Het voorbereiden van de aanvraag (inzet van een tijdelijke waarnemer)

In document Handleiding Mijn KNB (pagina 22-43)

3. het instemmen met de aanvraag door de beoogd vaste waarnemer;

4. het accorderen van de aanvraag door de protocolhouder, de notaris.

NB: stappen 2, 3 en 4 gebeuren digitaal/online.

De aanvraag tot benoeming komt binnen bij de kamer, die deze in behandeling neemt.

Het beoordelingsproces bij de kamer bestaat uit de volgende stappen:

1. de ontvangst van de aanvraag.

2. het raadplegen van het ervaringsoverzicht van de beoogd vaste waarnemer.

3. het toetsen van het ervaringsoverzicht aan de checklist & het goedkeuren of afkeuren van de aanvraag.

4. het registreren van de goedkering dan wel afkeuring van de aanvraag in het notarisregister.

NB: Stappen 1, 2 en 4 gebeuren online.

De beoordeling is na registratie meteen zichtbaar voor de notaris en de waarnemer.

[25] Versie 2.1 2022 Uitleg van handelingen in het portaal m.b.t. het aanvragen van een vaste waarnemer

Het besluit tot het aanvragen van een vaste waarnemer

In de praktijk blijkt het goed te werken om meteen een aanvraag tot vaste waarnemer te versturen zodra een kandidaat-notaris is beëdigd.

Het voorbereiden van de aanvraag tot vaste waarnemer

Het voorbereiden van de aanvraag voor een vaste waarnemer doet de medewerker van het notariskantoor in het onderdeel ‘Vaste waarnemers’.

Dit kan eventueel ook worden gedaan door de protocolhouder zelf.

Standaard staat er het eigen protocolnummer van de notaris, maar dit kan ook een protocolnummer zijn dat de notaris waarneemt (vacature waarneming protocol).

Zoek de persoon die namens de notaris/protocolhouder vaste waarnemer wordt.

Klik in het menu op ‘Vaste waarnemers’.

Klik vervolgens op de button rechtsboven “+Aanvragen vaste waarnemer’.

Versie 2.1 2022 Een zoekscherm verschijnt waarin u op ‘naam’ kunt zoeken naar de persoon die u wilt aanwijzen als vaste waarnemer. Als de naam uniek is verschijnt deze direct rechts in uw scherm en kunt u op ‘opslaan’ klikken.

Als de naam niet uniek is, moet u op de drop down button (helemaal echts) klikken om de juiste persoon te selecteren.

Er verschijnt een scherm waarin de status van uw aanvraag wordt weergegeven.

De status is nu: ‘aanvraag voorbereid’

Onder deze status staat aangegeven welke stadia de aanvraag doorloopt. In dit voorbeeld ziet u dat de persoon die u heeft gekozen als vaste waarnemer moet instemmen met uw verzoek.

[27] Versie 2.1 2022 Het instemmen met de aanvraag door de beoogd vaste waarnemer

Als de beoogd vaste waarnemer ZELF inlogt, ziet deze zijn/haar eigen dashboard. De oranje actie button wordt getoond bij ‘Vaste waarnemer voor’.

De persoon klikt op ‘Vaste waarnemer voor’ in het menu of in het overzicht.

Vervolgens wordt de aanvraag tot vaste waarnemer getoond. De persoon kan de details van de aanvraag bekijken door op ‘Toon details’ te klikken of kan direct instemmen met het verzoek door op ‘Instemmen’ te klikken.

Versie 2.1 2022 De beoogde vaste waarnemer heeft op ‘instemmen’ geklikt en het volgende scherm

verschijnt:

Er verschijnt een scherm waarin de status van de aanvraag wordt weergegeven.

De status is nu: ‘ingestemd door waarnemer’

Onder deze status staat aangegeven welke stadia de aanvraag doorloopt. In dit voorbeeld ziet u dat u heeft ingestemd en dat de notaris/protocolhouder deze aanvraag dient te accorderen. Daarna wordt het verzoek tot vaste waarnemer naar de Kamer gestuurd.

