Details

(1)

4.1 Secretaresse

Algemene informatie

Context van de kwalificatie De secretaresse is werkzaam in arbeidsorganisaties (groot, klein, profit, non-profit) waar sprake is van een secretariaat en een of meer leidinggevenden.

Typerende beroepshouding

Essentiële kennis en vaardigheden voor de secretaresse van de toekomst zijn klantgerichtheid, accuratesse, integriteit, snel kunnen schakelen en een spin in ’t web zijn voor de afdeling. Daarnaast wordt het belang van proactief zijn,

ondersteunend en meedenkend werken steeds groter. Het gaat om de specifieke vaardigheden als foutloos Nederlands en Engels schrijven, probleemoplossend vermogen hebben en besluitvaardig zijn.

Deze vaardigheden zijn vooral van belang bij het helder in beeld krijgen van de wensen, belemmeringen en mogelijkheden van verschillende collega’s en klanten. Daarnaast is zij in staat om op adequate wijze om te gaan met vertrouwelijke informatie, zodat de belangen van de eigen afdeling en de privacy van de klanten wordt gewaarborgd. Ook zijn de competenties als vakmanschap, drukbestendigheid, communicatief vermogen, initiatief nemen en plannen en organiseren essentieel voor de uitvoering van de werkzaamheden.

Niveau van de beroepsuitoefening

Niveau 3 Rol en

verantwoordelijkheden

De secretaresse zorgt ervoor dat de leidinggevende(n) voortdurend inzicht heeft in de voortgang van de werkzaamheden. Ze informeert en ondersteunt de

leidinggevende(n) door het aandragen van informatie voor werkzaamheden die gerelateerd zijn aan haar taken. Ze is verantwoordelijk voor het administratief

ordenen en vastleggen van gegevens, voor de organisatie van de diverse activiteiten, voor het reageren op verzoeken en klachten en het opbouwen en onderhouden van contacten met klanten of organisaties. Ze speelt in op wisselende / onverwachte omstandigheden. In veel gevallen maakt zij deel uit van een secretariaat. De secretaresse werkt zelfstandig binnen de gegeven taakstelling vanuit de afdeling en heeft uitvoerende taken. Ze werkt in opdracht maar neemt ook zelf het initiatief. De secretaresse kent de organisatie en het werkgebied, heeft een goed beeld van hoe het zit met verschillen in visies en culturen van medewerkers en relaties en houdt daar rekening mee. De secretaresse levert ondersteuning aan de afdeling en de leidinggevende op het gebied van verzamelen, wegen en verwerken van

gegevens, informatievoorziening, planning en organisatie en het maken van afspraken en speelt – binnen grenzen – in op wisselende/onverwachte

omstandigheden. Zij is verantwoordelijk voor haar eigen werk en neemt in geval van afwezigheid van de leidinggevende soms zelf initiatieven voor afhandeling van zaken en het geven van informatie en handelt zelfstandig routinematige zaken af. Voor minder routinematige zaken krijgt zij aanwijzingen. In grotere organisaties kan zij deel uitmaken van een secretariaat.

Complexiteit Het beroep van de secretaresse wordt gekenmerkt door een variatie in en

onvoorspelbaarheid van activiteiten. Er wordt een steeds groter beroep gedaan op specialistische kennis en vaardigheden op het gebied van Nederlands, een moderne vreemde taal, verschillende culturen en ict. Ze moet de leidinggevende(n) kunnen informeren en ondersteunen. Daarnaast kan ze initiatieven nemen, ideeën stimuleren en zo nodig verbetervoorstellen doen. Door de technologische

ontwikkelingen is het vak complexer geworden en doet de secretaresse dienst als vraagbaak voor de afdeling. Ze moet inzicht en overzicht houden over de

informatiestroom. Meer dan vroeger moet de secretaresse beschikken over communicatieve en sociale vaardigheden.

