In het functioneel ontwerp wordt beschreven hoe de gewenste informatiebehoefte wordt vertaald naar kengetallen en hoe deze worden ingedeeld op de schermen.
7.1.1 Werkwijze
Het functioneel ontwerp gaat verder waar de informatie- en gegevens analyse is opgehouden. De gewenste informatiebehoefte uit de informatie analyse moet worden vertaald naar een ontwerp van kengetallen die deze informatiebehoefte zo goed mogelijk weergeven. Kengetallen kunnen op verschillende manieren worden weergegeven. Denk hierbij aan metertjes en verschillende soorten diagrammen of tabellen. Per kengetal is gekeken hoe deze het meest overzichtelijk kunnen worden weergegeven. Op deze manier wordt de gewenste informatie behoefte vertaald naar een ontwerp dat zo duidelijk en effectief mogelijk aan de informatie behoefte probeert te voldoen.
Voor de grafische weergave van de ondervonden kengetallen (de manier waarop ze worden weergegeven) zijn nog helemaal geen gebruikersspecificaties beschikbaar. Daarom is zelf invulling gegeven aan deze grafische weergave door middel van het ontwerpen van de perfecte methode om de kengetallen weer te geven op het scherm zodat de gebruiker onmiddellijk de juiste informatie krijgt.
Dit was nog niet altijd even eenvoudig omdat er veel verschillende manieren zijn om kengetallen weer te geven zoals metertjes, diagrammen en grafieken.
Voor de layout en opmaak zijn ook geen gebruikersspecificaties beschikbaar. Daarom is, omdat de BI tool een onderdeel gaat worden van Trade, uitgegaan van de gebruikersspecificaties voor de e-Trade applicatie betreffende de layout en opmaak.
Binnen VAA ICT Consultancy wordt gebruik gemaakt van een standaardindeling voor functionele ontwerpen. Hier worden de voor mijn functioneel ontwerp relevante onderdelen uit gepakt.
7.1.2 Resultaten Globale opzet applicatie
Hieronder de globale opzet van de applicatie. Bronsystemen voor het e-Trade datawarehouse (DWH) zijn e-Trade en het FloraHolland DWH. Vanuit het e-Trade DWH worden datamarts gecreëerd van waaruit kengetallen kunnen worden gegenereerd. Er is een datamart voor de prijsgegevens, voor de vraaggegevens en voor het aanbodgegevens.
Afstudeerscriptie BI analyse e-Trade
Figuur 7-1: Globale opzet van de applicatie
De te ontwerpen applicatie gaat onderdeel zijn van de e-Trade applicatie en is dus geen
opzichzelfstaande applicatie. Als een gebruiker inlogt in e-Trade dan krijgt hij op het beginscherm een aantal kengetallen te zien die informatie geven over de actuele stand van zaken. Daarna kan hij eventueel nog doorklikken naar een achterliggende ‘marktinformatie’ pagina waar ook historische kengetallen worden weergegeven. De historische kengetallen zeggen iets over de prestaties van de kweker in het verleden.
Verbijzondering gegevens analyse
De gegevens analyse uit de vorige fase wordt verder uitgewerkt. In de vorige fase werd gekeken welke gegevens nodig zijn en waar deze gegevens vandaan komen. In het ontwerp wordt hiermee verder gegaan. Er wordt gekeken hoe de gegevens vanuit de bronsystemen uiteindelijk in het datawarehouse kunnen worden geladen. Omdat FloraHolland op dit moment bezig is met het
opzetten van een nieuw datawarehouse kan op dit moment nog niet worden gezegd hoe de gegevens beschikbaar zullen komen vanuit deze bron. Voor het andere bronsysteem, e-Trade, komen de gegevens beschikbaar via een rechtstreekse database verbinding.
Invalshoeken / Dimensies
Invalshoeken worden beschreven die kunnen worden gekozen voor kengetallen. Invalshoeken voor de BI tool zijn onder andere productgroep, sorteerkenmerken, tijd, afzetkanaal. Niet voor ieder kengetal zullen alle invalshoeken beschikbaar zijn. Voor het prijsverloop van de klok bijvoorbeeld zullen geen afzetkanalen kunnen worden gekozen.
