Het beheer der geldmiddelen en de controle daarop

In document I. TEKST VAN HET VERSLAG VAN BESTUUR EN STAAT VAN NEDERLANDSCH-INDIË OVER (pagina 47-51)

i. De Chineesche beweging

5. Het beheer der geldmiddelen en de controle daarop

Aan de leden van de Algemeene E e k e n k a m e r , de heeren A. J . G. M. Gaillard en W . Verbeek is — onderscheidenlijk m e t ingang van 30 November 1930 en 31 Augustus 1931 — eervol ontslag verleend ( K . B n . 11 Oct. 1930 n°. 37 en 12 J u n i 1931 n°. 49). I n h u n n e p l a a t s zijn benoemd de heeren m r . H . Carrière (K. B . 13 J a n . 1931 n°. 29) en H . E . Th. Arriëns (K. B . 16 Sept, 1931 n". 27), beiden t h a n s tijdelijk.

De administratie der Landskassen, naar het op 1 J a n u a r i 1874 ingevoerd stelsel, had eene drieledige strekking: 1°. de eigenlijk gezegde boekhouding der kassen( k a s a d m i n i s t r a t i e ) , 2°. liet verstrekken van de gegevens benoodigd voor de bij de d e p a r t e m e n t e n van algemeen bestuur te voeren begrootingsboekhouding (begrootingsadministratie), 3°. de bewaking van 's L a n d s vorderingen (debiteuren-a d m i n i s t r (debiteuren-a t i e ) . Nog tient(debiteuren-allen v(debiteuren-an j(debiteuren-aren n(debiteuren-a de invoering, heeft deze (debiteuren-administr(debiteuren-atie in alle opzichten aan de eischen van een goed financieel beheer voldaan. De omstandigheden zijn echter, vooral in de laatste jaren, aanmerkelijk veranderd;

tengevolge van den, vergeleken bij het tijdstip der invoering sterk toegenomen omvang van het geldverkeer, de belangrijke uitzetting van het budget en de

daar-4 daar-4 DE FINANCIEELS TOESTAND.

mede gepaard gaande opvoering van de eischen, welke aan de administrai ie moeten worden gesteld voor eene vlotte afwikkeling van het comptabel beheer, k u n n e n de grondslagen van het meer dan een halve eeuw oude stelsel t h a n s niet meer als de juiste worden aangemerkt.

H e t aantal bij de Landskassen in gebruik zijnde registers, aan de h a n d waar-van de hiervóór bedoelde administratie moet worden gevoerd, is gaandeweg zeer belangrijk toegenomen; tegenover een aantal van slechts 4 registers voor de käs-en begrootingsboekhouding in 1874, stond in 1928 ekäs-en aantal, dat meer dan 50 beliep. Voor de debiteurenadministratie, waarvoor in 1874 nevens de leggers en kohieren één memoriaal voldoende werd geacht, werden in 1928 een memoriaal en ongeveer 25 hulpmemorialen gebezigd. Ook de door de algemeene ontvangers in t e dienen verantwoordingsstukken en andere periodieken waren, zoowel in omvang als in aantal, zeer belangrijk toegenomen: de voor de controle op het kasbeheer onmisbare toelichtingen op de door hen in te dienen jaarrekeningen waren volumineuze boekdeelen geworden.

Bestond in 1874 en nog geruimen tijd daarna, geheel in overeenstemming m e t de omstandigheid dat het z w a a r t e p u n t van de verrichtingen der algemeene ont-vangers in het kasbeheer gelegen is, het aan de ontont-vangers toegevoegde personeel uitsluitend uit k a s b e a m b t e n : kassiers en geldtellers, m e t wie de administratie in haar toenmaligen omvang naar behooren kon worden gevoerd, geleidelijk moest voor het administratieve werk speciaal personeel bij de kassen worden geplaatst en tenslotte was de sterkte van het voor de administratie bestemde personeel, ondanks de invoering van machinale hulpmiddelen, zeer overwegend sterker dan die van het eigenlijke kaspersoneel.

De administratieve werkzaamheden der ontvangers bleken zoodanige uit-gebreidheid te hebben verkregen en n a m e n h u n aandacht zoodanig in beslag, dat eene goed gevoerde administratie alleen mogelijk was door concessies te doen m e t betrekking tot de uitoefening van h u n voornaamste plicht : een juist kas-beheer; er moest te veel in goed vertrouwen op het ondergeschikte kaspersoneel worden gewerkt. D a t deze gang van zaken gevaar opleverde voor onregelmatig-heden in het comptabel beheer behoeft geen nader betoog.

Aan den anderen k a n t hield de uitbreiding van het administratief personeel der kassen veelal geen gelijken tred m e t den toenemenden omvang van den administratieven arbeid. E r kon niet voldoende a a n d a c h t worden geschonken aan wenken en aanschrijvingen, die door het D e p a r t e m e n t van Financiën in het be-lang van een n a u w sluitende controle op het financieel-administratief beheer werden gegeven. H e t uitgebreide registermaterieel voldeed dikwijls niet aan de eischen van netheid en accuratesse, welke aan eene goede boekhouding moeten worden gesteld en bij vele kassen bestond doorloopend een aanzienlijke achter-stand.

