Uitvoering juistheidscontroles

Wanneer de transacties zijn geselecteerd op basis van de statistische steekproef, zal de belasting-plichtige de detailinformatie over deze transacties verzamelen, opdat de controle medewerker deze vervolgens kan beoordelen. Deze beoordeling hangt samen met de fiscale wetgeving waaraan de belastingplichtige zich dient te houden.

Het proces van de beoordeling is hieronder opgenomen (met uitzondering van de fiscale toetsing):

1 bepalen wat de norm is (wetgeving);

2 bepalen welke informatie er nodig is op basis van de norm;

3 opvragen van de benodigde informatie;

4 bepalen of er voldoende en geschikte informatie is;

5 toetsen van de verstrekte informatie aan de norm;

In de paragrafen hierna wordt per onderdeel ingegaan op deze stappen van het beoordelingsproces.

11.4.1 De norm

De norm voor de beoordeling van de geselecteerde transacties is de fiscale wetgeving. De controle-medewerker heeft voldoende kennis van deze norm, of hij kan voor specifieke kennis ter zake deskundige collega’s inschakelen. Het valt buiten het bestek van dit handboek om deze fiscale normen op te nemen.

11.4.2 Benodigde informatie

Wanneer de controle medewerker de transacties heeft geselecteerd, vraagt hij de belastingplichtige de informatie aangaande deze transacties te verzamelen, zodat hij de informatie kan beoordelen.

Daarvoor zijn de brongegevens en/of primaire registraties vaak van grote waarde. Deze bron-gegevens geven achteraf een zo goed mogelijk zicht op de werkelijkheid (zie ook transactie model in paragraaf 5.5 ‘Het transactiemodel’). Afhankelijk van het type transactie kunnen de brongegevens en/of primaire registraties heel divers zijn, zoals inkoopcorrespondentie, personeelsdossiers, (digitale) agenda’s, specifieke goederengegevens, enzovoorts. Ook de wijze waarop de informatie wordt aangeleverd, kan vele vormen aannemen. De informatie over transacties kan niet alleen in de primaire (digitale) vastleggingen beschikbaar zijn, zoals bijvoorbeeld in logistieke systemen en kassasystemen, maar ook in gps-trackers en digitale foto’s. Het is de primaire verantwoordelijkheid van de belastingplichtige de juistheid van de transactie aannemelijk te maken. De belastingplichtige bepaalt hoe hij de relevante informatie aan de controle medewerker aanlevert, waarbij de controle-medewerker wel een voorkeur kan uitspreken.

De gegevens over de fiscale verwerking van de geselecteerde transacties in de administratie van de organisatie maakt deel uit van de benodigde informatie.

11.4.3 Opvragen van de informatie

De controle medewerker vraagt de informatie op die nodig is om de getrokken geldeenheden te kunnen goedkeuren.

Hij licht toe welke controlevraag met behulp van de getrokken geldeenheden moet worden beantwoord. Ook maakt hij concrete afspraken over de termijnen van de aanlevering van de informatie. Indien de gegevens al door een andere toezichthouder zijn beoordeeld, kan de controle medewerker van die bevindingen gebruikmaken (conform het Schillenmodel).

11.4.4 Voldoende en geschikte informatie

Wanneer de controle medewerker de informatie van de organisatie heeft ontvangen, beoordeelt hij of de informatie voldoende en geschikt is. Of dat laatste het geval is, hangt onder meer af van de kwaliteit van de informatie. De kwaliteit van de informatie is afhankelijk van de relevantie en de betrouwbaarheid ervan. Om die te kunnen beoordelen maakt de controle medewerker gebruik van de eerder opgedane kennis en ervaringen gedurende zijn controle. Hij houdt rekening met de bron en de aard van die bron, die nu eenmaal per situatie verschillend kunnen zijn.

Relevantie betreft de logische samenhang van de informatie met (of de invloed op) de transactie die wordt gecontroleerd. De betrouwbaarheid van informatie kan worden getoetst door te controleren of de gegevens juist, volledig en tijdig zijn vastgelegd (zie ook hoofdstuk 5 over de authenticiteit en de integriteit van gegevens).

De controle medewerker vormt zich een beeld van de kwaliteit van de informatie en zal deze toetsen aan de fiscale norm als zich geen bijzonderheden voordoen. Wanneer er twijfels bestaan over de kwaliteit van de aangeleverde informatie, zal de controle medewerker kijken of er andere mogelijkheden bestaan om informatie over de geselecteerde transacties te verkrijgen. De controle-medewerker kan er bijvoorbeeld voor kiezen de gegevens van een transactie bij een andere organisatie te verzamelen (zie paragraaf 6.2.10. ‘Derdenonderzoek’). Of de controle medewerker voldoende informatie heeft verzameld, is afhankelijk van zijn vaktechnisch oordeel. Méér controle-informatie kan echter nooit een compensatie zijn voor een lagere kwaliteit van controle-controle-informatie.

