Uitrol nieuwe versie eBlox – vanaf 16 maart 2018
De belangrijkste aanpassingen in V10.00
Selectie werknemers in de loonafsluiting
In de loonafsluiting kon u tot nu toe kiezen om ofwel een actie te doen voor een afsluitklasse (één of meerdere groepen), ofwel voor een individuele afsluitklasse. Voortaan krijgt u een derde
mogelijkheid: een selectie werknemers samenstellen vanuit een afsluitklasse.
Zo kan u makkelijk bv. een correctieberekening starten voor de werknemers die uit dienst gaan, of bv. een originele loonafsluiting aanmaken voor de werknemers van een bepaalde afdeling.
Tijdens de infosessies 2017 kon u via de featurescoring mee de roadmap voor 2018 bepalen. Het topic ‘selectie werknemers in de loonafsluiting’ belandde op de 1e plaats. We engageren ons om ook de andere topics uit de top 3 te realiseren in 2018:
- Beheer van contracten bepaalde duur in eBlox
- Extra lijsten in Excel voorzien: fouten & meldingen in de loonafsluiting, auditlijsten en alternatieve controlelijsten.
Automatische aftrekberekening van onbezoldigde uren op een bezoldigde dag
Voor werknemers met een brutoloon én prorata berekening o.b.v. dagen, kunnen we voortaan automatisch een aftrekbedrag berekenen voor onvolledig bezoldigde dagen.
Heeft uw werknemer bv. 2 uren toegestane afwezigheid in combinatie met gewerkte uren in de kalender staan? Dan hoeft u niet meer zelf het negatieve bedrag voor deze onbetaalde uren in te boeken.
Uitgebreidere toelichting
U kan naar goede gewoonte verderop in deze tekst terecht voor de uitgebreide toelichting van al deze nieuwigheden in uw pakket.
Bekijkt u liever een demo i.p.v. deze versietekst te lezen? Raadpleeg infofiche 0.91 in de helpfunctie van eBlox!
Verder op de eBlox Roadmap…
We brengen u geregeld op de hoogte van vernieuwingen en verbeteringen op de eBlox Roadmap.
1. Selectie werknemers in de loonafsluiting
Wilt u lonen afsluiten voor één van uw werknemers, maar niet voor een volledige afsluitklasse? Dan kon u reeds gebruik maken van een individuele afsluitklasse. Wilt u meerdere werknemers binnen een bestaande afsluitklasse selecteren, dan kan u voortaan gebruik maken van de selectie op afsluitklasse.
Hoe gaat u te werk?
1. Kies een afsluitklasse
2. Kies onderaan voor ‘nieuwe selectie op afsluitklasse’
3. Selecteer de werknemers uit de lijst door ze naar onderen te verplaatsen.
TIPS:
- Eén of meerdere werknemers zoeken kan u doen door:
i. Te sorteren op één van de kolommen door op de titel van de kolom te klikken.
ii. In het zoekveld een waarde in te voeren. U kan in het zoekveld zoeken op (delen van) waarden uit alle kolommen.
iii. Te filteren op groep.
- Geef uw selectie een duidelijke omschrijving.
- Een werknemer verplaatsen naar de selectie op afsluitklasse doet u door:
i. Te dubbelklikken op de werknemer.
ii. Gebruik te maken van de enkele pijl (één werknemer verplaatsen) of de
4. Kies voor ‘uitvoeren’. U start de controle op de werknemers die in de selectie aanwezig zijn.
Een selectie op afsluitklasse is een tijdelijke subpopulatie van een afsluitklasse. Van zodra u een loonafsluiting uitgevoerd hebt voor de selectie, kan u deze niet opnieuw gebruiken. U kan wel de uitgevoerde afsluiting opnieuw raadplegen.
2. Automatische aftrek van onbezoldigde uren op een bezoldigde dag
Deze functionaliteit is alleen van toepassing voor werknemers die betaald worden met een brutoloon én waarvoor de prorata berekening op dagen gebaseerd is.
Bijvoorbeeld:
Een bediende heeft een brutoloon van 3000 EUR. In de maand maart zijn er 22 arbeidsdagen voor deze werknemer. De werknemer is echter 2 dagen toegestaan afwezig. De werknemer zal een brutoloon van 3000 * 20/22 = 2727,27 EUR ontvangen.
Deze proratisering van het brutoloon loopt automatisch.
Indien voor deze werknemer echter onbezoldigde uren op een bezoldigde dag geboekt worden, moest u tot nu toe zelf de aftrek voor die onbetaalde uren berekenen.