Wettelijke

beroepsvereisten

(2)

Nederlands en (moderne) vreemde talen, rekenen en wiskunde

In overeenstemming met de wet Referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen zijn de voor het mbo vastgestelde referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen van toepassing. Voor deze kwalificatie zijn het referentieniveau Nederlands en het referentieniveau rekenen vastgesteld op 2F. De beroepseisen ten aanzien van Nederlands en rekenen zijn beschreven in deel C van dit dossier.

De beroepseisen ten aanzien van een (moderne) vreemde taal (of talen) zijn beschreven in deel C van dit dossier. Het betreft MVT naar keuze.

(3)

2.1 Secretaresse

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit Proces-competentie-matrix Secretaresse

Kerntaak 1

Voert taken rondom informatiemanagement uit

Competenties

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y

Werkprocessen

1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling

x x x x x x x x x

1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling

x x x x x x x

1.3 Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief

x x x 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer 1.5 Onderhoudt het relatienetwerk x x x x x x

1.6 Voert administratieve taken uit

x x x

(4)

door middel van een kruisje in de matrix.

(5)

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit

1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling

Omschrijving De secretaresse verwerkt, behandelt en bewaakt de e-mails/post. Ze verkrijgt inzicht in de inhoud en het belang van de ontvangen documenten zodat kan worden ingeschat wie de e-mails/post kan afhandelen. Ze distribueert deze tijdig naar de

belanghebbenden. De secretaresse zorgt voor een reactie op de ontvangen e-mails/post. Ze verwerkt teksten op basis van concepten, instructies of eigen aantekeningen. Vervolgens bewaakt ze de voortgang en afhandeling van de correspondentie (zoals mailings, brieven, offertes, begeleidend schrijven, e-mails en vakbladen etc.). Ze registreert het product en archiveert het op de juiste wijze.

Gewenst resultaat Ingekomen e-mails/post zijn verwerkt, doorgestuurd voor afhandeling. De verzamelende gegevens voor uitgaande e-mails/post zijn relevant, actueel, volledig en tijdig beschikbaar. Ze zijn taalkundig en inhoudelijk correct, opgemaakt conform huisstijl,

opgeslagen in de juiste directory en afgestemd op het doel en de doelgroep. Het document is voorzien van de juiste informatie en bijlage(n) en is op de juiste wijze verzonden of voor verzending gereed gemaakt.

Competentie Component(en) Prestatie-indicator Vakkennis en vaardigheden

Analyseren • Informatie genereren uit

gegevens

• Verbanden leggen

• Gegevens controleren en

aannames toetsen

De secretaresse analyseert de verzamelde informatie op efficiente wijze, selecteert de juiste gegevens, verifieert de opdracht zonodig, waarna ze de gegevens nauwkeurig controleert en ziet welke plaats de informatie inneemt in het grotere geheel van de informatiestroom op de afdeling.

• Communicatieve

vaardigheden

• Kennis van en

vaardigheid in het gebruik van e-mailopties

• Kennis en vaardigheid in het toepassen van materialen en middelen voor de verwerking van de (elektronische) post • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette • Kennis van en

vaardigheid in het gebruik van

communicatiemiddelen

• Kennis van en

vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem.

Plannen en organiseren • Activiteiten plannen

• Tijd indelen

De secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij de schriftelijke informatie-uitwisseling, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij.

Instructies en procedures opvolgen • Instructies opvolgen • Werken conform voorgeschreven procedures

De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor de juiste afhandeling van de taken m.b.t. de schriftelijke informatievoorziening. Met druk en tegenslag omgaan • Effectief blijven presteren

onder druk

De secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden.

Samenwerken en overleggen • Afstemmen

• Proactief informeren

De secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de

leidinggevende(n)/collega's voor afstemming over de uitvoering van de taken m.b.t. de schriftelijke informatie-uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt

(6)

1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling

• Kennis van

kwaliteitseisen van de organisatie

• Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens

• Toetsenbordvaardigheid

• Kennis van en

vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief,

gegevensbestanden etc.)

