VOORBEREIDENDE VERGADERING zomerkamp
Zondag 11 juni 2017 Hemelstraat 27, Koersel
1. aanwezigen
2. goedkeuring en opvolging verslag vorige vergadering 3. overlopen van de agenda
4. verwelkoming nieuwe leden
5. evaluatie van de voorbije activiteiten
6. herverkiezing RvB en briefing over besluiten van de RvB 7. toelichting financiële toestand
8. kampplaatsen in de toekomst
9. voorbereiding toekomstige activiteiten 10. varia
11. jaaragenda dit en volgend jaar 12. wreveluurtje
13. afspraak volgende vergadering 14. to do lijst
1. Aanwezigheden:
Aanwezig: Tom Vansloen, Stefan Van Hecke, Marlies Vandermaesen, Dorien Vandermaesen, Niki Dubois, Hilde Robert, Dana Geboers, Sam Depré, Silke Vandermaesen, Patrick Vandermaesen, Natalie Gebruers, Lore Gielen, Frie Vandemeulebroucke, Benoit Heens, Sally Van Meroye, Ronny Vandermaesen, Linda Volders
Verontschuldigd: Bart Weltens, Gino Hoebers, Yenthe Vilters, Ingrid Snyders, Inne Gastmans, Nancy Gilis, Catherine Debrouwer, Lotte Put, Ine Baeten, Linda Vilters, Gert-Willem Van Gompel, Raf Wolfs, Joni Vandermaesen
Afwezig: Tine Put
2. Goedkeuring en opvolging verslag vorige vergadering.
Het verslag van de vorige vergadering is goedgekeurd.
3. Overlopen van de agenda.
4. Ledeninfo.
Gasten:
• Jan Coertjens: Hij komt uit ’t Gielsbos. Hij heeft een goede motoriek. Hij durft niet vanboven te slapen. De haren moeten gewassen worden, scheren, tanden poetsen en kleren klaarleggen door de begeleiding. Hij praat moeilijk, hij heeft een boekje vooral voor tijdens het eten en drinken.
Hij weet graag op voorhand wat er aan de hand is en kan niet tegen conflicten.
Hij houdt van muziek en verschillende attracties.
Nieuwe begeleiding:
• Lize Nelissen: Lize is een leerling van Dorien. Ze is 18 jaar en ze heeft al ervaring als monitor met andere kampen. Ze gaat zomerkamp 1 mee.
Er zijn dus weinig nieuwe begeleiders en de lijst van de gasten wordt steeds langer. Dus het is echt nodig om nog nieuwe begeleiders te zoeken!!!
Iedereen moet hier dus actief naar op zoek!
5. Evaluatie van de voorbije activiteiten.
• Eetdag:
We hadden afwassers te weinig. ’s Avonds waren er te weinig helpers.
Misschien moeten we volgend jaar beroep doen op wat mama’s van vrienden (die ook komen inpakken).
De keuken liep vlotter, het was ook goed dat we de gemixte porties op voorhand gemaakt hebben.
Het koninginnenhapje mag iets minder droog zijn. We moeten eens kijken of Cécile ook niet te oud wordt om dit nog te komen maken.
De eetdag van volgend jaar vindt plaats op 17 februari in De Kardijk te Beverlo.
De presentatie van de foto’s wil Patrick Vandermaesen niet meer doen. Frie Vandemeulebroucke wil deze taak in de toekomst doen.
Niki Dubois wil deze zomer een testproef doen voor de eetkaarten online in te vullen en roept de begeleiders op om dan een paar fictieve bestellingen te doen. Een mail hierover volgt later.
Inne Gastmans moet op voorhand ook tijdig bekijken of we beter in een andere winkel aankopen zouden doen. Marlies zal haar helpen.
• Paaskamp:
We hebben nog steeds geen afrekening gekregen van het kamp, dus kunnen we niet zeggen dat of het een goedkoop kamp was of niet.
