Handleiding Castor SMS
(StudieManagementSysteem)
Gebaseerd op de online handleiding van Castor (inclusief instructiefilmpjes):
https://helpdesk.castorsms.com/category/7-handleiding-castor-sms-nederlands
Inhoudsopgave
Algemeen ... 4
Registreren van je account ... 5
Eerste gebruik van Castor SMS (aanmaken profiel) ... 9
Algemene functionaliteiten van Castor SMS ... 10
Het algemene studies overzicht ... 13
Het aanmaken en beheren van taken ... 15
Overzicht veranderingen via audit trail ... 18
Exporteren van studiegegevens ... 24
Het automatisch genereren van een brief ... 25
Link een studie aan Castor EDC ... 26
Visueel overzicht middels het dashboard ... 29
Statuspagina van Castor ... 31
Locatie dataopslag ... 32
Voor onderzoeksmedewerkers ... 33
Aanmaken nieuwe studie ... 34
Het indienen van een studie ... 35
Het toevoegen, bekijken, downloaden, archiveren en verwijderen van documenten ... 37
Het toevoegen van gebruikers aan het studieteam ... 39
Het versturen van een offerte aanvraag aan een deelnemende/ondersteunende afdeling of dienst ... 42
Multicenter - het toevoegen van een deelnemend centrum ... 44
Het toevoegen en indienen van een amendement ... 45
Het toevoegen van inclusies, voortgangsrapportages en eindrapportages ... 48
Het toevoegen van monitors en monitorvisites ... 50
Het toevoegen van factuuradressen ... 53
Overzicht van de goedkeuringsaanvragen ... 55
Algemene tabbladen van een studie ... 56
Voor ondersteunende/faciliterende diensten ... 57
Een goedkeuringsaanvraag beheren ... 58
Een offerte aanvraag beheren door deelnemende/ondersteunende afdeling ... 62
Voor ziekenhuis admins ... 64
Beheren van instituten en afdelingen... 65
Algemeen gebruikersbeheer ... 66
Deactiveren en activeren van gebruikers ... 70
Rollen en rechten: Handmatig rollen aanmaken ... 74
Automatisch e-mails versturen vanuit Castor SMS ... 76
Automatisch taken genereren door Castor SMS ... 80
Het beschikbaar stellen van (brieven) templates ... 85
Beheren goedkeuringsstatus van documenten en amendementen... 90
Beheren van goedkeuringsaanvragen ... 93
Het goedkeuren van een studie indiening voor de lokale uitvoerbaarheid ... 95
Praktische tips: ... 96
Algemeen
Voor instructiefilmpjes zie ook de digitale handleiding van Castor op:
https://helpdesk.castorsms.com/section/39-algemeen
Registreren van je account
Met een Castor account kun je zowel inloggen in Castor EDC (Electronic Data Capture) als in Castor SMS (Study Management System).
Heb je al een Castor account? Je kunt dan direct inloggen.
Heb je nog geen Castor account? Dan dien je jezelf eerst te registreren.
Registreren Castor account
Ga naar de login pagina https://mmc.castorsms.com/user/login (liefst niet via Internet Explorer, maar via Chrome of FireFox) en klik op de 'Please sign up here' link;
Vul het registratieformulier in en klik op de 'Register' knop;
Klik op de account verificatie link in je e-mail die je zojuist hebt ontvangen;
Vanaf nu kun je inloggen met je e-mailadres en wachtwoord.
Account is nog niet geactiveerd?
Het kan zijn dat je al enige tijd geleden bent toegevoegd aan een studie in Castor (EDC of SMS) en dat je nooit je Castor account hebt geactiveerd. Als je met een inactief account probeert in te loggen dan wordt de activatie e-mail nogmaals verstuurd:
Het versturen van de activatiemail gebeurd eenmalig per 24 uur.
Eerste gebruik van Castor SMS (aanmaken profiel)
Aanmaken profiel
Nadat je voor het eerst bent ingelogd kom je in je profiel pagina terecht. Vul de verplichte velden in en klik op 'Opslaan' om door te gaan. Afhankelijk van de instellingen van de Castor SMS omgeving dient een administrator uw account goed te keuren voordat je toegang krijgt tot het systeem.
Zodra je profiel is aangevuld krijg wordt het menu aan de linkerkant aangevuld met de volgende opties:
Studies: In het Studies menu worden alle studies weergegeven waar je inzage rechten voor hebt.
Taken: In het Taken menu worden de taken weergegeven die aan jou zijn toebedeeld of die jij zelf hebt aangemaakt.
Audit trail: In het Audit trail menu zie je de veranderingen in het systeem van de studies waar jij inzage rechten in hebt en de wijzigingen in je eigen profiel.
Algemene functionaliteiten van Castor SMS
Dit artikel behandelt een aantal basis functionaliteiten van Castor SMS.
Persoonlijk menu:
Open het menu door op het pijltje naast je gebruikersnaam te klikken.
Taalinstellingen: Klik op deze knop om de taalinstellingen aan te passen. Castor SMS kan in het Nederlands als in het Engels weergegeven worden.
Handleiding: Klik op deze knop om naar de support pagina van Castor SMS te gaan. Hier zijn de artikelen van de handleiding en de release notes te lezen.
Uitloggen: Klik op deze knop om uit te loggen.
Tabellen:
De tabellen in Castor SMS werken allemaal op dezelfde manier.
Sorteren - Het sorteren kan op twee manieren:
o Klik op de kolom om de gegevens aflopend of oplopend te laten sorteren.
o Klik op het pijltje rechts van de kolom (verschijnt als je met je muis over het kolom gaat) en selecteer of je oplopend of aflopend wil sorteren.
Kolommen - Je kunt zelf instellen welke kolommen je wil laten tonen. Klik op het pijltje rechts van de kolom (verschijnt als je met je muis over de kolom gaat) en klik op Kolommen. De mogelijke kolomopties kun je aan- of uitvinken.
Filteren - Mogelijke filters worden altijd boven de tabel getoond. Dit bestaat uit een optiegroep of uit een vrije tekstinvoer.
Acties - Het doorvoeren van acties kan op verschillende manieren:
o Rechtermuisknop - Klik met de rechtermuisknop op een rij om de mogelijke acties te laten tonen.
o Actie iconen - Deze worden, indien van toepassing, getoond in het meest rechterkolom.
o Dubbelklikken - Dubbelklik op een rij om deze te openen.
Geldigheid gebruikerssessie
Een gebruikerssessie is altijd 60 minuten geldig. Om veiligheidsredenen wordt een gebruiker na 60 minuten inactiviteit automatisch uitgelogd. Onder inactiviteit wordt verstaan het niet opslaan van gegevens.
Studie openen middels alleen lezen modus
Om fouten met het opslaan van data te voorkomen is het niet mogelijk om met twee of meer gebruikers tegelijkertijd een studie te bewerken. Als een studie wordt geopend door een gebruiker dan wordt de studie vergrendeld voor andere gebruikers. Het is wel mogelijk om de studie te openen in een alleen lezen modus (veranderingen wordt niet opgeslagen).
Het algemene studies overzicht
Het Studies menu geeft een overzicht van jouw studies. Dit menu bestaat uit 3 tabbladen:
Alle studies (A), Favoriete studies (B) en Laatst geopende studies (C).
A. Alle studies:
Hier worden alle studies getoond waar jij toegang tot hebt.
Weergave:
Horizontale scrollbar: De breedte van de kolommen in het "Alle studies" tabblad wordt aangepast aan de breedte van je scherm. Door de checkbox "Vastzetten op
schermbreedte" uit te zetten wordt er geen rekening gehouden met de breedte van je scherm en wordt een horizontale scrollbar zichtbaar.
Locken van kolommen: (Let op: dit is alleen mogelijk indien de horizontale scrollbar ingeschakeld is). Middels het pijltje rechts in de kolom kan een kolom vastgezet worden.
Aantal studies per pagina: Het aantal rijen (= studies) dat op 1 pagina getoond wordt kan aangepast worden.
