D E G R O N D S L A G V O O R F O R M U L IE R E N -E F F IC IE N T I E . door H . C. V erkerk
„V errew eg het m eeste schrijfwerk, d at in de adm inistratie w ordt v er richt, geschiedt op form ulieren” .
O fschoon men het met deze uitspraak van de H eer J. v. N im w egen in zijn onlangs verschenen w erk „T echnische hulpm iddelen in de adm ini stra tie ” (N . V . Samsom, A lphen a / d Rijn) niet geheel eens behoeft te zijn, wel niem and zal zijn mening, d at het formulier een belangrijk hulp m iddel is in de adm inistratie, willen betw isten.
H et is dan ook niet, n aa r men mag aannem en, aan een onderschatting van het gebruik van het formulier te wijten, dat aan het vraagstuk van de doelm atige toepassing en inrichting van het formulier (hierna sam en te v atten in het begrip form ulieren-efficientie) in de N ederlandse v ak literatuur weinig aan d ach t w ordt geschonken.
V eeleer mag men veronderstellen, d at de auteurs van bedrijfsecono mische studiën op het gebied der adm inistratie, de form ulieren-efficientie een zo voor de hand liggende zaak achten, d at het hun overbodig voor komt hieraan bijzondere beschouw ingen te wijden.
Bij critische w aarnem ing van de adm inistratieve practijk ziet men ech ter zoveel m isvattingen in de gekozen form ulieren-oplossingen, dat de vraag moet rijzen of zulk een standpunt — aangenom en, d at het inder d aa d w ordt ingenom en -— wel houdbaar is.
T erech t mag o.i. de H eer M . A. v. W a lle n e in zijn bijdrage „B edrijfs- form ulieren” (T ijdschrift voor Interne B edrijfsorganisatie, A ugustus 1947) verzuchten:
„A an het bedrijfsform ulier moeten ... hoge eisen gesteld w orden en hierop w o rd t in de literatuur w elisw aar gewezen, m aar in de practijk komt het er toch meestal op neer, d at men zelf een oplossing voor eigen moeilijkheden moet vinden” .
O fschoon de belangstelling voor dit onderw erp in de laatste tijd toe neem t (het hoofdstuk „H et form ulier” in het eerder aangehaalde boek van J. v. N im w egen is daarvoor mede een aanw ijzing), toch kan niet ge zegd w orden, d at de inzichten op dit gebied in overeenstem m ing zijn met de stan d van de bedrijfseconomie in meer algem ene zin.
H etzelfde geldt voor de vakliteratuur te dezen in de V erenigde S taten van Amerika, w a ar het ontw erp, veelal onder de benam ing „F o rm s-C o n tro l”, met veel grotere intensiteit w o rd t behandeld.
H oew el uit de A m erikaanse publicaties 1) nuttige aanw ijzingen zijn te putten, toch kan ook het d aar gebodene geen volledige bevrediging schenken.
T ypisch voor A m erikaanse bedrijfs-econom ische opvattingen w ordt de oplossing voor dergelijke vraagstukken in de eerste plaats en in hoofd zaak langs inductieve weg (d.w.z. van de practijk uit) gezocht. D it heeft tot gevolg, dat de belangrijke invloed van economische w etm atigheden op de adm inistratie op de achtergrond w o rd t gedrongen, hetgeen w eder tot onvolledige —- en daardoor onjuiste ■— form ulieren-efficientie aa n leiding geeft.
E en en ander rechtvaardigt een poging om de weg te wijzen, w a a r langs de form ulieren-efficientie, met inachtnem ing van zowel theorie als practijk, bereikt kan w orden.
Z oals zal blijken, moet voor de oplossing van dit v raag stu k grote b e tekenis w orden toegekend aan de verhouding tussen formulier en a d m inistratie.
W il men deze verhouding op zijn juiste w aard e schatten, dan is het noodzakelijk, d at men zich rekenschap geeft van de economische be tekenis van de adm inistratie in de voortbrenging.
M en dient zich — dit doende —■ los te m aken van de gangbare boek- houd-technische opvatting, d at de taak van de adm inistratie in wezen een cum ulatie van een aantal taken is * 1 2).
H oew el inderdaad het verschijnsel van de parallellisatie in iedere ad m inistratie is w a ar te nemen, het is geenszins de enige verbijzonderings- richting, die de adm inistratie beheerst.
