Interne controleplan gemeente Venray

(1)

Interne controleplan 2010 gemeente Venray

Nicole Peeters – Trifunovski en Henk Mijnster, adviseurs AO/IC gemeente Venray

(2)

Inhoudsopgave

1. Aanleiding... 3

2. Doelstelling ... 3

3. Wettelijke kaders en uitgangspunten ... 3

4. Waarom interne controle? ... 4

5. Planning te controleren processen ... 5

(3)

1. Aanleiding

Het college van B&W is wettelijk verplicht zorg te dragen voor de interne toetsing van de

getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen (artikel 212/213 van de Gemeentewet).

Deze toetsing vindt plaats aan de hand van een intern controleplan, dat jaarlijks door het college van B&W wordt vastgesteld. Het interne controle plan wordt elk jaar geactualiseerd:

• Structureel op basis van financiële relevantie, de risicoanalyse en de opzet en werking van de AO/IC (Administratieve Organisatie/Interne Controle),

• Incidenteel op basis van invoering nieuwe wet- en regelgeving (normenkader),

• Incidenteel op basis van bevindingen en verbeteracties uit voorgaande controles,

• Incidenteel op basis van expliciete opdrachtverstrekking door Raad, College van B&W of directieteam.

2. Doelstelling

Dit intern controleplan geeft een overzicht van de planning van de interne controleactiviteiten in 2010 en de manier waarop de controle wordt uitgevoerd door de ambtelijke organisatie.

Het doel van interne controle is om te komen tot een gefundeerde oordeelsvorming omtrent de juistheid, volledigheid, tijdigheid, bestaan en rechtmatigheid van de verantwoorde gegevens in de (financiële) administratie. Het Interne Controle plan (ICP) dekt dus de rechtmatigheid- en de getrouwheidsaspecten af.

3. Wettelijke kaders en uitgangspunten

De kaders en uitgangspunten met betrekking tot de getrouwheids- en rechtmatigheidscontrole zijn vastgelegd in:

− De Gemeentewet (art. 212/213),

− Het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG),

− Het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies (BBV),

− Het Controleprotocol Gemeente Venray en bijbehorend normenkader¹,

− Actuele informatie van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG),

− Kadernota Rechtmatigheid PRPG,

− Circulaire Ministerie BZK,

− Audit Alert van het Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants (NIVRA),

− Interne nota rechtmatigheid en risicomanagement en daarvan afgeleide nota’s,

− Overige brieven en notities van VNG.

1 Het Controle Protocol wordt vastgesteld door de raad. Het normenkader bestaat uit een overzicht van externe wetgeving, verordeningen en kaderstellende besluiten van de gemeenteraad, voor zover die relevant zijn voor de controlewerkzaamheden.

(4)

4. Waarom interne controle?

De interne controle richt zich voornamelijk op de zogenaamde getrouwheid van de

informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen². Interne Controle heeft als uiteindelijk doel om de kwaliteit van de bedrijfsvoering in alle opzichten te verbeteren.

Op basis van informatie uit interne controles worden onvolkomenheden in de uitvoering tijdig opgespoord. Tijdig wil zeggen dat er corrigerende maatregelen genomen kunnen worden.

Bovendien is het mogelijk om preventieve maatregelen te nemen om onvolkomenheden in de toekomst te voorkomen.

De verbeterpunten uit de interne controles worden samen met de bevindingen en aanbevelingen uit andere onderzoeken³ opgenomen in het Integraal Verbeterplan (IVP). Het IVP vormt een belangrijk hulpmiddel voor het management om de voortgang van de opvolging van

verbeterpunten van de bedrijfsvoering te kunnen volgen.

Bij het opstellen van een intern controleplan streven we na, dat de interne controle uitkomsten ook bruikbare informatie opleveren voor de accountant omwille van de accountantsverklaring (bij de jaarrekening of eventuele specifieke accountantverklaringen). Daarom hebben we onze accountant als adviseur betrokken in de voorgenomen interne controle 2010, waarbij u als college wel uw eigen verantwoordelijkheid blijft houden.