De locatie was goed. De kamers waren groot en praktisch. Het
kaartensysteem was echter erg omslachtig en leverde wat moeilijkheden op. Ivan kon hierdoor ook niet opgesloten worden.
Het was misschien ook handiger om op één gang te liggen.
De groep was ook nogal heftig, wat natuurlijk het kamp niet makkelijker maakte.
De bar sloot ook vroeger dan gezegd, dus ook dat was vrij omslachtig.
Het lokaal was aan de krappe kant. Voor een kort kamp ging dit wel, een langer kamp is sowieso niet haalbaar.
Tijdens een kerstkamp kan je ook niet buiten en dan is het gebouw misschien ook niet geschikt
Enkel tijdens een paaskamp zonder Ivan zou het wel doenbaar zijn. Dus dit is een te groot risico.
Als we een factuur krijgen, dan gaan we het kaartenprobleem even
aankaarten. Zo kunnen we samen bekijken of er mogelijkheden zijn om dit in de toekomst anders aan te pakken.
De activiteiten waren leuk. De film was tof om eens te doen. De groep was echter echt niet mobiel, waardoor er weinig respons kwam en er veel inspanning van de begeleiders werd gevraagd.
We hebben het tijdens de raad van bestuur al eens gehad over de vergrijzing en het minder mobiel worden van de gastengroep.
We hebben besloten om een leeftijdsgrens in te voeren, namelijk 60 jaar.
Zo houden we ook een paar minder mobiele mensen thuis.
Hierdoor kunnen Danny Simonis, Maurice Strouwen en Willy Willems vanaf volgend jaar jammer genoeg niet mee.
We hebben ook besloten om telkens te evalueren wie er nog actief genoeg is om mee te gaan met onze vakanties, zoals wij ze willen organiseren. Dit gaan we elk eindejaar opnieuw doen.
Hierdoor kunnen volgende mensen niet meer mee: Dirk Volders, Paul Oor, Gert Vanhoutvinck, Ann Jannsens
Er zijn enkele mensen die we in de gaten gaan houden om te bekijken of het nog haalbaar is om ze in de toekomst mee te nemen: Patrick Pollers, Ivan Collier, Bert Wuyts, Nabora Lagaeysse, Annie Blockx, Rudi Verbruggen
Er zijn ook twee mensen waarvan we meer begeleiding vanuit de instelling verwachten: Gonda Grauwels (slikproblemen) en Inne Wittemans
(probleemgedrag). Indien we deze extra begeleiding of tips niet krijgen, dan zullen zij ook niet langer kunnen meegaan op kamp.
• Integratiecup:
Stefan had veel werk bij de EHBO, maar dit was vooral van een andere groep die daar aan het sporten was.
Patrick V. en Sam vonden het heel leuk, maar vonden het jammer dat ze geen taakje toebedeeld kregen. Stefan heeft ook opgevangen dat Henri ook een beetje verloren liep.
De gasten vonden het super leuk en de dag was zeker geslaagd. Er waren misschien enkele proeven te weinig waardoor sommige groepen iets te vroeg klaar waren. Volgend jaar mogen er dus wat extra opdrachten bij.
Het is misschien een leuk idee om een integratiebeker op te richten. Zodat de groep die het beste samenwerkt ook beloond wordt.
Er moet wel opnieuw bekeken worden of de samenwerking met PXL en de sportschool kan blijven bestaan. Misschien wil PXL bijvoorbeeld alle
leerlingen laten komen, maar dat zijn er dan 200. Een idee is dan om het project dan groter te maken, zodat er meer gasten kunnen deelnemen.
We zien dit mogelijk, alleen vraagt dit een nog intensere voorbereiding die dan zeer grondig moet gebeuren.
@vakanties ziet dit zitten, maar natuurlijk moet @sport de organisatie van een nog groter evenement zien zitten. De organisatie zal dan zeker op tijd moeten beginnen..
