TECHNISCHE TOELICHTINGEN BI J HET OVERZICHT Wij willen ons in dit hoofdstuk beperken tot opmerkingen die de

In document STUDIES OVER DE SOCIAAL-ECONOMISCHE GESCHIEDENIS VAN LIMBURG (pagina 69-75)

SOCIAAL HISTORISCH CENTRUM VOOR LIMBURG

5. TECHNISCHE TOELICHTINGEN BI J HET OVERZICHT Wij willen ons in dit hoofdstuk beperken tot opmerkingen die de

archivaris en onderzoeker nodig heeft voor de interpretatie van het overzicht.

Archief en documentatie

I n het overzicht is het woord 'archief' in ruime zin gebruikt. Wij spreken niet van een 'gedeeIte van een archief', of 'restant van het archief'. Analoog aan het spraakgebruik waarin men zegt dat het archief verloren is gegaan, wanneer het aantal overgebleven archief- stukken tot nul is gereduceerd, spreken wij ook van een archief, in- dien er nog maar één deel voorhanden is - zoals bij dat van de wijn- handelaars THIESSEN te Maastricht.

I n dit overzicht zijn geen documentaire verzamelingen opgenomen.

Derhalve noemen wij niet de schaduw-archieven op microfilm of in fotocopie, de historisch-topografische atlas, de verzameling kranten- knipsels, de verzameling scripties alsmede de collectie gegevens die over verschillende onderwerpen bij elkaar gebracht zijn.

I n sommige archieven komen nog stukken voor, die niet ontvangen zijn uit hoofde van iemands functie of het werkgebied van een instel- ling, en die ook niet zijn opgemaakt om bij de beleidsvoerende of uit- voerende taken van een instelling een rol te spelen, maar die meer uit liefhebberij bij elkaar gebracht zijn. In dat geval spreken wij van do- cumentatie. Bij inventarisatie worden zulke stukken uit het archief verwijderd en bij de documentaire verzamelingen geplaatst. Wij geven aan het begrip documentatie een erg beperkte inhoud, en beschouwen documentatie niet als iets minderwaardigs ten opzichte van archief- bescheiden. Over enkele jaren zullen wij een overzicht publiceren van de aanwezige documentaire verzamelingen. Daarin zal men dan enige eenheden aantreffen, die in vroegere jaarverslagen als archief vermeld zijn.

De vorm van de omschrijvingen

Wij hebben in dit overzicht gekozen voor een wijze van omschrijving van de archieven, die veel uitgebreider is dan de vorm welke gebruikt is bij de overzichten van de rijksarchieven, het K.D.C. en het I.I.S.G.

Wij hebben dit welbewust gedaan. De namen van instellingen en or- ganisaties als Bucomi, Steun Wettig Gezag, XII-Apostelenhuis en Ave Rex Christe zullen veel onderzoekers niets zeggen. Dat maakt een korte toelichting bij die archieven noodzakelijk. Ook personen raken in het vergeetboek. Wie heeft Andries VLIEGEN of aalmoezenier SOUREN nog gekend? Binnenkort dient zich een generatie onderzoe- kers aan, die niet weet wie doctor POELS was. Wij dachten aan de onderzoekers tegemoet te komen door de functies van deze personen te specificeseil, opdat men zich op deze wijze een beeld van hun werkzaamheden en betekenis kan vormen.

De wijzigingen in de naamgeving van de stands- en vakorganisaties hebben aanleiding gegeven tot de ruime omschrijving van de naam van het archief: K.A.B. werd N.K.V., R.K.L.M.B. werd LOZO, de K. J.M. werd Serviceburo. De Go-er jaren zijn bovendien de jaren van de fusies der vakbonden: St. Eloy, St. Willibrordus, de Kleding- en Textielarbeidersbond en de Nederlandse Katholieke Mijnwerkers- bond gingen samen in de Iadustriebond N.K.V.

De plaatsnamen die vermeld zijn bij ondernemingen en andere instel- lingen, hebben betrekking op de plaats waar het bedrijf uitgeoefend werd, dan wel het kantoor van de instelling gevestigd was. Bij ven- nootschappen, verenigingen en stichtingen is de statutaire plaats van vestiging vermeld.

