Controle is het toetsen van een controleobject aan normen. Op basis van deze toetsing vormt de controle medewerker zich een oordeel over dat controleobject en maakt hij dit oordeel vervolgens kenbaar. Veelal is het controleobject de aangifte en soms komen hier de vergunningvoorwaarden bij. Het uitgangspunt van een controle is dat moet worden vastgesteld of het controleobject (in fiscaal opzicht) aanvaardbaar is. Met andere woorden: geven de aangiften en als afgeleide daarvan de administraties in voldoende mate de werkelijkheid weer en voldoen ze aan de eisen die de belasting- en douanewetgeving daaraan stelt.
De controle medewerker hoeft zijn controle-informatie niet louter met eigen activiteiten te verzamelen (zie het Schillenmodel). Daarnaast past hij risicoanalyse toe om de optimale omvang van werkzaamheden te bepalen. Dit onderwerp is aan bod gekomen in dit hoofdstuk, evenals het transactiemodel, dat de risicoanalyse ondersteunt door de relatie tussen interne informatiebronnen, interne beheersing en de externe controle inzichtelijk te maken. Om tot voldoende en geschikte controle-informatie te komen voert de controle medewerker controleactiviteiten uit in een logische volgorde, opdat hij een totaaloordeel kan geven over het controleobject. Die volgorde is niet willekeurig en is schematisch weergegeven in het
‘workflow-model’.
Vaktechnisch inzicht
Richtlijn 5l
Workflowmodel
Figuur 5.5 Het workflow-model
In de figuur is het ‘workflow-model’ zoals opgenomen in de CAB gedetailleerder ingevuld waardoor is aangesloten op de hoofdstukken in dit handboek. De bedrijfsverkenning en de analyse van de administratie zijn apart weergeven, evenals ‘controleprogramma’ en ‘slotevaluatie’. De rechthoeken in de figuur geven de verschillende controleactiviteiten weer. De ononderbroken pijlen geven de volgorde van de beslissingen weer; gestippelde pijlen geven de ‘normale’ volgorde in de tijd weer.
Met de gestippelde pijlen wordt tot uitdrukking gebracht dat de activiteiten in de praktijk in elkaar kunnen overlopen en soms gelijktijdig worden uitgevoerd.
De activiteiten en de afronding daarvan zijn echter onderling afhankelijk. De relatie tussen de activiteiten en beslissingen is als volgt. Uit informatie die is verkregen uit de bedrijfsverkenning en de analyse van de administratie, blijkt of de controle medewerker gebruik kan maken van deze verkregen informatie(systeemgerichte controles). Na afloop van deze fase beslist hij of de maatregelen van onvervangbare interne beheersing toereikend zijn. Als uit de systeemgerichte werkzaamheden blijkt dat de maatregelen van onvervangbare en vervangbare interne beheersing naar behoren functioneren, kan de controle medewerker reductie van de omvang van de gegevensgerichte controles overwegen.
Ook als de interne beheersing naar behoren functioneert, zijn er gegevensgerichte werkzaamheden nodig. De risicoanalyse van de controle medewerker is een kwestie van professionele oordeels-vorming. Hierdoor is het mogelijk dat hij de corrigerende werking van de interne beheersing overschat, terwijl er afwijkingen van materieel belang voorkomen. Verder zijn er inherente beperkingen aan het internebeheersingssysteem. Zo kan de leiding van het bedrijf de interne-beheersingsmaatregelen doorbreken of kan er sprake zijn van een menselijke fout.
Bedrijfsverkenning Preplanning
Analyse van de administratie
Planning volledigheidscontroles
Uitvoering volledigheidscontroles
Evaluatie volledigheidscontroles
Planning juistheidscontroles
Uitvoering juistheidscontroles
Evaluatie juistheidscontroles
Slotevaluatie
Rapportage en afronding
Controleprogramma
Voordat de controle medewerker met de controleactiviteiten begint, dient hij eerst de controle-opdracht te accepteren en de controle aan te kondigen. Deze stappen in het controleproces zullen uitgebreid aan bod komen in hoofdstuk 7: ‘De controleopdracht en de aankondiging’. Daarna vangt de controle medewerker aan met zijn controleactiviteiten in de onderstaande volgorde:
