Interne controle
Automatische gegevensverwerking
B E T A L IN G S O R G A N IS A T IE E N A U T O M A T IS E R IN G
door J. ten Wolde R.A.
I Inleiding
Vroeger: Er was eens . .. een cred iteu ren a d m in istrate u r die m e t de h a n d b e ta
lingsopdrachten schreef. Deze o p d ra ch ten m oest hij te zam en m et de d aa r
bij b eh o ren d e facturen voorleggen aa n de procuratiehouder. De p ro cu ratie
h o u d er keek goed n a a r de facturen en vergeleek de betalingsopdrachten
d aa rm e e en dan zette hij gelukkig en rap zijn signatuur o n d e r elke opdracht.
De op d rach ten deed hij in een enveloppe en deze enveloppe liet hij, op weg
n a a r zijn huis, in een brievenbus glijden.
Nu: H et co m p u tercen tru m m aakt iedere w eek een tape voor de B ankgirocen
trale (BGC) e n / o f Postcheque- en girodienst (PCGD), alsm ede een recapitu
latie w aaro p h et totaalb ed rag en een telling van de re k en in g n u m m e rs w o r
den afgedrukt. De cred iteu ren a d m in istrate u r n e e m t deze tw ee tellingen
over op een begeleidend schrijven aa n de BGC e n / o f PCGD. Dit schrijven,
alsm ede de tape legt hij v oor aa n de procuratiehouder. De p ro cu ratieh o u d er
kijkt bedachtzaam n a a r de tape en de b rie f en zet ongelukkig en traag zijn
handtekening. De in tern e post verzorgt de rest.
Vraag: Hoe m aak je de p ro c u ratieh o u d er w eer gelukkig?
Antwoord: Wijzig het systeem van in tern e controle zodanig, dat de p ro c u ratie
h o u d er voldoende zekerheid heeft dat de betalingen juist en volledig (tijdig)
w orden verricht.
Dit artikel gaat n a d e r in op deze wijzigingen van het systeem van in tern e co n
trole, waarbij h et noodzakelijk is tevens in te gaan op de organisatie en interne
controle buiten de eigenlijke betalingsorganisatie.
A lvorens dit te doen w ordt h et gezegde „De keten is zo sterk als zijn zwakste scha
kel” in h erin n e rin g gebracht. Een in tern e controleschakel sterker m aken dan
de zwakste is niet zinvol en geeft bovendien h e t risico van h et (ten onrechte)
h eb b en van een gevoel van voldoende zekerheid.
V erder is h et wellicht goed even stil te staan bij h et doel van in tern e controle
in h et algem een. Dit doel is:
p rim air
: het voorkomen van „fouten”,
secundair : indien de in tern e controle beperkt is (ten gevolge van kosten,
technische m ogelijkheden en dergelijke) het tijdig ontdekken van
„fouten”.
In de praktijk ziet m en wel dat som s ten o n re ch te h et prim aire doel (m et
veel kosten) w ordt nagestreefd. Namelijk in de situaties dat een d ure interne
controle zich richt op die gebieden w aar w einig risico gelopen w ordt en b o
vendien h e t risico gelim iteerd is tot een bed rag dat deze in tern e controle niet
rechtvaardigt.
De volgende schakels (x) kan m en bij de betalingsorganisatie onderscheiden:
Voorterrein Computer
centrum
Naterrein
A. V ariabele gegevens: facturen
(o.a. crediteurensaldi)
X X XB. Stam gegevens: NAW
(o.a. rekeningnum m ers)
X X XHierbij geldt voor
A. : beginsaldo + nieuw e facturen - betalingen = eindsaldo;
B. : dat zij n iet van hetzelfde niveau is als A., doch dat d a a r zij m e t n a m e b e
trekking h eeft op h e t essentiële o n d erd eel „betalingen” van A., de scha
kels hierbij van gro o t belang zijn.
Dit artikel is, m ede op g ro n d van het v o renstaande, v erd er als volgt ingedeeld:
II
Conclusies
III
W at do en de BGC en PCGD c.q. w at k u n n en zij doen?
IV V oorterrein
V
C o m p u tercen tru m
VI N aterrein
VII Rol van de accountant
VIII T er afsluiting
In een bijlage is een voorbeeld schem atisch uitgew erkt.
H oew el in dit artikel alle aan d ach t is gericht op b etalingen aan crediteuren, zij
nadrukkelijk v erm eld dat voor an d erso o rtig e b etalingen zoals bijvoorbeeld
netto-salarisbetalingen dezelfde p roblem atiek geldt.
II Conclusies
1. De risico’s m e t betrekking tot h et autom atisch betalen m o g en n iet w o r
d en onderschat.
2. De organisatie en in tern e controle bij g ea u to m atiseerd e b etalingen aan
cred iteu ren zijn kw etsbaar; veelal kw etsb aard er d an in de „oude situatie”.
3. D erhalve zijn aanvullende m aatreg elen van in tern e controle noodzakelijk.
4. Deze aanvullende m a atreg elen w orden in belangrijke m ate beïnvloed
do o r h et feit o f de in tern e controle b in n en h et c o m p u tercen tru m aan de
- niet geringe - m inim um eisen voldoet.
5. Als de in tern e controle zich richt op het, m e t h o n d e rd p rocent zekerheid,
v o orkóm en van een fout zullen de m aatreg elen som s zo v eelom vattend
zijn dat aan de rationaliteit van h et autom atisch b etale n getwijfeld zou
k u n n en w orden.
In dit artikel is g etra ch t alle foutm ogelijkheden te inven tariseren en de
m a atreg elen van in tern e controle die deze fouten voo rk ó m en (of tijdig
signaleren) a a n te geven. M et een dergelijke inventarisatie w ordt o n g e
twijfeld bij ee n enkele lezer de indruk gew ekt d at e r van ee n
jacht” sprake is, h etg ee n stellig n iet de bedoeling is. De bedoeling is wel
de lezer kennis te laten n e m e n van de m ogelijke risico’s en w at d aa raa n
te do en is, om d a a rm e d e tot een afw eging van de risico’s en ee n g efu n
deerd e keuze van m aatreg elen te kun n en kom en in zijn „eigen situatie”.
6. De leiding van h e t bedrijf is verantw oordelijk voor en dient derhalve b e
trokken te w orden bij de keuze van m aatreg elen van in tern e controle en
de m ate w aarin zij dienen te w orden toegepast: een, uit kostenoogpunt,
niet afgedekt risico kan tot g ro te consequenties leiden.
