L1640 Woningbouwvereniging Hoek van Holand in Hoek van Holland

(1)

Planciushof 75

3151 GC HOEK VAN HOLLAND

Datum 19 februari 2021 Betreft Toezichtbrief 2021

Graadt van Roggenweg 500 Utrecht

Postbus 16191 2500 BD Den Haag www.ilent.nl Contactpersoon

Ons kenmerk H491503

Geacht bestuur,

Hierbij ontvangt u de toezichtbrief naar aanleiding van het door mij uitgevoerde onderzoek op basis van het gemeenschappelijk beoordelingskader Aw-WSW¹. Gezamenlijk beoordelingskader

Bij het onderzoek op basis van het gezamenlijk beoordelingskader focust de Autoriteit woningcorporaties (Aw) zich op de governance van uw organisatie. Bij het onderdeel bedrijfsmodel maakt de Aw gebruik van de inzichten van

Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW). In afstemming met WSW beoordeelt de Aw de financiële continuïteit van uw corporatie.

Integraal toezicht

De Aw houdt integraal toezicht. Dit betekent dat verschillende risicogebieden in onderlinge samenhang worden onderzocht. Rechtmatigheid en integriteit zijn geen onderdeel van het gemeenschappelijk beoordelingskader Aw-WSW, maar wel onderdeel van het integrale Aw toezicht. Als er bij uw corporatie sprake is van een risico in het kader van rechtmatigheid of integriteit, komt dit aan de orde in deze toezichtbrief.

In verband met de vereisten in de wet toetst de Aw daarnaast jaarlijks gericht op rechtmatigheid. Deze toets richt zich in ieder geval op de onderdelen passend toewijzen, staatssteun, huursom en WNT. Voor deze beoordeling wordt gebruik gemaakt van de gegevens van de verantwoordingsinformatie (dVi). De conclusies van deze rechtmatigheid beoordeling ontvangt u jaarlijks vóór 1 december in een aparte brief.

Risicogerichte aanpak

De risico-inschatting is medebepalend bij de planning en uitvoering van het onderzoek. Daarbij is nadrukkelijk het streven om jaarlijks voor elke corporatie een onderzoek op basis van het gezamenlijk beoordelingskader uit te voeren.

Na afronding van het onderzoek ontvangt u een toezichtbrief. Als op basis van het onderzoek wordt ingeschat dat het risico laag is, zal de inhoud van de

1 https://www.ilent.nl/documenten/publicaties/2018/11/12/gezamenlijk- beoordelingskader-aw-wsw

(2)

toezichtbrief beknopt zijn; de brief vermeldt dan dat er geen aanleiding is tot het verrichten van nader onderzoek.

Indien er sprake is van een (mogelijk) verhoogd risico, beperkt de brief zich tot die onderdelen waar een verhoogd risico is ingeschat of is gesignaleerd. Op deze onderdelen benoemt de brief dan vervolgafspraken, actiepunten,

aandachtspunten en/of interventies.

Basisonderzoek 2021

Ik heb voor uw corporatie een onderzoek uitgevoerd. Daarbij heb ik gebruik gemaakt van de volgende informatie:

 dVi gegevens 2019 en jaarverslag 2019;

 dPi gegevens 2020 en meerjarenbegroting 2021-2025;

 Management letter d.d. 18 december 2020;

 Accountantsverslag d.d. 17 juni 2020;

 Uitkomst visitatie, rapport d.d. 6 december 2018, en bestuurlijke reactie daarop;

 Onderzoeksresultaten WSW en de brief van het WSW van 28 juli 2020;

 Voorgaande oordelen Aw (voor zover daar monitoring uit voortvloeit).

Conclusie

Bij mijn beoordeling heb ik geconstateerd dat de ICR van de DAEB tak op basis van de door u ingediende dPi 2020 in de jaren 2022 en 2023 niet aan de norm uit het gezamenlijk beoordelingskader van Aw en WSW voldoet. In dit kader maak ik met u de volgende toezichtafspraak:

 De door u genoemde oorzaak (incidentele piek in het onderhoud) van de onderschrijding van de ICR van de DAEB tak in 2022 en 2023 is plausibel maar ik wijs u er wel op dat u conform het gezamenlijk beoordelingskader van Aw en WSW in continuïteit aan de financiële ratio’s dient te voldoen. Ik

verzoek u te bezien welke maatregelen u kunt treffen om dit te realiseren.

Op basis van het door mij uitgevoerde onderzoek signaleer ik verder een verhoogd risico (midden) op het onderdeel sturing en beheersing organisatie uit het gezamenlijk beoordelingskader Aw/WSW. In dit kader maak ik de volgende toezichtafspraken met u:

 Ik verzoek u het komende jaar (opnieuw) prioriteit te geven aan de

bevindingen van de accountant. Verder verzoek ik u mij de managementletter 2021 van de accountant toe te sturen zodra deze definitief is vastgesteld;

 Ik verzoek u om blijvende aandacht te hebben voor de kwaliteit van de prognose- en verantwoordingsinformatie die u bij Aw en WSW indient en zal dit punt bij de komende beoordelingen blijven monitoren;

 Ik verzoek u om blijvende aandacht te hebben voor de beheerlasten in de niet DAEB-tak.