Sorteren, instellen kolommen, acties: Zie ook het kopje Algemene functionaliteiten van Castor SMS (hoofdstuk Algemeen)
Exporteren:
Zie ook het kopje Exporteren van studiegegevens (hoofdstuk Algemeen)
B. Favoriete studies:
De studies die als favoriet zijn gemarkeerd worden in het "Favoriete studies" tabblad weergegeven. Middels rechtermuisknop kun je een studie als favoriet markeren. De favoriete studies worden gekenmerkt middels een ster-icoon.
C. Laatst geopende studies:
De 10 laatst geopende studies worden in het "Laatst geopende studies" tabblad getoond.
Het aanmaken en beheren van taken
Het Taken menu biedt een weergave van de taken (actiepunten). De studie gerelateerde taken worden ook in het Taken tabblad van een studie weergegeven.
De taken functionaliteit biedt de volgende mogelijkheden:
1. Inzien van taken
2. Aanmaken van taken (handmatig of automatisch) 3. Afronden van taken
1. Het inzien van taken
De volgende taken zijn zichtbaar:
Taken die aan de ingelogde gebruiker persoonlijk zijn toebedeeld
Taken die aan de rol van de ingelogde gebruiker zijn toebedeeld
Taken die aan een studie gerelateerd zijn waar de ingelogde gebruiker inzage rechten voor heeft
De taken worden onder elkaar weergegeven. Selecteer een taak door hierop te klikken. Aan de rechterkant worden de details van de taak weergegeven.
Door middel van de filters kunnen bepaalde taken wel of niet weergegeven worden.
De beschikbare filters zijn:
Open taken versus afgeronde taken
Onder "Open taken" vallen de taken die niet als afgerond zijn gemarkeerd.
Onder "Afgeronde taken" vallen de taken die als afgerond zijn gemarkeerd.
Eigen taken versus gegeven taken
Onder "Eigen taken" vallen de taken die aan de ingelogde gebruiker of aan de rol die de gebruiker heeft zijn toebedeeld.
Onder "Gegeven taken" vallen de taken die de ingelogde gebruiker aan een andere gebruiker/rol heeft gegeven. Op deze manier kan de voortgang van de taak bewaakt worden.
2. Aanmaken van taken
Taken kunnen op twee manieren aangemaakt worden: handmatig en automatisch. Dit artikel behandeld het handmatig aanmaken van taken. Alleen gebruikers met een Admin rol kunnen automatische taken instellen.
Klik op de "Nieuwe taak" knop.
Vul het formulier in:
1. Taakbeschrijving: Noteer hier de beschrijving van de taak. Bijvoorbeeld: "Het taken delegatielog laten aftekenen door de hoofdonderzoeker."
2. Toegewezen aan gebruiker: Specificeer hier welke gebruiker in Castor SMS de taak moet ontvangen. Is er geen specifieke gebruiker die deze taak moet ontvangen? Laat dit veld dan open.
3. Toegewezen aan rol: Specificeer welke gebruiker(s) met een specifieke rol de taak moeten ontvangen. Is er geen specifieke rol die deze taak moet ontvangen? Laat dit veld dan open.
4. Gerelateerd aan gebruiker: Hier kan de gebruiker geselecteerd worden over wie de taak gaat. Bijvoorbeeld als er een GCP of BROK certificaat gecontroleerd dient te worden, dan kan hier aangegeven worden van welke gebruiker het GCP/BROK certificaat gecontroleerd dient te worden. Is dit niet van toepassing? Laat dit veld dan open.
5. Deadline: Hier kan de uiterlijke datum waarop de taak volbracht moet worden geselecteerd worden. Is dit niet van toepassing? Laat dit veld dan open.
6. Verstuur (updates) e-mail naar de gebruiker(s): Hier kun je aangeven of je de toegewezen gebruiker of de gebruiker(s) met de toegewezen rol op de hoogte stellen van de taak
middels een e-mail.
Klik op "Opslaan" om de taak toe te voegen.
De nieuwe taak is toegevoegd aan het overzicht.
3. Afronden van taken
Een taak kan als afgerond gemarkeerd worden door op de checkbox voor de taak te klikken.
Overzicht veranderingen via audit trail
De veranderingen binnen Castor SMS worden bijgehouden in de audit trail. De audit trail is op twee plekken beschikbaar:
1. Het Audit trail menu in het algemene overzicht
In het algemene overzicht worden de aanpassingen weergegeven van wat er binnen Castor SMS plaatsvindt. Voorbeelden zijn veranderingen in een studie, aanpassingen in een
gebruikerspofiel of een toevoeging van een nieuwe rol. Gebruikers zien alleen de wijzigingen waar zij inzage rechten voor hebben. Zo ziet een gebruiker met de Admin rol alle wijzigingen binnen het systeem, en een gebruiker met de Gebruiker rol ziet alleen de wijzigingen van de studies waar hij/zij aan gekoppeld is en de veranderingen binnen zijn/haar eigen
gebruikersprofiel.
2. Het Audit trail tabblad binnen een studie
De wijzigingen van een enkele studie worden weergegeven in het Audit trail tabblad van de studie. Dit tabblad is inzichtelijk voor gebruikers die "Audit trail" rechten hebben. Let op: de gehele audit trail van een studie wordt hier weergegeven, ook de wijzigingen in het
Admintabblad. Uitzondering hierop zijn de aanpassingen die worden gemaakt in het "Admin notes" veld, de audit trail van dit veld wordt alleen getoond voor gebruikers met de Admin rol.
Algemene audit trail overzicht
In het audit trail overzicht worden de volgende kolommen weergegeven:
Datum: Dit is de dag en tijd waarop de aanpassing is gemaakt
Gebruiker: Dit is de gebruiker die de aanpassing heeft gemaakt
Studienummer & Studie afkorting/korte titel: Dit is informatie over de studie waarbij een aanpassing heeft plaatsgevonden. Niet alle aanpassingen in het systeem zijn gerelateerd aan een studie, daarom zijn deze kolommen soms leeg.
Gebeurtenis: Dit is het type aanpassing die heeft plaatsgevonden. In onderstaande tabel worden alle gebeurtenis typen weergegeven.