Een datawarehouse en datamarts
In een datawarehouse worden gegevens opgeslagen uit verschillende bronsystemen met als doel om (BI) analyses uit te kunnen voeren op deze gegevens.
In het datawarehouse worden mogelijk miljoenen regels met data opgeslagen op het laagste detailniveau. Als het voor bepaalde kengetallen of KPI’s bijvoorbeeld nodig is om snel die miljoenen detailgegevens door te nemen kan de performance van de BI toepassing ernstig te kort schieten als er meerdere soortgelijke KPI’s tegelijkertijd worden opgevraagd. Daarom worden gegevens geaggregeerd in datamarts geladen. Veelgevraagde totalen worden vooraf berekend in de datamarts zodat ze niet iedere keer opnieuw moeten worden berekend. In datamarts worden verder ook ingewikkelde KPI’s die bijvoorbeeld gegevens uit meerdere bronsystemen nodig heeft gecombineerd.
Afstudeerscriptie BI analyse e-Trade
Indeling Schermen / Kengetallen (Layout)
Er is gekozen voor een indeling in twee schermen. Het eerste scherm is het beginscherm dat een gebruiker krijgt bij het inloggen in e-Trade. Het tweede scherm is te bereiken via een menuknop
‘marktinformatie’.
Als een gebruiker inlogt, krijgt deze persoon op het beginscherm van e-Trade een aantal kengetallen te zien die iets zeggen over de actuele stand van zaken. Door deze verdeling aan te houden kan de gebruiker bij inloggen onmiddellijk zien wat er speelt op de markt en hoe hij ervoor staat. Hij hoeft geen ellenlange rapportages meer door te spitten om een beeld te krijgen van wat de stand van zaken is. Vervolgens kan hij direct hierop inspelen tijdens het gebruik van e-Trade. Kengetallen op het beginscherm zullen in ieder geval zijn de actuele middenprijs en de kengetallen die iets zeggen over de actuele stand van zaken op e-Trade zoals verkoopsnelheid, omvang verkopen, percentage verkochte producten en hits op het aanbod van de kweker.
Op het scherm ‘marktinformatie’ kan de kweker historische / lange termijn informatie zien. Deze informatie is niet direct van belang voor die bepaalde dag maar kan wel veel zeggen over hoe de kweker heeft gepresteerd de afgelopen tijd. Aan de hand van deze historische kengetallen kan de kweker vervolgens weer bijsturen. Een voorbeeld van een historisch kengetal is de aanbodverdeling over de tijd heen. De kweker kan zien hoe hij zijn aanbod heeft verdeeld ten opzichte van de
gemiddelde kweker. Aan de hand hiervan kan hij dan weer bijsturen bij zijn aanbodverdeling in de toekomst.
Wat zijn invalshoeken of dimensies?
Prestatie indicatoren of kengetallen kunnen worden bekeken vanuit verschillende invalshoeken of dimensies. Een invalshoek of dimensie moet gezien worden als een manier om naar een KPI te kijken.
Afstudeerscriptie BI analyse e-Trade
8 Conclusie en Aanbevelingen 8.1 CONCLUSIE
Dit project is uitgevoerd met een gecombineerde projectaanpak. De project aanpak beschreven in ‘De intelligente organisatie’ door Daan van Beek en de GUIDE -projectaanpak door Rob Peters en Sjoerd Hobo zijn onder de loep genomen en de relevante fases zijn gebruikt voor dit onderzoek.
Er is begonnen met een verkenningsfase. Resultaat van deze fase is een bedrijfsmodel van FloraHolland beschreven volgens het model van Osterwalder en een procesbeschrijving van de (e-Trade) handelsprocessen. Door middel van de uitvoering van deze producten is de sierteeltsector in het algemeen en de e-Trade applicatie in het bijzonder verkend.
