8.1 Samenstelling en bevoegdheden bestuursorganen
De AV van Autodelen.net bestaat uit 11 leden waarbij 3 personen een organisatie vertegenwoordigen (Mobiel 21, Taxistop en Dégage). Uit deze AV zijn 5 leden voor het bestuur gekozen. De RvB en de AV hebben zowel een adviserende als beslissende rol binnen Autodelen.net. De AV staat in voor beslissingen omtrent de missie en visie van de vzw, goedkeuring van de jaarrekening/begroting en belangrijke strategische beslissingen (bv. de keuze voor de uitbreiding van de werking naar alle vormen van gedeelde mobiliteit) De RvB staat in voor de strategische langetermijnplanning, uitwerking van het beleidsplan en de controle van de vooruitgang, voorbereiding van de AV, advies aan het team op vlak van beleidslijnen en algemene werking van de vzw.
De leden van de AV en de RvB bestaan uit een goede mix van autodelers, mensen die de vzw hebben
financiële data, organisatieontwikkeling en verzekeringen. Alle leden worden vermeld op onze website.
Bij vragen over toetreding tot de RvB of de AV heeft Autodelen.net een open procedure. Iedereen kan een aanvraag doen. Deze worden eerst bekeken door de RvB en desgevallend voorgesteld aan de AV.
Kandidaatbestuurders worden op de hoogte gehouden van de stand van zaken betreffende hun aanvraag.
8.2 Werking bestuursorganen
De AV komt minstens één keer per jaar (maar vaak tweemaal) samen. Tijdens periodes van belangrijke beslissingsprocessen weet de AV ruim op voorhand dat er nog een bijeenkomst plaatsvindt in het najaar.
De voorbereidende, strategische documenten worden op voorhand bezorgd. Voorafgaand aan de AV is er de mogelijkheid om samen iets te eten om de relaties en cohesie binnen de bestuursorganen te bevorderen. De belangrijke strategische beslissingen worden voorbereid door het team door o.a.
consultatie van de relevante stakeholders (zie ‘8. de toepassing van de principes van goed bestuur’).
Het Bestuur komt minstens 4 keer per jaar samen. Hierbij is de coördinator en een teamlid aanwezig. Deze laatste is steeds een andere persoon. Hij of zij neemt het verslag. Hierdoor leren de personeelsploeg en de leden van de RvB elkaar kennen. De leden krijgen een tweetal weken voor de vergadering een herinnering en (vergaderingen worden steeds een jaar vooruit gepland) een voorstel van agenda, die later aangevuld wordt met de nodige stukken ter voorbereiding van de bijeenkomst. Verhinderde bestuurders kunnen opmerkingen en/of vragen op voorhand doorgeven via de coördinator of voorzitter. Ten laatste één week na de bijeenkomst ontvangen bestuurders het verslag. Bovendien is er een gemeenschappelijke map op Google Drive waar alle noodzakelijke informatie te vinden is en liggen alle verslagen ook ter inzage op het kantoor van Autodelen.net of worden op vraag doorgestuurd naar leden van de RvB en/of de AV.
De coördinator en de voorzitter vergaderen één keer per maand. Naast de voorbereiding van de RvB worden strategische onderwerpen behandeld op vlak van financiën, personeel, positionering in de sector en kwaliteitszorg. Tot slot wordt tweemaandelijks een bijeenkomst gepland tussen coördinator, voorzitter en de financieel expert uit de AV. Doel is om het financieel beleid af te stemmen op het beleidsplan.
8.3 Toekomst en acties
We hebben een kleine RvB en AV die historisch gegroeid zijn uit het particulier autodelen. In de huidige beleidsperiode namen een aantal bestuursleden ontslag (maar ze bleven wel lid van de AV). Dit gaf ons de mogelijkheid om bijkomende expertise aan te trekken op vlak van verzekering, consumentenrecht en innovatiemanagement. Nu is het moment aangebroken om ons te laten leiden door onze nieuwe, uitgebreide missie en door de sector. We zullen de samenstelling, taken, rechten en plichten van de RvB en de AV grondig hervormen. We laten ons hierbij leiden door de feedback van de autodeelaanbieders (en andere relevante stakeholders) en door de principes van ‘goed bestuur’.
Het doel van de hervorming is om enerzijds meer draagvlak te creëren bij de aanbieders van gedeelde mobiliteit en anderzijds om onze agenda formeel mee te laten bepalen door de sector die we broodnodig hebben om onze missie te verwezenlijken. Bovendien kijken we verder dan gedeelde mobiliteit en willen ook andere stakeholders sterker betrekken in onze werking (zoals lokale overheden, mobipunt vzw, onderzoeksinstellingen en andere mobiliteitsorganisaties). Er werden reeds individuele gesprekken georganiseerd met verschillende autodeelaanbieders (o.a. Battmobiel, Dégage, ZenCar, Stappin,..). In 2020 zullen ook alle andere spelers bevraagd worden en wordt een voorstel van hervorming opgesteld i.s.m. de RvB. Dit wordt geagendeerd en besproken op de AV.
De hervorming is een ideaal moment om een nieuw huishoudelijk reglement op te stellen. Dit omvat o.a.
de regels rond aftreden en aantreden van bestuurders, behandeling van conflicten tussen bestuurders of het directieteam, een delegatiematrix, de periodiciteit van de vergaderingen en een gefaseerd rooster voor de mandaten (driejarige cycli). Wat de mandaten betreft werken we met duidelijke profielen waarin weergegeven wordt welke expertise we verwachten. Bij het opmaken van deze profielen houden we rekening met diversiteit en streven we naar een evenwichtige samenstelling van de RvB. Nieuwe leden zullen via vacatures en gerichte contacten geëngageerd worden.
ACTIES
Evaluatie huidige bestuursprocessen a.d.h.v ‘principes van goed bestuur’ (begin 2020).
Opstellen plan van aanpak voor de incorporatie principes ‘goed bestuur’ (2020).
Opstellen basischarter duurzame gedeelde mobiliteit (zie ook OD 2.1 en 2.2) (2020)
Opstellen delegatiematrix (2021)
Opstellen nieuw huishoudelijk reglement (2021)
Strategie om relevante stakeholders te betrekken bij het nastreven van doelen (2021)
Periodieke bevragingen van ons bestuur (vanaf 2020).
De evaluatie en verbeterpunten van de ‘principes van goed bestuur’ worden jaarlijks mee opgenomen in ons activiteitenverslag (Vanaf 2021).
INDICATOREN
Uitgeschreven evaluatie en plan van aanpak ‘principe goed bestuur’.
Resultaten jaarlijkse bevraging van onze RvB en AV.
Uitgeschreven huishoudelijk reglement, bekrachtigd door AV.
Uitgeschreven Basischarter.
Uitgeschreven delegatiematrix.
Uitgeschreven procedure om externe stakeholders te betrekken bij ons beslissingsproces.
Aantal leden van de AV en RvB + aantal bijeenkomsten van de AV en RvB
Relatieve vertegenwoordiging van de sector gedeelde mobiliteit in onze AV en RvB