Accountantsverslag. Boekjaar Gemeente Etten-Leur

(1)

Accountantsverslag

Boekjaar 2016

Gemeente Etten-Leur

(2)

Inhoudsopgave

Pagina

Aanbiedingsbrief 3

1 Bestuurlijke samenvatting 4

2 Accountantscontrole 6

3 Kwaliteit verslaggeving 12

4 Financiële positie 13

5 Bevindingen naar aanleiding van de eindejaarscontrole 14

6 Overige onderwerpen 20

7 Single Information Single Audit (SiSa) 21

8 Bijlage: Speerpunten gemeenteraad 22

(3)

Aan de Gemeenteraad

van de gemeente Etten-Leur

Breda, juni 2017

Betreft: Accountantsverslag 2016

Geachte leden van de Gemeenteraad,

In dit accountantsverslag informeren wij u over onze bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde jaarrekening controle.

De onderwerpen die in dit verslag aan de orde komen, hebben onderdeel uitgemaakt van onze overwegingen bij de bepaling van de aard, het tijdstip van uitvoering en de diepgang van de controlemaatregelen die zijn toegepast bij de uitvoering van de controle van de jaarrekening.

Wij bedanken de medewerkers van de gemeente Etten-Leur voor de open en constructieve samenwerking bij het verrichten van onze controlewerkzaamheden en de totstandkoming van ons accountantsverslag.

Met vriendelijke groet, Baker Tilly Berk N.V.

drs. R. Opendorp RA Partner

(4)

1. Bestuurlijke samenvatting

4

Als accountant van uw gemeente hebben wij de controle van de jaarrekening uitgevoerd op basis van de kaders en normen die door de wetgever als ook door u als gemeenteraad aan ons zijn meegegeven.

In dit accountantsverslag doen wij verslag van de uitkomsten van ons onderzoek naar de getrouwheid en de rechtmatige totstandkoming van de lasten en baten en de activa en passiva in de jaarrekening 2016.

In hoofdstuk 2 van dit accountantsverslag gaan wij met name in op die zaken waarbij wij u ondersteunen in uw controlerende rol en de besluitvorming rondom de jaarrekening.

Bij de jaarrekening die voorligt zijn wij voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken voor het aspect getrouwheid als ook voor het aspect rechtmatigheid. Ten aanzien van getrouwheid blijkt uit voortschrijdend inzicht per controledatum dat de voorziening grondexploitaties ca. € 0,5 miljoen hoger dient te zijn. Dit is in de definitieve

jaarrekening verwerkt.

Met betrekking tot de rechtmatigheid van de inkopen zijn, uit de interne controle die door team Control op de

aanbestedingen heeft plaatsgevonden, twee inkopen naar voren gekomen waarvan tot op heden niet vastgesteld kan worden dat deze volgens de Europese richtlijnen zijn aanbesteed. Door team Control wordt momenteel een nader onderzoek uitgevoerd voor deze twee inkopen. De maximale fout die hieruit naar voren kan komen bedraagt € 0,18 miljoen en is niet materieel voor uw jaarrekening.

In het kader van het budgetrecht van de gemeenteraad hebben wij vastgesteld dat binnen de programma’s de werkelijke lasten de begrote lasten na wijziging niet overschrijden. Daarnaast hebben wij de realisatie van de investeringen ten opzichte van de beschikbaar gestelde kredieten beoordeeld. Wij hebben vastgesteld dat een bedrag van € 0,18 miljoen aan overschrijdingen op kredieten heeft plaatsgevonden.

Met betrekking tot de voorziening wethouders pensioen is geconstateerd dat die circa € 170.000 hoger dient te zijn. Dit wordt verklaard doordat er afwijkende rekenrente en sterftetabel is gehanteerd dan Raad voor haar berekeningen heeft gedaan.

(5)

1. Bestuurlijke samenvatting (vervolg)

5

In hoofdstuk 3 gaan wij in op de kwaliteit van het jaarverslag. Als accountant hebben wij op basis van wet- en regelgeving de taak om de jaarrekening te controleren en het jaarverslag te toetsen. In het jaarverslag legt het College

verantwoording af over de uitvoering van het beleid en wat bereikt is. Wij hebben vastgesteld dat het beeld van het jaarverslag niet strijdig is met het beeld van de jaarrekening. Ten aanzien van de WNT constateren wij dat deze correct is nageleefd.

Hoofdstuk 4 gaat in op de financiële positie en het resultaat. Het positieve saldo van baten en lasten bedraagt in 2016 circa € 1,3 miljoen (2015: ca. € 1,7 miljoen positief). Bij de aangepaste begroting (2^de bestuursrapportage) was nog uitgegaan van een geraamd negatief resultaat van circa € 0,46 miljoen. Voor een nadere verklaring voor deze afwijking wordt verwezen naar hoofdstuk 4.

Het weerstandsvermogen (ratio van 1,9) is op grond van de gesignaleerde risico’s (zie paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in het jaarverslag) hoger dan het door de gemeente als minimum gestelde ratio van 1,0 (bij de

behandeling van de begroting 2016 is door de wethouder toegezegd dat de ratio de komende jaren tenminste 1,1 zal bedragen). De inschatting is dat met het weerstandsvermogen de gesignaleerde risico’s kunnen worden opgevangen.

In hoofdstuk 5 geven wij u inzicht in de bevindingen bij de eindejaarscontrole. In de eerste paragraaf komen de

geldstromen binnen het sociaal domein aan bod, waarbij wij onderscheid maken in de zorg in natura (hierna: ZIN) en de persoonsgebonden budgetten (hierna: PGB) binnen de Jeugdwet en de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (hierna:

WMO). In de tweede paragraaf gaan wij dieper in op de grondexploitaties. Wij constateren dat de parameter voor

kostenstijgingen aan de voorzichtige kant is, maar geen significante impact heeft op de verliesvoorziening. De wijzigingen BBV ten aanzien van grondexploitaties zijn correct opgevolgd. Uit voortschrijdend inzicht per controledatum blijkt dat de voorziening naar de stand per balansdatum € 0,5 miljoen te laag is. Dit is in de definitieve jaarrekening gecorrigeerd. Tot slot volgen bevindingen ten aanzien van de voorzieningen BON en Sportaccommodaties en de spendanalyse.

In hoofdstukken 6 en 7 gaan wij in op een aantal overige onderwerpen waarover wij dienen te rapporteren.

Hoofdstuk 8 bevat de uitwerking van de speerpunten die door de Raad zijn gedefinieerd.

(6)

2.1 Dekking en reikwijdte van de controle zijn conform de opdrachtbevestiging

Wij hebben van u de opdracht gekregen om de jaarrekening 2016 van de gemeente Etten-Leur te controleren. In onze vaktechnische opdrachtbevestiging is deze opdracht in detail verder uitgewerkt.

Bij deze controle hanteren wij de in het controleprotocol vastgelegde marges.

De maximaal toe te passen marges zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (het BADO).

U heeft geen lagere materialiteit vastgesteld waardoor wij het wettelijke kader als uitgangspunt hebben gehanteerd. De bij onze controle van de jaarrekening 2016 toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% (€ 1.314.000) en voor onzekerheden 3% (€ 3.942.000) van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves. Onze controle houdt in dat wij niet alle transacties controleren. Onze aanpak heeft als doel om belangrijke onjuistheden en onrechtmatigheden te ontdekken.

In het accountantsverslag worden fouten en onzekerheden gerapporteerd die de door ons bepaalde grens van € 150.000 overschrijden en worden overige bijzonderheden die van belang zijn voor de behandeling van de jaarrekening door uw Raad gerapporteerd.