B e n groot gevaar lag ten slotte in de omstandigheid, dat de omvang der administratie, vooral bij de grootere kassen, het op den duur onmogelijk m a a k t e de ontvangers regelmatig en grondig te controleeren. E e n inspectie van 's L a n d s kas n a m vele weken, bij groote kassen zelfs m a a n d e n in beslag en dan nog ge-schiedde de examinatie gedeeltelijk door het n e m e n van steekproeven.

Al deze omstandigheden hebben er toe geleid, dat het ter verbetering van den toestand bij 's L a n d s kassen, zoowel m e t het oog op de reeds te zware ver-antwoordelijkheid van de comptabelen als in het belang van eene snellere afwik-keling van het financieel beheer en ter verzekering van een scherpere, meer doel-matige en tegelijkertijd minder tijdroovende controle op dat beheer, niet langer toelaatbaar wrerd geacht de verantwoordelijkheid voor de administratie der geld-kantoren nevens die voor het steeds zwaardere eischen stellend kasbeheer door de algemeene ontvangers t e doen dragen. H e t bleek noodzakelijk over te gaan tol eene uitsplitsing van den bij de kassen te verrichten financieel-comptabelen arbeid;

de begrootings- en debiteurenboekhouding werd afgescheiden van de eigenlijke kasadministratie, waardoor de kashouders konden worden ontheven van werk-zaamheden, welke geen direct verband houden m e t de h u n opgedragen comp-tabele functie.

DE LANDSFINANCIEN. 45 Daar eene afscheiding zoodanig, dat de administratie in haar gansehen om-vang zou blijven gevoerd ter plaatse waar de kas gevestigd is — hiertoe zouden aan elke L a n d s k a s een comptabele kashouder, daarnevens een niet-rekenplichtig administrateur moeten worden verbonden — een te kostbare maatregel zou zijn, waaraan bovendien het bezwaar verbonden zou zijn, dat eene behoorlijke perso-neelsvoorziening door het groote aantal leidende functies nog moeilijker zou worden dan die tot dusver reeds was, werd besloten tot samentrekking van de begroo-tings- en debiteurenadministratiën van alle in een bepaald rayon gevestigde kassen op een centraal p u n t . Hiertoe werden de Landskassen verdeeld in kringen, elle m e t één z.g. administratiekantoor, hetwelk de begrootings- en debiteuren-administratie voor alle Landskassen binnen den betreffenden kring voert.

H e t bleek daarbij rationeel eene uitzondering te maken voor de administratie der belastingen, welke beter door den belastingdienst zelf kon worden gevoerd, t. w. bij de bestaande plaatselijke belastingkantoren en — op de standplaatsen van inspecteurs van Financiën, hoofden van inspectiekantoren — bij de kantoren van die inspectiechefs. De belastingadministratie toch zou, wil m e n niet in veel en langdurige briefwisseling vervallen, waardoor tevens vertraging in de invorde-ring van achterstallige belastingschulden zou ontstaan, bezwaarlijk k u n n e n worden gevoerd op een te grooten afstand van de plaats, waar de aangeslagenen gevestigd zijn en de belasting moet worden betaald.

I n het kort k o m t de hierboven uiteengezette reorganisatie van de L a n d s -administratie derhalve hierop neer, dat aan de kashouders zooveel mogelijk administratie zou worden afgenomen en dat deze — w a t de belastingontvangsten betreft — zou worden overgebracht naar de belastingkantoren en de kantoren van de inspecteurs van Financiën en voor alle andere ontvangsten en voor de uitgaven naar nieuw in h e t leven geroepen „ a d m i n i s t r a t i e k a n t o r e n " als centrale voor de administratie van een aantal daarbij aangesloten Landskassen.

Aangezien het hier ging om eene zeer ver strekkende herziening van het be-staand systeem, werd tot definitieve invoering van deze reorganisatie niet eerder b e s l o t e n ' d a n n a d a t de bruikbaarheid en de doelmatigheid van het nieuwe stelsel proefondervindelijk was bewezen. Begonnen werd m e t de instelling' op 1 J a n u a r i 1929 van één gereorganiseerd proefressort op J a v a , o m v a t t e n d e den ambtskring van een inspecteur van Financiën en twee residentie-afdeelingen. N a d a t deze proef geslaagd bleek, werd daaraan geleidelijk verdere uitbreiding gegeven, zoodat t h a n s (1 September 1932) op J a v a en Madoera reeds op de hoofdplaatsen van elk der drie provincies een administratiekantoor is gevestigd, welks ressort de geheele provincie omvat, terwijl het ressort van het kantoor t e Semarang zich mede uitstrekt tot de Vorstenlandsche gouvernementen.

Met de invoering van de reorganisatie der landskassen in de Buitengewesten is in de tweede helft van 1932 een aanvang gemaakt. De vestiging van een administratiekantoor t e Makassar voor alle kassen in het toekomstige gouverne-m e n t de Groote Oost is in een vergevorderd stadiugouverne-m van voorbereiding.