D e betekenis van de adm inistratie dient men dan ook niet te zoeken in één van h aar verbijzonderingsrichtingen, doch in het economisch doel, d at de adm inistratie — uit w elke gezichtshoek ook w aargenom en — n a streeft.
D it doel is de schepping van w aard en (in de vorm van eindresultaten, w aaro n d er zijn te begrijpen eindgegevens en einddocum enten) en dit uiteraard onder de invloed van het economisch motief, d.w.z. m et een streven n aa r m axim aal rendem ent.
In feite is het adm inistratief proces een voortbrengingsproces en w ordt het beheerst door dezelfde economische w etm atigheden, die ook gelden voor de productie van m ateriele goederen.
D e adm inistratie is dus de verbijzondering in het voortbrengingsproces, die zich bezig houdt met de productie van de ■— daarvoor benodigde ■— gegevens en docum enten.
D e vraag, die hieruit voortvloeit ten aanzien van het formulier, is, welke verhouding tussen adm inistratie en formulier bestaat.
H et antw oord op die vraag ligt na het v orenstaande voor de hand. H et adm inistratieve voortbrengingsproces is een sam enstel van h a n delingen en m iddelen.
H et formulier is één van de m iddelen, w aaruit de adm inistratie is op gebouw d, het is dus een productiem iddel.
H e t k arak ter van het formulier kan dan nog n ader w orden bepaald door hier aan toe te voegen, d at het een docum ent is, bestem d voor ad m inistratieve m assa-productie 3 4 5).
M en vindt in deze definitie tevens een aanw ijzing, in w elke richting de grondslag voor de form ulieren-efficientie moet w orden gezocht.
D eze is n.1. bereikt, indien in de onderscheiden m ogelijkheden van com binatie der adm inistratieve productie-m iddelen de economische oplossing is verkregen, d.w.z. een oplossing, die:
le. een w aarde rendem ent geeft, d oordat het saldo tussen offers en op-2) Een voorbeeld voor deze opvatting vindt men in Drs A. M. Groot „Grondslagen van de moderne bedrijfsadministratie” pag 13:
„De vijf voornaamste functies van de administratie zijn: 1. de informatieve functie.
2. de interne controle functie. 3. de taak-stellende functie. 4. de bedrijfscontröle functie. 5. de calculatorische functie.
brengst van de form ulierarbeid in de adm inistratie positief is;
2e. en zulks in dier voege, d at dit w aard e rendem ent maxim aal is, door dat bij een vergelijking van de in het adm inistratief proces georden de form ulier-oplossing met andere mogelijkheden, aangetoond w ordt, d at de gekozen oplossing de meest rendabele is.
W ij zullen hierbij w at langer stilstaan, om dat juist de miskenning van deze grondslag oorzaak is van vele form ulierengebreken.
Blijkt uit het voorgaande, d at er een oorzakelijk verband ligt tussen het form ulier en de adm inistratie als geheel, zowel in practijk als theorie w o rd t veelal verondersteld, dat het formulier slechts een verband legt tussen tw ee phasen van de adm inistratieve behandeling, w aartussen het zijn functie vervult 4 ).
T eneinde de onjuistheid van deze opvatting aan te tonen, zullen wij ons bedienen van het beeld van de productiekolom — zulk n aar analogie van het begrip „bedrijfskolom ” , d at reeds zoveel tot de verheldering van het bedrijfseconom isch gebeuren heeft bijgedragen.
W a arn e m in g van de adm inistratie in de practijk leert, d at de adm ini stratie het oergegeven opstuw t n aar de plaats, w a ar het als eindresultaat zijn functie in de voortbrenging van het bedrijf kan vervullen.
O n d e r de invloed van de voordelen van de arbeidsverdeling verloopt dit proces in een aantal phasen.
W a a r in de adm inistratie deze voortbrenging continueel en als regel bij wijze van m assa-productie geschiedt (adm inistratieve stukproductie be hoort tot de uitzonderingen) kan de adm inistratie in zijn opvolgende be- w erkingsstadia tegelijkertijd en dus in één kolom w orden w aargenom en.
H et is voor de oplossing van het v raagstuk van de form ulieren-effi- cientie doelm atig elk eindresultaat (dus b.v. jaarverslaggegevens, kw itan ties, boekingsopgaven) als de slotphase van een eigen productiekolom te zien. Z o gezien zullen dus verschillende productiekolom m en ten aa n zien van een of meer phases sam envallen.
Bij deze incidentele beschouwing van productiekolom m en dient men zich bew ust te zijn, dat zij met de andere kolommen een organisch ge heel vormen.
