Door de protocolhouder zelf

In document Handleiding Mijn KNB (pagina 31-0)

De lijst met ‘lichte’ waarnemingen van de protocolhouder wordt getoond. Door op ‘Aanvragen lichte waarneming’ te klikken, kan een vaste waarnemer worden gekozen.

[34] Versie 2.1 2022 4. Door de medewerker van het kantoor

De medewerker komt niet direct in het scherm om een lichte waarneming klaar te zetten. De medewerker dient eerst te kiezen voor wie hij/zij ‘acteert’. Hoe een medewerker ‘acteert’ is beschreven in het hoofdstuk:

“Voorbereidende registratie-werkzaamheden”.

5. Vervolg door protocolhouder of medewerker Het volgende scherm verschijnt:

 In het scherm wordt het protocolnummer van de protocolhouder getoond. Als de

protocolhouder naast een ‘eigen’ protocol ook een ander protocol ‘zwaar’ waarneemt kan via de drop down button gekozen in welk protocol de lichte waarneming moet plaatsvinden door de vaste waarnemer.

 Vul een startdatum en een einddatum in.

 Vul eventueel een starttijd en een eindtijd in als de waarneming niet voor de gehele dag is.

[35] Versie 2.1 2022 2012

 Als de waarneming voor de gehele dag is, controleer dan of de schuifbalk donkerpaars is gekleurd.

 Standaard staat het type waarneming op ‘Eenmalig’.

 Kies vervolgens dat u een vaste waarnemer wilt inzetten.

 Klik op de drop down button en u kunt kiezen uit uw vaste waarnemers, selecteer de juiste waarnemer.

 Geef aan waarom u die dag/tijdblok niet zelf akten kunt verlijden. De standaard reden van de ‘lichte’ waarneming is afwezigheid of verhindering. Er kan echter ook worden gekozen voor ziekte.

 Klik op ‘Accorderen en aanvragen’

[36] Versie 2.1 2022 U komt terug in het overzichtsscherm en er verschijnt een pop up in het scherm met de

volgende tekst: “De lichte waarneming is gemeld.”

Noot:

Ten opzichte van de vorige applicatie van Mijn KNB kan een medewerker nu direct een lichte waarneming door een vaste waarnemer melden. De lichte waarneming hoeft niet meer geaccordeerd te worden door de protocolhouder/notaris. Intern op uw kantoor kunt u hier afspraken over maken.

6. Geregistreerde melding zichtbaar voor notaris en waarnemer

Als de melding is geregistreerd dan is dat voor de protocolhouder/notaris zichtbaar in het onderdeel

‘Lichte waarnemingen’ en voor de waarnemer in het onderdeel ‘Lichte waarnemingen voor’.

7. Repeterende lichte waarnemingen door een waarnemer

Wanneer de periode van waarneming repeterend van karakter is, kan een terugkerende ‘lichte’

waarneming worden aangemaakt.

Om dit toe te lichten en u door dit proces te helpen is het handig om met een voorbeeld te werken.

Voorbeeld:

op iedere vrijdag, in de ochtend, vanaf 01 juli wilt u een vaste waarnemer de ‘lichte’ waarneming geven t/m het einde van dit jaar.

[37] Versie 2.1 2022 2012

- U vult de startdatum en starttijd in wanneer de repeterende waarneming moet plaatsvinden.

- U vult dezelfde datum (als de startdatum) in als einddatum en vult de eindtijd in. LET OP: de eindtijd eindigt altijd op :59. Dus in dit voorbeeld is dit 11:59. Indien u ook secondes ziet vermeld vult u daar altijd 00 secondes in.

- U klikt op ‘repeterend’.

- Er verschijnen een paar extra in te vullen velden.

- Bij de frequentie vult u in ‘wekelijks op vrijdag’ (de applicatie ziet dat 01 juli ‘22 een vrijdag is en vult de keuze voor iedere vrijdag alvast in).

- U geeft een einddatum op tot en met wanneer de repeterende waarneming moet plaatsvinden (in het voorbeeld 31 december 2022.

- U kiest voor ‘vast’.

- U selecteert de beoogde vaste waarnemer.

