Evaluatienotitie Rekenkamer Beuningen
Onderwerp: Evaluatie van de rekenkamer
Van: griffie Beuningen/rekenkamerdirecteur Beuningen Datum: 18 februari 2016
Samenvatting
De wet verplicht gemeenten om een rekenkamer(functie) te hebben, die onafhankelijk onderzoek doet naar de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Dit onderzoek dient de gemeenteraad te ondersteunen in haar controlerende en kaderstellende rol en de kwaliteit van bestuur en beleid te vergroten. In de manier waarop deze rekenkamerfunctie vormgegeven wordt, zijn gemeenten vrij. Op 19 juni 2012 heeft de gemeenteraad van Beuningen besloten om de
rekenkamer in te richten volgens het visitatiemodel. In april 2013 is prof. dr. K. (Klaartje) Peters benoemd tot directeur van de rekenkamer voor een periode van drie jaar. In april 2016 is het contract verlengd met één jaar, zodat er tijd is om het ingevoerde visitatiemodel te evalueren. In deze notitie wordt hiervoor een voorzet gedaan.
Oordeel geven over:
1. De werkzaamheden en opbrengsten van de rekenkamer, afgezet tegen de kosten 2. De manier waarop het visitatiemodel in de praktijk werkt
Instemmen met
De benoeming van Klaartje Peters als rekenkamerdirecteur voor de (resterende) periode van twee jaar.
Inleiding
Op 19 juni 2012 besloot de gemeenteraad van Beuningen om de rekenkamerfunctie te vervullen volgens het zogenaamde visitatiemodel. Dit model, dat nieuw was in Nederland, werd op de volgende wijze ingevuld:
De rekenkamer ontvangt structureel beleidsdocumenten (vergadersets raad) die in dat betreffende jaar door de gemeente zijn uitgebracht;
De rekenkamer analyseert deze informatie op basis van doelmatigheid/doeltreffendheid/
rechtmatigheid;
De rekenkamer is vrij in de keuze over welk onderwerp zij advies uitbrengt;
Het advies wordt vastgelegd in een zogeheten rekenkamerbrief;
Deze rekenkamerbrieven verschijnen twee keer per jaar;
De raad bepaalt of er naar aanleiding van het advies vervolgonderzoek of andere acties wenselijk zijn;
De rekenkamer heeft ook zelf de mogelijkheid de raad te adviseren aanvullend onderzoek te doen;
De rekenkamer wordt georganiseerd volgens een directeursmodel (éénhoofdige rekenkamer);
De directeur van de rekenkamer krijgt de beschikking over gekwalificeerde ondersteuning;
het budget voor de rekenkamer bedraagt € 12.500,- per jaar.
De argumenten destijds om voor dit model te kiezen zijn:
Rekenkameronderzoeken elders in het land werden lang niet altijd als relevant voor de raad beschouwd, en bleken in de praktijk daardoor weinig effect te hebben. Het nieuwe model zou dat moeten voorkomen.
Het visitatiemodel voorkomt een stapeling van onderzoek binnen de gemeente. Er wordt al veel onderzoek gedaan (door het college), de raad heeft bovendien voldoende instrumenten om zelf aanvullend onderzoek te doen wanneer dit wenselijk is. Een uitgebreide invulling van de rekenkamer is daarom niet wenselijk.
De gekozen opzet levert een forse besparing op t.o.v. van het werkbudget van de oorspronkelijke rekenkamercommissie.
Evaluatie
Hieronder vindt u een voorzet voor de evaluatie van:
1. De werkzaamheden en opbrengsten van de rekenkamer, afgezet tegen de kosten. Dit deel is door de rekenkamerdirecteur opgesteld.
2. De manier waarop het visitatiemodel in de praktijk werkt. Dit deel is door de griffie Beuningen opgesteld.
1a. Werkzaamheden en opbrengsten van de rekenkamer
Aangegeven wordt eerst wat de afspraken waren bij aanvang van de rekenkamer in 2013, zoals vastgelegd in de Notitie Werkwijze Rekenkamer Beuningen. Vervolgens wordt beschreven wat er in de praktijk is gebeurd.
De afspraken
De rekenkamer brengt twee keer per jaar een rekenkamerbrief uit aan de raad. In deze
rekenkamerbrief geeft zij een oordeel over de rechtmatigheid, doelmatigheid of doeltreffendheid van zelf gekozen onderwerpen. Waar nodig geeft zij gerichte adviezen om de doelmatigheid en
doeltreffendheid ten aanzien van het betreffende onderwerp te verbeteren.
Jaarlijks maakt de rekenkamer een inventarisatie van aandachtspunten die zich lenen als onderwerp voor de rekenkamerbrieven. Deze inventarisatie doet zij op basis van een korte analyse van
ontwikkelingen en actualiteit in de gemeente, aangevuld met suggesties van andere gemeentelijke organen, burgers en belangengroeperingen. De rekenkamer zal jaarlijks alle raadsfracties benaderen met het verzoek suggesties voor aandachtspunten voor het daaropvolgende jaar aan te dragen. Het staat de rekenkamer vrij om gedurende het jaar aandachtspunten te schrappen of toe te voegen.
