OVEREENKOMST TUSSEN [NAAM INSTELLING] EN DE KONINKLIJKE BIBLIOTHEEK DE ONDERGETEKENDEN:
A. [INSTELLING], gevestigd en kantoorhoudende aan [ADRES], te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door [NAAM, FUNCTIE], hierna te noemen “de instelling”,
en
B. De Koninklijke Bibliotheek, gevestigd en kantoorhoudende aan Prins Willem-Alexanderhof 5, 2595 BE Den Haag, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw Lily Knibbeler, Algemeen Directeur, hierna te noemen “KB”,
hierna ook gezamenlijk dan wel afzonderlijk aan te duiden als “Partijen” c.q. ‘’Partij”;
IN AANMERKING NEMENDE DAT:
a. Het landelijk conserveringsprogramma Metamorfoze de uitvoering van het traject Boeken, Kranten Tijdschriften (BKT) inzake de conservering en
digitalisering van boeken, kranten en tijdschriften met ingang van 2011 heeft belegd bij KB;
b. KB en de [INSTELLING] ten behoeve van het Metamorfozeproject een gezamenlijk project uitvoeren met als doel boeken te digitaliseren;
c. De subsidietoekenningsbrief d.d. [DATUM] als voorwaarde voor de toekenning van de Metamorfoze-subsidie stelt dat de [INSTELLING] een
samenwerkingsovereenkomst met KB sluit ten behoeve van de uitvoering van de voor Metamorfoze benodigde werkzaamheden;
d. De in de vorige overweging bedoelde samenwerkingsovereenkomst de onderhavige overeenkomst tussen KB en de [INSTELLING] betreft, waarin de wederzijdse rechten en verplichtingen worden geregeld.
VERKLAREN ALS VOLGT TE ZIJN OVEREENGEKOMEN: Artikel 1. Begripsomschrijvingen
In deze Overeenkomst wordt verstaan onder:
De boeken de boeken zoals gespecificeerd in Bijlage 2. Overeenkomst De onderhavige samenwerkingsovereenkomst
tussen KB en de [INSTELLING], bestaande uit [AANTAL] pagina’s inclusief 3 bijlagen.
Digitale bestanden* Masterbestanden van alle pagina’s (JP2 formaat, grayscale, 300 ppi)
ALTO bestanden
JP2 afgeleiden van alle masterbestanden (kleur, 150 ppi)
Targetbestanden in zowel JP2 formaat als TIFF formaat
MIX bestanden van alle afzonderlijke pagina’s
Fulltext bestanden van alle afzonderlijke pagina’s
Beschrijvende metadata per object Checksums voor alle aangeleverde bestanden
Structurele informatie: een concordantietabel
Pakbon (digitaal)
*Onder voorbehoud van eventuele
toekomstige bestandsformaatwijzingen Artikel 2. Rechten en verplichtingen van de KB
2.1 KB is verantwoordelijk voor productie, duurzame opslag en
beschikbaarstelling van gedigitaliseerde boeken in het kader van het BKT-traject. Dit behelst ondermeer het aanbesteden van de
digitaliseringswerkzaamheden, het bewaken van de voortgang en kwaliteit van de eindresultaten. De KB legt hierover verantwoording af aan Bureau Metamorfoze. KB verklaart zich akkoord met de rolverdeling als beschreven in de Metamorfoze Handleiding Boeken.
2.2 KB zal de boeken ten behoeve van conservering digitaliseren en deze digitaal beschikbaar stellen aan het publiek, indien mogelijk gratis op internet. Ten aanzien van de wijze van beschikbaarstelling maakt KB het voorbehoud dat zij de rechten dient te kunnen clearen voor (de inhoud van) de boeken waarop nog auteursrecht rust. Tevens dient KB alle overige geldende wet- en
regelgeving te respecteren, onder meer op het gebied van privacy. Indien naar het oordeel van KB ofwel de vereiste rechtenclearing niet (of niet
toereikend) kan worden geregeld, of andere (al dan niet wettelijke) restricties beschikbaarstelling via internet problematisch maken, zal de KB de
gedigitaliseerde boeken onsite op een besloten netwerk in haar eigen gebouw ter beschikking stellen.
2.3 KB zal aanzienlijke inspanningen verrichten om de gedigitaliseerde boeken op [DATUM] 2014, of zoveel eerder als mogelijk, onsite dan wel online
beschikbaar te stellen. Uiterlijk na afloop van het project, of zoveel eerder als mogelijk, zal KB de in artikel 2.8 bedoelde digitale bestanden aan de
[INSTELLING] verstrekken. Bij tussentijdse afwijkingen van de planning wordt de instelling op de hoogte gesteld.