- U geeft de reden op en klikt op ‘accorderen en aanvragen’.

Er verschijnt een pop up met de vraag of u het zeker weet wat u wilt doen.

U klikt op ‘bevestigen’. De applicatie voert nu voor elke vrijdag een aparte registratie uit in de ledenadministratie van de KNB. Dit kan soms iets langer duren.

Vervolgens verschijnt de pop up dat de door ingevoerde lichte waarneming is gemeld.

Let op: de aanvraag tot een repeterende waarneming kunt u tot maximaal één jaar vooruit registreren.

Dit is zo bepaald in art 29 lid 4 Wna.

8. Een lichte waarneming verwijderen

Een lichte waarneming door een vaste waarnemer die is gemeld via Mijn KNB kan ook ongedaan worden gemaakt door deze te verwijderen. Dit is mogelijk als de lichte waarneming nog niet heeft

plaatsgevonden.

[38] Versie 2.1 2022 Hieronder ziet u een voorbeeld:

- U zoekt de lichte waarneming die u wilt verwijderen (als u als medewerker bent ingelogd, dient u eerst te acteren als het betreffende lid)

- U klikt op de button “Aanmerken verwijderen”

- Als de medewerker een lichte waarneming heeft aangemerkt om te verwijderen verdwijnt de button om dit te kunnen. De protocolhouder/notaris is nu aan zet om de verwijdering te bevestigen.

- De protocolhouder/notaris ziet een button “Verwijdering doorvoeren” en klikt op deze button.

- De lichte waarneming is verwijderd.

Indien gewenst kan de protocolhouder/notaris een lichte waarneming die is aangemerkt om te verwijderen ook opheffen door op de rode button “Verwijdering opheffen” te klikken.

Een lichte waarneming wijzigen is hieronder nader omschreven.

9. Een lichte waarneming wijzigen

Een lichte waarneming die al heeft plaatsgevonden, of nog moet plaatsvinden, is te wijzigen.

Zoek de lichte waarneming die u wilt wijzigen en klik op de button ‘Wijzigen’ (een lichte waarneming die al heeft plaatsgevonden vindt u terug onder de knop ‘Naar historie’).

U kunt de start- en/of einddatum en/of de start- en/of eindtijd aanpassen (Let op: een eindtijd eindigt altijd op UU:59u).

De keuze van de waarnemer is niet aan te passen. Indien de waarnemer een andere vaste waarnemer dient te zijn, dient u de lichte waarneming te verwijderen. Dit is alleen mogelijk als de lichte waarneming nog niet heeft plaatsgevonden.

[39] Versie 2.1 2022 2012

Uitleg van handelingen in het portaal m.b.t. het bekijken van een waarneming

Veelgestelde vragen over vaste waarnemers

Hoe kan ik zien welke lichte waarnemingen er zijn geweest?

De notaris en de waarnemer zien in een oogopslag via https://MijnKNB.notaris.nl de (geplande)

‘lichte’ waarnemingen en de meest recente ‘lichte’ waarnemingen.

Door te klikken op ‘Naar Historie’ zijn oudere waarnemingen ook zichtbaar. Een lichte waarneming door een vaste waarnemer kunt u op deze pagina ook nog wijzigen indien gewenst.

Op uw scherm worden de lichte waarnemingen vanaf gisteren getoond per 25 stuks.

Indien u verder in het verleden wilt zoeken kunt u veder klikken door op 2, of 3 of verder te klikken en te zoeken.

De intrekking van een vaste waarnemer

Wanneer u een vaste waarnemer niet meer wilt inzetten, kunt u deze intrekken door een einddatum in te vullen. Als een medewerker van het notariskantoor deze handeling verricht moet de medewerker

‘acteren als’, zoals hiervoor beschreven.

In de applicatie gaat u naar vaste waarnemers, zoekt de registratie op van de vaste waarnemer die u wilt intrekken en klikt op de button ‘intrekken’.