De door u vastgestelde rapportagetolerantie bedraag 1% van de totale lasten. Dit betekent dat u op basis van de huidige vastlegging als Raad alleen bevindingen van de accountant wenst te vernemen als er fouten zijn van dermate omvang dat wij een ander oordeel bij de jaarrekening zullen verstrekken. Het lijkt ons wenselijk om te bepalen boven welk bedrag reëel is om bevindingen te vernemen zodat wij als accountant u van die bevindingen kunnen voorzien die u relevant vindt. Gezien de hoogte van de door u vastgestelde grens adviseren wij u deze te heroverwegen waarbij het van belang is vanaf welk grensbedrag in Euro’s u kennis wilt nemen van bevindingen van uw accountant.

2. Accountantscontrole

6

(7)

2.2 Geconstateerde niet-gecorrigeerde afwijkingen (wegen mee in de oordeelsvorming) en onzekerheden

Naar aanleiding van de door ons verrichte werkzaamheden hebben wij de volgende afwijkingen geconstateerd die de in hoofdstuk 2.1 genoemde rapporteringstolerantie overschrijden:

• Kredietoverschrijdingen voor € 0,18 miljoen, zie hoofdstuk 2.4.

• Mogelijke rechtmatigheidsfout betreffende 2 aanbestedingen voor € 0,18 miljoen, zie hoofdstuk 5.5.

• De voorziening wethouders pensioen is € 0,17 miljoen te laag doordat niet de juiste rekenrente en sterftetabel is gehanteerd, zie paragraaf 5.6.

2.3 Strekking controleverklaring 2016

Bij de jaarrekening over boekjaar 2016 zijn wij voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken voor het aspect getrouwheid als ook voor het aspect rechtmatigheid waarvan de oordeelparagraaf als volgt luidt:

“Naar ons oordeel:

• Geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2016 als van de activa en passiva van de gemeente Etten-Leur op

31 december 2016 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV);

• Zijn de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2016 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de

relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder verordeningen van de gemeente, zoals opgenomen in het ‘Normenkader rechtmatigheid 2016’.”

Hierbij gaan wij er vanuit dat de jaarrekening zoals opgesteld ongewijzigd blijft.

2. Accountantscontrole

7

(8)

2.4 Geen (materiële) afwijkingen die in het oordeel moeten worden betrokken in het kader van begrotingsrechtmatigheid De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op Artikel 189, 190, 191 en 212 van de

Gemeentewet en moeten door de Gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting, via de verordening op het financieel beheer en het controleprotocol.

Het systeem van budgetbeheer en –bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de Gemeenteraad, zodat deze tijdig

(binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de Gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de Raad.

Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de kadernota rechtmatigheid die door de commissie BBV is uitgebracht. Een belangrijke inhoudelijke aanvulling betreft de vaststelling, dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Essentieel is dat de gemeenteraad nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct

gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij open- einde regelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat de gemeenteraad geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden gegeven, wordt betrokken. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen.

Daarnaast moet de accountant in het accountantsverslag deze kostenoverschrijdingen, waarvan het College in de jaarrekening aan moet geven dat ze nog dienen te worden geautoriseerd, aan de orde stellen. Extra lasten die worden gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten, en de Raad nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig.

2. Accountantscontrole

8

(9)

2.4 Geen (materiële) afwijkingen die in het oordeel moeten worden betrokken in het kader van begrotingsrechtmatigheid (vervolg)

In de jaarstukken 2016 legt het College in de financiële rekening en toelichting daarop verantwoording af over de realisatie van de lasten en baten ten opzichte van de begroting.

Op programma 2 (Wonen) heeft een lastenoverschrijding van € 4,4 miljoen plaatsgevonden. De lastenoverschrijding is grotendeels afkomstig van het product Grondbedrijf. De baten en lasten van het product Grondbedrijf, inclusief de mutaties in de reserves, worden budgettair neutraal in de begroting opgenomen. De lastenoverschrijding wordt

gecompenseerd door de hogere baten, een lagere storting in de reserves van het grondbedrijf en een hogere onttrekking aan de reserves van het grondbedrijf.

In de jaarrekening is in hoofdstuk ‘Begrotingsrechtmatigheid’ een toelichting opgenomen waarbij het begrip

begrotingsrechtmatigheid uiteen wordt gezet en waarin de lastenoverschrijding op programma 2 wordt verklaard. Wij kunnen ons vinden in de opgenomen toelichting.

De overschrijdingen passen binnen het gemeentelijke beleid / binnen de door de raad vastgestelde projectexploitaties, waardoor ze niet meetellen in het rechtmatigheidsoordeel.

Kredietoverschrijdingen

Naast de lastenoverschrijdingen op programmaniveau, moeten wij ook eventuele kredietoverschrijdingen beoordelen. In 2016 hebben er 5 kredietoverschrijdingen plaatsgevonden. Het totaal van deze overschrijdingen bedraagt € 0,18 miljoen.

Dit betreft een financiële rechtmatigheidsfout welke meetelt in ons oordeel. Voor meer informatie over kredietoverschrijdingen en investeringen verwijzen wij naar het bijlagenboek bij de jaarrekening.

2.5 Verslaggevingsgrondslagen

Wij hebben de aanvaardbaarheid van de gehanteerde waarderingsgrondslagen, de consistente toepassing daarvan

alsmede de duidelijkheid en volledigheid van de jaarverslaggeving beoordeeld. Uw gemeente heeft gedurende 2016 geen vrijwillige wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van belangrijke verslaggevingsgrondslagen. De

wijzigingen van verslaggevingsgrondslagen die het BBV met ingang van 2016 voorschrijft zijn door uw gemeente opgevolgd.

Wij concluderen dat de gehanteerde waarderingsgrondslagen aanvaardbaar zijn en dat de toepassing daarvan, samen met de in de jaarrekening opgenomen toelichtingen, een getrouw beeld geeft van de financiële positie van uw gemeente.

2. Accountantscontrole

9

(10)

2.6 Vennootschapsbelasting

Vanaf 2016 is de vrijstelling voor de vennootschapsbelasting (hierna: VPB) voor overheidslichamen vervallen. Voor de gemeente Etten-Leur betekent dit dat zij mogelijk VPB moet afdragen. Door de gemeente is, in samenwerking met een externe fiscalist, geanalyseerd of sprake is van belastbare activiteiten. Vanuit deze analyse is geconcludeerd dat de activiteiten van de gemeente Etten-Leur voor wat betreft de grondexploitatie en parkeren in de VPB-plicht vallen.

De inschatting van de vennootschapsbelastinglast in de jaarrekening is gebaseerd op een onderzoeksrapport uit mei 2016 en niet op basis van de feitelijke situatie over 2016. Hiervoor is gekozen omdat dit voor de organisatie de beste

inschatting op dit moment is. Wij constateren dat de meeste gemeenten die nog geen berekening hebben op basis van de werkelijke cijfers 2016 geen last hebben opgenomen echter wel een tekstuele toelichting in de jaarrekening. Wij

adviseren de gemeente in de paragraaf ‘weerstandsvermogen en risicobeheersing’ de risico’s omtrent

vennootschapsbelasting nader toe te lichten omdat onvoldoende duidelijk is wat de werkelijke vennootschapsbelasting over 2016 zal bedragen omdat er nog geen overeenstemming is met de belastingdienst op diverse onderwerpen.

2. Accountantscontrole

10

(11)

2.7 Schattingen

Inherent aan het opmaken van een jaarrekening is dat de organisatie schattingen moet maken. Bepaalde schattingen zijn van bijzonder belang door hun invloed op de jaarrekening en de waarschijnlijkheid dat toekomstige gebeurtenissen

significant afwijken van de verwachtingen van het College. Als onderdeel van de controle hebben wij de aanvaardbaarheid van de schattingen beoordeeld.

De belangrijkste schattingen in de jaarrekening zijn:

2. Accountantscontrole

11

Belangrijkste schattingen Beoordeling Toelichting

Waardering van voorraden (inclusief

grondexploitatie) Akkoord

Akkoord

Aanpassing heeft plaatsgevonden.

Voor verdere toelichting verwijzen we naar paragraaf 5.2.4.

