Versiedatum Evaluatiedatum Proceseigenaar HKZ-norm
Augustus 2000 2007 Raad van Bestuur 4.18
Model-huishoudelijk reglement van de Cliëntenraad van een Cluster
binnen Esdégé•Reigersdaal
Ten geleide
De wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) verplicht cliëntenraden om hun werkwijze schriftelijk te regelen (art 2, lid 4). In een huishoudelijk reglement worden al deze afspraken vastgelegd.
Het huishoudelijk reglement wordt door de cliëntenraad zelf vastgesteld.
De bedoeling van dit model-huishoudelijk reglement is om hiervoor een handvat te bieden.
Inhoud
Artikel 1. Algemene bepalingen blz. 1
Artikel 2. Lidmaatschap van de cliëntenraad blz. 2
Artikel 3. Functies binnen de cliëntenraad blz. 5 Artikel 4. Werkwijze van de cliëntenraad blz. 7
Artikel 5. Verantwoording blz. 10
Artikel 6. Slotbepalingen blz. 10
Model-huishoudelijk reglement van de Cliëntenraad van een Cluster
binnen Esdégé•Reigersdaal
Artikel 1. Algemene bepalingen Begripsbepaling
1.1. Dit huishoudelijk reglement verstaat onder:
cliënt: ieder natuurlijk persoon aan wie door de stichting Esdégé•Reigersdaal dienstverlening wordt geboden;
verwant: ieder natuurlijk persoon die als ouder of anderszins als (wettelijk) vertegenwoordiger optreedt namens de cliënt
bestuurder: de bestuurder van Esdégé·Reigersdaal
clustermanager: door de bestuurder aangestelde verantwoordelijke voor een cluster cliëntenraad: een door de bestuurder ingesteld orgaan, dat de gemeenschappelijke belangen behartigt en waarin cliënten en/of verwanten (van cliënten) van de cluster zitting hebben;
1.2. Het werkgebied van de cliëntenraad omvat de cluster: …… en/of de locaties*:
……..
* In een aantal gevallen kunnen locaties beter worden vervangen door, of verder onderscheiden in, bijvoorbeeld woonvormen of afdelingen.
Artikel 2. Lidmaatschap van de cliëntenraad
2.1.1. Lid van de cliëntenraad kunnen zijn diegenen die als cliënt gebruikmaken van de dienstverlening van de cluster.
2.1.2. In principe kan iedere cliënt lid worden van de cliëntenraad.
2.2. Lid van de cliëntenraad kunnen zijn degenen die als verwant in de rechten treden van een cliënt (zoals bedoeld in artikel 2.1.1.).
Samenstelling van de cliëntenraad
2.3.1. De cliëntenraad streeft naar een zodanige samenstelling van de cliëntenraad dat een redelijke vertegenwoordiging wordt verkregen van alle cliënten van de cluster.
Verkiezingen en coöptatie Verkiezingen
2.4.1. De cliëntenraad peilt de belangstelling voor lidmaatschap onder de cliënten van de cluster.
Op basis van de belangstelling nodigt de cliëntenraad hen uit tot kandidaatstelling.
De cliëntenraad deelt deze kandidaatstelling (zo mogelijk) schriftelijk mee aan de cliënten van de cluster.
Indien mogelijk (dit ter beoordeling van de cliëntenraad) worden er vervolgens verkiezingen uitgeschreven.
Coöptatie
2.4.2. Vertrekkende leden zoeken (zo mogelijk) zelf een opvolger binnen de cluster en/of de "eigen" locatie, indien er geen, bij de voorgaande verkiezing, niet verkozen kandidaten meer aanwezig zijn.
Zittingsperiode
2.5.1. Een zittingsperiode van de leden van de cliëntenraad omvat twee jaar.
2.5.2. De cliëntenraad stelt een rooster van aftreden vast.
2.5.3. De aftredende leden van de cliëntenraad zijn terstond herkiesbaar.
Schorsing
2.6.1. Een lid dat de orde binnen de vergadering bij herhaling verstoort, kan worden geschorst.
2.6.2.a. Een besluit tot schorsing wordt door de cliëntenraad genomen en vereist een tweederde meerderheid van stemmen. Ten minste tweederde van het aantal leden van de cliëntenraad dient bij deze stemming aanwezig te zijn.