2.4 KB zal aanzienlijke inspanningen verrichten om de gedigitaliseerde boeken duurzaam op te slaan in haar digitaal magazijn.
2.5 KB zal zogenaamde Metamorfoze-kenmerken voor de boeken registreren in het Gemeenschappelijk Geautomatiseerd Catalogiseersysteem voor
bibliotheken (GGC), wat betekent dat in dit systeem wordt aangegeven dat de boeken worden of zijn gedigitaliseerd in het kader van Metamorfoze. In de beschrijving wordt ook op een voor het publiek zichtbaar niveau aangegeven: a. dat de betreffende publicatie digitaal beschikbaar is, indien mogelijk met
verwijzing naar een online gebruikerskopie.
b. in welke instelling en onder welk bezitskenmerk het gedrukte exemplaar berust dat is gedigitaliseerd.
2.6 KB zal de boeken in bruikleen ontvangen van de [INSTELLING]. De voorwaarden waaronder dit gebeurt, zijn beschreven in de als Bijlage 3 bijgesloten Bruikleenovereenkomst. Middels ondertekening van deze
samenwerkingsovereenkomst verklaren de instelling en KB tevens akkoord te zijn met deze Bruikleenovereenkomst inclusief de bruikleenvoorwaarden. 2.7 KB heeft het recht om bij overschrijding van de (op basis van de gegevens uit
het aanmeldformulier van de [INSTELLING] begrote) kosten het project zo nodig direct stop te zetten en in overleg te treden met de [INSTELLING] en Metamorfoze om een oplossing te vinden.
2.8 KB zal aan de [INSTELLING] digitale bestanden verstrekken die zij onsite danwel online beschikbaar stelt. De digitale bestanden van de
gedigitaliseerde boeken worden verstrekt conform de specificaties en
bestandnaamgeving zoals die door KB gehanteerd wordt. KB is op basis van deze Overeenkomst niet verplicht tot eventuele aanpassingen van de digitale bestanden ten behoeve van de [INSTELLING]. De digitale bestanden van de gedigitaliseerde boeken gaan rechtmatig onderdeel uitmaken van de
collecties van de [INSTELLING] en KB.
2.9 Indien zich elders (bij andere instellingen of bij KB) identieke exemplaren van de te digitaliseren boeken bevinden, behoudt KB zich het recht voor het exemplaar te kiezen dat voor de efficiency van het werkproces het gunstigst is. De KB zal ook van deze exemplaren digitale bestanden verstrekken aan de [INSTELLING].
2.10 KB en [INSTELLING] mogen gedigitaliseerde versies van boeken die auteursrechtvrij zijn:
a. zonder beperkingen beschikbaar stellen aan het publiek, op voorwaarde van bronvermelding. KB zal bij digitale beschikbaarstelling duidelijk vermelden dat iedereen auteursrechtvrije gedigitaliseerde boeken zonder betaling of gebruiksbeperkingen voor elk doel mag hergebruiken. b. zonder beperkingen doorleveren aan een derde partij, waarbij KB en
[INSTELLING] een redelijke inspanning zullen verrichten om te
bewerkstelligen dat de bronvermelding eveneens wordt getoond ingeval de derde partij het materiaal zelf beschikbaar stelt.
2.11 KB en [INSTELLING] zullen geen eigen rechten doen gelden op gedigitaliseerde versies van individuele boeken
Artikel 3. Rechten en verplichtingen van de [INSTELLING]
3.1 De [INSTELLING] garandeert dat de aangeleverde selectie boeken voldoet aan de criteria en doelstellingen van het Metamorfoze-programma, zoals
beschreven in de Metamorfoze Handleiding Boeken.
3.2 De [INSTELLING] is verantwoordelijk voor het aanleveren van correcte informatie over de te digitaliseren boeken, wat betreft omvang, staat, ordening enzovoort zoals beschreven in het aanmeldformulier van de instelling.
Voor Boekenprojecten die binnen het kader BKT wordenuitgevoerd dient [INSTELLING] aanlevering van inhoudelijke, beschrijvende metadata in Excel-formaat volgens minimale, door KB vastgestelde eisen te garanderen. Ten minste dienen de volgende gegevens beschikbaar te zijn: titel, auteur(s), drukker/uitgever, jaar van uitgave, signatuur, taal, bibliotheek (waar het fysieke boek beschikbaar is), serie (verwijzen naar andere delen van dezelfde serie), plaats van uitgave, Co-auteurs/contributors/editors, PPN, EPN.