2 De interne controle is vooral gericht op:

• Het juist gebruik van gedelegeerde bevoegdheden,

• Het opvolgen van de wet- en regelgeving, voorschriften, instructies, procedures,

• Betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, tijdigheid) en rechtmatigheid van transacties en de daarbij behorende gegevensverwerking,

• Betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, tijdigheid) en rechtmatigheid van informatie-voorziening en verantwoordingsrapportages.

3 Zoals: de interim managementletter van de accountant, verdiepingsonderzoek vanuit de provincie,

(5)

Planning te controleren processen

Dit ICP biedt een basis om jaarlijks te bepalen welke processen gecontroleerd worden, door wie (decentraal op afdeling of centraal door Concerncontrol) en wat de diepgang van de

controlewerkzaamheden zal zijn.

De uitvoering van de interne controle is een verantwoordelijkheid van het afdelingsmanagement.

De (verbijzonderde) interne controles worden gecoördineerd of uitgevoerd door de adviseurs AO/IC van team Concerncontrol. Op enkele vakafdelingen worden door een eigen controlefunctionaris (verbijzonderde) interne controles uitgevoerd. Hierbij geeft de adviseur AO/IC ondersteuning in adviserende zin.

Diepgang en omvang controle

Bij het bepalen van het proces, de diepgang en omvang van een controle wegen een aantal aspecten mee, zoals:

- De mate van risico van het proces.

- De omvang van de geldstroom⁴ en het aantal posten.

- De mate dat er (on)zekerheden in het proces en de informatiesystemen zitten.

- De bevindingen uit eerdere controles.

- Is het een nieuw proces voor de gemeente?

- Zijn er personele wisselingen geweest van (sleutel-)functionarissen?

- Is er expliciet door de raad, college, of het directieteam en concerncontroller opdracht gegeven voor interne controle?

Het schema op de volgende pagina’s bevat de planning van de te controleren processen in 2010.

Zie tevens de excelbijlage voor het actuele normenkader en de analyse daarvan ten behoeve van de interne controles in 2010.

4 De controletolerantie voor de gemeente Venray bedraagt EUR 870.000. Dit bedrag is bepaald op basis van de begroting 2010, inclusief de toevoeging van de reserves 2010. Tijdens de jaarrekeningcontrole zal de

accountant de definitieve tolerantie vaststellen aan de hand van de definitieve 2010 cijfers.

(6)

Planning van de te controleren processen in 2010

Uitvoering Interne Controle nr Proces Reden interne controle

IC door: Wanneer? Rapportage

1 Inkoop & Aanbesteding

Feitelijke handelingen Financieel belang,rechtmatigheid, getrouwheid

vakafdelingen continue n.v.t.

Verbijzonderde IC Inkoop en Aanbesteding

Financieel belang, rechtmatigheid, getrouwheid en opmerkingen eerdere controles

adviseur AO/IC Concerncontrol

juni, november

augustus, januari (J+1) Verbijzonderde IC

Inhuur derden/personeel

adviseur AO/IC concerncontrol

mei, september

juni, oktober

2 Salarissen

Bruto-netto berekening

salarissen Financieel belang,rechtmatigheid, getrouwheid

medew.pers / sal. adm.

februari, juli maart, augustus Vaste en variabele

mutaties

Financieel belang,rechtmatigheid, getrouwheid

maandelijks n.v.t.

Onkostenvergoeding brandweer

rechtmatigheid, getrouwheid uitbetaling

feb,mei, aug, nov,

n.v.t.

Verbijzonderde IC Financieel belang, rechtmatigheid, getrouwheid, politieke gevoeligheid en opmerkingen eerdere controles

juni, december

juli, februari (J+1)

3 Subsidies

Verlening / vaststelling Financieel belang, rechtmatigheid, getrouwheid en opmerkingen eerdere controles

Beleidsmedewe rker MD

continue n.v.t.

