Details

(1)

4.1 Directiesecretaresse/Managementassistent

Algemene informatie

Context van de kwalificatie De directiesecretaresse/managementassistent is werkzaam in arbeidsorganisaties (groot, klein, profit, non-profit) waar sprake is van een secretariaat en een

directie/managementteam. Typerende

beroepshouding

Essentiële kennis en vaardigheden voor de

directiesecretaresses/managementassistenten zijn communicatieve vaardigheden, initiatief nemen en plannen en organiseren. Competenties als klantgerichtheid, accuratesse, integriteit, snel kunnen schakelen en een spin in 't web zijn erg belangrijk. Daarnaast wordt het belang van proactief zijn, ondersteunend en meedenkend werken steeds groter. Het gaat om de specifieke vaardigheden als foutloos Nederlands en Engels schrijven, probleemoplossend vermogen hebben en besluitvaardig zijn.

Deze vaardigheden zijn vooral van belang voor het helder in beeld krijgen van de wensen, belemmeringen en mogelijkheden van verschillende collega's en klanten. Daarnaast is zij in staat om op adequate wijze om te gaan met vertrouwelijke informatie, zodat de belangen van de eigen organisatie en de privacy van de klanten wordt gewaarborgd. Competenties als vakmanschap, stressbestendigheid,

communicatief vermogen, initiatief nemen en plannen en organiseren zijn essentieel voor de uitvoering van de werkzaamheden.

Niveau van de beroepsuitoefening

Niveau 4 Rol en

verantwoordelijkheden

De directiesecretaresse/managementassistent zorgt ervoor dat de directie, de manager of het managementteam voortdurend inzicht heeft in de voortgang van de werkzaamheden. Ze adviseert en ondersteunt de directie, de manager of het managementteam door het aandragen van oplossingen voor problemen die gerelateerd zijn aan haar taken. Ze is verantwoordelijk voor het administratief

ordenen en vastleggen van gegevens, voor het opstellen van een administratief plan, voor de coördinatie en de organisatie van de activiteiten, voor het reageren op verzoeken en klachten en het opbouwen en onderhouden van contacten met klanten of organisaties en speelt in op wisselende / onverwachte omstandigheden. Meer dan vroeger moet de directiesecretaresse/managementassistent beschikken over communicatieve en sociale vaardigheden. De

directiesecretaresse/managementassistent werkt zelfstandig binnen de gegeven taakstelling en heeft coördinerende taken. Ze moet inzicht in en overzicht over de informatiestromen houden.

Door de technologische veranderingen is ze super-user van systemen en pakketten met extra rechten en taken. Deze nieuwe rol stelt haar in staat als vraagbaak op te treden voor specifieke/specialistische (software)toepassingen.

Complexiteit Het beroep van de directiesecretaresse wordt gekenmerkt door een grote variatie in en onvoorspelbaarheid van activiteiten. Er wordt een steeds groter beroep gedaan op specialistische kennis en vaardigheden op het gebied van Nederlands, een moderne vreemde taal, verschillende culturen en ict. Er wordt eveneens

specialistische kennis gevraagd op het werkgebied/de branche, waarin ze werkzaam is. Ze moet de directie, de manager en het managementteam kunnen adviseren en ondersteunen. Daarnaast kan ze initiatieven nemen, ideeën stimuleren en zo nodig verbetervoorstellen doen. Door de technologische ontwikkelingen is het vak complexer geworden. Ze past de standaard computertoepassingen aan haar werkzaamheden en/of die van haar leidinggevenden aan of ontwikkelt nieuwe standaarden. De huidige directiesecretaresse/managementassistent besteedt meer tijd aan organisatorische en coördinerende taken.

Wettelijke

beroepsvereisten

Nee

Branche vereisten Nee

(2)

Nederlands en rekenen In overeenstemming met de wet Referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen zijn de voor het mbo vastgestelde referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen van toepassing. Voor deze kwalificatie zijn het referentieniveau Nederlands en het referentieniveau rekenen vastgesteld op 3F. De beroepseisen ten aanzien van Nederlands en rekenen zijn beschreven in deel C van dit dossier.

Moderne vreemde talen

Voor deze kwalificatie zijn de volgende eisen voor beheersing van het Engels van toepassing:

• het ERK-niveau B1 is van toepassing op de vaardigheden lezen en luisteren. • het ERK-niveau A2 is van toepassing op de vaardigheden gesprekken voeren,

spreken en schrijven.

