4.1 Juridisch secretaresse
Algemene informatieContext van de kwalificatie De juridisch secretaresse is werkzaam in arbeidsorganisaties (groot, klein, profit, non-profit) als een notariaat, een advocatenkantoor, een rechtbank, een
gerechtsdeurwaarderorganisatie, een octrooienbureau, een vastgoedonderneming of een juridische afdeling van een organisatie. Kenmerkend is dat het werk zich
afspeelt op het brede terrein van het Nederlandse recht en de rechtsgang.
Typerende beroepshouding
Essentiële kennis en vaardigheden voor de juridisch secretaresse zijn
klantgerichtheid, accuratesse, integriteit, snel kunnen schakelen en een spin in 't web zijn. Daarnaast wordt het belang van proactief zijn, ondersteunend en meedenkend werken steeds groter. Het gaat om de specifieke vaardigheden als foutloos Nederlands en Engels spreken en schrijven, foutloos gebruiken van de juridische terminologie, probleemoplossend vermogen hebben en besluitvaardig zijn. Deze vaardigheden zijn vooral van belang voor het helder in beeld krijgen van de wensen, belemmeringen en mogelijkheden van verschillende collega's en klanten. Daarnaast is de juridisch secretaresse in staat om op adequate wijze om te gaan met vertrouwelijke informatie, zodat de belangen van de eigen organisatie en de privacy van de klanten wordt gewaarborgd. Daarnaast zijn ook competenties als stressbestendigheid, communicatief vermogen, initiatief nemen en plannen en organiseren essentieel voor de uitvoering van de werkzaamheden.
Niveau van de beroepsuitoefening
Niveau 4 Rol en
verantwoordelijkheden
De juridisch secretaresse zorgt ervoor dat de leidinggevende(n) voortdurend inzicht hebben in de voortgang van de werkzaamheden. Ze adviseert en ondersteunt de leidinggevende(n) door het aandragen van oplossingen voor problemen die gerelateerd zijn aan haar taken. Ze is verantwoordelijk voor het administratief ordenen en vastleggen van gegevens, voor het opstellen van een administratief plan voor de coördinatie en de organisatie van de activiteiten, voor het reageren op verzoeken en klachten en het opbouwen en onderhouden van contacten met klanten of organisaties en ze speelt in op wisselende / onverwachte omstandigheden. In veel gevallen maakt ze deel uit van een secretariaat. De juridisch secretaresse werkt zelfstandig binnen de gegeven taakstelling in de organisatie en heeft coördinerende taken.
Complexiteit Het beroep van juridisch secretaresse wordt gekenmerkt door een grote variatie in en onvoorspelbaarheid van activiteiten. Er wordt een steeds groter beroep gedaan op specialistische kennis en vaardigheden op het gebied van juridische terminologie, Nederlands, een moderne vreemde taal, verschillende culturen en ict.Ze moet de leidinggevende)n kunnen adviseren en ondersteunen. Daarnaast kan ze initiatieven nemen, ideeën stimuleren en zo nodig verbetervoorstellen doen. Door de
technologische ontwikkelingen is het vak complexer geworden. Ze past de standaardcomputertoepassingen aan haar werkzaamheden en/of die van haar leidinggevende(n) aan of ontwikkelt nieuwe standaarden. De juridisch secretaresse moet inzicht en overzicht houden over de informatiestroom die in toenemende mate een specialistisch karakter hebben. Meer dan vroeger moet de juridisch
secretaresse beschikken over communicatieve en sociale vaardigheden. Wettelijke
beroepsvereisten
Nee
Branche vereisten Nee
Nederlands en (moderne) vreemde talen, rekenen en wiskunde
In overeenstemming met de wet Referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen zijn de voor het mbo vastgestelde referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen van toepassing. Voor deze kwalificatie zijn het referentieniveau Nederlands en het
Nederlands en rekenen zijn beschreven in deel C van dit dossier.
De beroepseisen ten aanzien van een (moderne) vreemde taal (of talen) zijn beschreven in deel C van dit dossier. Het betreft MVT naar keuze.