De parameter kostenstijging is relatief hoog, voor verdere toelichting verwijzen we naar paragraaf 5.2.2 Beoordeling parameters.

Waardering van de vorderingen Akkoord Wij kunnen ons vinden in de waardering van de vorderingen.

Waardering van de voorzieningen Niet akkoord Zie paragraaf 5.6 Waardering overlopende posten

gerelateerd aan Jeugdhulp en WMO Akkoord Wij kunnen ons vinden in de waardering van de transitorische post.

(12)

3.1 Diepgang controle jaarverslag

De jaarstukken 2016 bestaan uit “het jaarverslag” en “de jaarrekening”. De programmarekening en de paragrafen vormen samen het jaarverslag. In het jaarverslag worden de beleidsuitgangspunten en beleidsevaluaties zichtbaar. De paragrafen maken deel uit van het jaarverslag en vallen dus niet onder de controle van de jaarrekening. Primair object van de accountantscontrole (op grond van Artikel 213 van de Gemeentewet) is het overzicht van baten en lasten met toelichting en de balans met toelichting zoals in het boekwerk “Jaarstukken 2016” is opgenomen.

Conform de gewijzigde wetgeving voor de accountantscontrole zullen wij het jaarverslag onderzoeken om vast te stellen of het jaarverslag verenigbaar is met de jaarrekening en geen materiële afwijkingen bevat en of het jaarverslag alle informatie bevat die op grond van de Gemeentewet en de Nederlandse Standaard 720 is vereist. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening.

Wij hebben geen strijdigheden of materiële afwijkingen geconstateerd tussen de in het jaarverslag opgenomen informatie en het beeld van de jaarrekening.

3.2 Wet Normering Topinkomens

De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) stelt maxima aan de bezoldiging van topfunctionarissen (2016: € 179.000, voor inhuur € 252.000). De bezoldiging van topfunctionarissen in deeltijd of met een aanstelling korter dan 12 maanden in een boekjaar, wordt omgerekend naar een voltijdsbezoldiging. De WNT bevat een openbaarmakingsverplichting van de bezoldiging van topfunctionarissen via de jaarrekening van de organisatie en inzending aan de (vak)minister. Voor andere functionarissen geldt alleen een openbaarmakingsverplichting bij

overschrijding van de bezoldigingsnorm.

In de jaarrekening van gemeente Etten-Leur over boekjaar 2016 is op juiste wijze rekening gehouden met de bepalingen uit de WNT.

3. Kwaliteit verslaggeving

12

(13)

Resultaat boekjaar

Het positieve saldo van baten en lasten bedraagt in 2016 circa € 1,3 miljoen (2015: ca. € 1,7 miljoen positief). Bij de aangepaste begroting (2^de bestuursrapportage) was nog uitgegaan van een geraamd negatief resultaat van circa € 0,46 miljoen. De toelichting op de afwijkingen ten opzichte van de primitieve en gewijzigde begroting is opgenomen in

hoofdstuk 1 Rekeningresultaat 2016 in de jaarstukken.

Weerstandsvermogen

In de paragraaf “Weerstandsvermogen en risicobeheersing” in het jaarverslag is de financiële situatie uiteengezet. In de paragraaf is tevens opgenomen welke potentiële risico’s de gemeente loopt en welk weerstandsvermogen benodigd is ter dekking van deze risico’s.

Uw inschatting is dat niet alle risico’s zich allemaal tegelijk voordoen in hun maximale omvang. Daarom wordt het niet nodig geacht om een totaalbedrag voor de risico’s te reserveren. Uit de risicosimulatie volgt dat het voor 90% zeker is dat alle risico’s kunnen worden opgevangen met een bedrag van € 9,4 miljoen. Dit bedrag is daarmee de benodigde

weerstandscapaciteit.

De totaal beschikbare weerstandscapaciteit is bepaald op € 18,4 miljoen. Hiermee komt de ratio tussen capaciteit en risico uit op 1,9. In het Beleidskader 2014-2018 is bepaald dat de ratio minimaal 1,0 moet zijn. Bij de behandeling van de begroting 2016 is door de wethouder toegezegd dat de ratio de komende jaren tenminste 1,1 zal bedragen. Er wordt voldaan aan de norm.

4. Financiële positie

13

(14)

5.1 Sociaal domein 5.1.1 Algemeen

In 2015 is het takenpakket van de gemeente als gevolg van de decentralisaties in het sociaal domein flink uitgebreid.

Voor de uitvoering van deze taken heeft de continuïteit van de zorgverlening voorop gestaan. In de sector is de afgelopen periode veelvuldig gecommuniceerd over de verantwoording inzake het sociaal domein. Hierbij hebben onder andere de NBA en de VNG meerdere brieven uitgebracht over de problematiek en de stand van zaken. Daarnaast heeft minister Plasterk de Tweede Kamer intensief geïnformeerd over de ontwikkelingen binnen het sociaal domein. Ook in onze managementletter is dit aan de orde geweest. De problematiek voor de jaarrekening uit zich in onzekerheden wat mogelijke gevolgen (onzekerheden in de lasten) kan hebben voor jaarrekening van de gemeente Etten-Leur.

5.1.2 PGB’s

De belangrijkste onzekerheid ziet op de Sociale Verzekeringsbank (hierna: SVB). De SVB heeft over 2016 een afkeurende verklaring bij de verantwoording PGB-stromen Jeugdwet en WMO ontvangen. Hierdoor is vanuit de SVB geen zekerheid over de nauwkeurigheid en rechtmatigheid van de persoonsgebonden budgetten. Belangrijkste oorzaak is het door de minister gevoerde coulancebeleid voor wat betreft de controle van ingediende declaraties. Vanuit de SVB is een brief ontvangen met daarin een inschatting van de fout in de PGB lasten van de gemeente Etten-Leur. Dit betreft een inschatting op basis van de totale onderzochte populatie, die verder niet is onderbouwd door onderliggende waarnemingen.

De gemeente Etten-Leur heeft om die reden zelfstandig onderzocht of de kosten nauwkeurig en rechtmatig verantwoord zijn. Uit deze controle waar wij deelwaarnemingen op uitgevoerd hebben komen geen bijzonderheden naar voren. Om die reden kunnen wij concluderen dat de kosten PGB getrouw en rechtmatig verantwoord zijn in de jaarrekening 2016 van de gemeente Etten-Leur.

5.1.3 Jeugdzorg

In de regio West-Brabant West is besloten om gezamenlijk over te gaan op resultaatgerichte contracten met de

zorgaanbieders. Afgesproken is om vanaf 2016 af te rekenen op basis van de behaalde resultaten. Voor een behoorlijk aantal trajecten betekent dit dat 50% van de kosten van het traject vooraf worden gefactureerd. Ongeacht het resultaat, zijn dit lasten voor de gemeente Etten-Leur. De tweede 50% van het traject wordt door de gemeente Etten-Leur betaald en verantwoord als last wanneer het resultaat bereikt is. Doordat de gemeente in 2016 voor het eerst via deze

systematiek afrekent, zijn er onvoldoende gegevens beschikbaar om een betrouwbare schatting van de verplichting per 31 december 2016 te kunnen maken. Conform de verslaggevingsstandaarden is deze verplichting van € 1,9 miljoen toegelicht onder de Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen. Wij merken hierbij op dat deze verplichting naar alle waarschijnlijkheid in 2017 ten laste van de exploitatie zal komen, afhankelijk van de afronding van de

resultaatgerichte contracten.

5. Bevindingen naar aanleiding van de eindejaarscontrole

14

(15)

5.1 Sociaal domein (vervolg) 5.1.3 Jeugdzorg (vervolg)

Wij kunnen ons vinden in deze wijze van verantwoorden gezien het beperkte aantal afgeronde trajecten waardoor er geen goed zicht is op een gemiddelde doorlooptijd. In de regio maken meerdere gemeenten gebruik van dezelfde systematiek.