De beroepseisen ten aanzien van een (moderne) vreemde taal (of talen) zijn beschreven in deel C van dit dossier. Het betreft een MVT naar keuze.

(3)

2.4 Directiesecretaresse/Managementassistent

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit

Proces-competentie-matrix Directiesecretaresse/Managementassistent Kerntaak 1

Voert taken rondom informatiemanagement uit

Competenties

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y

Werkprocessen

1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling

x x x x x x x x x

1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling

x x x x x x x

1.3 Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer x x x x x 1.5 Onderhoudt het relatienetwerk x x x x x x

1.6 Voert administratieve taken uit

x x x x

(4)

door middel van een kruisje in de matrix.

(5)

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit

1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling

Omschrijving De directiesecretaresse/managementassistent verwerkt, behandelt en bewaakt van de e-mails/ post. Ze verkrijgt inzicht in de inhoud en het belang van de ontvangen documenten zodat kan worden ingeschat wie de

e-mails/post kan afhandelen. Ze distribueert deze tijdig naar de belanghebbenden. De

directiesecretaresse/managementassistent zorgt voor een reactie op de ontvangen e-mails/post. Ze verwerkt teksten door voldoende informatie te verzamelen om tot een juiste inhoudelijke formulering te komen. Vervolgens bewaakt ze de voortgang en afhandeling van de correspondentie (zoals mailings, brieven, offertes, begeleidend schrijven, e-mails en vakbladen etc.). Ze registreert het product en archiveert het op de juiste wijze.

Gewenst resultaat Ingekomen e-mails/post zijn verwerkt en/of doorgestuurd voor afhandeling. De verzamelde gegevens voor uitgaande e-mails/post zijn relevant, actueel, volledig en tijdig beschikbaar. Ze zijn taalkundig en inhoudelijk correct, opgemaakt conform huisstijl, opgeslagen in de juiste (digitale) map en afgestemd op het doel en de doelgroep. Het document is voorzien van de juiste informatie en bijlage(n) en is op de juiste wijze verzonden of voor verzending gereed gemaakt.

Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator

• Communicatieve vaardigheden

• Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties

• Kennis en vaardigheid in het toepassen van materialen en middelen voor de verwerking van de (elektronische) post • Kennis van de kwaliteitseisen van de

organisatie

• Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette • Kennis van en vaardigheid in het gebruik

van communicatiemiddelen

• Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch)

archiveringssysteem.

• Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen

• Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens

• Toetsenbordvaardigheid

Analyseren

• Informatie genereren uit gegevens • Informatie uiteenrafelen

• Verbanden leggen

De directiesecretaresse/managementassistent analyseert de verzamelde informatie, selecteert de juiste gegevens, maakt onderscheid tussen hoofd- en bijzaken, brengt structuur aan in de teksten t.b.v. de schriftelijke informatie-uitwisseling en ziet welke plaats de informatie inneemt in het grotere geheel van de informatiestroom in een project en/of de organisatie. Samenwerken en overleggen

• Afstemmen

• Proactief informeren

De directiesecretaresse/managementassistent overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n)/collega's voor afstemming over de uitvoering van de taken m.b.t. de schriftelijke informatie-uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn.

Ethisch en integer handelen

• Integer handelen

De directiesecretaresse/managementassistent toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard. Formuleren en rapporteren

• Correct formuleren

• Structuur aanbrengen

• Vlot en bondig formuleren

De directiesecretaresse/managementassistent hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie

(6)

1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling • Kennis van en vaardigheid in het gebruik

van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief,

gegevensbestanden etc.)

• Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties)

• Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal

• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal

• Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling

• Communicatie op de ontvanger(s) richten die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de

doelgroep. Beslissen en activiteiten initiëren

• Beslissingen nemen

• Op eigen initiatief handelen

De directiesecretaresse/managementassistent neemt beslissingen over wie wat moet afhandelen, stuurt betreffende correspondentie tijdig door naar betrokkenen en handelt de overige schriftelijke informatie-uitwisseling op eigen initiatief af. Vakdeskundigheid toepassen

• Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden

• Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden

De directiesecretaresse/managementassistent werkt vlot en accuraat bij de schriftelijke informatie-uitwisseling en is bedreven in het gebruik van benodigde hard- en software.

Plannen en organiseren • Activiteiten plannen

• Tijd indelen

De directiesecretaresse/managementassistent plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij de schriftelijke informatie-uitwisseling, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij.