Gebeurtenis: Betekenis:
Afdeling aangemaakt Een nieuwe afdeling is aangemaakt in het Afdelingenmenu
Afdeling bewerkt Een afdeling is aangepast in het Afdelingenmenu Afdeling verwijderd Een afdeling is verwijderd uit het Afdelingenmenu Amendement
aangemaakt
Een nieuw amendement is toegevoegd aan een studie
Amendement bewerkt Een amendement van een studie is bewerkt Amendement verwijderd Een amendement van een studie is verwijderd
Checklist bewerkt Het Controlelijstentabblad van een studie is bewerkt
Deelnemende afdeling toegevoegd
Een deelnemende afdeling is toegevoegd aan een studie
Deelnemende afdeling bewerkt
Een deelnemende afdeling van een studie is bewerkt
Deelnemende afdeling verwijderd
Een deelnemende afdeling van een studie is verwijderd
Extern contact aangemaakt
Een extern contactpersoon is toegevoegd aan de studie
Extern contact bewerkt Een extern contactpersoon van een studie is bewerkt
Extern contact verwijderd Een extern contactpersoon van een studie is verwijderd
Factuuradres aangemaakt Een nieuw factuuradres is toegevoegd aan een studie
Factuuradres bewerkt Een factuuradres van een studie is bewerkt Factuuradres verwijderd Een factuuradres van een studie is verwijderd
Gebruiker aangemaakt Een nieuwe gebruiker is in de Castor SMS omgeving toegevoegd/aangemeld
Gebruiker verwijderd Een gebruiker is uit de Castor SMS omgeving verwijderd
Gebruikersprofiel
bewerkt Het profiel van een gebruiker is bewerkt Gebruikersrecht
toegevoegd Een gebruikersrecht is bij een rol toegevoegd Gebruikersrecht
ingetrokken
Een gebruikersrecht is bij een rol ingetrokken/verwijderd
Gebruikersrol bewerkt Een rol is bij een gebruiker toegevoegd of weggehaald
Goedkeuringsaanvraag toegevoegd
Een nieuwe goedkeuringsaanvraag is toegevoegd aan een studie
Goedkeuringsaanvraag bewerkt
Een goedkeuringsaanvraag van een studie is aangepast
Goedkeuringsaanvraag verwijderd
Een goedkeuringsaanvraag van een studie is verwijderd
Instituut aangemaakt Een nieuw instituut is aangemaak in het Institutenmenu
Instituut bewerkt Een instituut in bewerkt in het Institutenmenu Instituut verwijderd Een instituut is verwijderd uit het Institutenmenu Lokale informatie
bewerkt
Informatie in het Lokale informatietabblad van een studie is bewerkt
Monitor toegevoegd Een nieuwe monitor is toegevoegd aan een studie Monitor bewerkt Een monitor van een studie is bewerkt
Monitor verwijderd Een monitor is verwijderd van een studie
Monitorvisite toegevoegd Een nieuwe monitorvisite is toegevoegd aan een studie
Monitorvisite bewerkt Een monitorvisite van een studie is bewerkt Monitorvisite verwijderd Een monitorvisite van een studie is verwijderd
Optielijst bewerkt Een optielijst in het Instellingenmenu (bijv. een rol of deelnemende afdeling) is bewerkt
Optielijst verwijderd Een optielijst in het Instellingenmenu (bijv. een rol of deelnemende afdeling) is verwijderd
Rol aangemaakt Een nieuwe rol is aangemaakt in het Instellingenmenu
Rol bewerkt Een rol is aangepast in het Instellingenmenu Rol verwijderd Een rol is verwijderd uit het Instellingenmenu Studie aangemaakt Een nieuwe studie is toegevoegd
Studie bewerkt Een studie is bewerkt Studie geopend Een studie is geopend Studie verwijderd Een studie is verwijderd Studie gebruiker
toegevoegd Een gebruiker is aan een studie toegevoegd
Studie gebruiker bewerkt Een gebruiker die aan de studie is toegevoegd is bewerkt
Studie gebruiker verwijderd
Een gebruiker van een studie is verwijderd van de studie
Studiedocument toegevoegd
Een nieuw studiedocument is toegevoegd aan een studie
Studiedocument bewerkt Een studiedocument van een studie is bewerkt Studiedocument
gearchiveerd
Een studiedocument van een studie is gearchiveerd
Studiedocument uit het archief gehaald
Een gearchiveerd studiedocument is uit het archief gehaald en teruggeplaatst
Studiedocument
verwijderd Een studiedocument van een studie is verwijderd Verrichting deelnemende
afdeling aangemaakt
Een verrichting is toegevoegd aan een deelnemende afdeling van een studie Verrichting deelnemende
afdeling bewerkt
Een verrichting van een deelnemende afdeling van een studie is bewerkt
Verrichting deelnemende afdeling verwijderd
Een verrichting van een deelnemende afdeling van een studie is verwijderd
Voortgangsrapportage aangemaakt
Een nieuwe voortgangsrapportage is toegevoegd aan een studie
Voortgangsrapportage bewerkt
Een voortgangsrapportage van een studie is bewerkt
Voortgangsrapportage verwijderd
Een voortgangsrapportage van een studie is verwijderd
Het is mogelijk om op al deze klommen te filteren. Klik op de "Verwijder filters" knop om de aangemaakte filters te verwijderen.
De audit trail toont standaard de aanpassingen van de laatste 7 dagen. Het is ook mogelijk om een ander tijdvenster te kiezen, zoals laatste 30 dagen, of handmatig een tijdvenster in te stellen:
Bij het selecteren van "Handmatig" kan er een start- en een einddatum gekozen worden van wanneer de audit trail getoond moet worden:
Details
Dubbelklik of gebruik de "Toon details" knop om meer informatie over de gebeurtenis in te zien. Het volgende scherm wordt dan getoond:
1) Basisinformatie: Hier wordt de basisinformatie van de gebeurtenis getoond.
2) Additionele informatie: Hier wordt extra informatie getoond over de studie. De Studie ID is het kenmerk dat Castor aan de studie geeft.
3) Veranderingen: Hier wordt weergegeven welk veld veranderd is en wat de oude waarde
Exporteren van studiegegevens
De gegevens in Castor SMS kunnen gemakkelijk naar een Excel bestand geëxporteerd worden.
Ga via het algemene Studies menu naar de 'Export' knop en kies de gewenste export functie.
Een van de voorgedefinieerde export rapporten
Een zelf te maken export rapport middels "Uitgebreide export"
o Selecteer de te exporteren velden en klik op "Exporteren" om deze velden te exporteren
o Gebruik de "Nieuwe preset" knop om een preset op te slaan
Filteren
Alle studies waar je inzage rechten voor hebt worden meegenomen in de export. In Excel kun je vervolgens op de juiste studies filteren.
Het automatisch genereren van een brief
Admin gebruikers van het instituut kunnen templates voor brieven toevoegen met daarin Castor SMS studievariabelen. Bij het downloaden van een brief template vanuit een studie worden de waardes van de studievariabelen automatisch geïmporteerd.
Stappen:
Open de studie en ga naar het "Templates" tabblad;
Klik op het download-icoon of gebruik de rechtermuisknop om de brief te downloaden.
Link een studie aan Castor EDC
Het is mogelijk om Castor EDC studies te linken aan Castor SMS studies. Hierbij worden gegevens vanuit Castor EDC getoond in Castor SMS. Het gaat hier om de instituut ID's, instituut namen en aantal records (inclusies).
Castor SMS haalt alleen de gegevens op van de gelinkte Castor EDC studie waar de gebruiker in Castor EDC toegang tot heeft. Het gaat hier om het aantal 'actieve' records, de
gearchiveerde en verwijderde records worden niet meegeteld.
Link Castor EDC studie aan Castor SMS studie
Ga naar het 'Studies' overzicht.
Open de studie.
Ga naar het 'Studie voorgang' tabblad.
Klik op 'Link met Castor EDC studie'.
Een inlog scherm voor Castor EDC wordt geopend, log hier in.
Castor EDC vraagt om toegang tot de instituut namen, instituut ID's en het aantal records (inclusies) per instituut. Klik op 'Allow' om toestemming te geven.
De Castor EDC studies waar je toegang tot hebt worden nu getoond. Selecteer een Castor EDC studie en klink op 'Link' om de studie aan Castor SMS te
linken.
De Castor EDC studie is nu gelinkt aan de Castor SMS studie.
Opnieuw data vanuit Castor EDC ophalen
Ga naar het 'Studies' overzicht.
Open de studie.
Ga naar het 'Studie voortgang' tabblad.
Klik op 'Synchroniseer', de data vanuit Castor EDC wordt opnieuw opgehaald en getoond in Castor
SMS.
Verwijder link Castor EDC studie aan Castor SMS studie
Ga naar het 'Studies' overzicht.
Open de studie.
Ga naar het 'Studie voortgang' tabblad.
Klik op 'Verwijder link met Castor EDC'. Let op, bij het verwijderen van de link wordt ook de gerelateerde data
verwijderd.
Visueel overzicht middels het dashboard
Het dashboard geeft een eenvoudig en snel overzicht. Het dashboard biedt twee weergaven:
1. Goedkeuringsaanvragen 2. Amendementen
Let op: de toegang tot de weergaven in het dashboard is afhankelijk van je gebruikersrechten. Gebruikersrechten worden door Admin gebruikers beheerd.
Algemene functionaliteiten van het Dashboard
Ga naar het 'Dashboard' menu.
Selecteer een weergave.
Selecteer een tijdsvenster.
Laat de data in grafieken of middels een lijst tonen.
Klik op 'Volledige weergave' om de grafiek te vergroten.
