orde in je documenten. Mappenstructuur als middel tegen chaos

In document tijdschrift voor bibliotheek & archief Periodiciteit: Maandelijks april 2018 Afgiftekantoor: Antwerpen X DBNL (pagina 44-47)

Vormingenreeks van de werkgroep Privaatrechtelijk Archief.

Het verwerven, maar vooral het ontsluiten van archie-ven van kleine organisaties loopt niet altijd van een leien dakje. Archiefinstellingen krij-gen vaak te maken met over-drachten of schenkingen van archiefbestanden die slecht of zelfs niet geordend zijn.

De inventariserende archiva-ris heeft dan meestal de leuke taak om het geheel retroac-tief ineen te puzzelen, wat sowieso heel wat tijd vergt. In de digitale wereld is zo’n ver-werking een quasi onmoge-lijke opdracht. Papieren docu-menten kun je vrij snel visueel identificeren. Bij digitale docu-menten, met vaak onduide-lijke bestandsnamen, is dat veel omslachtiger. Alles iden-tificeren vraagt zeer veel tijd, waardoor het verwerken van ongeordende digitale archie-ven nagenoeg onuitvoerbaar wordt voor archiefinstellingen.

De kwaliteit van het docu-mentbeheer bij archiefvormers zoals vzw’s en feitelijke vereni-gingen is een conditio sine qua non om archiefinstellingen toe te laten de archieven na over-dracht ter beschikking te stel-len voor onderzoek en toegan-kelijk te maken voor een ruim publiek.

De Subwerkgroep Vorming van de Werkgroep Privaat-rechtelijk Archief werkte in 2017 dus een toegankelijke vormingenreeks uit over het opstellen en implementeren van een (nieuwe) centrale mappenstructuur voor kleine organisaties.

OpZET EN ORGANISATIE Samen met de verschil-lende partnerinstellingen van de Subwerkgroep — Amsab-Instituut voor Sociale G e s c h i e d e n i s ( A m s a b -ISG), Archief en Museum

voor het Vlaams Leven te Brussel (AMVB), Archiefbank Vlaanderen, Archief- en Onder - zoekscentrum voor Vrouwen-geschiedenis (AVG-Carhif), Centrum voor Academische en Vrijzinnige Archieven (CAVA), Heemkunde Vlaan-deren, Het Firmament, Resonant, Centrum Vlaamse Architectuurarchieven (CVAa) en VVBAD — werden zes

vor-mingsmomenten voorzien (één per provincie en één in Brussel), zodat deelnemers uit verschillende doelgroepen (architecten, heemkundige kringen, muziek- en toneelver-enigingen, sociale bewegin-gen, vrijzinnige vereniginbewegin-gen, vrouwenorganisaties, enz.) de vorming in hun eigen regio konden volgen. Elke partner-instelling nam een vormings-moment voor haar rekening en zorgde voor de praktische organisatie en een lesgever.

Die lesgevers werkten met een gezamenlijk opgesteld lespak-ket.

LESpAKKET

Het lespakket werd opgesteld door een aantal leden van de subwerkgroep, samen met een lesvoorbereiding. Daarbij werd er gezocht naar een gezonde mix van theorie (bijvoorbeeld de basisprincipes voor het opstellen van een mappen-structuur) en praktijk (bij-voorbeeld het spelenderwijs

toepassen van ordeningsprin-cipes aan de hand van een kaartspel). Er werd ook aan-dacht besteed aan onder-steunend materiaal voor de deelnemers. Via GoogleDrive stond een toolkit ter beschik-king met de presentatie die tijdens de vorming gebruikt werd, een voorbeeld-map-penstructuur voor vzw’s en een lijst met

contactgege-vens van alle partnerinstel-lingen. Tot slot werden er in de toolkit een aantal kleine applicaties aangereikt die de

deelnemers kunnen gebruiken bij het toepassen van de richt-lijnen in de eigen organisatie.

Bijvoorbeeld Folder Structure Creator (een Excel-macro waarmee je nieuwe mappen-structuren kunt aanmaken), Remove Empty Directories (een tool voor het zoeken en verwijderen van lege map-pen), Path Scanner (een tool waarmee je path-lengtes kunt controleren), DupFinder (om dubbels te zoeken en te ver-wijderen) en ReNamer (om bestandsnamen in bulk te her-noemen). De toolkit kon op heel wat enthousiasme van de deelnemers rekenen.