2.6.2.b. Bij een besluit tot schorsing heeft betrokkene geen stemrecht. De betrokkene heeft wel recht op verweer.
2.6.3. Een schorsing geldt voor ten hoogste drie maanden.
Einde van het lidmaatschap
2.7.1. Het lidmaatschap van de cliëntenraad eindigt:
a. door overlijden van het lid;
b. op eigen verzoek van het lid;
c. overeenkomstig het rooster van aftreden;
d. wanneer het lid geen gebruik meer maakt van de dienstverlening binnen het cluster;
e. door opzegging van de cliëntenraad.
2.7.2. De cliëntenraad meldt de beëindiging van het lidmaatschap zo spoedig mogelijk bij de cliënten van het cluster en/of locatie die door het lid vertegenwoordigd worden.
Opzegging door de cliëntenraad
2.8.1. Het opzeggen van het lidmaatschap door de cliëntenraad kan alleen geschieden:
a. wanneer een lid zijn verplichtingen jegens de cliëntenraad bij herhaling niet nakomt (zie toelichting);
b. of wanneer redelijkerwijs niet van de raad gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren;
c. of wanneer een daartoe strekkend verzoek is gekomen van de cliënten van het cluster en/of locatie die door het lid vertegenwoordigd wordt (zie
toelichting).
2.8.2. Het voorgenomen besluit van de cliëntenraad om het lidmaatschap op te zeggen wordt zo spoedig mogelijk, schriftelijk en met opgave van redenen aan de
betrokkene medegedeeld.
2.8.3. De betrokkene heeft recht op verweer.
2.8.4. Opzegging door de cliëntenraad kan alleen geschieden na een besluit van de cliëntenraad. Zo'n besluit vereist een tweederde meerderheid van stemmen.
Tenminste tweederde van het aantal leden van de cliëntenraad dient bij de stemming aanwezig te zijn. De betrokkene heeft daarbij geen stemrecht.
toelichting artikel 2.8.1.a. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer een lid in strijd met de samenwerkingsovereenkomst en/of het huishoudelijk reglement of de besluiten van de cliëntenraad handelt.
toelichting artikel 2.8.1.c. De cliënten van de cluster en/of de locatie kunnen het ver- trouwen in het lid dat hen in de cliëntenraad vertegenwoordigt, opzeggen. Dit dienen zij schriftelijk en gemotiveerd aan de cliëntenraad kenbaar te maken.
Artikel 3 Functies binnen de cliëntenraad
3.1. De leden van de cliëntenraad vervullen gezamenlijk de taken van de cliëntenraad.
Zij dragen allen gelijke verantwoordelijkheid en oefenen hun bevoegdheden gezamenlijk uit.
3.2. Van de leden van de cliëntenraad mag worden verwacht dat zij:
- de cliëntenraadsvergaderingen bijwonen;
- de belangen van de cliënten van de cluster en/of locatie vertegenwoordigen;
- zorgvuldig omgaan met de privacy van cliënten en medewerkers van de stichting;
- klachten, vragen of suggesties van (meerdere) cliënten van de cluster en/of locatie, die niet kunnen worden opgelost binnen de cluster en/of locatie zelf, in de cliëntenraadsvergadering aan de orde stellen;
- cliënten van de cluster en/of locatie informeren over zaken die in de cliëntenraad spelen;
- in voorkomende gevallen de cliënten van de cluster en/of locatie advies of een mening vragen over zaken waar de cliëntenraad mee bezig is;
- binnen de cliëntenraad meedenken en meepraten over de meer algemene zaken waar de cliëntenraad zich mee bezighoudt;
- meedoen aan activiteiten van de cliëntenraad buiten de cliëntenraadsvergadering;
- bij beëindiging van het lidmaatschap de opvolging tijdig bespreken, zowel binnen de cluster en/of locatie als in de cliëntenraadsvergadering.