1 Bedrijfsverkenning;
2 Analyse van de administratie;
3 Evaluatie fase 1 en 2 en het opstellen van het controleprogramma (fasen 1, 2 en 3 samen vormen de preplanning);
4 Planning van de volledigheidscontroles en juistheidscontroles;
5 Uitvoering van de volledigheidscontroles;
6 Uitvoering van de juistheidscontroles;
7 Evaluatie van de volledigheidcontroles;
8 Evaluatie van de juistheidscontroles;
9 Slotevaluatie, rapportage en afronding.
Na de fase van de analyse van de administratie heeft de controle medewerker inzicht in het risico dat de Belastingdienst loopt (rekening houdend met de reeds vastgestelde materialiteit) en de mogelijkheid systeem- en gegevensgericht te controleren. Nu weet hij welke vervangbare internebeheersingsmaatregelen getroffen zijn. Ook is hij op de hoogte van de werkzaamheden van externe partijen en de mate waarin hij op deze werkzaamheden kan steunen. Op basis hiervan zal hij komen tot een controleprogramma waarin hij een effectieve en efficiënte combinatie van controlewerkzaamheden vaststelt om tot een oordeel te kunnen komen over de aanvaarbaarheid van het controleobject. Als hij het controleprogramma opstelt, maakt de controle medewerker gebruik van de beschikbare werkprogramma’s.
In hoofdstuk 6 worden de controlemiddelen en technieken beschreven. De controleactiviteiten komen uitgebreid aan bod in de hoofdstukken 8 tot en met 11. In hoofdstuk 8 (‘Bedrijfsverkenning’) vormt de controle medewerker zich een zo juist en volledig mogelijk beeld van de onderneming.
Hij krijgt inzicht in wat de onderneming beoogt en hoe zij dat verwezenlijkt en welke weerslag haar activiteiten hebben op de totstandkoming van de aangiften. In hoofdstuk 9 (‘Analyse van de administratie’) beoordeelt de controle medewerker óf het bedrijf controleerbaar is en zo ja hoe hij zijn controle dan kan uitvoeren. Hoofdstuk 9 behandelt de planning en de vaststelling van het controleprogramma in die fase. In hoofdstuk 10 (‘Volledigheidscontroles’) wordt beschreven op welke wijze de controle medewerker zijn volledigheidcontroles op basis van de uitkomsten van de bedrijfsverkenning en de analyse van de administratie plant en uitvoert. In hoofdstuk 11 (‘Juistheidscontroles’) komen de methoden aan de orde waarmee hij de juistheid beoordeelt, waaronder de statistische steekproef.
De evaluatie van controleactiviteiten komt naar voren in hoofdstuk 12 (‘Slotevaluatie’) en de rapportage in hoofdstuk 13 (‘Rapportage en afronding’).
Dit hoofdstuk bestaat uit achtergrondinformatie en bevat geen richtlijnen.
6.1 Inleiding
De controle medewerker baseert zijn oordeel over de aanvaardbaarheid van het controleobject op basis van controle-informatie. Dit hoofdstuk gaat in op diverse controlemiddelen en -technieken waarmee controle-informatie kan worden verzameld.
De controle medewerker verzamelt met zijn controlewerkzaamheden controle-informatie.
Deze werkzaamheden kunnen systeem- dan wel gegevensgericht van aard zijn. Dit is in hoofdstuk 5 ‘Uitgangspunten controle’ reeds aan bod gekomen. In dit hoofdstuk worden de systeem- en gegevensgerichte controlewerkzaamheden nog slechts kort toegelicht om de controlemiddelen en -techieken daarmee in het juiste perspectief te kunnen plaatsen.
Controlemiddelen vormen het gereedschap van de controle medewerker waarmee hij controle-informatie verzamelt. Afhankelijk van de doelstelling van de controlewerkzaamheid in kwestie past de controle medewerker één of meer deze controlemiddelen toe. Voor controletechnieken gaat het om de vraag hoe het gereedschap (de controlemiddelen) gehanteerd wordt. Afhankelijk van het doel dat de controle medewerker beoogt met zijn controlewerkzaamheden, kiest hij een bijpassende controletechniek. Onderscheid kan worden gemaakt tussen:
– indirecte en directe controles – detail- en totaalcontroles en
– integrale en partiële controles (deelwaarnemingen).
Dit hoofdstuk volgt deze indeling, waarbij de controlemiddelen beschreven worden in de paragraaf van de indirecte en directe controles. Maar eerst wordt nog ingegaan op het onderscheid tussen systeem- en gegevensgerichte controles.