7. De hoofdlijnen van de opzet (en werking) van de betalingsorganisatie
(functiescheidingen en registratie op basis van functiescheidingen) zijn van
belang voor de ac countant bij zijn controle van de jaarrekening.
8. Indien niet alle risico’s (juist) w orden o n d erk en d b estaat de kans dat de ke
ten van interne controle onevenw ichtig w ordt gesm eed: een schakel
w ordt sterker gem aak t dan de zwakste. H et is derhalve noodzakelijk dat
een system atische risico analyse plaatsvindt.
9. Een uitgebreide systeem controle d o o r de accountant, gericht op h et o n t
dekken van omissies die eventueel kun n en leiden tot een foutieve b e ta
ling, is in h et k ad e r van de controle van de jaa rre k e n in g veelal niet n o o d
zakelijk.
10. Indien de leiding van de o n d e rn e m in g h e t oordeel van de accountant wil
leren k en n en m et betrekking tot de details van de betalingsorganisatie zal
zij de accountant ee n adviesopdracht dienen te verstrekken.
II! Wat doen de BGC en PCGD c.q. wat kunnen zij doen?
De BGC en PCGD accepteren betalingsopdrachten op:
a.
m ag n ee tb an d en , diskettes en m agneetbandcassettes;
b.
optisch leesbare form ulieren;
c.
ponskaarten.
A d a.
Deze vorm w ordt h et m eest toegepast. De toepassing is snel en accuraat. H et
tran sp o rt levert geen p ro b lem en op. De ban d (diskette, cassette) gaat vergezeld
van een geleid eb rief (standaard-opdrachtbrief), w aarin o n d e r m e e r is o p g en o
m en:
— totaalbedrag,
— re k en in g n u m m e r,
— gew enste verw erkingsdatum ,
— som rek en in g n u m m e rs (facultatief),
— aantal opdrachten,
— contactpersoon (bij opdrachtgever),
alsm ede technische gegevens (beschrijvingsdichtheid, labeling, enz.).
A nnuleringen (niet: wijzigingen!) zijn mogelijk m its de in form atiedrager, de
geleidebrief en h e t annuleringsverzoek éé n dag voor de gew enste v erw er
kingsdatum zijn aangeleverd.
Ab b.
O p stan d aa rd fo rm u lieren van circa 25 regels w o rd en deze o p d ra ch ten v e r
werkt. De toepassing is re la tie f traag m et ee n g ro tere m ate van storingen. De
m achines dien en absoluut storingvrij (geen scheve o f zwakke letter en d e rg e
lijke) en schoon te zijn. De form ulieren dien en zowel vóór als na de bew erking
m et zorgvuldigheid b eh an d eld te w orden. Elk form ulier heeft een totaaltelling
(alleen van bedragen), dient van een h an d tek e n in g voorzien te w orden en be
vat de n aa m en h et n u m m e r zowel van de begunstigde als van de o p d ra c h t
gever. A nnuleringen zijn niet mogelijk.
Ad c.
H et gebruik van p o nskaarten n e e m t af. H et tran sp o rt verloopt m oeizam er dan
bij a. en b. O ok h ier w ordt een geleidebrief bijgevoegd die in principe o v e r
ee n k o m t m et die zoals beschreven o n d e r a. O ok h ier zijn an n u lerin g en m o
gelijk m et dezelfde v o o rw aard en als o n d e r a. verm eld.
De volgende controles w orden verricht:
1. B estaanbaarheid rek en in g n u m m e rs (BGC: 11 -proef; b estaan b aarh eid
num m erserie). O pdrach ten m et niet b estaa n b are re k en in g n u m m e rs kun
n en n iet w o rd en uitgevoerd. H ierover w ordt d o o r de BGC m e t de o p
d ra ch tg ev er contact o pgenom en; de PCGD s to rn e e rt deze o p d ra ch ten
som s zonder n a d e r overleg.
2. Som van b ed rag en (som van m utaties = totaaltelling in h e a d e r = to taal
b ed rag geleidebrief).
W a n n e e r het totaal van de m utaties afwijkt van de totaaltelling (in h e a d e r
o f trailer) e n / o f van het totaal in de geleid eb rief w ordt de batch n iet v e r
w erkt en w ordt contact o p g en o m en m e t de in de geleid eb rief g en o em d e
contactpersoon. O p verzoek van de o p d ra ch tg ev er kan deze m elding w o r
d en gericht aan een controle-instantie van h et bedrijf in plaats van aan de
contactpersoon.
3. Som van de rekeningnum m ers.
G econtroleerd w ordt altijd o f de som van de re k en in g n u m m e rs van de be
gunstigden gelijk is aan de som zoals deze is o p g e n o m e n in h et controle-
record (totaalrecord, header).
Indien op de geleidebrief de laatste vijf (BGC) o f zeven (PCGD) cijfers van
de som van de re k en in g n u m m e rs w orden o p g en o m en d an w ordt dit con-
troletotaal ook gecontroleerd. Bij een eventueel verschil w ordt de contact-
persoon/co n tro le-in stan tie') hiervan telefonisch/schriftelijk1) op de hoogte
gesteld.
De verw erking (clearing) h eeft dan bij de BGC m eestal al plaatsgevonden,
zodat een direct onderzoek n a a r de oorzaak van h et verschil noodzakelijk
is, o m in overleg m et de bank en begunstigde ban k eventueel acties te o n
d e rn e m e n om uitbetaling te verm ijden.
De PCGD heeft altijd overleg m et de o p d rach tg ev er alvorens de o p drachten
w orden verw erkt.
D oor h e t o n tb rek e n van een g eleidebrief en sluitrecord bij de optisch lees
b are form ulieren vindt geen controle plaats op de telling van de re k e
ningnum m ers.
i
) De gewenste mogelijkheid dient op de geleidebrief te worden aangegeven.D aar het verw erkingssysteem van de BGC en PCGD zich richt op n u m m ers
w ordt e r geen relatie gelegd m et de nam en . De bekende n a a m /n u m m e rc o n -
trole van de PCGD w ordt alleen toegepast bij de 51 kolom skaarten.
De BGC past aldus h a a r fiatcontrole toe: zij vraagt de bank van de o p d ra c h t
gever telefonisch akkoord voor verw erking. Deze bank past (eventueel) hand-
tekeningcontrole en lim ietcontrole toe.
De PCGD past bij toepassing van tapes en dergelijke altijd handtekeningcon-
trole toe: als lim iet geldt h e t creditsaldo op de rekening.
IV Voorterrein
H et v o o rterrein verzorgt de input van:
A. variabele gegevens: facturen,
B. stam gegevens: cred iteu ren NAW -gegevens (onder an d e re re k e n in g n u m
mers).
