Een lichte waarneming wijzigen

In document Handleiding Mijn KNB (pagina 36-41)

Een lichte waarneming die al heeft plaatsgevonden, of nog moet plaatsvinden, is te wijzigen.

Zoek de lichte waarneming die u wilt wijzigen en klik op de button ‘Wijzigen’ (een lichte waarneming die al heeft plaatsgevonden vindt u terug onder de knop ‘Naar historie’).

U kunt de start- en/of einddatum en/of de start- en/of eindtijd aanpassen (Let op: een eindtijd eindigt altijd op UU:59u).

De keuze van de waarnemer is niet aan te passen. Indien de waarnemer een andere vaste waarnemer dient te zijn, dient u de lichte waarneming te verwijderen. Dit is alleen mogelijk als de lichte waarneming nog niet heeft plaatsgevonden.

[39] Versie 2.1 2022 2012

Uitleg van handelingen in het portaal m.b.t. het bekijken van een waarneming

Veelgestelde vragen over vaste waarnemers

Hoe kan ik zien welke lichte waarnemingen er zijn geweest?

De notaris en de waarnemer zien in een oogopslag via https://MijnKNB.notaris.nl de (geplande)

‘lichte’ waarnemingen en de meest recente ‘lichte’ waarnemingen.

Door te klikken op ‘Naar Historie’ zijn oudere waarnemingen ook zichtbaar. Een lichte waarneming door een vaste waarnemer kunt u op deze pagina ook nog wijzigen indien gewenst.

Op uw scherm worden de lichte waarnemingen vanaf gisteren getoond per 25 stuks.

Indien u verder in het verleden wilt zoeken kunt u veder klikken door op 2, of 3 of verder te klikken en te zoeken.

De intrekking van een vaste waarnemer

Wanneer u een vaste waarnemer niet meer wilt inzetten, kunt u deze intrekken door een einddatum in te vullen. Als een medewerker van het notariskantoor deze handeling verricht moet de medewerker

‘acteren als’, zoals hiervoor beschreven.

In de applicatie gaat u naar vaste waarnemers, zoekt de registratie op van de vaste waarnemer die u wilt intrekken en klikt op de button ‘intrekken’.

U komt in het volgende scherm:

Om de registratie van de vaste waarnemer in te trekken vult u de volgende velden:

 een einddatum

 een eindtijd

 grond eind (waarom is de persoon geen vaste waarnemer meer voor u)

De intrekking is hiermee nog niet afgerond. De registratie van de vaste waarnemer heeft de status

‘intrekking voorbereid’ gekregen. De reden hiervoor is dat een medewerker van uw notariskantoor deze handeling ook kan uitvoeren. Er verschijnt een pop up in uw scherm dat de intrekking is voorbereid.

De protocolhouder/notaris dient de intrekking te accorderen. De protocolhouder/notaris logt in in de applicatie en ziet dat de oranje actie button is verschenen bij ‘vaste waarnemers’.

De protocolhouder/notaris klikt op de button ‘Intrekking accorderen’.

[41] Versie 2.1 2022 De applicatie keert terug in het hoofdscherm en er verschijnt een pop up met de tekst: ‘de vaste waarnemer is ingetrokken’.

Welke datum en tijd registreer ik als ik een vaste waarnemer intrek?

Dit is het makkelijkste uit te leggen met een voorbeeld:

De vaste waarnemer is vanaf 01 juni geen vaste waarnemer meer voor u. Dat betekent dat u dan de gegevens moet invullen zoals in het schermvoorbeeld hierboven. De einddatum is 31 mei. De eindtijd is 23:59.

Veelgestelde vragen over intrekking van vaste waarnemers

Kan ik een notaris een vaste waarnemer intrekken zonder toestemming van de betreffende waarnemer?

Ja dat kan. Door het invullen van de juiste einddatum wordt de beëindiging geregistreerd.

Welke datum en tijd moet ik invullen als ik een vaste waarnemer wil intrekken?

Stel: De vaste waarnemer is vanaf 01 juni geen vaste waarnemer meer voor u. De einddatum is dan 31 mei. De eindtijd is dan 23:59.

Kan ik als vaste waarnemer ook de registratie tot vaste waarnemer bij ene protocolhouder intrekken?

Nee, dat kunt u niet via deze applicatie. Indien dit gewenst is, dient u contact op te nemen met de ledenadministratie van de KNB.

Versie 2.1 2022

Een tijdelijke waarnemer aanvragen

Tijdelijke waarnemers voor ‘lichte’ waarnemingen

Via het portaal kunnen notarissen eventueel ook tijdelijke waarnemers aanvragen bij de Kamer, maar dit heeft vanwege de dubbele administratieve lasten duidelijk niet de voorkeur. Bovendien heeft het

beschikken over een of meer vaste waarnemers voordelen voor de continuïteit van de bedrijfsvoering van het notariskantoor.

Voorafgaand aan elke waarneming door een tijdelijke waarnemer is de expliciete goedkeuring van de kamer nodig. Dit is dus geen eenmalige handeling zoals bij een vaste waarnemer wel het geval is.

De goedkeuring van de aanvraag voor een tijdelijke waarneming kan enige tijd duren. In geval van een calamiteit kan goedkeuring zelfs te laat zijn. In het belang van de continuïteit van de werkzaamheden wordt het benoemen van één of meer vaste waarnemers dringend aanbevolen zodat het protocol altijd beheerd kan worden.

Het is verplicht ‘lichte’ waarnemingen vooraf te melden. Te laat melden leidt tot een klacht.

Toelichting op het proces t.a.v. aanvragen, beoordelen en registreren van een waarneming door een tijdelijke waarnemer

Op verzoek van een notaris benoemt de kamer een tijdelijke waarnemer teneinde de notaris te vervangen bij afwezigheid, verhindering of ziekte. De zogenaamde ‘lichte’ waarneming.

Voor het notariaat bestaat het aanvraagproces voor een waarneming door een tijdelijke waarnemer uit de volgende stappen:

1. het besluit tot het aanvragen van een waarneming door een tijdelijke waarnemer 2. het voorbereiden van de aanvraag

3. het accorderen van de aanvraag door de protocolhouder, de notaris.

NB: stappen 2 en 3 gebeuren online.

Hierna komt de aanvraag binnen bij de kamer, die deze in behandeling neemt. Het beoordelingsproces bij de kamer bestaat uit de volgende stappen:

1. de ontvangst van de aanvraag

2. het raadplegen van het ervaringsoverzicht van de beoogd tijdelijke waarnemer

3. het toetsen van het ervaringsoverzicht aan de checklist & het goedkeuren of afkeuren van de aanvraag

4. het registreren van de goed- c.q. afkeuring van de aanvraag in het notaris register

NB: Stappen 1, 2 en 4 gebeuren online.

[47] Versie 2.1 2022 De beoordeling is na registratie meteen zichtbaar voor de notaris en de waarnemer.

Detail processtappen t.a.v. het aanvragen, benoemen en registreren van een tijdelijke waarnemer

De aanvraag voor een tijdelijke waarnemer doorloopt de volgende statussen.

Medewerker notariskantoor

bereidt de aanvraag voor: De protocolhouder dient de

aanvraag te accorderen Protocolhouder/notaris vraagt zelf

de tijdelijke waarneming aan; of Accordeert de voorbereide

Uitleg van handelingen in het portaal m.b.t. het aanvragen van een tijdelijke waarnemer

In document Handleiding Mijn KNB (pagina 36-41)