• No results found

Rollen: opvoerder en registrator

In document Handboek Wkpb-beheer (pagina 58-62)

6 Beheerportaal BRK-PB

6.2 Rollen: opvoerder en registrator

Elke bronhouder kan de inrichting van het Wkpb-beheer naar eigen inzicht vormgeven. Gangbaar is een vier-ogenprincipe waarbij een opvoerder het brondocument en de bijbehorende

administratieve kenmerken aanreikt en een registrator die na controle de beperking ter inschrijving aanbiedt. Opgemerkt moet worden dat de BRK-PB op zijn vroegst in het tweede halfjaar van 2021 wordt ingericht naar dit vier-ogenprincipe. De hieronder beschreven

wisselwerking tussen opvoerder en registrator wordt tot dat moment dus niet ondersteund met de applicatie.

Opvoerder

Een opvoerder kan geen brondocumenten ter inschrijving aanbieden. Wel kan hij de

administratieve kenmerken afkomstig uit het in te schrijven brondocument ordenen en de inhoud van de velden Kenmerk en Aantekening bepalen. Deze laatste twee attributen zijn uitsluitend bedoeld voor beheerdoeleinden en vloeien niet voort uit een bij wet of regeling aangewezen taak.

De inhoud van deze velden wordt ook niet opgenomen in informatieproducten op basis van de BRK-PB.

12 Met eHerkenning kunt u veilig online inloggen op overheidsdiensten. Voor Mijn Kadaster wordt betrouwbaarheidsniveau 3 gehanteerd: u logt in met een gebruikersnaam en wachtwoord, aangevuld met een sms-code of een pincode verkregen via een token. Zie voor meer informatie

https://www.eherkenning.nl/

Registrator

Een registrator kan beperkingen ter inschrijving aanbieden aan de BRK-PB en de openbare registers en deze vervolgens wijzigen, beëindigen en herroepen. Een registrator kan ook wijzigingen doorvoeren in de niet-verplichte velden Kenmerk en Aantekening.

Samenwerking opvoerder en registrator

De registrator heeft als enige de bevoegdheid om de inhoud van de BRK-PB en openbare registers aan te passen. De rol van registrator wordt bij veel gemeentelijke bronhouders gecombineerd met beheeractiviteiten op het gebied van de BAG, de BGT en de BRK.

De registrator kan zijn werkzaamheden alleen uitvoeren als hij voorzien wordt van

brondocumenten op basis van een besluit dat elders in de organisatie bij de vakafdeling of soms buiten de organisatie wordt genomen. Er zal dus samengewerkt moeten worden om de registratie op orde te houden en ervoor te zorgen dat alle beperkende besluiten, beslissingen in

administratief beroep en rechterlijke uitspraken nauwgezet en tijdig bij de registrator belanden zodat deze ter inschrijving aangeboden kunnen worden. Duidelijk moet zijn welke vakafdelingen verantwoordelijk zijn voor het opstellen van besluiten die voortkomen uit de in het

Aanwijzingsbesluit opgenomen wetten. De registrator zal dus een rondgang door de organisatie moeten maken om dit boven water te krijgen. Zeker bij grotere, complexe organisaties waar taken zijn uitbesteed aan Omgevingsdiensten of waar de laatste jaren veel reorganisaties hebben plaatsgehad, zal dit een stevige klus zijn. Niet elke bronhouder zal van al zijn wettelijke bevoegdheden gebruikmaken. Zo heeft slechts een klein deel van alle gemeenten een Bekostigingsbesluit baatbelasting genomen, alleen voor deze gemeenten is het mogelijk om baatbelasting op te leggen en bijbehorende beperkingen op te nemen in de BRK-PB.

Samenwerken tussen afdelingen is voor veel bronhouders niet nieuw, maar de overgang naar de BRK-PB is een goed moment om de bestaande afspraken weer eens tegen het licht te houden en desgewenst te wijzigen of te bestendigen. Het is zaak om wederzijdse verwachtingen goed vast te leggen en daarbij ook het management te betrekken.