• Kennis van en

vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) • Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal

• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal • Inzicht in het belang voor

de organisatie van informatie-uitwisseling hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van

belang zijn.

Ethisch en integer handelen • Integer handelen De secretaresse toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard.

Formuleren en rapporteren • Correct formuleren

• Structuur aanbrengen

• Communicatie op de

ontvanger(s) richten • Vlot en bondig formuleren

De secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig vanaf concept bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de doelgroep.

Vakdeskundigheid toepassen • Vakspecifieke mentale

vermogens aanwenden

• Vakspecifieke manuele

vaardigheden aanwenden

De secretaresse werkt vlot en accuraat bij de schriftelijke informatie-uitwisseling en is bedreven in het gebruik van de benodigde hardware. Beslissen en activiteiten initiëren • Beslissingen nemen • Op eigen initiatief handelen

De secretaresse neemt beslissingen over wie wat moet afhandelen, stuurt betreffende correspondentie tijdig door naar betrokkenen en handelt de overige schriftelijke

informatieuitwisseling op eigen initiatief af.

(7)

1.2 werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling

Omschrijving De secretaresse voert (telefoon)gesprekken, coördineert de informatiestromen van en naar de leidinggevende, voorziet de leidinggevende, indien nodig, van informatie over het te bespreken onderwerp en zorgt zelf voor afhandeling van overige (telefoon)gesprekken. Ze beoordeelt in voorkomende gevallen de urgentie van verzoeken om (telefonisch) contact met de leidinggevende(n).

Gewenst resultaat De (telefoon)gesprekken zijn adequaat afgehandeld of aan de juiste persoon doorverbonden. Gesprekken die niet door de secretaresse afgehandeld kunnen worden, zijn doorgespeeld aan collega’s of andere medewerkers.

Beslissen en activiteiten initiëren

• Beslissingen nemen

• Op eigen initiatief handelen

De secretaresse bepaalt welke telefoongesprekken moeten worden doorverbonden naar de leidinggevende(n) en welke ze zelf kan afhandelen; de overige mondelinge

informatieuitwisseling handelt ze op eigen initiatief af.

• Communicatieve vaardigheden • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette • Kennis van en

vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken • Kennis van verschillen

tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen

• Kennis van en

gegevensbestanden etc.) • Kennis en vaardigheid in

het gebruik van de Nederlandse taal

leidinggevende(n) voor afstemming over de uitvoering van de taken mbt de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt

hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn.

Formuleren en rapporteren • Vlot en bondig formuleren

ontvanger(s) richten

De secretaresse formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de gesprekspartner(s). Met druk en tegenslag omgaan • Effectief blijven presteren

onder druk

De secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling.

Aandacht en begrip tonen • Interesse tonen

• Luisteren

De secretaresse luistert goed naar de gesprekspartners, geeft hun de ruimte tijdens het gesprek hun standpunten naar voren te brengen en toont belangstelling voor hun opvattingen. Op de behoeften en

verwachtingen van de "klant" richten

• Aansluiten bij behoeften en verwachtingen

De secretaresse sluit in de wijze waarop ze zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatievoorziening aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties.

(8)

1.2 werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling

de organisatie van informatie-uitwisseling Relaties bouwen en netwerken • Relaties opbouwen met

mensen

• Relaties opbouwen op

verschillende niveaus

• Relatienetwerk

onderhouden en benutten

De secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf.

(9)

1.3 werkproces: Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief

Omschrijving De secretaresse onderhoudt en actualiseert het (digitale)archief (scant, kopieert, selecteert, codeert, ordent en archiveert). Gewenst resultaat De (digitale) dossiers zijn actueel, toegankelijk, traceerbaar, overzichtelijk, juist, volledig en tijdig beschikbaar. De vertrouwelijkheid

en geheimhouding zijn waar nodig gewaarborgd. De (digitale) dossiers voldoen aan alle voorschriften van de organisatie en/of de branche.