Tijdens de informatie analyse zijn stakeholders geïnterviewd om de informatie behoefte te
inventariseren. Uit deze informatie analyse is gebleken dat de informatiebehoefte vanuit de kwekers groot genoeg is om een BI analyse op de e-Trade toepassing te rechtvaardigen. Hiermee is antwoord gegeven op het eerste deel van de probleemstelling. De belangrijkste informatiebehoefte is die van de middenprijs. Daarnaast is er informatiebehoefte in kaart gebracht die iets zegt over de koopkracht van het product van de kweker in e-Trade (bijvoorbeeld verkoopsnelheid e-Trade of hits op het aanbod in e-Trade). Verder zijn er nog kengetallen geformuleerd met betrekking tot het aanbod en de aanbodverdeling en een kopers top 5.
In de gegevens analyse is vervolgens gebleken dat de gewenste informatie behoefte (met een kleine aanpassing in e-Trade) realiseerbaar is. Twee bronsystemen worden gebruikt, e-Trade en het FloraHolland datawarehouse.
De informatiebehoefte is vertaald naar een ontwerp. De BI tool die ontworpen is gaat een onderdeel worden van de e-Trade applicatie. Het is dus een deel van een groter geheel en niet een
opzichzelfstaande toepassing. In dit ontwerp is een indeling gemaakt in kengetallen. Actuele kengetallen zoals middenprijs en hits op het aanbod van de kweker zullen op een beginscherm komen dat gebruikers zien nadat ze zijn ingelogd. Kengetallen die iets zeggen over de historie / lange termijn zullen onder een aparte menuknop komen.
8.2 AANBEVELINGEN
Realiseren BI toepassing e-Trade
Tijdens dit onderzoek is gebleken dat de informatie behoefte met betrekking tot het gebruik van e-Trade groot genoeg is gebleken om een BI toepassing op deze applicatie te rechtvaardigen. Een realisatie van het ontwerp van deze toepassing is dan ook wenselijk.
Koperszijde ook onderzoeken
Het onderzoek aan de aanbodzijde van het (e-trade) handelsproces is nu afgerond. Vanwege tijdsafbakening is de vraagzijde (koperszijde) niet meegenomen in dit project. Voor volledigheid en bevordering van het succes van e-Trade is een soortgelijk onderzoek naar de vraagzijde van e-Trade aan te raden.
Rekening houden met veranderende marktomstandigheden
De sierteeltmarkt is onderheven aan veel veranderingen en vernieuwingen. Zo ook op het gebied van afzetkanalen. Wat vandaag de informatiebehoefte kan over een paar maanden anders zijn.
Bijvoorbeeld op het gebied van de populariteit van de afzetkanalen en welk afzetkanaal leidend is qua prijszetting. Op dit moment is dat de klokverkoop. Echter de verwachting is dat de klokverkoop steeds meer plaats gaat maken voor de verkoop via virtuele marktplaatsen zoals e-Trade. Dit kan ook de informatiebehoefte beïnvloeden. Mijn advies is om de feedback van de gebruikers van de BI tool goed in acht te nemen en waar nodig de BI tool aan te passen aan de veranderende
marktomstandigheden.
Afstudeerscriptie BI analyse e-Trade
Evaluatie
De kennismaking en het inwerken in de organisatie ging me vrij goed af. VAA is een klein bedrijf met een informele open bedrijfscultuur. Hierdoor voelde ik me snel thuis in het bedrijf.
Ik heb veel plezier ondervonden aan het verdiepen in de sierteeltbranche. Tijdens een introductie bij een kweker en persoonlijk verkoper heb ik veel praktische dingen geleerd over het telen van
snijbloemen en de verkoop van deze bloemen via de FloraHolland veiling. Ook ben ik bij de organisatie van FloraHolland geïntroduceerd en heb ik een kijkje mogen nemen bij een grote koper (exporteur) die bloemen inkoopt. Je zou kunnen zeggen dat ik alle aspecten van het de sierteeltketen en het handelsproces heb mogen zien.
Het eerste product was het bedrijfsmodel van FloraHolland in kaart brengen. Het was nog moeilijker dan ik aanvankelijk had gedacht. Het is belangrijk om alle aspecten van het bedrijf te belichten.