De status dat de beoogde vaste waarnemer heeft ingestemd is nu ook zichtbaar voor de notaris/protocolhouder. In zijn/haar dashboard is in het menu de oranje actie button zichtbaar.

[29] Versie 2.1 2022 Het accorderen van de aanvraag door de protocolhouder, de notaris

Het accorderen van de voorbereide en ingestemde aanvraag doet de protocolhouder in het onderdeel

‘Vaste waarnemers’. Hier staat de lijst met aangevraagde en huidige vaste waarnemers met bijbehorende status.

De protocolhouder/notaris klikt op de button ‘Aanvraag accorderen’ om het verzoek een persoon aan te wijzen tot vaste waarnemer voor te leggen aan de Kamer ter beoordeling. Elke aanvraag tot vaste waarnemer dient apart geaccordeerd te worden.

Na het ‘accorderen’ van een aanvraag verschijnt het scherm waarin de status van de aanvraag wordt weergegeven. De status is veranderd van ‘Ingestemd door de waarnemer naar: ‘aangevraagd’.

Onder deze status staat aangegeven welke stadia de aanvraag doorloopt. In dit voorbeeld ziet u dat u heeft geaccordeerd. De aanvraag is nu zichtbaar bij de Kamer die de aanvraag gaan beoordelen.

Versie 2.1 2022 Uitleg van handelingen in het portaal m.b.t. het benoemen en registreren van een vaste waarnemer door de kamer

De ontvangst van de aanvraag

De medewerker van de kamer, waartoe u behoort, krijgt de te beoordelen aanvraag tot vaste waarnemer te zien in hun menu ‘Vaste waarnemers’.

Het raadplegen van het ervaringsoverzicht van de beoogd vaste waarnemer

Door op de naam van de beoogde waarnemer te klikken in de aanvraag krijgt de Kamer de beschikking over het zogenaamde ervaringsoverzicht van de beoogde waarnemer om alle relevante gegevens van dit KNB-lid te bekijken.

Het toetsen van het ervaringsoverzicht aan de checklist & het goedkeuren of afkeuren van de aanvraag

De beoordeling vindt plaats aan de hand van de checklist. Als de aanvraag is goedgekeurd of afgekeurd, wordt dit geregistreerd in het portaal.

(voorbeeld van een ervaringsoverzicht)

[31] Versie 2.1 2022 Het registreren van de goed- c.q. afkeuring van de aanvraag in het notaris register

De registratie van de goed- dan wel afkeuring van de aanvraag wordt gedaan door op ‘Goedkeuren’ of

‘Afkeuren’ te klikken door de kamer. Bij goedkeuring wordt door de medewerker van de Kamer de begindatum ingevuld. De registratie is nu een feit en is direct zichtbaar in Mijn KNB door de

protocolhouder/notaris en vaste waarnemer.

Uitleg van handelingen in het portaal m.b.t. het bekijken van de registratie

De geregistreerde beoordeling is zichtbaar voor notaris en waarnemer

Een beoordeelde en geregistreerde aanvraag is voor de notaris zichtbaar in het onderdeel ‘Vaste waarnemers’ en voor de waarnemer in het onderdeel ‘Vaste waarnemer voor’.

Na goedkeuring is de status veranderd van ‘aangevraagd’ in ‘Goedgekeurd’.

Protocolhouder:

Waarnemer:

De status ‘Afgekeurd’ wordt getoond als de aanvraag niet is goedgekeurd door de kamer. Voor meer informatie kan de protocolhouder/notaris dan contact opnemen met de kamer in uw ressort.

Door de benoeming tot vaste waarnemer kan deze worden ingezet voor lichte waarnemingen voor de protocolhouder/notaris.

[32] Versie 2.1 2022 Veelgestelde vragen over vaste waarnemers

Waarom wordt benoeming van vaste waarnemers voor ‘lichte’ waarnemingen dringend aanbevolen?