U komt in het volgende scherm:

Om de registratie van de vaste waarnemer in te trekken vult u de volgende velden:

 een einddatum

 een eindtijd

 grond eind (waarom is de persoon geen vaste waarnemer meer voor u)

De intrekking is hiermee nog niet afgerond. De registratie van de vaste waarnemer heeft de status

‘intrekking voorbereid’ gekregen. De reden hiervoor is dat een medewerker van uw notariskantoor deze handeling ook kan uitvoeren. Er verschijnt een pop up in uw scherm dat de intrekking is voorbereid.

De protocolhouder/notaris dient de intrekking te accorderen. De protocolhouder/notaris logt in in de applicatie en ziet dat de oranje actie button is verschenen bij ‘vaste waarnemers’.

De protocolhouder/notaris klikt op de button ‘Intrekking accorderen’.

[41] Versie 2.1 2022 De applicatie keert terug in het hoofdscherm en er verschijnt een pop up met de tekst: ‘de vaste waarnemer is ingetrokken’.

Welke datum en tijd registreer ik als ik een vaste waarnemer intrek?

Dit is het makkelijkste uit te leggen met een voorbeeld:

De vaste waarnemer is vanaf 01 juni geen vaste waarnemer meer voor u. Dat betekent dat u dan de gegevens moet invullen zoals in het schermvoorbeeld hierboven. De einddatum is 31 mei. De eindtijd is 23:59.

Veelgestelde vragen over intrekking van vaste waarnemers

Kan ik een notaris een vaste waarnemer intrekken zonder toestemming van de betreffende waarnemer?

Ja dat kan. Door het invullen van de juiste einddatum wordt de beëindiging geregistreerd.

Welke datum en tijd moet ik invullen als ik een vaste waarnemer wil intrekken?

Stel: De vaste waarnemer is vanaf 01 juni geen vaste waarnemer meer voor u. De einddatum is dan 31 mei. De eindtijd is dan 23:59.

Kan ik als vaste waarnemer ook de registratie tot vaste waarnemer bij ene protocolhouder intrekken?

Nee, dat kunt u niet via deze applicatie. Indien dit gewenst is, dient u contact op te nemen met de ledenadministratie van de KNB.

Versie 2.1 2022

Een tijdelijke waarnemer aanvragen

Tijdelijke waarnemers voor ‘lichte’ waarnemingen

Via het portaal kunnen notarissen eventueel ook tijdelijke waarnemers aanvragen bij de Kamer, maar dit heeft vanwege de dubbele administratieve lasten duidelijk niet de voorkeur. Bovendien heeft het

beschikken over een of meer vaste waarnemers voordelen voor de continuïteit van de bedrijfsvoering van het notariskantoor.

Voorafgaand aan elke waarneming door een tijdelijke waarnemer is de expliciete goedkeuring van de kamer nodig. Dit is dus geen eenmalige handeling zoals bij een vaste waarnemer wel het geval is.

De goedkeuring van de aanvraag voor een tijdelijke waarneming kan enige tijd duren. In geval van een calamiteit kan goedkeuring zelfs te laat zijn. In het belang van de continuïteit van de werkzaamheden wordt het benoemen van één of meer vaste waarnemers dringend aanbevolen zodat het protocol altijd beheerd kan worden.

Het is verplicht ‘lichte’ waarnemingen vooraf te melden. Te laat melden leidt tot een klacht.

Toelichting op het proces t.a.v. aanvragen, beoordelen en registreren van een waarneming door een tijdelijke waarnemer

Op verzoek van een notaris benoemt de kamer een tijdelijke waarnemer teneinde de notaris te vervangen bij afwezigheid, verhindering of ziekte. De zogenaamde ‘lichte’ waarneming.

Voor het notariaat bestaat het aanvraagproces voor een waarneming door een tijdelijke waarnemer uit de volgende stappen:

1. het besluit tot het aanvragen van een waarneming door een tijdelijke waarnemer 2. het voorbereiden van de aanvraag

3. het accorderen van de aanvraag door de protocolhouder, de notaris.

NB: stappen 2 en 3 gebeuren online.

Hierna komt de aanvraag binnen bij de kamer, die deze in behandeling neemt. Het beoordelingsproces bij de kamer bestaat uit de volgende stappen:

1. de ontvangst van de aanvraag

2. het raadplegen van het ervaringsoverzicht van de beoogd tijdelijke waarnemer

3. het toetsen van het ervaringsoverzicht aan de checklist & het goedkeuren of afkeuren van de aanvraag

4. het registreren van de goed- c.q. afkeuring van de aanvraag in het notaris register

NB: Stappen 1, 2 en 4 gebeuren online.