Indien de in tern e controle bij deze schakels zwak is kan:
a. een factuur w orden ingebracht, w aarvan de contrap restatie n iet juist e n / o f
niet geautoriseerd is;
b. een factuur n iet o f niet tijdig w orden ingebracht;
c.
een foutief NAW -gegeven w orden ingebracht w aard o o r betaling niet aan
de juiste persoon o f instelling geschiedt.
Hierbij kan nog o nderscheid gem aakt w orden tussen „slepen” (crediteuren
later betalen en het liquiditeitsverschil lenen) en „de g reep uit de kas” (be
d rag o v erm aken op e ig e n /b e v rie n d e rekening en vertrekken).
A d a. en b.
H oew el de organisatie m et betrekking tot deze fase geen direct v erb an d houdt
m et de betalingsorganisatie, zal, o m een volledig beeld te schetsen, deze fase
wel globaal w orden uitgew erkt.
Hierbij is van belang:
1. b estelp ro ced u re/au to risatie en re
gistratie van bestellingen
2. ontvangst van g o e d e re n /d ie n ste n
3. ontvangst van facturen
— vastlegging bestelling
— ontvangstm elding
- controle m et bestellingen
- opboeking in KVA, kosten e.d,
- te g e n b o e k in g Te o n tv a n g e n
facturen
— p rim a ire re g istra tie alvorens
facturen „het bed rijf in g a a n ”
(doorlopende num m ering)
— controle m et bestelling en o n t
v angst/levering, alsm ede n a r e
kenen van facturen
- opboeking C rediteuren
— boeking eventueel prijsverschil
- afboeking Te o n tv an g en factu
ren
4. b e w a rin g /reg istra tie van
cred iteu ren
:
— analyse saldo Te o n tvangen fac
tu ren
— analyse van C rediteuren (credi-
teurenlijst op ouderd o m , „af-
loopcontrole”, aansluiting m et
grootboek)
— s a ld o b ilje tte n c o n tro le
(even
tueel)
5. betalingsfiattering
:
- als voorpost van de p ro c u ratie
houder, die in een later stadium
voor de feitelijke betaling zal te
kenen, zal de betalingsfiatteur
facturen vrijgeven voor b e ta
ling. De fiatteu r zal functioneel
gescheiden dien en te zijn van de
g o ederenbestelling - bew aring -
registratie en van de cred iteu
ren registratie. Hij zal, als in tern
de ad 1., 2. en 3. g en o e m d e h a n
delingen zijn verricht, de beta-
lingsblokkade o p h effen . H et
co m p u tercen tru m kan enkele
d agen voor de betalingsdatum
een opgave aan de fiatteur v e r
strekken van die facturen w a ar
van de vervaldatum is bereikt
doch w aarvan de betalingsblok-
kade n o g n iet is opgeheven. De
fiatteur kan dan h iervan de r e
d en nagaan.
A d c.
H et zal duidelijk zijn dat h et C rediteurenbestand-N A W (m et de re k e n in g n u m
mers) een kritisch bestan d is. Dit bestand verdient derhalve grote aa n d ach t en
bewaking.
M utaties in dit kritische (deel van het) b estand dienen v o o rb e h o u d en te w o r
d en aan éé n persoon. Hij (b eh eerd er van h et re k en in g n u m m e rb estan d , v erd er
kortw eg b e stan d sb e h eerd er g enoem d, die v erd er b uiten de crediteuren- en be-
talingsorganisatie staat) zal op g ro n d van e x te rn e bescheiden zoals facturen en
eventueel tevens op g ro n d van een m ededeling van de inkoopafdeling, dat het
een nieuw e relatie betreft, een (voorgeteld) ponsconcept m aken.
H et re k en ce n tru m zal slechts van h em deze ponsconcepten c.q. d o o r h em
geau to riseerd e en ongewijzigde concepten accepteren. (Bij een online-systeem:
m e t behulp van een key, code en dergelijke zal h et systeem slechts van hem
m utaties accepteren.) Deze m utaties w orden als voorlopig beschouwd: zij w o r
den nog n iet g em u tee rd in h et NA W -bestand w a arm ed e gew erkt w ordt. Zijn
(externe) bescheiden en zijn telling geeft hij d o o r aa n een controlefunctionaris
(zie hoofdstuk VI).
V Computercentrum
H et co m p u tercen tru m verzorgt de (verw erking van):
A. facturen;
B. cred iteu ren NAW -gegevens (rekeningnum m ers);
C. betalingstape;
D. print-out van deze tape.
Van essentiële betekenis voor de te n e m e n m aatreg elen van in tern e co n
trole bij het n aterrein is de vraag: H oe sterk is de in tern e controle in het c o m
putercen tru m . O f m e e r in het bijzonder: H oe sterk is de in tern e controle in
h et co m p u tercen tru m voor zover zij een rol speelt bij de betalingsorganisatie?
In de praktijk w ordt onvoldoende erk en d dat w erkzaam heden op het co m p u
terc en tru m m et betrekking tot de betalingsorganisatie kritisch zijn. De v erw er
king van de salarissen geniet veelal veel m e e r aa n d ach t (privacy) dan h et v e r
vaardigen van een betalingstape.
M inim ale eisen die hierbij een rol spelen:
a.
Strikte functiescheiding tussen systeem bouw (systeemanalyse en p ro g ra m
m ering), produktie en gebruiker.
b.
G oedkeuringsprocedure van p ro g ra m m a ’s (u p date-program m a’s van cre-
diteurensaldi en -NAW-bestand, p ro g ra m m a dat tape en listing verzorgt),
waarbij o n d e r m e e r van belang is testen, telling en controle van aantal
statem ents.
c.
B ew aring van p ro g ra m m a ’s, zodanig dat ongeau to riseerd e m utaties o n
mogelijk zijn c.q. tijdig w orden opgem erkt, gekoppeld aa n een wijzigings-
procedure. (Wie m ag p ro g ra m m a ’s wijzigen? O p g rond w aarvan? G o ed
keuring p ro g ra m m a na wijziging?)
d.
Bewaring van b estanden, zodanig d at ong eau to riseerd e m utaties o n m o g e
lijk zijn c.q. tijdig w orden opgem erkt.
e.
C ontrole op autorisatie (door de juiste gebruiker) van de te verw erken (ver
werkte) m utaties.
ƒ
C ontrole op h et verw erkingsproces zelf.
g
De betalingstape en print out dien en direct na totstandkom ing van het
co m p u tercen tru m verw ijderd en afgegeven te w orden aan de (assistent
van de) procuratiehouder.