V oor wie niet vertrouw d is met Lim perg’s 5) opvattingen ten opzichte van de arbeidsverdeling, is het van belang hierbij te releveren, d at in de arbeidsverdeling verschillende verbijzonderingsrichtingen zijn te onder scheiden, die ieder eigen voor- en nadelen hebben en w aaruit bij de or ganisatie van de voortbrenging, al n aar gelang van de bijzondere be- drijfsverhoudingen, de meest rendabele moet w orden gekozen.
Z o stelt Limperg tegenover elkander de specialisatie d.i. de verbijzon dering, die zich richt n aar de bijzondere eisen van het product (b.v. in een houtbew erkingsfabriek de m eubelafdeling) en de differentiatie, de verbijzondering, die zich richt n aar de eisen van de bew erking (b.v. in een houtbew erkingsfabriek de zagerij, die voor alle afdelingen het zaag- w erk v erricht).
A ls tegenhangers van deze verbijzonderingsrichtingen noem t Limperg voorts de parallellisatie (de sam envatting van een aantal gespecialiseerde 4 5
4) Verondersteld is, dat het formulier in het administratieve proces is opgesloten. Vanzelfsprekend wijzigt het beeld zich enigszins, hoewel niet principieel, indien het formulier in de eerste of in de laatste phase is geordend.
5) De deskundige lezer zal reeds bemerkt hebben, dat deze beschouwing geïn spireerd is door Limperg’s leer.
bew erkingen) en de integratie (d e sam envatting van elkander opvol gende bew erkingen) 6).
D e keuze der verbijzonderingsrichtingen w o rd t •— afhankelijk van de incidentele verhoudingen in het bedrijf —■ bepaald door de w aardeproduc- tiviteit van elk der richtlijnen.
In de productie-kolom (ook in de adm inistratieve) kan men dus een aan tal geledingen onderscheiden, die met elkander in causaal verband staan en die ieder n aar gelang van het rendem ent in het totale proces door een bepaalde verbijzonderingsrichting w orden beheerst.
Bij wijziging van de kw antitatieve verhoudingen (b.v. door om zetver- groting) of van de technische verhoudingen (b.v. door nieuw e vindingen) is het mogelijk, d at toepassing van een andere dan de gekozen richting meer rendabel is. D e overgang n aar de andere richting is echter alleen d an economisch verantw oord, indien het rendem entsaccres tevens in sta a t is het w aardeverlies van door de reorganisatie w aardeloos gew or den productiem iddelen te com penseren.
D eze laatste voorw aarde w erkt ten opzichte van iedere reorganisatie in de voortbrenging v ertragend en wel des te sterker, naarm ate het bedrijf is uitgerust m et duurzam e en gespecialiseerde productiem iddelen.
In verband met dit vertragingsm om ent zegt men wel, dat in de voo rt brenging een streven n aar continuïteit bestaat.
V a n belang is hierbij op te merken, d at de invloed van de continuïteit op de adm inistratie aanzienlijk kleiner is dan op de voortbrenging van m ateriële producten, om dat de adm inistratie slechts zelden gebruik m aakt van duurzam e en gespecialiseerde productiem iddelen (gew oonlijk w erkt de continuïteit het sterkst door de door het personeel verw orven routine en de kosten van de instructie in de nieuw e m ethode).
E en en an d e r brengt mede, dat adm inistratieve reorganisaties relatief gemakkelijk plaats vinden, hetgeen dus voor de adm inistratie in verge lijking met de productie van m ateriële goederen een bijzonder voordeel betekent.
In de adm inistratie van een omvang van enige betekenis zijn reorgani saties dan ook aan de orde van de dag.
D aarto e behoren ook de invoering van nieuw e form ulieren en het w ijzigen of afschaffen van b estaande formulieren.
H et moge dan zijn, d at dit streven n aa r form ulieren-efficientie niet altijd als zodanig w ordt herkend, om dat somtijds de hieruit voortvloeien de wijziging in de bepaalde geleding van de adm inistratie en de invloed d aarvan op de andere adm inistratieve geledingen gering is, dit neemt niet weg, d at het formulier organisch met de gehele productie-kolom is verbonden.
A ldus komt men tot de conclusie, d at het ontw erpen, w ijzigen en a f schaffen van het formulier een daad is van adm inistratieve organisatie en wel ene, die verband houdt met het totale proces, w aarv an het formulier deel uitm aakt.