[47] Versie 2.1 2022 De beoordeling is na registratie meteen zichtbaar voor de notaris en de waarnemer.

Detail processtappen t.a.v. het aanvragen, benoemen en registreren van een tijdelijke waarnemer

De aanvraag voor een tijdelijke waarnemer doorloopt de volgende statussen.

Medewerker notariskantoor

bereidt de aanvraag voor: De protocolhouder dient de

aanvraag te accorderen Protocolhouder/notaris vraagt zelf

de tijdelijke waarneming aan; of Accordeert de voorbereide

Uitleg van handelingen in het portaal m.b.t. het aanvragen van een tijdelijke waarnemer

1. Besluit tot het aanvragen van een tijdelijke waarneming

De protocolhouder/notaris besluit om een waarneming te laten doen door een bevoegde persoon die voor hem/haar geen vaste waarnemer is.

2. Het voorbereiden van de aanvraag (inzet van een tijdelijke waarnemer)

Een protocolhouder (notaris of ‘zware’ waarnemer) kan een tijdelijke waarnemer voor ‘lichte’ waarneming bij de kamer aanvragen.

De medewerker van het notariskantoor gaat naar het onderdeel ‘lichte waarnemingen’ om de aanvraag voor te bereiden. De lijst met ‘lichte’ waarnemingen van de protocolhouder wordt getoond.

[48] Versie 2.1 2022 Na een klik op ‘+Aanvragen lichte waarneming’ opent een scherm waarin u de selectie voor een tijdelijke waarnemer kunt maken. U kunt kiezen uit de gehele actuele ledenlijst van de KNB.

 Het protocolnummer van de protocolhouder/notaris is ingevuld. Indien nodig selecteert u een ander protocol als de tijdelijke waarneming moet plaatsvinden in een protocol dat wordt waargenomen (zware waarneming).

 U vult de startdatum(tijd) en einddatum(tijd) in. Standaard staat de aanvraag op de gehele dag.

Let op: in deze Mijn KNB geeft u als eindtijd 11:59 of 15:59 door als de waarneming tot 12u of 16u loopt

 U klikt op ‘éénmalig’.

[49] Versie 2.1 2022 Vervolgens komt u bij de vraag om te kiezen voor ‘vast’ of ‘tijdelijk’. U kiest hier voor ‘tijdelijk’ en een extra zoekscherm verschijnt in uw scherm om het door u beoogde lid van de KNB te zoeken en te selecteren.

Door te zoeken op geslachtsnaam en op ‘Zoeken’ te klikken, kunt u de beoogd waarnemer selecteren

*

.

 U kiest de reden van de ‘lichte’ waarneming: ‘afwezigheid of verhindering’ of ‘ziekte’.

 Door op ‘Opslaan’ te klikken, is de melding van de inzet voorbereid.

De status van de aanvraag is nu: aanvraag voorbereid.

De protocolhouder/notaris dient deze aanvraag nu te accorderen door zelf in te loggen.

*

Stel u kiest een lid dat voor u al vaste waarnemer is zal de applicatie uw verzoek aanpassen in een lichte waarneming door een (reeds goedgekeurde) vaste waarnemer van u.

3. Aanvraag van de inzet accorderen (inzet van een tijdelijke waarnemer) De protocolhouder/notaris gaat naar het onderdeel ‘lichte waarnemingen’ en klikt op ‘Aanvraag accorderen’. De ‘lichte’ waarneming is aangevraagd bij de Kamer.

De status van de aanvraag verandert van ‘Aanvraag voorbereid’ naar ‘Aangevraagd’.

De Kamer zal de aanvraag beoordelen volgens de procedure zoals hiervoor beschreven bij het aanvragen van een vaste waarnemer. Als de aanvraag wordt goedgekeurd dan is dat ook zichtbaar

[50] Versie 2.1 2022 in het onderdeel ‘Lichte waarnemingen’ (voor de notaris) en het onderdeel ‘Lichte waarnemingen voor’ (voor de waarnemer).

