De administratieve complexiteit van de inkoopafdeling is groot. Er moet nog veel gebeuren wil de inkoopafdeling volledig op orde komen. Ondersteuning van
Automatisering kan voor verlichting zorgen31. Het Diaconessenhuis Leiden maakt, zoals 70% van alle ziekenhuizen in Nederland, gebruik van de diensten van Hiscom. Hiscom
30 http://www.vandale.nl/opzoeken/woordenboek 04-05-04
31 Lennartz, R.E./ Trompetter, A./Veeke, R.A.F.: Inkoopmanagement in facilitaire omgevingen – stevig faciliteren noodzakelijk- 1ste dr. 2000 Samson Alphen a/d Rijn/Diegem. ISBN: 9014066066
levert een aantal informatiesystemen waaronder ZIS, het Ziekenhuis Informatie Systeem.
Het Ziekenhuis Informatie Systeem is een systeem dat alle ziekenhuisaangelegenheden ondersteund. ZIS is een database waarin
onder andere patiëntengegevens, patiëntenafspraken, crediteurenbeheer, grootboek, Inkoop, operatieplanning, laboratoriumuitslagen en het voorraadbeheer opgenomen zijn.
ZIS is echter een verouderd systeem waarin sinds 1980 geen ingrijpende veranderingen hebben plaatsgevonden met het oog op Inkoop. De veroudering ligt echter niet aan ZIS alleen, maar ook de Automatisering van het Diaconessenhuis speelt hierin een rol. De Automatisering van het Diaconessenhuis Leiden beschikt over onvoldoende kennis om het inkoopdeel van ZIS aan te passen. Het LUMC (Leids Universitair Medisch Centrum) maakt ook gebruik van ZIS, maar aangezien zij beschikken over een verder ontwikkelde
Automatisering, is ZIS daar wel aangepast aan de huidige wensen en behoeften van de interne klant.
Er zijn meerdere ondersteunende informatiesystemen als ZIS op de markt, waaronder Prorec (België), ISH-informatiesystemen Holland B.V. en Chipsoft. Desalniettemin is het praktisch onmogelijk en zinloos om ZIS te vervangen door een Ziekenhuis Informatie Systeem van een andere leverancier. Ten eerste is de invloed van de afdeling Inkoop te klein om een geheel nieuw informatie systeem aan te schaffen. De komst van een nieuw informatie systeem, zal het gehele primaire proces van het ziekenhuis tijdelijk
ontregelen, aangezien het gehele primaire proces wordt ondersteund door ZIS. Tevens is er gebrek aan prioriteit bij de Directie en bij Automatisering. Tenslotte is er nog het gebrek aan financiële middelen.
ZIS is een systeem waar de interne klant een artikel decentraal kan bestellen. Dit gebeurt met behulp van een intern artikelnummer, waarmee dit product is vastgelegd in het Ziekenhuis Informatie Systeem (ZIS). Door mantelovereenkomsten af te sluiten met leveranciers, kan de interne klant decentraal bestellen waar de afdeling behoefte aan heeft. Het bestellen van nieuwe producten, die nog niet zijn vastgelegd in ZIS, worden op traditionele wijze met een schriftelijke bestelaanvraag gedaan bij de afdeling Inkoop. In de toekomst zijn er mogelijkheden om via E-procurement binnen bestaande
mantelovereenkomsten nieuwe producten te bestellen. Momenteel worden nieuwe producten besteld met een inkoopbon of bestellijst. Op dit moment wordt er een proef uitgevoerd met E-procurement bij de Technische Unie. De operationele inkoopfunctie van de inkoopafdeling merkt nu al dat het aantal ingekomen inkoopbonnen is verlaagd. Dit zorgt voor een verlaging van de werkdruk.
E-procurement heeft ook voordelen voor de interne klant. Wanneer er slechts één
methode is voor het bestellen van goederen, zal het bestellen efficiënter verlopen. Het is sneller en gemakkelijker voor de interne klant .
3.4.9 Control
Om ervoor te zorgen dat de inkoopfunctie een succes wordt, is het noodzakelijk regelmatig te controleren of het proces nog goed verloopt. Inkoopcontrol is het
permanent bijsturen van de inkoopfunctie. Om sturing te kunnen geven aan de inkoopfunctie is managementinformatie nodig. Die managementinformatie moet gebaseerd zijn op de analyse van feitelijke gegevens. Deze analyse kent in geval van inkoopcontrol doorgaans drie hoofdaspecten32:
Analyse van de voorwaarden waaronder wordt ingekocht (contractanalyse).
De administratie van de afdeling Inkoop en Magazijn nog niet gestructureerd. Het
contractenbeheer dus ook nog niet. Contractbeheer is het vastleggen, actueel houden en toegankelijk maken van de gegevens die met (inkoop)contracten samenhangen33.
Hierdoor kan de afdeling nog geen contractenanalyse maken. Structuur in de
administratie werkt door in de tevredenheid van de interne klant. De inkoopafdeling kan dan sneller lopende zaken terugvinden, waardoor er minder tijd verloren gaat wanneer een interne klant met een vraag zit.
Analyse van de producten en diensten die worden ingekocht (kwantitatieve analyse).
Door het opstellen en uitwerken van de Kraljic-portfolio kunnen producten/product-groepen worden ingedeeld naar soort product (knelpunt-, strategisch-, routine- en hefboomproduct), wat het toeleveringsrisico is en wat de invloed op het financiële resultaat is. De crediteurenadministratie is de bron voor de kwantitatieve gegevens aangezien alle facturen per leverancier daar worden ontvangen en verwerkt. Een
kwantitatieve analyse geeft inzicht in knelpuntproducten waarbij eventueel acties moeten worden genomen.
Analyse van de kaders waarbinnen wordt ingekocht (kwalitatieve analyse).
Uit de kwalitatieve analyse blijkt waar de uitvoeringswijze van de inkoopfunctie bijsturing behoeft. De uitkomsten van de kwalitatieve analyse kunnen vervolgens worden
vergeleken met referentieorganisaties, een zogenaamd benchmark-onderzoek34.
Daarmee wordt bepaald waar men meer dan gemiddeld afwijkt, om vervolgens de vraag te stellen waaraan dat ligt, welke verklaringen ervoor zijn en wat ervan geleerd kan worden. Dit geeft een waardevolle verdieping van de kwantitatieve gegevens en vereenvoudigd het identificeren van verbetermogelijkheden per inkooppakket. Behalve van de inkooppakketten dient ook een kwalitatieve analyse van de inkoopfunctie (zie § 3.2) te worden uitgevoerd. Hierbij wordt nagegaan in hoeverre expliciet aan alle onderdelen inhoud wordt gegeven.
De drie voornaamste onderdelen van de kwalitat ieve analyse zijn:
• De fasen in het inkoopproces (het hart van de inkoopfunctie)
• De ondersteunende processen (procedures, methoden, informatiesystemen en organisatievorm)
• Het overkoepelende inkoopbeleid
De kwalitatieve analyse omvat dus de gehele inkoopfunctie.
32en33en34 Lennartz, R.E./ Trompetter, A./Veeke, R.A.F.: Inkoopmanagement in facilitaire omgevingen – stevig faciliteren noodzakelijk- 1ste dr. 2000 Samson Alphen a/d Rijn/Diegem. ISBN: 9014066066