Zowel de raad als de rekenkamer kunnen initiatief nemen om (bijvoorbeeld op basis van de inhoud van de rekenkamerbrieven) een aanvullend en verdiepend advies of onderzoek voor te stellen. De besluitvorming over een dergelijk onderzoek of advies ligt bij de raad. De raad stelt hiervoor tevens aanvullend budget beschikbaar.
De praktijk
De rekenkamer heeft in de afgelopen 3,5 jaar de volgende producten voortgebracht
1:
Brief met inventarisatie van relevante thema’s en invulling rekenkamermodel (november 2013) In deze brief geeft de rekenkamerdirecteur een toelichting op het rekenkamermodel en de manier waarop zij dit wil invullen. Op basis van bestudering van stukken en een gesprekkenronde met de raadsfracties en Collegeleden heeft zij een inventarisatie gemaakt van de mogelijke thema’s voor haar rekenkamerbrieven de komende tijd.
Behandeling en doorwerking: de brief is in december 2013 toegelicht in en besproken met de Commissie FAZ. Naar aanleiding van die discussie heeft de rekenkamerdirecteur in december 2013 een korte vervolgbrief aan de raad gestuurd, waarin wordt bevestigd dat in 2014 het onderwerp bestuurlijke samenwerking ter hand zal worden genomen, en waarin ook nog een vraag uit de commissievergadering wordt beantwoord.
Brief over bestuurlijke samenwerking (april 2014)
In deze brief gaat de rekenkamerdirecteur in op de praktijk van bestuurlijke samenwerking en doet, gebaseerd op de situatie in Beuningen én ervaringen en onderzoeken elders in het land,
aanbevelingen over de manier waarop de rol van de gemeenteraad versterkt kan worden bij de sturing van en controle op samenwerkingsverbanden.
Behandeling en doorwerking: de brief is toegelicht in en besproken met de Commissie FAZ in mei 2014. Naar aanleiding van de behandeling heeft de raad besloten om met enige regelmaat specifieke
1
Zie de website van de gemeente: https://gemeentebestuur.beuningen.nl/gemeentebestuur/rekenkamer
samenwerkingsverbanden te agenderen en aan de hand van een presentatie en een korte notitie van het College de gang van zaken te bespreken.
Brief over Quick scan van de begroting (december 2014)
In deze brief doet de rekenkamerdirecteur verslag van de bevindingen van een quick scan van de programmabegroting 2015-2018, uitgevoerd in het bredere kader van het thema ‘de sturende werking van de jaarstukken’.
Behandeling en doorwerking: de Quick scan programmabegroting wordt toegelicht in en besproken met de Commissie FAZ in januari 2015. Naar aanleiding van de behandeling besluit de raad om een raadswerkgroep Herijking programmabegroting in te stellen, waarin in overleg met de
portefeuillehouder gewerkt wordt aan voorstellen om de programmabegroting zodanig in te richten dat de raad er beter mee kan sturen. De rekenkamerdirecteur wordt ook ingeschakeld als adviseur van de werkgroep.
Brief over onderzoek transitie sociaal domein (mei 2015)
In deze brief zet de rekenkamerdirecteur uiteen onderzoek te gaan doen naar de transitie in het sociaal domein. Dit gaat zij doen in samenwerking met de Algemene Rekenkamer, die landelijk onderzoek doet naar de praktijk van de decentralisaties in 12 gemeenten. Doel van het onderzoek is meerledig: behalve het informeren van de raad is het doel ook om de deelnemende gemeenten in staat te stellen van elkaar te leren. Daarnaast wil de Algemene Rekenkamer de resultaten ook gebruiken om de Tweede Kamer en de ministeries inzicht te bieden in de lokale praktijk en de barrières en problemen die daar spelen. Voor de portefeuillehouder was dat ook een reden om aan het onderzoek mee te werken.
Behandeling en doorwerking: de brief wordt diezelfde maand mei toegelicht in en besproken met de Commissie Samenleving, door de rekenkamerdirecteur en de projectleider van de Algemene
Rekenkamer. In de daaropvolgende maanden wordt een reeks gesprekken gevoerd met ambtenaren en de portefeuillehouder van de gemeente Beuningen, met externe partners, met ambtenaren van het Regionaal Ondersteuningsbureau in Nijmegen en bij het Werkbedrijf.
Brief over Onderzoek voorzieningen Grondbedrijf (oktober 2015)
In de brief doet de rekenkamerdirecteur verslag van een onderzoek dat is uitgevoerd op verzoek van de gemeenteraad, die daartoe besloot op 9 juni 2015 met een motie. De motie vraagt de rekenkamer om onderzoek te doen naar het proces van vorming en van monitoring van voorzieningen binnen het Grondbedrijf. Hiertoe is besloten naar aanleiding van de ontdekking van een dubbel aangelegde voorziening bij het Grondbedrijf (Krukse Wal).
Behandeling en doorwerking: De rekenkamerdirecteur en de ingeschakelde externe onderzoeker lichten de resultaten van het onderzoek toe in de commissie FAZ van november 2015. Het college heeft in de tussenliggende periode aan de raad laten weten welke (organisatorische) maatregelen inmiddels zijn getroffen en meldt daarbij ook de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport over te nemen.