Klik op de Studie afkorting om direct naar de studie te gaan.
Statuspagina van Castor
Lijkt er een probleem te zijn met Castor SMS? We laten de status van alle Castor applicaties zien op de Castor Status page: https://castorstatus.com/
Locatie dataopslag
Castor heeft verschillende datacenters over de wereld. De data in Castor SMS wordt standaard op de Europese server opgeslagen, deze bevindt zich in Nederland.
Voor onderzoeksmedewerkers
Voor instructiefilmpjes zie ook de digitale handleiding van Castor op:
https://helpdesk.castorsms.com/section/41-voor-onderzoeksmedewerkers
Aanmaken nieuwe studie
Castor SMS ondersteunt het wetenschapsbureau en de onderzoeker bij het indienings- en goedkeuringsproces van studies.
Toevoegen van een nieuwe studie:
Ga naar het Studies menu (hier worden de studies getoond waar jij inzage rechten voor hebt);
Klik op Nieuwe studie;
Vul de verplichte velden in en klik op Doorgaan.
De studie is vanaf nu toegevoegd aan Castor SMS. Om een studie in te dienen voor
goedkeuring dienen de verplichte velden en verplichte documenten toegevoegd worden, zie het Controle en Indienen tabblad.
Het indienen van een studie
Het indienen van een studie, bij bijvoorbeeld het wetenschapsbureau of raad van bestuur, gaat middels het tabblad "Controle en indienen". Hier wordt de huidige status van de studie weergegeven en welke verplichte velden en documenten aangevuld moeten worden.
Het indienen van een studie voor lokale goedkeuring:
Ga naar het Studies menu;
Open de studie;
Ga naar het Controle en indienen tabblad;
Indien nodig: vul de verplichte velden in en upload de verplichte typen documenten (gebruik de "Markeer missende velden" knop om de verplichte velden rood te markeren);
Klik op de "Studie indienen" knop.
De studie is ingediend.
Het toevoegen, bekijken, downloaden, archiveren en verwijderen van documenten
Toevoegen van een of meerdere documenten
Ga naar het Studies menu;
Open een studie;
Ga naar het Documenten tabblad;
Klik op "Upload document" en selecteer één of meerdere documenten;
Vul per document het formulier in en klik op "Volgende" indien er meerdere documenten zijn;
Klik op "Klaar" zodra alle gegevens bij de documenten zijn toegevoegd.
Het document of documenten zijn nu toegevoegd aan de studie.
Het bekijken, downloaden, archiveren en verwijderen van documenten:
De volgende acties zijn mogelijk vanuit het Documenten tabblad:
Bekijken direct in de browser (alleen voor pdf)
Downloaden
Archiveren
Verwijderen
De gearchiveerde en verwijdere documenten komen in het de respectievelijke mappen terecht. Het is mogelijk om deze documenten weer terug te plaatsen in het Actieve documenten map.
Alleen gebruikers met de juiste rechten kunnen documenten definitief van Castor SMS verwijderen. Voor het definitief verwijderen van een document moet altijd een reden opgegeven worden.
Het toevoegen van gebruikers aan het studieteam
Andere gebruikers kunne toegang krijgen tot de studie door hen toe te voegen aan het studieteam.
Het toevoegen van een gebruiker
Ga naar het Studies menu;
Open de studie;
Ga naar het Studie team tabblad;
Klik op "Voeg een gebruiker toe";
Vul het formulier in;
1) Voeg een bestaande gebruiker toe of een nieuwe gebruiker middels het e- mailadres
tot de studie
4) Selecteer of de gebruiker de studie alleen mag inzien of ook data mag bewerken
Klik op "Opslaan".
GCP/BROK iconen:
Rood: Gebruiker heeft geen GCP/BROK certificaat.
Oranje: Gebruiker heeft een GCP/BROK training gedaan, maar staat niet in het EMWO register.
Groen: Gebruiker heeft een GCP/BROK training gedaan en staat in het EMWO register.
Melding omtrent BROK/GCP:
Bij het toevoegen van een gebruiker aan het studieteam wordt bij de WMO-plichtige studies gekeken naar een geldig BROK/GCP certificaat. Als een gebruiker zonder geldig BROK/GCP certificaat wordt toegevoegd dan wordt de volgende melding getoond: "Let op: Dit is een WMO plichtige studie. De geselecteerde gebruiker heeft (nog) geen officieel geldig ICH-GCP of BROK certificaat. Wees er zeker van dat alle leden van het studieteam in het bezit zijn van de juiste trainingscertificaten."
Deze melding wordt getoond voor de WMO-plichtige studies voor de volgende scenarios:
Gebruiker is niet in het bezit van een GCP/BROK certificaat
Gebruiker is wel in het bezit van een GCP certificaat, maar heeft geen EMWO examen gedaan
Gebruiker is wel in het bezit van een GCP certificaat en EMWO examen, maar deze is ouder dan 4 jaar
Gebruiker is wel in het bezit van een BROK certificaat, maar deze is ouder dan 4 jaar
Het versturen van een offerte aanvraag aan een deelnemende/ondersteunende afdeling of dienst
In het tabblad "Deelnemende afdelingen" worden de deelnemende/ondersteunende afdelingen of diensten van de studie toegevoegd. Dit biedt een inzicht in het aantal
verrichten die de afdeling specifiek voor de studie uitgevoerd moeten worden. Aan de hand hiervan kan de afdeling een offerte opstellen.
Het toevoegen van een deelnemende afdeling:
Ga naar het Studies menu;
Open de studie;
Ga naar het tabblad Deelnemende afdelingen;
Klik op de knop "Voeg betrokken afdeling toe";
Vul het formulier in;
o Details: Vul hier de algemene gegevens in.
o Verrichtingen: Voeg hier de verrichtingen toe en geef aan of het onder reguliere zorg valt, of dat de verrichting specifiek voor de studie wordt uitgevoerd.
Klik op Opslaan.
De deelnemende afdeling is nu toegevoegd. Vanaf nu kunnen de gebruikers met de gebruikersrol van deze afdeling de studie inzien.
Het versturen van een offerte aanvraag:
Klik op het envelop-icoon en bevestig de actie. Een automatische e-mail wordt verstuurd naar de gebruiker(s) die bij de betreffende deelnemende afdeling hoort.
Multicenter - het toevoegen van een deelnemend centrum
Bij multicenter studies kunnen de deelnemende centra geregistreerd worden. Dit kan alleen indien de studie is aangemerkt als "Multicenter, verrichtend centrum".
Toevoegen deelnemend centrum:
Ga naar het Studies menu;
Open de studie;
Ga naar het Deelnemende centra tabblad;
Klik op de Toevoegen deelnemend centrum knop;
Vul het formulier in;
Klik op de Opslaan knop.
Het deelnemend centrum is nu toegevoegd.
De lijst met deelnemende centra word beheerd door de Admin(s) van de Castor SMS omgeving.
Het toevoegen en indienen van een amendement
De aanpassingen die na de goedkeuring worden doorgevoerd kunnen in de het 'Amendementen' tabblad bijgehouden worden.
Het toevoegen van een amendement:
Ga naar het Studies menu;
Open de studie;
Ga naar het Amendementen tabblad;
Klik op de knop Voeg amendement toe;
Vul het formulier in;
o Merk aan of het amendement ingediend moet worden voor goedkeuring
o Voeg documenten de gerelateerde documenten toe
Klik op de Opslaan knop.
Het amendement is nu toegevoegd aan de studie. De eventuele documenten die bij dit amendment horen zijn in het Documenten tabblad toegevoegd, te herkennen aan de nummer van het amendment.
Het indienen van een amendement:
Open het amendment in het Amendementen tabblad;
Zorg dat is aangemerkt dat het amendment goedgekeurd dient te worden;
Let op: voor het indienen van het amendement is het verplicht om ten minste één document toe te voegen. Het amendement komt in het overzicht te staan.
Klik op de Opslaan en indienen knop.