Via uw e-mail van 9 november 2020 heeft u mij laten weten dat na de

huurverhoging van 1 juli 2020 en de periode van bezwaren duidelijk is geworden dat Woningbouwvereniging Hoek van Holland de maximale huursomstijging in 2020 licht zal overschrijden. In dit kader maak ik de volgende toezichtafspraak met u:

(3)

 Ik verzoek u om u op reguliere wijze over de huursomstijging te

verantwoorden in de dVi over verslagjaar 2020. Het toezicht vanuit de Aw op dit punt zal verder lopen via de rechtmatigheidsbrief die u uiterlijk 1

december 2021 zult ontvangen.

In mijn brief van 30 november 2020 (naar aanleiding van de governance inspectie op 11 november 2020) heb ik verder de volgende toezichtafspraken opgenomen:

 Ik verzoek u mij het nieuwe koersplan dat in 2021 zal worden afgerond toe te sturen;

 Ik verzoek u mij te informeren over de definitieve inrichting van de

Bij deze basisbeoordeling heb ik u gevraagd of er op deze twee punten actualiteit te melden is, maar dit bleek nog niet het geval. Ik verzoek u mij in 2021 over deze twee punten te informeren.

Onderstaand ga ik nader in op mijn bevindingen.

Monitoring eerdere toezichtafspraken

In mijn toezichtbrief van 12 mei 2020 heb ik de volgende toezichtafspraken met u gemaakt:

 Ik verzoek u het komende jaar prioriteit te geven aan de bevindingen van de accountant. Verder verzoek ik u mij de managementletter 2020 van de accountant toe te sturen zodra deze definitief is vastgesteld;

 Ik verzoek u om meer aandacht te besteden aan de kwaliteit van de prognose- en verantwoordingsinformatie die u bij Aw en WSW indient.

Zie inzake de eerste bullet onderstaand onder het kopje “Sturing en beheersing organisatie - Risicomanagement”.

Zie inzake de tweede bullet onderstaand onder het kopje “Sturing en beheersing organisatie – Bevindingen voorspelbaarheid en kwaliteit data”.

Financiële continuïteit

Bij mijn beoordeling heb ik geconstateerd dat de ICR van de DAEB tak op basis van de door u ingediende dPi 2020 in de jaren 2022 en 2023 niet aan de norm uit het gezamenlijk beoordelingskader van Aw en WSW voldoet. In de jaren daarna voldoet de ICR van de DAEB tak wel aan de norm. Ik heb u gevraagd naar de oorzaken van de onderschrijding van de ICR van de DAEB tak in 2022 en 2023. U heeft hierop aangegeven:

“In de jaren 2022 en 2023 zijn (relatief) hoge onderhoudslasten opgenomen in met name 2 grote complexen die ongeveer 25% van ons bezit

vertegenwoordigen. De hogere onderhoudskosten richten zich vooral op de aanpak van badkamers, keukens & toiletten die voorheen vraag-gestuurd werden vernieuwd maar die met ingang van 2021 projectmatig aangepakt worden. De ICR komt daardoor (geprognosticeerd) in die jaren onder de norm van 1,4 maar herstelt zich in de jaren daarna. Omdat in deze dPi2020 alleen zgn “harde”

projecten zijn opgenomen, zijn de geprognosticeerde onderhoudskosten hoger.

Mogelijkerwijs kan een deel van deze kosten uiteindelijk worden aangemerkt als ingrijpende verbouwing (na afstemming met onze accountant) en daardoor als investering verwerkt, maar vanwege het “zachte” karakter van deze plannen, zijn

(4)

die nu nog niet als investering in de dPi verwerkt”.

Ik beoordeel uw reactie als plausibel, maar wijs u er wel op dat u conform het gezamenlijk beoordelingskader van Aw en WSW in continuïteit aan de financiële ratio’s dient te voldoen. Ik verzoek u te bezien welke maatregelen u kunt treffen om dit te realiseren.