Een ideetje is dat er dan een soort ‘managers’ voorzien worden per afdeling.
Dit wordt bekeken door @sport en ze houden ons hierover op de hoogte.
6. Herverkiezing van RvB en briefing over besluiten van de RvB.
Niet van toepassing
7. Toelichting financiële toestand.
De financiële toestand is momenteel goed.
Zowel op onze sportrekening als onze kampen rekening staan we er goed voor.
8. Kampplaatsen in de toekomst.
Pasen 2017: Jeugdherberg, Hasselt (14-17 april 2017) Zomer 1 2017: Pietersheim, Lanaken (14-18 juli 2017) Zomer 2 2017: Pietersheim, Lanaken (19-23 juli 2017) Kerst 2017: ’t Pelterke, Overpelt (26-29 december 2017)
Pasen 2018: ’t Pelterke, Overpelt (30 maart-2 april 2018) Zomer 1 2018: De Iep, Ieper (20-24 juli 2018)
Zomer 2 2018: De Iep, Ieper (25-29 juli 2018)
Kerst 2018: Home Fabiola, Maasmechelen (26-29 december 2018)
Pasen 2019, Het Laathof, Bornem (19-22 april 2019) Zomer 1 2019: Duin en Zee, Oostende (19-23 juli 2019) Zomer 2 2019: Duin en Zee, Oostende (24-28 juli 2019) Kerst 2019: ’t Pelterke, Overpelt reserveren
Pasen 2020 kunnen we ook nog bekijken of we misschien in de jeugdherberg in Bokrijk terecht kunnen. Dorien zal hier eens op prospectie gaan.
Dorien gaat ook een boek met vakantiehuizen van de militairen eens bekijken om te zien of daar iets geschikt tussen zit.
Zomer 2020 willen we naar Maasmechelen, Home Fabiola.
9. Voorbereiding toekomstige activiteiten
Zomerkamp:
• Algemene info:
Kamp 1
• Aankomst begeleiders zomer 1: 16u
• Aankomst gasten zomer 1: 17u30 (vragen om de eerste dag om 18u30 te eten)
• Vertrek gasten zomer 1: 19u00 met koffie voor ouders
• Vertrek begeleiders zomer 1: di na het vertrek van de gasten, rond 20u00, of woensdag ochtend. (Gert-Willem en Lize moeten dit aan Dorien laten weten)
Kamp 2
• Aankomst begeleiders zomer 2: niet van toepassing
• Aankomst gasten zomer 2: 11u
• Vertrek gasten zomer 2: 13u30 met koffie voor ouders
• Vertrek begeleiders zomer 2: 16u ten laatste
Verdere info:
• Maaltijden:
’s ochtends: 8.00 u (laten leveren, eten om 8u30), ’s middags: 12.00 u,
’s avonds: 18.00 u.
• Aangepaste maaltijden: Sam (lactose en glutenvrij), Annie (suikervrij), Bianca (veganist)
• Vieruurtje: Er zijn geen vieruurtjes aanwezig. Stefan zal deze voorzien.
• Lakens: Lakens zelf meebrengen
• Drank: We gaan zelf drank meebrengen. We gaan ook de percolator meebrengen voor tijdens het vieruurtje. Stefan zal hiervoor zorgen.
• Regels en informatie: Afval sorteren, buiten roken. We moeten zelf voor het uitdelen van het eten, de afruim en de afwas zorgen. Er zijn 2
kinderbedjes en kinderstoeltjes aanwezig, lakens moeten daarvoor zelf worden meegebracht. Er is geen internet aansluiting in het verblijf.
Bij het ontbijt krijgt iedereen standaard 2 tassen koffie/thee, meerverbruik wordt extra aangerekend.
Parking is voorzien achter het gebouw, gelieve niet door de kinderboerderij en het domein te rijden. (pijltjes meenemen)
De broodresten mogen aan de dieren gegeven worden, ander eten niet.
