1
Begeleidingscomité voor Administratieve vereenvoudiging
Vergadering van 24 november 2020
Plaats van de vergadering:
Videoconferentie
Secretariaat
easy.brussels info@easy.brussels +32 (0)2 800 33 55
Bijlagen
Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3
Aanwezigheidslijst
Presentatie van easy.brussels Gids "elektronische handtekening"
1. Follow-up van de projecten van easy.brussels
1.1. Brussels kadaster van de overheidsuitgaven, door Hannelore Cuchet, projectanaliste voor easy.brussels
Ter herinnering: het gezamenlijke decreet en ordonnantie van 16 mei 2019 betreffende de openbaarheid van bestuur bij de Brusselse instellingen legt de Brusselse besturen bepaalde verplichtingen op inzake de openbaarmaking van gegevens (subsidies, overheidsopdrachten, enz.).
In dit kader heeft easy.brussels de Brusselse besturen in 2019 gevraagd om de inventarissen van de toegekende subsidies online te zetten op het platform datastore.brussels.
Naar aanleiding van deze online publicatie werd er tot een aantal vaststellingen gekomen:
• Gebrek aan standaardisering in de inventarissen: gekozen gegevensvelden, enz.;
• Gebrek aan centralisering: veel besturen hebben hun gegevens op hun eigen website gepubliceerd;
• Gebrek aan een instrument voor de analyse en visualisering van de gegevens;
• Gebrek aan controle door een gewestelijke overheid belast met transparantie.
Easy.brussels wil zorgen voor een betere zichtbaarheid en toegankelijkheid van de inventarissen voor de gebruikers.
Daarom werd in september een opdracht uitgeschreven om de bestaande processen en instrumenten te analyseren en te vergelijken met andere Belgische en Europese regio's, en om een gegevensstandaard, een instrument voor de visualisering van de inventarissen uit te werken, alsook algemene aanbevelingen voor een betere transparantie en kwaliteit van de gepubliceerde gegevens.
2
Deze opdracht zal onder meer resulteren in een webpagina die de begrippen Open Data en transparantie als bepaald in de ordonnantie van mei 2019 uitlegt, alsook in een tabel om de gegevens m.b.t subsidies en overheidsopdrachten gemakkelijker te visualiseren en filteren, onder meer in de vorm van grafieken en volgens bepaalde indicatoren (thematische, bestuursniveau, enz.).
Om de centralisering, eenvormigheid en herbruikbaarheid van gegevens te versterken, bereidt easy.brussels simultaan een ontwerp van omzendbrief voor, om het gestandaardiseerde inventarismodel dat momenteel wordt uitgewerkt te verspreiden.
Het agentschap komt tegen volgende week bij de besturen terug, zodat in de omzendbrief rekening kan worden gehouden met hun eventuele noden en specificiteiten.
De omzendbrief zou eind december 2020 aangenomen worden, waarna de besturen verzocht worden om de gewestelijke gegevens tegen half februari 2021 en de plaatselijke gegevens tegen eind maart online te zetten.
Vragen en opmerkingen van de deelnemers
• Sebastien Dutry (GOB – Brussel Synergie): het opmaken van deze inventarissen vraagt tijd. Als de omzendbrief eind december aangenomen wordt en de gewestelijke gegevens tegen eind februari online moeten staan, zal de timing te krap zijn gezien het verlof, de gezondheidscrisis en de verhuizing van de GOB. Deze deadlines lijken niet realistisch.
o easy.brussels noteert deze opmerking en zal er rekening mee houden in de planning van het project.
• Stéphane Decoster (GOB – Brussel Economie en Werkgelegenheid): gaat het enkel om de gegevens van 2020? Wat met de gegevens van 2018 en 2019?
o In het ideale geval worden er zo veel mogelijk gegevens van de vorige jaren beschikbaar gesteld, volgens hetzelfde inventarismodel.
o De prioriteit gaat echter uit naar de gegevens van 2020, die gemakkelijker te verkrijgen zullen zijn. De termijn voor oudere gegevens zal in de omzendbrief worden verduidelijkt.
1.2. Regionale webstrategie, door Alexander Hof, projectverantwoordelijke voor easy.brussels
Dit project beoogt de implementatie van een nieuwe regionale webstrategie, om tot een meer leesbaar en toegankelijk Brussels institutioneel weblandschap te komen, met een meer coherente en gebruiksvriendelijke visuele identiteit. Het gaat er ook om de overeenstemming met de "Single Digital Gateway"-richtlijn te waarborgen en de gewestelijke kosten voor web development te drukken.
Er is dan ook een opdracht voor de uitwerking van een dergelijke webstrategie lopende, met inbegrip van een analyse van de huidige situatie, een benchmarking met Vlaanderen, Canada en Estland, en het formuleren van aanbevelingen.