Als de Kamer de aanvraag goedkeurt verandert de status van ‘Aangevraagd’ naar ‘Goedgekeurd’.

In noodgevallen kan de kamer ook’ lichte’ waarnemingen invoeren. Het heeft de sterke voorkeur om vaste waarnemers te hebben als protocolhouder.

Veelgestelde vragen over de inzet van een tijdelijke waarnemer

Hoe verloopt en hoelang duurt het aanvragen van een waarneming door een tijdelijke waarnemer?

Goedkeuring is nodig voor zowel de aanvraag van de benoeming tot tijdelijke waarnemer als de inzet van deze waarnemer. De expliciete goedkeuring van de kamer is nodig voorafgaande aan elke waarneming door een tijdelijke waarnemer. Dit is dus geen eenmalige handeling zoals bij een vaste waarnemer wel het geval is. Het kan wel 7 werkdagen duren voordat een aanvraag voor een tijdelijke waarneming is

goedgekeurd. In geval van een calamiteit kan goedkeuring zelfs te laat zijn. Het is verplicht ‘lichte’ waarnemingen vooraf te melden. Te laat melden leidt tot een klacht.

[51] Versie 2.1 2022

Nevenbetrekkingen

Online-informatie bijhouden over nevenbetrekkingen.

De leden moeten hun eigen nevenbetrekkingen zelf melden. Deze nevenbetrekkingen worden bekeken door de kamer van het betreffende ressort en kunnen mogelijk ongewenst worden verklaard.

Bij twijfel of een nevenbetrekking wel of niet toelaatbaar is, kan een KNB-lid voorafgaand aan het aanvaarden van deze nevenbetrekking contact opnemen met de kamer.

Een aantal nevenbetrekkingen wordt door de KNB bijgehouden, dit zijn functies in ringbesturen, ledenraad, commissies KNB, etc. Eventuele wijzigingen worden door de KNB uitgevoerd. Ook deze nevenbetrekkingen zijn zichtbaar voor de notaris/kandidaat- notaris.

Het meldingsproces met betrekking tot de opgave van nevenbetrekkingen bestaat uit de volgende stappen:

1) Melden van het aanvaarden van een nevenbetrekking 2) Nevenbetrekking beoordelen

3) Nevenbetrekking aanmerken als gezien of nevenbetrekking aanmerken als ongewenst 4) Beoordeelde nevenbetrekking bekijken

Detail processtappen t.a.v. het melden van nevenbetrekkingen

:

Deze status krijgt de melding indien de medewerker van het notariskantoor de melding van de nevenbetrekking invoert. Het lid dient deze melding nog te accorderen.

:

Deze status krijgt de melding als het lid de nevenbetrekking zelf heeft ingevoerd of als het lid de melding die de medewerker van het notariskantoor heeft klaargezet accordeert.

Als de melding deze status heeft wordt de melding van de nevenbetrekking aangeboden aan de Kamer.

:

Deze status krijgt de melding van de nevenbetrekking als de Kamer uw melding heeft gezien en beoordeeld.

:

Deze status krijgt de melding indien de Kamer uw nevenbetrekking ongewenst acht.

[52] Versie 2.1 2022 Uitleg van handelingen in het portaal m.b.t. het melden van het aangaan van een nevenbetrekking

1. Melden van de aanvaarding van een nevenbetrekking

Voor het melden van een nevenbetrekking gaat (de medewerker van) het KNB-lid naar het onderdeel

‘Nevenbetrekkingen’ en klikt op ‘+ Meld nieuwe nevenbetrekking’.

De medewerker van het notariskantoor dient voor deze handeling eerst te ‘acteren als’ zoals hiervoor beschreven.

Na het klikken op ‘+Meld nieuwe nevenbetrekking’ verschijnt een invulscherm:

Type organisatie: hier kiest u altijd voor ‘Anders’ (de andere mogelijkheden worden alleen door de KNB ingevuld)

Functie: klik op de drop down en kies de functie die bij uw nevenbetrekking hoort/past. Komt deze niet in de lijst voor, dan kiest u voor ‘Anders’ en vult het veld: ‘Andere functie’ met vrije tekst.