Wij adviseren om zelfstandig, of door gebruik te maken van de gegevens uit de regio, voor 2017 wel tot een betrouwbare inschatting te komen van de doorlooptijd van trajecten zodat kosten aan het juiste boekjaar kunnen worden toegerekend.

De gemeente is bij de uitvoering van de Jeugdzorg ook verantwoordelijk voor trajecten waarbij de cliënt door een specialist, de rechter of de huisarts wordt doorgestuurd. Zonder dat de gemeente inspraak heeft in de omvang van het traject dat geleverd gaat worden, moeten de lasten gedragen worden door de gemeente. Hierdoor bestaat de kans dat een te duur traject gedeclareerd wordt. Doordat de gemeente wettelijk verplicht is om deze kosten te betalen, heeft deze constatering geen impact op ons oordeel. Wel adviseren wij u om contacten te leggen met huisartsen en/of specialisten zodat de gemeente meer grip kan krijgen op deze trajecten. Wij begrepen dat de gemeente dit in 2016 heeft opgepakt.

5. Bevindingen naar aanleiding van de eindejaarscontrole

15

(16)

5.2 Grondexploitatie

In het kader van de controle van de jaarrekening hebben wij de projecten gecontroleerd. De boekwaarde (balanswaarde) van de voorraden is als volgt te specificeren (* 1.000):

5.2.1 Beoordeling afwijking boekwaarde

De afname in 2016 ten opzichte van 2015 op de balanswaarde van de voorraden van ca. € 12,2 miljoen wordt met name veroorzaakt door:

• Grondverkopen voor € 16,4 miljoen (met name het project Schoenmakers-Oost voor een bedrag van

ca. € 6,3 miljoen en de Streek voor een bedrag van € 6,0 miljoen). Er zijn voor zowel Wonen (realisatie 45.447 m2, begroot 39.700 m2) als Bedrijventerreinen (realisatie 19.190 m2, begroot 14.000 m2) meer m2 uitgegeven dan begroot.

• De balanswaarde van € 2,6 miljoen van de overige gronden- en hulpstoffen zijn per 1 januari 2016 overgeheveld van de grondexploitatie naar gronden en terreinen onder de materiële vaste activa overeenkomstig de gewijzigde voorschriften BBV;

• Een toename van ca. € 6,9 miljoen door toerekening van rente en uitvoeringskosten.

Bij de beoordeling van de projecten is enerzijds van belang of de lasten juist en de baten volledig zijn verantwoord.

Daarnaast is de waardering van belang (verwachte kosten, opbrengsten en doorlooptijd). Op het moment dat de gemeente inschat dat het project met een verlies wordt afgesloten, is een voorziening gevormd.

5. Bevindingen naar aanleiding van de eindejaarscontrole

16

Bedragen in €

1.000 Boekwaarde

31/12/15 Voorziening

31/12/15 Balanswaarde

31/12/15 Boekwaarde

31/12/16 Voorziening

31/12/16 Balanswaarde 31/12/16

Onderhanden werk € 32.732 € 4.299 € 28.433 € 23.158 € 4.925 € 18.733

Overige gronden- en

hulpstoffen € 5.351 € 2.770 € 2.581 € 0 € 0 € 0

Totaal € 38.083 € 7.069 € 31.014 € 23.158 € 4.925 € 18.733

(17)

5.2.1 Beoordeling afwijking boekwaarde (vervolg)

Door team Control zijn (herziene) exploitatieopzetten op hoofdlijnen beoordeeld en is een analyse uitgevoerd op alle in 2016 geregistreerde grondaankopen en grondverkopen. Uit deze beoordeling zijn geen bijzonderheden naar voren gekomen. Gezien het belang van de grondexploitatie binnen de gemeenterekening en het feit dat de onderliggende calculatie veel schattingselementen bevat, hebben wij naast het beoordelen van de uitkomsten van de werkzaamheden van team Control zelfstandig detailcontroles uitgevoerd.

5.2.2 Beoordeling parameters

Wij hebben de uitgangspunten voor de projectactualisatie beoordeeld. Het uitgangspunt voor de rentetoerekening (1,5%) is overeenkomstig de (gewijzigde) voorschriften BBV bepaald (zie ook 5.3 Wijzigingen BBV 2016).

In de calculaties wordt rekening gehouden met een kostenstijging van 3% en wordt geen rekening gehouden met een opbrengstenstijging. De gehanteerde kostenstijging is hoog, maar wordt onderbouwd met ervaringscijfers op basis van offertes en de normen van een gerenommeerd adviesbureau (deze voorzichtige handelswijze past bij het beleid van de gemeente Etten-Leur). Wij zien in de markt dat de door de gemeente Etten-Leur gehanteerde kostenstijging van 3%

hoog is in verhouding tot een onderzoek van Metafoor (wat door veel gemeenten wordt gevolgd). Uit dit onderzoek blijkt een verwachte kostenstijging voor 2017 van 1,25% en vanaf 2018 van 2%. Het effect van de afwijkende kostenstijging heeft een beperkt effect op de voorzieningen van Trivium en Schoenmakers-Oost gezien de looptijd van de

grondexploitaties. Wij concluderen dat wij ons kunnen vinden in de door de gemeente Etten-Leur gehanteerde parameters ten behoeve van de projectcalculaties.

5.2.3 Wijzigingen BBV 2016.

In verband met de wijziging van het BBV in 2016 heeft de commissie BBV de notitie grondexploitaties 2016 uitgebracht welke als leidraad dient te worden gehanteerd.

De belangrijkste wijzigingen in vastlegging voor 2016 zijn:

• Richttermijn van 10 jaar als maximale duur van de grondexploitaties. Hier mag alleen gemotiveerd van worden afgeweken. Dit houdt in dat deze motivatie is geautoriseerd door de gemeenteraad en verantwoord in de begroting en de jaarstukken. De gemeente Etten-Leur voldoet al aan deze richtlijn. De gemeente heeft geen complex waarbij de 10-jaarstermijn van gronduitgifte wordt overschreden volgens de huidige projectcalculaties.

• De toegestane toe te rekenen rente aan gronden in exploitatie moet worden gebaseerd op de daadwerkelijk te betalen rente over het vreemd vermogen. Het is niet toegestaan om rente over het eigen vermogen toe te rekenen aan gronden in exploitatie. De gemeente Etten-Leur heeft voor 2017 en verder een rentepercentage van 1,5%

bepaald en toegepast. Wij constateren dat dit % correct is bepaald en toegepast in de herziene grondexploitaties.

5. Bevindingen naar aanleiding van de eindejaarscontrole

17

(18)

5.2.3 Wijzigingen BBV 2016 (vervolg)

• De disconteringsvoet die moet worden gehanteerd in de berekening van de contante waarde ten behoeve van het treffen van een verliesvoorziening voor negatieve grondexploitaties wordt voor alle gemeenten gelijk gesteld aan het maximale meerjarig streefpercentage van de Europese Centrale Bank voor de inflatie binnen de Eurozone. Voor 2016 bedraagt dit 2%. Omdat de gemeente Etten-Leur de voorziening waardeert tegen nominale waarde, heeft de disconteringsvoet geen invloed op de hoogte van de voorziening.

• De wijzigingen in de verslaggevingsregels rondom grondexploitaties voortvloeiend uit de notitie grondexploitaties met ingangsdatum 1 januari 2016 hebben bij verwerking in 2016 géén effect op de waardering van de gronden in exploitatie en de vermogenspositie van de gemeente ultimo 2015.

5.2.4 Voorziening exploitatietekorten grondbedrijf

Overeenkomstig de jaarrekening is de voorziening met € 71.000 toegenomen ten opzichte van ultimo 2015. Deze mutatie heeft met name betrekking op de projecten Trivium (+ € 340.000), Schoenmakershoek – Oost (- € 475.000) en

Verspreide bedrijfskavels (+ € 260.000).