3
De analyse en benchmarking zijn nu voltooid en de resultaten werden met de SPOC's van het project gedeeld. Er werd een voorstel van "high level"-strategie aan het kabinet van minister Bernard Clerfayt uiteengezet.
Momenteel wordt er een roadmap voor de uitvoering van concrete acties uitgewerkt. Deze fase van het project zal begin december afgerond worden.
1.3. Single Digital Gateway, door Alexander Hof, projectverantwoordelijke voor easy.brussels
Wat het deel "informatie" van het project betreft, is de Europese deadline vastgelegd op 12 december 2020.
Op dit moment is 90 % van de nodige inhoud geleverd en beschikbaar in de stappencatalogus in het Frans, Nederlands en Engels.
Er worden nog een paar technische bijstellingen uitgevoerd en de portaalsite be.brussels wordt ook aangepast. Er zullen ook tests op federaal en Europees niveau plaatsvinden.
Er is echter nog nood aan extra inhoud in het kader van de dienstenrichtlijn; dit aspect van het project wordt momenteel geïmplementeerd.
Wat het deel "procedures" betreft, is de deadline vastgelegd op 12 december 2023.
Er werden op federaal niveau werkgroepen opgericht om de nodige taken voor te bereiden, en er is een kostenanalyse gaande.
Vragen en opmerkingen van de deelnemers
• François Du Mortier (CIBG): wat het deel "procedures" betreft, klopt het dat de meeste procedures tegen 12 december 2023 klaar moeten zijn, maar die m.b.t. de beroepskwalificaties eind 2020 en die m.b.t. de dienstenrichtlijn eind 2021. Dat zijn veel procedures op het niveau van de gemeenten.
• Noé Martens (citydev.brussels): is de kwestie van het gebruik van talen in administratieve aangelegenheden aan bod gekomen in het kader van de Single Digital Gateway, die het gebruik van het Engels oplegt terwijl er in onze taalwetten geen sprake is van het Engels?
o Er is discussie over geweest, en het Vlaams Gewest heeft beroep ingediend tegen het verplichte gebruik van het Engels, maar dit beroep werd verworpen.
o In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest werd deze kwestie niet aangeroerd, enerzijds omdat de huidige inhoud op be.brussels in het Engels wordt aangeboden en anderzijds omdat een groot deel van de Brussels bevolking expats zijn en het Engels gebruiken.
o easy.brussels heeft geen verdere informatie over de eventuele beroepen of analyses die hierover lopende zijn.
4
o De vraag rond het Duits rijst echter ook: de wet verplicht ons om in orde te zijn met de drie nationale talen, wat betekent dat alle teksten op termijn in het Duits zouden moeten worden aangeboden (BAS en de stappencatalogus zijn hierop voorbereid).
o Daarnaast legt de Europese richtlijn ons op deze informatie in het Engels beschikbaar te stellen.
o Sebastien Dutry (GOB - Brussel Synergie) merkt op dat de GOB een aanvraag heeft ingediend bij de Vaste Commissie voor Taaltoezicht om te weten of het mogelijk is om formulieren in het Engels online te zetten.
1.4. Gids betreffende de elektronische handtekening, door Ysaline Degueldre, juriste voor easy.brussels
Deze gids die tijdens de vorige vergadering van het begeleidingscomité aangekondigd werd, is nu af.
easy.brussels dankt alle personen hebben bijgedragen tot de uitwerking ervan.
Bedoeling van de gids is om de Brusselse instellingen te helpen de elektronische handtekening in hun procedures te implementeren. Hiertoe worden de bestaande soorten handtekeningen en de vergelijkingscriteria tussen deze types (identificatie, integriteit, non-repudiatie en certificatie) beschreven, om de voor- en nadelen van elk type handtekening zo duidelijk mogelijk voor te stellen.
Het is immers niet de bedoeling om systematisch de gekwalificeerde elektronische handtekening aan te raden, want die is immers het veiligst, maar ook dwingend en duur.
De gids stelt daarom een beslissingsboom voor die de besturen moet helpen de meest geschikte handtekening te kiezen naargelang de procedure. Deze boom is via een risicoanalyse met 5 vragen opgebouwd, om het eventuele juridische risico van een document te evalueren.
De gids gaat ook in op enkele bijzondere gevallen, zoals de authentieke akten, groepen documenten, elektronische zegels of de tijdstempel.
Tot slot geeft de gids algemene aanbevelingen aan de besturen bij het uitwerken van hun teksten, onder meer qua technologische neutraliteit en het gebruik van de elektronische handtekening enkel wanneer dit echt nodig is.
Deze gids is als bijlage bij deze notulen gevoegd.
easy.brussels vraagt aan de leden van het comité om eventuele opmerkingen over deze gids tegen 15 december 2020 te formuleren, zodat de gids zo nodig kan worden aangepast.