Indien de personele bezetting van h et ce n tru m zodanig is dat deze eisen niet
in het alg em een toegepast kunnen w orden is het som s wel m ogelijk om deze
toe te passen bij de (meest) kritische bestanden, p ro g ra m m a ’s en verw erking
betreffen d e de betalingen, in concreto: re k en in g n u m m e rb estan d , p ro g ra m m a
dat betalingstape en print-out vervaardigt en de verw erking hiervan.
Indien ook dit niet mogelijk is dient h e t n a te rre in alle m ogelijke risico’s a f
te dekken, h etg ee n som s zal m o eten leiden tot een integrale controle aldaar
(controle van alleen grote bedragen is dan onvoldoende: zie VI B.I.).
Indien de in tern e controle n iet aan de g en o em d e m inim um eisen voldoet,
b estaat de m ogelijkheid dat:
a) een factuur kan w orden verw erkt w aarvan de contrap restatie niet juist
e n / o f niet g eautoriseerd is;
b) een factuur niet, o f niet tijdig w ordt verw erkt;
c)
een foutief re k e n in g n u m m e r in het N A W -bestand w ordt verw erkt, w a a r
d o o r betaling niet aan de juiste persoon o f instelling geschiedt. Indien er
sprake is van opzet zal ook hier, wil er ee n voordeel in de vorm van con
tan ten voor b etrokkenen ontstaan, deze situatie e n / o f situatie e) zeker
voorkom en;
d) op de betalingstape een bed rag bij een v erkeerd re k e n in g n u m m e r (ver
keerde naam ) staat;
e) op de betalingstape een foutief re k e n in g n u m m e r w ordt opgenom en;
J)
op de betalingstape foutieve tellingen staan;
g) de print-out kan afwijken van de tape ten aanzien van reken in g n u m m er;
h) idem als g) ten aanzien van bedrag;
i)
idem als g) ten aanzien van totaaltellingen.
A d a) en b): h et verw erken van een factuur w aarvan de contrap restatie n iet juist
e n / o f niet geautoriseerd is en h et n iet o f niet tijdig v erw erken van facturen
V erw ezen kan w orden n a a r hoofdstuk IV ad a. en b. Een eventuele fout
w ordt direct o p g em erk t en is lokaliseerbaar als de g ebruiker direct in staat is
zijn input (output) te controleren, bijvoorbeeld do o r voortellingen te m aken c.q.
nieuw saldo te bepalen en deze te vergelijken m e t de output.
De m ogelijkheid dat een factuur v erw erkt w ordt die niet verw erkt m ag w o r
d en ook n iet op de output voorkom t, is aanwezig. Als de p ro g ra m m a ’s goed
getest zijn zal e r sprake zijn van opzet en zal de aa n d ach t van de frau d eu r tevens
uitgaan n a a r de verw erking van een frauduleus re k e n in g n u m m e r (zie c) en e)).
Ad c): een foutief re k e n in g n u m m e r verw erken
O ok nu kan verw ezen w orden n a a r hoofdstuk IV (ad c).
Tijdens batchgewijze updating zal van het nieuw e bestan d een telling dienen
te w orden gem aakt. Bij een online /real-tim e-verw erking zal reg elm atig h et
b estand d o orgeteld dienen te w orden. M utatieverslagen en tellingen dienen
afgegeven te w orden aa n een controlefunctionaris (zie VI A.a.).
Als de controle uitsluitend gelegd w ordt bij de b e stan d sb e h eerd er o ntstaat
d aa r ee n zwakke plek in het systeem van in tern e controle; hij kan dan nam elijk
geheel zelfstandig rek en in g n u m m e rs invoeren en wijzigen.
H et v erw erken van een foutief n u m m e r in een bestan d zonder dat hiervan
een print-out o n tstaat c.q. d oorgegeven w ordt aan de g ebruiker is mogelijk.
In dat geval zal dit n u m m e r ook n iet o p g en o m en w orden in de telling. De o n
g eautoriseerde m utatie in h et b estand kan ook plaatsvinden direct vóór de ge-
reedm aking van de betalingstape op de vervaldatum van een (eventueel frau
duleus ingebrachte) factuur. D aarom verdient h et aanbeveling bij de v erv aar
diging van de tape een telling van het re k e n in g n u m m e rb e sta n d te laten af
drukken en deze te vergelijken m et de controletelling (zie VI A.a.). Zie ook e).
A d d): op de betalingstape een b ed rag bij een v erkeerd re k e n in g n u m m e r (ver
keerde naam )
Als h e t p ro g ra m m a dat tot doel heeft h e t vervaardigen van de tape ten aan
zien van dit punt zorgvuldig is vervaardigd en getest, kan h et bed rag slechts
bij een fou tief re k e n in g n u m m e r (en naam ) v erm eld zijn als bij de input van de
factuur een foutief c re d ite u re n n u m m e r is g ecodeerd o f verponst (getoetst).
C ontrole op een juiste codering en verd ere verw erking is d aa ro m van belang.
De codering (deze zal bijvoorbeeld plaatsvinden bij de inschrijving in facturen
boek en h e t toek en n en van een in tern volgnum m er) zal g econtroleerd dienen
te w orden, bijvoorbeeld bij controle m et bestelling o f bij h et n arekenen.
C ontrole op de juiste verw erking kan plaatsvinden d o o r m iddel van v o o r
tellingen o f bij een online-systeem do o r m iddel van naam controle: bij h et in
b re n g en van een c re d ite u re n n u m m e r koppelt h e t systeem de n aa m terug die
vergeleken dient te w orden m et de factuur.
A d e): op de betalingstape een foutief re k en in g n u m m e r
Als, ten gevolge van een zwakke in tern e controle, h et m ogelijk is op de b e
talingstape een foutief re k e n in g n u m m e r op te n e m e n (tijdens o f n a de to t
standkom ing van de tape), kan slechts een volledige controle do o r h e t n aterrein
op juistheid van rek en in g n u m m e rs deze leem te geheel opheffen (zie VI B.I.).
A d J) en i): foutieve tellingen op tape o f print out
Bij verw erking con stateren de BGC en de PCGD dat de som van de re k e
n in g n u m m e rs gelijk is aan de totaaltelling van de tape en van de geleidebrief
(= tellingen van print-out).