Uit voortschrijdend inzicht per controledatum dat de voorziening naar de stand per balansdatum € 0,5 miljoen te laag is opgenomen in de jaarrekening. Dit is in de definitieve jaarrekening aangepast. In de voorzieningen van de projecten Schoenmakershoek – Oost, Trivum, Verspreide bedrijfskavels en Vosdonk – Noord komen afwijkingen voor tussen geactualiseerde exploitatie-opzetten en de jaarrekening. Wij constateren dat dit wordt veroorzaakt omdat binnen het grondbedrijf gedurende het jaar meerdere malen de exploitatieoverzichten worden geactualiseerd. Wij adviseren deze procedure kritisch te beoordelen ter voorkoming van afwijkingen.

5.3 Voorziening Beheren op Niveau

De Nota Reserves en voorzieningen (2012-2015) schrijft voor dat de voorziening voor de komende 10 jaar toereikend dient te zijn. Wij constateren in de “doorkijk’’ van de voorziening Beheren op Niveau dat vanaf 2025 de voorziening een negatief saldo kent en dat het saldo tot het einde “doorkijk” (2063) negatief blijft. Het geraamde saldo van de voorziening eind 2026 bedraagt € 4,8 miljoen negatief. De gemeente is momenteel een aantal voorstellen aan het uitwerken om de voorziening op termijn wel toereikend te hebben. De voorstellen zullen in de Kadernota behandeld worden.

De conceptvoorstellen, waar wij kennis van hebben genomen, leiden tot een extra dotatie tot en met 2026 van € 7,85 miljoen, waardoor de voorziening ultimo 2026 € 3,05 miljoen positief zou bedragen. Wij missen hierbij de

beleidsuitgangspunten hoe de eventuele jaarlijkse aanvullende storting wordt bepaald. Om een voorziening te vormen dienen kosten geëgaliseerd te worden over een bepaalde periode en dient aan het eind van de periode de voorziening nihil te zijn. Dit inzicht ontbreekt op dit moment waarbij de voorziening, als deze niet goed wordt onderbouwd in 2017 het karakter heeft van een bestemmingsreserve en dus gereclassificeerd zou moeten worden, wat op zich ook prima mogelijk is.

5. Bevindingen naar aanleiding van de eindejaarscontrole

18

(19)

5.3 Voorziening Beheren op Niveau (vervolg)

Uit de nacalculatie op de afgeronde projecten in 2016 blijkt dat de uitgaven 0,5 miljoen lager uitvallen dan was begroot en dus onttrokken. Dit in ogenschouw nemend is het van belang de voorziening Beheren op Niveau opnieuw te

onderbouwen waarbij actualisatie plaatsvindt naar de huidige inzichten en mogelijk hier uit blijkt dat de kosten zich anders ontwikkelen dan destijds verwacht zodat dit ook in het dekkingsplan kan worden betrokken.

5.4 Voorziening sportaccommodaties

Wij constateren dat in de “doorkijk’’ van de voorziening ten behoeve van grootschalig onderhoud

buitensportaccommodaties de voorziening vanaf 2030 een negatief saldo kent en dat het saldo tot het einde “doorkijk”

(2052) negatief blijft. Wij erkennen dat het moeilijk is de onderhoudskosten op langere termijn vast te stellen. Tot en met 2016 zijn de afwijkingen tussen de begrote onderhoudskosten en de werkelijke lasten beperkt geweest. Gezien het feit dat het plan in 2008 is opgesteld en over 12 jaar tekorten begint te vertonen adviseren wij het plan te actualiseren en de eventuele gevolgen van de nieuwe benodigde dotatie in de meerjarenraming te verwerken. Tot op heden voldoet de voorziening nog volledig aan het interne beleid dat een voorziening voor een periode van 10 jaar toereikend dient te zijn.

5.5 Spendanalyse

Uit de intern uitgevoerde spendanalyse blijkt dat voor twee inkopen (totale betalingen 2016 ca € 0,18 miljoen) tot op heden niet vastgesteld kan worden dat deze volgens de Europese richtlijnen zijn aanbesteed. Door team Control wordt momenteel een nader onderzoek uitgevoerd voor deze twee inkopen. De maximale fout die hieruit naar voren kan komen bedraagt € 0,18 miljoen en is niet materieel voor uw jaarrekening.

5.6 Voorziening wethouders pensioenen

Wij constateren dat binnen de gemeente de berekening van de voorziening voor wethouders pensioenen zelfstandig wordt berekend. Daarnaast worden door RAET officiële actuariële berekeningen opgesteld. Wij constateren dat de rekenrente en sterftetabel die door de gemeente wordt gehanteerd voor de berekening afwijkt van de berekening van RAET. Met

betrekking tot de rekenrente hanteert RAET de wettelijk voorgeschreven rekenrente en is de calculatie die intern is opgesteld niet juist. Met betrekking tot de sterftetabel is intern niet bekend waarom deze is gehanteerd. Wij concluderen dat op basis van de berekeningen van RAET de voorzieningen wethouders pensioenen circa € 170.000 hoger dient te zijn.

De organisatie heeft aangegeven in de toekomst de berekeningen van RAET te hanteren voor het bepalen van de hoogte van de voorziening.

5. Bevindingen naar aanleiding van de eindejaarscontrole

19

(20)

6.1 Onafhankelijkheid Baker Tilly Berk

Baker Tilly Berk heeft diverse organisatorische maatregelen getroffen om zijn onafhankelijkheid en die van zijn medewerkers te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder meer:

• voorschriften en procedures omtrent onafhankelijkheid. Deze voorschriften voor professioneel gedrag op het gebied van kwaliteit en onafhankelijkheid zijn opgenomen in de Gedragscode van Baker Tilly Berk. Deze Gedragscode geldt voor iedere medewerker van Baker Tilly Berk en wordt natuurlijk steeds geactualiseerd;

• jaarlijkse bevestiging van onafhankelijkheid door partners en medewerkers van Baker Tilly Berk en ondersteunende stafdiensten;

• cliënt- en opdrachtacceptatieprocedures, waaronder een beoordeling, of er sprake is van mogelijk conflicterende diensten;

• intern en extern kwaliteitsonderzoek;

• reviews door externe toetsers die niet bij de opdracht betrokken zijn, ter waarborging van een deugdelijke grondslag/deskundig oordeel;

• roulatie van externe accountants op de opdracht.

Wij zijn van mening dat wij in relatie tot uw organisatie onafhankelijk, in overeenstemming met de ViO (Verordening inzake de Onafhankelijkheid van accountants), hebben gefunctioneerd en dat de objectiviteit van onze oordeelsvorming in het afgelopen jaar niet is aangetast.

6.2 Fraude

Bij de uitvoering van de werkzaamheden hanteren wij onder andere de Nadere Voorschriften Controle- en Overige

Standaarden (NV COS) 240 “De verantwoordelijkheid van de accountant voor het onderkennen van het risico van fraude in het kader van de controle van financiële overzichten”. Het College is primair verantwoordelijk voor de preventie van fraude.

Het College is verantwoordelijk voor een cultuur van eerlijkheid en ethisch verantwoordelijk gedrag. Zij dient zowel

preventieve als repressieve beheersingsmaatregelen te nemen om de kans op fraude zo veel mogelijk te beperken, zodat de integriteit van de financiële verslaggeving is gewaarborgd.

Tijdens de controle van de jaarrekening inventariseren wij de frauderisico’s binnen uw organisatie en beoordelen wij de

interne beheersingsmaatregelen die gericht zijn op het voorkomen en ontdekken van fraude. Tijdens de beoordeling bleek ons dat binnen uw organisatie reeds de nodige aandacht wordt besteed aan de onderwerpen fraude en integriteit. U heeft

aangegeven belang te hechten aan een adequate beheersing van frauderisico’s.

Volledigheidshalve wijzen wij erop dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude.

6. Overige onderwerpen

20

(21)

7.1 SiSa bijlage

Op grond van het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten, Artikel 5 lid 4, dienen wij te rapporteren over de fouten en onzekerheden van de SiSa regelingen.