Presentatie bevindingen onderzoek decentralisaties in het sociaal domein (januari 2016)
In januari 2016 verzorgen de rekenkamerdirecteur en de projectleider van de Algemene Rekenkamer een presentatie van de eerste bevindingen in de commissie Samenleving. De presentatie richt zich enerzijds op het bieden van overzicht van de diverse bestuursniveaus en –lagen waarop de gemeente Beuningen de taken in het sociaal domein uitvoert, en anderzijds op de vraag naar de gewenste informatievoorziening aan de raad over beleid en uitvoering in het sociaal domein.
Behandeling en doorwerking: In maart 2016 houdt de rekenkamerdirecteur een ronde gesprekken met alle raadsfracties over het algemene thema van de informatievoorziening aan de raad. Naar
aanleiding van de discussie in de commissie Samenleving voegt de rekenkamerdirecteur het thema van de informatievoorziening over de decentralisaties in het sociaal domein toe als thema aan de gesprekken.
Rapport Bestuurlijke samenwerkingsscenario ’s gemeente Beuningen (november 2016)
In november 2016 stuurt de rekenkamerdirecteur het rapport aan de raad en het college. In het rapport wordt verslag gedaan van een diepgaand onderzoek naar de bestuurlijke toekomst van Beuningen, dat is gedaan op verzoek van de raad. Die heeft in juni 2016 een motie aanvaard waarin de rekenkamer wordt gevraagd onderzoek te doen naar de effecten van de verschillende bestuurlijke t oekomstscenario’s voor de gemeente (zelfstandig blijven, ambtelijke fusie, bestuurlijke fusie).
Behandeling en doorwerking: In december 2016 heeft de rekenkamerdirecteur het rapport uitgebreid toegelicht in de commissie FAZ en vragen van de raadsleden beantwoord. In januari 2017 heeft de raad gesproken over de mogelijke consequenties van het onderzoek.
Brieven over onderwerpskeuze
Naast bovengenoemde inhoudelijke brieven en rapporten heeft de rekenkamer in mei 2014, mei 2015 en november 2015 schriftelijk met de raad gecommuniceerd over nieuwe onderwerpen voor
rekenkamerbrieven. De rekenkamerdirecteur heeft daarbij ook gevraagd om commentaar en suggesties voor andere onderwerpen.
Onderzoek op verzoek van de raad
Uit bovenstaand overzicht blijkt dus dat twee keer onderzoek is gedaan op verzoek van de gemeenteraad (motie):
9 juni 2015: motie onderzoek voorzieningen binnen het Grondbedrijf.
3 juni 2016: motie onderzoek effecten samenwerkingsscenario’s.
Onderzoek naar decentralisaties sociaal domein samen met Algemene Rekenkamer
De resultaten van de eerste onderzoeksronde in zomer en najaar van 2015 zijn gedeeld met de raad in januari 2016. In januari en februari 2016 heeft een tweede gesprekkenronde plaatsgevonden, met ambtenaren van de gemeente en met vertegenwoordigers van enkele grote instellingen in de regio.
Over de opbrengsten daarvan is niet apart gerapporteerd aan de raad. Wel zijn deze meegenomen in het onderzoek naar de bestuurlijke toekomst van de gemeente Beuningen, dat in november 2016 is gepubliceerd. Voor maart 2017 staat een volgende presentatie van het onderzoek op de agenda van de commissie Samenleving.
1b. Kosten van de rekenkamer
Het model
Voor de uitvoering van haar werkzaamheden heeft de rekenkamer een jaarlijks budget van € 12.500,- tot haar beschikking. De rekenkamerdirecteur kan voor haar werkzaamheden gebruik maken van (vergader)ruimten in het gemeentehuis van Beuningen.
De praktijk
Hieronder vindt u een tabel waarin per jaar staat aangegeven hoeveel geld er voor de rekenkamer was begroot en hoeveel zij daadwerkelijk heeft uitgegeven. Een overschot vloeit naar de Algemene Bedrijfsreserve.
Jaar Begroot (in euro) Werkelijk uitgegeven (in euro)
2013 12.500,00 5.875,00*
2014 12.500,00 8.625,00
2015 12.500,00 11.000,00
2016 42.500,00** 28.991,25***
* In 2013 heeft de rekenkamerdirecteur haar werk pas na de benoeming in april kunnen starten.
**I n de aangenomen motie Onderzoek effecten samenwerkingsscenario’s van 14 juni 2016 is besloten het budget voor de rekenkamer met maximaal 30.000 euro te verhogen om de kosten van het
onderzoek te dekken. Voor het onderzoek heeft de gemeente een subsidie van de provincie ontvangen.
***De totale kosten voor het onderzoek ‘Bestuurlijke samenwerkingsscenario’s gemeente Beuningen’
zijn binnen het begrote bedrag gebleven.
2. Het visitatiemodel in de praktijk
Bij de start van de rekenkamer van Beuningen in haar huidige vorm heeft de gemeenteraad ervoor gekozen de rekenkamer anders in te richten dan gebruikelijk in andere gemeenten. Omdat het zogenaamde
visitatiemodel nieuw was, is besloten om ook het model als zodanig na de eerste periode te evalueren.
