Pas nadat de controle medewerker de controleopdracht heeft geaccepteerd, kondigt hij de controle bij de belastingplichtige aan. Het bezoek wordt bij voorkeur telefonisch aangekondigd en altijd schriftelijk bevestigd. De controle medewerker maakt hiervoor gebruik van de standaardbrieven.
Uit de aankondiging moet onder meer blijken:
– het doel van de controle;
– het soort onderzoek (bijvoorbeeld: boekenonderzoek heffing, periodieke controle in het kader van een verleende vergunning, invorderingsonderzoek en dergelijke);
– welke aangiften, bezwaarschriften, verzoekschriften, vergunningen e.d. in de controle zullen worden betrokken (het controleobject);
– welke tijdvakken in de controle zullen worden betrokken;
– welke elementen van de aangifte(n) in de controle zullen worden betrokken (wanneer er sprake is van een deelonderzoek);
– wanneer en waar de controle zal worden uitgevoerd en indien mogelijk hoeveel tijd de (eerste) controledagen in beslag gaan nemen;
– welke controle medewerker(s) op de eerste controledag aanwezig is (zullen zijn);
– welke gegevens(dragers) bij de start van de controle gereed moeten liggen, zoals het grootboek, de aansluitingsberekeningen, de auditfiles en dergelijke.40
De controle medewerker zorgt ervoor dat de opvraag van gegevens(dragers) in verhouding staat tot de reikwijdte van de controleopdracht.
Vrijwel altijd wordt eerst telefonisch contact opgenomen met de ondernemer om een afspraak te maken voor het inleidend gesprek. De controle medewerker houdt rekening met de tijd die beide partijen nodig hebben voor de voorbereiding. Hij houdt zoveel mogelijk rekening met de agenda van de belastingplichtige en eventueel diens adviseur, tenzij onredelijke data worden voorgesteld.
In dat laatste geval neemt de controle medewerker contact op met een deskundige op het gebied van formeel recht voor eventuele vervolgstappen.
Uit een oogpunt van behoorlijk bestuur wordt de belastingplichtige erop geattendeerd dat hij de mogelijkheid heeft zich tijdens de controle te laten bijstaan door een adviseur, zoals zijn boekhouder, accountant en/of belastingadviseur.
Hoofdregel is dat de controle wordt uitgevoerd op het bedrijfsadres. Alleen dan kan de controle-medewerker zich een goed beeld vormen van de aard en omvang van de onderneming en het bedrijf dat zij voert, de belangrijkste bedrijfsprocessen en de interne organisatie. Bovendien verloopt de communicatie met de belastingplichtige daar meestal veel soepeler dan wanneer het contact bij de adviseur of op het belastingkantoor wordt gelegd. Wanneer de belastingplichtige dus voorstelt de controle juist daar te laten uitvoeren, beoordeelt de controle medewerker dat verzoek kritisch.
Redenen om op dat verzoek in te gaan zijn bijvoorbeeld de afwezigheid van een rustige, schone, gezonde en veilige werkplek op locatie bij de belastingplichtige en afspraken welke gemaakt zijn in het kader van Horizontaal Toezicht Fiscaal Dienstverleners41. Wel zal de controle medewerker dan extra waarborgen moeten treffen, zoals het plannen van bezoeken aan het bedrijf en het organiseren van tussentijdse gesprekken met de belastingplichtige.
40 Mogelijk wordt de auditfile voor de start van de controle opgevraagd.
41 Zie Leidraad Horizontaal Toezicht Fiscaal Dienstverleners gepubliceerd op www.belastingdienst.nl Richtlijn 7g
Inhoud aankondiging
Tijdig contact opnemen
Aanwezigheid adviseurs
Richtlijn 7h
7.6 De voortgangscontrole
Afronden controles
Werken met een vooraf geraamde controleduur betekent uiteraard niet dat de geplande controletijd zonder meer moet worden volgemaakt. De controle medewerker sluit het feitenonderzoek niet eerder en niet later af dan nadat hij voldoende en geschikte controle-informatie heeft verkregen om een verantwoord oordeel over het controleobject te kunnen formuleren.
Toetsing voortgang
Periodiek wordt de voortgang getoetst. Indien de controle medewerker gedurende de uitvoering constateert dat de controle meer tijd zal vergen dan gepland, neemt hij het initiatief tot overleg met zijn leidinggevende.