2.2 Juridisch secretaresse
Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit Proces-competentie-matrix Juridisch secretaresse
Kerntaak 1
Voert taken rondom informatiemanagement uit
Competenties
A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y
Werkprocessen
1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling
x x x x x x x x x
1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling
x x x x x x x
1.3 Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer x x x x x 1.5 Onderhoudt het relatienetwerk x x x x x x
1.6 Voert administratieve taken uit
Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit
1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling
Omschrijving De juridisch secretaresse verwerkt, behandelt en bewaakt de e-mails/post/overige (digitale) documenten. Ze verkrijgt inzicht in de inhoud en het belang van de ontvangen documenten zodat kan worden ingeschat wie de e-mails/post/overige (digitale)
documenten kan afhandelen. Ze distribueert deze tijdig naar de belanghebbenden en houdt rekening met procedures en termijnen (fatale data). De juridisch secretaresse zorgt voor een reactie op de ontvangen e-mails/post/(digitale) documenten. Ze verwerkt teksten door voldoende informatie te verzamelen om tot een juiste inhoudelijke formulering te komen. Veelal werkt ze teksten uit met behulp van een dictafoon. Ze past bij het uitwerken van teksten de juiste juridische terminologie toe. Vervolgens bewaakt ze de voortgang en afhandeling van de correspondentie (dictaten, contracten, processtukken, juridische akten, bezwaarschriften, memo’s, verslagen, e-mails etc.) Ze registreert het product en archiveert het op de juiste wijze. Tenslotte draagt ze in
voorkomende gevallen zorg voor verzending per e-mail, koerier of post.
Gewenst resultaat Ingekomen e-mails/post/overige (digitale) documenten zijn verwerkt, doorgestuurd voor afhandeling. De verzamelende gegevens voor uitgaande e-mails/post/overige (digitale) documenten zijn relevant, actueel, volledig en tijdig beschikbaar. Ze zijn taalkundig en inhoudelijk correct, opgemaakt conform huisstijl, opgeslagen in de juiste map en afgestemd op het doel en de doelgroep. Het document is voorzien van de juiste informatie en bijlage(n) en is, indien van toepassing,op de juiste wijze verzonden of voor verzending gereed gemaakt.
Competentie Component(en) Prestatie-indicator Vakkennis en vaardigheden
Analyseren • Informatie genereren uit
gegevens
• Informatie uiteenrafelen
• Verbanden leggen
De juridisch secretaresse analyseert de verzamelde informatie, selecteert de juiste gegevens, maakt onderscheid tussen hoofd-en bijzakhoofd-en, brhoofd-engt structuur aan in de teksthoofd-en tbv de
schriftelijke informatie-uitwisseling en ziet welke plaats de informatie inneemt in het grotere geheel van de
informatiestroom in de organisatie
• Communicatieve
vaardigheden
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van e-mailopties
• Kennis en vaardigheid in het toepassen van materialen en middelen voor de verwerking van de (elektronische) post
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van de juridische
terminologie
• Kennis van de meest
bekende indeling van het recht (privaatrecht en publiekrecht)
• Kennis van en
vaardigheid in het Ethisch en integer handelen • Integer handelen De juridisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in
het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij de schriftelijke informatie-uitwisseling.
Beslissen en activiteiten initiëren
• Beslissingen nemen
• Op eigen initiatief handelen
De juridisch secretaresse neemt beslissingen over wie wat moet afhandelen, stuurt betreffende correspondentie tijdig door naar betrokkenen en handelt de overige schriftelijke informatie-uitwisseling op eigen initiatief af.
Plannen en organiseren • Activiteiten plannen
• Tijd indelen
De juridisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij de schriftelijke
informatie-uitwisseling, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij.
1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling
toepassen van de zakelijke etiquette
• Kennis van de organisatie van de rechterlijke macht in Nederland
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van
communicatiemiddelen
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem.
• Kennis van en
vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken • Kennis van regels met
betrekking tot geheimhouding, bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels • Kennis van verschillen
tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen
• Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens
• Toetsenbordvaardigheid
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van opnameapparatuur
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, Instructies en procedures opvolgen • Instructies opvolgen • Werken conform voorgeschreven procedures
De juridisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor de juiste afhandeling van de taken mbt de schriftelijke informatie-voorziening.
Met druk en tegenslag omgaan • Effectief blijven presteren onder druk
De juridisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden.
Samenwerken en overleggen • Afstemmen
• Proactief informeren
De juridisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming over de uitvoering van de taken mbt de schriftelijke informatie-uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn.
Formuleren en rapporteren • Correct formuleren
• Structuur aanbrengen
• Vlot en bondig formuleren
• Communicatie op de
ontvanger(s) richten
De juridisch secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de doelgroep.