Hieronder worden de belangrijkste kenmerken van het model (zoals neergelegd in de Notitie Werkwijze Rekenkamer Beuningen van juni 2012) langsgelopen, om te zien hoe dit in de praktijk is uitgepakt.
De rekenkamer ontvangt alle raadsstukken en baseert daarop haar oordeel in rekenkamerbrieven:
In de eerste brief van de rekenkamerdirecteur van november 2013 laat de rekenkamerdirecteur weten van plan te zijn haar oordeel niet alleen op basis van schriftelijke informatie te baseren. Gesprekken met portefeuillehouders, ambtenaren, raadsleden en soms externe partijen zijn nodig om informatie te verkrijgen over de context en achtergronden van een dossier of onderwerp en de (bestuurlijke) visie daarop van de portefeuillehouder en het gemeentebestuur. Dit past uitstekend bij het visiterende karakter van het rekenkamermodel. Binnen dit model gaat het niet om louter vanuit theorie (achteraf) tot oordelen te komen, maar meer tijdens beleidsprocessen meekijken met beleidsmakers.
In de praktijk is dit ook waar gebleken: geen enkel onderzoek of brief van de Beuningse rekenkamer blijkt enkel op schriftelijke informatie gebaseerd. De rekenkamerdirecteur heeft altijd de relevante stukken gebruikt – zelf op de gemeentelijke website en in het raadsinformatiesysteem opgezocht, of verkregen met behulp van het ambtelijk apparaat -, maar er zijn ook altijd (achtergrond)gesprekken gevoerd. Voor de kwaliteit van de brieven en onderzoeken én vanuit het oogpunt van zorgvuldigheid richting
gemeentebestuur en ambtelijk apparaat (die meestal onderwerp van de brieven en onderzoeken zijn) is dit belangrijk.
Het visiterende karakter van het model is het meest tot in uitdrukking gekomen in het monitoren van (de invoering) van de decentralisaties van het sociaal domein. Dit lijkt ook de kracht van het model te zijn. Bij grote beleidsveranderingen kan de rekenkamerdirecteur van meet af aan ‘’in de keuken meekijken’’. De rekenkamerdirecteur heeft ook alle ruimte om te onderzoeken hoe in andere gemeenten de beleidspraktijk zich ontwikkelt en dit als een spiegel aan de raad en/of college voor te houden.
Conclusie: Het visitatiemodel werkt goed in de praktijk. Het is nu zaak om verder te investeren in dit aspect van het model. Enerzijds door goede procesafspraken te maken over de wijze waarop opgehaalde kennis en inzichten van de rekenkamerdirecteur structureel worden gedeeld in de raad(-scommissies) en
anderzijds door mogelijk ook andere beleidsgebieden te benoemen waar op dezelfde wijze kan worden gewerkt.
De rekenkamer analyseert beleid en bestuur op basis van doelmatigheid/doeltreffendheid/ rechtmatigheid:
De wettelijke taak van rekenkamers is onderzoek te doen naar de rechtmatigheid/doelmatigheid/
doeltreffendheid van beleid en bestuur. Dergelijke oordelen vergen vaak diepgaand onderzoek naar een bepaalde casus of dossier. De praktijk in veel kleinere gemeenten is dat rekenkamers daar simpelweg te weinig budget voor hebben. Een alternatief is onderzoek in de vorm van een quick-scan van een bepaald terrein of dossier, waarbij geput kan worden uit onderzoek dat elders is verricht. Daarom is het in het visitatiemodel als volgt geformuleerd: uitgangspunt is producten (brieven) af te leveren die ‘relevant zijn voor de kaderstellende en/of controlerende rol van de raad’ en indien mogelijk ‘gebaseerd op lessen die kunnen worden geleerd door vergelijking met andere gemeenten’ Dat wil overigens niet zeggen dat er geen ruimte is voor de r ekenkamerdirecteur om “verdiepend onderzoek” te doen. Dit is ook mogelijk, want de rekenkamerdirecteur kan hiertoe besluiten en de raad kan dit vragen aan de rekenkamerdirecteur. Kortom, het doel van het model is om meer variatie in onderzoeksvormen te krijgen.
In de praktijk van het nieuwe model is het zo ook gegaan: de brieven en onderzoeken verschillen in focus
en aanpak. De brief over bestuurlijke samenwerking uit 2014 bijvoorbeeld is niet zozeer een oordeel over
de doelmatigheid of doeltreffendheid van gemeentelijke samenwerking, maar bevat een serie concrete
aanbevelingen aan raad en college om meer grip te krijgen op de samenwerkingsverbanden waarin
Beuningen deelneemt, mede gebaseerd op ervaringen elders. Het onderzoek naar de dubbelgeboekte
voorziening bij het Grondbedrijf daarentegen lijkt meer op een klassiek rekenkameronderzoek, waarin wordt vastgesteld wat er verkeerd is gegaan en welke lessen hieruit kunnen worden getrokken. Het onderzoek naar de planning en control-cyclus heeft een normenkader opgeleverd dat gebaseerd was op een vergelijking met andere gemeenten. In het vervolgtraject heeft een raadswerkgroep aan het begin en aan het eind van het traject advies gevraagd over de wijze waarop de resultaten strookten met de
aanbevelingen uit de rekenkamerbrief. Het model biedt hier meer ruimte voor dan bij traditionele rekenkamers die minder geneigd zijn een (adviserende) rol te spelen bij de implementatie van
aanbevelingen. Daarbij is er wel op gelet dat de rekenkamerdirecteur onafhankelijk blijft en niet als een soort organisatieadviseur te dicht op het gemeentebestuur komt te zitten. Enige afstandelijkheid en onafhankelijkheid van de rekenkamerdirecteur blijft op zijn plaats.