E e n zeer belangrijk voordeel van het nieuwe stelsel bleek de daardoor geboden gelegenheid om het onbevredigend instituut der z.g. ondercollectekassen af te schaffen en de beheerders daarvan te vervangen door algemeene ontvangers. De zeer eenvoudige administratie, welke bij de Landskassen is overgebleven, heeft het mogelijk gemaakt om zonder vermeerdering van personeelsuitgaven de onder-collectekassen om te zetten in hulplandskassen en het daarbij t e voeren kasbeheer mede t e doen betrekken in de door de administratiekantoren op de comptabele verrichtingen van de beheerders der onder die kantoren ressorteerende kassen uit te oefenen controle.

I n de Buitengewesten zal op overeenkomstige wijze de even weinig bevredi-gende instelling der „ r e k e n i n g c o u r a n t h o u d e r s " k u n n e n verdwijnen en k u n n e n pok de Europeesche ambtenaren, belast m e t het bestuur over afdeelingen en onder-afdeelingen, door wier tusschenkomst t h a n s practisch alle ontvangsten en uitgaven in die ressorten worden gedaan, worden belast m e t de functie van ontvanger eener hulplandskas, als zoodanig rekenplichtig ambtenaar, en worden onderworpen aan liet toezicht, dat door de in de wet genoemde instanties op het comptabel beheer

4 6 DE FINANCIEELE TOESTAND.

wordt uitgeoefend. E e n en ander behoeft voor de betrokken b e s t u u r s a m b t e n a r e n niet tot vermeerdering' van arbeid t e leiden.

E e n ander voordeel van de reorganisatie bleek t e liggen in de omstandigheid, dat de administratieve arbeid der door het nieuwe stelsel in h u n functie van ont-vanger tevens betaalmeester herstelde beheerders van L a n d s k a s s e n tot zoo-danigen geringen omvang is teruggebracht, dat tegen uitbreiding van h u n kas-beheer, zonder aan de mogelijkheid van een doeltreffende controle daarop t e kort te doen, geen bezwaar bestaat. I n verband hiermede is in beginsel besloten de Landskassen aan t e wijzen tot kantoren voor de inontvangstneming van alle Landsvorderingen betrekeking hebbend op de openbare verkoopingen, waardoor de vendukassen op de vendukantoren k u n n e n worden opgeheven, het groote aan-t a l personen, daaan-t m e aan-t kasbeheer is belasaan-t, m e aan-t daaan-t der houders van vendukassen kan worden verminderd, de versnippering van het comptabel beheer gedeeltelijk kan worden tenietgedaan en h e t toezicht op dat beheer derhalve kan worden ver-eenvoudigd en verscherpt. Aan de doorvoering van dezen maatregel, waardoor de vendukantoren zullen worden tot administratiekantoren voor het vendu, evenals de belastingkantoren voor de belastingen en de hoogerbesproken administratie-kantoren voor alle andere ontvangsten en uitgaven, is een begin van uitvoering gegeven.

Door de dagelijltsche verificatie bij het administratiekantoor van kasboek-afschriften en bijlagen en de eveneens dagelijksche bijhouding van de debiteuren-administratie, waardoor bij dat kantoor de achterstanden van de debiteuren op elk oogenblik bekend zijn, kan dat kantoor de controle op de kashouders op zeer intensieve wijze doen geschieden. H e t dagelijks inzenden van een afschrift van het kasboek door de ontvangers sluit de mogelijkheid tot achteraf knoeien in de boeken uit, waardoor de mogelijkheid tot het plegen van fraude wordt bemoei-lijkt. Daar voorts de inspecteerende organen van het D e p a r t e m e n t van Financiën worden ontlast van het tijdroovende werk bij de opnemingen der L a n d s k a s s e n en eene kasinspectie na de reorganisatie niet anders o m v a t dan eene vergelijking van het saldo volgeus het laatst ingezonden afschriftkasboek m e t het saldo volgens het origineel kasboek en het saldo in kas, is het mogelijk elke landskas regelmatig' te doen inspeeteeren. Den inspecteurs van Financiën kon, in verband hiermede, worden voorgeschreven elke kas in h u n ambtsgebied ten minste tweemaal 's jaars op te n e m e n . Deze controle is mede opgedragen aan de hoofden van de adminis-tratiekantoren, die derhalve als kascontroleurs dienst doen. De algemeene ont-vangers zijn, mede m e t het oog hierop, rechtstreeks aan genoemde a m b t e n a r e n ondergeschikt.

Bij G. B . 8 Oct. 1931 n°. 17 ( I . S. n°. 417) zijn bepalingen vastgesteld van de uitgestrektheid der inspecties van financiën en de sterkte van het daarin werk-z a a m gestelde inspecteerend personeel.

DE FINANCIËN DER ZELFBESTÜRENDE LANDSCHAPPEN. 4 7

In document I. TEKST VAN HET VERSLAG VAN BESTUUR EN STAAT VAN NEDERLANDSCH-INDIË OVER (pagina 47-51)