Vakdeskundigheid toepassen • Vakspecifieke mentale
vermogens aanwenden
• Vakspecifieke manuele
vaardigheden aanwenden
De juridisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij de
schriftelijke informatie-uitwisseling en is bedreven in het gebruik van benodigde hard- en software.
1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling
archief,
gegevensbestanden etc.)
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) • Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal
• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal • Kennis van wettelijke
regels mbt bewaartermijnen
• Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling • Kennis van procedures bij
de rechtbank m.b.t. juridische dossiers
1.2 werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling
Omschrijving De juridisch secretaresse voert (telefoon)gesprekken, coördineert de informatiestromen van en naar de leidinggevende(n), voorziet de leidinggevende, indien nodig, van informatie over het te bespreken onderwerp. Ze beoordeelt de urgentie van verzoeken van in- en externe relaties/cliënten en ze bepaalt of en naar wie moet worden doorverwezen. Ze handelt zelf overige (telefoon)gesprekken af.
Gewenst resultaat De (telefoon)gesprekken zijn adequaat afgehandeld of aan de juiste persoon doorverbonden. Gesprekken die niet door de juridisch secretaresse afgehandeld kunnen worden, zijn doorgespeeld aan leidinggevende(n), collega’s of andere medewerkers.
Competentie Component(en) Prestatie-indicator Vakkennis en vaardigheden
Beslissen en activiteiten initiëren
• Beslissingen nemen
• Op eigen initiatief handelen
De juridisch secretaresse neemt beslissingen over wie welke (telefoon)gesprekken moet afhandelen, ze verbindt de telefoongesprekken door naar de betreffende personen en handelt overige (telefoon)gesprekken zelf af. De overige mondelinge informatie-uitwisseling handelt ze op eigen initiatief af.
• Communicatieve
vaardigheden
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van de juridische
terminologie
• Kennis van de meest
bekende indeling van het recht (privaatrecht en publiekrecht) • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette
• Kennis van de organisatie van de rechterlijke macht in Nederland
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van een (digitaal)
registratiesysteem
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van
communicatiemiddelen
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem.
Samenwerken en overleggen • Afstemmen
• Proactief informeren
De juridisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n), collega's voor afstemming over de uitvoering van de taken mbt de schriftelijke informatie-uitwisseling,
informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn.
Formuleren en rapporteren • Vlot en bondig formuleren
• Communicatie op de
ontvanger(s) richten
De juridisch secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de gesprekspartner(s).
Met druk en tegenslag omgaan • Effectief blijven presteren onder druk
De juridisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij de
mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling. Op de behoeften en
verwachtingen van de "klant" richten
• Aansluiten bij behoeften en verwachtingen
De juridisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-voorziening aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te
1.2 werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van juridische terminologie • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken • Kennis van regels met
betrekking tot geheimhouding, bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels • Kennis van verschillen
tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen
• Toetsenbordvaardigheid
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief,
gegevensbestanden etc.) • Kennis en vaardigheid in
het gebruik van de Nederlandse taal
• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal • Inzicht in het belang voor
de organisatie van informatie-uitwisseling • Kennis van procedures bij
de rechtbank m.b.t. juridische dossiers stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de
organisaties/relaties.
Relaties bouwen en netwerken • Relaties opbouwen met mensen
• Relaties opbouwen op
verschillende niveaus
• Relatienetwerk
onderhouden en benutten
De juridisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de
leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf.
Aandacht en begrip tonen • Interesse tonen
• Luisteren
De juridisch secretaresse luistert goed naar de
gesprekspartners, geeft hun de ruimte tijdens het gesprek hun standpunten naar voren te brengen en toont belangstelling voor hun opvattingen.
1.4 werkproces: Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer
Omschrijving De juridisch secretaresse legt een (digitaal) dossier aan, deelt het in volgens voorschrift, registreert documenten en neemt deze op in het (digitale) dossier. Ze zoekt voor de bewaking van procedures en termijnen (fatale data), indien nodig voor de
dossiervorming, aanvullende informatie op in de eigen organisatie, de roladministratie, bij cliënten of daarvoor in aanmerking komende instanties bijv. de rechtbank of financiële instellingen en voegt deze toe aan het (digitale) dossier.
Gewenst resultaat De (digitale) dossiers zijn traceerbaar, actueel, toegankelijk, overzichtelijk, juist, volledig en tijdig beschikbaar. De vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn waar nodig gewaarborgd. De (digitale) dossiers voldoen aan alle voorschriften van de organisatie en/of de branche.