De bedoeling van deze vor-mingenreeks was niet alleen om richtlijnen en tips mee te geven voor het opstel-len en implementeren van een (nieuwe) centrale map-penstructuur, maar ook om een aanzet te geven voor de uitvering ervan binnen de

deelnemende organisaties.

Als basisprincipe werd de functionele ordening volgens de taken van de organisatie meegegeven. Ondersteunende taken (beleid, overleg, orga-nisatie, financieel beheer, personeelsbeheer, commu-nicatie, logistiek beheer en ICT) worden daarbij als gene-riek beschouwd, omdat ze in zowat elke organisatie voor-komen. Vertaald naar een mappenstructuur betekent dit dat elke organisatie voor wat betreft ondersteunende diensten (nagenoeg) dezelfde hoofdmappen heeft. Deze generieke mappenstructuur werd dan ook als voorbeeld meegeleverd in de toolkit. De kerntaken, waarvoor de orga-nisatie bestaat of werd opge-richt, zijn natuurlijk voor elke organisatie anders. Tijdens de vorming werd al een aanzet gegeven om hoofdmappen op te stellen voor deze spe-cifieke structuur. Deelnemers

moesten in een vijftal woorden de kerntaken van hun organi-satie noteren. Op basis daar-van konden dan hoofdmappen gedestilleerd worden.

EVALUATIE EN CONCLUSIES Uit de ervaringen die de les-gevers onderling uitwisselden bleek dat er een duidelijke behoefte bestond aan een opleiding over digitaal docu-mentenbeheer. De deelnemers waren zeer geïnteresseerd en enthousiast. Helaas was het niet mogelijk om aan alle wensen en noden te voldoen.

Een aantal deelnemers had gehoopt om na de sessie een concrete mappenstructuur voor hun eigen organisatie te hebben, maar daarvoor is een individuele begeleiding van de organisatie nodig, en dat was niet de bedoeling van deze vorming. Verschillende part-nerorganisaties pikten dit wel op, hiervan zal dus nog werk gemaakt worden. Ook de deel-nemers mochten de vorming evalueren via een tevreden-heidsenquête. Daaruit bleek dat ze unaniem positief waren over de kennis van de lesge-vers en de manier waarop de kennis werd overgebracht. Dat was zonder meer het resultaat van het zorgvuldig voorberei-den en testen van het lespak-ket. Er waren natuurlijk ook wat werkpunten. Op vlak van communicatie bijvoorbeeld.

Er waren een paar deelne-mers met foute verwachtin-gen, bijvoorbeeld dat de vor-ming ging over het ordenen van papieren documentatie-mappen. Hoewel de meeste deelnemers bij het woord

‘mappenstructuur’ wel de con-notatie met digitaal documen-tenbeheer hadden gemaakt, was dat dus niet voor ieder-een duidelijk. Er namen ook een aantal professionelen uit

de erfgoedsector deel aan de vorming, ondanks het feit dat er duidelijk gecommuniceerd werd dat de vorming op kleine organisaties gericht was. Zij bleven wat op hun honger zit-ten. Dat geeft wel aan dat er ook binnen de erfgoedsector nood is aan dergelijke oplei-dingen. Daarnaast moet er in de toekomst een duidelijker communicatieplan opgesteld worden, zodat alle doelgroe-pen de aankondiging op het-zelfde moment krijgen. Nu waren sommige doelgroepen oververtegenwoordigd en konden anderen niet deelne-men omdat ze geen gerichte communicatie kregen of omdat de aankondiging te laat gebeurde.

Ondanks de werkpuntjes mogen we terugkijken op een vruchtbare eerste vormin-genreeks. Bijna 97 procent van de respondenten gaf aan nieuwe kennis te hebben ver-worven. Ruim 90 procent had het gevoel dat hun organisa-tie door deze vorming een betere werking kon opzetten, en 94 procent zou de vorming ook aan anderen aanraden. In het voorjaar van 2018 zal een tweede reeks georganiseerd worden, met een licht gewij-zigde samenstelling van de partnerinstellingen.