7.2 Conclusie

Uit de tabel blijkt dat wij bij onze controle geen fouten of onzekerheden hebben geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden.

7.3 Geautomatiseerde gegevensverwerking

Wij brengen u verslag uit omtrent onze bevindingen ter zake van de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. De accountantscontrole van de jaarrekening is niet specifiek gericht op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking en behoeft derhalve niet te leiden tot bevindingen die bij een speciaal daarop gericht onderzoek wel naar voren zouden kunnen komen. In het kader van de jaarrekeningcontrole met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking bij gemeente Etten-Leur zijn geen bijzonderheden te melden welke voor vermelding in het accountantsverslag in

aanmerking komen.

7. Single Information Single Audit (SiSa)

21

Code Specifieke uitkering Fout of

onzekerheid Financiële

omvang in euro’s Toelichting fout / Onzekerheid D9 Onderwijsachterstandenbeleid 2011-

2016 (OAB) Niet van

toepassing 0 Geen bevindingen met invloed

op financiële vaststelling G2 Gebundelde uitkering op grond van

artikel 69 Participatiewet_gemeentedeel 2016

Niet van

op financiële vaststelling

G2A Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 WWB_Totaal 2015

Niet van

G3

Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)_gemeente 2016

Niet van

G3A Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)_totaal 2015

Niet van

(22)

8.1 Inleiding

Jaarlijks bepaalt de gemeenteraad op welke speerpunten wij in het kader van de controle van de jaarrekening specifieke aandacht moeten vestigen. De griffie heeft namens het audit committee alle raadsfracties gevraagd om suggesties aan te dragen. Hieruit zijn de volgende speerpunten naar voren gekomen:

• Aanbesteding – betrokkenheid lokale ondernemers;

• Inhuur derden;

• Interne uren;

• Kosten bezwaarschriften;

• Kosten externe adviseurs;

• Sociaal domein;

• Treasury;

• Verandertraject;

• WNT.

Op 18 oktober 2016 heeft afstemming plaatsgevonden tussen vertegenwoordigers van de fracties, griffie, controller en Baker Tilly Berk. Op basis van deze afstemming zijn de volgende detailvragen geformuleerd:

1. Wat zijn de advieskosten voor de inhuur boven op de toegestane formatie uitgesplitst per afdeling voor de periode 2014-2015-2016?

2. Als aanvulling op de vorige vraag: Geef per afdeling uitgesplitst weer op welke manier is ingekocht, via het reguliere inkoopbeleid of via Flex West-Brabant? Is er indien noodzakelijk een afwijkingsbesluit genomen?

3. Uit welke kostensoorten bestaan de kosten voor de meest voorkomende typen bezwaarschriften en op welke plaatsen zijn deze verantwoord in de administratie?

4. Bekijk voor 10 door de accountant te selecteren aanbestedingen (waarvan 5 onderhands en 5 openbaar) de betrokkenheid van lokale ondernemers (onder lokaal wordt in dit kader verstaan: Ondernemers uit Etten-Leur en elke direct aan Etten-Leur grenzende gemeente).

Bij onderhandse aanbestedingen is de vraag hoeveel lokale partijen zijn benaderd en hoeveel niet lokale partijen?

Tevens is de vraag hoeveel lokale partijen hebben ingeschreven en hoeveel niet lokale partijen?

Bij openbare aanbestedingen is de vraag welke eisen zijn gesteld om aan de aanbesteding deel te nemen en zijn andere vergelijkbare gemeenten ten aanzien van gestelde eisen en de daarmee samenhangende uitsluitingscriteria soepeler dan de gemeente Etten-Leur?

Bijlage: Speerpunten gemeenteraad

22

(23)

8.1 Inleiding (vervolg)

5. Hoeveel geld is er nu aan het verandertraject binnen de eigen organisatie uitgegeven en welke verplichtingen zijn al aangegaan? Hoe worden de effecten van dit verandertraject gemeten?

Zijn voor het project “Waarderend Vernieuwen” externe bureaus ingehuurd en zo ja door wie en via welk protocol?

6. Onderzoek hoe interne uren geboekt worden. Is er een protocol voor het boeken van interne uren?

Hoe wordt het boeken van de uren gecontroleerd, uitgesplitst per afdeling?

7. Hoe luidt de procesbeschrijving van het treasuryproces? Wat zijn de criteria voor het aantrekken van geld? Geef inzicht in de maandelijks / per kwartaal aangetrokken gelden ten opzichte van gelden die zijn weggezet bij het Rijk dan wel ergens anders.

Wat zijn de kosten voor het aantrekken van geld en wat zijn de opbrengsten van het wegzetten van geld in de schatkist?

8. Geef voor de jaren 2015 en 2016 antwoord op de volgende vragen:

a. Hoe hoog zijn de rijksmiddelen die beschikbaar zijn gesteld voor de drie decentralisaties uitgesplitst naar Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), Participatiewet en Jeugdwet?

b. Hoe hoog zijn de kosten specifiek voor de drie decentralisaties uitgesplitst naar Wmo, Participatiewet en jeugdwet?

c. Hoe hoog waren de ontvangen Kleinsmagelden? Hoeveel kosten zijn vanuit de Kleinsmagelden specifiek voor de doelgroep gemaakt? Waar is de rest van de gelden naar toe gegaan?

d. Waaraan zijn de middelen uit de reserve sociaal domein specifiek besteed?

9. Onderzoek of de gemeente voor de ontbinding van arbeidsovereenkomsten in 2016 conform de Wet Normering

Topinkomens (WNT) heeft gehandeld en in hoeveel van deze gevallen de gemeente zich door een arbeidsjurist heeft laten bijstaan. Informeert het college de raad hierbij tijdig voor zover overschrijding van het personeelsbudget plaatsvindt?

Bijlage: Speerpunten gemeenteraad

23

(24)

8.2 Beantwoording vragen

Vraag 1. Wat zijn de advieskosten voor de inhuur boven op de toegestane formatie uitgesplitst per afdeling voor de periode 2014-2015-2016?

Beantwoording vraag 1

Voor 2014 en 2015 is geen sprake van (advies)kosten voor inhuur boven op de toegestane formatie.

Voor 2016 is sprake van 1 geval van inhuur boven op de toegestane formatie. Het betreft inhuur van 1 medewerker ten behoeve van de afdeling ontwikkeling / team grondzaken voor een bedrag van € 5.256 exclusief BTW.

Vraag 2. Als aanvulling op de vorige vraag: Geef per afdeling uitgesplitst weer op welke manier is ingekocht, via het reguliere inkoopbeleid of via Flex West-Brabant? Is er indien noodzakelijk een afwijkingsbesluit genomen?

De inkoop voor de bij vraag 1 genoemde inhuur heeft plaatsgevonden via het reguliere inkoopbeleid en niet via Flex West-Brabant. In dit geval is sprake van een afwijkingsbesluit welke rechtmatig is bevonden.

Bijlage: Speerpunten gemeenteraad

24

(25)

Vraag 3. Uit welke kostensoorten bestaan de kosten voor de meest voorkomende typen bezwaarschriften en op welke plaatsen zijn deze verantwoord in de administratie?

De gevraagde informatie om bovenstaande vraag te beantwoorden is niet beschikbaar. Dit komt omdat de organisatie de gewerkte uren ten behoeve van het behandelen van bezwaarschriften niet per (type) bezwaarschrift registreert. Wel is een overzicht beschikbaar met de aantallen in behandeling genomen bezwaren per wettelijke regeling. In 2016 zijn in totaal 114 bezwaren in behandeling genomen (2015: 92). Wij verwijzen u voor dit overzicht en nadere toelichting naar het jaarverslag 2016 van de Commissie voor de bezwaarschriften.