Instructies en procedures opvolgen • Instructies opvolgen

• Werken conform voorgeschreven procedures

De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor de juiste afhandeling van de taken m.b.t. de schriftelijke informatievoorziening. Met druk en tegenslag omgaan

• Effectief blijven presteren onder druk

De directiesecretaresse/managementassistent blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden.

(7)

1.2 werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling

Omschrijving De directiesecretaresse/managementassistent voert (telefoon)gesprekken, ze coördineert de informatiestromen van en naar de directie/manager(s) en voorziet de leidinggevende, indien nodig, van informatie over het te bespreken onderwerp. Ze beoordeelt de urgentie van verzoeken van in- en externe relaties/cliënten en ze bepaalt of en naar wie moet worden doorverwezen. Ze handelt zelf overige (telefoon)gesprekken af.

Gewenst resultaat De (telefoon)gesprekken zijn adequaat afgehandeld of aan de juiste persoon doorverbonden. Gesprekken die niet door de directiesecretaresse/managementassistent afgehandeld kunnen worden, zijn doorgespeeld aan collega’s of andere medewerkers.

• Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken • Kennis van verschillen tussen culturen en

vaardigheid in het omgaan met deze verschillen

• Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet,

naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.)

Beslissen en activiteiten initiëren

De directiesecretaresse/managementassistent neemt beslissingen over wie welke (telefoon)gesprekken moet afhandelen en handelt de overige mondelinge

informatie-uitwisseling op eigen initiatief af. Samenwerken en overleggen

• Afstemmen

De directiesecretaresse/managementassistent overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming over de uitvoering van de taken m.b.t. de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn.

Formuleren en rapporteren • Vlot en bondig formuleren

• Communicatie op de ontvanger(s) richten

De directiesecretaresse/managementassistent formuleert haar boodschap kort en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie en houdt rekening met de gesprekspartner(s).

Met druk en tegenslag omgaan

De directiesecretaresse/managementassistent blijft productief werken en stabiele prestaties leveren in een stressvolle omgeving, zodat de werkzaamheden met betrekking tot de mondelinge informatie-uitwisseling tijdig en efficiënt worden uitgevoerd.

Aandacht en begrip tonen

• Interesse tonen

• Luisteren

De directiesecretaresse/managementassistent luistert goed naar de gesprekspartners, geeft hun de ruimte tijdens het gesprek hun standpunten naar voren te brengen en toont belangstelling voor hun opvattingen.

(8)

1.2 werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling

Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten

• Aansluiten bij behoeften en verwachtingen

De directiesecretaresse/managementassistent sluit in de wijze waarop ze haar netwerk en dat van de directie/het management onderhoudt aan op de

verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties.

Relaties bouwen en netwerken

• Relaties opbouwen met mensen

• Relaties opbouwen op verschillende niveaus • Relatienetwerk onderhouden en benutten

De directiesecretaresse/managementassistent investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus t.b.v. de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf.

(9)

1.4 werkproces: Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer

Omschrijving De directiesecretaresse/managementassistent legt een nieuw (digitaal) dossier aan, deelt het in volgens voorschrift, kent een dossiernummer toe, registreert documenten en neemt deze op in het (digitale) dossier. Ze zoekt, indien nodig voor de dossiervorming, aanvullende informatie op in de eigen organisatie, bij cliënten of daarvoor in aanmerking komende instanties en voegt deze toe aan het (digitale) dossier. Ze stelt op verzoek van de leidinggevende(n) een dossier samen t.b.v. speciale projecten of bijeenkomsten in binnen- en buitenland. Gewenst resultaat De (digitale) dossiers zijn actueel, toegankelijk, traceerbaar, overzichtelijk, juist, volledig en tijdig beschikbaar. De

vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn waar nodig gewaarborgd. De (digitale) dossiers voldoen aan alle voorschriften van de organisatie en/of de branche.

Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator • Kennis van en vaardigheid in het gebruik

van de materialen en middelen voor het beheren en optimaliseren van een (elektronisch) archief.

• Kennis van regels met betrekking tot geheimhouding, bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels • Kennis van wettelijke regels m.b.t.

bescherming persoonsgegevens

Vakdeskundigheid toepassen

De directiesecretaresse/managementassistent werkt vlot en accuraat bij de (digitale) dossiervorming en het dossierbeheer, maakt efficiënt gebruik van het (digitale) registratie- en/of archiefsysteem, de benodigde

apparatuur en overige hulpmiddelen t.b.v. de verwerking, het beheer, het samenstellen en het uitlenen van documenten en dossiers.

