9.6 Voorwaardelijke controles
9.2.3 Beoordeling status administratie
Om gebruik te kunnen maken van het werk dat intern al is uitgevoerd en om gegevensgerichte controlewerkzaamheden te kunnen verrichten, moet de controle medewerker uiteraard de benodigde administratieve gegevens ten tijde van de controle nog beschikbaar hebben en er toegang toe hebben. Daartoe gaat hij na of de administratie compleet is – er mogen geen fiscaal relevante stukken ontbreken – en of de administratie inderdaad minimaal gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard en intact is gebleven. Dit is de eerste activiteit van de voorwaardelijke controles. Dat doet hij in elk geval ten aanzien van de administratie in relatie tot de relevante bedrijfsprocessen. De controle medewerker stelt per proces vast of de belastingplichtige alle gegevens(dragers) die van belang zijn, heeft bewaard en of hij daarover kan beschikken tijdens de controle.
53 OTAP: Ontwikkel-, test-, applicatie- en productieomgeving.
54 Bijvoorbeeld ISAE 3000, ISAE 3401, SAS70 en/of andere TPM’s.
Compleet en bewaard
Authenticiteit en integriteit van gegevens
Daarnaast moet de AO/IB voldoende waarborgen bieden voor de authenticiteit en integriteit van de gegevens. Met authenticiteit bedoelen wij dat de gegevens ook echt afkomstig moeten zijn van de bron die de belastingplichtige noemt. Met integriteit wordt in dit verband bedoeld dat de inhoud van de gegevens ongewijzigd is gebleven. De controle medewerker vormt zich met andere woorden een oordeel over de echtheid en betrouwbaarheid van de gegevens om die als controle-informatie te kunnen gebruiken.
Een dergelijk oordeel over de authenticiteit en integriteit blijkt steeds vaker een belangrijk onderdeel van de controle. Dit geldt bijvoorbeeld voor digitale facturen die in de administratie zijn opgenomen. De controle medewerker zal moeten vaststellen wie de afzender is (authenticiteit van de gegevens) en of de gegevens op deze factuur niet zijn gewijzigd (integriteit van de gegevens). Dit kan hij bijvoorbeeld (laten) controleren aan de hand van een digitale handtekening of een papieren afstemmingsoverzicht (verzamelfactuur). Ook andere organisatorische en technische maatregelen zijn mogelijk.
Een controle omvat in beginsel niet de vaststelling van de authenticiteit van de onderliggende (papieren) stukken. De controle medewerker is ook niet opgeleid om deze echtheid vast te stellen.
Wel wordt van hem verwacht dat hij zich een oordeel vormt over de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de transacties die hij moet beoordelen. Ook gaat hij steeds na of die transacties logischerwijs tot het bedrijfsproces behoren. Bij twijfel moet hij de inhoud van de primaire vastlegging gedetailleerd beoordelen. Kloppen de postcode, het telefoonnummer, het IBAN-nummer en het BTW-identificatieIBAN-nummer enzovoort?
Het uitgangspunt is dat het bedrijf zelf vaststelt dat de documenten waarvan het gebruikmaakt, echt zijn. De controle medewerker wil gebruikmaken van de wijze waarop het bedrijf dit heeft vastgesteld. Blijft twijfel bestaan over de authenticiteit en integriteit van die gegevens, dan roept de controle medewerker de hulp van andere specialisten in.
Voor de beoordeling of een papieren document origineel is, kan de controle medewerker terecht bij de medewerkers van het team Documentenonderzoek van het dienstonderdeel Douane. Voor de controle van digitale gegevens roept de controle medewerker de hulp in van EDP-auditspecialisten.
Zij bieden ondersteuning voor een oordeel over de betrouwbaarheid van digitale gegevens. De conclusie kan dan zijn dat de belastingplichtige niet voldaan heeft of niet voldoet aan zijn fiscale administratieplicht.
Daarnaast heeft de controle medewerker de mogelijkheid om een derdenonderzoek in te stellen om de authenticiteit of integriteit van de gegevens vast te stellen.
Vaste gegevens/stamgegevens
Van sommige gegevens is alleen de actuele stand van belang voor de bedrijfsvoering van een onderneming. Voor de belastingcontrole kan ook een eerdere stand van zaken belangrijk zijn. Dit geldt met name voor de zogeheten vaste gegevens, die ook wel stamgegevens worden genoemd.