De kamers worden per 4 personen berekend + 1 extra kamer. Indien we meer kamers willen, moeten we hiervoor 20 euro per nacht bijbetalen.
• Vertrek: Borstelen, tafels afvegen, buffet proper maken, afwasmachine proper maken en vuilnisbakjes leegmaken (op de parking is
minicontainer). De kamers moeten om 10u00 leeg zijn.
• Adres: Neerharenweg 12, 3620 Lanaken
• Deelnemers zomer 1 (totaal: )
GASTEN JONGENS (12) GASTEN MEISJES (11) Abdelkrim Missault
Luc Augustijns Jan Coertjens Michaël Hendrickx Erik Laenen
Luc Neefs Bart Phillipaers Patrick Pollers Danny Simonis Kevin Steurs Michaël Vaesen Paul Van Montagu
Ann Brepoels Ingrid Celis Hanne Cupers Kim Gielen Gonda Grauwels Ellen Kazmarczyk Ann Janssen Jessica Rutten Birgitte Vaes Bianca Valckx Hanne Van Brabant
BEGELEIDING JONGENS (6+3) BEGELEIDING MEISJES (9+3) Stefan Van Hecke
Gert-Willem Van Gompel Sam Depré
Patrick Vandermaesen Ronny Vandermaesen Ronny leten
Niki Dubois (14 t.e.m. 16)
Benoit Heens (14 t.e.m. 16 juli, tot 14u) Tom Vansloen (14 juli, 16 voormiddag – 17 avond)
Dorien Vandermaesen Hilde Robert
Linda Vilters Natalie Gebruers Linda Volders Lore Gielen Lize Nelissen Sally Van Meroye Linah Put
Marlies Vandermaesen (di ontbijt, middag niet)
Frie Vandemeulebroucke (14 t.e.m. 16 juli, tot 14u)
Silke Vandermaesen (14 t.e.m. 17 juli, tot 13u30)
KIDS JONGENS (3)
Daan Vansloen Stan Vansloen
Noah Heens (14 t.e.m. 16 juli, tot 14u)
KIDS MEISJES (1) Marthe Vandermaesen
• Deelnemers zomer 2 (totaal: )
GASTEN JONGENS (13) GASTEN MEISJES (8) Abdelkrim Missault
Ronald Bernard Céderic Buyl Luc Cuypers Bart Lodewijckx Filip Meeus Glenn Peeters Johan Reynders
Dimitri Vangoetsenhoven Rudi Verbruggen
Filip Vertessen Bert Wuyts Ilhan Yardimici
Annie Blockx Paulien Cams Nancy Gijsbrechts Sara Pans
Katja Madou Mieke Salden Steffie Robaert Micheline Pittevils
BEGELEIDING JONGENS (3+4) BEGELEIDING MEISJES (7+1) Stefan Van Hecke
Patrick Vandermaesen Ronny Vandermaesen
Niki Dubois (vanaf 20 juli na avondeten) Sam Depré (t.e.m. 20 juli, 22u)
Tom Vansloen (19 juli voormiddag t.e.m.