Sturing en beheersing organisatie Risicomanagement

In mijn toezichtbrief van 12 mei 2020 heb ik aangegeven: “Via uw e-mail van 5 februari 2020 heeft u mij de managementletter 2019 toegestuurd. In dit document constateert de accountant enerzijds dat er diverse stappen zijn gezet om opvolging te geven aan de eerdere aanbevelingen. Anderzijds constateert de accountant dat een deel van de eerdere aanbevelingen, mede ook als gevolg van personele wisselingen, nog niet volledig of niet met voldoende diepgang is opgevolgd. Zo concludeert de accountant dat het volwassenheidsniveau van het risicomanagement nog voor verbetering vatbaar is en dat het risicomanagement nog niet in voldoende mate gestructureerd plaatsvindt. Verder constateert de accountant nog tekortkomingen rondom het volgen van het inkoopbeleid, vastleggingen inzake prestatieleveringen, het bijhouden van een

contractenregister, de inkomenstoetsing bij toewijzingen en de actualisatie van de interne frauderisicoanalyse”.

U heeft mij een update gegeven op deze punten waaruit blijkt dat diverse zaken zijn opgepakt, maar deels ook nog niet zijn afgerond. Dit sluit aan bij de

managementletter 2020 van de accountant die u mij heeft verstrekt. De accountant concludeert hierin: “WVH geeft opvolging aan de adviezen uit onze vorige managementletter, met dien verstande dat, mede als gevolg van personele wisselingen, nog niet alle aanbevelingen de volle aandacht hebben gehad”. Dit blijft ook het komende jaar dus een belangrijk aandachtspunt. Ik verzoek u het komende jaar (opnieuw) prioriteit te geven aan de bevindingen van de

accountant. Verder verzoek ik u mij de managementletter 2021 van de accountant toe te sturen zodra deze definitief is vastgesteld.

Bevindingen voorspelbaarheid en kwaliteit data

Op basis van uw opgave in de dVi en dPi in de afgelopen jaren heb ik vastgesteld dat de realisatie soms sterk afwijkt van de begroting. Ik heb u gevraagd naar de oorzaken en uw voorgenomen maatregelen om dit punt te verbeteren. U heeft hierop aangegeven: “De realisatie blijft al enige jaren achter bij de prognose. En dat is ook in het afgelopen jaar nog het geval. De personele wisselingen en de nog niet volledig bezette afdeling Vastgoed zijn de belangrijkste oorzaak. Naast de realisatie verdient ook de kwaliteit van onze prognoses verbetering. Recent zijn twee nieuwe vaste medewerkers op de afdeling gestart. We verwachten daarom verbetering op dit vlak voor 2021. Dit onderwerp heeft overigens nadrukkelijk de aandacht van het MT en de RvC”. Ik verzoek u om blijvende aandacht te hebben voor de kwaliteit van de prognose- en

verantwoordingsinformatie die u bij Aw en WSW indient en zal dit punt bij de komende beoordelingen blijven monitoren.

Beheerlasten niet DAEB

Op basis van de ingediende gegevens is er bij uw niet DAEB bezit sprake van hoge beheerlasten. Ik heb u gevraagd naar de oorzaken en uw voorgenomen maatregelen om dit punt te verbeteren. U heeft hierop aangegeven: “Wat betreft de geprognosticeerde verdeling van de beheerkosten naar DAEB en niet-DAEB, wordt als verhoudingscijfer de verhouding van de huursommen van DAEB en niet- DAEB als verdeelsleutel gehanteerd. Omdat de huren binnen niet-DAEB relatief

(5)

hoger liggen wordt aan een gewogen niet-DAEB woning een hogere beheerlast toegerekend dan aan een gewogen DAEB woning. Het streven is om de

beheerkosten de komende jaren te verlagen zodat ook in de niet-DAEB tak de norm hiervoor niet overschreden wordt”. Ik verzoek u om blijvende aandacht te hebben voor de beheerlasten in de niet DAEB-tak.

Rechtmatigheid

Via uw e-mail van 9 november 2020 heeft u mij laten weten dat na de

huurverhoging van 1 juli 2020 en de periode van bezwaren duidelijk is geworden dat Woningbouwvereniging Hoek van Holland de maximale huursomstijging in 2020 licht zal overschrijden: 2,67% waar 2,60% is toegestaan. U stelt voor om bij de huurverhoging in 2021 te compenseren door minimaal 0,07% onder de

toegestane huursom te blijven. U geeft aan hierover ook afgestemd te hebben met de huurdersvereniging. Ik verzoek u om u op reguliere wijze over de huursomstijging te verantwoorden in de dVi over verslagjaar 2020. Het toezicht vanuit de Aw op dit punt zal verder lopen via de rechtmatigheidsbrief die u uiterlijk 1 december 2021 zult ontvangen.

Tot slot

Ik verzoek u deze brief te delen met uw Raad van Commissarissen. Tevens verzoek ik u de voor uw organisatie relevante stakeholders over de inhoud van deze toezichtbrief te informeren. Tot slot wijs ik u er nog op dat de Aw deze toezichtbrief publiceert op haar website.

Voor nadere informatie kunt u contact met mij opnemen.

Hoogachtend,

DE COÖRDINEREND/SPECIALISTISCH INSPECTEUR ILT/AUTORITEIT WONINGCORPORATIES,