Verbijzonderde IC Financieel belang, rechtmatigheid, getrouwheid en opmerkingen eerdere controles

juni, januari (J+1)

juli, februari (J+1)

4 Wwb / IOAZ / IOAW/ Bbz

Verstrekking uitkeringen Financieel belang,rechtmatigheid, getrouwheid

Toetser (MD) dagelijks n.v.t.

Verbijzonderde IC Financieel belang,rechtmatigheid, getrouwheid

Medewerker kwaliteit MD

per kwartaal april, juli, oktober, januari (J+1)

5 WMO

Verstrekking uitkeringen Financieel belang,rechtmatigheid, getrouwheid

Toetser (MD) dagelijks n.v.t.

Medewerker kwaliteit MD

per kwartaal april, juli, oktober, januari (J+1)

6 Belastingen

Aanslagoplegging gecombineerde aanslag 1e kohier

Middelen per kwartaal april, juli, oktober, januari (J+1) Bezwaarschriften

gecombineerde aanslag / beschikking

Rechtmatigheid, getrouwheid, risico

Middelen maart,

september

april, oktober Water en

toeristenbelasting

Financieel belang,rechtmatigheid, getrouwheid, nieuw proces.

Middelen continue n.v.t.

Parkeerbelasting Financieel belang,rechtmatigheid, getrouwheid

Reclamebelasting Financieel belang,rechtmatigheid, getrouwheid

(7)

IC door: Wanneer? Rapportage Verbijzonderde IC Financieel belang, rechtmatigheid,

getrouwheid en opmerkingen eerdere controles

juni, november

juli, december Bouwleges Financieel belang, rechtmatigheid,

getrouwheid en opmerkingen eerdere controles

oktober november

Marktgelden Financieel belang, rechtmatigheid, getrouwheid en opmerkingen eerdere controles

oktober december

Havengelden Financieel belang, rechtmatigheid Nieuw proces voor gemeente Venray (nav herindeling)

oktober december

7 Debiteuren

Controle openstaande posten

Financieel belang, getrouwheid Middelen maandelijks n.v.t.

juni, november

juli, december

8 Treasury

Feitelijke handelingen Financieel belang, rechtmatigheid, ,getrouwheid, politieke

gevoeligheid.

sen.

medewerker.

financieel beheer

continue n.v.t.

Verbijzonderde IC Financieel belang, rechtmatigheid , getrouwheid en opmerkingen eerdere controles

december februari (J+1)

9 Grondbedrijf

Grondexploitaties Financieel belang,rechtmatigheid, politieke gevoeligheid,

getrouwheid.

oktober november

10 GBA

Verbijzonderde IC Rechtmatigheid en opmerkingen eerdere controles (GBA-audit)

oktober november Uitgifte reisdocumenten Rechtmatigheid, getrouwheid en

opmerkingen eerdere controles (GBA-audit).

oktober november

11 Accommodatiebeheer

Feitelijke handelingen Rechtmatigheid, getrouwheid, politieke gevoeligheid

medewerker.

accommodaties

dagelijks n.v.t.

Verbijzonderde IC Rechtmatigheid, getrouwheid en opmerkingen eerdere controles

juni juli

12 Bijdragen en subsidies van provincie,

rijksoverheid en derden

De regelingen die voor de gemeente Venray zijn opgenomen in de SISA- verantwoording

Medewerkers vakafdelingen

n.v.t. dec 2010/

jan/feb 2011

(8)

IC door: Wanneer? Rapportage Verbijzonderde IC Rechtmatigheid, getrouwheid

Onderwijsachterstandenbeleid

• ISV

• Brede Doel Uitkeringen

• Wwb/IOAZ/IOAW/Bbz (zie punt 4,) en controle in het kader van de WEB

• Centrum voor Jeugd en Gezin en Jeugdgezondheidszorg

september, januari (J+1)

oktober, feb (J+1)