Ad g): afwijking tussen tape en print out ten aanzien van re k e n in g n u m m e r
Afwijkingen tussen tape en print-out k u n n en bij een n o rm ale (zorgvuldige)
totstandkom ing (en testing) van h et p ro g ra m m a slechts v o orkom en als, m o
gelijk gem aak t d o o r een zwakke in tern e controle, opzet in h e t spel is. De tape
zal d an een fou tief re k e n in g n u m m e r bevatten (zie e)), terwijl de print out een
geautoriseerd re k e n in g n u m m e r laat zien. D aar de telling op de print out d e
zelfde dient te zijn als op de tape (de BGC en PCGD con tro leren dit) zal de som
van de rek en in g n u m m e rs op de print out ongelijk zijn aan de d a a ro n d e r v e r
m elde telling.
De conclusie is dan ook dat rekeningnummers (de laatste cijfers) nageteld dienen
te worden, om te kunnen signaleren dat de tape een a n d e r n u m m e r bevat dan
op de p rint out verm eld wordt.
A d h):
fou tief b ed rag op tape o f print out
T en aanzien van b ed rag en geldt eveneens d at de totaaltellingen van de tape
do o r de BGC en de PCGD g eco n tro leerd w o rd en m et de geleidebrief. Mogelijk
is dat op de tape een h o g e r b ed rag w ordt v erm eld bij een crediteur dan op
de p rin t out staat verm eld.
Dit te hoge b ed rag kan ten laste kom en van a n d e re op de tape verm elde
cred iteu ren (verschuiven, w a ard o o r de telling gelijk blijft) o f de verhoging
w ordt b eg rep en in de telling van de tape. Als op de p rint out ook deze telling
afgedrukt w ordt is de som van de b ed rag en van de print out ongelijk aa n deze
telling. Deze te hoge betaling vindt ech ter plaats aan een g eautoriseerd re k e
n in g n u m m er. Indien geacht w ordt dat dit risico aanw ezig is en d at te ru g v o r
dering (verrekening) n iet m ogelijk is,
— zullen de op de p rin t out verm elde b ed rag en gecon tro leerd dien en te w o r
d en m e t facturen, saldilijsten, factuurvervangende d o cu m en ten o f iets d e r
gelijks (zie VI B.3.);
— zal deze telling gecon tro leerd dienen te w orden.
VI Naterrein
A. Indien de organisatie b in n en h et c o m p u te rc e n tru m voldoet aa n de n iet g e
ringe m inim um eisen zal h e t n a te rre in h et volgende om vatten:
a. De controlefunctionaris van h e t re k e n in g n u m m e rb e sta n d o n tvangt
d o o rg e n u m m e rd e verslagen van updating van h et bestand, alsm ede de
telling van h e t nieuw e bestand. A an de h a n d van de bescheiden die hem
ter h a n d zijn gesteld d o o r de re k e n in g n u m m e rb e sta n d sb e h e e rd e r zal
hij:
— de telling OS + m utaties = NS controleren;
— de m utaties m e t bescheiden co n tro le ren en vastleggen;
— de m utaties vrijgeven voor verw erking in h e t w erkbestand.
b. De p ro c u ratieh o u d er (of zijn assistent) vult aan de h a n d van de prin to u t
de geleidebrief in. Na o n d erte k en in g van deze brief, alsm ede een b rie f
aa n de eigen bankrelatie w aarop hetzelfde b ed rag verm eld staat, v e r
zendt hij de tape alsm ede deze brieven. Een kopie van de print-out en
o p d rachtbrieven zendt hij n a a r de hoofdadm inistratie.
c. De van de ban k o n tv an g en dagafschriften m e t bijlagen dien en re c h t
streeks n a a r de h o ofdadm inistratie gestuurd te w orden. De hoofdadm i
nistratie:
— vergelijkt de afm utaties m et de kopie-opdrachtbrieven en print-out
(totaalbedragen);
— boekt de to taalb ed rag en op C rediteuren, D ebiteuren, Te b etalen sa
larissen, enz.;
— stuurt de bijlagen en de kopie van de print-out van de betalingstape
n a a r de crediteurenadm inistratie, deb iteu ren ad m in istratie, salarisad
m inistratie, enz.
d. De crediteurenadm inistratie:
— vergelijkt h e t totaalb ed rag van de van de ban k o n tv an g en specificatie
m e t de afboeking op h et crediteurensaldibestand;
— geeft aa n c o m p u tercen tru m o p d ra ch t o m de betalingstape (m et d a
tum en n u m m e r van dagafschrift) te v erw erken in c red iteu ren b e
stand;
— verw erkt aa n de h a n d van overige bijlagen de eventueel h an d m atig
verrichte betalingen.
De vraag is o f de bank- e n / o f girolijst in detail vergeleken dien t te w o r
den m e t de print-out van de betaaltape. Deze controle zou k u n n en die
n en o m vast te stellen dat:
1. de inhoud van de tape in o v ereen stem m in g is (geweest) m e t de p rin t
out. Indien de in te rn e controle hiero p reeds gericht is, d o o r de in te r
ne controle op h et c o m p u tercen tru m o f op h e t n aterrein , kan deze
controle achterw ege blijven. Als deze, eventueel steekproefsgewijze,
vergelijking toch w ordt toegepast, bijvoorbeeld te r versteviging van
de in tern e controle elders (als gesteund w ordt op in tern e controle in
c o m p u tercen tru m o f indien in tern e controle d o o r h e t n a te rre in m et
behulp van steekproeven w ordt verricht) diene m en zich te realiseren
d at deze m aatreg el dan gericht is op tijdige ontdekking van fouten en
n iet op voorkoming daarvan.
2. de bank, bankgiro cen trale en giro de instructies juist h eb b e n
voerd. Gezien ec h te r h et feit dat:
— de bank, bankgirocentrale en giro verantw oordelijk en aa n sp rak e
lijk zijn voor frauduleuze handelingen verricht d o o r h a a r functio
narissen,
— d o o r m iddel van de totaalcontrole w ordt vastgesteld dat de bank
en giro de instructies tijdig h eb b en uitgevoerd,
— de geringe kans dat fouten w orden gem aak t op h et uitvoeringstra
ject bij de PCGD en de bank(girocentrale) zonder d at dit zichtbaar
w ordt in h et totaalbedrag,
lijkt een detailcontrole o m deze re d en n iet rationeel. Als een detail
controle toch zinvol w ordt geacht kan dit geschieden d o o r de credi
teu ren ad m in istratie (op de PCGD lijst staan alleen n u m m ers en b e
dragen; n a m e n kun n en w orden opgevraagd).
e. T ot slot d ien t verm eld te w orden dat een aa n ta l m aatreg elen g en o em d
in hoofdstuk IV, h et systeem van in tern e controle sluitend maakt:
— aansluiting van de subadm inistratie cred iteu ren m e t h e t grootboek,
— analyse van de o u d erd o m van de nog te betalen posten,
— eventueel: saldobiljetten versturen,
— eventueel: controle op de afloop van de saldi (volledigheidscontrole).