De archieven zijn vaak erg gehavend. Het woord 'archief' kan dus te hoge verwachtingen scheppen. Door de gedetailleerde omschrijving van de belangrijkste stukken naar hun formele kenmerken, wordt aan dat bezwaar tegemoet gekomen. Men houde er evenwel rekening mee dat vele archieven nog niet geschoond zijn. Het materiaal dat wellicht later voor vernietiging in aanmerking komt, is wel in dit overzicht opgenomen.

De overzichten vervangen niet de inventarissen. Het zijn ook niet de inhoudsopgaven van de verschenen of nog te verschijnen inventaris- sen, al hopen wij wel dat die er niet helemaal van zullen verschillen.

De rubriek 'Stukken waaruit het verband met het archief niet is ge- bleken', is steeds weggelaten.

De indeling van de omschrijvingen

Stukken van formele aar'd (statuten, regelingen, e.d.) zijn steeds voor-

op geplaatst. Bij de indeling van de bedrijfsarchicven wordt de be- drijfsorganisatorische indeling gebruikt. De nevenschikking en onder- schikking is niet tot het uiterste doorgevoerd. Men vindt naast elkaar 'directiearchief' en 'boekhouding', in plaats van 'directiearchief' en 'overig archief', waaronder dan 'boekhouding'. De stukken betref- fende de financiering en investeringen in duurzame productiemidde- len, zou men ook als een deel van het directiearchief kunnen opvat- ten.

Bij de archieven is zoveel mogelijk een indeling gevolgd, die overeen- komt met de interne organisatie van die instelling. Bij persoonlijke archieven zijn de functies opgenomen in de volgorde waarin ze be- kleed werden. De aangegeven dateringen verwijzen naar de datering van de stukken, tenzij anders is aangegeven. Meestal vallen die jaren samen met de periode gedurende welke men een bepaalde functie be- kleed heeft. De jaartallen die in de kop van de omschrijving tussen ronde haken geplaatst zijn, geven het geboorte- en sterfjaar aan.

Onevenwichtigheden in de beschrijving worden veroorzaakt door verschillen in de stand van de kennis van het archief. Zo is het archief V A N DEN BOSCH anders uitgewerkt dan het archief WIJFFELS.

Verschillen in omvang hebben ook doorgewerkt. Men treft naast el- kaar aan: 'Kasboeken, 2 dl.' (Corten-Becker) en 'Boekhouding, 324 dl.' (Willem-Sophia).

Steeds is de impliciet-redenering toegepast. Alles wordt geacht betrek- king te hebben o p het ervoor vermelde. De stukken betreffende de oprichting hebben dus betrekking op de instelling die in de kop ver- meld is. Als er in dc inleidende tekst staat ,dat wij te maken hebben met een fragmentarisch overgebleven archief, dan wordt dat niet bij iedere regel opnieuw herhaald, en zo voorts.

Wij hebben de terminologie gebruikt overeenkomstig de Nederlandse archieftermin~logie~~ en het Lexicon of archive t e r m i n o l ~ g ~ . ~ ~ Daar- enboven hebben wij gebruik gemaakt van de termen: boekhouding, jaarstukken, statuten, briefwisseling, jaarverslagen, ledenadministra-

89 J. L. van der Gouw, H. Hardenberg, W. J. van Hoboken en G . W. A. Panhuysen, Nederlandse archiefterminologie; Zwolle, 1962, ~ ( t blz.

40 Elsevier's Lexicon of Archive Terminology; Amsterdam

-

London - New York, 1964, 83 blz.

tie, receptieboeken en nog enkele van deze termen waarvan wij menen dat ze geen ve~dere toelichting behoeven. Ten overvloede zij meege- deeld dat wij de voorraadadministratie, en in- en verkoop-admini- stratie tot de boekhouding gerekend hebben. Er is geen onderscheid gemaakt tussen deel en band. Wij hebben beide 'deel' genoemd. Er is voorts geen onderscheid gemaakt tussen grote en kleine delen, zoals schoolschriften en zakagenda's.

