Inhoudsopgave
Inleiding ...2 Voorbereiding voorafgaand aan de raad ...3 Tijdens de raadsvergadering ...5
Op grond van het wetsvoorstel “Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen en de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba “, kan een gemeente zelf besluiten hoe invulling te geven aan digitale
besluitvorming.
Daarbij moet worden voldaan aan de volgende voorwaarden:
✓ Ieder lid moet gegarandeerd beschikken over de technische mogelijkheden om toegang te hebben tot de beraadslaging en stemming.
✓ Identificatie van raadsleden moet mogelijk zijn. Door de voorzitter, maar ook door de leden onderling en door het publiek.
✓ Er is sprake van een live videoverbinding, alleen audio of stemmen per app is niet voldoende.
✓ De voorzitter moet in staat zijn de orde te handhaven, bijvoorbeeld door
deelnemers het woord te ontnemen of door een volgorde van stemming te bepalen.
Het online vergaderen vervangt qua resultaat de fysieke raadsvergadering. Toch is het een heel andere wijze van vergaderen. Het online vergaderen vraagt een strakke regie aan de voorkant en tijdens de vergadering zelf. Tijdens de testvergadering is gebleken dat:
- iedereen moet wennen aan de techniek en aan het middel;
- de techniek van de videoconferentie lastig is voor een dergelijke grote groep en de wijze van vergaderen van een gemeenteraad;
- veel zelfdiscipline en voorbereiding vraagt van de raad, de voorzitter en de griffie.
Een zo strak mogelijke voorbereiding aan de voorkant (van de raad, de griffie en de voorzitter) is dus heel belangrijk om de vergadering goed te laten verlopen.
Daarom vragen wij u ook om dit voorafgaand aan het vergaderen goed door te nemen en de richtlijnen zoveel als mogelijk op te volgen. Dit zorgt ervoor dat de raadsvergadering zo soepel mogelijk verloopt en iedereen zoveel als mogelijk tot zijn recht kan komen in de raadsvergadering.
In het volgende wordt uitgelegd wat dit voorafgaand aan de vergadering van u vraagt en vervolgens wat de richtlijnen zijn tijdens de raadsvergadering.
Voorbereiding voorafgaand aan de raad(scommissie)
In voorbereiding van de daadwerkelijke woordvoering in de raadsvergadering gelden de volgende richtlijnen en aanbevelingen:
• Zorg dat je iPad tijdens de raadsvergadering aan de oplader is aangesloten;
• Zorg ervoor dat je de ‘staanderichtingsslot’ van je iPad uitschakelt. (veeg vanaf het rechterbovenhoek van het scherm omlaag om het bedieningspaneel te openen. Tik op de knop “staanderichtingslot”, een slotje met een ronde pijl erom heen. Draai uw iPad een kwartslag naar links of rechts.
• Gebruik een headset! Dit geeft een beter geluidsresultaat;
• Zet u de geluiden van uw mobiele telefoon uit! Dit stoort erg tijdens de vergadering wanneer u uw microfoon bij de woordvoering wel aan heeft!
• Let op je kleding: Besef dat een online vergadering ook een officiële raads- of commissievergadering is zoals een vergadering in het gemeentehuis. Zorg daarom dat je op dezelfde wijze gekleed bent als wanneer je naar het gemeentehuis gaat voor een vergadering;
• Een rustige plek: Zoek een rustige plek in je huis of waar dan ook van waar je deelneemt in de online raads- of commissievergadering, zodat anderen je niet kunnen storen of afleiden. Let op er dat bijvoorbeeld een huisdier niet zomaar in beeld komt;
• Zorg voor een rustige achtergrond!
• Uw camera van de iPad zit voor u rechts of links op het scherm. Zorg ervoor dat u tijdens de vergadering niet met u vingers op de camera zit. Oefen desnoods even vooraf.
• Tijdens de videoconferentie kunt u niet uw stukken in de GO-app controleren (er kan niet geswitcht worden tussen de apps, omdat u dan direct het contact met de videoconferentie verliest). Om toch zicht op uw stukken te hebben, is het dus raadzaam om vooraf uw stukken via een laptop of PC erbij te hebben.
Mocht dit voor u een probleem zijn, geef dit dan vooraf aan bij de griffie. Wij zoeken dan samen met u naar een oplossing.
• Er zijn twee app-groepen. Eén voor de raad en één voor het college. Tijdens de vergadering kan met de griffier worden gecommuniceerd via deze app-groep. GEEN
• Houdt uw bijdragen zo kort als mogelijk en bondig.
Voorafgaand aan de griffie doorgeven:
• Als u een wijzigingsvoorstel heeft voor de agenda;
• Als u vragen heeft voor het vragenuur: daarvoor gelden dezelfde regels als normaal gesproken;
• Als u een wijzigingsvoorstel heeft voor de verslagleggingen;
• Wanneer u een verzoek wilt doen om een ingekomen stuk te agenderen. Verder gelden dezelfde spelregels voor het kort bespreken van een ingekomen stuk. Dus de vrijdag voorafgaand aan de raad aankondigen over welk ingekomen stuk u wilt spreken;
• Wanneer u een vraag en/of opmerking heeft over de LTA of toezeggingen;
• Insprekers zijn niet fysiek aanwezig en spreken op digitale wijze in of leveren vooraf hun bijdrage schriftelijk aan.