Analyseren

• Informatie genereren uit gegevens

• Gegevens controleren en aannames toetsen

• Verbanden leggen

De directiesecretaresse/managementassistent analyseert de verzamelde (digitale) informatie (gegevens/dossiers), selecteert de juiste

gegevens/documenten voor opname in bestaande of nieuwe (digitale) dossiers of verwijdering uit dossiers, structureert de gegevens om duidelijk te maken welke onderlinge samenhang er bestaat tussen gegevens en dossiers.

De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist verzorgen van de dossiervorming en het dossierbeheer.

• Ethisch handelen

De directiesecretaresse/managementassistent toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het onderhouden en actualiseren van het (digitale) archief.

Formuleren en rapporteren • Vlot en bondig formuleren

De directiesecretaresse/managementassistent formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van de

(10)

1.4 werkproces: Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer

• Communicatie op de ontvanger(s) richten zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de

gesprekspartner(s).

(11)

1.5 werkproces: Onderhoudt het relatienetwerk

Omschrijving De directiesecretaresse/managementassistent investeert actief in het opbouwen van goede werk-/klantrelaties. Ze onderhoudt contact met het relatienetwerk van directie/manager(s) en actualiseert de gegevens door deze tijdig te muteren. Ze legt de gegevens van organisaties en personen vast in een relationele database en geeft aan hoe relaties (contactpersoon, klant, leverancier etc.) met elkaar verbonden zijn.

Gewenst resultaat Regelmatig mondeling en/of schriftelijk contact met de relaties, resulterend in een goed onderhouden en actueel relatienetwerk waarin gegevens snel traceerbaar zijn.

van een (digitaal) registratiesysteem • Kennis van en vaardigheid in het gebruik

van communicatiemiddelen • Kennis van en vaardigheid in het

toepassen van gesprekstechnieken • Kennis van verschillen tussen culturen en

• Interesse tonen

De directiesecretaresse/managementassistent onderhoudt actief contact met de interne en externe relaties van haar eigen netwerk en dat van haar leidinggevende(n), toont interesse voor de relaties in woord en geschrift, zorgt ervoor op de hoogte te blijven van wijzigingen die zich voordoen in de

organisaties/relaties . Samenwerken en overleggen

• Afstemmen

De directiesecretaresse/managementassistent

raadpleegt de relaties in haar netwerk voor het inwinnen van advies, verzoeken om hulp of het gezamenlijk uitvoeren van taken, zorgt ervoor dat er in voorkomende gevallen wederdiensten worden verleend en maakt daar concrete afspraken over, overlegt tijdig en regelmatig met de relaties over afstemming van zaken die de gezamenlijke taken of organisaties aangaan, informeert de relaties tijdig over de voortgang van zaken en brengt hen op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn.

De directiesecretaresse/managementassistent investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus t.b.v. de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf. Vakdeskundigheid toepassen

De directiesecretaresse/managementassistent werkt vlot en accuraat bij het onderhouden van haar relatienetwerk en dat van haar leidinggevende(n) en maakt efficiënt gebruik van benodigde hard- en software en overige hulpmiddelen.

(12)

1.5 werkproces: Onderhoudt het relatienetwerk

De directiesecretaresse/managementassistent sluit in de wijze waarop ze haar netwerk en dat van haar leidinggevende(n) onderhoudt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties.

De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist onderhouden van het relatienetwerk.

(13)

1.6 werkproces: Voert administratieve taken uit

Omschrijving De directiesecretaresse/managementassistent verwerkt verschillende soorten persoonlijke en niet-persoonlijke gegevens van en over personeelsleden (aan/afwezigheidsregistratie, verlofdagen, ziek- en herstelmeldingen, functionerings- en beoordelingsgesprekken) in een systeem voor gegevensbeheer en maakt periodiek of op verzoek rapporten en/of overzichten uit het systeem t.b.v. de directie/het management en/of input voor het (sociaal) jaarverslag. In voorkomende gevallen levert ze tekst aan voor de website of het intranet en/of

ondersteunt bij het gegevensonderhoud en de content hiervan en is ze medeverantwoordelijk voor het onderhoud (content) van de website of het intranet van de organisatie.