H et is van groot belang hierbij in te zien, d a t het in de (adm inistra tieve) productiekolom niet g aa t om het rendem ent van een afzonderlijke geleding. D it partiële rendem ent is een mede bepalende, doch geen uit sluitend bepalende factor.
e ) In deze enkele regelen kan uiteraard de betekenis van deze belangrijke prin cipes allerminst worden afgeleid. Voor een bevattelijke en niet te diepgaande uiteen zetting dienaangaande, alsmede voor de overige hier behandelde theoretische grond slagen van de leer van de organisatie zij verwezen naar Meij en Snel, „Theoretische Bedrijfseconomie ’s-Gravenhage 1947.
E en incidentele beoordeling van het formulier ■— los van het totale proces -— is dus onvolledig en dient te w orden verw orpen.
Een stap in de goede richting doet men w elisw aar, indien w o rd t n a gegaan of het formulier de doelm atige verbinding geeft tussen tw ee ge ledingen, w aartu ssen het een plaats krijgt, doch een dergelijke m ethode blijft gebrekkig en is daarom onaanvaardbaar.
E en voorbeeld moge dit nog verduidelijken. Indien een adm inistratief proces is opgebouw d uit 5 phasen, w aarvan phasen 2 en 4 bestaan in form ulierbehandeling, zal bij de partiële beschouw ingsm ethode wel kun nen w orden geconstateerd of een rationeel verband b estaat tussen phasen 3 en 5, m aar het rechtstreeks verband tussen phasen 1 en 5 w ordt niet w aargenom en. H e t is dan ook mogelijk, dat tussen oerproduct (1) en eindproduct (5) een verband langs een andere weg gelegd moet w orden, hetgeen bij de gevolgde partiele beschouw ingsm ethode over het hoofd gezien w ordt.
O njuist, immers onvolledig, is dus de uitspraak van J. v. Nim wegen, d at ,,De doelm atigheid van het formulier w ordt bepaald door de indeling, het form aat, de papiersoort en de grafische afw erking" (t.a.p. pag. 4 ).
D e geschiktheid van het formulier w ordt in eerste aanleg bepaald door het kostenvoordeel van het gehele proces, w aarin het is ingeschakeld; dit kostenvoordeel w ordt slechts ten dele bepaald door de „technische” in richting van het formulier.
In het v orenstaande kan men tevens een w eerlegging vinden van het somwijlen als rationeel bestem peld streven om het aantal form ulieren in de adm inistratie tot een minimum terug te brengen.
De om vang en de inrichting van de form ulier-arbeid w ordt uitsluitend bepaald door het rendem ent daarvan in de gehele adm inistratie voort brenging. Al naar gelang de om standigheden zal dit soms een inkrim ping, soms een uitbreiding van het aantal formulieren veroorzaken.
D e hierboven w eergegeven grondslag voor form ulieren-efficientie kan voor de adm inistratie practijk eerst betekenis hebben, indien w o rd t aa n getoond, dat deze voor practische toepassing v atb aar is.
W a re het anders, dan zou de inspanning van de lezer, die zich de moeite heeft getroost het betoog tot dusver te volgen, vruchteloos zijn gew eest.
In het navolgende zal daarom aan de hand van eigen ervaringen ge trach t w orden aan te geven op welke wijze het gevondene met vrucht in de practijk gebracht kan w orden.
H e t zal wel geen betoog behoeven, d at bij de beoordeling van de vraag of een formulier moet w orden toegepast en hoe het moet w orden ingericht, een duidelijk beeld van de productiekolom (d.w .z. dus de reeks van elkander opvolgende handelingen en middelen, die tot een bepaald eindgegeven voeren) moet w orden verw orven.
H ier ligt het zw aartepunt van de form ulieren-efficientie.
D aartoe b estaan verschillende m iddelen. Bij een enigszins gecompliceer de adm inistratie verdient het sterk aanbeveling gebruik te m aken van een schem atische voorstelling, w aarin een analyse van het gehele proces is vastgelegd 7).
Hierbij moet iedere verbijzondering en iedere verbijzonderingsrichting in de adm inistratie critisch w orden beschouw d op de v raag of de be schikbare capaciteiten (w aaronder ook te verstaan zijn capaciteiten, w a a r over het bedrijf nog niet beschikt, doch die verw orven kunnen w orden .— b.v. nieuw e kantoorm achines) tot een maximaal rendem ent voor het ge heel leiden.