Conclusie:
Het model voldoet ruimschoots aan de doelstelling om meer variatie te ontwikkelen in de resultaten van het rekenkamerwerk. Hoe divers het rekenkamerwerk dan ook moge zijn (presentaties, gesprekken, rapporten, rekenkamerbrieven), de rekenkamerdirecteur blijft in principe altijd haar wettelijke taak in het oog houden:
de rekenkamer moet bijdragen aan de doelmatigheid/doeltreffendheid/ rechtmatigheid van het gevoerde bestuur . Of het model ook voldoet aan de doelstellingen ‘relevant zijn voor de kaderstellende en/of controlerende rol van de raad’ is een oordeel dat de raad-(sfracties) zelf moeten uitspreken. In ieder geval kan de conclusie worden getrokken dat door de raad noodzakelijk bevonden onderzoek mogelijk is gemaakt.
De rekenkamer is vrij in de keuze over welk onderwerp zij advies uitbrengt:
De rekenkamer is in de wet verankerd om (de controlerende rol van) de raad te ondersteunen. De onafhankelijkheid van de rekenkamer is daarbij een belangrijke voorwaarde, anders bestaat het risico dat de rekenkamer speelbal wordt van de politieke tegenstellingen in een gemeenteraad.
In de praktijk in Beuningen is op geen enkele manier afbreuk gedaan aan de onafhankelijkheid van de rekenkamer. De rekenkamerdirecteur heeft de raad geraadpleegd over onderzoeksonderwerpen, en heeft ook verzoeken om onderzoek van de (voltallige) raad ontvangen, maar heeft zelf de afweging gemaakt om bepaalde onderwerpen op te pakken.
Conclusie: op dit punt heeft het model goed gewerkt.
Het advies wordt vastgelegd in een zogeheten rekenkamerbrief; deze rekenkamerbrieven verschijnen twee keer per jaar:
In de eerste brief van de rekenkamerdirecteur van november 2013 wordt al gesteld dat naast
rekenkamerbrieven soms ook andere vormen, zoals een mondelinge presentatie of gesprek, geschikt kunnen zijn om de raad te ondersteunen.
In de praktijk van de Beuningse rekenkamer zijn er 4 inhoudelijke brieven, 2 (op verzoek van de raad uitgevoerde) onderzoeksrapporten en een enkele presentatie geproduceerd. Die laatste vorm is gekozen voor het meerjarige onderzoek in het sociaal domein.
Conclusie: In de praktijk is er meer variatie geweest in reikwijdte van onderzoeken en vormen van
terugkoppeling dan het 2 keer per jaar uitbrengen van een rekenkamerbrief. Dit past overigens uitstekend in de bredere doelstellingen van het model.
De rekenkamer stelt jaarlijks vóór 1 april een jaarverslag op:
In het verslag legt de rekenkamer verantwoording af over de werkzaamheden en inzet van middelen in het afgelopen jaar. Ten behoeve van het verslag zal de rekenkamer monitoren of en wanneer de raad de rekenkamerbrief behandelt en wat er met de uitkomsten hiervan gebeurt.
In de praktijk is de rekenkamerdirecteur pragmatisch omgegaan met het verslag doen van haar werkzaamheden. Zij heeft ervoor gekozen soms mondeling in de commissie hierover te rapporteren en soms dit te combineren met een rekenkamerbrief. De rekenkamerdirecteur wil dit standaardiseren en jaarlijks een kort verslag van kosten en opbrengsten aan de raad aanbieden. In dat verslag zal ook aandacht worden besteed aan eventuele vervolgacties die uit brieven of rapporten voortvloeien.
Conclusie: De rekenkamerdirecteur zal meer standaardisatie aanbrengen in haar jaarverslag.
De raad bepaalt of er naar aanleiding van het advies vervolgonderzoek of andere acties wenselijk zijn:
In veel gevallen zijn er in de praktijk vervolgacties door de raad ondernomen, zoals blijkt uit de opsomming onder punt 1 van deze notitie.
Conclusie: op dit punt heeft het model goed gewerkt.
De rekenkamer heeft ook zelf de mogelijkheid de raad te adviseren aanvullend onderzoek te doen:
Hiermee is de rekenkamerdirecteur terughoudend geweest. Wel is in een enkel geval geadviseerd om op een later moment de uitvoering van verbeteringen door het college te blijven volgen.
Conclusie: van deze mogelijkheid is weinig gebruik gemaakt.