Dit zijn gegevens die voor meerdere transacties gelden en die in een systeem vaak worden gebruikt.
Voorbeelden van dergelijke gegevens zijn:
– relatiegegevens, zoals adressen van debiteuren en crediteuren;
– artikelgegevens, zoals omschrijvingen en prijzen;
– personeelsgegevens, zoals adressen en burgerlijke staat;
– indelingsgegevens, zoals de indeling van goederen in het btw- of douanetarief.
Authenticiteit en integriteit van gegevens
Ondersteuning door deskundigen
Vaste gegevens
Daarnaast besteedt de controle medewerker aandacht aan de wijze waarop het bedrijf hiermee binnen de geautomatiseerde omgeving omgaat. Het gaat hier om bedrijfskritische gegevens met een vast karakter, zoals systeemtabellen, parameters et cetera. De controle medewerker gaat na hoe de organisatie omgaat met haar stamgegevens en hoe zij ervoor zorgt dat deze stamgegevens door de tijd, inclusief wijzigingen, worden bewaard. Denk hierbij aan:
– functiescheiding tussen opvoeren mutaties en wijzigen stamgegevens;
– was-wordt-lijsten van de stamgegevens;
– originele (inmiddels gewijzigde) stamgegevens, bewaard op de relevante historische brondocumenten (bijvoorbeeld een verkoopfactuur).
Voor de fiscale bewaarplicht moet ook de vroegere status van vaste gegevens bewaard blijven. Zo zal voor een controle van intracommunautaire leveringen (OB) niet alleen het huidige (ten tijde van de controle), maar ook het oude afleveradres (ten tijde van het controletijdvak) bekend moeten zijn. Dergelijke vaste gegevens worden vaak bewaard door in de bestanden een tijdselement (ingangsdatum) toe te voegen. Soms wordt het ‘was/wordt-mutatiebestand’ met de wijziging van een vast gegeven automatisch bijgewerkt.
Naast de gegevens die noodzakelijk zijn voor de huidige en de vroegere bedrijfsvoering, moet de belastingplichtige ook uit hoofde van fiscale wet- en regelgeving extra gegevens vastleggen en bewaren. Bekende voorbeelden zijn:
– kopieën van paspoorten of verblijfsvergunningen van de werknemers voor de loonheffingen;
– administratie betreffende de intracommunautaire leveringen en verwervingen voor de omzetbelasting en
– een beoordeling van de zakelijkheid van de verrekenprijzen voor de vennootschapsbelasting.
Conversie
De gegevens moeten binnen een redelijke termijn te raadplegen en te reproduceren zijn. Dit is vooral van belang als gegevens geconverteerd zijn naar een andere gegevensdrager en/of als er in de soft- of hardware wijzigingen zijn aangebracht (bijvoorbeeld na de overgang naar een ander computersysteem). Die conversie moet uiteraard juist en volledig haar beslag hebben gekregen.
Converteren is alleen mogelijk als de belastingplichtige aan de volgende voorwaarden voldoet:
– alle gegevens worden overgezet;
– de gegevens worden inhoudelijk juist overgezet;
– de ‘nieuwe’ gegevensdrager moet gedurende de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn;
– de belastingplichtige bewaart de uitkomsten van de interne controle (bijvoorbeeld de afstemming met de oorspronkelijke gegevens en eventuele verschillenanalyse);
– de belastingplichtige moet de geconverteerde gegevens gedurende die periode binnen redelijke tijd kunnen (re)produceren en leesbaar kunnen maken;
– de controle kan binnen een redelijke termijn worden uitgevoerd.
Het is vooral belangrijk dat de belastingplichtige aandacht besteedt aan echtheidskenmerken (de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud). Door conversie kunnen deze immers verloren gaan. Een voorbeeld hiervan is het watermerk dat verloren gaat wanneer een papieren document gescand wordt. In dit soort gevallen zullen de beheersingsmaatregelen in de organisatie samen met de geconverteerde gegevens (bijvoorbeeld de scan) de gewenste zekerheid moeten geven over de echtheid. Dat stelt hoge eisen aan de beheersingsmaatregelen.
Als het bedrijf voldoet aan al deze voorwaarden, behoeft de belastingplichtige na conversie de originele gegevens op basis van de fiscale bewaarplicht niet te bewaren. Alleen de balans en de resultatenrekening moeten altijd op papier worden bewaard. Oude (informatie)systemen behoeven niet operationeel te blijven als aan de genoemde voorwaarden is voldaan.