In het belang van de continuïteit van de werkzaamheden wordt het benoemen van één of meer vaste waarnemers voor ‘lichte’ waarnemingen dringend aanbevolen. Met een vaste waarnemer is er de zekerheid dat een protocol altijd beheerd kan worden en worden problemen voorkomen.

De inzet van een vaste waarnemer verloopt snel en eenvoudig. De aanvraag van de benoeming tot vaste waarnemer en de goedkeuring ervan door de kamer vindt eenmalig plaats. De inzet hoeft vervolgens slechts vooraf online gemeld te worden.

Hoe verloopt de benoeming tot vaste waarnemer?

Notarissen of zware waarnemers wijzen niet zelf hun waarnemer aan, maar de kamer benoemt een waarnemer voor ‘lichte’ waarneming. Na instemming van de

beoogde waarnemer doet een notaris een verzoek aan de kamer. Na goedkeuring van het verzoek door de voorzitter van de kamer, wordt de benoeming

geregistreerd door een medewerker van de kamer.

De goedkeuring door de kamer vindt eenmalig plaats en geldt voor alle

waarnemingen voor de betreffende notaris of zware waarnemer door de benoemde vaste waarnemer. De kamer kan de benoeming te allen tijde intrekken. Dit is een discretionaire bevoegdheid van de kamer.

[33] Versie 2.1 2022 2012

Het melden van een waarneming, de inzet van een vaste waarnemer

1. Vooraf een waarneming door een vaste waarnemer melden

Na de benoeming van de vaste waarnemer voor ‘lichte’ waarneming kan deze worden ingezet.

De inzet van een vaste waarnemer moet voorafgaand aan de waarneming worden gemeld via het portaal en wordt zo geregistreerd in het register. Er is geen expliciete goedkeuring van de kamer nodig voor de inzet. Een melding van de inzet van de waarnemer gebeurt online zonder tussenkomst van de kamer.

De meest recente ‘lichte’ waarnemingen worden vermeld op het ‘ervaringsoverzicht’.

2. Toelichting op het proces t.a.v. het melden van de inzet van een vaste waarnemer, de waarneming

Een melding van de inzet van de waarnemer kan online gebeuren zonder tussenkomst van de kamer.

Het meldingsproces voor de inzet van een vaste waarnemer op het notariskantoor bestaat uit de volgende stappen:

1. het besluit tot het inzetten van een vaste waarnemer door de notaris;

2. het voorbereiden van de melding van de waarneming;

3. het accorderen van de melding en daarmee registreren van de waarneming.

NB: stappen 2 en 3 gebeuren online.

Uitleg van handelingen in het portaal m.b.t. het melden van een waarneming door een vaste waarnemer

Detail processtappen t.a.v. het melden van de inzet van een vaste waarnemer

1. Het besluit tot het inzetten van een vaste waarnemer

De protocolhouder/notaris vraagt aan de vaste waarnemer of hij/zij wil waarnemen voor een bepaalde tijd.

2. Het voorbereiden van de melding van de waarneming

Voor het melden van de inzet van de vaste waarnemer gaat de medewerker van het notariskantoor of de protocolhouder/notaris zelf naar het onderdeel ‘Lichte waarnemingen’.

3. Door de protocolhouder zelf

De lijst met ‘lichte’ waarnemingen van de protocolhouder wordt getoond. Door op ‘Aanvragen lichte waarneming’ te klikken, kan een vaste waarnemer worden gekozen.

[34] Versie 2.1 2022 4. Door de medewerker van het kantoor

De medewerker komt niet direct in het scherm om een lichte waarneming klaar te zetten. De medewerker dient eerst te kiezen voor wie hij/zij ‘acteert’. Hoe een medewerker ‘acteert’ is beschreven in het hoofdstuk:

“Voorbereidende registratie-werkzaamheden”.

