Huishoudelijk Reglement
Stichting Gaymers EU
Revisieblad
Versie Datum Beschrijving Naam verantwoordelijke opsteller
1.0 09-02-2020 Initiële versie P. de Vos
1.1 18-05-2021 Herziening tekst en uitbreiding TBV-functies
J. van der Aa 1.2 30-5-2021 Herziening n.a.v. feedback
intern
J. van der Aa 2.0 30-5-2021 Definitieve herziene versie J. van der Aa
Inhoudsopgave
Revisieblad... 2
Huishoudelijk Reglement Stichting Gaymers EU ... 3
Artikel 1 – Algemene bepalingen ... 3
Artikel 2 – Beleid ... 3
Artikel 3 – Het Bestuur ... 3
Artikel 4 – Taken en bevoegdheden van het bestuur en bestuursleden ... 3
Artikel 5 – Procedure benoeming bestuur ... 5
Artikel 6 – Besluiten van het bestuur ... 5
Artikel 7 – Vergaderingen van het bestuur ... 5
Artikel 8 – De agenda en notulen ... 6
Artikel 9 – Inbreng tijdens de vergadering ... 6
Artikel 10 – Communicatie ... 6
Artikel 11 – Inkomsten: Donaties en subsidies ... 6
Artikel 12 – Uitgaven en declaraties ... 7
Artikel 13 – Royement ... 7
Artikel 14 – Slotbepaling ... 7
Huishoudelijk Reglement Stichting Gaymers EU
Het onderstaande huishoudelijke reglement is een afleiding van de in de stichtingsstatuten vastgelegde bepalingen en vult aan waar zaken gedefinieerd in de statuten niet of onvoldoende in voorzien. Dit huishoudelijk reglement is daarmee verbonden aan de statuten en de uitwerking daarvan.
Artikel 1 – Algemene bepalingen
1. In dit reglement wordt verstaan onder:
a. De stichting: de Stichting Gaymers EU, gevestigd te Utrecht, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 77107101;
b. De statuten: de statuten van de stichting zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 23-01-2020 bij notaris Govers & Spil te Rotterdam;
c. Het bestuur: Het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 4 van de Statuten;
d. Het Doel: De doelstelling van de stichting als bedoeld in artikel 2 van de Statuten;
e. Donaties: alle financiële middelen die de stichting van derden ontvangt voor het realiseren van haar doelstellingen;
f. Projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van door de stichting gestelde doelstellingen;
g. Gedragscode: alles over hoe leden, bezoekers, partners en instellingen met elkaar omgaan;
Artikel 2 – Beleid
1. Het beleid is vastgelegd in een door het bestuur opgesteld en vastgesteld beleidsplan;
2. Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien;
3. Elke nieuwe versie van het beleidsplan is van kracht vanaf het moment dat deze in de jaarvergadering is goedgekeurd door het bestuur;
4. Het beleidsplan dient in het eerste kwartaal van het jaar aangenomen te worden;
5. Het beleidsplan bevat een:
a. Jaarplan;
b. Jaarbegroting;
c. Toekomstvisie;
6. Het beleidsplan kan worden aangevuld met bijlagen waaronder:
a. Jaarverslag (waarin ook de jaarrekening is verwerkt);
b. Begrotingen;
Artikel 3 – Het Bestuur
1. Het bestuur bestaat uit tenminste een voorzitter, een secretaris, een penningmeester die allen meerderjarig moeten zijn;
2. Aanvullend kent het bestuur een vicevoorzitter, adjunct-secretaris en een adjunct- penningmeester;
3. Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur;
4. Alle bestuursleden zijn onafhankelijk van de stichting;
5. Bestuursleden mogen voor hun aanstelling niet veroordeeld zijn voor misdrijven, tenzij het bestuur hier nadrukkelijk van afwijkt, hiervoor kan ook een Verklaring Omtrent Gedrag gevraagd worden;