De rekenkamer wordt georganiseerd volgens een directeursmodel (éénhoofdige rekenkamer); de directeur van de rekenkamer krijgt de beschikking over gekwalificeerde ondersteuning:
De rekenkamerdirecteur heeft wel op afroep secretariële ondersteuning beschikbaar, maar hiervan is bijna geen gebruik gemaakt. Dat komt ook omdat de griffie en het ambtelijk apparaat op een aantal momenten behulpzaam zijn geweest, met name bij het plannen van gesprekken. Daarnaast heeft de directeur voor de twee onderzoeken die op verzoek van de raad zijn uitgevoerd enkele inhoudelijke specialisten
ingeschakeld.
Conclusie: op dit punt heeft het model goed gewerkt, hoewel secretariële ondersteuning niet echt nodig is.
Het budget voor de rekenkam er bedraagt € 12.500,- per jaar:
In de eerste twee jaren is het budget niet uitgeput. In het derde en vierde jaar is er meer besteed, hoewel altijd binnen budget.
Conclusie: het budget lijkt voldoende.
De rekenkamer draagt zorg voor een zorgvuldige communicatie richting de raad, de ambtelijke organisatie en het college. De rekenkamerbrieven zijn openbaar. Daarnaast worden de missie, functie en werkwijze van de rekenkamer eenvoudig toegankelijk gemaakt via de gemeentelijke website:
Communicatie met de raad heeft in de loop van de jaren met enige regelmaat schriftelijk en mondeling plaatsgevonden. Ook is twee keer een gesprekkenronde met de individuele fracties gehouden, wat nuttige informatie heeft opgeleverd, maar ook goed is voor de onderlinge relatie. Met college en ambtelijk apparaat is vooral gecommuniceerd in het kader van specifieke onderzoeken of
informatievragen. Vanuit het perspectief van de rekenkamerdirecteur is dit altijd bijzonder prettig en bevredigend verlopen. Op de website van de gemeente is een rekenkamerpagina te vinden, waarop algemene informatie en brieven en rapporten van de rekenkamer zijn te vinden.
Conclusie: Op dit punt heeft het model goed gewerkt.
Kort commentaar rekenkamerdirecteur dd 8-2-2017:
Beste leden van de raad,
Ik kan mij goed vinden in deze notitie en de conclusies. De afgelopen jaren heb ik met veel plezier de rekenkamerfunctie in Beuningen vervuld, wil ik daar graag aan toevoegen.
Ik zou graag op één punt nog iets willen aanvullen.
In 2012 koos de Beuningse raad voor een rekenkamermodel dat voor zover ik weet nergens als zodanig bestond. In deze notitie ziet u wat we ervan hebben gemaakt.
Ik denk dat als we de naam ‘visitatiemodel’ enigszins letterlijk nemen, dat we mogelijk het ‘visiterend’ (of:
adviserend) karakter van de rekenkamer nog wel wat kunnen versterken. Voor het onderzoek naar de
decentralisaties in het sociaal domein heb ik daarmee wel een begin gemaakt met een presentatie begin
2016, maar het rapporteren aan de raad in de vorm van een presentatie, of een gesprek met de raad bijvoorbeeld, dat kan nog wel wat vaker gebruikt worden. Dat past goed bij het monitorende karakter van dat onderzoek in het sociale domein, maar zou ook voor andere beleidsterreinen geschikt kunnen zijn. Door het onderzoek na ar de bestuurlijke scenario’s dat ik in november j.l. aan de raad heb aangeboden, heb ik een goed en tamelijk compleet overzicht gekregen van de belangrijkste ontwikkelingen en ambities in de gemeente, en die kennis kan in zo’n visiterend model uitstekend van pas komen.
Ik kijk ernaar uit om hierover met u van gedachten te wisselen.
Met vriendelijke groet,
Klaartje Peters
Bijlage 1 VERORDENING REKENKAMER BEUNINGEN
De raad van de gemeente Beuningen;
gelezen het voorstel van voorzitter en griffier;
gelet op het bepaalde in de artikelen 81a, 147 en 182 tot en met 185 van de Gemeentewet;
Besluit vast te stellen: de Verordening rekenkamer Beuningen
Artikel 1 - Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
a. wet: Gemeentewet;
b. rekenkamer: rekenkamerfunctie van de gemeente Beuningen;
c. directeur: directeur van de rekenkamer;
d. college: college van burgemeester en wethouders van Beuningen;
e. raad: de gemeenteraad van Beuningen;
f. oordeel: oordeel dat voortvloeit uit de reguliere werkzaamheden van de rekenkamer en dat wordt vastgelegd in een rekenkamerbrief;
g. verdiepend advies: aanvullende adviezen of onderzoeken.
Artikel 2 - Taken van de rekenkamer 1. Er is een gemeentelijke rekenkamer.
2. De rekenkamer spreekt een oordeel uit over de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door de gemeente gevoerde bestuur en de door de raad genomen besluiten en brengt advies uit over verbetermogelijkheden.
3. De rekenkamer is ingericht volgens het reguliere visitatiemodel.
4. Het reguliere visitatiemodel houdt in dat de rekenkamer haar oordeel primair baseert op een analyse van raadstukken (raadsvoorstellen, raadsbesluiten, beleidsevaluaties en beleidsstukken).