Gewenst resultaat De gegevens in de database en/of de (personeels)administratie zijn actueel en volledig. De rapportages zijn overzichtelijk en actueel. De verlofaanvragen, de aan- en afwezigheidsadministratie en de ziek- en

herstelmeldingen zijn verwerkt. Teksten op de website en/of intranet zijn actueel. De vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn waar nodig gewaarborgd.

• Rekenvaardigheid

De directiesecretaresse/managementassistent toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het uitvoeren van administratieve taken omtrent o.a. verlofaanvragen, aan- en afwezigheidsadministratie en ziek- en herstelmeldingen, functionerings- en

beoordelingsgesprekken. Formuleren en rapporteren

• Nauwkeurig en volledig rapporteren

De directiesecretaresse/managementassistent structureert de informatie of hanteert het

voorgeschreven format en houdt rekening met de doelgroep(en).

De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist uitvoeren van de administratieve taken.

Analyseren

• Informatie genereren uit gegevens

De directiesecretaresse/managementassistent haalt informatie uit verschillende

gegevensverzamelingen/bronnen ter actualisering van de (personeels)administratie en de website/het intranet.

(14)

Proces-competentie-matrix Directiesecretaresse/Managementassistent Kerntaak 2

Voert taken rondom planning en organisatie uit Competenties A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Werkprocessen 2.1 Beheert de agenda x x x x x x x 2.2 Regelt vergaderruimten en faciliteiten 2.3 Organiseert bijeenkomsten x x x x x x x x x x

2.4 Maakt verslag en handelt zaken af

x x x x x x

2.5 Ontvangt bezoekers x x x x x x x

2.6 Bereidt het spreekuur voor, ontvangt patiënten, maakt vervolgafspraken en handelt zaken af

2.7 Regelt reizen en accommodaties

x x x x x x x

2.8 Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af

x x x

(15)

Voert taken rondom planning en

organisatie uit A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y

Werkprocessen

2.9 Handelt facturen en declaraties af

Betekenis van de kerntaak voor deze kwalificatie

In deze matrix is per kerntaak aangegeven welke competenties aangewend worden bij de uitvoering van de werkprocessen voor deze kwalificatie. Dit is zichtbaar door middel van een kruisje in de matrix.

(16)

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.1 werkproces: Beheert de agenda

Omschrijving De directiesecretaresse/managementassistent regelt en noteert afspraken van en voor de directie/manager(s), van zowel interne als externe contacten. Ze synchroniseert de agenda’s, stemt agenda’s onderling af, bewaakt de afspraken en verzet ze indien nodig. Ze herinnert de directie/manager(s) op gezette tijden aan de to-do’s. Ze bereidt afspraken voor en zorgt ook voor de opvolging ervan. Ze beheert de agenda van de directie/manager(s) en haar eigen agenda.

Gewenst resultaat De agenda wordt dusdanig beheerd dat de directie/manager(s) goed en tijdig is geïnformeerd over het doel, de plaats en de datum van de afspraak en de te treffen voorbereidende werkzaamheden, waardoor de afspraak agendatechnisch volgens plan verloopt.

• Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda

Samenwerken en overleggen

• Afstemmen

De directiesecretaresse/managementassistent overlegt tijdig en regelmatig met de directie/het management voor afstemming bij het beheer van de agenda, overlegt tijdig met de houders/beheerders van agenda’s van relaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het maken van afspraken, voert mutaties en nieuwe afspraken direct in en informeert betrokkenen op verzoek of op eigen initiatief tijdig over de voortgang bij actuele/nieuwe afspraken.

• Tijd indelen

De directiesecretaresse/managementassistent plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het beheren van de agenda, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Ze voert een flexibel beheer over de agenda heeft inzicht in het belang van de afspraken.

Instructies en procedures opvolgen

• Instructies opvolgen

De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist beheren van de agenda.

• Relaties opbouwen op verschillende niveaus

De directiesecretaresse/managementassistent investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van)

(17)

2.1 werkproces: Beheert de agenda • Inzicht in het belang voor de organisatie • Inzicht in het belang voor de organisatie

van informatie-uitwisseling

• Relatienetwerk onderhouden en benutten goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de

directie/het management, de organisatie en haarzelf. Vakdeskundigheid toepassen

De directiesecretaresse/managementassistent werkt vlot en accuraat bij het beheer van de (digitale) agenda van de directie/het management, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het agendabeheer.

De directiesecretaresse/managementassistent blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het beheren van de agenda.

De directiesecretaresse/managementassistent sluit in de wijze waarop ze haar agenda voor de

directie/management onderhoudt aan op de

verwachtingen door zich dienstverlenend en flexibel op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de totstandkoming ervan.