Artikel 4 – Taken en bevoegdheden van het bestuur en bestuursleden
1. Het bestuur:
a. Bestuurt en vertegenwoordigd de stichting;
b. Neemt bestuursbesluiten (Zie artikel ‘6 – Bestuursbesluiten’ in dit huishoudelijk reglement);
c. Treedt op als gezicht van de stichting voor de buitenwereld;
d. Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en na dechargeverlening van het bestuur;
e. Beslist in ad hoc situaties individueel over uitgaven ten behoeve van de stichting;
f. Individuele bestuursleden kunnen persoonlijke uitgaven doen ten behoeve van de stichting;
g. Is bevoegd tot het aangaan van leningen of bankkredieten en het stellen van
zekerheden wanneer deze voor akkoord en getekend zijn door het volledige bestuur;
h. Is bevoegd om personeelsleden aan te stellen;
i. Is bevoegd een deel van haar taken te delegeren aan een dagelijks bestuurd van de stichting, met uitzondering van de besluiten die zijn voorbehouden aan het bestuur;
j. Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten;
2. De voorzitter:
a. Heeft de algemene leiding van de stichting;
b. Leidt de vergaderingen;
c. Overlegt met officiële instanties;
d. Coördineert de taken binnen het bestuur;
e. Stelt de agenda voor vergaderingen op in overleg met het secretariaat;
f. Controleert bestuurders en hun taken;
g. Stelt het jaarverslag op;
3. De vicevoorzitter:
a. Voorziet in de rol van voorzitter wanneer deze afwezig is;
b. Heeft dezelfde taken als de voorzitter;
c. Controleert de voorzitter;
4. De secretaris:
a. Archiveert ingekomen stukken;
b. Houdt de notulen van vergaderingen bij en vermeld minimaal;
i. Datum en plaats van de vergadering;
ii. De aanwezige en afwezige bestuursleden;
iii. De genomen besluiten;
c. Stelt brieven en (pers)berichten op namens de Stichting;
d. Maak teen samenvatting van de afgelopen vergaderingen en genomen besluiten ten behoeve van het jaarverslag;
e. Beheert de administratie waarin gegevens van bestuursleden, ex-bestuursleden, de donateurs en eventuele subsidieverstrekkers zijn vastgelegd;
f. Beheert de materiele eigendommen van de stichting;
g. Is belast met de bewaking van de AVG/GDPR;
h. Fungeert als functionaris gegevensbescherming;
i. Fungeert als meldpunt datalekken;
5. De adjunct-secretaris:
a. Voorziet in de rol van secretaris wanneer deze afwezig is;
b. Heeft dezelfde taken als een secretaris;
c. De adjunct-secretaris controleert de secretaris;
d. Kan niet fungeren als:
i. Functionaris gegevensbescherming;
ii. Meldpunt datalekken;
e. Kan geen beheerder van materiele inventaris zijn;
6. De penningmeester:
a. Houd het kasboek bij;
b. Voert betalingen uit;
c. Informeert het bestuur of de financiële gezondheid van de stichting;
d. Stelt de jaarrekening op ter aanvulling op het jaarverslag;
e. Stelt in overleg met het bestuur de begroting op;
f. Onderhoud contacten met sponsoren of subsidieverstrekkers;
7. De adjunct-penningmeester:
a. Voorziet in de rol van penningmeester wanneer deze afwezig is;
b. Heeft dezelfde taken als een penningmeester;
c. De adjunct-penningmeester controleert de penningmeester;
d. Kan geen financiële handelingen afronden;
Artikel 5 – Procedure benoeming bestuur
1. Ontstaat een vacature dan kunnen nieuwe kandidaten op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen;
2. Werving kan ook plaatsvinden met advertenties, headhunters of andere netwerken, één en ander per vacature te besluiten door het bestuur.