Bijzondere bevoegdheden
3.3. De gehele cliëntenraad neemt deel aan de overlegvergadering met de clustermanager.
Voorzitter en secretaris (tevens plaatsvervangend voorzitter).
3.4.1. De cliëntenraad kiest uit zijn midden een voorzitter en een secretaris
3.4.2. De voorzitter en de secretaris worden met tweederde meerderheid der stemmen gekozen door de cliëntenraad. Ten minste tweederde van het aantal leden van de cliëntenraad dient bij deze stemming aanwezig te zijn.
3.5. De cliëntenraad wordt in en buiten rechte vertegenwoordigd door de voorzitter en bij diens afwezigheid door de secretaris (tevens waarnemend voorzitter)
Voorzitter
3.6.1 De voorzitter leidt de vergaderingen van de cliëntenraad en bevordert en coördineert de algemene zaken van de cliëntenraad.
3.6.2. Indien er zowel voor de functie van voorzitter als waarnemend voorzitter een vacature is, dan wijst de cliëntenraad een tijdelijk voorzitter aan, die belast wordt met het coördineren van de lopende zaken. De tijdelijke voorzitter blijft in functie zo lang niet in een van beide functies is voorzien.
Secretaris
3.7.1. De secretaris draagt zorg voor de uitvoering van de secretariaatswerkzaamheden van de cliëntenraad.
3.7.2. Onder de secretariaatswerkzaamheden vallen:
- voeren van correspondentie - bijeenroepen van de vergadering - maken van notulen
3.7.3. Indien er voor de functie van secretaris een vacature is, dan vervult de ondersteuner tijdelijk deze functie.
Artikel 4 Werkwijze van de cliëntenraad
4.1.1. De vergaderingen van de cliëntenraad worden gehouden te . . . . .
4.1.2. De cliëntenraad vergadert zo vaak als nodig is met een minimum van één maal per kwartaal.
Hiertoe wordt per kalenderjaar een vergaderschema vastgesteld.
Bijeenroepen vergadering
4.2.1. Vergaderingen van de cliëntenraad worden bijeengeroepen door de voorzitter en/of de secretaris.
4.2.2. Ieder ander lid van de cliëntenraad kan de voorzitter verzoeken een vergadering bijeen te roepen.
4.3.1. De oproeping tot een vergadering van de cliëntenraad geschiedt - behalve in spoedeisende gevallen - ten minste een week voor de vergadering, door middel van het verspreiden van uitnodigingen (schriftelijk en/of mondeling).
4.3.2. De uitnodiging voor de vergadering van de cliëntenraad vermeldt behalve plaats en tijdstip van de vergadering, de te behandelen onderwerpen.
4.3.3. Leden en niet-leden kunnen agendapunten (liefst schriftelijk) bij de voorzitter en/of secretaris van de cliëntenraad indienen.
Toegang tot de vergadering
4.4.1. Cliënten die geen lid zijn van de cliëntenraad kunnen de vergadering van de cliëntenraad als toehoorder bijwonen.
Wanneer men een vraag wil inbrengen, kan men dit bij de mededelingen kenbaar maken.
4.4.2. Niet-leden kunnen op verzoek van de voorzitter een door hen ingediend agendapunt mondeling toelichten.
4.4.3.a. Medewerkers en derden kunnen door de cliëntenraad uitgenodigd worden een bijdrage te leveren aan de vergaderingen.
4.4.3.b. Vergoeding van de kosten die verbonden zijn aan het raadplegen van externe adviseurs en deskundigen, wordt vooraf aangevraagd bij de clustermanager.
4.5.1. De cliëntenraad kan ter vergadering alleen dan geldige besluiten nemen indien de meerderheid van de leden ter vergadering aanwezig is.
4.5.2. Indien niet voldaan wordt aan de aanwezigheid en/of vertegenwoordiging van ten minste de meerderheid van de leden, kan het desbetreffende voorstel in de volgende vergadering in stemming worden gebracht, ongeacht het aantal dan aanwezige leden.