Competentie Component(en) Prestatie-indicator Vakkennis en vaardigheden
Vakdeskundigheid toepassen • Vakspecifieke mentale
vermogens aanwenden
• Vakspecifieke manuele
vaardigheden aanwenden
De juridisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij de (digitale) dossiervorming en het dossierbeheer, maakt efficiënt gebruik van het (digitale) registratie- en/of archiefsysteem, de benodigde apparatuur en overige hulpmiddelen tbv de verwerking, het beheer, het samenstellen en het uitlenen van documenten en dossiers.
• Communicatieve
vaardigheden
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van e-mailopties
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van de juridische
terminologie
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van de materialen en middelen voor het beheren en optimaliseren van een (elektronisch) archief.
• Kennis van de meest
bekende indeling van het recht (privaatrecht en publiekrecht) • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette
• Kennis van de organisatie van de rechterlijke macht in Nederland
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik
Analyseren • Informatie genereren uit
gegevens
• Gegevens controleren en
aannames toetsen
• Verbanden leggen
De juridisch secretaresse analyseert de verzamelde (digitale) informatie (gegevens/dossiers), selecteert de juiste
gegevens/documenten voor opname in bestaande of nieuwe (digitale) dossiers of verwijdering uit dossiers, structureert de gegevens om duidelijk te maken welke onderlinge samenhang er bestaat tussen gegevens en dossiers.
Instructies en procedures opvolgen • Instructies opvolgen • Werken conform voorgeschreven procedures
De juridisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist verzorgen van de dossiervorming en het dossierbeheer.
Ethisch en integer handelen • Integer handelen De juridisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het onderhouden en actualiseren van het (digitale) archief.
Formuleren en rapporteren • Vlot en bondig formuleren
• Communicatie op de
ontvanger(s) richten
De juridisch secretaresse formuleert vlot en bondig bij vragen naar of het overbrengen van zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de gesprekspartner(s).
1.4 werkproces: Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer
van een (digitaal) registratiesysteem
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken • Kennis van regels met
betrekking tot geheimhouding, bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels • Kennis van verschillen
tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen
• Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens
• Toetsenbordvaardigheid
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief,
gegevensbestanden etc.)
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties)
1.4 werkproces: Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer
• Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal
• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal • Inzicht in het belang voor
de organisatie
• Kennis van procedures bij de rechtbank m.b.t. juridische dossiers
1.5 werkproces: Onderhoudt het relatienetwerk
Omschrijving De juridisch secretaresse investeert actief in het opbouwen van goede werk-/klantrelaties. Ze onderhoudt contact met het relatienetwerk van de leidinggevende(n) en actualiseert de gegevens door deze tijdig te muteren. Ze legt de gegevens van organisaties en personen vast in een relationele database en geeft aan hoe relaties (contactpersoon, klant, leverancier etc.) met elkaar verbonden zijn.
Gewenst resultaat Het relatienetwerk is goed onderhouden, is actueel en gegevens zijn snel traceerbaar.
Competentie Component(en) Prestatie-indicator Vakkennis en vaardigheden
Aandacht en begrip tonen • Interesse tonen De juridisch secretaresse toont interesse voor de relaties in woord en geschrift, zorgt ervoor op de hoogte te blijven van wijzigingen die zich voordoen in de organisaties/relaties.
• Communicatieve
vaardigheden
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van e-mailopties • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette • Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van een (digitaal)
registratiesysteem
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken • Kennis van verschillen
tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen
• Toetsenbordvaardigheid
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken,
Samenwerken en overleggen • Afstemmen
• Proactief informeren
De juridisch secretaresse raadpleegt de relaties in haar netwerk voor het inwinnen van advies, verzoeken om hulp of het
gezamenlijk uitvoeren van taken, zorgt ervoor dat er in voorkomende gevallen wederdiensten worden verleend en maakt daar concrete afspraken over, overlegt tijdig en regelmatig met de relaties over afstemming van zaken die de gezamenlijke taken of organisaties aangaan, informeert de relaties tijdig over de voortgang van zaken en brengt hen op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn. Relaties bouwen en netwerken • Relaties opbouwen met
mensen
• Relaties opbouwen op
verschillende niveaus
• Relatienetwerk
onderhouden en benutten
De juridisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de
leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf.