5. De rekenkamer kan op basis van haar oordeel als bedoeld in lid 2 en lid 4 de raad het voorstel doen een verdiepend advies of onderzoek in te stellen.
Artikel 3 - Samenstelling en benoeming van de rekenkamer 1. De rekenkamer heeft één lid, tevens directeur.
2. De raad benoemt de directeur voor een periode van maximaal drie jaar van buiten de kring van zijn leden.
3. De directeur kan door de raad voor maximaal twee termijnen worden herbenoemd.
4. De directeur legt, voordat hij zijn functie kan uitoefenen, in een vergadering van de raad in handen van de voorzitter van de raad de verklaring en belofte (eed) af.
Artikel 4 - Taak van de directeur
1. De directeur draagt zorg voor de uitvoering van de taken genoemd in artikel 2 en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming.
2. De directeur rekenkamer is niet ondergeschikt aan de raad, het college van burgemeester en wethouders of enig ander gemeentelijk gezag.
3. De directeur is geen ambtenaar in de zin van het ambtenarenreglement voor zover dit ondergeschiktheid impliceert.
Artikel 5 - Einde van het lidmaatschap 1 Het lidmaatschap van de directeur eindigt:
a. op eigen verzoek;
b. bij aanvaarding van een functie die op grond van artikel 81f van de Gemeentewet onverenigbaar is met het lidmaatschap van de rekenkamer;
c. wanneer de directeur bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die
vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;
d. indien de directeur bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is
gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of
wegens schulden is gegijzeld.
2 De directeur kan door de raad worden ontslagen wanneer hij door ziekte, gebreken of ongeschiktheid blijvend niet in staat is zijn functie naar behoren te vervullen.
Artikel 6 - Vergoeding voor werkzaamheden
1. De directeur ontvangt een vergoeding voor het bijwonen van bijeenkomsten en het voorbereiden, opstellen en presenteren van oordelen aan de raad.
2. De vergoeding genoemd in het eerste lid komt ten laste van het budget van de rekenkamer, zoals beschreven in artikel 10 van deze verordening.
Artikel 7 - Ondersteuning voor de rekenkamer
1. De rekenkamer is bevoegd om ten laste van het budget, zoals beschreven in artikel 10 van deze verordening, ondersteuning aan te trekken.
2. De ondersteuning staat de directeur terzijde bij de uitvoering van zijn taken.
3. De ondersteuning legt verantwoording af aan de directeur over de wijze waarop de taken worden verricht.
4. De ondersteuning draagt zorg voor de agendaplanning, de verslaglegging, het doorsturen van raadsstukken en het (mee)schrijven van de reguliere rekenkamerbrieven en (verdiepende) adviezen richting de raad.
5. Ter assistentie van de ondersteuning kunnen specifieke werkzaamheden in handen worden gelegd van bij het onderwerp betrokken ambtenaren. Deze ambtenaren voeren hun taken uit op aanwijzing van de ondersteuning van de rekenkamer.
Artikel 8 - Onderwerpselectie en opdrachtverlening
1. De rekenkamer bepaalt over welke onderwerpen zij rapporteert aan de raad.
2. De rekenkamer kan de raad adviseren verdiepende adviezen of onderzoeken uit te voeren.
3. De raad bepaalt de onderwerpen en randvoorwaarden voor verdiepende adviezen of onderzoeken.
Artikel 9 - Werkwijze van de rekenkamer
1. De rekenkamer ontvangt alle raadstukken (voorstellen, (voorgenomen) besluiten, evaluaties en beleidsstukken) die de raad behandelt.
2. De rekenkamer spreekt naar aanleiding van deze raadstukken twee keer per jaar in een
rekenkamerbrief een oordeel uit over doelmatigheid en doeltreffendheid van bestuur en besluitvorming.
3. De rekenkamer bepaalt zelf op welke specifieke onderwerpen haar oordeel ingaat, waarbij zij expliciet maakt welke relatie deze onderwerpen hebben met doelmatigheid en doeltreffendheid.
4. De rekenkamer is bevoegd bij alle leden van het gemeentebestuur en bij alle ambtenaren de
mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig acht voor de totstandkoming van haar oordeel.
5. De leden van het gemeentebestuur en de ambtenaren van de gemeente zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de rekenkamer gestelde termijn te verstrekken.
6. De door de rekenkamer uitgebrachte (verdiepende) adviezen en onderzoeken zijn openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur kan de rekenkamer informatie die aan de raad wordt voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken.
7. Voor het opstellen van een advies kan de rekenkamer, met inachtneming van het beschikbare budget, externe personen of bureaus inschakelen.
8. Bij het uitoefenen van haar taak kan de rekenkamer gebruik maken van de resultaten van door anderen verrichte controles, onverminderd haar bevoegdheid tot eigen onderzoek.
9. De rekenkamer en de raad kunnen beiden initiatief nemen tot het agenderen van een verdiepend advies of onderzoek. Alleen de raad kan besluiten het verdiepend advies of onderzoek vervolgens ook uit te laten voeren.