4.5.3. Wanneer het nemen van een besluit geen uitstel duldt (dit ter beoordeling van de voorzitter of de waarnemend voorzitter) beslissen de dan aanwezige leden.
De noodzaak om te beslissen wordt in de uitnodiging van de vergadering duidelijk aangegeven.
Stemprocedure
4.6.1. Ieder lid van de cliëntenraad heeft recht tot het uitbrengen van één stem.
4.6.2. Voorzover dit huishoudelijk reglement niet anders voorschrijft worden alle besluiten genomen door een meerderheid van geldig uitgebrachte stemmen. Een
meerderheid bestaat bij de helft plus een of meer.
4.6.3. Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht.
4.6.4. Stemmingen ter vergadering over zaken geschieden mondeling of door
handopsteking, tenzij de voorzitter een schriftelijke stemming gewenst acht of een der leden dit vóór de stemming verlangt.
4.6.5. Stemmingen betreffende personen geschieden bij voorkeur schriftelijk.
4.6.6. Wanneer de stemmen staken, wordt in de volgende vergadering opnieuw over het voorstel gestemd.
Staken de stemmen weer, dan wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.
Verslag van de vergadering
4.7.1. Van de vergadering wordt een schriftelijk verslag gemaakt.
Dit verslag wordt in de eerstvolgende vergadering besproken en ter goedkeuring voorgelegd.
4.7.2. Na goedkeuring is het verslag openbaar en wordt (de inhoud van) het verslag ter kennis gesteld aan de cliënten en andere belangstellenden.
Centrale cliëntenraad
4.8.1. De cliëntenraad kan bevoegdheden delegeren aan de centrale cliëntenraad.
4.8.2. De cliëntenraad is bevoegd de centrale cliëntenraad ongevraagd advies te geven.
4.8.3. Wanneer een centrale cliëntenraad niet functioneert wegens het ontbreken van het minimum aantal leden, dan vallen de (gemandateerde) rechten en bevoegdheden automatisch terug aan de cliëntenraad. De cliëntenraad zal in dat geval - zo lang als nodig is - alle belangen behartigen van de cliënten van de cluster..
Werkgroepen
4.9.1. De cliëntenraad kan een of meer werkgroepen instellen, ter voorbereiding van onderwerpen die door de raad worden behandeld.
4.9.2. In deze werkgroepen kunnen naast ten minste één lid van de cliëntenraad ook andere cliënten en/of (externe) deskundigen zitting hebben.
4.9.3. Deze werkgroepen krijgen een duidelijke opdracht mee en rapporteren regelmatig aan de cliëntenraadsvergadering.
Artikel 5 Verantwoording
5.1.1. De cliëntenraad legt aan de cliënten van de cluster verantwoording af door middel van:
- de notulen van de cliëntenraadsvergadering;
- een jaarverslag.
5.1.2. Het jaarverslag wordt in ieder geval gestuurd aan alle clusters, aan de bestuurder en de raad van toezicht van de stichting.
Artikel 6 Slotbepalingen
6.1.1. De cliëntenraad is te allen tijde bevoegd het huishoudelijk reglement te wijzigen.
6.1.2. Een besluit daartoe kan worden genomen met een meerderheid van tweederde van de geldig uitgebrachte stemmen in een vergadering, waarin ten minste driekwart van het aantal leden van de cliëntenraad aanwezig is.
6.1.3. Alvorens een (gewijzigd) reglement vast te stellen wordt de bestuurder in de gelegenheid gesteld om haar standpunt kenbaar te maken.
6.2.1. Het huishoudelijk reglement wordt een jaar na inwerkingtreding geëvalueerd.
6.2.2. Na een belangrijke wijziging in het huishoudelijk reglement vindt eveneens na een jaar een evaluatie van het huishoudelijk reglement plaats.
6.3. In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de cliëntenraad.
Aldus vastgesteld door de cliëntenraad
in vergadering bijeen op………..(datum) te ………..(plaats)
………
voorzitter cliëntenraad
………