Ethisch en integer handelen • Integer handelen De secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het onderhouden en actualiseren van het (digitale) archief.

vaardigheid in het gebruik van een (digitaal)

registratiesysteem

• Kennis van en

vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken • Kennis van verschillen

• Kennis van en

vaardigheid in het gebruik

vermogens aanwenden

De secretaresse werkt vlot en accuraat bij het beheren van het (digitale) archief en maakt efficiënt gebruik van het (digitale) registratie- en/of archiefsysteem, de benodigde apparatuur en overige hulpmiddelen. Instructies en procedures opvolgen • Instructies opvolgen • Werken conform voorgeschreven procedures

De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist beheren van het (digitale) archief.

(10)

1.3 werkproces: Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) • Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal

de organisatie

(11)

1.5 werkproces: Onderhoudt het relatienetwerk

Omschrijving De secretaresse investeert actief in het opbouwen van goede werk-/klantrelaties. Ze onderhoudt contact met het relatienetwerk van de leidinggevende en actualiseert de gegevens door deze tijdig te muteren. Ze legt de gegevens van organisaties en

personen vast in een relationele database en geeft aan hoe relaties (contactpersoon, klant, leverancier etc.) met elkaar verbonden zijn.

Gewenst resultaat Het relatienetwerk is goed onderhouden, is actueel en gegevens zijn snel traceerbaar.

Aandacht en begrip tonen • Interesse tonen De secretaresse toont interesse voor de relaties in woord en

geschrift, zorgt ervoor op de hoogte te blijven van wijzigingen die zich voordoen in de organisaties/relaties .

• Communicatieve

vaardigheden

• Kennis van en

vaardigheid in het gebruik van e-mailopties • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette • Kennis van en

registratiesysteem

• Kennis van en

vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken • Kennis van verschillen

De secretaresse raadpleegt de relaties in haar netwerk voor het inwinnen van advies, verzoeken om hulp of het gezamenlijk uitvoeren van taken, zorgt ervoor dat er in voorkomende gevallen wederdiensten worden verleend en maakt daar concrete afspraken over, overlegt tijdig en regelmatig met de relaties over afstemming van zaken die de gezamenlijke taken of organisaties aangaan, informeert de relaties tijdig over de voortgang van zaken en brengt hen op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn.

Relaties bouwen en netwerken • Relaties opbouwen met mensen

• Relatienetwerk

De secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de afdeling of organisatie en haarzelf.

vermogens aanwenden

De secretaresse werkt vlot en accuraat bij de mondelinge en schriftelijke informatie-uitwisseling tbv haar netwerk en dat van de leidinggevende(n) en maakt efficiënt gebruik van benodigde hard- en software en overige hulpmiddelen.

Op de behoeften en

De secretaresse sluit in de wijze waarop ze haar netwerk en dat van de leidinggevende(n) onderhoudt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen,

afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties.

(12)

1.5 werkproces: Onderhoudt het relatienetwerk

• Kennis van en

• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Instructies en procedures opvolgen • Instructies opvolgen • Werken conform voorgeschreven procedures

De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist

onderhouden van het relatienetwerk.

(13)

1.6 werkproces: Voert administratieve taken uit

Omschrijving De secretaresse verwerkt gegevens in een systeem voor gegevensbeheer. Ze registreert verlofaanvragen verzorgt de aan- en afwezigheidsadministratie en de ziek- en herstelmeldingen. Ze maakt periodiek of op verzoek rapporten en/of overzichten uit het systeem t.b.v. de leidinggevende(n) en/of input voor het sociaal jaarverslag.

Gewenst resultaat De verlofaanvragen, de aan- en afwezigheidsadministratie en de ziek- en herstelmeldingen zijn verwerkt. De rapporten zijn overzichtelijjk en actueel. De vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn waar nodig gewaarborgd.