3.3.2 Voor instellingen die niet actief van het GGC gebruik maken
Voor instellingen die niet actief gebruik maken van, of geen deelnemer zijn aan het GGC wordt in overleg met de KB bekeken welke metadata en in welke vorm die aan de KB geleverd kan worden. Uitgangspunt hierbij is dat de KB in staat moet zijn de aangeleverde metadata te kunnen verwerken. Ten minste dienen de volgende gegevens beschikbaar te zijn: titel, auteur(s),
drukker/uitgever, jaar van uitgave, signatuur/plaatsingsnummer, taal, bibliotheek (waar het fysieke boek beschikbaar is), serie (verwijzen naar andere delen van dezelfde serie), plaats van uitgave,
Co-auteurs/contributors/editors.
3.4 De [INSTELLING] verklaart zich akkoord met duurzame opslag van de gedigitaliseerde boeken in het digitaal magazijn van KB conform artikel 2.4. 3.5 De [INSTELLING] verklaart zich akkoord met beschikbaarstelling van de
gedigitaliseerde boeken op het onsite-netwerk van KB, op andere besloten en open (al dan niet mobiele) netwerken van KB en websites/portals/aggregators waarin KB participeert. De wijze van beschikbaarstelling wordt bepaald
conform artikel 2.2.
3.6De [INSTELLING] zal de boeken in bruikleen aan KB verstrekken. De voorwaarden waaronder dit gebeurt, zijn beschreven in de als Bijlage 3 bijgesloten
Bruikleenovereenkomst. Middels ondertekening van deze
samenwerkingsovereenkomst verklaren de [INSTELLING] en KB tevens akkoord te zijn met deze Bruikleenovereenkomst inclusief de
bruikleenvoorwaarden.
3.7De [INSTELLING] draagt er zorg voor dat de te digitaliseren materialen uiterlijk [DATUM] transportklaar zijn voor bruikleen aan KB. De datum van transport wordt in onderling overleg bepaald.
3.8De [INSTELLING] verklaart zich ermee akkoord dat KB op verantwoorde wijze kleine reparaties (vlakken en indien nodig het plakken van scheuren en het verwijderen van verpakkingsmaterialen, nietjes en paperclips) uitvoert aan de boeken indien dat nodig is voor de digitalisering.
3.9De [INSTELLING] verklaart zich ermee akkoord dat de KB zich het recht
voorbehoudt om delen van de boeken te deselecteren, bijvoorbeeld wanneer de staat van het materiaal naar oordeel van KB digitalisering in de weg staat. De bruikleenvoorwaarden in Bijlage 3 bevatten aanvullende voorwaarden, die bij niet-navolging KB kunnen doen besluiten het materiaal niet te
digitaliseren.
3.10 Uiterlijk na afloop van het project, of zoveel eerder als mogelijk, zal de [INSTELLING] digitale bestanden ontvangen van de door KB gedigitaliseerde boeken conform artikel 2.8. De digitale bestanden van de gedigitaliseerde boeken gaan rechtmatig onderdeel uitmaken van de collecties van de [INSTELLING] en KB.
3.11 Indien de [INSTELLING] de gedigitaliseerde boeken ook zelf beschikbaar wil stellen aan het publiek – anders dan via een besloten onsite netwerk dat alleen in het eigen gebouw raadpleegbaar is – is de [INSTELLING] zelf
verantwoordelijk voor het clearen van eventuele auteursrechten en/of dient zij zelf rekening te houden met andere (wettelijke) restricties die kunnen gelden voor (de inhoud van) de boeken, zoals privacywetgeving. KB is hiervoor niet verantwoordelijk en aanvaardt hiervoor geen aansprakelijkheid. [INSTELLING] heeft het recht om door te linken naar de (metadata van de) gedigitaliseerde
boeken die de KB beschikbaar stelt
3.12 [INSTELLING] verklaart zich ermee akkoord dat de KB zogenaamde Metamorfoze-kenmerken zal registreren in het Gemeenschappelijk
Geautomatiseerd Catalogiseersysteem voor bibliotheken (GGC), wat betekent dat wordt aangegeven dat het materiaal wordt of is gedigitaliseerd in het kader van Metamorfoze. In de beschrijving wordt ook op een voor het publiek zichtbaar niveau aangegeven:
a. dat de publicatie digitaal beschikbaar is, indien mogelijk met verwijzing naar een online gebruikerskopie.
b. in welke instelling en onder welk bezitskenmerk het gedrukte exemplaar berust dat is gedigitaliseerd.
Waar nodig zal [INSTELLING] dit faciliteren door, onder meer maar niet beperkt tot, het geven van
een inhoudelijke toelichting op de gegevens uit het GGC en door elk hergebruik van de door
haar geleverde gegevens, waaronder die in artikel 3.3, door KB en derden toe te staan..