(18)

2.3 werkproces: Organiseert bijeenkomsten

Omschrijving De directiesecretaresse/managementassistent informeert naar de doelstelling van de bijeenkomst

((internationale) bijeenkomsten zoals vergaderingen besprekingen, congressen, seminars, cursussen, trainingen). Bij de organisatie van een bijeenkomst hanteert ze een checklist/draaiboek. Ze selecteert een interne of een externe locatie, houdt rekening met de gevoeligheid van het onderwerp, het totaal aantal genodigden en of er speciale vereisten zijn met betrekking tot deze bijeenkomst. Ze informeert naar de kosten van de zaal, mogelijkheden voor zaalopstelling, de catering en elektronische voorzieningen etc. Ze overlegt met de directie/manager(s) over de locatie en reserveert deze evt. in een zaalreserveringssysteem of volgt een

procedure hiervoor. Ze voert de gegevens in of laat de gegevens invoeren en bevestigt de reservering. In overleg bespreekt ze de voorgestelde agenda, de te besteden tijd per onderwerp, en de persoon die elk onderwerp zal leiden. Ze verstuurt tijdig de uitnodiging met daarin alle informatie over de bijeenkomst. Ze verzendt indien mogelijk een (digitale) versie van het voorbereide dossier, zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden. Kort voor aanvang van de bijeenkomst checkt ze of alles in orde is.

Gewenst resultaat De locatie en de faciliteiten zijn gereserveerd op de geplande datum. De deelnemers zijn goed en tijdig geïnformeerd over het doel, de plaats en de datum van de bijeenkomst en op het juiste tijdstip voorzien van de benodigde informatie, waardoor de bijeenkomst (technisch) volgens plan verloopt.

• Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie

van een (digitaal) registratiesysteem • Kennis van en vaardigheid in het gebruik

toepassen van

onderhandelingstechnieken • Kennis van en vaardigheid in het

• Verantwoordelijkheid nemen voor eigen beslissingen en activiteiten

De directiesecretaresse/managementassistent neemt op goede gronden en op eigen initiatief tijdig

beslissingen over zaken die zich voordoen bij het organiseren van bijeenkomsten, hakt knopen door als haar bevoegdheden haar dat toestaan, houdt rekening met het budget van de organisatie en/of haar eigen budget, gaat verantwoordelijk om met de middelen, mijdt risico’s op overschrijding van het budget en neemt de verantwoordelijkheid op zich, indien zich onverhoopt een overschrijding van het budget voordoet.

• Afstemmen

De directiesecretaresse/managementassistent overlegt tijdig en regelmatig met de directie/het management voor afstemming over de uit te voeren taken en de informatievoorziening aan genodigden bij het

organiseren van bijeenkomsten, overlegt tijdig met de eigen collega’s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over zaken die met het organiseren van bijeenkomsten te maken hebben, toont flexibiliteit

(19)

• Kennis van en vaardigheid in het vinden van (regionale) locaties en faciliteiten • Kennis van en vaardigheid in het gebruik

van een planning, draaiboek of checklist • Kennis en vaardigheid in het gebruik van

de Nederlandse taal

• Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) reserveringssysteem

maar ook vasthoudendheid bij het organiseren van bijeenkomsten, houdt het budget in de gaten en verzorgt proactief de informatievoorziening aan

genodigden en medewerkers van de eigen organisatie. Met druk en tegenslag omgaan

De directiesecretaresse/managementassistent blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden. Bedrijfsmatig handelen

• Kostenbewust handelen

De directiesecretaresse/managementassistent gaat verantwoordelijk om met de middelen van de organisatie bij het plannen en organiseren van bijeenkomstenvoor de leidinggevende(n), handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding.

De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor de juiste afhandeling van de taken mbt het organiseren van bijeenkomsten. Presenteren

• Duidelijk uitleggen en toelichten

• Kernachtig communiceren

De directiesecretaresse/managementassistent legt tijdens de bijeenkomst zaken mbt de bijeenkomst duidelijk uit aan de deelnemers, geeft een kernachtige presentatie betreffende onderwerpen van

organisatorische, logistieke of communicatieve aard. Vakdeskundigheid toepassen

De directiesecretaresse/managementassistent werkt vlot en accuraat bij het organiseren van bijeenkomsten en maakt efficiënt gebruik van haar netwerk, de (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen. Plannen en organiseren

• Activiteiten plannen

• Tijd indelen

De directiesecretaresse/managementassistent plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het organiseren van bijeenkomsten mbv een planning of checklist, stelt prioriteiten, stemt

werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij.