Ethisch en integer handelen • Integer handelen De secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het uitvoeren van administratieve taken omtrent o.a.

verlofaanvragen, aan- en afwezigheidsadministratie en ziek- en herstelmeldingen.

• Communicatieve

vaardigheden

• Kennis van en

vaardigheid in het gebruik van e-mailopties • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette • Kennis van en

registratiesysteem

• Kennis van en

• Rekenvaardigheid

• Kennis van en

Formuleren en rapporteren • Nauwkeurig en volledig

rapporteren

De secretaresse structureert de informatie of hanteert het voorgeschreven format en houdt rekening met de

doelgroep(en). Instructies en procedures opvolgen • Instructies opvolgen • Werken conform voorgeschreven procedures

De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist uitvoeren van de administratieve taken.

(14)

1.6 werkproces: Voert administratieve taken uit

• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal

(15)

Proces-competentie-matrix Secretaresse Kerntaak 2

Voert taken rondom planning en organisatie uit Competenties A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Werkprocessen 2.1 Beheert de agenda x x x x x x x 2.2 Regelt vergaderruimten en faciliteiten 2.3 Organiseert bijeenkomsten x x x x x x x x x

2.4 Maakt verslag en handelt zaken af

x x x x x x

2.5 Ontvangt bezoekers x x x x x x x

2.6 Bereidt het spreekuur voor, ontvangt patiënten, maakt vervolgafspraken en handelt zaken af

2.7 Regelt reizen en accommodaties

x x x x x x x

2.8 Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af

(16)

Voert taken rondom planning en organisatie uit A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Werkprocessen 2.9 Handelt facturen en declaraties af x x x

Betekenis van de kerntaak voor deze kwalificatie

In deze matrix is per kerntaak aangegeven welke competenties aangewend worden bij de uitvoering van de werkprocessen voor deze kwalificatie. Dit is zichtbaar door middel van een kruisje in de matrix.

(17)

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.1 werkproces: Beheert de agenda

Omschrijving De secretaresseregelt en noteert interne en externe afspraken van en voor de leidinggevende(n). Ze synchroniseert de agenda’s, stemt agenda’s onderling af, bewaakt de afspraken en verzet ze indien nodig. Ze bereidt afspraken voor en zorgt op verzoek van de leidinggevende ook voor de opvolging ervan .

Gewenst resultaat De agenda wordt dusdanig beheerd dat de leidinggevende(n) goed en tijdig is geïnformeerd over het doel, de plaats en de datum van de afspraak, waardoor de afspraak agendatechnisch volgens plan verloopt.

De secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n)voor afstemming bij het beheer van de

agenda, overlegt tijdig met de houders/beheerders van agenda’s van relaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het maken van afspraken, voert mutaties en nieuwe afspraken direct in en informeert betrokkenen op verzoek of op eigen initiatief tijdig over de voortgang bij actuele/nieuwe afspraken.

• Kennis van en

vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda

• Kennis van en

vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken,

• Tijd indelen

De secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die

uitgevoerd moeten worden bij het beheren van de agenda, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Ze voert een flexibel beheer over de agenda en heeft inzicht in het belang van de afspraken.

Instructies en procedures opvolgen • Instructies opvolgen • Werken conform voorgeschreven procedures

De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist beheren van de agenda.

• Relatienetwerk

De secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf.

vermogens aanwenden

De secretaresse werkt vlot en accuraat bij het beheer van de (digitale) agenda van de leidinggevende(n) , maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het agendabeheer.

(18)

2.1 werkproces: Beheert de agenda

archief,

• Kennis van en

de organisatie Met druk en tegenslag omgaan • Effectief blijven presteren

onder druk

De secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het beheren van de agenda.