21 juli na avondeten) Ronny Leten (21 juli niet)
Dorien Vandermaesen Hilde Robert
Natalie Gebruers Linda Vilters Linda Volders Sally Van Meroye Linah Put
Marlies Vandermaesen (wo en do ontbijt en middag niet)
KIDS JONGENS (2) KIDS MEISJES (1)
Daan Vansloen
Stan Vansloen Marthe Vandermaesen
• App store:
Kamp Zomer 1 Zomer 2
Pipo Hilde Dorien
Wekker Sam Stefan
Drank, muziek Sam, Gert-Willem, Tom Stefan, Patrick, Tom/Niki
PC Tom en Marlies Tom en Marlies
Medicijnen Linda, Dorien, Natalie Linda, Hilde, Natalie
Fotograaf Ronny, Natalie Ronny, Natalie
Naamkaartjes Sally Sally
Verzorgingslijst,
kamerindeling Dorien Dorien
Taakverdeling Tom en Marlies Tom en Marlies
Materiaalmeester Hilde, Marlies, Natalie Hilde, Marlies, Natalie
Avondversnaperingen Stefan Stefan
Laatste berichtjes Hilde Hilde
Dienstregeling Lore Lore
Bloggers Elke begeleider doet elk 1 dag (dit wordt opgenomen in de PC lijst)
Elke begeleider doet elk 1 dag (dit wordt opgenomen in de PC lijst)
Verjaardagen Sally Sally
Brandplan Linda en Tom Linda en Tom
• Dienstregeling:
KAMPTHEMA: De Club van Carrousel
Voormiddag Namiddag Avond
Vrijdag 14/07
Aankomst zomer 1
koffers uitpakken, bedden maken
Theater Propop met ‘De Stoefpotloden’(Dorien) Zaterdag 15/07
Uitstap Toverland
(Linda Vo) Uitstap Toverland
(Linda Vo) Vrije avond Zondag 16/07
Knutselen (Linda Vi.
en Lore) De club van Carrousel
(Dorien en Linda) Spel (Hilde en Dana) Maandag 17/07
De club van Carrousel
(Dorien en Linda) Mini-golf Genk (Niki) Clubfuif (Hilde en Dana) Dinsdag 18/07
Karaoke IJsje en
Kinderboerderij (15u30 reserveren Patrick)
Vertrek zomer 1
Woensdag 19/07
Aankomst zomer 2 De club van Carrousel
(Dorien en Linda) Theater Hutsepot (Linda Vo)
Donderdag 20/07
Knutselen (Linda Vi.
en Lore) Film (Natalie) Spel (Hilde en Dana) Vrijdag 21/07
De club van Carrousel
(Dorien en Linda)
IJsje en
kinderboerderij (15u30 reserveren Patrick)
Clubfuif (Hilde en Dana)
Zaterdag 22/07
Uitstap Olmense zoo
(Marlies) Uitstap Olmense zoo
(Marlies) Vrije avond Zondag 23/07
Karaoke Vertrek zomer 2
Administratieve dag: Linda en Sally
Sport and funday:
Deze gaat door op 15 september op de terreinen van Nike.
De invulling hiervan zal gelijkaardig zijn als vorig jaar.
Quiz:
De quiz is 23 september. We gaan opnieuw samenkomen om alles klaar te zetten, daarna iets eten en dan quizzen. Ronny V. zal de prijzen zorgen voor de winnaars van de quiz.
10. Varia:
• Bijdrage kamp:
Niet vergeten
• Krantje:
De eindredacteur van de krant is Frie Vandemeulebroecke.
Taakverdeling journalisten voor het volgende krantje:
• verslag paaskamp: Linda Vilters
• verslag kerstkamp: Ine Baeten
• verslag zomerkamp 1: Dorien Vandermaesen
• verslag zomerkamp 2: Sally Van Meroye
• verslag integratiecup: Gino Hoebers en Catherine Debrouwer
• verslag Carrousel sport & fun day: Gino Hoebers en Catherine Debrouwer
• familienieuws: Linda Volders
• spelletjeshoek: Yenthe Vilters en Lore Gielen
• doe de test: Hilde Robert
• verjaardagskalender: Linda Volders
• voorstelling begeleiding: Ingrid Snyders
• gespot in de media: Ingrid Snyders
(eindverantwoordelijke, iedereen moet mee zoeken naar mensen van carrousel die in de media komen en dit bezorgen aan Ingrid!!!)
• voorwoord: Marlies Vandermaesen
• interview: Niki Dubois
• lekker koken: Lotte Put
• Sponsors: Linda Volders
• Data kampen 2019: Frie Vandemeulebroucke
Deadline: 7 januari
• AED toestel:
Dit is een reanimatietoestel. We vinden het nuttig om dit als vereniging aan te kopen. Dit toestel moet wel jaarlijks gekeurd worden ook. Stefan
moet uitzoeken hoeveel dit allemaal zou kosten en waar we dit kunnen aankopen.
