat dit aansluit op de maat schappelijke behoefte om de milieuvervuiling onder controle te krijgen.
De stromen van afvalstoffen door bedrijven wij
ken sterk af van de ’normale’ goederenstroom zoals deze binnen de AO wordt uitgewerkt.
In tegenstelling tot normale goederen hebben afvalstoffen meestal een negatieve waarde. Dit heeft consequenties voor de wijze waarop deze stoffen zullen worden bewaard en bewaakt. Ook de onbekendheid met de samenstelling van het afval kan een nieuw element vormen. Zonder metingen en chemische analyses kan geen zeker heid worden verkregen omtrent de precieze samenstelling. En wanneer zullen de kosten van de analyse economisch verantwoord kunnen worden gemaakt?
De vragen die wij in dit artikel willen beantwoor den zijn:
1 kunnen bedrijven in de afvalstoffensector de milieugevaarlijke afvalstromen adequaat be sturen en onder controle houden?
2 kan het vakgebied van de administratieve organisatie een bijdrage leveren aan de bedrijfsinterne milieuzorgsystemen en de beheersing van afvalstoffen binnen bedrijven?
2 Wat zijn afvalstoffen?
Afval kan ontstaan in de industrie als reststof of als uitval. Deze bijprodukten zijn niet beoogd bij de produktie, zijn technisch en/of economisch niet vermijdbaar, en hebben veelal een negatieve waarde. Afval ontstaat ook als rest bij de con sumptie door particulieren of als residu van de
MAB
verbruiksstoffen en verpakkingsmaterialen in bedrijven. Behalve huisvuil denken wij hier aan gebruikt glas en oud papier (die dank zij de recy cling het milieu minder belasten), klein chemisch afval van particulieren of kleine bedrijven in de vorm van lege verfblikken, spuitbussen en batte rijen, afgewerkte fotochemicaliën of motorolie en zovoort.
De afval heeft een negatieve waarde indien kos ten moeten worden gemaakt om het te verwijde ren, te behandelen of te vernietigen. Bij bedrijven in de afvalsector komt de negatieve waarde dui delijk naar voren. Het gaat hier om bedrijven die afval inzamelen, in depot houden, bewerken (sor teren, samenvoegen), transporteren, en verwer ken (verbranden, composteren, storten). Deze bedrijven kopen niet de afvalstoffen in, doch ver kopen een dienst welke verband houdt met de afvalstoffenverwerking. De opbrengst van deze dienst is evenwel gerelateerd aan de omvang van de op te nemen afvalpartij en de kosten welke moeten worden gemaakt om deze afvalstoffen onschadelijk te maken.
Een ander kenmerk van afval is de inhomogene en complexe samenstelling ervan. Ook komt het veel voor dat in het afval slechts een kleine fractie schadelijke stoffen zit. Het is dan vrijwel onmoge lijk de precieze chemische samenstelling via laboratoriumonderzoek vast te stellen. Boven dien moeten de kosten van de monster-analyse aan de bedrijfseconomische maatstaven vol doen, zodat het onderzoek naar de samenstelling van afval slechts in beperkte mate plaatsvindt.
3 Beheersing van bedrijfsprocessen
Uit de bovenstaande alinea’s is te lezen dat er in de afvalstoffenbranche verschillende bedrijfspro cessen zijn waarbij afval is betrokken:
a inzameling van afval. Hieronder kunnen wor den gerangschikt3:
- transportfunctie
- transformerende functie (het omvormen van de stoffen van de aangeboden vorm naar de verwerkbare vorm)
- bufferfunctie (het verzamelen van kleine par tijen tot een voor economisch verantwoorde
afvoer en vernietiging noodzakelijk omvang) b verwerken van afval. Ook hier zijn meerdere
vormen aanwezig met afzonderlijke gevolgen voor de administratieve organisatie:
- recycleren, composteren en terugwinnen - verbranden
- deponeren (storten van al dan niet verontrei nigende compost, inclusief de zogenaamde 'deponie’ van stoffen waarvan nog niet be kend is hoe deze onschadelijk moeten wor den gemaakt).