B. Indien de in tern e controle bin n en h et co m p u tercen tru m (betreffende de
betalingsorganisatie) niet voldoet aan de d a a ra a n te stellen eisen zullen, naast
de ad A. genoemde, nog de volgende m aatreg elen d o o r h et n a te rre in g e n o
m en dienen te w orden.
1. De rek en in g n u m m e rs op de print-out dien en gecon tro leerd te w orden
aa n de h an d van een b estand dat d o o r de co n tro leu r w ordt bijgehou
den, o f aan de h an d van facturen o f factuurvervangende d o cu m en ten
(zie ook de suggestie C.6.).
Slechts de rekeningnummers controleren bij de grote bedragen is niet voldoende:
het foutieve nummer kan op de print-out bij een klein bedrag staan en op de tape
bij een groot bedrag.
2. De telling van de rek en in g n u m m e rs (de laatste cijfers daarvan) dient te
w o rd en gecontroleerd. H et foutieve n u m m e r kan wel o p g en o m en zijn
op de tape doch niet op de print-out, h etg ee n tot een foutieve totaaltel-
ling van de n u m m ers leidt.
3. Indien e r een risico bestaat dat een foutieve (te hoge) betaling w ordt v e r
richt die n iet hersteld kan w orden d oor verrek en in g o f terugvordering:
controle van de b ed rag en aa n de h an d van facturen o f factu u rv erv an
gende do cu m en ten , saldilijsten en dergelijke.
Dit zal in h e t alg em een slechts het geval zijn als e r betalingen plaats
vinden aa n cred iteu ren w aarm ed e een korte relatie b estaat c.q. zal b e
staan (zie C.2.).
C. V ersterking van h e t systeem van in tern e controle is m ogelijk indien één
o f m e e r van de volgende p u n ten verwezenlijkt kan w orden.
1. H et c o m p u tercen tru m vervaardigt, naast de print-out van de tape, be-
talingsspecificaties p e r crediteur. H ierop staat p er specificatie verm eld:
— NAW -crediteur,
— fa ctu u rn u m m er,
— factuurdatum ,
— bedrag,
— totaalbedrag,
— (waarschijnlijke) d atu m w aarop b ed rag te g em o e t gezien kan w orden.
De (assistent) p ro cu ratieh o u d er verzendt deze specificaties aan de credi
teuren. Zij w eten dan w at zij v erw achten k u n n en en h eb b e n d aarvan
een specificatie. Indien, p e r betaling, een aantal facturen betaald dient
te w o rd en is een dergelijke specificatie geen luxe: de specificatieruim te
op de tape (c.q. op h e t overschrijfform ulier) is nam elijk beperkt.
De som van deze specificaties dient u itera ard gelijk te zijn aa n h et to
taalbedrag van de tape (print-out).
Een kopie van deze specificaties kan als c o n tro le /n a sla g dienen voor
de cred iteurenadm inistratie.
2. H et v erdient som s aanbeveling alle betalingen m e t een bijzonder (bij
voorbeeld v re em d e valuta) o f eenm alig k arak ter n iet te autom atiseren:
h et risico op fouten en fraude is h ier h et grootst. B ovendien leiden deze
transacties tot veel m utaties in „vaste” gegevens (rekeningnum m er-
bestand, NAW, V V -tegenw aarde) en veelal tot opblazen (m eeslepen van
niet m e e r te gebruiken gegevens) van bestanden.
3. Indien h e t afdrukken (en natellen) van de tape m e t zorg w o rd t om rin g d
is veel controlew erk overbodig: de controle ad B. 1. kan d an beperkt w o r
den tot de re k en in g n u m m e rs van de g ro tere b ed rag en en de controle
ad B.2. (natellen van rek eningnum m ers) kan vervallen.
G en o em d e „zorg” kan als volgt om sch rev en w orden:
— laat print-out n iet g eïn teg reerd plaatsvinden, doch m aak van het af
drukken van de tape een ap a rte job;
— een functionaris die geen bem oeienis heeft m et de v e rw e rk in g /to t
standkom ing van de tape zal deze jo b uitvoeren;
— h et p ro g ra m m a dat deze afdruk (en natelling) verzorgt blijft o n d e r b e
h e e r van deze functionaris;
— de tape m ag tijdens deze verw erking n iet m e e r g e m u te e rd w orden
(w egnem en schrijfring).
B ovenstaande is m e t een standaard-retrievalpakket eenvoudig te reali
seren.
4. O p h et m o m e n t dat de tape w ordt vervaardigd w ordt van de rek en in g
n u m m ers in h e t g eraadpleegde cred iteu ren NA W -bestand een telling
gem aakt. Indien deze telling w ordt aangesloten m et het stan d en reg ister
van de re k e n in g n u m m e rb estan d sb e h eerd e r, w ordt zekerheid v erk re
gen dat geen o n g eau to riseerd e m utaties h eb b e n plaatsgevonden. (Denk
ec h te r aa n functiescheidingen b in n en com putercentrum .)
5. H et co m p u tercen tru m vervaardigt tw ee identieke tapes. Eén tape
w ordt, m e t geleidebrief, ter betaling verzonden en één tape w ordt n a a r
een a n d e r c o m p u tercen tru m ter controle gezonden. Dit c o m p u tercen
trum controleert:
— de tellingen van de tape m et de tellingen van de kopiegeleidebrief;
— de n u m m e rs m et een bestand. Dit bestan d w ordt bijgehouden aan
de h an d van kopiem utatie-opdrachten (zie IV ad c.). U pdate-verslagen
m e t tellingen w orden verzonden aan de controlefunctionaris van h et
bedrijf (zie VI A.a.).
De beslissing welke tape n a a r dit co m p u tercen tru m w ordt gezonden
dient g en o m en te w orden do o r een functionaris die functioneel o n a f
hankelijk is van het eigen centrum , bijvoorbeeld de p ro c u ratieh o u d er o f
de controlefunctionaris. Deze controle d o o r een a n d e r ce n tru m kan op
basis van reciprociteit plaatsvinden.
6. H et co m p u tercen tru m vervaardigt een betalingsvoorstel (= selectie van
goedgekeurde facturen w aarvan de vervaldatum b in n en k o rt vervalt).