Als er niet voldoende en geschikte informatie beschikbaar is, kan de transactie niet worden goedgekeurd.

11.4.5 De toetsing

De vraag die ten aanzien van elk van de geselecteerde transacties centraal staat, is of deze kan worden goedgekeurd. De controle medewerker toetst met behulp van de verzamelde informatie of geselecteerde transactie voldoet aan de norm. Indien de informatie naar zijn oordeel toereikend is, kan de geselecteerde transactie worden goedgekeurd. Zijn bevindingen en conclusies legt hij vast in zijn dossier. Wanneer de transactie vooralsnog niet kan worden goedgekeurd, bespreekt de controle medewerker dit met het controlesubject.

Van elk van de geselecteerde transacties zal het controlesubject de juistheid moeten onderbouwen.

In een statistische steekproef is de getrokken geldeenheid respresentief voor het gehele interval.

Het maakt dan dus geen verschil of er een geldeenheid uit een declaratie of factuur met een gering totaalbedrag beoordeeld moet worden, of één uit een declaratie of factuur met een hoog bedrag.

Ten aanzien van elke (nog) niet goedgekeurde geldeenheid voert de controle medewerker samen met de belastingplichtige een foutanalyse uit. Het is aan de belastingplichtige om de controle-medewerker ervan te overtuigen dat de boekwaarde en daarmee de getrokken geldeenheid ‘goed’

is. De bewijslast rust op de belastingplichtige. Zolang deze daarin niet slaagt, is de geldeenheid ‘nog niet goed’.

11.4.5.1 ‘Dual purpose testing’

Wanneer de controle medewerker de steekproef heeft gereduceerd, omdat hij uitging van een toereikend opgezette en effectief werkende AO/IB, toetst hij die vooronderstelling. De controle-medewerker wil immers in voldoende mate zekerheid krijgen dat de ‘schil’ waarop hij steunt, van voldoende kwaliteit is.

Die kwaliteit wordt zichtbaar in de ‘hard controls’ en de ‘soft controls’ van die ‘schil’. De

‘hard controls’ hebben betrekking op zaken zoals functiescheiding, procedures, maatregelen, risicoanalyse, fysieke beveiliging, interne controle en dergelijke. De ‘soft controls’ hebben betrekking op de bedrijfscultuur, zoals helderheid in communicatie, bespreekbaarheid van problemen, voorbeeldgedrag van de leiding, uitvoerbaarheid van maatregelen, transparantie in beleid, aanspreekbaarheid wegens afwijkingen en handhaving van regels. De ‘hard controls’ en

‘soft controls’ geven gezamenlijk een indicatie van de kwaliteit van de ‘schil’.

De controle medewerker toetst de vooronderstelling betreffende de vermeende positieve voorinformatie door middel van een aantal ‘dual purpose tests’. Hij beoordeelt dan van een geselecteerde boeking niet alleen de fiscaaltechnische juistheid, maar ook of de maatregelen van de zichtbare interne beheersing echt hebben gefunctioneerd. Hij beantwoordt in dit verband vragen als: zijn voor de transactie waarop de geselecteerde boeking betrekking heeft, de afgesproken procedures gehanteerd? Zijn de geautoriseerde functionarissen daarbij betrokken geweest? Zijn de afgesproken interne controles ook echt op de juiste wijze uitgevoerd? En is voor het antwoord op al deze vragen voldoende en geschikte controle-informatie aanwezig (controleerbaarheid)?

De steekproefelementen waarop een ‘dual purpose test’ zal worden uitgevoerd, bepaalt de controle-medewerker door een (posten)steekproef te trekken uit de gereduceerde steekproef. Indien de ‘dual purpose testing’ tot negatieve bevindingen leidt, maakt de controle medewerker de reductie op de steekproef ongedaan. Hij controleert dan alsnog de gehele klassieke steekproef.

Foutanalyse

Vooronderstelling toetsen

‘Dual purpose tests’

11.4.5.2 Verwijtbaarheid

Indien de getrokken geldeenheid niet kan worden goedgekeurd, besteedt de controle medewerker in zijn controle ook aandacht aan de mate van verwijtbaarheid. De Belastingdienst moet in eerste instantie het bewijs leveren ten aanzien van de verwijtbaarheid op het niveau van de getrokken geldeenheid.

Het is van belang dat de beoordeling van de mate van verwijtbaarheid zorgvuldig wordt uitgevoerd.

Hoe de controle medewerker moet handelen indien de controle van de geselecteerde transacties boetewaardig gedrag aan het licht brengt, staat beschreven in hoofdstuk 12.