Vakdeskundigheid toepassen • Vakspecifieke mentale
vermogens aanwenden
• Vakspecifieke manuele
vaardigheden aanwenden
De juridisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij de mondelinge en schriftelijke informatie-uitwisseling tbv haar netwerk en dat van de leidinggevende(n) en maakt efficiënt gebruik van benodigde hard- en software en overige hulpmiddelen.
Op de behoeften en
verwachtingen van de "klant" richten
• Aansluiten bij behoeften en verwachtingen
De juridisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze haar netwerk en dat van de leidinggevende(n) onderhoudt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te
1.5 werkproces: Onderhoudt het relatienetwerk
archief,
gegevensbestanden etc.) • Kennis en vaardigheid in
het gebruik van de Nederlandse taal
• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de
organisaties/relaties. Instructies en procedures opvolgen • Instructies opvolgen • Werken conform voorgeschreven procedures
De juridisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist onderhouden van het relatienetwerk.
Proces-competentie-matrix Juridisch secretaresse Kerntaak 2
Voert taken rondom planning en organisatie uit Competenties A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Werkprocessen 2.1 Beheert de agenda x x x x x x x 2.2 Regelt vergaderruimten en faciliteiten x x x x x 2.3 Organiseert bijeenkomsten 2.4 Maakt verslag en handelt
zaken af
x x x x x x
2.5 Ontvangt bezoekers x x x x x x x
2.6 Bereidt het spreekuur voor, ontvangt patiënten, maakt vervolgafspraken en handelt zaken af
2.7 Regelt reizen en accommodaties
x x x x x x x
2.8 Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af
Voert taken rondom planning en organisatie uit A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Werkprocessen 2.9 Handelt facturen en declaraties af x x x x
Betekenis van de kerntaak voor deze kwalificatie
In deze matrix is per kerntaak aangegeven welke competenties aangewend worden bij de uitvoering van de werkprocessen voor deze kwalificatie. Dit is zichtbaar door middel van een kruisje in de matrix.
Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.1 werkproces: Beheert de agenda
Omschrijving De juridisch secretaresse regelt en noteert afspraken van en voor de leidinggevenden(n), van zowel interne als externe contacten en houdt de agenda actueel. Ze synchroniseert de agenda’s, stemt agenda’s onderling af, bewaakt de afspraken en verzet ze indien nodig. Ze herinnert de leidinggevende(n) op gezette tijden aan de to-do’s. Ze bereidt afspraken voor en zorgt ook voor de opvolging ervan.
Gewenst resultaat De agenda wordt dusdanig beheerd dat de leidinggevende(n) goed en tijdig is geïnformeerd over het doel, de plaats en de datum van de afspraak en de te treffen voorbereidende werkzaamheden, waardoor de afspraak agendatechnisch volgens plan verloopt.
Competentie Component(en) Prestatie-indicator Vakkennis en vaardigheden
Samenwerken en overleggen • Afstemmen
• Proactief informeren
De juridisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming bij het beheer van de agenda, overlegt tijdig met de houders/beheerders van agenda’s van relaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het maken van afspraken, voert mutaties en nieuwe afspraken direct in en informeert betrokkenen op verzoek of op eigen initiatief tijdig over de voortgang bij actuele/nieuwe afspraken.
• Communicatieve vaardigheden • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette • Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van
communicatiemiddelen
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda
• Kennis van en
vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken • Kennis van verschillen
tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen
• Rekenvaardigheid
• Toetsenbordvaardigheid
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik
Plannen en organiseren • Activiteiten plannen
• Tijd indelen
De juridisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het beheren van de agenda, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Ze voert een flexibel beheer over de agenda en heeft inzicht in het belang van de afspraken.
Instructies en procedures opvolgen • Instructies opvolgen • Werken conform voorgeschreven procedures
De juridisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist beheren van de agenda.
Relaties bouwen en netwerken • Relaties opbouwen met mensen
• Relaties opbouwen op
verschillende niveaus
• Relatienetwerk
onderhouden en benutten
De juridisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de
leidinggevende(n) in de organisatie en haarzelf.
Vakdeskundigheid toepassen • Vakspecifieke mentale
vermogens aanwenden
De juridisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij het beheer van de (digitale) agenda van de directie/het management,
2.1 werkproces: Beheert de agenda
(internet, naslagwerken, archief,
gegevensbestanden etc.)
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) • Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda
• Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal
• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal • Kennis van procedures bij
de rechtbank m.b.t. juridische dossiers
• Vakspecifieke manuele
vaardigheden aanwenden
maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het agendabeheer.