Startdatum: de datum wanneer u gestart bent met deze nevenbetrekking.

Einddatum: deze datum vult u als u deze nevenbetrekking niet meer vervult.

Zittingsduur: kunt u invullen als dit bekend is.

Aanvullende informatie bij nevenbetrekking: hier vult u in wat uw functie behelst, middels een korte beschrijving.

[53] Versie 2.1 2022 U klikt op de button ‘Accorderen en melden’ als u als lid zelf deze nevenbetrekking invoert.

De melding van uw nevenbetrekking wordt direct aangeboden aan de kamer in uw ressort.

De melding krijgt de status:

U klikt op de button ‘Opslaan’ als u als medewerker van het notariskantoor de nevenbetrekking invoert.

De melding krijgt de status:

De melding van de nevenbetrekking dient door het lid, voor wie uw de nevenbetrekking heeft ingevoerd, te worden ‘geaccordeerd’.

In het KNB Portaal ziet het betreffende lid: in het menu:

Het lid ‘accordeert’ de betreffende nevenbetrekking die is ingevoerd door de medewerker van het kantoor.

De melding verandert van de status: naar de status:

De melding van deze nevenbetrekking wordt nu aangeboden aan de kamer in uw ressort.

Alle gemelde nevenbetrekkingen kunnen gewijzigd worden, relevante wijzigingen worden opnieuw aangeboden aan de kamer voor het notariaat.

Door terug te gaan naar de lijst, ziet het KNB-lid de ingevoerde nevenbetrekking vermeld staan in het overzicht van alle gemelde nevenbetrekkingen.

Indien gewenst kan het lid op deze pagina zijn/haar ervaringsoverzicht downloaden.

[54] Versie 2.1 2022 Uitleg van handelingen in het portaal m.b.t. het beoordelen van een nevenbetrekking - door de kamer

1. Nevenbetrekking beoordelen

De medewerker van de kamer voor het notariaat beoordeelt de nevenbetrekking die het lid heeft gemeld.

2. Nevenbetrekking aanmerken als gezien

Alle nevenbetrekkingen die niet ongewenst zijn keurt de medewerker van de kamer ‘goed’.

De status verandert naar:

3. Nevenbetrekking aanmerken als ongewenst

Bij twijfel of een nevenbetrekking wel of niet toelaatbaar is, neemt een KNB-lid doorgaans voorafgaand aan het aanvaarden van deze nevenbetrekking contact op met de kamer. Het aanmerken als ongewenst komt daardoor nagenoeg niet voor.

Een nevenbetrekking die ongewenst is moet de medewerker van de kamer eerst wijzigen. De status kan dan worden aangepast in ‘Ongewenst’ en eventueel kan een notitie worden gemaakt. Deze notitie is ook zichtbaar voor de notaris of kandidaat-notaris die het betreft. Na ‘Opslaan’ verdwijnt de nevenbetrekking uit de lijst nog te beoordelen. Bij een ongewenste nevenbetrekking kan het KNB-lid contact opnemen met de kamer.

De (kandidaat-)notaris dient na ontvangst van de beslissing zelf zijn uitoefening van die nevenbetrekking te beëindigen, dit te registreren in het Register notariaat en daarvan de Kamer te berichten.

Uitleg van handelingen in het portaal m.b.t. het bekijken van nevenbetrekkingen – voor het lid

1. Beoordeelde nevenbetrekking bekijken

Het KNB-lid ziet in het onderdeel ‘Nevenbetrekkingen’ of een melding door de kamer wel of niet is gezien.

2. Beoordeelde nevenbetrekking eventueel aanpassen

Een al beoordeelde nevenbetrekking kan via de button ‘Wijzigen’ worden bekeken en nog worden aangepast. Dit geldt ook voor een te melden nevenbetrekking die de Kamer nog niet

Een al beoordeelde nevenbetrekking kan via de button ‘Wijzigen’ worden bekeken en nog worden aangepast. Dit geldt ook voor een te melden nevenbetrekking die de Kamer nog niet

In document Handleiding Mijn KNB (pagina 31-0)