Bijlage: Speerpunten gemeenteraad

25

(26)

Vraag 4. Bekijk voor 10 door de accountant te selecteren aanbestedingen (waarvan 5 onderhands en 5 openbaar) de betrokkenheid van lokale ondernemers (onder lokaal wordt in dit kader verstaan: Ondernemers uit Etten-Leur en elke direct aan Etten-Leur grenzende gemeente).

Bij onderhandse aanbestedingen is de vraag hoeveel lokale partijen zijn benaderd en hoeveel niet lokale partijen (4a)?

Tevens is de vraag hoeveel lokale partijen hebben ingeschreven en hoeveel niet lokale partijen (4b)?

Bij openbare aanbestedingen is de vraag welke eisen zijn gesteld om aan de aanbesteding deel te nemen en zijn andere vergelijkbare gemeenten ten aanzien van gestelde eisen en de daarmee samenhangende uitsluitingscriteria soepeler dan de gemeente Etten-Leur (4c)?

Beantwoording vraag 4a, 4 b en 4c

Bij de door ons 5 willekeurig geselecteerde onderhandse aanbestedingen zijn steeds tussen 1 en 3 partijen benaderd om in te schrijven. Bij 3 van de 5 geselecteerde aanbestedingen zijn ook lokale ondernemers benaderd, hierbij ging het tussen 1 en 2 lokale partijen die werden aangeschreven en die ook daadwerkelijk hebben ingeschreven. In de gevallen waarbij geen lokale partij is benaderd, is het van belang om na te gaan of voor de betreffende af te nemen dienst hiervoor wel een lokale partij in de markt beschikbaar was of niet en hier dus een bewuste afweging is gemaakt. Wij adviseren u hiernaar desgewenst aanvullend onderzoek te laten doen.

Daarnaast hebben wij willekeurig 5 openbare aanbestedingen geselecteerd, per aanbesteding hebben tussen de 3 en 14 partijen ingeschreven. Voor deze 5 geselecteerde aanbestedingen hebben tussen de 1 en 4 lokale partijen ingeschreven.

Beantwoording vraag 4d

Bij openbare aanbestedingen worden de eisen die zijn gesteld om aan de aanbesteding deel te nemen vastgelegd in het programma van eisen. Deze verschillen per afdeling. Hierbij hebben wij de indruk dat de gemeente Etten-Leur ten aanzien van vergelijkbare gemeenten soortgelijke eisen en hiermee samenhangende uitsluitingscriteria stelt.

Ons valt in positieve zin op dat bijvoorbeeld in het inkoopformulier ‘Aanbesteding voor leveringen diensten en werken’ de inkoper een keuze moet maken of lokale ondernemers al dan niet worden uitgenodigd, tevens is het inkoopformulier zo gemaakt dat de inkoper hier een toelichting in kan vullen. Resumerend hebben wij geen indicatie dat de gemeente Etten-Leur andere eisen stelt aan aanbestedingen ten aanzien van lokale ondernemers dan soortgelijke gemeenten.

Bijlage: Speerpunten gemeenteraad

26

(27)

Vraag 5. Hoeveel geld is er nu aan het verandertraject binnen de eigen organisatie uitgegeven (5a) en welke verplichtingen zijn al aangegaan (5b) ? Hoe worden de effecten van dit verandertraject gemeten (5c)?

Zijn voor het project “Waarderend Vernieuwen” externe bureaus ingehuurd en zo ja door wie en via welk protocol (5d)?

Beantwoording vraag 5a

Aan het verandertraject binnen de eigen organisatie is volgens de administratie na aftrek van € 30.000 subsidie ca.

€ 471.000 uitgegeven over de periode 2011 – 2016.

Beantwoording vraag 5b

Ten aanzien van het verandertraject zijn toekomstige verplichtingen aangegaan voor € 55.000 (uitgaven na 2016).

Beantwoording vraag 5c

De effecten van het verandertraject worden gemeten door een medewerkersonderzoek dat vanaf 2005 elke drie jaar plaatsvindt. Daarnaast gebruikt de gemeente Etten-Leur een Organisatie Ontwikkelmodel (OO-model) om de voortgang van de organisatieontwikkeling te meten. De meting bestaat uit twee delen: een positiebepaling en een audit door externe auditoren.

Voor het project Waarderend Vernieuwen is één extern bureau ingehuurd. Inhuur heeft plaatsgevonden door de budgethouder. Op basis van behoefte is op basis van losse opdrachten aan dit bureau de implementatie verder vorm gegeven. De afzonderlijke opdrachten zijn volgens de organisatie enkelvoudig onderhands aanbesteed volgens het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Bijlage: Speerpunten gemeenteraad

27

(28)

Vraag 6. Onderzoek hoe interne uren geboekt worden. Is er een protocol voor het boeken van interne uren (6a)?

Hoe wordt het boeken van de uren gecontroleerd, uitgesplitst per afdeling (6b)?

Ten aanzien van het boeken van interne uren is bij de gemeente Etten-Leur geen protocol van toepassing. Wij hebben vernomen dat er een sluitende urenadministratie is die niet afwijkt van de contracturen.

Ten aanzien van de controle van uren bewaken de afdelingsassistentes dat de uren verantwoord zijn. Zij valideren deze uren vervolgens in het tijdschrijfsysteem (TIM). Daadwerkelijke controle van de uren is de verantwoordelijkheid van de budgethouder of projectleider. Omdat een protocol ten aanzien van het boeken en controleren van interne uren

ontbreekt, hebben wij geen zicht hoe deze uren daadwerkelijk worden gecontroleerd door de individuen die hier verantwoordelijk voor zijn omdat er voor ons geen zichtbare controle plaatsvindt.

Bijlage: Speerpunten gemeenteraad

28

(29)

Vraag 7. Hoe luidt de procesbeschrijving van het treasuryproces (7a)? Wat zijn de criteria voor het aantrekken van geld (7b)? Geef inzicht in de maandelijks / per kwartaal aangetrokken gelden ten opzichte van gelden die zijn weggezet bij het Rijk dan wel ergens anders (7c). Wat zijn de kosten voor het aantrekken van geld en wat zijn de opbrengsten van het wegzetten van geld in de schatkist (7d)?

De gemeente Etten-Leur beschikt niet over een separate procesbeschrijving van het treasuryproces (proces rondom het aantrekken en uitzetten van gelden). In artikel 13 in het treasurystatuut 2011 zijn wel uitgangspunten opgenomen ten aanzien van de administratieve organisatie en interne controle:

In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle:

1. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd in artikel 14 en 15 van dit treasurystatuut.

2. Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:

a. iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (het vierogenprincipe);

b. de uitvoering en de controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen;

c. de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen.

3. De transacties worden onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten en gecontroleerd door de functionaris die belast is met de interne

controle.

Vervolgens worden in artikel 14 in het treasurystatuut de verantwoordelijkheden per functie met betrekking tot de treasuryfunctie van de gemeente uitgebreid beschreven. Wij kunnen ons vinden in de beschreven uitgangspunten en verantwoordelijkheden. Omdat de uitgangspunten echter op hoofdlijnen zijn beschreven, adviseren wij u een separate procesbeschrijving op te stellen voor het treasuryproces met verdere uitwerking in detail. Binnen de gemeente is een checklist aanwezig om zorg te dragen dat conform het treasurystatuut wordt gehandeld.

Bijlage: Speerpunten gemeenteraad

29

(30)

Vervolg vraag 7. Hoe luidt de procesbeschrijving van het treasuryproces (7a)? Wat zijn de criteria voor het aantrekken van geld (7b)? Geef inzicht in de maandelijks / per kwartaal aangetrokken gelden ten opzichte van gelden die zijn

weggezet bij het Rijk dan wel ergens anders (7c). Wat zijn de kosten voor het aantrekken van geld en wat zijn de opbrengsten van het wegzetten van geld in de schatkist (7d)?