Op de behoeften en

De secretaresse sluit in de wijze waarop ze haar agenda voor de leidinggevende(n) onderhoudt aan op de verwachtingen door zich dienstverlenend en flexibel op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de totstandkoming ervan.

(19)

2.3 werkproces: Organiseert bijeenkomsten

Omschrijving De secretaresse informeert naar de doelstelling van de bijeenkomst (kleinschalige bijeenkomsten zoals vergaderingen, jubilea, open dagen, trainingen etc.). Bij de organisatie van een bijeenkomst hanteert ze een checklist/draaiboek. Ze selecteert een interne of een externe locatie, het totaal aantal genodigden en of er speciale vereisten zijn met betrekking tot deze bijeenkomst. Ze informeert naar de kosten van de zaal, mogelijkheden voor zaalopstelling, de catering en elektronische voorzieningen etc. Ze overlegt met de leidinggevende(n) over de locatie en reserveert deze evt.in een zaalreserveringssysteem of volgt een procedure hiervoor. Ze voert de gegevens in of laat de gegevens invoeren en bevestigt de reservering. In overleg bespreekt ze de

voorgestelde agenda, de te besteden tijd per onderwerp. Ze verstuurt tijdig de uitnodiging met daarin alle informatie over de bijeenkomst. Ze verzendt indien mogelijk een (digitale) versie van het voorbereide dossier, zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden. Kort voor aanvang van de bijeenkomst checkt ze of alles in orde is.

Gewenst resultaat De locatie en de faciliteiten zijn gereserveerd op de geplande datum. De deelnemers zijn goed en tijdig geïnformeerd over het doel, de plaats en de datum van de bijeenkomst en op het juiste tijdstip voorzien van de benodigde informatie, waardoor de bijeenkomst (technisch) volgens plan verloopt.

• Verantwoordelijkheid nemen voor eigen beslissingen en activiteiten

De secretaresse neemt tijdig beslissingen over de zaken die zich voordoen bij het organiseren van bijeenkomsten, hakt knopen door als haar bevoegdheden haar dat toestaan, houdt rekening met het budget van de organisatie en gaat

verantwoordelijk om met de middelen.

• Communicatieve

vaardigheden

• Kennis van en

vaardigheid in het gebruik van e-mailopties • Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette • Kennis van en

• Kennis van en

vaardigheid in het toepassen van

Bedrijfsmatig handelen • Kostenbewust handelen De secretaresse gaat verantwoordelijk om met middelen van de

organisatie bij het organiseren van bijeenkomsten voor de leidinggevende(n), handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding. Instructies en procedures opvolgen • Instructies opvolgen • Werken conform voorgeschreven procedures

De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor de juiste afhandeling van de taken mbt het organiseren van bijeenkomsten.

Presenteren • Duidelijk uitleggen en

toelichten

• Kernachtig

communiceren

De secretaresse legt tijdens de bijeenkomst zaken mbt de bijeenkomst duidelijk uit aan de deelnemers, geeft een kernachtige presentatie betreffende onderwerpen van organisatorische, logistieke of communicatieve aard.

vermogens aanwenden

De secretaresse werkt vlot en accuraat bij het organiseren van bijeenkomsten en maakt efficiënt gebruik van haar netwerk, de (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het

(20)

2.3 werkproces: Organiseert bijeenkomsten onderhandelingstechniek en • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken • Kennis van kwaliteitseisen van de organisatie

• Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen

• Kennis van en

vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) • Kennis van en

vaardigheid in het vinden van (regionale) locaties en faciliteiten

• Kennis van en

vaardigheid in het gebruik van een planning,

draaiboek of checklist

• Tijd indelen

De secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het organiseren van bijeenkomsten mbv een checklist, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij.