Gebruikers met de Admin rol kunnen het amendement goedkeuren en de status aanpassen.
Het toevoegen van inclusies, voortgangsrapportages en eindrapportages
Het bijhouden van inclusies, voorgangs- en eindrapportages worden toegevoegd in het tabblad "Studie voortgang". Dit tabblad wordt pas zichtbaar zodra de studie het
indieningsproces heeft doorlopen en goedkeuring heeft gekregen.
Toevoegen inclusie aantal:
Klik op de knop "Toevoegen inclusie aantal":
Vul de velden in en klik op "Opslaan":
Instellingen rondom voortgangs- en eindrapportages:
Afhankelijk van de lokale instellingen ontvangen de contactpersonen van de studie 11 maanden na de goedkeuring door de (lokale) Raad van Bestuur een herinnering om een voortgangsrapportage toe te voegen in Castor SMS. Deze herinnering wordt alleen gestuurd voor WMO-plichtige studies. Daarna wordt deze herinnering jaarlijks verstuurd zolang de studie nog niet is gestopt.
Afhankelijk van de lokale instellingen ontvangen de contactpersonen van de studie 4 en 2 weken voor de geplande stopdatum van de studie een herinnering om een eindrapportage toe te voegen in Castor SMS.
Het toevoegen van een voortgangs- of eindrapportage:
Klik op de knop "Voeg een nieuwe voortgangsrapportage toe".
Vul de velden in. Afhankelijk of de studie al gestart en/of beëindigd is worden meer vragen getoond. Klik op de "Opslaan" knop om de rapportage toe te voegen.
Afhankelijk van de lokale instellingen wordt het wetenschapsbureau op de hoogte gesteld van het toegevoegde rapport.
Het toevoegen van monitors en monitorvisites
Het tabblad "Monitors" biedt een overzicht van de monitors en de monitorvisites. Middels de start- en stopdatum van de monitor wordt inzichtelijk wanneer de monitor toegang dient te krijgen in het EPD.
Dit tabblad wordt alleen getoond bij WMO-plichtige studies.
Het toevoegen van een monitor:
Klik op de knop "Voeg een nieuwe monitor toe".
Vul de gegevens aan en klik op "Opslaan" om de monitor toe te voegen.
De documenten die hier toegevoegd worden in het "Documenten" tabblad weergegeven.
Het toevoegen van een monitorvisite:
Het is alleen mogelijk om een monitorvisite toe te voegen als er een monitor is toegevoegd aan de studie.
Klik op de "Toevoegen monitorvisite" knop.
Vul de gegevens aan en klik op "Opslaan" om de monitorvisite toe te voegen.
Het toevoegen van factuuradressen
In het "Factuuradressen" tabblad kunnen alle factuuradressen van de studie worden bijgehouden. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de sponsor(s) en subsidie verstrekkers. Overal waar in Castor SMS wordt gevraagd naar betalingsgegevens kan uit de hier toegevoegde factuuradressen gekozen worden.
Het toevoegen van een factuuradres:
Klik op de knop "Voeg factuuradres toe".
Vul de gegevens aan en klik op "Opslaan" om de factuur toe te voegen.
Overzicht van de goedkeuringsaanvragen
Wat is een goedkeuringsaanvraag?
Een goedkeuringsaanvraag is een verzoek om een akkoord te geven. Denk hierbij aan een akkoord van een jurist, financial controller, privacy deskundige of een medisch hulpmiddelen expert. Het "Goedkeuringsaanvragen" tabblad biedt een overzicht van
goedkeuringsaanvragen.
Het is niet* mogelijk om zelf een goedkeuringsaanvraag toe te voegen of aan te passen, alleen gebruikers met een Admin rol kunnen goedkeuringsaanvragen toevoegen.
In het kopje Een goedkeuringsaanvraag beheren (hoofdstuk (voor ondersteunende / faciliterende diensten) van de handleiding wordt uitgelegd hoe een goedkeuringsaanvraag beheerd kan worden.
* = In de meeste gevallen, dit is afhankelijk van de rollen en rechten per ziekenhuis die de Admins beheren.
Algemene tabbladen van een studie
De vragen (velden) in Castor SMS zijn gegroepeerd in een aantal algemene tabbladen.
De algemene tabbladen zijn:
Basisgegevens - Hier wordt algemene informatie verzameld over de studie, zoals
studietitel, samenvatting van de studie, de verrichter en of het een mono- of multicenter studie betreft.
METC - Hier wordt informatie verzameld over zaken die gerelateerd zijn aan de toetsende commissie, denk hierbij aan vragen over WMO-plichtigheid, NL- studienummer, DSMB en monitoring, studiefase, studietype en risicoclassificatie.
Studie inhoud - Hier wordt informatie verzameld over de inhoud van de studie, zoals studiepopulatie, randomisatie, geneesmiddelen en medische hulpmiddelen.
Lokale informatie - Hier wordt informatie verzameld die lokaal voor het ziekenhuis van toepassing is. Denk hierbij aan de lokale start- en stopdatum, het aantal proefpersonen dat geïncludeerd gaat worden, de meerwaarde voor het ziekenhuis, of de studie onder een van de speerpunten valt en hoe de dataopslag is geregeld.
Financieel/logistiek - Hier wordt informatie verzameld omtrent de financiën van de studie, zoals hoe de studie gefinancierd wordt, welke partij de proefpersonenverzekering dekt en waar de kosten rondom de lokale haalbaarheidsprocedure gedeclareerd kunnen worden. (De antwoordopties worden gevormd door de factuuradressen die in het Factuuradressen tabblad toegevoegd worden).
Controlelijsten - Hier worden lijsten weergegeven die wat zeggen over bijvoorbeeld de haalbaarheid van de studie in het ziekenhuis.
Let op: De Castor SMS omgevingen zijn niet allemaal identiek qua velden en antwoordopties.
De andere tabbladen bestaan uit tabellen. Lees meer over:
Het toevoegen van studiedocumenten in het kopje Het toevoegen, bekijken, downloaden, archiveren en verwijderen van documenten – hoofdstuk voor onderzoeksmedewerkers
Het toevoegen van gebruikers aan de studie in het kopje Het toevoegen van gebruikers aan het studieteam – hoofdstuk voor onderzoeksmedewerkers
Het toevoegen van een amendement in het kopje Het toevoegen en indienen van een amendement – hoofdstuk voor onderzoeksmedewerkers
Het toevoegen van factuuradressen in het kopje Het toevoegen van factuuradressen – hoofdstuk voor onderzoeksmedewerkers
Het toevoegen van deelnemende afdelingen en het aanvragen van een offerte in het kopje Het versturen van een offerte aanvraag aan een deelnemende / ondersteunende afdeling of dienst – hoofdstuk voor onderzoeksmedewerkers
Het toevoegen van monitors en monitoring visites in het kopje Het toevoegen van monitors en monitorvisites – hoofdstuk voor onderzoeksmedewerkers
Het toevoegen van voortgangs- en eindrapportages in het kopje Het toevoegen van inclusies, voortgangsrapportages en eindrapportages – hoofdstuk voor
onderzoeksmedewerkers
Een overzicht van de door een Admin toegevoegde goedkeuringsaanvragen in het kopje Overzicht van de goedkeuringsaanvragen – hoofdstuk voor onderzoeksmedewerkers
Een overzicht van de openstaande taken van de studie en het kunnen toevoegen van nieuwe aan de studie gerelateerde taken in het kopje Het aanmaken en beheren van taken – hoofdstuk algemeen
Voor instructiefilmpjes zie de digitale handleiding van Castor:
https://helpdesk.castorsms.com/category/7-handleiding-castor-sms-nederlands
Voor ondersteunende/faciliterende diensten
Voor instructiefilmpjes zie ook de digitale handleiding van Castor op:
https://helpdesk.castorsms.com/section/42-voor-ondersteunende-faciliterende-diensten
Een goedkeuringsaanvraag beheren
Wat is een goedkeuringsaanvraag?