Dit betalingsvoorstel w ordt voorgelegd aan de cred iteu ren a d m in istra
tie. Deze m aakt aa n de h a n d van de betreffende facturen een voortelling
van de re k en in g n u m m e rs en geeft, na overleg m et treasu rer, aan welk
m ax im u m b e d rag van bank e n / o f giro kan w orden afgeschreven; e v e n
tueel w ordt de betaling van enkele facturen uitgesteld. V oornoem de
voortelling dient aan te sluiten m et de telling van de re k en in g n u m m ers
van de (definitieve) betalingstape(-output).
7. Indien in h et crediteuren-N A W -bestand de d atu m van de laatste b e ta
ling w ordt g en o tee rd kan h et bestand periodiek geschoond w orden: v er
w ijderen van cred iteu ren (rekeningnum m ers) aan wie g ed u ren d e . . .
m a an d e n geen betaling is verricht.
8. De tape dient direct n ad at zij gereed is buiten h et co m p u tercen tru m g e
b racht te w orden.
9. De crediteurenadm inistratie houdt h an d m atig m et behulp van totaaltel-
lingen h et (totaal)saldo cred iteu ren bij:
— bijm utaties aa n de h an d van (recapitulaties van) inkoopboeken;
— afm utaties aan de h an d van totalen van betalingen.
D oor dit saldo te vergelijken m et h et saldo volgens h e t grootboek w ordt
zekerheid verk reg en dat alle betalingen ook ten laste van de rekening
C rediteuren zijn geschied. C ontrole (analyse) van de crediteurenlijst per
een bepaalde datum geeft dan zekerheid o f e r foutieve betalingen h e b
ben plaatsgevonden.
10. H oew el geen m aatreg el van in tern e controle, kan de fraudeverzekering
niet on v erm eld blijven. H et is ec h te r zeer de vraag o f en in welke m ate
deze verzekering kan leiden tot m in d er controlew erkzaam heden: de
verzekeraar stelt nam elijk ook eisen m et betrekking tot de ad m in istra
tieve organisatie en in tern e controle.
VII Rol van de accountant
De verantw oordelijkheid voor een ad e q u ate opzet en w erking van een o rg a
nisatie ligt u itera ard bij de leiding van de ond ern em in g . De accountant w ordt
g eco n fro n teerd respectievelijk kan g eco n fro n teerd w orden m et de organisatie
uit hoofde van:
— zijn controlefunctie
Bij de controle van de jaarrek e n in g dient de accountant:
nisatie - m e t n a m e van h et systeem van in tern e controle - voor zover
van belang en noodzakelijk voor zijn controle van de jaarrekening;
b. een onderzoek in te stellen n a a r de w erking van de o n d e r a. gen o em d e
opzet;
c. de daarbij aa n h et licht g etre d en leem ten in de opzet en w erking
• te evalueren op de consequenties voor zijn controle (aanvullende co n
troles?, wijziging van oordeel?),
• te ra p p o rte re n aan de leiding, en desgevraagd
■
m et betrekking tot v erb eterin g en te adviseren (= adviesfunctie).
De hoofdlijnenvan de opzet (en werking) van de betalingsorganisatie (func
tiescheidingen en registratie op basis van functiescheidingen) zijn van b e
lang v oor de acco u n tan t bij zijn controle van de jaarrek en in g . D erhalve zul
len de opzet en w erking hiervan bij zijn controle onderzoek w orden b etro k
ken.
De details van de opzet en w erking zijn van belang voor de accountant
als hij wil vaststellen dat:
a. betaling aa n de juiste crediteur is geschied,
b. de betaling tere ch t h eeft plaatsgevonden.
Indien h e t systeem van registratie op basis van functiescheidingen (zie VI
C.4.) zekerheid geeft d at alle d aa rv o o r b estem de b etalingen verw erkt w o r
den op de rekening crediteuren, heeft de acco u n tan t - wil hij bovenstaande
p u n ten a. en b. vaststellen - de m ogelijkheid dit te d oen d o o r systeem con-
trole o f d o o r uitkom stencontrole. D aar systeem controle (in detail) van de
opzet en daarbij b e h o re n d e toetsingsw erkzaam heden in dit geval o m v an g
rijk zal zijn, en bet risico van n iet direct gesignaleerde doorbreking, in h et
bijzonder in h e t re k en ce n tru m , re la tie f gro o t blijft, zal de accou n tan t uit
oog p u n t van doelm atigheid en zekerheid kiezen voor ee n u itkom stencon
trole.
Zo zal de ac countant de op de balans voork o m en d e post C rediteuren
kunnen co n tro le ren d o o r controle m e t saldobiljetten en controle aan de
h a n d van de betalingen in de volgende periode, w aarbij van belang is dat
de accountant kan vaststellen aan wie betaald is. Deze controle geeft hem
in sam en h a n g m e t alle a n d e re con tro leh an d elin g en achteraf voldoende
(denk aa n de tolerantie) inzicht o f al d an n iet g ed u ren d e de controleperiode
o n re ch tm atig e b etalingen h eb b en plaatsgevonden. Een uitgebreide sys
teem co n tro le gericht op het ontdekken van omissies die kun n en leiden tot
een foutieve betaling is d aa ro m in h e t k ader van de controle van de ja a r
reken in g veelal n iet noodzakelijk.
— zijn adviesfunctie
Indien de leiding, zich bew ust zijnde van de kw etsbaarheid van de (ten dele
geautom atiseerde) betalingsorganisatie en zich tevens bew ust zijnde dat de
accou n tan t in zijn functie van contro leu r van de jaarrekening geen detail
onderzoek n a a r de opzet en w erking van de betalingsorganisatie zal v e r
richten en eventuele o n re g elm atig h e d en d erhalve pas achteraf constateert,
de ac countant om advies vraagt c.q. h em v raagt e e n d iep g aan d systeem on
derzoek te v errich ten ten einde een (interne) sluitende controle vóór b e ta
ling te verkrijgen, zal de accountant zeker goede diensten kun n en verle
nen. Zijn kennis van de adm inistratieve organisatie en in tern e controle en
zijn autom atiseringkennis kunnen h em in staat stellen een dergelijk o n d e r
zoek doelm atig en doeltreffend te v errichten en hierbij te adviseren.
Vlil Ter afsluiting
Zoals dat wel vaker h et geval is, vo rm t autom atisering een aanleiding om de
organisatie en in tern e controle aan een n a d e r onderzoek te onderw erp en . Dat
onderzoek leert dan m eestal dat, wil m en n a de autom atisering een sluitende
in tern e controle bereiken, de procedures aang ep ast dien en te w orden. Soms
kom t m en dan tot de conclusie dat h et oude systeem van in tern e controle niet
sluitend was. (Het om die re d en v erw erpen van aanpassingen is uiteraard niet
rationeel!)