• Vlot en bondig formuleren

De secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij het

overbrengen van mondelinge en/of schriftelijke zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de doelgroep.

leidinggevende(n) voor afstemming over de uit te voeren taken en de informatievoorziening aan genodigden bij het organiseren van bijeenkomsten, overlegt tijdig met de eigen collega’s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over zaken die met het organiseren van bijeenkomsten te maken hebben, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het organiseren van bijeenkomsten, houdt het budget in de gaten en verzorgt proactief de informatievoorziening aan genodigden en medewerkers van de eigen organisatie.

Met druk en tegenslag omgaan • Effectief blijven presteren onder druk

De secretaresse gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het organiseren van bijeenkomsten voor de leidinggevende(n), handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding.

(21)

2.3 werkproces: Organiseert bijeenkomsten

• Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal

de organisatie

• Kennis van en

vaardigheid in het omgaan met financiële zaken

(22)

2.4 werkproces: Maakt verslag en handelt zaken af

Omschrijving De secretaresse gaat van te voren na of een uitgebreid of beknopt verslag nodig is of kan worden volstaan met een besluitenlijst. Ze leest ter voorbereiding op de vergadering de stukken door. Tijdens de vergadering maakt ze aantekeningen of notuleert ze mb.v. een laptop en/of opnameapparatuur. Na de vergadering maakt ze op basis van de aantekeningen een uitgebreid of beknopt verslag of een besluitenlijst.

Gewenst resultaat Het verslag is een juiste weergave van het besprokene. Het document is opgemaakt volgens de huisstijl.

Ethisch en integer handelen • Integer handelen De secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken.

• Kennis van en

vaardigheid in het gebruik van opnameapparatuur

• Kennis van en

vaardigheid in het gebruik van (digitale)

hulpmiddelen bij verslaglegging

• Kennis van en

vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking,

• Vlot en bondig formuleren

De secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig en maakt

onderscheidbij tussen hoofd- en bijzaken bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken, structureert de informatie en houdt rekening met de doelgroep

• Tijd indelen

De secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die

uitgevoerd moeten worden bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Instructies en procedures opvolgen • Instructies opvolgen • Werken conform voorgeschreven procedures

De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist opstellen van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst

Met druk en tegenslag omgaan • Effectief blijven presteren onder druk

De secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst.

vermogens aanwenden

De secretaresse werkt vlot en accuraat bij het maken van het verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en

(23)

2.4 werkproces: Maakt verslag en handelt zaken af

spreadsheet, database en presentaties)

• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal overige hulpmiddelen tbv het maken van een verslag en het

(24)

2.5 werkproces: Ontvangt bezoekers

Omschrijving De secretaresseontvangt bezoekers/relaties, informeert in voorkomende gevallen naar het doel van het bezoek en voorziet hen van informatie. De bezoekers worden ingeschreven door de secretaresse. De secretaresse verwijst of begeleidt de bezoekers naar de juiste persoon/personen.

Gewenst resultaat Bezoekers/relaties zijn correct ontvangen, voldoende geïnformeerd en doorverwezen naar de juiste plaats en/of persoon.

Aandacht en begrip tonen • Interesse tonen

• Luisteren

De secretaresse luistert goed naar de bezoekers of relaties en het doel van hun bezoek, voorziet hen van informatie, begeleidt hen evt. naar de gewenste locatie en communiceert

onderhoudend over alledaagse onderwerpen (weer, verkeer)

registratiesysteem

• Kennis van en

vaardigheid in het geven van instructies

• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Ethisch en integer handelen • Integer handelen De secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het

omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het ontvangen van bezoekers.

Presenteren • Duidelijk uitleggen en

toelichten

De secretaresse legt zaken mbt het af te leggen bezoek en/of de route naar de locatie duidelijk uit aan de bezoekers/relaties. Met druk en tegenslag omgaan • Effectief blijven presteren

onder druk

De secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het ontvangen van bezoekers/relaties. Instructies en procedures opvolgen • Instructies opvolgen • Werken conform voorgeschreven procedures

De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist ontvangen van bezoekers.

• Relatienetwerk

De secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de directie/het management, de organisatie en haarzelf.