Daarom is een raamwerk of format voor een bedrijfsmodel belangrijk. Na veel zoeken heb ik daarvoor het bedrijfsmodel van Alexander Osterwalder gevonden. Dit model bood me voldoende houvast om mezelf te verdiepen in FloraHolland. Het vergaren van informatie voor het invullen van dit
bedrijfsmodel verliep vervolgens heel vlot. Met goede feedback van de FloraHolland begeleider is dit product vervolgens afgerond.
Het tweede product, de procesbeschrijving van e-Trade is ook iets anders verlopen dan ik
aanvankelijk had gepland. Het was eerst de bedoeling om alleen de processen rondom e-Trade in kaart te brengen, maar dit is later mede naar aanleiding van advies van de bedrijfsbegeleider uitgebreid om ook de algemene handelsprocessen van de sierteeltbranche hierin mee te nemen.
Hierbij had ik echter ook input nodig uit de volgende fase, de interviews. De opdrachtomschrijving met betrekking tot de procesbeschrijving is dus enkele keren uitgebreid naar aanleiding van nieuwe inzichten.
Door het uitvoeren van deze twee fases van mijn onderzoek heb ik erg veel geleerd over de
sierteeltsector. Door dit goede inzicht kon ik gemakkelijker de interviews voorbereiden die gehouden dienden te worden in de informatie analyse. Tijdens deze interviews kon ik ook gemakkelijker inspelen op antwoorden die gegeven werden omdat ik meer kennis had van de achtergronden. Ik kreeg zelfs na een interview via de begeleider van FloraHolland de feedback dat een geïnterviewde vond dat ik erg veel kennis van de sierteeltsector had.
De informatie- en gegevens analyse was de volgende stap van mijn onderzoek. Ik heb het een en ander geleerd met betrekking tot het houden van interviews. Vooral met het opwekken van suggesties door middel van suggestieve vragen is het opletten geblazen. Ik moet geen woorden in de mond gaan leggen, maar de contactpersonen zelf laten praten want alleen dan krijg ik betrouwbare en nuttige informatie naar boven. Ik moet de contactpersonen zelf laten praten. Ook moet ik me niet aan een vast stramien houden met betrekking tot de vragen. Ik moet inspelen op de antwoorden die de geïnterviewde geeft. Tijdens het verwerken van de interviews en het in kaart brengen van de informatie behoefte ben ik de fout in gegaan. Ik probeerde te veel al de kengetallen te ontwerpen.
Hierdoor liep ik vast en heeft dit product waarschijnlijk langer geduurd dan nodig was. Achteraf gezien had ik in dit product puur de informatiebehoefte, met nadruk op behoefte, in kaart moeten brengen en in mindere mate me bezig houden met de ontwerpaspecten van deze behoefte.
Het ontwerp was daarna wel gemakkelijker omdat de informatiebehoefte al voor een groot deel was vertaald naar kengetallen. Dit scheelde weer tijd in deze stap. Op dit moment is het ontwerp nog in volle gang.
Samenvattend is het project goed verlopen. Ondanks de vertraging en de wat verlate oplevering van het ontwerp hierdoor heb ik er een goed gevoel bij.
Afstudeerscriptie BI analyse e-Trade
Literatuurlijst Boeken:
• Daan van Beek, De Intelligente Organisatie, 2e druk, Uitgeverij Tutein Nolthenius, Den Bosch, 2006.
• Roel Grit, Projectmanagement, 4e druk, Uitgeverij Wolters Noordhoff. Groningen/Houten, 2005.
Websites:
• Website van FloraHolland, www.floraholland.com
• Dissertation Alexander Osterwalder, The business model ontology (Ph.D. thesis 2004), http://www.hec.unil.ch/aosterwa/PhD/, Het bedrijfsmodel dat ik als leidraad heb gebruikt om het bedrijfsmodel van FloraHolland te beschrijven.
• Website over interviewtechnieken, http://www2.fmg.uva.nl/emca/INT.htm#Lofland Artikelen:
• Rob Peters en Sjoerd Hobo, Gefaseerde projectaanpak legt valkuilen bloot – Transparant GUIDE -model wijst de weg naar een geslaagd BI-project, Database Magazine, Nummer 8, december 2008.