Bij de toegangen is het woord 'inventaris' spaarzaam gebruikt. Een inventaris veronderstelt naar onze mening niet alleen een meer of minder gedetailleerde beschrijving van de archiefbescheiden volgens de regels van de Handleiding, maar ook de beschrijving van de archief- vorming en de lotgevallen van het archief, de geschiedenis van de ar- chiefvormende persoon of instelling voor zover die nodig is om het ar- chief te kunnen begrijpen, de verantwoording van de methode die ge- volgd is bij de inventarisatie, een literatuuropgave, een index en even- tueel een opgave van de verwante archieven.

Onder een overzichtsstaat verstaan wij een lijst van de formele aard der stukken, gegroepeerd in een niet definitief gestructureerde volg- orde.

Het eenheidsadministratienummer

De beschrijving der archieven eindigt steeds met het eenheidsadmini- stratienummer (EAN). Deze nummering kan de onderzoeker helpen en onszelf veel werk besparen. Het E A N komt uit de dagelijkse praktijk van onze archiefzorg. Wij worden daar gesteld voor het probleem, dat bij binnenkomst van een 'pluk papier' vaak moeilijk te zeggen is, of wij hier te doen hebben met een archief, of met een archief met daarin een documentaire verzameling. Soms blijkt de aan- winst bij nadere beschouwing uit meerdere archieven opgebouwd te zijn. En Als het al mogelijk is te zeggen of het een archief is, dan rijst de vraag naar de naam van dat archief. Hebben wij te doen met het verenigingsarchief, of alleen maar met de papieren van de secretaris, en komt de penningmeester de boekhouding een maand later brengen?

Gaat het om iemands persoonlijk archief, of moeten we spreken van het archief van de instelling namens welke de persoon als vertegen- woordiger optreedt? De beantwoording van deze vragen betekent: in- ventarisatie op stel en sprong, en daar ontbreekt de tijd voor.

Ket alternatief bestaat hierin dat wij in de administratie van de ar-

chieven niet meer spreken van 'archief', maar van 'eenheid'. Wij noemen iets een eenheid bijvoorbeeld omdat het als één geheel bin- nenkomt, of omdat het van éénzelfde zolder afkomstig is en de bruik- leengever zegt: 'Zoek het bij jullie maar uit!' Dan hebben wij te doen met een eenduidig criterium, dat goed blijkt te werken. Die eenheid geven we allereerst een nummer: het eenheidsadministratienummer.

D a t is een volgnunimer dat verder geen betekenis heeft. Vervolgens geven wij de eenheid, zo goed en kwaad als dat kan, een naam.

D e eenheid wordt materieel verzorgd. Alles wordt ingepakt, tenzij het om grote series delen gaat en zo mogelijk wordt er een overzichts- staat gemaakt. De portefeuilles en dozen worden in depôt gezet, wach- tend op het najongen en op verdere bewerking, namelijk de inventari- satie. Bij die inventarisatie worden de eenheden gesplitst en geassem- bleerd zoals de Handleiding dat vordert. Dan blijkt soms dat de naam van de eenheid verkeerd gekozen is. Van alle bewerkingen wordt nauwgezet administratie bijgehouden op formulieren. De onderzoeker die uit een vroeger onderzoek beschikt over het (oude) EAN en een summiere aanduiding van het stuk, kan in een nieuwe ordening altijd dit stuk terugvinden.

De bijkomende voordelen van dit systeem zijn een ruimtebesparende stapeling in het depôt, eenvoudigere en snellere dienstverlening in de leeszaal en de onmogelijkheid dat in het depôt de stukken uit verschil- lende archieven door elkaar raken. Gezien het feit dat wij met veel kleine archiefjes te makeil hebben, was dat voorheen een probleem.

De

indeling in fondsen

Wij hebben de archieven in dit overzicht op pragmatische wijze i11 fondsen ingedeeld. De betekenis van de indeling moet derhalve niet overschat worden. Een juridisch criterium, zoals naamloze vennoot- schap, stichting, vereniging, e.d. bleek niet bruikbaar. Er is uiteinde- lijk gekozen voor een indeling waarin de verschillende aspecten van het maatschappelijk leven achtereenvolgens aan bod komen.