Met druk en tegenslag omgaan • Effectief blijven presteren onder druk
De juridisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het beheren van de agenda.
Op de behoeften en
verwachtingen van de "klant" richten
• Aansluiten bij behoeften en verwachtingen
De juridisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze haar agenda voor de leidinggevende(n) onderhoudt aan op de verwachtingen door zich dienstverlenend en flexibel op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de totstandkoming ervan.
2.2 werkproces: Regelt vergaderruimten en faciliteiten
Omschrijving De juridisch secretaresse maakt bij het vastleggen van bijeenkomsten gebruik van een zaalreserveringssysteem. Ze voert de gegevens in of laat de gegevens invoeren, ze maakt een helder overzicht van de gegevens van de zaal, tijdstip, aanvang, duur en frequentie van de bijeenkomsten, de klantnaam, de contactpersoon, opmerkingen, of het een interne of externe bijeenkomst betreft en welke extra's (catering, beamer, laptop) zijn geboekt. Als de bijeenkomst een conference call of videoconference betreft, vraagt ze deze aan (bij een telefoniebedrijf). Vervolgens regelt ze de faciliteiten en organiseert de conference call of
videoconference.
Gewenst resultaat De gegevens zijn correct in het zaalreserveringssysteem verwerkt. De rapportage van de boekingen is overzichtelijk en actueel. De vergaderruimten en faciliteiten zijn geboekt.
Competentie Component(en) Prestatie-indicator Vakkennis en vaardigheden
Samenwerken en overleggen • Afstemmen
• Proactief informeren
De juridisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming bij het boeken van vergaderruimtes en faciliteiten, overlegt tijdig met de eigen collega’s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over ruimte en faciliteiten, toont flexibiliteit maar ook
vasthoudendheid bij het reserveren en boeken, voert mutaties en nieuwe afspraken direct in en informeert betrokkenen op verzoek of op eigen initiatief tijdig over de voortgang bij actuele/nieuwe afspraken.
• Communicatieve
vaardigheden
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van e-mailopties
• Kennis van de
kwaliteitseisen van de organisatie
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van een (digitaal)
registratiesysteem
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechniek en
• Kennis van financiële zaken en prijzen op de markt
• Rekenvaardigheid
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen Beslissen en activiteiten initiëren • Beslissingen nemen • Afgewogen risico's nemen • Verantwoordelijkheid nemen voor eigen beslissingen en activiteiten
De juridisch secretaresse boekt, al dan niet in een (digitaal) reserveringssysteem, op verzoek of op eigen initiatief
vergaderruimtes en faciliteiten voor de leidinggevenden(n), voert de gegevens van de boeking nauwgezet in in het
reserveringssysteem, wijst ruimte en faciliteiten toe en zorgt voor een overzichtelijke en actuele rapportage van de boekingen per periode.
Vakdeskundigheid toepassen • Vakspecifieke mentale
vermogens aanwenden
• Vakspecifieke manuele
vaardigheden aanwenden
De juridisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij het beheer van het (digitale) reserveringssysteem, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het boeken van vergaderruimtes en faciliteiten.
Plannen en organiseren • Activiteiten plannen
• Tijd indelen
De juridisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het boeken van vergaderruimtes en faciliteiten, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden rondom de boekingen in de gaten en stelt waar nodig bij.
2.2 werkproces: Regelt vergaderruimten en faciliteiten
(internet, naslagwerken, archief,
gegevensbestanden etc.)
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) • Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda
• Kennis van en
vaardigheid in het vinden van (regionale) locaties en faciliteiten
• Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal
• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Bedrijfsmatig handelen • Kostenbewust handelen De juridisch secretaresse gaat verantwoordelijk om met
middelen van de organisatie bij het boeken van vergaderruimtes en faciliteiten voor de leidinggevende(n), handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding.
2.4 werkproces: Maakt verslag en handelt zaken af
Omschrijving De juridisch secretaresse gaat van te voren na of een uitgebreid of beknopt verslag van een vergadering/werkoverleg nodig is of kan worden volstaan met een besluitenlijst. Ze leest ter voorbereiding op de vergadering de stukken door. Tijdens de vergadering maakt ze aantekeningen of notuleert ze mb.v. een laptop en/of opnameapparatuur. Na de vergadering maakt ze op basis van de aantekeningen een uitgebreid of beknopt verslag of een besluitenlijst.