Afstudeerscriptie BI analyse e-Trade
Bijlage A: Plan van Aanpak
Afstudeerscriptie BI analyse e-Trade
Auteur : Freek Soetens
In opdracht van : Flora Holland / VAA ICT Consultancy
Datum : 05-03-2009
Referentie : v1.0PvA BI Analyse Etrade
Versie : 1.0 Definitief
Plan van Aanpak
BI Analyse e-Trade
Afstudeerscriptie BI analyse e-Trade
INHOUDSOPGAVE
1 INLEIDING ... 33
1.1 VERSIE INFORMATIE (DOCUMENT)...33
1.2 ACHTERGROND DOCUMENTATIE...33
1.3 GERELATEERDE PROJECTEN EN SYSTEMEN...33
2 PROJECTOPDRACHT ... 34
2.1 PROJECTACHTERGROND...34
2.2 PROBLEEMSTELLING / VRAAGSTELLING...34
2.3 OPDRACHTOMSCHRIJVING...35
2.4 PROJECTDOEL EN PROJECTRESULTAAT...35
2.5 GLOBALE OPZET BUSINESS INTELLIGENCE ANALYSE...36
2.6 AFBAKENING...36
2.7 UITGANGSPUNTEN EN RANDVOORWAARDEN...37
3 PROJECTPLANNING EN PROJECTAANPAK... 38
3.1 PROJECT ORGANISATIE...38
3.2 ACTIVITEITEN...39
3.3 PROJECT AANPAK...39
3.4 TIJDSPLANNING...40
3.5 OP TE LEVEREN PRODUKTEN...41
3.6 COMMUNICATIE EN RAPPORTAGE...41
Afstudeerscriptie BI analyse e-Trade
1 INLEIDING
1.1 VERSIE INFORMATIE (DOCUMENT)
Versie Datum Omschrijving Gefiatteerd (door)
0.1 09-02-2009 Initiële versie Erik Sevens
0.2 10-02-2009 Feedback Erik Sevens verwerkt Erik Sevens, Adri Cornelissen 0.3 11-02-2009 Feedback Erik Sevens en Adri Cornelissen
verwerkt.
Will Kroot 0.4 13-02-2009 Feedback Will Kroot verwerkt Will Kroot 0.5 16-02-2009 Feedback Will Kroot verwerkt Erik Sevens 0.6 16-02-2009 Feedback Erik Sevens verwerkt Berrie de Mik, Fred
Haak, Erik Sevens 0.7 18-02-2009 Feedback Berrie de Mik, Fred Haak en Erik
Sevens verwerkt
Berrie de Mik
0.8 02-03-2009 Feedback Berrie de Mik verwerkt Adri Cornelissen, Erik Sevens
1.2 ACHTERGROND DOCUMENTATIE
Document Bron
FH0642v3.00 FH PBS Procesbeschrijving Virtuele Marktplaats.doc
T:\FloraHolland\ virtuele marktplaats\Doc\Functionele specificaties
1.3 GERELATEERDE PROJECTEN EN SYSTEMEN
Systeem / project Omschrijving (relatie met systeem)
e-Trade BI Analyse op e-Trade
Afstudeerscriptie BI analyse e-Trade
2 PROJECTOPDRACHT 2.1 PROJECTACHTERGROND
FloraHolland, een coöperatie opgericht door sierteeltkwekers, is de grootste bloemenveiling van de wereld. FloraHolland biedt kwekers vanuit de hele wereld de mogelijkheid om hun producten aan te bieden op de internationale sierteeltmarkt. Doel hierbij is het realiseren van maximale
verkoopopbrengst tegen zo laag mogelijke verkoopkosten met de bedoeling het bedrijfsrendement van de circa 5400 leden te optimaliseren.
Naast het faciliteren van de klokverkoop is een belangrijke rol van FloraHolland die van bemiddeling tussen kwekers en kopers. Vroeger werd dit gedaan over de telefoon. Dit is echter niet meer van deze tijd. Daarom is FloraHolland in 2007 begonnen met het opzetten van een nieuw handelsproces op basis van een virtuele marktplaats. In opdracht van FloraHolland heeft VAA ICT Consultancy in 2008 hiervoor het e-Trade systeem opgezet en gebouwd. e-Trade betreft een virtuele marktplaats in de vorm van een internet applicatie voor bloemenkwekers en kopers. Op deze webapplicatie kunnen kwekers hun producten online aanbieden aan potentiële kopers.