D e particuliere ondernemingen gaan voorop. Zij regelen de voort- brenging en verdeling van materiële goederen en diensten. H u n taak wordt aangevuld en soms overgenomen door coöperatieve inkoop- en handelsorganisaties. Daarachter staan de instellingen die door over- leg of regulatie het economisch leven beïnvloeden. H e t zal iedereen duidelijk zijn dat de vakbonden dit eveneens doen. Maar wij hebben

de archieven van deze instellingen als een aparte groep opgenomen, en ze geplaatst achter de standsorganisaties die een breder scala van belangen behartigen. De archieven van jeugd- en jongerenorganisaties hebben wij eveneens als een aparte groep beschouwd, ondanks het feit dat deze vaak standsgewijze georganiseerd waren.

Vervolgens komen de instellingen op het terrein van onderwijs, cul- tuur, emancipatie en politiek aan de orde. Ook de standsorganisaties zijn op die terreinen werkzaam geweest, zoals zij ook belangrijke ini- tiatieven genomen hebben op de gebieden van volksgezondheid, ver- pleging, bejaardenzorg, volkshuisvesting en n~aatschappelijk werk, waarvan daarna de archieven vermeld zijn.

De persoonlijke archieven zijn helemaal achteraan geplaatst, voor- afgegaan door de archieven van instellingen, die wij niet bij een eerder genoemde categorie wisten onder te brengen. Wij wijzen er uitdruk- kelijk op, dat wij door deze indeling o p generlei wijze een oordeel hebben willen uitspreken over de belangrijkheid van het ene archief of de ene instelling ten opzichte van de andere archieven of instellingen.

Het door ons toegepaste begrip 'onderneming' is beperkter dan het begrip dat in de Nationale Rekeningen gehanteerd wordt. Primair vallen de overheidsbedrijven (openbare nutsbedrijven, openbaar-ver- voersbedrijven, schouwburg, ziekenhuis) er buiten. Ook woningbouw- verenigingen en coöperatieve zuivelfabrieken hebben wij er niet toe gerekend. Het bedrijfsarchief is dan het geheel der bescheiden, ont- vangen of opgemaakt door de gezamenlijke administraties van een onderneming, of door een zelfstandig handelend ondernemer, doch slechts in zoverre de bescheiden naar het oordeel van de ondernemer van belang waren voor de uitoefening van het bedrijf. De scheiding tussen bedrijfsarchief en persoonlijk archief hebben wij bij DERCKX te Meijel (EAN 4yj en 446) doorgevoerd, bij LEITER-NYPELS (EAN 496) niet.

De indexen

Aan het einde van het overzicht zijn indexen op namen van personen, plaatsnamen, namen van organisaties en op functies opgenomen. N a alles wat er hiervóór gezegd is over de vorm van de beschrijvingen, de gehavende staat van de archieven en over de verhouding van per- soonlijk archief tot instellingsarchief, zal het geen verder betoog behoeven, dat deze indexen een wezenlijk onderdeel van het over-

~ i c h t uitmaken. Alleen via de indexen kan de onderzoeker zijn leg- puzzel bij stukjes en beetjes aan elkaar passen.

Volledigheid

H e t overzicht geeft een zo volledig mogelijke opsoinming van de ar- chieven die op I maart 1974 op het Sociaal Historisch Centrum aan- wezig waren. Wc1 beschikken wij in ons depôt nog over j strekkende meter archiefbescheiden waarop het pertinentiebeginsel is toegepast.

D e tijdroven'de herordening van deze stukken volgens het herkomst- beginsel kon niet meer voor de publicatie van dit overzicht plaatsvin- den. Uit deze bescheiden zullen te zijner tijd nog enkele archiefjes te voorschijn komen.

Geen lite~atuuuopgaven

Bij de omschrijvingen van de afzonderlijke archieven ontbreken lite- ratuuropgaven. Niet alleen ontbrak de tijd om de literatuur bij elkaar te zoeken, maar bwendien hebben wij de kans aangegrepen het volle licht te laten schijnen op de primaire bron.

In document STUDIES OVER DE SOCIAAL-ECONOMISCHE GESCHIEDENIS VAN LIMBURG (pagina 69-75)