Gewenst resultaat Het verslag is een juiste weergave van het besprokene en/of de besluiten. Het document is opgemaakt volgens de huisstijl.
Competentie Component(en) Prestatie-indicator Vakkennis en vaardigheden
Ethisch en integer handelen • Integer handelen De juridisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken.
• Communicatieve
vaardigheden
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van e-mailopties
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van de juridische
terminologie
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. • Kennis van regels met
betrekking tot geheimhouding, bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels • Toetsenbordvaardigheid • Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van opnameapparatuur
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van (digitale)
hulpmiddelen bij verslaglegging
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van officepakketten
Formuleren en rapporteren • Correct formuleren
• Structuur aanbrengen
• Vlot en bondig formuleren
• Communicatie op de
ontvanger(s) richten
De juridisch secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig en maakt onderscheidbij tussen hoofd- en bijzaken bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken, structureert de informatie en houdt rekening met de doelgroep
Vakdeskundigheid toepassen • Vakspecifieke mentale
vermogens aanwenden
• Vakspecifieke manuele
vaardigheden aanwenden
De juridisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij het maken van het verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het maken van een verslag en het afhandelen van zaken.
Plannen en organiseren • Activiteiten plannen
• Tijd indelen
De juridisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Instructies en procedures opvolgen • Instructies opvolgen • Werken conform voorgeschreven procedures
De juridisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist opstellen van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst.
Met druk en tegenslag omgaan • Effectief blijven presteren onder druk
De juridisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het maken
2.4 werkproces: Maakt verslag en handelt zaken af (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) • Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal
• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen
2.5 werkproces: Ontvangt bezoekers
Omschrijving De juridisch secretaresseontvangt (internationale) bezoekers/relaties, informeert in voorkomende gevallen naar het doel van het bezoek en voorziet hen van informatie. De bezoekers worden ingeschreven door de juridisch secretaresse. De juridisch
secretaresse verwijst of begeleidt de bezoekers naar de juiste persoon/personen.
Gewenst resultaat Bezoekers/relaties zijn correct ontvangen, voldoende geïnformeerd en doorverwezen naar de juiste plaats en/of persoon.
Competentie Component(en) Prestatie-indicator Vakkennis en vaardigheden
Aandacht en begrip tonen • Interesse tonen
• Luisteren
De juridisch secretaresse luistert goed naar de bezoekers of relaties en het doel van hun bezoek, voorziet hen van informatie, begeleidt hen evt. naar de gewenste locatie en communiceert onderhoudend over alledaagse onderwerpen (weer, verkeer).
• Communicatieve
vaardigheden
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van e-mailopties • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette • Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van
communicatiemiddelen
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechniek en • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken • Kennis van financiële
zaken en prijzen op de markt
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen Ethisch en integer handelen • Integer handelen De juridisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in
het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het ontvangen van bezoekers.
Presenteren • Duidelijk uitleggen en
toelichten
De juridisch secretaresse legt zaken mbt het af te leggen bezoek en/of de route naar de locatie duidelijk uit aan de bezoekers/relaties.
Met druk en tegenslag omgaan • Effectief blijven presteren onder druk
De juridisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het ontvangen van bezoekers/relaties.
Instructies en procedures opvolgen • Instructies opvolgen • Werken conform voorgeschreven procedures
De juridisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist ontvangen van bezoekers.
Relaties bouwen en netwerken • Relaties opbouwen met mensen
• Relaties opbouwen op
verschillende niveaus
• Relatienetwerk
onderhouden en benutten
De juridisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de
leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf.
Op de behoeften en
verwachtingen van de "klant"
• Aansluiten bij behoeften en verwachtingen
De juridisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze bezoekers ontvangt aan op de verwachtingen van de relaties door zich
2.5 werkproces: Ontvangt bezoekers
(internet, naslagwerken, archief,
gegevensbestanden etc.)
• Kennis van en
vaardigheid in het geven van instructies
• Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal
• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van (digitale)
hulpmiddelen afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de
2.7 werkproces: Regelt reizen en accommodaties
Omschrijving De juridisch secretaresse regelt binnen- en buitenlandse zakenreizen en hotelaccommodatie. Ze informeert naar de wensen voor de wijze van vervoer en verblijfsmogelijkheid en checkt de beschikbaarheid gebaseerd op deze wensen. Daarnaast regelt ze zonodig de kantoorbagage.