Hieronder een vergelijking van de oude situatie zonder e-Trade, de huidige situatie met e-Trade en een onderzoek naar de informatiebehoefte voor sturing van e-Trade. In de oude situatie moest de kweker iedere keer als er een bestelling werd gedaan door een webshop of een andere koper zijn aanbod updaten bij alle webshops. Dit kostte onnodig veel tijd. Bovendien werd de voorraad, na verkoop in één van de webshops niet onmiddellijk bijgewerkt in de andere webshops. Hier zat een vertraging in waardoor er een kans bestond dat het beschikbare aanbod in de webshops niet meer actueel was. In de huidige situatie hoeft de kweker maar één keer zijn aanbod in te geven in e-Trade.
Het aanbod in de gekoppelde webshops wordt nu automatisch actueel gehouden.
Gebruikers van e-Trade moeten bij het invoeren van aanbod in e-trade met allerlei zaken rekening houden om bijvoorbeeld een juiste prijs en een juist aanbod te bepalen. Nu gebeurt dat onder andere op basis van de klokprijs, bemiddeling of gewoon ‘op gevoel’. Dit project betreft een onderzoek naar deze informatiebehoeftes en hoe hier eventueel beter aan kan worden voldaan.
Web
Informatiebehoefte op e - Trade
Informatiebehoefte
Sturing
Figuur 2-1: e-Trade
2.2 PROBLEEMSTELLING / VRAAGSTELLING
Welke informatiebehoefte is er bij het invoeren van het aanbod (inclusief de prijs) in e-Trade om dit proces te sturen, te beïnvloeden en/of te managen?
• Rechtvaardigt deze informatiebehoefte een BI analyse op de aanbodzijde van de e-Trade applicatie?
• Zo ja, hoe komt dit dan eruit te zien?
Afstudeerscriptie BI analyse e-Trade
2.3 OPDRACHTOMSCHRIJVING
FloraHolland is in 2007 begonnen met het opzetten van een nieuw handelsproces op basis van een virtuele marktplaats. In opdracht van FloraHolland heeft VAA ICT Consultancy in 2008 hiervoor het e-Trade systeem opgezet en gebouwd. e-e-Trade betreft een virtuele marktplaats in de vorm van een internet applicatie voor bloemenkwekers en kopers. De internetapplicatie draait op het .NET framework met Oracle als database platform. VAA ICT Consultancy stelt een grondige BI-analyse op het e-Trade handelsproces voor, inclusief een ontwerp dat gebruikt kan worden voor een eventuele realisatie van de BI-omgeving omtrent dit handelsproces.
De opdracht bestaat uit de volgende onderdelen:
1. Verkenning
Het vaststellen van het business model van FloraHolland. Denk hierbij aan het beschrijven van het totale proces van ‘plant tot klant’. Rondom de e-Trade applicatie worden de commerciële processen in kaart gebracht. Bij het in kaart brengen van deze processen worden de
verschillende stakeholders (Kwekers, FloraHolland en Kopers) in het achterhoofd gehouden.
2. Informatie analyse
Door middel van het houden van interviews met de stakeholder(s) onderzoeken welke
informatie behoefte er is om het proces te sturen, te beïnvloeden en/of te managen. Afhankelijk of er een informatiebehoefte is wordt deze vastgelegd in de vorm van KPI’s (Key Performance Indicators). De BI analyse wordt voortgezet als de informatiebehoefte dat rechtvaardigt.
3. Gegevens- en architectuur analyse
Onderzoeken hoe de onderkende informatiebehoefte kan worden gerealiseerd. Welke
gegevens en welke bronsystemen hebben we nodig om de geformuleerde KPI’s te genereren?
Hoe krijgen we die gegevens uit de bronsystemen? Er wordt gekeken naar de bestaande
Hoe krijgen we die gegevens uit de bronsystemen? Er wordt gekeken naar de bestaande