Wijzigingen in de tijd
Gegevens gerelateerd aan specifieke fiscale wetgeving
Eis van toegankelijkheid
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie zeven jaar te bewaren. Die bewaarplicht geldt ook voor bestanden. De belastingplichtige moet ervoor zorgen dat deze bestanden tijdens een controle kunnen worden gebruikt. Het is dus niet toegestaan dat hij uitsluitend bestanden in afgedrukte vorm bewaart en vervolgens de digitale gegevens verwijdert. Alleen als de administratie van geringe omvang is, zodat een controle van de afgedrukte bestanden binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd, mag de belastingplichtige de gegevensbestanden verwijderen. Dit kan alleen als de belastingplichtige vooraf van de Belastingdienst toestemming heeft gekregen.
Actualiteitswaarde
Zolang een gegeven nog van belang is voor de bedrijfsvoering, maakt het deel uit van de (jaar) administratie en heeft het nog zijn actualiteitswaarde. De bewaartermijn gaat dan nog niet in.
Pas wanneer het gegeven dit belang verloren heeft, vangt de bewaartermijn van zeven jaar aan.
Wanneer bijvoorbeeld een contract na tien jaar zijn actualiteitswaarde verliest, moet het tot en met het zeventiende jaar worden bewaard. Het is al die tijd een document dat nog steeds waarde voor de controle heeft.
Verdichten gegevens
In principe moet de ondernemer alle detailgegevens bewaren. Informatiesystemen, zoals grootboekadministraties, kunnen vaak samenvattingen geven van meerdere transactiegegevens.
Dit wordt een verdichting genoemd. Een voorbeeld daarvan is de opname van de maandelijkse loonbetalingen als een totaalbedrag in het grootboek. Gegevensverdichting is toegestaan, maar de belastingplichtige moet er wel voor zorgen dat de achterliggende, gedetailleerde gegevens zeven jaar bewaard blijven en binnen redelijke tijd kunnen worden geraadpleegd. De achterliggende loongegevens per werknemer kunnen bijvoorbeeld in het salarisbestand worden bewaard.
Invulling bewaarplicht
Alle gegevens moeten in principe bewaard blijven. Het is mogelijk om afspraken te maken met de Belastingdienst over de vervulling van de fiscale bewaarplicht. Hiervoor wordt onderscheid gemaakt tussen basisgegevens en overige gegevens.
Bepaalde onderdelen van de administratie worden aangemerkt als basisgegevens, zoals:
– het grootboek;
– de debiteuren- en crediteurenadministratie;
– de voorraadadministratie;
– de in- en verkoopadministratie;
– de loonadministratie.
Er geldt in het algemeen een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar (artikel 52 AWR) met de mogelijkheid om voor specifieke gegevens nadere afspraken te maken. Het BFB (Besluit Fiscaal Bestuursrecht) biedt ook de mogelijkheid om afspraken te maken over welke gegevens (tot op welk detailniveau) bewaard moeten worden.
Als er afspraken over de bewaarplicht worden gemaakt, houdt de controle medewerker er rekening mee dat dergelijke afspraken namens de gehele Belastingdienst worden gemaakt.
Het dienstonderdeel Belastingen moet dus rekening houden met administratieve wensen van het dienstonderdeel Douane en omgekeerd. De controle medewerker treedt daarom in overleg met de bevoegde directie voordat hij een machtiging tot verkorting van de bewaartermijn afgeeft.
Vaak zal hij ook collegiaal overleg moeten voeren met een formeel-rechtspecialist en een EDP-auditspecialist.
Zeven jaar
Actualiteitswaarde en historische waarde
Afspraken over bewaarplicht
Overmacht
Wanneer de belastingplichtige niet aan zijn bewaarplicht voldoet, is het aan hem om te bewijzen dat er sprake is of is geweest van overmacht. Een beroep op overmacht kan alleen worden gedaan wanneer de belastingplichtige vooraf beveiligingsmaatregelen heeft genomen om te voorkomen dat informatie verloren gaat. Dit geldt niet alleen voor situaties als brand, wateroverlast en diefstal, maar ook voor de invoering van noodprocedures om de schade van bijvoorbeeld een computercrash zoveel mogelijk te beperken. Zo zullen regelmatig kopieën gemaakt moeten worden van de administratie, die bewaard moeten worden op een objectief als zodanig aan te merken veilige plaats.