D e rendem entsbepaling geschiedt door vaststelling van de stan d aa rd - kosten per b e w e rk in g 8). H et productieschem a biedt uitstekend gelegen heid deze stan d aard k o sten op te tekenen.
D it kan een langdurige arbeid vergen, die een volledige planning en routing inhoudt, doch die echter niet zelden tot v errassende uitkom sten voert.
H e t op tekening te brengen schema is niet alleen van belang voor het incidentele formulier, doch het zal bij iedere toekom stige wijziging in de zelfde kolom zijn nut kunnen bewijzen, d oordat dan nog slechts behoeft te w orden geverifieerd of inm iddels geen w ijzigingen in de bedrijfsver- houdingen zijn ingetreden.
W a a r, zoals uit het v orenstaande volgt, w ijzigingen in het form ulieren bestand in feite adm inistratieve reorganisaties zijn, is het duidelijk, dat deze taak toevalt aan de leider van het gehele adm inistratieve ap p araat of — bij de w elhaast natuurlijke overbelasting van deze -— aan een func tionaris, die krachtens bevoegdheden en bekw aam heden in staat is de doelm atigheid van het adm inistratieve proces te beoordelen en te be vorderen.
H oew el veel afh an g t van de individuele bekw aam heden, zal het vrij wel steeds aanbevelensw aardig zijn, de hierbedoelde analytische arbeid steeds in sam enw erking te doen verrichten met hen, die iedere afzonder lijke phase in het adm inistratieve proces beheersen.
D e w enselijkheid hiertoe heeft zowel een economische als een psycho logische oorzaak.
E en economische, om dat hoe diep ook het inzicht van de bedrijfs econoom in het totale proces is, dit altijd in de details w ordt overtroffen door de kennis van de leiders, die dagelijks met de m aterie te doen hebben.
O m gekeerd b estaat er een gerede kans, d at deze laatsten veelal geen volledig juist beeld hebben van het totaalverband.
D e psychologische factor, die een dergelijke sam enw erking wenselijk m aakt, is, d at elk decreet in het bedrijf, d at niet dadelijk de instem ming w e g d raag t van hen, die met de uitvoering ervan belast w orden, een on bew ust (soms bew ust) verzet uitlokt. Indien de d esbetreffende func tionarissen evenw el de gelegenheid krijgen aan iedere reorganisatie hun ner afdeling deel te nem en en zij — terecht •— het gevoel kunnen hebben, d a t de voorgestelde wijziging mede hun w erk is, zal men bij de uitvoering op volledige m edew erking kunnen rekenen.
E en belangrijk onderdeel van de productie-analyse w ordt gevormd door de vraag, hoe de nodige veiligheidsw aarborgen voor het geheel w or den verkregen.
D e scherpte van de veiligheidseis w o rd t uiteraard bepaald door het belang, d a t men bescherm d wil zien. H e t is zinledig om veiligheidseisen te stellen, als de naleving ervan meer kost dan de schade, die het bedrijf door de afw ezigheid d aarv an kan lijden.
8) Zie hiervoor Prof. Dr H. J. v. d. Schroeff. De leer van de kostprijs (Amsterdam Antwerpen).
O verigens zal men in de m eeste gevallen wel niet aan contróle-m aat- regelen ontkom en, doch men zoeke in de productiekolom bew ust n aa r de plaats w a a r deze controle op de meest economische wijze gelegd kan w orden. M et nam e trach te men een eindgegeven m ede als contröle-ge- geven aan te w enden. Statistiekcijfers lenen zich daarvoor b.v. in vele gevallen.
A angenom en mag w orden, dat op deze wijze de grondslag voor de form ulieren-efficientie (de rationele productiekolom met inbegrip van het formulier in studie) w o rd t verkregen.
Komt men op grond daarvan tot de conclusie, d at een bepaalde form u- lier-behandeling de aangew ezen oplossing geeft, dan is het ogenblik ge komen om nader te bepalen, op welke wijze het formulier op economische wijze w ordt ingericht.
U itg an g sp u n t hierbij is, dat het formulier ook t.a.v. elk van zijn be standdelen in staat moet zijn een m axim aal rendem ent op te leveren. E erst in dit stadium komt men aan de —- ook in de literatuur behandelde — voorw aarden voor het formulier, w aarvan de functionele plaats reeds is bepaald.
W ij kunnen ons derhalve beperken tot het belichten van enkele punten, die in de practijk nog wel eens op m inder geslaagde wijze w orden op gelost.