Gewenst resultaat De meest geschikte reis- en verblijfmogelijkheden voldoen aan de wensen, interesses en verwachtingen van de opdrachtgever.
Competentie Component(en) Prestatie-indicator Vakkennis en vaardigheden
Beslissen en activiteiten initiëren
• Beslissingen nemen
• Op eigen initiatief handelen
De juridisch secretaresse neemt op goede gronden en op eigen initiatief tijdig beslissingen over het boeken van reizen en accommodaties voor de directie/het management en andere personen in de organisatie.
• Communicatieve
vaardigheden
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van e-mailopties
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van een (digitaal)
registratiesysteem
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van
communicatiemiddelen
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van software / een instrument voor timemanagement • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechniek en • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken
Samenwerken en overleggen • Afstemmen
• Proactief informeren
De juridisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, overlegt tijdig met de eigen collega’s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over reizen en accommodaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het reserveren van reizen en
accommodaties.
Plannen en organiseren • Activiteiten plannen
• Tijd indelen
De juridisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, stelt prioriteiten, houdt zaken rondom de reserveringen/ boekingen in de gaten en stelt waar nodig bij.
Op de behoeften en
verwachtingen van de "klant" richten
• Aansluiten bij behoeften en verwachtingen
De juridisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze reizen regelt en accommodaties boekt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen en
knelpunten snel op te lossen.
Bedrijfsmatig handelen • Kostenbewust handelen De juridisch secretaresse gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het organiseren van bijeenkomsten voor de leidinggevende(n) en anderen in de organisatie, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding.
2.7 werkproces: Regelt reizen en accommodaties
• Kennis van financiële zaken en prijzen op de markt
• Rekenvaardigheid
• Toetsenbordvaardigheid
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief,
gegevensbestanden etc.)
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) • Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda
• Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal
• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van (digitale) hulpmiddelen Instructies en procedures opvolgen • Instructies opvolgen • Werken conform voorgeschreven procedures
De juridisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist regelen van reizen en boeken van accommodaties.
Met druk en tegenslag omgaan • Effectief blijven presteren onder druk
De juridisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle situaties bij het regelen van reizen en boeken van accommodaties.
2.9 werkproces: Handelt facturen en declaraties af
Omschrijving De juridisch secretaresse stelt declaraties, nota’s en rekeningen voor cliënten op. Ze controleert declaraties, kosten voor personele inzet, deurwaarderskosten, hoogte van griffierechten, subsidies van de raad voor de rechtsbijstand, nota's en aanvragen voor gefinancierde bijstand en handelt deze af of verwerkt de financiële gegevens in een geautomatiseerd boekhoudkundig systeem ter voorbereiding op de verwerking ervan door de financiële administratie.
Gewenst resultaat Facturen en declaraties zijn volgens voorschrift voorbereid ter verdere verwerking op de financiële administratie.
Competentie Component(en) Prestatie-indicator Vakkennis en vaardigheden
Ethisch en integer handelen • Integer handelen De juridisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het afhandelen van facturen en declaraties.
• Communicatieve vaardigheden • Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette • Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van een (digitaal)
registratiesysteem
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van
communicatiemiddelen
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. • Kennis van financiële
zaken
• Kennis van financiële zaken en prijzen op de markt
• Rekenvaardigheid
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen Instructies en procedures opvolgen • Instructies opvolgen • Werken conform voorgeschreven procedures
De juridisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het afhandelen van facturen en declaraties.
Bedrijfsmatig handelen • Financieel bewustzijn
tonen
• Kostenbewust handelen
De juridisch secretaresse weet wat de financiële consequenties zijn van de uitvoering van haar eigen werk, gaat met
zorgvuldigheid en verantwoordelijkheid om met financiële gegevens van cliënten en de eigen organisatie bij het afhandelen van facturen en declaraties.
Op de behoeften en
verwachtingen van de "klant" richten
• Aansluiten bij behoeften en verwachtingen
De juridisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze nota's en declaraties afhandelt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen en afspraken na te komen.
2.9 werkproces: Handelt facturen en declaraties af
(internet, naslagwerken, archief,
gegevensbestanden etc.)
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) • Inzicht in de wijze van
verwerking van financiële gegevens in de financiële administratie
• Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal
• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal
• Kennis van en
vaardigheid in het omgaan met financiële zaken • Kennis van en vaardigheid in het verwerken van (financiële) gegevens in een (project)administratie