De doelstelling van de interne controle op de afvalstoffen in algemene zin bestaat uit het voor komen dat deze stoffen op de verkeerde plaats terecht komen. Daartoe voeren de bedrijven vrij willig een bedrijfsintern milieuzorgsysteem in.4 Dit milieuzorgsysteem zal met name gericht moeten worden op de twee volgende hoofdrisico’s: 1° het ontstaan/de verwerving van afval is niet
volledig in de administratie verantwoord en 2° het afval is niet op de juiste wijze afgevoerd of
vernietigd.
Deze risico’s zijn tegengesteld geformuleerd aan de meer bekende risico’s die zijn verbonden aan de goederenstroom met een positieve waarde. Daarvan is het de verdienste van het vak AO geweest dat controlemaatregelen zijn ontwikkeld waarmede kon worden vastgesteld dat de opbrengsten van goederen (met een positieve waarde) volledig zijn verantwoord. Op soortge lijke wijze kan nu worden vastgesteld dat bij stof fen met een negatieve waarde het ontstaan volle dig tot verantwoording leidt. Dit is van grote importantie omdat de beantwoording van deze vraag een voorwaarde is voor het verkrijgen van de zekerheid dat afval niet op verkeerde plaatsen terecht komt.
Zodra de volledigheid van ingang vaststaat kan aandacht worden besteed aan andere controle- vragen zoals de juistheid van de verantwoorde afvalproduktie of -aanvoer, de volledigheid van de vernietiging of andere aspecten van de afval stroom.
ad a inzameling van afval
Transport: Hierbij komen vormen voor waarbij de
stoffen worden gebracht of worden opgehaald. Voor het inzamelen en transporteren van che misch afval is een ontheffing of vergunning vereist en er dienen wettelijk voorgeschreven formulie ren te worden ingevuld. De overheid houdt hierop controle.
Indien een partij moet worden opgehaald is een administratief proces nodig om de acceptatie van de partij door een technische functionaris (accep tant) te ondersteunen. Voorafgaande aan de aan voer zal de aanbieder zich bekend maken en aan geven wat en hoeveel wordt aangeboden en wordt het tarief overeengekomen. Hiermee wordt een soll-positie verkregen op de werkelijke aan voer. De chauffeur ontvangt een schriftelijke opdracht. De volledigheidscontrole op de aan voer kan worden verkregen aan de hand van deze opdrachten en met behulp van de werktijd- en kilometerverantwoording van de chauffeurs. Zodra een partij door de klant wordt aangevoerd moet de binnenkomst worden gesignaleerd. De toegang tot het accepterende bedrijf moet zoda nig zijn beveiligd (omheind en de ingang door por tiers bewaakt) dat het niet mogelijk is goederen binnen te voeren zonder dat dit wordt gesigna leerd. Dit is niet alleen van belang voor de controle op de volledigheid van de opbrengsten, doch ook op de volledigheid van de verantwoorde aanvoer. Hiervoor kan moderne technische apparatuur worden gebruikt die de aankomst signaleert en eventueel zelfs identificeert. Door een onafhanke lijke functionaris wordt vastgesteld wie de aan bieder is en dat deze een ontheffing bezit voor het aanbieden van de partij, wat het gewicht van de zending is (weegbrug), en tot welke categorie het afval behoort. Afhankelijk van de categorie wordt bepaald of de controle beperkt blijft tot een visu ele controle of dat monsterneming en analyse zal moeten plaatsvinden, dit ter beoordeling van de acceptant. De ervaringen uit het verleden met de aanbieding van partijen met twijfelachtige samenstelling beïnvloeden de kritische aandacht van de acceptant. De ervaringen, die veelal pas blijken na de afvoer bij monstername door de ver
werker, zullen hiertoe moeten worden vastgelegd en gemeld aan de acceptant.
Om operationele motieven is het vaak nuttig om bij de aanvoer reeds de locatie te plannen waar de voertuigen zullen worden gelost en het afval in depot wordt gehouden. Door koppeling van de administratieve systemen van de acceptatie en van de lossing kan controle worden verkregen op de rechtmatigheid van het lossen door een tweede (of derde) functionaris. De verantwoorde lijke persoon van de stortplaats of bewaarlocaties is dan bekend met de komst van de vrachtwa gens en kan de in het systeem ingebrachte gege vens op volledigheid (en juistheid) beoordelen. De belangen van de inzamelaar zijn erop gericht alle aangevoerde partijen in rekening te brengen. Het streven naar volledigheidscontrole op de opbrengstverantwoording ondersteunt daar mede de controle op de volledigheid van de te verwerken afvalstroom. Blijft uiteraard de nood zaak tot controle op de juiste wijze van afvoer.