WERKGROEp pRIVAATRECHTELIJK ARCHIEF

De Werkgroep Privaatrech-telijk Archief, kortweg WPA, functioneert als een platform voor de uitwisseling van ken-nis en praktijkervaring tus-sen archiefinstellingen in ver-band met privaatrechtelijke archieven. Dat gebeurt onder meer door het bespreken van best practices voor specifieke dossiers, bijvoorbeeld rond

selectielijsten of vrijwilligers-werking. Via deze thematische aanpak wil de werkgroep de professionaliteit van de archie-finstellingen die privaatrechte-lijke archieven beheren, verho-gen en verder verfijnen.

ward Vansteenkiste, CAVA

> op www.vvbad.be/meta vind je de links naar de tools die de deelnemers meekregen.

muziekleven te Antwerpen in de 17de en 18de eeuw. Kort daarna vinden we hem terug als wetenschappelijk

mede-werker in het Archief en Museum voor het Vlaamse Cultuurleven te Antwerpen (nu Letterenhuis), toen geleid door Ger Schmook.

In 1963 werd hij directeur van de Provinciale Bibliotheek te Hasselt. Hij wou van de bibliotheek een open huis maken voor alle klassen van de bevol-king en begon met de inrichting van een moderne kinder- en jeugdbibliotheek. De volwassenen kre-gen directe toegang tot de boeken, er kwam een muziekafdeling, enz. Toen de bibliotheek in Hasselt vorm had gekregen, trok Wim de provincie in. Er zou een netwerk komen van goed uitgebouwde gemeentelijke bibliotheken en daarvoor moesten heilige huisjes afgebroken worden.

In 1970 zag Wim alweer een nieuwe uitdaging: hij trad in dienst als eerste hoofdbibliothecaris van de KU Leuven. De Universiteit was pas gesplitst en hij kreeg al meteen de penibele taak om, in verstand-houding met zijn Franstalige collega, het unitaire bibliotheekwezen op te delen. Hij werkte echter vooral aan een operationele eenmaking van het Leuvense bibliotheekwezen. Hij was ook de motor van de transformatie naar een geautomatiseerd systeem.

Eind 1980 kreeg Wim van de Vlaamse regering de opdracht om de automatisering van de open-bare bibliotheken in Vlaanderen voor te bereiden.

Begin 1984 vertrok hij naar Italië om er directeur te worden van de bibliotheek van het prestigieuze Europees Universitair Instituut in Fiesole bij Firenze.

In 1988 ging hij met pensioen, maar hij bleef wel in Italië wonen tot in 1991. Hij heeft gelukkig nog heel wat jaren kunnen genieten van zijn post-biblio-theekleven. Zijn passie voor de muziek bloeide weer op en hij kon zich ook uitleven in het verwennen van zijn familie en vrienden.

Voor vele bibliothecarissen heeft Wim een belang-rijke rol gespeeld: als voorzitter van de VVBAD (1965-1973), als lesgever in verschillende opleidin-gen, als auteur van diverse publicaties, als spreker op congressen en andere vergaderingen, als coach van tientallen medewerkers, enz. Mogen zij hem gedenken!

werner Jonckheere

Bernard studeerde Germaanse Filologie en doceerde een aantal jaar Nederlands en Engels in diverse secundaire scholen. Daarna werkte hij als corrector bij de provincie West-Vlaanderen. In 1984 startte hij zijn bibcarrière in de toenmalige gebouwen van het Feest- en Kultuurpaleis. Tien jaar later vroeg men hem om de Muziekafdeling uit te bouwen. Dat zag hij meteen zitten, want lezen was voor hem steeds een hobby maar muziek is een pas-sie. Bij Bernard staan de drie B’s centraal: Bach, Beethoven en Blues. Bach en Beethoven bewondert hij voor hun klassiek oeu-vre en Blues betekent een mengeling van sensualiteit en melan-cholie. Zijn motto was en is nog steeds “De bib is een mentaal avonturenpark en bij elk bezoek ontdek je wel een pareltje.”

Bernard zag het als zijn taak om zoveel mogelijk muziek bij de mensen te brengen en dat deed hij zowel door de aankoop van materialen als door de organisatie van muziekavonden waarbij Start to listen en Wegwijs in klassiek wel zijn favorieten waren.

Bernard was ook zo’n vijftien jaar lid van de Vakgroep Muziek (later Muziek en Film) van de VVBAD, waarvan twee jaar als voorzitter.

Christine willaert

In document tijdschrift voor bibliotheek & archief Periodiciteit: Maandelijks april 2018 Afgiftekantoor: Antwerpen X DBNL (pagina 44-47)