Papier.
A an de behartigensw aardige opm erkingen bij J. v. N im w egen (t.a.p. pag. 8) is nog het volgende toe te voegen.
H et gebruik van kleuren als onderscheidend kenm erk is aan te be velen, indien een oppervlakkige onderscheiding doelm atig is. H ieraan is evenwel het gevaar verbonden, dat het formulier in de w andeling de naam van zijn kleur gaat dragen. T ijdens de papierschaarste in de oor logsjaren kon dit wel tot gevolg hebben, d at men sprekende over een „blauw ” formulier een geel stuk papier produceerde, hetgeen vooral voor later aangekom en bedienden tot grenzenloze verw arringen aanleiding gaf.
O ok afgescheiden van dit (laat ons hopen historische) bezw aar, is het ten zeerste gew enst de begripsbepaling in de adm inistratie zo zuiver mogelijk te houden, w aarover hieronder nader.
O pgem erkt w orde nog, dat het onderscheidend verm ogen van kleuren zich beperkt tot een betrekkelijk gering aantal, d at echter kan w orden uitgebreid door opdruk van gekleurde banden op verschillende plaatsen en in verschillende richtingen.
Begripsbepaling op het formulier.
In iedere adm inistratie w ordt met een groot aan tal begrippen gew erkt, het is dus zaak de begripsbepaling zo zuiver mogelijk te houden. In de practijk zal men echter dikwijls w aarnem en, d at de begripsbepaling veel te w ensen overlaat, eensdeels doordat verschillende afdelingen aan h et zelfde begrip een verschillende inhoud geven en vice versa; anderzijds om dat er somstijds een „a fdelingsjargon” ontstaat, d a t soms alleen een anecdotische oorzaak heeft. D it verschijnsel, d at de kiem voor aller lei verw arringen in zich draagt, dient zoveel mogelijk te w orden teg en gegaan.
A fkortingen zijn, voor zover de beschikbare ruim te op het formulier daarto e niet dw ingt, zinloos en daarom uit den boze. W a a r zij in de adm inistratieve practijk burgerrecht heeft verkregen, verm elde men, in dien de ruim te het toelaat, het volledig begrip en d a a rn a a st b.v. tussen haakjes de afkorting.
H e t spreekt vanzelf, d a t een eenmaal gekozen begrip in de gehele productiekolom moet w orden vastgehouden.
In dezelfde gedachtengang dient ook het formulier een naam te krijgen en wel ene (en dit geldt voor de gehele adm inistratieve nom enclatuur) die kort en duidelijk is en gemakkelijk in het gehoor ligt.
M odelnum m er van het formulier.
Indien het aantal form ulieren in de adm inistratie meer dan enkele tien tallen bedraagt, is het w enselijk de form ulieren van een m odelnummer te voorzien. Z o mogelijk geschiedt dit in code en w el dusdanig, d a t uit het m odelnum mer tevens blijkt, w elke plaats het formulier in de produc- tiekolommen inneemt.
H e t toepassen van m odelnum mers geeft voorts voordelen voor de for- m ulieren-inventarisatie en de voorraadadm inistratie, bij nabestellingen etc.
Formaat.
N a a r de bovenm aat w o rd t het form aat bepaald door het aa n ta l en de om vang van de gegevens. N a a r de benedenm aat dient tevens gelet te w orden op de vraag of het formulier voor het bepaald doel een h an teer b aar en bij extern gebruik ook een rep resentatief form aat heeft.
M en gebruike zoveel mogelijk norm aalm aten, doch overwege, d a t het — overigens voortreffelijke •— systeem van norm aalm aten op economische gronden is ontw orpen. M en w erpe dus b.v. een kostbare ladekast, die nog vele jaren zijn diensten in de adm inistratie kan bewijzen, niet weg, alleen om dat dit nuttig instrum ent niet op norm aalm aat is geconstrueerd! M en w ege hier — zoals steeds — kostenvoordelen en kostennadelen tegen elkander af.
K aartsystem en.
A fhankelijk van de functie van het formulier, zal het soms w orden ingericht als systeem kaart.
O p dit gebied b estaat een rijke schakering van m ogelijkheden, die hier niet besproken zullen w orden; in de v akliteratuur vindt men hierover u it gebreide gegevens (zie v. N im w egen t.a.p. pag. 14 e.v.).
M en overw ege ook hier alle m ogelijkheden en kiest de economische, een andere m ethode is er niet. M its men zich op een juiste kostprijs m ethode baseert, wijst de weg zich van zelf.