Een goedkeuringsaanvraag is een verzoek aan een partij/dienst om een akkoord te geven.
Denk hierbij aan een akkoord van een jurist, financial controller, privacy deskundige of een medisch hulpmiddelen expert.
Zodra een goedkeuringsaanvraag aan een studie is toegevoegd of ingediend dan worden de gebruikers met de gekoppelde gebruikersrol hierover geïnformeerd. De gebruikers met de gekoppelde gebruikersrol hebben vanaf dat moment de volgende rechten op de studie:
Het inzien van de studiegegevens;
Het downloaden, toevoegen en archiveren van studiedocumenten;
Het aanpassen van de status van de goedkeuringsaanvraag.
Hoe kun je een goedkeuringsaanvraag beheren?
Open een studie;
Ga naar het Goedkeuringsaanvragen tabblad;
Open de goedkeuringsaanvraag;
Pas de status aan (Goedgekeurd, Afgekeurd, of een On hold status) en vul een reden in waarom de status wordt aangepast en klik vervolgens op Opslaan.
Zodra de goedkeuringsaanvraag is aangepast wordt het studieteam en/of de Admins automatisch geïnformeerd per e-mail*.
* = Afhankelijk van de notificatie instellingen die Admins beheren.
Het digitaal ondertekenen van een goedkeuringsaanvraag:
Open een studie;
Ga naar het Goedkeuringsaanvragen tabblad;
Gebruik de rechter muisknop of het actie-icoon en selecteer Ondertekenen (let op: het is allen mogelijk om een goedkeuringsaanvraag te tekenen die
goedgekeurd is);
Voer opnieuw je e-mailadres, wachtwoord en reden van tekenen in en klik op Ondertekenen;
De goedkeuringsaanvraag is nu getekend.
De elektronische handtekening komt te vervallen zodra de goedkeuringsaanvraag wordt bewerkt.
Hoe weet ik welke goedkeuringsaanvragen ik nog moet behandelen?
Ga naar het Dashboard menu;
Open de Lijst weergave, alle goedkeuringsaanvragen met de bijbehorende status worden hier getoond;
Dubbelklik op een studie om deze te openen.
Een offerte aanvraag beheren door deelnemende/ondersteunende afdeling
Wat is een offerte aanvraag?
Studies kunnen gebruik maken van een deelnemende/ondersteunende afdeling. Deze kunnen toegevoegd worden aan een studie. De deelnemende afdelingen zijn gekoppeld aan een gebruikersrol die Admins beheren. Het kan zijn dat meerdere gebruikers in het systeem dezelfde rol hebben.
Zodra een offerte aanvraag (envelop icoon) voor een deelnemende afdeling wordt verstuurd en je hebt de gebruikersrol van deze deelnemende afdeling, dan wordt je automatisch per e- mail geïnformeerd*. Vanaf dat moment heb je de volgende rechten op de studie:
Het inzien van de studiegegevens;
Het downloaden, toevoegen en archiveren van studiedocumenten;
Het aanpassen van de informatie van de deelnemende afdeling;
Een factuuradres toevoegen en bewerken.
Hoe kun je een offerte aanvraag beheren?
Nadat je bericht hebt gekregen dat er een offerte aanvraag openstaat kun je de
studiegegevens inzien. Bij het openen van een deelnemende afdeling biedt het tabblad
"Verrichtingen" een eenvoudig overzicht van de standaard en extra verrichtingen die verwacht worden van de deelnemende afdeling.
De aangemaakte offerte kan in het Documenten tabblad toegevoegd worden met document type "K6. Offerte".
* = Afhankelijk van de notificatie instellingen die Admins beheren.
Voor ziekenhuis admins
Voor instructiefilmpjes zie ook de digitale handleiding van Castor op:
https://helpdesk.castorsms.com/section/40-voor-ziekenhuis-admins
Beheren van instituten en afdelingen
Let op: dit onderdeel van de handleiding is alleen van toepassing voor gebruikers met de 'admin' rol.
Toevoegen en beheren van instituten/sites:
In het Instituten menu worden de instituten/sites beheert. Deze instituten kunnen
vervolgens gekozen worden in het profiel van een gebruiker en toegevoegd worden aan een studie in het Deelnemende centra tab.
Ga naar het Instituten menu.
Klik op 'Nieuw instituut'.
Vul de verplichte velden in en klik op Opslaan om het nieuwe instituut toe te voegen.
Vervolgens kunnen ook afdelingen toegevoegd worden aan het instituut, klik op 'Nieuwe afdeling'.
Vul de verplichte velden in en klik op Opslaan om de afdeling toe te voegen.
Ook apparatuur en kwaliteitscontrole visites kunnen per instituut toegevoegd worden middels het Apparatuur tab.
Algemeen gebruikersbeheer
In het Gebruikers menu kunnen nieuwe gebruikers worden toegevoegd. Tevens biedt dit menu een overzicht van alle bestaande gebruikers in Castor SMS. Alleen Admins kunnen het Gebruikers menu zien.
Overzicht gebruikers
De gebruikersnamen en emailadressen zijn in dit voorbeeld onzichtbaar gemaakt.
De gekleurde GCP/BROK iconen betekenen het volgende:
Rood: Gebruiker heeft geen GCP/BROK training gedaan.
Oranje: Gebruiker heeft een GCP/BROK training gedaan, maar staat niet in het EMWO register.
Groen: Gebruiker heeft een GCP/BROK training gedaan en staat in het EMWO register.
Het paperclip-icoon geeft aan dat er een cv is toegevoegd en deze is te downloaden door op de paperclip te klikken.
Toevoegen nieuwe gebruiker
- Klik op de "Voeg een gebruiker toe" knop:
- Vul de gegevens in en klik op "Opslaan":
Bij het openen van een gebruiker is het mogelijk om:
1. Gebruikersprofielen inzien en bewerken.
2. Rollen aan de gebruiker toekennen.
Inactieve rollen: Dit is een lijst met alle rollen die niet zijn toegekend aan de gebruiker.
Actieve rollen: Dit zijn de rollen die toegekend zijn aan de gebruiker.
Klik op een rol en sleep deze naar de andere kolom om deze actief of inactief te maken.
3. Overzicht van de studies waaraan de gebruiker geassocieerd is.
Restricties voor nieuwe gebruikers van buiten het ziekenhuis/instituut:
Alleen gebruikers met een e-mail account van het ziekenhuis/instituut krijgen automatisch de User rol waardoor zij studies kunnen aanmaken. Gebruikers met een e-mail account van buiten het ziekenhuis/instituut, bijvoorbeeld een gmail of outlook e-mailadres, die niet zijn uitgenodigd in Castor SMS behouden de Guest rol en kunnen geen nieuwe studies
aanmaken. Zij moeten eerst goedgekeurd worden door een Admin. Dit goedkeuren gaat door middel van het handmatig geven van een gebruikersrol aan de nieuwe gebruiker.
Nieuwe gebruiker met een e-mail account van het ziekenhuis/instituut?
o Geen actie vereist
Nieuwe gebruiker met een e-mail account van buiten het ziekenhuis/instituut die niet is uitgenodigd voor een studie?
o Stap 1: De nieuwe gebruiker wordt na het invullen van het
Profielmenu op de hoogte gesteld van de restrictie en dient een reden in te voeren waarom toegang noodzakelijk is.
o Stap 2: De Admin ontvangt een automatische e-mail met de vraag om dit nieuwe account goed te keuren*.
o Stap 3: Een Admin beoordeelt de nieuwe gebruiker en geeft de juiste gebruikersrol via het Gebruikersmenu.
o Stap 4: De nieuwe gebruiker krijgt een automatische e-mail dat het account is goedgekeurd*.
* = Dit zijn de standaard instellingen voor de notificaties. Deze kunnen via Instellingen >
Notificaties aangepast worden middels de gebeurtenissen "Nieuwe gebruiker wacht op goedkeuring" en "Nieuwe gebruiker goedgekeurd".