5. Vervolg door protocolhouder of medewerker Het volgende scherm verschijnt:

 In het scherm wordt het protocolnummer van de protocolhouder getoond. Als de

protocolhouder naast een ‘eigen’ protocol ook een ander protocol ‘zwaar’ waarneemt kan via de drop down button gekozen in welk protocol de lichte waarneming moet plaatsvinden door de vaste waarnemer.

 Vul een startdatum en een einddatum in.

 Vul eventueel een starttijd en een eindtijd in als de waarneming niet voor de gehele dag is.

[35] Versie 2.1 2022 2012

 Als de waarneming voor de gehele dag is, controleer dan of de schuifbalk donkerpaars is gekleurd.

 Standaard staat het type waarneming op ‘Eenmalig’.

 Kies vervolgens dat u een vaste waarnemer wilt inzetten.

 Klik op de drop down button en u kunt kiezen uit uw vaste waarnemers, selecteer de juiste waarnemer.

 Geef aan waarom u die dag/tijdblok niet zelf akten kunt verlijden. De standaard reden van de ‘lichte’ waarneming is afwezigheid of verhindering. Er kan echter ook worden gekozen voor ziekte.

 Klik op ‘Accorderen en aanvragen’

[36] Versie 2.1 2022 U komt terug in het overzichtsscherm en er verschijnt een pop up in het scherm met de

volgende tekst: “De lichte waarneming is gemeld.”

Noot:

Ten opzichte van de vorige applicatie van Mijn KNB kan een medewerker nu direct een lichte waarneming door een vaste waarnemer melden. De lichte waarneming hoeft niet meer geaccordeerd te worden door de protocolhouder/notaris. Intern op uw kantoor kunt u hier afspraken over maken.

6. Geregistreerde melding zichtbaar voor notaris en waarnemer

Als de melding is geregistreerd dan is dat voor de protocolhouder/notaris zichtbaar in het onderdeel

‘Lichte waarnemingen’ en voor de waarnemer in het onderdeel ‘Lichte waarnemingen voor’.

7. Repeterende lichte waarnemingen door een waarnemer

Wanneer de periode van waarneming repeterend van karakter is, kan een terugkerende ‘lichte’

waarneming worden aangemaakt.

Om dit toe te lichten en u door dit proces te helpen is het handig om met een voorbeeld te werken.

Voorbeeld:

op iedere vrijdag, in de ochtend, vanaf 01 juli wilt u een vaste waarnemer de ‘lichte’ waarneming geven t/m het einde van dit jaar.

[37] Versie 2.1 2022 2012

- U vult de startdatum en starttijd in wanneer de repeterende waarneming moet plaatsvinden.

- U vult dezelfde datum (als de startdatum) in als einddatum en vult de eindtijd in. LET OP: de eindtijd eindigt altijd op :59. Dus in dit voorbeeld is dit 11:59. Indien u ook secondes ziet vermeld vult u daar altijd 00 secondes in.

- U klikt op ‘repeterend’.

- Er verschijnen een paar extra in te vullen velden.

- Bij de frequentie vult u in ‘wekelijks op vrijdag’ (de applicatie ziet dat 01 juli ‘22 een vrijdag is en vult de keuze voor iedere vrijdag alvast in).

- U geeft een einddatum op tot en met wanneer de repeterende waarneming moet plaatsvinden (in het voorbeeld 31 december 2022.

- U kiest voor ‘vast’.

- U selecteert de beoogde vaste waarnemer.

- U geeft de reden op en klikt op ‘accorderen en aanvragen’.

Er verschijnt een pop up met de vraag of u het zeker weet wat u wilt doen.

U klikt op ‘bevestigen’. De applicatie voert nu voor elke vrijdag een aparte registratie uit in de ledenadministratie van de KNB. Dit kan soms iets langer duren.

Vervolgens verschijnt de pop up dat de door ingevoerde lichte waarneming is gemeld.

Let op: de aanvraag tot een repeterende waarneming kunt u tot maximaal één jaar vooruit registreren.

Dit is zo bepaald in art 29 lid 4 Wna.