• Graag vooraf aan de griffie doorgeven wie van uw fractie per onderwerp woordvoerder is;
• Wilt u een motie of amendement indienen bij een bepaald onderwerp? Graag vooraf het document digitaal aanleveren bij de griffie, zodat het document bij de stukken geplaatst kan worden.
Richtlijnen tijdens de vergadering
Onderstaande richtlijnen zijn essentieel om de vergadering soepel te laten verlopen.
• U mag de camera gewoon aanhouden, maar wanneer u niet spreekt: zet uw microfoon uit!
• Presentielijst (DIT GELDT ALLEEN VOOR DE RAADSVERGADERING): aangezien er nu geen presentielijst rond kan gaan, gaat dat als volgt:
Ook bij digitaal vergaderen is het van belang om het vergaderquorum te bepalen.
De leden komen voor de voorzitter zichtbaar in de vergadering en worden
toegevoegd aan de spotlight. De griffier noteert wie in beeld zijn geweest, dit via de presentielijst. Daardoor weet de voorzitter hoeveel leden aanwezig zijn. Bij het eerste agendapunt van de vergadering noemt de voorzitter de AFWEZIGE leden en concludeert dat het vergaderquorum aanwezig is en opent daarna de vergadering.
De namen van de leden die deelnemen, worden opgenomen in het verslag.
Voor de raadscommissie hoeft er geen presentielijst gehanteerd te worden. De griffie maakt wel een presentielijst van de aanwezigen (dit i.v.m. de vergoedingen voor de raadscommissieleden.
• Wanneer u tijdens de raadsvergadering tijdens de woordvoering van een ander raadslid wilt interrumperen, geeft u dat via de groepsapp – “Raad digitaal”.
• Dus gewoon interrumperen zonder dit vooraf aan te geven, kan niet.
• Wanneer u een tweede termijn nodig heeft, geeft u dit aan via de groepsapp aan de griffier;
• Stemmen: (bij de raadsvergadering)
Aan het einde van de vergadering vindt de stemming over alle raadsbesluiten, moties en amendementen plaats. Voor de geldigheid van het stemmen is het essentieel dat de camera aanstaat. Een raadslid met een openbare wilsuitdrukking kenbaar maakt voor of tegen te zijn.
Hiervoor is een stemformulier gemaakt, waar in volgorde van stemming de amendementen, besluiten en moties staan.
- Allereerst vraagt de voorzitter of er stemverklaringen zijn. Geeft u vooraf via de app aan of u een stemverklaring wilt afgeven;
- Vervolgens zal de voorzitter op volgorde van de presentielijst per raadslid vragen zijn stemming bekend te maken. Dit doet u als volgt:
Stem zoveel als mogelijk vooraf als fractie af of u voor/tegen een raadsvoorstel bent. Mocht u tijdens de vergadering nog even tijd nodig hebben om met elkaar af te stemmen wat u wilt stemmen, laat dit dan via de app weten. Ook als u mogelijk even een aantal minuten wilt schorsen.
Zorg dat u een tweede apparaat heeft waarop u de stemlijst bij de hand heeft. U kunt namelijk niet tijdens de Rainbow-vergadering in de GO-app in de documenten kijken en daarmee dus ook niet in de stemlijst. Deze heeft u wel echt nodig.
Mocht u geen tweede apparaat bij de hand hebben, print de lijst dan vooraf uit!
Hoe om te gaan met een verbroken verbinding?
- Wanneer u als individueel raadslid de verbinding kwijt bent kunt u de oplossing vinden in de bijgevoegde handleiding “knoppen uitleg”. Mocht het onverhoopt toch niet lukken, dan kunt u melden aan de griffier via de app, dat u off-line bent.
- In geval van technische mankementen bij één of meerdere leden kan de vergadering gewoon doorgang vinden. Als voldaan is aan het quorum voor vergadering en besluitvorming kan beraadslaagd en besloten worden. Ook in normale tijden kan het immers voorkomen dat een raadslid door ziekte over overmacht niet in staat is deel te nemen aan de beraadslagingen en de stemmingen.
- Anders wordt het wanneer er een probleem is van technische aard in de applicatie.
In dat geval kan een digitale raadsvergadering niet plaatsvinden of moet worden beëindigd. Als voorbeeld: de live videoverbinding is niet beschikbaar.
- Het is belangrijk dat een raadslid hoorbaar en zichtbaar is bij het uitbrengen van een stem. De voorzitter of de griffier moet de wilsuiting van het raadslid kunnen vaststellen. Het stemgedrag moet ook voor de andere leden en het publiek direct kenbaar zijn. Anders heeft het raadslid NIET deelgenomen aan de stemming.
Stemming is overigens wel rechtsgeldig zolang het stemquorum aanwezig is. Het lid moet immers beschikken over de technische mogelijkheden en een toelichting1.