De vooraf zo goed mogelijk geschatte controletijd en gewenste doorlooptijd van de controle zijn voor medewerker, de vaktechnisch adviseur Controle en de leidinggevende een belangrijk sturingsmiddel om de voortgang van de controle te kunnen bewaken. Soms is de vastgestelde einddatum voor de controle vanwege een verjarings- of een andere uiterste afdoeningstermijn cruciaal.
Meestal ontstaat pas na de bedrijfsverkenning en de analyse van de administratie een goed beeld van de nog uit te voeren controlewerkzaamheden en de tijd die daarmee gemoeid is. De tijdsplanning die dan opgesteld kan worden, is daardoor een beter sturingsmiddel en niet zozeer de globale inschatting van de doorloop- en controletijd die vooraf wordt gemaakt.
Richtlijn 7i Sturingsmiddel
Tijdsplanning
Richtlijnen
8a De controle medewerker oriënteert zich op de organisatie en identificeert de (specifieke) risico’s door onder meer een initiële cijferbeoordeling uit te voeren.
8b De controle medewerker stelt vast welke verbanden er zijn tussen de relevante bedrijfsprocessen.
8c De controle medewerker vormt zich een beeld van de ‘soll-positie’ van de AO/IB. Hij gaat na welke vastleggingen en internebeheersingsmaatregelen voor de desbetreffende organisatie minimaal aanwezig behoren te zijn.
8d De controle medewerker gaat na of en in hoeverre hij kan steunen op het werk dat openbaar accountants en interne accountants al hebben gedaan.42
8e De controle medewerker stelt een controleprogramma op.
8.1 Inleiding
Om tot de meest doelmatige en doeltreffende uitvoering van zijn controle te komen, rangschikt de controle medewerker zijn controleactiviteiten in een logische volgorde. In hoofdstuk 5
(‘Uitgangspunten controle’) is het ‘workflow-model’, waarin de controleactiviteiten in een logische volgorde zijn gerangschikt, reeds toegelicht. De eerste controleactiviteiten in het ‘workflow-model’
zijn de bedrijfsverkenning en de analyse van de administratie. Deze activiteiten worden samen ook wel aangeduid als ‘preplanning’. De bedrijfsverkenning volgt in de regel nadat de controle-medewerker de controleopdracht heeft aanvaard en de controle heeft aangekondigd (zie hoofdstuk 6 ‘Controleopdracht en aankondiging’). De bedrijfsverkenning staat centraal in dit hoofdstuk. De analyse van de administratie, waartoe de voorwaardelijke controles behoren, staat centraal in het volgende hoofdstuk.
8.2 Controleprogramma
Voorafgaand aan de bedrijfsverkenning denkt de controle medewerker na over de algehele controle-aanpak. In het controleprogramma legt hij hiervan de contouren vast. Met de kennis die hij na de bedrijfsverkenning heeft opgedaan, vult hij het controleprogramma concreter in.
In het controleprogramma neemt de controle medewerker op wat de reikwijdte van zijn controle is, wanneer en met wie hij zijn controlewerkzaamheden gaat uitvoeren en met welke materialiteit.43 Ook laat hij in zijn controleprogramma duidelijk naar voren komen voor welke controlewerkzaamheden de controle medewerker verwacht gebruik te kunnen maken van werkzaamheden van anderen.44
Indien er sprake is van een controleteam, wordt de taakverdeling opgenomen in het controle-programma. De controleleider coördineert de werkzaamheden.
Het opstellen van een controleprogramma is een iteratief proces. Het controleprogramma zal – waar nodig – bij elke volgende stap nader worden verfijnd.
42 Met interne accountants worden in dit hoofdstuk ook andere interne auditfuncties in een organisatie bedoeld, zoals EDP-auditors, controllers of ’internal control-medewerkers’ die geen accountant zijn.
43 Het begrip materialiteit is in hoofdstuk 5 ‘Uitgangspunten controle’ uitgewerkt.
44 Zie hoofdstuk 5 ‘Uitgangspunten controle’ voor de uitleg van het Schillenmodel.
Bedrijfsverkenning in het workflowmodel
Richtlijn 8a
Inhoud controleprogramma
Iteratief proces