Ontgrendelen van een gebruiker nadat er meerdere malen een onjuist wachtwoord is ingevoerd:
Het account van een gebruiker die een aantal keer achter elkaar een foutief wachtwoord heeft ingevoerd wordt wegens veiligheidsredenen automatisch vergrendeld. Hierdoor kan de gebruiker niet meer inloggen. In het Gebruikersmenu kun je het gebruikersaccount ontgrendelen middels het slot-icoon.
Deactiveren en activeren van gebruikers
Het is mogelijk om gebruikers te deactiveren. Gebruikers die inactief zijn:
Kunnen niet meer inloggen;
Ontvangen geen e-mail berichten vanuit Castor SMS;
Worden niet meer standaard weergegeven bij het toevoegen van een studieteamlid;
Worden in het overzicht met studieteamleden weergegeven als inactief;
Worden in het Gebruikersmenu niet meer standaard weergegeven.
Waarom gebruikers deactiveren?
Wanneer iemand geen bevoegdheden meer heeft om inzage te hebben in de Castor SMS omgeving. Bijvoorbeeld als iemand uit dienst is.
Wanneer er een onjuist e-mailadres is toegevoegd.
Hoe kun je gebruikers deactiveren?
Ga naar het Gebruikersmenu en filter op actieve gebruikers
Klik met de rechtermuisknop op de gebruiker en kies "Deactiveer gebruiker"
Of selecteer meerdere gebruikers en gebruik de Bulk actie knop om deze gebruikers tegelijkertijd te deactiveren.
Hoe kun je gebruikers weer activeren?
Ga naar het Gebruikersmenu en filter op inactieve gebruikers
Klik met de rechtermuisknop op de gebruiker en kies "Activeer gebruiker".
Rollen en rechten: Handmatig rollen aanmaken
Let op: Dit artikel is alleen van toepassing voor gebruikers met een Admin rol.
Er zijn 2 manieren om nieuwe rollen aan te maken: handmatig en automatisch. Dit
onderdeel van de handleiding gaat over het maken en beheren van handmatige rollen. Kijk bij het kopje Rollen en rechten: Automatisch rollen aanmaken (gekoppeld aan deelnemende afdelingen en goedkeuringsaanvragen) om naar de handleiding over de automatische rollen voor deelnemende afdelingen en goedkeuringsaanvragen te gaan.
Standaard rollen
Castor SMS heeft een aantal standaard rollen: Gast, Gebruiker en Admin. Deze rollen kunnen niet aangepast of verwijderd worden.
Gast/Guest: Gebruikers met deze rol zijn nieuw in Castor SMS en hebben geen rechten. Een Gast kan alleen diens eigen profiel inzien en bewerken.
Gebruiker/User: Gebruikers die een compleet profiel hebben krijgen automatisch deze rol.
Zij kunnen studies inzien die zij zelf hebben aangemaakt of waar zij zijn toegevoegd aan het studieteam.
Admin: Gebruikers met deze rol hebben inzage- en bewerkrechten voor alle studies in het systeem. Tevens kan een Admin meer informatie inzien, zoals het Gebruikers menu en het Admin tabblad van een studie. Tot slot kan een Admin instellingen van de applicatie aanpassen, zoals de notificaties.
Het aanmaken van een nieuwe gebruikersrol:
Ga naar het Instellingen menu;
Ga naar het tabblad Rollen en rechten;
Klik op Toevoegen rol;
Vul de naam in van de nieuwe gebruikersrol en klik op Opslaan.
De nieuwe gebruikersrol is toegevoegd.
Het beheren van gebruikersrechten voor een gebruikersrol:
Ga naar het Instellingen menu;
Ga naar het tabblad Rollen en rechten;
Open een gebruikersrol;
Selecteer de juiste rechten en klik op de Opslaan en sluiten knop.
Optie ‘Studie (algemene informatie)’ geeft rechten voor het zien en openen van de studie.
De rechten die hieronder vallen gelden voor algemene tabbladen Basisgegevens, METC, Studie inhoud, Lokale informatie, Financieel / Logistiek en Controlelijsten. De andere opties geven de tabbladen weer die bestaan uit een tabel.
Bij de rechten wordt er een onderscheid gemaakt in ‘-eigen’ en ‘-allen’.
- Eigen: Met ‘eigen’ wordt bedoeld dat de gebruiker rechten krijgt bij de studies die hij/zij heeft aangemaakt of een onderdeel is van het studieteam.
- Allen: Met ‘allen’ wordt bedoeld dat de gebruiker rechten krijg voor alle studies die in het systeem staan.
Er zijn een aantal soorten rechten:
Toevoegen eigen: Gebruiker kan data toevoegen in eigen studie(s).
Toevoegen allen: Gebruiker kan data toevoegen in alle studies.
Bewerk eigen: Gebruiker kan data bewerken in eigen studie(s).
Bewerk allen: Gebruiker kan data bewerken in alle studies.
Bekijk eigen: Gebruiker kan data bekijken in eigen studie(s).
Bekijk allen: Gebruiker kan data bekijken in alle studies.
Archiveer eigen Gebruiker kan data archiveren in eigen studie(s).
Archiveer allen: Gebruiker kan data archiveren in alle studies.
Verwijder eigen: Gebruiker kan data verwijderen uit eigen studie(s).
Verwijder allen: Gebruiker kan data verwijderen uit alle studies.
Automatisch e-mails versturen vanuit Castor SMS
Het is mogelijk om automatische e-mails te laten genereren. Deze worden verstuurd vanuit no-reply@castorsms.com.
Ga naar het Instellingenmenu, subtabblad Notificaties.
Het instellen van een automatische e-mail gaat in 4 stappen:
1. Selecteer een gebeurtenis 2. Specificeer de ontvanger(s) 3. Opstellen van de e-mail template 4. Opslaan van de e-mail notificatie
Stap 1: Selecteer een gebeurtenis
Een automatische e-mail wordt getriggerd door een gebeurtenis. De gebeurtenissen zijn gegroepeerd in gebeurtenissen in de studieflow, studie specifieke gebeurtenissen, en gebeurtenissen omtrent GCP/BROK.
Middels de rechtermuisknop kan een gebeurtenis geactiveerd of gedeactiveerd worden.
Voor de geactiveerde gebeurtenissen worden automatische e-mails verstuurd. Voor de gedeactiveerde gebeurtenissen worden geen automatische e-mails verstuurd.
Gedeactiveerde gebeurtenissen worden schuin en lichtgrijs weergegeven.
Boven is de gebeurtenis "Studie aangemaakt" geactiveerd en onder is de gebeurtenis "Studie aangemaakt" gedeactiveerd.
Het blauwe informatie icoon geeft extra informatie weer over de gebeurtenis.
Klik op een gebeurtenis om deze te selecteren. De geselecteerde gebeurtenis wordt dan blauw gekleurd.
Stap 2: Specificeer de ontvanger(s)
Er wordt een onderscheid gemaakt in 3 typen ontvangers:
- Studie contactpersonen: Dit zijn de gebruikers die zijn toegevoegd aan het studieteam en zijn aangemerkt als contactpersoon.
- Specificeer rollen: Bij het selecteren van een rol wordt de e-mail naar alle gebruikers verstuurd met deze rol.
Het is mogelijk om meerdere rollen en meerdere gebruikers te specificeren per gebeurtenis.
De rollen en gebruikers kunnen verwijderd worden middels het kruisje.
Voor de gebeurtenissen "Goedkeuringsaanvraag toegevoegd", "Goedkeuringsaanvraag bewerkt" en "Versturen offerte aanvraag" is er een extra optie toegevoegd "Gebruiker(s) met de bijbehorende rol":
Voor de gebeurtenissen omtrent de goedkeuringsaanvragen betekent dit dat de e-mail naar de gebruiker(s) wordt gestuurd die de rol heeft van de goedkeuringsaanvraag.