De publicatie van de gids is gepland voor januari 2021 en zal vergezeld gaan van een mededeling.
5 Vragen en opmerkingen van de deelnemers
• François Du Mortier (CIBG): in sommige gevallen, als de procedure dit toelaat, kan een informaticatoepassing de mogelijkheid bieden om de noodzaak om een handtekening te zetten, te omzeilen, bijvoorbeeld door vakjes aan te vinken waardoor de gebruiker zich ertoe verbindt de gebruiksvoorwaarden na te leven.
o Dat is inderdaad een van de doelen van de gids: bepalen of de elektronische handtekening echt nodig is in dit of dat geval, en zo ja, welk type het meest geschikt is.
• David Latinie (Actiris): in het kader van de interactie met de beheerscomités of de regering, is er soms een wettelijke verplichting om bepaalde documenten te ondertekenen. Kan er in dergelijke gevallen iets worden gedaan?
o Als er expliciet in een juridische tekst staat dat een handtekening noodzakelijk is, is het inderdaad moeilijk om dit te omzeilen. Het kan dan aangewezen zijn de tekst zelf te wijzigen.
1.5. Plan voor administratieve vereenvoudiging, door Alexander Hof, projectverantwoordelijke voor easy.brussels
De laatste hand wordt gelegd aan het Brusselse plan voor administratieve vereenvoudiging 2020-2025.
Dit plan, dat de titel "Easy Way: naar een vereenvoudigd Brussels Gewest in 2025" krijgt, bepaalt de ambities van het Gewest inzake administratieve vereenvoudiging voor de periode 2020-2025 en beschrijft 6 grote strategische uitdagingen, die in 20 operationele doelstellingen onderverdeeld zijn.
Dit plan is bedoeld als een strategisch plan. Er zullen meer operationele plannen volgen, met een duidelijke beschrijving van de belanghebbenden en tijdschema's.
Het plan zou half december 2020 gepubliceerd worden.
Vragen en opmerkingen van de deelnemers
• William Wright (Brupartners): is het de bedoeling de sociale partners bij de uitwerking van dit plan te raadplegen?
o easy.brussels kan deze vraag momenteel niet beantwoorden en zal deze informatie later bezorgen.
• François Du Mortier (CIBG): het gaat dus om een strategisch plan, dat daarna wordt vertaald in operationele plannen met de hulp van sommige belanghebbenden die met easy.brussels over deze plannen zullen onderhandelen?
o Easy Way bepaalt inderdaad onze doelstellingen voor de volgende jaren, en easy.brussels zal met de belanghebbenden samenwerken om de operationele plannen voor te bereiden.
6 2. Varia
2.1. Project BRUPOST, door Hannelore Cuchet, projectanaliste voor easy.brussels
Het bestek van deze opdracht, dat tijdens de vorige vergadering voorgesteld werd, werd opgesteld en zou binnenkort gepubliceerd moeten worden.
De doelstellingen van deze opdracht zijn:
• een stand van zaken van de bestaande stromen en processen inzake het verzenden van documenten door de gewestelijke en plaatselijke Brusselse overheidsinstellingen;
• een opportuniteitsstudie over de invoering van een gewestelijke gedeelde toepassing (projectnaam BRUPOST)
2.2. Project "0 wachtrijen", door Hannelore Cuchet, projectanaliste voor easy.brussels
Bij bezoeken aan plaatselijke overheidsinstellingen van het Vlaams Gewest heeft easy.brussels vastgesteld dat er in bepaalde diensten geen wachtrijen meer zijn en dat de wachttijd van de gebruikers zelfs "negatief" is, dat wil zeggen dat hun afspraak vroeger kan beginnen als ze vroeger aankomen.
Dat is mogelijk gemaakt door een specifieke organisatie, namelijk een multichannelbeheer van de systemen voor onthaal en interactie met de gebruikers.
Om een gelijkaardig systeem in het Brussels Gewest te ontwikkelen, is er een voorafgaande analyse nodig, onder meer omdat het niveau van digitale maturiteit bij de Brusselse overheidsinstellingen sterk varieert. Vervolgens moeten de instrumenten gekozen worden (communicatie, ticketsysteem of online afspraak, enz.).
Om dit project in goede banen te leiden, wil easy.brussels een beroep doen op een externe consultant die de bestaande instrumenten en processen inzake onthaal in kaart brengt, een benchmarking ter zake uitvoert binnen het Gewest en in het buitenland, en aanbevelingen formuleert.
Vragen en opmerkingen van de deelnemers
• David Latinie (Actiris): Actiris heeft op dit vlak meerdere zaken ingevoerd. easy.brussels is welkom om hierover te komen praten.
***
easy.brussels dankt de deelnemers voor hun aandacht en staat ter beschikking voor vragen, opmerkingen of suggesties.