Volgens het treasurystatuut 2011 gelden de volgende uitgangspunten voor het aantrekken van financieringen:

Bij het aantrekken van financieringen gelden de volgende uitgangspunten:

1. Financieringen worden enkel aangetrokken voor de uitoefening van de publieke taak.

2. Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare eigen financieringsmiddelen te gebruiken teneinde de renterisico’s te

Minimaliseren en het renteresultaat te optimaliseren.

3. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn (buiten de normale gemeentefinanciering): onderhandse leningen.

4. De gemeente vraagt offertes op bij minimaal twee instellingen alvorens een financiering wordt aangetrokken. Deze offertes worden door de gemeente schriftelijk vastgelegd.

Volgens het treasurystatuut 2017 gelden de volgende uitgangspunten voor het aantrekken van financieringen:

1. Financieringen worden uitsluitend aangetrokken voor de uitoefening van de publieke taak.

2. Financieringsmiddelen worden uitsluitend aangetrokken in euro’s.

3. Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne liquiditeiten te gebruiken teneinde de renterisico’s te minimaliseren en het renteresultaat te optimaliseren.

4. Financieringsmiddelen worden afgestemd op de bestaande financiële positie, de liquiditeitsplanning en de rentevisie.

5. Bij het aantrekken van kortlopende financieringsmiddelen (rentetypische looptijd < 1 jaar) wordt de kasgeldlimiet niet overschreden.

6. Bij het aantrekken van langlopende financieringsmiddelen (rentetypische looptijd > 1 jaar) wordt de renterisiconorm niet overschreden.

7. Bij langlopende financieringen vraagt het college bij minimaal twee verschillende instellingen een prijsopgave op alvorens een financiering wordt aangetrokken. Deze prijsopgaven worden door het college schriftelijk vastgelegd.

Bijlage: Speerpunten gemeenteraad

30

(31)

Vervolg vraag 7. Hoe luidt de procesbeschrijving van het treasuryproces (7a)? Wat zijn de criteria voor het aantrekken van geld (7b)? Geef inzicht in de maandelijks / per kwartaal aangetrokken gelden ten opzichte van gelden die zijn

weggezet bij het Rijk dan wel ergens anders (7c). Wat zijn de kosten voor het aantrekken van geld en wat zijn de opbrengsten van het wegzetten van geld in de schatkist (7d)?

Vervolg beantwoording vraag 7b

Wij constateren dat de overige aspecten die in de wet FIDO (financiering decentrale overheden) zijn opgenomen in het nieuwe treasurystatuut zijn geborgd. Deze dienen om risico’s die aan financieringen kunnen kleven te ondervangen.

In 2016 zijn geen gelden aangetrokken.

Qua bedrijfsvoering worden werkzaamheden uitgevoerd door financiële administratie en de treasurer. De uren worden voor 2016 ingeschat op totaal 100 uur. Deze uren betreffen werkzaamheden voor het bijhouden banksaldi, uitzetten gelden schatkist, aantrekken geld (indien nodig) e.d. Uitgaande van een integraal uurtarief van € 91 (kostenverdeelstaat 2016) zijn de kosten € 9.100.

Het wegzetten van geld in de Schatkist levert geen rente op.

Bijlage: Speerpunten gemeenteraad

31

(32)

Vraag 8. Geef voor de jaren 2015 en 2016 antwoord op de volgende vragen:

c. Hoe hoog waren de ontvangen Klijnsmagelden? Hoeveel kosten zijn vanuit de Klijnsmagelden specifiek voor de doelgroep gemaakt? Waar is de rest van de gelden naar toe gegaan?

Beantwoording vraag 8a Voor de drie decentralisaties inclusief oude taken zijn voor 2015 en 2016 de volgende rijksmiddelen ter beschikking gesteld:

Beantwoording vraag 8b De kosten specifiek voor de decentralisaties inclusief oude taken bedragen:

Bijlage: Speerpunten gemeenteraad

32

Bedragen in € 1 miljoen

2016 2015

Jeugdzorg

8,5 9,8

Participatiewet

7,3 7,7

WMO

5,7 6,0

Bedragen in € 1 miljoen

2016 2015

Jeugdzorg

8,2 9,3

Participatiewet

10,1 9,9

WMO

5,6 6,4

(33)

Vervolg vraag 8. Geef voor de jaren 2015 en 2016 antwoord op de volgende vragen:

c. Hoe hoog waren de ontvangen Kleinsmagelden? Hoeveel kosten zijn vanuit de Klijnsmagelden specifiek voor de doelgroep gemaakt? Waar is de rest van de gelden naar toe gegaan?

Voor de intensivering van het armoede- en schuldenbeleid stelt het Rijk stelt vanaf 2015 structureel € 90 miljoen beschikbaar. Het aandeel van de gemeente Etten-Leur hierin wijzigt jaarlijks en is afhankelijk van het aantal mensen binnen de gemeente dat een bijstandsuitkering ontvangt en/of een laag inkomen heeft. Omdat de Klijnsmamiddelen als onderdeel algemene uitkering gemeentefonds binnenkomen is niet exact te zeggen hoe hoog deze bedragen in 2015 en 2016 waren. Op basis van de aantallen bijstandsontvangers en lage inkomens komt de gemeente bij benadering op een bedrag van circa € 145.000 in 2015 en 2016.

In 2015 is besloten de Klijnsmamiddelen (als onderdeel van de minimamiddelen) structureel op te nemen in het gesloten systeem sociaal domein. In de begroting is daarom sinds 2015 structureel vanuit de algemene middelen circa

€ 145.000 toegevoegd aan het gesloten systeem sociaal domein. In 2016 is in totaal ca. € 284.000 besteed aan minima- instrumenten ten behoeve van kinderen in een minimasituatie (2015: € ca. 260.000). Hierbij is geen splitsing te maken welke uitgaven exact tegenover de Klijsmagelden staan omdat hier geen afzonderlijke registratie van heeft

plaatsgevonden.

Bijlage: Speerpunten gemeenteraad

33

(34)

Vervolg vraag 8. Geef voor de jaren 2015 en 2016 antwoord op de volgende vragen:

c. Hoe hoog waren de ontvangen Kleinsmagelden? Hoeveel kosten zijn vanuit de Klijnsmagelden specifiek voor de doelgroep gemaakt? Waar is de rest van de gelden naar toe gegaan?

In 2015 zijn de middelen die onttrokken zijn uit de reserve sociaal domein besteed aan invoeringskosten.

In 2016 zijn ontrekkingen uit de reserve sociaal domein besteed aan:

- Tekort uitkeringen minima;

- Tekort begeleiding WMO;

- Aanvulling voorziening dubieuze debiteuren sociale zaken;

- Tekort Uitkeringen bijstand;

- Tekort verrekenen en verzekeren jeugdzorg.

Bijlage: Speerpunten gemeenteraad

34

(35)

Vraag 9. Onderzoek of de gemeente voor de ontbinding van arbeidsovereenkomsten in 2016 conform de Wet Normering Topinkomens (WNT) heeft gehandeld en in hoeveel van deze gevallen de gemeente zich door een arbeidsjurist heeft laten bijstaan (9a). Informeert het college de raad hierbij tijdig voor zover overschrijding van het personeelsbudget plaatsvindt (9b)?

De gemeente heeft zich in twee gevallen laten bijstaan door een arbeidsjurist. Hierbij is conform de Wet Normering Topinkomens gehandeld.

Uit de jaarrekening 2016 blijkt dat geen sprake is van overschrijding van het personeelsbudget.

Bijlage: Speerpunten gemeenteraad

35

(36)

www.bakertillyberk.nl Contactgegevens:

drs. R. (Rik) Opendorp Partner

M: 06 – 10 09 04 64

E: r.opendorp@bakertillyberk.nl

J.G. (Johan) Damen MSc RA Manager

M: 06 – 24 92 77 81

E: j.damen@bakertillyberk.nl

Kantoorgegevens:

Baker Tilly Berk N.V.

Bijster 55 Postbus 3814 4800 DV Breda T: 076 – 525 00 00