Transformeren: Het transformatieproces is een
produktieve bewerking van het afval, waarbij bij voorbeeld blikken met verfafval worden geschei den in verfrestanten en blik. Dit proces kan in kwantiteiten worden gevolgd door per produktie- charge een meting bij de ingang en bij de beide uitgangen te laten plaatsvinden. Tijdens het pro ces zal, behoudens een geringe verdamping, geen gewichtsverandering optreden zodat een totaalcontrole mogelijk is op de doorstroom. De samenstelling van de verfrestanten kan evenwel een probleem doen ontstaan aangezien de inhoud van de blikken kan afwijken van hetgeen werd verwacht. Hierop is visuele controle moge lijk bij de uitvoering van dit proces. Indien de pro- duktie-charges worden gepland per toelevering, dan is de mogelijkheid aanwezig de herkomst van de afwijkende stoffen te herleiden.
MAB
afwikkeling van de opgetreden problemen en ont stane near-miss-situatie.
In de organisatie van het werk kunnen diverse verantwoordelijkheidsgebieden worden onder scheiden. Op basis van de geregistreerde aange voerde partijen kan door een bedrijfsbureau een planning worden gemaakt. De uitvoering geschiedt aan de hand van schriftelijke opdrach ten, waarbij een opdrachtformulier kan dienen als kwijtingsdocument bij de afgifte van een partij. De uitvoering wordt geregistreerd bij de in- en uit gang en controle kan achteraf plaatsvinden door middel van de kwijtingsdocumenten van de afge geven uitgesorteerde goederen. De voorraadad ministratie voor de bewerking zal partijgewijs zijn opgezet en na de bewerking veelal per artikel- soort.
Bufferen (bewaren): Indien het afval in kleine par
tijen wordt ingenomen, zal dit op een locatie (bak ken, tanks) moeten worden bewaard totdat een voldoende kwantum aanwezig is voor de afval verwerker. De buffervoorraden zullen per catego rie afval moeten worden aangelegd. Hierbij is een registratie mogelijk van de samenstellende toele veringen op elke locatie, waarmee een totaalcon- trole op de doorstroom per groep partijen moge lijk wordt. Indien het bufferen betekent dat een fysieke menging plaatsvindt, is het wenselijk vooraf monsters te nemen. Daar de ’gemiddelde’ chemische samenstelling van het mengsel kan afwijken van de waarde van de aangevoerde indi viduele partijen, kan er een financieel resultaat worden geboekt, wegens hogere of lagere ver werkingskosten ten opzichte van de prijzen die aan de individuele klanten in rekening gebracht is. De functiescheiding welke met betrekking tot het bufferen kan worden gehanteerd is de afschei ding van de bewarende functie jegens de beslis sing tot opname dan wel afgifte. Deze beslissin gen moeten worden vastgelegd.
Behalve de genoemde registraties met een tech nisch karakter is het wenselijk de afvalstroom en -voorraad uit te drukken in geldswaarde. Bij aan voer wordt per categorie afval de hoeveelheid omgerekend tegen de verrekenprijs die overeen komt met de geschatte verwerkingskosten. Door middel van verbandscontroles binnen de finan
ciële administratie blijft dan de volledigheidscon- trole op de bewaring en op de afgifte in stand. Ook bij de inzamelaars is het mogelijk om con trole op de juiste afvoer uit te voeren met behulp van de kwijtingsdocumenten die van de verwer ker worden ontvangen. Elke zending die het bedrijf verlaat zal op de juiste bestemming moe ten worden gecontroleerd, hetgeen functioneel onafhankelijk geschiedt van de bewaarder en de vervoerder, bijvoorbeeld door de administratie.
ad b onschadelijk maken van afval
Naast de eerder beschreven procedure van de acceptatie van het afval onderkennen wij hier een produktieve bewerking, die op de gebruikelijke wijze kan worden bestuurd en gecontroleerd. Wij onderscheiden daartoe de volgende bewerkin gen die door verschillende functionarissen wor den uitgevoerd:
- registratie van de te verwerken kwantiteiten; - analyse van de samenstelling van de te verwer
ken afvalstoffen (bijvoorbeeld de energetische waarde ten behoeve van de verbranding of de zuurgraad bij de afvalwaterzuivering);
- bewaren;
- planning van de verwerking (beslissing); - uitvoering van de verwerking (produktie); - controle op verkregen resultaten.
moge-lijk is. Daarnaast kan de afsluiting en bewaking van het terrein ervoor borg staan dat geen partijen illegaal worden afgevoerd in plaats van ver nietigd.