Op de behoeften en

De secretaresse sluit in de wijze waarop ze bezoekers ontvangt aan op de verwachtingen van de relaties door zich

dienstverlenend op te stellen, knelpunten snel op te lossen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties.

(25)

2.7 werkproces: Regelt reizen en accommodaties

Omschrijving De secretaresse regelt binnen- en buitenlandse zakenreizen en hotelaccommodatie. Ze informeert naar de wensen voor de wijze van vervoer en verblijfsmogelijkheid en checkt de beschikbaarheid gebaseerd op deze wensen. Daarnaast regelt ze zonodig de kantoorbagage.

Gewenst resultaat De meest geschikte reis- en verblijfmogelijkheden voldoen aan de wensen, interesses en verwachtingen van de opdrachtgever.

• Op eigen initiatief handelen

De secretaresseneemt op goede gronden en op eigen initiatief tijdig beslissingen over het boeken van reizen en

accommodaties voor de directie/het management en andere personen in de organisatie.

• Communicatieve

vaardigheden

• Kennis van en

vaardigheid in het gebruik van e-mailopties

• Kennis van en

vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechniek en • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken • Kennis van financiële

zaken en prijzen op de markt

• Kennis van en

leidinggevende(n) voor afstemming bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, overlegt tijdig met de eigen collega’s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over reizen en accommodaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het reserveren van reizen en

accommodaties, zodat de verhouding pris-kwaliteit in evenwicht is.

• Tijd indelen

De secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, stelt prioriteiten, houdt zaken rondom de reserveringen/ boekingen in de gaten en stelt waar nodig bij.

Op de behoeften en

De secretaresse sluit in de wijze waarop ze reizen regelt en accommodaties boekt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen en knelpunten snel op te lossen.

Bedrijfsmatig handelen • Financieel bewustzijn

tonen

• Kostenbewust handelen

De secretaresse gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het organiseren van bijeenkomsten voor de directie/het management en anderen in de organisatie, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding Instructies en procedures opvolgen • Instructies opvolgen • Werken conform voorgeschreven procedures

De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist regelen van reizen en boeken van accommodaties.

(26)

2.7 werkproces: Regelt reizen en accommodaties

• Kennis van en

• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal

• Kennis van en

vaardigheid in het gebruik van (digitale)

hulpmiddelen Met druk en tegenslag omgaan • Effectief blijven presteren

onder druk

De secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle situaties bij het regelen van reizen en boeken van accommodaties.

(27)

2.9 werkproces: Handelt facturen en declaraties af

Omschrijving De secretaresse verzamelt en ordent financiële gegevens (onkostendeclaraties van medewerkers, reisdeclaraties, offertes, nota’s, facturen) en verwerkt ze in een administratief systeem ter voorbereiding op de verwerking ervan door de financiële administratie. Gewenst resultaat Facturen en declaraties zijn volgens voorschriften en procedures voorbereid ter verdere verwerking op de financiële administratie.

Ethisch en integer handelen • Integer handelen De secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het afhandelen van facturen en declaraties.

• Kennis van de

kwaliteitseisen van de organisatie

• Kennis van en

registratiesysteem

• Kennis van en

vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) • Inzicht in de wijze van

verwerking van financiële gegevens in de financiële administratie

• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Instructies en procedures opvolgen • Instructies opvolgen • Werken conform voorgeschreven procedures

De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist afhandelen van facturen en declaraties.

Bedrijfsmatig handelen • Kostenbewust handelen De secretaresse weet wat de financiële consequenties zijn van de uitvoering van haar eigen werk, gaat met zorgvuldigheid en verantwoordelijkheid om met financiële gegevens van relaties en de eigen organisatie bij het afhandelen van facturen en declaraties.

(28)

2.9 werkproces: Handelt facturen en declaraties af

• Kennis van en

vaardigheid in het omgaan met financiële zaken