(20)

De directiesecretaresse/managementassistent sluit in de wijze waarop ze bijeenkomsten organiseert aan op de verwachtingen van de relaties door zich

dienstverlenend op te stellen, knelpunten snel op te lossen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties.

Formuleren en rapporteren

De directiesecretaresse/managementassistent hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van mondelinge en/of schriftelijke zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de doelgroep.

(21)

2.4 werkproces: Maakt verslag en handelt zaken af

Omschrijving De directiesecretaresse/managementassistent gaat van te voren na of een uitgebreid of beknopt verslag nodig is of kan worden volstaan met een besluitenlijst. Ze leest ter voorbereiding op de vergadering de stukken door. Tijdens de vergadering maakt ze aantekeningen of ze notuleert m.b.v. een laptop en opnameapparatuur. Na de vergadering maakt ze op basis van de aantekeningen een uitgebreid of beknopt verslag of een besluitenlijst. Gewenst resultaat Het verslag is een juiste weergave van het besprokene. Het document is volgens de huisstijl.

• Kennis van en vaardigheid in het gebruik van opnameapparatuur

• Kennis van en vaardigheid in het gebruik van (digitale) hulpmiddelen bij

verslaglegging

De directiesecretaresse/managementassistent toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het maken van een verslag en de afhandeling van zaken.

Formuleren en rapporteren

De directiesecretaresse/managementassistent hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig en maakt

onderscheidbij tussen hoofd- en bijzaken bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken,

structureert de informatie en houdt rekening met de doelgroep

Vakdeskundigheid toepassen

De directiesecretaresse/managementassistent werkt vlot en accuraat bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de

bijeenkomst, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het maken van het verslag en het afhandelen van zaken.

• Tijd indelen

De directiesecretaresse/managementassistent plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het organiseren van bijeenkomsten mbv een planning of checklist, stelt prioriteiten, stemt

werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Instructies en procedures opvolgen

De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist opstellen van

(22)

2.4 werkproces: Maakt verslag en handelt zaken af

een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst

De directiesecretaresse/managementassistent blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het maken van het verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst.

(23)

2.5 werkproces: Ontvangt bezoekers

Omschrijving De directiesecretaresse/managementassistent ontvangt (internationale) bezoekers/relaties, informeert in voorkomende gevallen naar het doel van het bezoek en voorziet hen van informatie. De bezoekers worden

ingeschreven en de directiesecretaresse/ managementasssistent verwijst of begeleidt de bezoekers naar de juiste persoon/personen.

Gewenst resultaat Bezoekers/relaties zijn correct ontvangen, voldoende geïnformeerd en doorverwezen naar de juiste plaats en/of persoon.

van een (digitaal) registratiesysteem • Kennis van en vaardigheid in het

• Kennis van en vaardigheid in het geven van instructies

• Interesse tonen

• Luisteren

De directiesecretaresse/managementassistent luistert goed naar de bezoekers of relaties en het doel van hun bezoek, voorziet hen van informatie, begeleidt hen evt. naar de gewenste locatie en communiceert

onderhoudend over alledaagse onderwerpen (weer, verkeer).

Presenteren

• Duidelijk uitleggen en toelichten

De directiesecretaresse/managementassistent legt zaken mbt het af te leggen bezoek en/of de route naar de locatie duidelijk uit aan de bezoekers/relaties. Met druk en tegenslag omgaan

De directiesecretaresse/managementassistent blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het ontvangen van bezoekers/relaties.

De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist ontvangen van bezoekers.

De directiesecretaresse/managementassistent investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf. Op de behoeften en verwachtingen van de "klant"

richten

De directiesecretaresse/managementassistent sluit in de wijze waarop ze bezoekers ontvangt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend

(24)

2.5 werkproces: Ontvangt bezoekers

op te stellen, knelpunten snel op te lossen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de

organisaties/relaties. Ethisch en integer handelen

De directiesecretaresse/managementassistent toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het ontvangen van bezoekers.

(25)

2.7 werkproces: Regelt reizen en accommodaties

Omschrijving De directiesecretaresse/managementassistent regelt binnen- en buitenlandse zakenreizen en

hotelaccommodaties. Ze informeert naar de wensen voor de wijze van vervoer en verblijfsmogelijkheid en checkt de beschikbaarheid gebaseerd op deze wensen. Daarnaast regelt ze zonodig de kantoorbagage.