8. Een lichte waarneming verwijderen

Een lichte waarneming door een vaste waarnemer die is gemeld via Mijn KNB kan ook ongedaan worden gemaakt door deze te verwijderen. Dit is mogelijk als de lichte waarneming nog niet heeft

plaatsgevonden.

[38] Versie 2.1 2022 Hieronder ziet u een voorbeeld:

- U zoekt de lichte waarneming die u wilt verwijderen (als u als medewerker bent ingelogd, dient u eerst te acteren als het betreffende lid)

- U klikt op de button “Aanmerken verwijderen”

- Als de medewerker een lichte waarneming heeft aangemerkt om te verwijderen verdwijnt de button om dit te kunnen. De protocolhouder/notaris is nu aan zet om de verwijdering te bevestigen.

- De protocolhouder/notaris ziet een button “Verwijdering doorvoeren” en klikt op deze button.

- De lichte waarneming is verwijderd.

Indien gewenst kan de protocolhouder/notaris een lichte waarneming die is aangemerkt om te verwijderen ook opheffen door op de rode button “Verwijdering opheffen” te klikken.

Een lichte waarneming wijzigen is hieronder nader omschreven.

9. Een lichte waarneming wijzigen

Een lichte waarneming die al heeft plaatsgevonden, of nog moet plaatsvinden, is te wijzigen.

Zoek de lichte waarneming die u wilt wijzigen en klik op de button ‘Wijzigen’ (een lichte waarneming die al heeft plaatsgevonden vindt u terug onder de knop ‘Naar historie’).

U kunt de start- en/of einddatum en/of de start- en/of eindtijd aanpassen (Let op: een eindtijd eindigt altijd op UU:59u).

De keuze van de waarnemer is niet aan te passen. Indien de waarnemer een andere vaste waarnemer dient te zijn, dient u de lichte waarneming te verwijderen. Dit is alleen mogelijk als de lichte waarneming nog niet heeft plaatsgevonden.

[39] Versie 2.1 2022 2012

Uitleg van handelingen in het portaal m.b.t. het bekijken van een waarneming

Veelgestelde vragen over vaste waarnemers

Hoe kan ik zien welke lichte waarnemingen er zijn geweest?

De notaris en de waarnemer zien in een oogopslag via https://MijnKNB.notaris.nl de (geplande)

‘lichte’ waarnemingen en de meest recente ‘lichte’ waarnemingen.

Door te klikken op ‘Naar Historie’ zijn oudere waarnemingen ook zichtbaar. Een lichte waarneming door een vaste waarnemer kunt u op deze pagina ook nog wijzigen indien gewenst.

Op uw scherm worden de lichte waarnemingen vanaf gisteren getoond per 25 stuks.

Indien u verder in het verleden wilt zoeken kunt u veder klikken door op 2, of 3 of verder te klikken en te zoeken.

De intrekking van een vaste waarnemer

Wanneer u een vaste waarnemer niet meer wilt inzetten, kunt u deze intrekken door een einddatum in te vullen. Als een medewerker van het notariskantoor deze handeling verricht moet de medewerker

‘acteren als’, zoals hiervoor beschreven.

In de applicatie gaat u naar vaste waarnemers, zoekt de registratie op van de vaste waarnemer die u wilt intrekken en klikt op de button ‘intrekken’.

U komt in het volgende scherm:

Om de registratie van de vaste waarnemer in te trekken vult u de volgende velden:

 een einddatum

 een eindtijd

 grond eind (waarom is de persoon geen vaste waarnemer meer voor u)

De intrekking is hiermee nog niet afgerond. De registratie van de vaste waarnemer heeft de status

‘intrekking voorbereid’ gekregen. De reden hiervoor is dat een medewerker van uw notariskantoor deze handeling ook kan uitvoeren. Er verschijnt een pop up in uw scherm dat de intrekking is voorbereid.

De protocolhouder/notaris dient de intrekking te accorderen. De protocolhouder/notaris logt in in de applicatie en ziet dat de oranje actie button is verschenen bij ‘vaste waarnemers’.