3.13 De [INSTELLING] verklaart zich akkoord met de rolverdeling als beschreven in de Metamorfoze Handleiding Boeken.
3.14 [INSTELLING] en KB mogen gedigitaliseerde versies van boeken die auteursrechtvrij zijn:
a. zonder beperkingen beschikbaar stellen aan het publiek, op voorwaarde van bronvermelding. KB zal bij digitale beschikbaarstelling duidelijk vermelden dat iedereen auteursrechtvrije gedigitaliseerde boeken zonder betaling of gebruiksbeperkingen voor elk doel mag hergebruiken. b. zonder beperkingen doorleveren aan een derde partij, waarbij KB en
[INSTELLING] een redelijke inspanning zullen verrichten om te
bewerkstelligen dat de bronvermelding eveneens wordt getoond ingeval de derde partij het materiaal zelf beschikbaar stelt.
3.15 [INSTELLING] en KB zullen geen eigen rechten doen gelden op gedigitaliseerde versies
van individuele boeken
Artikel 4. Ingangsdatum en ontbinding van de Overeenkomst
4.1 Deze Overeenkomst treedt in werking op de dag dat de laatste van beide partijen deze Overeenkomst ondertekent. De Overeenkomst geldt gedurende de gehele looptijd van het Metamorfoze-programma en voor wat betreft de artikelen 3.4 en 3.5 voor onbeperkte tijd. De toestemming ingevolge de artikelen 3.4 en 3.5 kan na afloop van het Metamorfoze-programma niet meer worden ingetrokken.
4.2 Een ernstige tekortkoming in de nakoming van deze Overeenkomst door een partij (anders dan als gevolg van overmacht) geeft de wederpartij het recht de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, tenzij de tekortkoming gezien haar bijzondere aard of geringe betekenis in relatie tot de aangegane verbintenissen deze ontbinding niet rechtvaardigt. De ontbinding kan alleen plaatsvinden nadat aan de wederpartij een redelijke termijn (van minimaal 2 maanden) is gesteld waarbinnen de tekortkoming kan worden opgeheven. KB’s keuze voor de wijze van beschikbaarstelling vormt geen grond voor ontbinding, opzegging of beëindiging van deze Overeenkomst; KB kan hieromtrent geen garanties geven omdat zij hiervoor afhankelijk is van het slagen van de rechtenclearing en geldende regelgeving moet respecteren (zie artikel 2.2).
4.3 In alle gevallen waarin deze Overeenkomst wordt ontbonden, blijft zij de verhouding tussen Partijen beheersen voor zover dit voor de afwikkeling daarvan noodzakelijk is.
5.1 Het is Partijen niet toegestaan om de rechten en verplichtingen onder deze overeenkomst zonder toestemming van de andere Partij geheel of gedeeltelijk over te dragen, te bezwaren, te vervreemden of er afstand van te doen. 5.2 Wijzigingen van deze Overeenkomst kunnen uitsluitend schriftelijk worden
overeengekomen door de tekeningsbevoegde personen van beide Partijen. 5.3 Deze Overeenkomst bindt ook de rechtsopvolgers van Partijen.
5.4 Partijen trachten geschillen die voortvloeien uit deze Overeenkomst of naar aanleiding van deze Overeenkomst gezamenlijk in onderling overleg op te lossen. Lukt dat niet, dan is de rechter van het arrondissement ’s-Gravenhage bevoegd. Partijen kunnen als alternatief ook kiezen voor bindende arbitrage. Daartoe benoemen beide Partijen een lid in de Arbitragecommissie en deze beide leden benoemen een derde als voorzitter; de uitspraak van de
Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend:
Datum: ……… Datum: ………
……….…….. ……….
Naam: Naam: Mevr. Lily Knibbeler
Functie: Functie: Algemeen Directeur
Namens [instelling] Namens de Koninklijke Bibliotheek
Bijlage 1. Contactpersonen
Bijlage 2. Titellijst van de boeken/kranten/tijdschriften met precieze jaren van uitgave
Bijlage 1. Contactpersonen
Contactpersoon namens [INSTELLING]: Naam: Functie: Bezoekadres: Postcode+plaats: Postadres: Telefoon: E-mail: Contactpersoon namens KB: Naam: Rowin Parlevliet
Functie: Projectplanner afdeling Digitalisering Bezoekadres: Prins Willem-Alexanderhof 5
Postcode+plaats:2595 BE Den Haag
Postadres: Postbus 90407, 2509 LK Den Haag Telefoon: 070-3140365