De vakafdeling zorgt net als voorheen voor een tijdige toezending van beperkende besluiten aan de registrator. Het is niet de bedoeling dat de registrator wordt overvallen door een besluit, een signaal vanuit de afdeling dat er ‘iets’ aan zit te komen, kan bijdragen aan het halen van de

wettelijke aanbiedingstermijnen. Ook kan de registrator adviseren over de vorm en inhoud van het besluit, zodat voldaan wordt aan de inschrijvingsvereisten voor beperkende besluiten. Zo wordt voorkomen dat een besluit (dat mogelijk al publiek gemaakt is) door vormfouten niet

ingeschreven kan worden in de BRK-PB.

Hoe hecht de samenwerking tussen de registrator en de vakafdelingen zal zijn, hangt van vele factoren af: de grootte van de organisatie, het aantal beperkingen dat geregistreerd wordt, kennis van de vakwetgeving bij de registrator en kennis van het Wkpb-beheer bij de vakafdelingen om er maar eens enkele te noemen. Met het beheerportaal BRK-PB ligt het voor de hand om de rol van opvoerder bij een of meer vakafdelingen te leggen, zeker als hier regelmatig beperkingen worden opgelegd. Het kan het registratieproces versnellen en de vakafdelingen meer betrokken maken bij het Wkpb-proces. Of er van deze mogelijkheid gebruik wordt gemaakt is aan elke bronhouder.

Een mengvorm is ook denkbaar, afdelingen die veel beperkingen opleggen krijgen bijvoorbeeld een nadrukkelijker rol in het beheer dan afdelingen die zelden beperkingen aanlevert. In de ultieme vorm kan de vakafdeling zelfs volledig verantwoordelijk zijn voor het registreren van al haar beperkingen. Het is immers mogelijk om meerdere registratoren per organisatie aan te wijzen. In de beheerapplicatie BRK-PB is niet voorzien in een scheiding per grondslag. Met andere

woorden: elke registrator heeft het recht om een opgevoerde beperking ter inschrijving aan te bieden, ook als deze van een collega-afdeling afkomstig is.

Samenwerkingsverbanden

Het vormen van (gemeentelijke) samenwerkingsverbanden is een goede manier om specifieke expertise op te bouwen en minder afhankelijk te zijn van de toevallige aanwezigheid van

‘eenlingen’ bij een bronhouder. Het kan bovendien de efficiency van werkprocessen vergroten.

Natuurlijk blijven individuele bronhouders aanspreekbaar op een goede uitvoering van de wet Wkpb, ook als de werkzaamheden buiten de deur zijn geplaatst. In een

mandaatbesluit/machtigingsbesluit zal de verantwoordelijkheid voor het bijhouden van de Wkpb- registratie moeten worden geregeld. Een samenwerkingsverband kan niet zelfstandig inschrijven:

dat moet het altijd namens het bestuursorgaan doen waar het besluit formeel door genomen is.

Mandaat/machtiging

Kan de bronhouder-beheerder van Mijn Kadaster zo maar iedereen de rol van registrator

toekennen? In de praktijk wel, iedereen kan de gebruikersrol toebedeeld krijgen in Mijn Kadaster.

Maar vanuit het oogpunt van juridisch correct en transparant werken moet de autorisatie te onderbouwen zijn met een mandaat/machtigingsbesluit waarin de medewerker of een functie gemandateerd/gemachtigd is om namens het bestuursorgaan beperkingen te registreren en te onderhouden. Meer hierover in paragraaf 8.3.1.

Rolverdeling in de organisatie

In de uitvoeringspraktijk van voor de wetswijziging zien we dat de Wkpb-beheerder veelal nieuwe brondocumenten krijgt al dan niet aangevuld met de benodigde essentialia vanuit de

vakafdelingen. Soms speurt een Wkpb-beheerder proactief naar signalen van op handen zijnde of reeds opgelegde beperkingen (niet zelden gebruik makend van het medium waar genomen besluiten kenbaar worden gemaakt). Bijhouding van de registratie en het register is vervolgens volledig in de hand van de Wkpb-beheerder.

Argumenten voor een wisselwerking tussen beheerafdeling en vakafdeling zijn:

• De vakafdeling is het meest deskundig op het terrein van een specifieke wetgeving en zit het dichtst bij de bron waar beperkingen ontstaan en wijzigen.

• De vakafdeling heeft belang bij een actuele, nauwkeurige registratie van haar beperkingen en zit niet wachten op juridische geschillen.