B ew erkingsm ethode en indeling.
In de vooraf bepaalde planning zal reeds vastgesteld zijn of de in vulling geschiedt met de han d (inkt, potlood), met de schrijfm achine, tabelleerm achine, etc.
U iteraard heeft de bew erkingsm ethode sterke invloed op de inrichting. In de practijk w ordt tegen deze regel echter veel gezondigd.
docum ent w ordt dikwijls zodanig ingericht, d at men een m axim aal ren dem ent verkrijgt bij het invullen van het ponsconcept. Bij het ponsen roept een dergelijke m ethode echter als regel gew eldige m oeilijkheden op voor de ponsbediende, die zijn taak eerst n a grondige bestudering van het proces zal kunnen vervullen. Z elfs als deze studie is voltooid, zal het ,.opzoeken” van de ponsgegevens uit het ponsconcept een tijdrovend en inspannend w erk zijn.
In het m erendeel der gevallen zal het ponsconcept doelm atig zijn, indien de ponsgegevens in een rechte lijn -—■ zonder nadenken of zoeken •— uit het ponsconcept kunnen w orden overgenom en. M oge dit in enkele gevallen voor de bediende, belast met de invulling van het ponsconcept enige extra moeite veroorzaken (voor hem geldt m eestal niet de eis, dat een extra-studie van het proces gem aakt moet w o rd e n ), dit zinkt prac- tisch steeds in het niet bij de besparing, die op het ponsen w ordt ver kregen.
Bij handinvulling van het ponsconcept dienen de ponsgegevens met blokletters en/of cijfers te w orden geschreven, vooral de cijfers in afzon derlijke vakjes, corresponderend met de kolommen van de ponskaart.
H e t behoeft verder wel geen toelichting, dat de rationele inrichting van ponsconcepten een uiterst nauw keurige arbeid is, die ook door an dere m om enten w ordt beheerst.
E en ander voorbeeld van een in de praktijk onderschatte invloed van de bew erking ziet men dikwijls in formulieren, die met de schrijfm achine w orden ingevuld. Indien n.1. op zulk een formulier meer dan een zeker aantal gegevens dienen te w orden ingevuld, geeft het, m ede afhankelijk van de frequentie van het invullen, een type-efficientie, de in te vullen ruim te zodanig te kiezen, dat de linker grens van die open ruim ten op een of enkele (denkbeeldige) verticale lijnen liggen. In dit geval kan de „sto p ”, na eenm aal te zijn ingesteld, voor alle andere gegevens als be ginpunt dienen. H et drukken van horizontale stippellijnen in deze open ruim ten is zinledig en zelfs dikwijls schadelijk, om dat een conscientieuse typiste zal trachten precies op de regel te typen.
Bij alles dient te w orden overwogen, dat alle elem enten van het for mulier met elkander in verband staan. H et formulier vorm t een eenheid, w aarvan elk element met het geheel dient te harm oniëren.
M en late zich bij ontw erp en beoordeling van het formulier slechts dan door het „gevoel” leiden, als de kostenm aatstaf niet gehanteerd kan w orden.
Enige bijzondere eisen dient men nog te stellen aan de externe for mulieren (d.w .z. die geheel of ten dele w orden ingevuld door d erd en ). D ergelijke form ulieren dienen zelfs van elke schijn van ingewikkeldheid te w orden ontdaan. De in te vullen gegevens dienen dus zoveel mogelijk beperkt te blijven tot eenvoudige begrippen. V a n belang hierbij is n atu u r lijk de geestelijke geaardheid van het publiek, w aarv an de invulling ge vraagd w ordt.
O plage.
O ok bij het bepalen van de oplaag dient men met overleg te w erk te gaan.
is, terw ijl een tw eede overw eging, die n aa r het ruim stellen van de oplaag dringt, is, d at het op te korte term ijn herdrukken van form ulieren aller lei moeilijkheden veroorzaakt.
A an de andere k an t overw ege men, d at het formulier de m ethode van de adm inistratie fixeert, dit heeft w elisw aar het voordeel, d at de eenmaal verw orven routine kan w orden vastgehouden, doch dit kan slechts als een voordeel w orden aangem erkt, zolang geen economischer oplossingen mogelijk zijn.