H et voren staan d e is veelal van toepassing als overw ogen w ordt de betalin
gen aan cred iteu ren te autom atiseren: de betalingsorganisatie, inclusief een
deel van h e t v oorterrein, w ordt aan een n a d e r onderzoek o n d erw orpen. (De
situatie dat de p ro c u ratieh o u d er zonder herbezinning o f aanpassing van de o r
ganisatie e n / o f procedure „gelukkig” geleidebrieven aan de PCG D/BG C blijft
tekenen w ordt „o n b e sta an b aa r” geacht.) In dit artikel is getrach t alle m ogelijke
risico’s en de m ogelijkheden deze (volledig) a f te dekken te analyseren. Deze
analyse heeft zeker niet tot doel b eren op de w eg te jagen c.q. ee n (wellicht
som s onw erkbare) p ro cedure te p ro p a g ere n die alle risico’s volledig afdekt. H et
doel is wel gew eest aan te geven dat er risico’s zijn, welke risico’s e r zijn en w at
d aa raa n gedaan kan w orden, om zodoende m ateriaal te h eb b en om in een
concrete situatie een g efundeerde beslissing te kun n en nem en.
Bij de beslissing o f en zo ja welke wijzigingen in de organisatie o f het systeem
van in tern e controle g en o m en dienen te w orden is van belang:
— voor de leiding van de ondernem ing:
a. H et v errich ten van b etalingen is een kritische schakel in de organisatie,
waarbij het risico van fraude ten opzichte van an d e re o n d erd elen van
de organisatie re la tie f groot is;
b. De leiding dient op de hoogte te zijn van alle m ogelijke risico’s;
c. De leiding dient op de hoogte te zijn van de m ogelijke risico’s die niet
worden afgedekt m et m aatreg elen van in tern e controle, bijvoorbeeld ten
gevolge van de d aa raa n verb o n d en kosten (in relatie tot het mogelijke
risico), de geringe personeelsbezetting en dergelijke.
Met a n d e re w oorden: de verantw oordelijkheid voor de risico analyse en de
uitkom sten d aarv an en de d aa ro p volgende m aatreg elen ligt bij de leiding,
niet bij het hoofd co m p u tercen tru m , de procuratiehouder, de afdeling o r
ganisatie, enz., alhoew el die hierbij zeer zeker een bijdrage kun n en leveren.
Een gev aar van onderschatting van h et probleem is hier zeker aanwezig.
— voor de accountant:
a. W at zijn de consequenties voor de controle (controlefunctie);
b. Is de leiding voldoende op de hoogte van de risico’s en van de m a a tre
gelen die wel (of g efundeerd niet) g en o m en zijn te r afdekking d aarvan
(adviesfunctie).
Appendix
Uitgewerkt (schematisch) voorbeeld
Enkele opm erk in g en te r n a d e re toelichting op h et schem a:
a.
De leesbaarheid van het schem a heeft p rim air gestaan en n iet de schem a-
techniek, zodat niet alle b estanden volledig g etekend zijn, n iet de juiste
sym bolen gebruikt zijn, enz.
b.
U itgegaan is van ee n situatie waarbij gebruik gem aak t w ordt van term i
nals.
c.
De term inals (en bestanden) dienen zodanig beveiligd te zijn, dat:
— slechts de cred iteu ren ad m in istratie de volgende bestan d en kan m u te
ren:
• te co n tro leren facturen (subadm inistratie en grootboek),
• crediteurensaldibestand (niet betaalbaarstelling) subadm inistratie en
grootboek;
— slechts de p ro cu ratieh o u d er facturen kan vrijgeven voor betaling;
— slechts de b e stan d sb e h eerd er cred iteu ren N AW -gegevens (voorlopig)
kan m uteren ;
— slechts de co n tro leu r voorlopige m utaties definitief kan m aken.
d.
Alleen de hoofdlijnen zijn beschreven, zodat deelbetalingen, m utaties in
h et te betalen b ed rag ten gevolge van ondeugdelijke go ed eren , foutieve
facturen en dergelijke niet uitgew erkt zijn.
e.
H et c o m p u tercen tru m is re la tie f klein, zodat onvoldoende zekerheid b e
staat dat geëigende in tern e controle (blijvend) toegepast kan w orden.
ƒ
In de sch em a’s zijn n iet alle co n tro le v erb an d e n m e t de overige delen van
de adm inistratie w eergegeven, zoals m et grootboek, fysieke v o o rrad en en
de adm inistratie daarvan. (Vergelijk IV a. + b. m e t toelichting.)
t e c o n t r o l e r e n f a c t . ( s u b . en c r e d . s a l d i b e s t ( s u b . en g r b . ) b e s t e l f o r m . it v a n g s t b o n g o e d g e k e u rd e f a c t u r e n v r i j g e v e n v o o r b e t a l i n g c r e d . s a l d i b e s t . . ( s u b . ) ' t e c o n t r , f a c t u r e n ( s u b . en ygrb. ) g r b . ) g o e d e re n g r o o t b o e k Toelichting
A hei doorlopend nummeren en vermei den van de crediteurennummers kan plaatsvinden in blokstempels of op een op de facturen bevestigde strook B bij input crediteuren (na terugkoppeling
van naam)
j.p. Te controleren facturen Aan crediteuren
C naar diverse afdelingen voor controle met bestellingen, ontvangst, en t, juiste codering en eventueel juiste crediteuren nummer
controle met behulp van voortellingen D j.p. Investeringen
Kosten Voorraden
CONTROLEUR*) Toelichting
A externe bescheiden zoals facturen, adreswijzigingen, eventueel geautoriseerd door inkoopafdeling B de mutaties worden als „voorlopig" beschouwd (nog
niet gemuteerd in het werkbestand) C de controleur mag niet wijzigen of muteren (slechts
vrijgeven) *)
*) de bestandsbeheerder en de controller maken deel uit van de beheersfunctie (procuratie) de procuratiehouder dient derhalve op hun werk zaamheden toe te zien
Toelichting
A controle van rekeningnummers van grotere bedra gen en eventueel grotere bedragen ielf vergelijken telling bestand met telling van eigen be stand
(denk om zichtbaar maken interne controle) B invullen en ondertekenen geleidebrief aan bank en
controle op werkzaamheid van het systeem van in terne controle
C j.p. Crediteuren (Grb) Aan Bank/Ciro Bank/Giro Aan Debiteuren
Vennootschapsrecht Aandelen
Jaarrekening