Gewenst resultaat De meest geschikte reis- en verblijfmogelijkheden voldoen aan de wensen, interesses en verwachtingen van de opdrachtgever.

toepassen van

onderhandelingstechnieken • Kennis van en vaardigheid in het

toepassen van gesprekstechnieken

• Kennis van en vaardigheid in het gebruik van (digitale) hulpmiddelen

• Kennis van de financiële zaken en prijzen op de markt

De directiesecretaresse/managementassistent neemt op goede gronden en op eigen initiatief tijdig

beslissingen over het boeken van reizen en

accommodaties voor de directie/het management en andere personen in de organisatie.

• Afstemmen

De directiesecretaresse/managementassistent overlegt tijdig en regelmatig met de directie/het management voor afstemming bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, overlegt hierover tijdig met de eigen collega’s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het reserveren van reizen en accommodaties, zodat de verhouding prijs-kwaliteit in evenwicht is.

• Tijd indelen

De directiesecretaresse/managementassistent plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, stelt prioriteiten, houdt zaken rondom de reserveringen/ boekingen in de gaten en stelt waar nodig bij.

De directiesecretaresse/managementassistent sluit in de wijze waarop ze reizen regelt en accommodaties boekt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen en knelpunten snel op te lossen.

(26)

2.7 werkproces: Regelt reizen en accommodaties

De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist regelen van reizen en boeken van accommodaties.

De directiesecretaresse/managementassistent blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle situaties bij het regelen van reizen en boeken van accommodaties.

Bedrijfsmatig handelen

• Financieel bewustzijn tonen

De directiesecretaresse/managementassistent gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het organiseren van bijeenkomsten voor de directie/het management en anderen in de organisatie, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding.

(27)

2.8 werkproces: Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af

Omschrijving De directiesecretaresse/managementassistent beheert een aantal kleine budgetten van de organisatie of afdeling (receptie bij jubilea of vertrekkende collega's, cadeaus bij huwelijken en geboortes). Ze beheert een klein budget waaruit de onkosten van vergaderingen en bijeenkomsten worden bekostigd (het jaarlijkse afdelingsuitje). Daarnaast beheert ze een klein budget voor het bijhouden van de kantoorvoorraad en het inkopen van goederen en diensten. Ze onderhandelt met leveranciers over de prijs van goederen en diensten. Ze controleert, verwerkt en betaalt de facturen die onder haar kleine budgetten vallen. Daarnaast verzamelt en ordent ze (financiële) gegevens (urenregistratie en onkostendeclaraties van interne- en externe projectmedewerkers, reisdeclaraties, offertes, nota’s, facturen) en verwerkt deze in een administratief systeem ter voorbereiding op de verwerking ervan door de financiële en/of projectadministratie.In voorkomende gevallen verricht ze werkzaamheden (offertes opvragen, overleg voeren over inhoud en financiële aspecten van contracten) rondom contracten, tarieven en looptijd contracten.

Gewenst resultaat De kleine budgetten zijn adequaat beheerd en de uitgaven zijn verantwoord. Facturen en declaraties zijn volgens voorschriften en procedures voorbereid ter verdere verwerking op de financiële administratie.Facturen zijn adequaat afgehandeld en tijdig betaald.

• Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie

• Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem • Kennis van en vaardigheid in het gebruik

• Kennis van en vaardigheid in het toepassen van

onderhandelingstechnieken

• Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor

De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures bij beheren van kleine budgetten en de afhandeling van financiële zaken.

De directiesecretaresse/managementassistent toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het beheren van kleine budgetten en het afhandelen van financiële zaken.

Bedrijfsmatig handelen

• Financieel bewustzijn tonen

De directiesecretaresse/managementassistent weet wat de financiële consequenties zijn van de uitvoering van haar eigen werk, gaat verantwoordelijk om met

middelen van de organisatie bij het beheren van kleine budgetten en de afhandeling van financiële zaken, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding.

(28)

2.8 werkproces: Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af tekstverwerking, spreadsheet, database

en presentaties)

• Inzicht in de wijze van verwerking van financiële gegevens in de financiële administratie

• Kennis van en vaardigheid in het omgaan met financiële zaken

• Kennis van en vaardigheid in het verwerken van (financiële) gegevens in een (project)administratie