4 Samenvatting en conclusies
Ook bedrijven in de afvalsector kunnen een admi nistratieve organisatie opzetten met het oog op de besturing en beheersing van de bedrijfspro cessen en ten behoeve van het afleggen van ver antwoording met betrekking tot de afvalstoffen. De maatschappelijk relevante vraag dat milieuge vaarlijke stoffen volledig tot verantwoording komen, en tot een juiste methode van vernietiging leiden, kan met behulp van concrete maatregelen van interne controle tot oplossing worden ge bracht.
De registraties van de stoffenstromen zijn hierin van belang, zij het dat de detaillering moet afhan gen van de milieutechnische risico’s. Onmisbaar zijn de instructies van de leiding, de controletech nische functiescheidingen en het verantwoorde lijkheidsbesef van de betrokken werknemers. De oplossingen die het vak AO biedt tasten niet de noodzaak aan van andere controlemaatregelen op milieuhygiënisch vlak, terwijl ook een stringent vergunningenstelsel in combinatie met inspecties nodig blijft uit preventieve overwegingen.
Het vak administratieve organisatie kan ook in de bedrijven van de afval-sector een belangrijke bij drage leveren aan de oplossing van onze mi lieuproblemen.
Noten
1 Piet RA, Drs. J. L. P., Administratieve Organisatie in produktiebedrijven, Maandblad voor Accountancy en
Bedrijfseconomie, juni 1990.
2 Starreveld, R. W. (Red.), Bestuurlijke Informatieverzorging, deel 1, Alphen a/d Rijn, 1985
3 Smits, J.. De rol van de inzamelaar nader belicht. Milieumarkt, juni 1988.
4 Nederlandse Vereniging van Verwerkers van Chemische Afvalstoffen, Milieu- en Kwaliteitszorgsysteem voor de Houders van een Inzamel- en Bewaarvergunning krachtens de Wet Chemische Afvalstoffen, 1989.
Kost kwaliteit geld?
Dr. Ir. J. N. Blauw Inleiding
In dit artikel wordt een pleidooi gevoerd om bin nen het begrip kwaliteit een aantal deelbegrippen te onderscheiden. Om het verband tussen kwali teit en kosten te verduidelijken kan dit het best worden gedaan door een onderscheid te maken tussen ontwerpkwaliteit en uitvoeringskwaliteit. De relatie van deze concepten met respectievelijk prijs, kosten, marktaandeel en rentabiliteit wor den achtereenvolgens besproken. De conclusie uit deze discussie is, dat het antwoord op de vraag: Kost kwaliteit geld? moet worden beant woord met NEE. Het verhogen van de kwaliteit van een produkt of dienst kan via drie mechanis men - hogere marge, schaalvoordelen en minder kosten - juist geld opleveren!
Wat is kwaliteit?
Kwaliteit is een vaag begrip. Iedereen verstaat er iets anders onder, afhankelijk van het gezichts punt van waaruit men het bekijkt. De beoordeling van een produkt of dienst is afhankelijk van de gebruiker. Legt hij de grootste nadruk op:
- esthetische produkteigenschappen zoals kleur en vormgeving;
- veiligheid zoals brandveiligheid, milieuvriende lijkheid;
- levensduur of duurzaamheid; - prijs;
Dr. Ir. J. N. Blauw is tot 1 augustus 1990 werkzaam bij Rijnconsult b.v. te Oosterbeek en daarna bij PA
Consulting Group te Utrecht als organisatie-adviseur op het gebied van kwaliteitszorg. Hij studeerde technische natuurkunde en bedrijfskunde aan de Universiteit Twente. Hij is in september 1988 gepromoveerd bij de vakgroep Technische Bedrijfskunde van de Universiteit Twente op een onderzoek naar de invoering van Integrale
Kwaliteitszorg in de Nederlandse industrie. De auteur is voorzitter van de Nederlandse Vereniging voor