Artikel 10 - Budget
1 De rekenkamer is bevoegd binnen een aan haar beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken. De directeur fungeert als budgethouder.
a. ten laste van het in lid 1 bedoelde budget worden de kosten gebracht van:
b. de vergoeding van de directeur;
c. de ondersteuning;
d. externe deskundigen die eventueel door de rekenkamer zijn ingeschakeld;
e. eventuele overige uitgaven die de rekenkamer nodig acht voor de uitvoering van haar taak.
2 De rekenkamer is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de raad.
3 Op het moment dat de raad opdracht verleent tot de uitvoering van een verdiepend advies of onderzoek - als bedoeld in artikel 2, lid 5 - dient de raad hier extra budget voor beschikbaar te stellen.
Artikel 11 - Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking.
Artikel 12 - Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening Rekenkamer Beuningen 2012.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Beuningen, gehouden op 19 juni 2012
De griffier, De voorzitter,
drs. A.V. Dewkalie drs. C.F. van Eert
Bijlage 2 NOTITIE VAN WERKWIJZE - REKENKAMER BEUNINGEN
Deze Notitie van werkwijze vloeit voort uit de vaststelling van de Verordening Rekenkamer Beuningen.
2Doel van deze notitie is om transparant te maken hoe de rekenkamer haar taken en verantwoordelijkheden invult.
Artikel 1 - Werkzaamheden van de rekenkamer
De rekenkamer brengt twee keer per jaar een rekenkamerbrief uit aan de raad. In deze rekenkamerbrief geeft zij een oordeel over de rechtmatiheid, doelmatigheid, doeltreffendheid ten aanzien van een aantal door haar zelf gekozen onderwerpen. Waar nodig geeft zij gerichte adviezen om de doelmatigheid en doeltreffendheid ten aanzien van het betreffende onderwerp te verbeteren.
Artikel 2 - Inventarisatie aandachtspunten
Jaarlijks maakt de rekenkamer een inventarisatie van aandachtspunten die zich lenen als onderwerp voor de rekenkamerbrieven. Deze inventarisatie doet zij op basis van een korte analyse van ontwikkelingen en actualiteit in de gemeente, aangevuld met suggesties van andere gemeentelijke organen, burgers en belangengroeperingen. De rekenkamer zal jaarlijks alle raadsfracties benaderen met het verzoek suggesties voor aandachtspunten voor het daaropvolgende jaar aan te dragen. Het staat de rekenkamer vrij om gedurende het jaar aandachtspunten te schrappen of toe te voegen.
Artikel 3 - Totstandkoming oordeel in rekenkamerbrief
De rekenkamer baseert de inhoud van haar rekenkamerbrieven in het beginsel op stukken die door de raad worden behandeld. Hiertoe ontvangt de rekenkamer voorafgaand aan iedere raadsvergadering alle
raadsstukken. De rekenkamer kan ervoor kiezen om (binnen het beschikbare budget) mondeling en/of schriftelijk aanvullende inlichtingen op te vragen bij de ambtelijke organisatie en het college.
Artikel 4 - Rekenkamerbrief
In de rekenkamerbrief geeft de rekenkamer een gericht oordeel over doeltreffendheid en doelmatigheid ten aanzien van de gekozen onderwerpen, waarbij hij tevens gerichte adviezen ter verbetering aanreikt. De rekenkamer kan ervoor kiezen om de ambtelijke organisatie te verzoeken een reactie te geven op de juistheid van de in de rekenkamerbrief gepresenteerde feiten (alvorens zij haar rekenkamerbrief opstuurt naar de raad).
Artikel 5 - Aanbieding aan de raad
De rekenkamerbrief wordt op een gunstig moment aan de gemeenteraad aangeboden. Dit gebeurt in afschrift aan het college. De raad bepaalt zelf op welke wijze hij de brief behandelt. Indien gewenst geeft de directeur van de rekenkamer een toelichting op de inhoud van de rekenkamerbrief.
Artikel 6 - Jaarverslag en opvolging aanbevelingen
De rekenkamer is bij wet verplicht jaarlijks vóór 1 april een Jaarverslag op te stellen. Ten behoeve van het verslag zal de rekenkamer monitoren of en wanneer de raad de rekenkamerbrief behandelt en wat er met de uitkomsten hiervan gebeurt. In het Jaarverslag legt de rekenkamer verantwoording af over de
werkzaamheden en inzet van middelen in het afgelopen jaar. Het Jaarverslag wordt ter kennisname aan de gemeenteraad aangeboden.
Artikel 7 - Budget en faciliteiten
Voor de uitvoering van haar werkzaamheden heeft de rekenkamer een jaarlijk s budget van € 12.500,-tot haar beschikking. De rekenkamer kan voor haar werkzaamheden gebruik maken van (vergader)ruimten in het gemeentehuis van Beuningen.
Artikel 8 - Verdiepend advies en onderzoek
Zowel de raad als de rekenkamer kunnen initiatief nemen om (bijvoorbeeld op basis van de inhoud van de rekenkamerbrieven) een aanvullend en verdiepend advies of onderzoek voor te stellen. De besluitvorming
2