In de adm inistratie, w aarin men met de form ulieren-efficientie nog niet gereed is en/of in de adm inistratie, die een dynam isch k arakter heeft, streve men dus niet al te zeer n aa r grote oplagen. O m de gedachten te bepalen zal een v oorraad van het gebruik gedurende één jaar in dergelijke gevallen w el het maximum m oeten zijn. H e t h angt er natuurlijk in de eerste plaats van af, of methodewijziging n a verloop van een jaar prac- tisch denkbaar is, m eestal zal dit wel het geval zijn.
G rafische afw erking.
V erw ezen moge w orden n aar de opm erkingen d ienaangaande bij van N im w egen (t.a.p. pag. 10 e.v .). D a a rn a moge een enkele opm erking w orden toegevoegd.
D e om standigheid, d at het formulier mede de m ethode bepaalt, brengt mede, d at aan de grafische afw erking hoge eisen gesteld m oeten w orden, vooral m et betrekking tot de ruim teverdeling, afscheidingen, lettertypen, etc. M en dient zowel zichzelf als de drukker aan pijnlijke nauw keurigheid te gew ennen. H e t is beter een p aa r m aal een nieuw e drukproef te vragen en het ontw erp-form ulier punt voor punt te corrigeren, dan de kans te lopen, dat bij elk gebruik van het formulier een (overbodige) ex plicatie nodig is, een tem povertraging o ptreedt of een drukfout opvalt.
M en late ook niet na de drukproef nog te tonen aan de afdelingschef, teneinde te controleren of alle bedoelingen volledig tot hun recht zijn gekomen.
Practijkcontróle.
Is het formulier eenm aal ingevoerd — mede n a d a t voor nauw keurige instructie van het personeel is zorggedragen —■ dan ga men, n a d a t met dit stuk de nodige ervaring kan zijn opgedaan, na, of het overeenkom stig de verw achtingen w erkt en of alle bedoelingen goed zijn begrepen. M en zal in de practijk w el bem erken , d a t een dergelijke na-contróle geen overbodige luxe is. Z elfs bij de m eest nauw gezette studie en overw eging w o rd t w el eens iets over het hoofd gezien, een ervaring, die leerzaam is voor eventuele herdrukken van het formulier en voor het inrichten van andere formulieren.
R egistratie van het formulier.
Bij een enigszins uitgebreid form ulierenarsenaal is een reg istratie van groot nut.
D it kan op eenvoudige w ijze geschieden, door de inrichting van een drukw erk-form ulier (een betere naam vond schrijver dezes daarvoor nog n iet).
geleid, in welk productieschem a het formulier is te vinden, w aar en hoe de contröle’s plaats vinden, in sam enw erking m et wie het formulier is on t w orpen (o p d a t deze ook bij latere herzieningen kunnen w orden betrok k en ), w elke oplaag is gedrukt, tijdstip w aarop bestelling is gedaan, dru k proeven zijn ontvangen en teruggezonden, kosten etc.
D it drukw erk-form ulier bew ijst voorts uitstekende diensten bij het in ventariseren van w enselijk gebleken veranderingen, die nog niet terstond to t revisie van het formulier aanleiding behoeven te geven. D ergelijke w enselijkheden blijken bij het „doorm eten” van de adm inistratieve pro- ductiekolom ter gelegenheid van de bestudering van een in een andere phase liggend formulier herhaaldelijk.
H e t d rukw erk-form ulier b ev at v o o rts een „checklist” ten aanzien v an alle gegevens.
Indien het drukw erk-form ulier met een aangehecht model w ordt opge borgen in de volgorde van het modelnummer van het desbetreffende for mulier, w o rd t tevens een logische inventarisatie van het gehele arsenaal verkregen, hetgeen bij behandeling van allerlei adm inistratieve v ra ag stukken van groot nut is.
E en v arian t op het drukw erk-form ulier, dat bijzondere geschiktheden heeft voor een adm inistratie, w aarin form ulier-wijzigingen herhaaldelijk aan de orde komen, is de „drukw erk-om slag” , een dossier-om slag, be dru k t met de gegevens van het drukw erk-form ulier, w aarin het form u lier, en ontw erpen w orden opgeborgen. D e „finishing touch” krijgt het systeem der drukw erk-om slagen, indien het volgens het hangly-systeem w ordt opgeborgen.
H e t kon niet de bedoeling zijn met het v orenstaande alle vraagstukken, het formulier betreffende, volledig te behandelen. D e verweving van dit docum ent m et het ganse adm inistratief gebeuren zou m oeten leiden tot een volledige behandeling van de grondslagen van de adm inistratie.