De protocolhouder/notaris klikt op de button ‘Intrekking accorderen’.

[41] Versie 2.1 2022 De applicatie keert terug in het hoofdscherm en er verschijnt een pop up met de tekst: ‘de vaste waarnemer is ingetrokken’.

Welke datum en tijd registreer ik als ik een vaste waarnemer intrek?

Dit is het makkelijkste uit te leggen met een voorbeeld:

De vaste waarnemer is vanaf 01 juni geen vaste waarnemer meer voor u. Dat betekent dat u dan de gegevens moet invullen zoals in het schermvoorbeeld hierboven. De einddatum is 31 mei. De eindtijd is 23:59.

Veelgestelde vragen over intrekking van vaste waarnemers

Kan ik een notaris een vaste waarnemer intrekken zonder toestemming van de betreffende waarnemer?

Ja dat kan. Door het invullen van de juiste einddatum wordt de beëindiging geregistreerd.

Welke datum en tijd moet ik invullen als ik een vaste waarnemer wil intrekken?

Stel: De vaste waarnemer is vanaf 01 juni geen vaste waarnemer meer voor u. De einddatum is dan 31 mei. De eindtijd is dan 23:59.

Kan ik als vaste waarnemer ook de registratie tot vaste waarnemer bij ene protocolhouder intrekken?

Nee, dat kunt u niet via deze applicatie. Indien dit gewenst is, dient u contact op te nemen met de ledenadministratie van de KNB.

Versie 2.1 2022

Een tijdelijke waarnemer aanvragen

Tijdelijke waarnemers voor ‘lichte’ waarnemingen

Via het portaal kunnen notarissen eventueel ook tijdelijke waarnemers aanvragen bij de Kamer, maar dit heeft vanwege de dubbele administratieve lasten duidelijk niet de voorkeur. Bovendien heeft het

beschikken over een of meer vaste waarnemers voordelen voor de continuïteit van de bedrijfsvoering van het notariskantoor.

Voorafgaand aan elke waarneming door een tijdelijke waarnemer is de expliciete goedkeuring van de kamer nodig. Dit is dus geen eenmalige handeling zoals bij een vaste waarnemer wel het geval is.

De goedkeuring van de aanvraag voor een tijdelijke waarneming kan enige tijd duren. In geval van een calamiteit kan goedkeuring zelfs te laat zijn. In het belang van de continuïteit van de werkzaamheden wordt het benoemen van één of meer vaste waarnemers dringend aanbevolen zodat het protocol altijd beheerd kan worden.

Het is verplicht ‘lichte’ waarnemingen vooraf te melden. Te laat melden leidt tot een klacht.

Toelichting op het proces t.a.v. aanvragen, beoordelen en registreren van een waarneming door een tijdelijke waarnemer

Op verzoek van een notaris benoemt de kamer een tijdelijke waarnemer teneinde de notaris te vervangen bij afwezigheid, verhindering of ziekte. De zogenaamde ‘lichte’ waarneming.

Voor het notariaat bestaat het aanvraagproces voor een waarneming door een tijdelijke waarnemer uit de volgende stappen:

1. het besluit tot het aanvragen van een waarneming door een tijdelijke waarnemer 2. het voorbereiden van de aanvraag

3. het accorderen van de aanvraag door de protocolhouder, de notaris.

NB: stappen 2 en 3 gebeuren online.

Hierna komt de aanvraag binnen bij de kamer, die deze in behandeling neemt. Het beoordelingsproces bij de kamer bestaat uit de volgende stappen:

1. de ontvangst van de aanvraag

2. het raadplegen van het ervaringsoverzicht van de beoogd tijdelijke waarnemer

3. het toetsen van het ervaringsoverzicht aan de checklist & het goedkeuren of afkeuren van de

3. het toetsen van het ervaringsoverzicht aan de checklist & het goedkeuren of afkeuren van de

In document Handleiding Mijn KNB (pagina 22-43)