Bijvoorbeeld:
De werknemer staat 8 uur ingepland op dinsdag. Hij komt 4 uur werken en krijgt 4 uren toegestane afwezigheid.
Bij ingave van deze uren meldt eBlox u:
Wil u deze aftrek voortaan automatisch laten berekenen? Contacteer dan uw payroll consulent om te bekijken of er wijzigingen in uw pakket doorgevoerd moeten worden (bv. afzetten van een formule die de aftrek momenteel berekent) en om te bepalen vanaf welke loonperiode u de automatische berekening wil uitvoeren.
TIP:
Standaard berekenen we de aftrek o.b.v. het automatisch berekend uurloon. Wilt u echter een ander uurloon (bv. alternatief uurloon) gebruiken in deze berekening, dan kan dat. Ook dit kan uw payroll consulent voor u configureren.
We vermenigvuldigen het aantal uren waarvoor de aftrek berekend moet worden, met dit uurloon.
Het automatisch berekend aftrekbedrag wordt in de aanvullende loongegevens geboekt:
- De bedragen worden protected getoond. U kan ze zelf dus niet aanpassen.
- Het aftrekbedrag wordt geboekt onder de kleinste bezoldigde looncode van die dag. Indien deze looncode een kostenplaats heeft, zal deze kostenplaats ook bij het aftrekbedrag overgenomen worden.
De automatische berekening van het aftrekbedrag wordt geactiveerd door het uitvoeren van de controlestap in de loonafsluiting.
- Voert u onbezoldigde uren op een bezoldigde dag in, maar heeft u nog geen controlestap uitgevoerd? Dan zal u in de aanvullende loongegevens nog geen automatisch berekend aftrekbedrag zien staan. Zodra u de controlestap uitvoert, zal u het aftrekbedrag wel zien staan.
- Voert u onbezoldigde uren op een bezoldigde dag in, en heeft u reeds een controlestap uitgevoerd? Dan zal u in de aanvullende loongegevens wel meteen het (aangepaste) aftrekbedrag zien staan.
3. Extra weergave van decimalen bij formules
In 2017 introduceerden we de nieuwe technische voorstelling van de formules, waarbij de decimalen niet langer in een aparte kolom getoond worden, maar meteen in de factor zelf.
Voor sommige formules kan het nuttig zijn om toch de decimalen apart te zien staan (bv. bij toekenning van decimalen aan klantcodes). Daarom voorzien we een extra vinkje ‘decimalen apart tonen’. Staat het vinkje aangevinkt, dan krijg je de oude weergave met aparte kolom voor de decimalen te zien.
4. Audit werkschema’s
De auditmodule breidt uit: voortaan kan je ook een audit uitvoeren op de definitie van de werkschema’s.
Zoals bij de andere auditfuncties kan je filteren op gebruiker, periode, firma en herkomst. Daarnaast kan je ook kiezen om alleen uurroostergegevens (bv. de looncode, uren, kostenplaats, … uit het uurrooster), niet-uurroostergegevens (bv. omschrijving werkschema, reëel arbeidsstelsel, aantal uren per week, …) of beide te tonen.
Het resultaat van het auditrapport:
5. Toekenning werknemernummer na 9999999
Bij de aanmaak van een nieuwe werknemer kan je automatisch een werknemernummer laten toekennen via ‘eerstvolgende vrije nummer’.
eBlox kijkt daarbij naar het hoogste werknemernummer dat reeds toegekend is, en kiest het
daaropvolgende nummer. Indien werknemernummer 9999999 reeds toegekend werd, kon eBlox tot nu toe geen eerstvolgende vrije nummer bepalen.
Voortaan zal eBlox in dit geval terug vanaf werknemernummer 000001 opzoeken welke tussenliggende nummers nog vrij zijn, en het laagste vrije nummer toekennen.
6. Blik vooruit
Tijdens de infosessies in het najaar van 2017, stemden jullie tijdens de featurescoring op deze top 3:
- Selectie in de afsluiting kunnen maken.
- Contracten bepaalde duur beheren.
- Lijst meldingen/fouten uit de loonafsluiting, auditlijsten en alternatieve controlelijst in Excel voorzien.
De eerste feature wordt in de huidige V10.00 opgeleverd, de andere features komen in de loop van 2018 ook aan bod.
Daarnaast werken we verder aan:
- Vakantierecht en opgenomen vakantie automatisch bepalen bij het activeren van het vakantiegeld uit dienst
- De meest voorkomende fouten en meldingen in de loonafsluiting optimaliseren - eBlox Payroll compliant maken voor GDPR
- …