3. Nieuwe bestuursleden worden benoemd door het bestuur, bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing.
4. Kandidaat-bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd.
Artikel 6 – Besluiten van het bestuur
1. Minimaal twee bestuursleden kunnen besluiten nemen die geen uitstel kunnen dulden en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke
besluiten, dit noemen we het 4-ogen principe. Bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering zijn bekrachtigd;
2. Besluiten worden na agendering tijdens een bestuursvergadering of jaarvergadering genomen;
3. Voor het nemen van een geldig besluit moet minimaal twee derde van de bestuursleden deelnemen aan de vergadering of een schriftelijke volmacht hebben afgegeven;
4. Besluiten worden genomen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, met uitzondering van de in de statuten en dit huishoudelijk reglement gestelde uitzonderingssituaties;
5. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen van de aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen;
6. Staken de stemmen, dan is het voorstel verworpen (dit betreft alle onderwerpen waarover een stemming wordt gehouden);
7. Kleine besluiten kunnen buiten de vergadering om worden genomen met in acht neming van de meerderheidsbepaling en het 4-ogen principe. Voor kleine besluiten mag worden
aangenomen dat bij uitblijven van reactie of verzoek tot stemming binnen 56 uur na voorstel het besluit is aangenomen;
Artikel 7 – Vergaderingen van het bestuur
1. Het bestuur vergadert naast ten minste ieder kwartaal;
2. Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze gepland zijn, of, als de situatie dat verhindert, zo snel mogelijk;
3. Het is mogelijk om volgens, in overeenstemming met artikel 6 van de statuten aanvullende vergaderingen bijeen te roepen;
4. Als een vergadering niet volgens bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid bevoegd om met in acht name van het in dit reglement gestelde een vergadering bijeen te roepen;
5. Een vergadering als in vorig lid bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen;
Artikel 8 – De agenda en notulen
1. Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de secretaris inbrengen. De secretaris stelt de concept agenda op;
2. De secretaris stuurt de conceptagenda uiterlijk één week voor aanvang van de vergadering door;
3. Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering of kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen;
4. De secretaris zorgt voor vastlegging van de besluiten in de conceptnotulen;
5. De opgestelde conceptnotulen worden binnen één week gedeeld met het bestuur ten behoeve van correcties;
6. De notulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld;
Artikel 9 – Inbreng tijdens de vergadering
1. Van bestuursleden wordt actieve inbreng verwacht;
2. Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken tijdens de vergadering of doorgeschoven naar een volgende vergadering;
3. Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. Deze personen hebben geen stemrecht. De voorzitter neemt een beslissing over de toelating;
Artikel 10 – Communicatie
Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:
• Donateurs, sponsoren en andere organisaties.
• De media.
• De overheid.
• De leden van sociale platformen.
Alle communicatie wordt in gevallen waarin het secretariaat niet beschikbaar is, afgestemd met de (vice)voorzitter en op diens aangeven waar nodig met de overige bestuursleden, waarna bij een eerste gelegenheid het secretariaat wordt geïnformeerd.
Artikel 11 – Inkomsten: Donaties en subsidies
1. Legaten en erfstellingen kunnen uitsluitend onder voorbehoud van beschrijving worden geaccepteerd door ieder bestuurslid;
2. Te ontvangen subsidies kunnen uitsluitend aangevraagd worden na goedkeuring door het bestuur, hierbij is duidelijk aangegeven welke eventuele verplichtingen er voor de stichting aan de te ontvangen subsidie zijn verbonden;
3. Kleine, éénmalige of periodieke donaties worden standard gestort op de bankrekening van de stichting. De stichting heeft geen contante kas;
4. Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Het beleidsplan bepaalt hiervoor de kaders;
Artikel 12 – Uitgaven en declaraties
1. Projectuitgaven kunnen worden betaald door het bestuur binnen de kaders van de goedkeurde projectplannen;
2. Bestuursleden kunnen privé gedane voorschotten of uitgaven declareren. Voor declaraties wordt het standaardformulier “Declaratie” gehanteerd;
Artikel 13 – Royement
Een bestuurslid kan geroyeerd worden als deze door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en het bestuurslid daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.
Artikel 14 – Slotbepaling
1. In gevallen waarin de wet, de statuten, dit huishoudelijk reglement of gedragscode niet voorziet, dan beslist de voorzitter.
2. Dit reglement wordt na vaststelling gepubliceerd op de website van de stichting;
Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering d.d. 30-05-2021