• Beamer: Niki zal enkele offertes aanvragen en nadien bespreken met Ronny en Linda Vo.
• Inpakactie: Marlies heeft contact opgenomen met de Vatana, maar nog niets terug gehoord. We gaan dit jaar goed inzetten op helpers van buitenaf.
• Kerk en leven: De redacteur van Bisdom Hasselt wil graag een artikel over Carrousel schrijven. Linda Vo. heeft informatie doorgegeven en dit artikel zal weldra verschijnen.
• Coördinator vrijwillers: Natalie ziet het zitten om deze taak op zich te nemen. Deze taak houdt onder andere in: enkele websites ivm
vrijwilligers te onderhouden, vrijwilligers zoeken, carrousel promoten, carrousel laten verschijnen in de goednieuwskrant, de vrijwilligers een attentie sturen op de dag van de vrijwilliger, enz…
Marlies en Hilde bezorgen de informatie aan Natalie.
11. Jaaragenda dit en volgend jaar.
Voorbereiding zomerkamp Eerste weekend juni
Zomer 1 2017 14-18 juli 2017, Pietersheim
Zomer 2 2017 19-23 juli 2017, Pietersheim
Carrousel sport & fun trophy (Nike) 15 september 2017 Quiz/Begeleidersetentje 2017 23 september 2017
Voorbereiding Kerstkamp Laatste weekend van oktober
Inpakactie 2017 Eind november en december
Kerstkamp 2017 26-29 december 2017, Overpelt
Voorbereiding Paaskamp 7-8 weken voor het paaskamp
Paaskamp 2018 30 maart-2 april 2018, Overpelt
Eetdag 2017 17 februari 2018, Beverlo
Carrousel’s integratiecup Dit wordt later bepaald
12. Wreveluurtje:
Niet van toepassing.
13. Afspraak volgende vergadering.
De volgende vergadering is op 22 oktober om 14u00. Hilde Robert en Dana Geboers zorgen voor het eten.
To-do lijst.
IEDEREEN - Dringend zoeken naar nieuwe begeleiders.
- Sponsors zoeken.
- Activiteiten voor het zomerkamp voorbereiden!
- Artikels voor het krantje schrijven!
Linda Volders - Brandplan voor zomerkamp uitwerken Dorien Vandermaesen - Prospectie naar de jeugdherberg Bokrijk
- Militaire kampplaatsen doornemen Frie Vandemeulebroucke - De fotoreportage voor de eetdag maken Inne Gastmans - aankoopprijzen voor de eetdag vergelijken Marlies Vandermaesen - aankoopprijzen voor de eetdag vergelijken Niki Dubois - de online eetkaarten verder uitwerken
- prijzen voor een beamer bekijken
Stefan Van hecke - vieruurtjes, avondversnaperingen en drank voor het kamp voorzien
- Kijken wat de kosten zijn van een AED toestel Sally Van Meroye - Naamkaartjes maken
Lore Gielen - Kampoverzicht maken
Gert-Willem Van Gompel - Aan Dorien laten weten of je tot dinsdagavond of woensdagochtend blijft
Lize Nelissen - Aan Dorien laten weten of je tot dinsdagavond of woensdagochtend blijft
Marlies Vandermaesen - Takenlijst en bloggerslijst maken
- Natalie overzicht websites bezorgen voor coördinator vrijwilliger
Tom Vansloen - Brandplan voor zomerkamp uitwerken - Takenlijst en bloggerslijst maken Ronny Vandermaesen - Prijzen voor de quiz zorgen
Hilde Robert - Natalie overzicht websites bezorgen voor coördinator vrijwilliger
Natalie - De taken van coördinator vrijwilliger uitvoeren
11 juni 2017
Dorien Vandermaesen