• De uitbreiding van het aantal toegestane objecten als werkingsgebied (BAG, BGT, vrije contour) zal naar verwachting beter aansluiten bij de bedoeling van de opsteller ten aanzien van het object van beperking dan alleen een keuze uit kadastrale objecten vóór de transitie.

• De nieuwe registratiemethodiek gaat de kant op van de methodiek die onder de

Omgevingswet in het Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO) wet praktijk wordt. In het DSO wordt een voorziening gebiuwd via welke gegevens uit de BRK-PB kunnen worden

geraadpleegd.

Taakprofielen van de opvoerder, registrator en coördinator

Als richtlijn staan hieronder een aantal taakprofielen beschreven die bij de rollen kunnen horen. De opsomming is indicatief en naar eigen inzicht toe te passen. Aan de twee besproken rollen

registrator en opvoerder is die van coördinator Wkpb toegevoegd. Dit is geen rol in het feitelijke beheer maar het coördineren van de inbedding van de Wkpb in de organisatie. Al naar gelang de

omvang van de organisatie kunnen de taken uit de hier beschreven rollen worden samengevoegd of juist opgesplitst. Zo is het bij grote organisaties denkbaar dat de rol van ‘opvoerder’ bij

meerdere leverende vakafdelingen wordt neergelegd. Evenzo is het denkbaar dat bij een kleine organisatie de onderscheiden rollen in een en dezelfde persoon verenigd zijn.

Opvoerder:

• Stelt beperkende besluiten op naar aanleiding van een omstandigheid, indachtig de daaraan gestelde eisen. Zie ook paragraaf 5.1.

• Heeft een gedegen kennis van specifieke vakwetgeving en het bijbehorende totstandkomingsproces in de organisatie.

• Heeft basiskenis van de Wkpb en het aanleveringsproces in het beheerportaal van de BRK-PB.

• Is vraagbaak of coördineert inhoudelijke vragen over een brondocument of de geregistreerde gegevens.

• Is en blijft op de hoogte van ontwikkelingen met betrekking tot de Wkpb.

Registrator:

• Is gemachtigd tot inschrijving in de BRK-PB.

• Controleert de opgevoerde gegevens in het beheerportaal op vervallen werkingsgebieden, op de inhoud en vorm van brondocumenten en op de volledigheid van aangeleverde besluiten en spreekt zonodig de opvoerder hier op aan.

• Biedt de beperking ter inschrijving aan.

• Houdt toezicht op de validiteit van de werkingsgebieden en zet vervallensignaleringen uit naar de opvoerder.

• Houdt toezicht op de kwaliteit van de Wkpb (met name op de wettelijke aanlevertermijn van vier dagen).

• Is vraagbaak voor de opvoerders.

• Verzamelt en behandelt signalen die wijzen op onvolkomenheden en zet deze zo nodig door naar de juiste medewerker.

• Rapporteert aan en voorziet de coördinator van informatie over het beheer van de Wkpb.

Coördinator Wkpb:

• Rapporteert over het Wkpb-proces aan de opdrachtgever (management, bestuur).

• Is aanspreekpunt voor het beheer bij het Kadaster.

• Heeft contact met de beheerder van Mijn Kadaster over de inrichting van de BRK-PB met betrekking tot de rollen.

• Heeft overleg met de eHerkenning-functionaris i.v.m. de lopende eHerkenning-accounts (onderscheid maken tussen medewerkers met een tijdelijke of vaste aanstelling, accounts actualiseren bij verloop).

• Is gesprekspartner voor de ICT en IV in de organisatie mbt de Wkpb.

• Is gesprekspartner voor juridische zaken in de organisatie mbt de Wkpb.

• Is gesprekspartner voor DIV, DMS, postkamer/het archief e.d. in de organisatie m.b.t. de brondocumenten.

• Is verantwoordelijk voor kennisdeling en communicatie, vraagbaak voor de organisatie.

• Volgt en levert zo mogelijk een bijdrage aan de landelijke ontwikkelingen ten aanzien van de Wkpb. Bepaalt de impact voor de organisatie van nieuwe ontwikkelingen.

• Vormt een brug tussen beheer en gebruik van gegevens.

In document Handboek Wkpb-beheer (pagina 58-62)