Voor de gebeurtenis offerte aanvraag betekent dit dat de e-mail naar de gebruiker(s) wordt verstuurd die de rol heeft van de deelnemende afdeling.
Bij de gebeurtenissen "Gebruiker toegevoegd aan studie", "Vernieuwen GCP certificaat (naar gebruiker)" en "Verlopen GCP certificaat (naar gebruiker)" kunnen geen ontvangers
gespecificeerd worden omdat deze e-mail altijd naar de betreffende gebruiker zelf wordt gestuurd.
Stap 3: Opstellen van de e-mail template
Selecteer een taal (Engels of Nederlands)
Voeg het onderwerp van de e-mail toe
Maak de e-mail template. Middels kan er een link toegevoegd worden. Middels kan er een variabele van Castor SMS geselecteerd worden.
Houdt er rekening mee dat het voor de ontvangers fijn is om te weten vanuit welk ziekenhuis de e-mail komt.
Stap 4: Opslaan van de e-mail notificatie
Vergeet niet middels de "Opslaan" knop de notificatie op te slaan!
Automatisch taken genereren door Castor SMS
Het is mogelijk om bij bepaalde gebeurtenissen automatische taken te laten genereren door Castor SMS.
Ga naar het Instellingenmenu, subtabblad Notificaties.
Het instellen van een automatische taak gaat in 2 stappen:
1. Selecteer een gebeurtenis
2. Configureren van de instellingen van de automatische taak
Stap 1: Selecteer een gebeurtenis
Een automatische taak wordt geactiveerd door een gebeurtenis in het systeem. De gebeurtenissen zijn gegroepeerd in gebeurtenissen in de studieflow, studie specifieke gebeurtenissen, en gebeurtenissen omtrent GCP/BROK.
Middels de rechtermuisknop kan een gebeurtenis geactiveerd of gedeactiveerd worden.
Voor de geactiveerde gebeurtenissen worden automatische notificaties (e-mails of taken) verstuurd. Voor de gedeactiveerde gebeurtenissen worden geen automatische notificaties verstuurd. Geactiveerde gebeurtenissen worden schuin en lichtgrijs weergegeven.
Boven is de gebeurtenis "Studie aangemaakt" geactiveerd en onder is de gebeurtenis "Studie aangemaakt" gedeactiveerd.
Het blauwe informatie icoon geeft extra informatie weer over de gebeurtenis.
Klik op een gebeurtenis om deze te selecteren. De geselecteerde gebeurtenis wordt dan blauw gekleurd.
In het voorbeeld voegen we een automatische taak toe voor gebeurtenis "Studie amendement toegevoegd".
Stap 2: Configureren van de instellingen van de automatische taak
Er zijn twee typen notificaties: e-mails en taken. Klik op het subtabblad Taken en op de knop
"Nieuwe taak".
De volgende pop-up verschijnt:
1. Beschrijving: Noteer hier de beschrijving van de taak. Bijvoorbeeld "Controleer het toegevoegde amendement".
2. Toegewezen aan gebruiker: Specificeer hier welke gebruiker in Castor SMS de taak moet ontvangen. Is er geen specifieke gebruiker die deze taak moet ontvangen? Laat dit veld dan open.
3. Toegewezen aan rol: Specificeer hier welke gebruiker(s) met een specifieke rol de taak moeten ontvangen. Is er geen specifieke rol die deze taak moet ontvangen? Laat dit veld dan open.
4. Dagen om (de taak) te voltooien: Noteer hier hoeveel dagen iemand heeft om de taak te voltooien. Bijvoorbeeld 7 dagen.
Na het opslaan van deze taak komt deze in het overzicht te staan:
Als er nu een amendement wordt toegevoegd dan wordt er automatisch een taak aangemaakt voor gebruikers met een Admin rol. De taak is op twee plekken zichtbaar:
Het algemene Takenmenu:
Het Takentabblad van een studie:
De taken die bij een specifieke studie behoren worden weergegeven in het Takentabblad.
Klik op de taak om deze te selecteren. Rechts van het takenoverzicht worden de details van de taak weergegeven.
Uitzondering 1/2: afwijkende gebeurtenissen gerelateerd aan een goedkeuringsaanvraag en deelnemende afdeling
Normaal worden alle toegevoegde taken geactiveerd als de geselecteerde gebeurtenis heeft plaatsgevonden. In sommige gevallen is dit onwenselijk. Bij een aantal gebeurtenissen kan bij het aanmaken van een taak een goedkeuringsaanvraag- en deelnemende afdelingsrol geselecteerd worden. De taak wordt dan alléén geactiveerd als het om de betreffende goedkeuringsaanvraag of deelnemende afdeling gaat. Het gaat om de volgende
gebeurtenissen:
Goedkeuringsaanvraag toegevoegd (gerelateerd aan goedkeuringsaanvraag)
Goedkeuringsaanvraag bewerkt (gerelateerd aan goedkeuringsaanvraag)
Versturen offerte aanvraag (gerelateerd aan deelnemende afdeling)
Bij het toevoegen van een taak voor deze gebeurtenissen wordt een extra vraag getoond:
Indien deze vraag met "Ja" wordt beantwoordt kan gekozen worden uit een specifieke goedkeuringsaanvraagsrol/deelnemende afdelingsrol:
Uitzondering 2/2: afwijkende gebeurtenissen gerelateerd aan gebruiker
Bij een aantal gebeurtenissen kan bij het aanmaken van een taak geen gebruiker of rol geselecteerd worden. Dit komt omdat de taak altijd naar de gebruiker gaat waarop de gebeurtenis van toepassing is. Het gaat om de volgende gebeurtenissen:
Gebruiker toegevoegd aan studie
Vernieuwen GCP certificaat (naar gebruiker)
Verlopen GCP certificaat (naar gebruiker)
Het beschikbaar stellen van (brieven) templates
Let op: deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor gebruikers met een Admin rol.
Door het toevoegen van (brieven) templates met Castor SMS studievariabelen wordt het mogelijk voor andere gebruikers om deze templates vanuit een studie te downloaden. Bij het downloaden van een template vanuit een studie worden de waardes/data van de variabelen automatisch geïmporteerd.
Stappen:
Ga naar het Instellingen menu, tabblad Templates voor brieven;
Klik op "Toon Castor SMS variabelen" (1) en kopieer de code van de SMS variabele en plak deze in je eigen template, bijvoorbeeld in MS Word;
Klik op "Toevoegen template" (2) en vul de velden in om het template te uploaden aan Castor SMS;
De gebruikersrollen die geselecteerd zijn bij "Beschikbaar voor" zijn bevoegd om het template te kunnen downloaden vanuit een studie.
Klik op "Opslaan", vanaf nu is het template toegevoegd en beschikbaar voor de gebruikers met de aangegeven rol.
Gebruikers kunnen vanaf nu in het Templates tabblad van een studie de template downloaden.
Ter voorbeeld:
Dit is een blanco template inclusief Castor SMS studievariabelen dat dat kan toegevoegd worden aan Castor SMS:
Dit is het template gedownload vanuit een studie, de studievariabelen zijn automatisch ingevuld met Castor data:
Beheren goedkeuringsstatus van documenten en amendementen
Als admin kun je de goedkeuringsstatus van studiedocumenten en studieamendementen beheren. Overige gebruikers hebben hier geen rechten voor.
Goedkeuringsstatus van een document
Het "Documenten" tabblad biedt een overzicht van alle toegevoegde studiedocumenten. Als een nieuw studiedocument wordt toegevoegd dan blijft de status leeg. Een Admin kan de status van het bestand aanpassen.
Open het document, pas het veld over de goedkeuring aan, en klik op "Opslaan" om de wijziging door te voeren.
Goedkeuringsstatus van een amendement
Het "Amendementen" tabblad biedt een overzicht van alle studieamendementen. Als het amendement ingediend wordt kan hiervoor een notificatie getriggerd.
Open het amendement, verander de status van het amendement en voeg eventueel een goedkeuringsdatum toe.
