Beoordeling aanwezigheid ‘audit trail’

Aansluitingen administratie en aangifte(n)

De beoordeling van de AO/IB heeft hoofdzakelijk betrekking op de gegevensverwerking tot aan de saldibalans. Het is van belang dat de controle medewerker ook het traject daarna, zoals het opstellen van tussentijdse berichten, jaarverslag en fiscale aangiften, controleert. Voorafgaande journaalposten en andere correctieboekingen kunnen er namelijk toe leiden dat gegevens in de aangiften op een andere wijze worden verantwoord dan het administratieve systeem in eerste instantie heeft gedaan. Het is de taak van de controle medewerker om gegevensgericht na te gaan of die correcties terecht zijn.

Eerst sluit de controle medewerker de gegevens uit het grootboek aan op die van de diverse aangifte(n). Hij wil daarmee vaststellen of de aangifte een juiste weerspiegeling is van de

administratie. De ondernemer of zijn adviseur heeft die aansluitberekeningen destijds zelf gemaakt.

Hoe had hij anders aangifte kunnen doen? De controle medewerker vraagt die aansluitberekeningen op en beoordeelt ze. Hij gaat ze niet zelf opstellen. Zijn er geen aansluitberekeningen, dan

verzoekt de controle medewerker de belastingplichtige die alsnog te maken. Uiteraard moet de belastingplichtige eventuele aansluitverschillen kunnen verklaren.

In douaneonderzoeken is veelalsprake van een groot aantal aangiften van verschillende soorten goederen met afwijkende waarden en tarieven. Daardoor is het niet eenvoudig een aansluiting tussen relevante saldi uit het grootboek en die aangiften te maken. Ook in die gevallen vraagt de controle medewerker de ondernemer inzicht te bieden in de aansluitingen.

De controle medewerker gaat vervolgens na of de gegevens uit de diverse informatiesystemen op elkaar aansluiten. Zo stelt hij bijvoorbeeld vast of de inhoud van de subgrootboeken overeenstemt met die van het grootboek, of de gegevens in de dagboeken kloppen met die in het grootboek en/

of de gegevens van het grootboek overeenstemmen met die van de proef- en saldibalans. Hij wil daarmee zekerstellen dat hij voor zijn controle over de juiste administratieve gegevens beschikt.

Hierna volgen enkele voorbeelden van aansluitingen die in het algemeen relevant zijn voor omzetbelasting- en loonheffingencontroles.

Loonheffingen

– aansluiting tussen de premielonen volgens de loonadministratie en de premielonen volgens de loonaangiften;

– aansluiting tussen het totaal van de loonstaten en het totaal van de loonaangiften;

– aansluiting tussen de financiële administratie en het totaal van de loonaangiften;

– aansluiting tussen de af te dragen loonheffingen en de afdrachten loonheffingen volgens de financiële administratie en de loonaangiften.

Preventieplicht

Afwijkingen verklaren

Aansluitingen

Voorbeelden

Omzetbelasting

– aansluiting tussen de omzet volgens de administratie in totalen en verdeeld over de verschillende omzetbelastingtarieven en de omzet volgens de OB-aangiften;

– aansluiting tussen de voorbelasting volgens de financiële administratie en de voorbelasting volgens de OB-aangiften;

– aansluiting tussen de verschuldigde omzetbelasting (in de verschillende tariefgroepen) volgens de financiële administratie en de verschuldigde omzetbelasting (in de verschillende tariefgroepen) volgens de OB-aangiften;

– aansluiting tussen de af te dragen omzetbelasting volgens de financiële administratie en de afdrachten omzetbelasting volgens de financiële administratie en de OB-aangiften;

– aansluiting tussen het totaal van de leveringen aan afnemers in andere EU-landen (intracommunautaire leveringen) en de opgave op het aangiftebiljet OB onder rubriek 3b;

– aansluiting tussen het totaal van de leveringen aan afnemers uit andere dan EU-landen (uitvoer) en de opgave op het aangiftebiljet OB onder rubriek 3a;

– aansluiting tussen het totaal van de intracommunautaire verwervingen en de opgave op het aangiftebiljet OB onder rubriek 4b;

– aansluiting tussen het totaal van de verwervingen uit derde landen (invoer) en de opgave op het aangiftebiljet OB onder rubriek 4a.

Aansluiting primaire en subsidiaire vastleggingen

Tijdens de volledigheids- en juistheidscontroles zal de controle medewerker veelvuldig gebruik willen maken van kopieën van bestanden van de ondernemer. Ook daarvoor zijn aansluitingen en beoordelingen van de AO/IB essentieel. Een voorbeeld om dit te verduidelijken: er is een controle omzetbelasting ingesteld bij een belastingplichtige die gebruikmaakt van een kasregister.55 Uit doelmatigheidsoverwegingen wil de controle medewerker gebruikmaken van de auditfile-afrekensystemen. Daarvoor moet hij eerst nagaan welke waarborgen de bedrijfsleiding heeft genomen om zich ervan te vergewissen dat:

– alle transacties in het kasregister zijn vastgelegd;

– de aard van de prestatie is vastgelegd, opdat het juiste OB-tarief kan worden bepaald;

– de gegevens in het kasregister niet gewijzigd kunnen worden zonder dat dit achteraf is vast te stellen;

– de periodetotalen uit het kasregister juist en volledig in het grootboek verantwoord zijn;

– de gegevens in het grootboek juist en volledig in de aangifte en in de auditfile zijn opgenomen;

– deze auditfile naderhand niet gewijzigd is.

Alleen wanneer aan deze eisen is voldaan, heeft het zin om tijdens de volledigheids- en juistheidscontroles gebruik te maken van deze auditfile.

Audit trail en verdichting gegevens

Als we gegevensgerichte controlewerkzaamheden willen uitvoeren, is het van belang om vast te stellen dat de mogelijkheid bestaat:

– dat posten in een aangifte via de boekingen in de financiële administratie te reconstrueren zijn uit de oorspronkelijke primaire vastleggingen en de daarbij behorende brondocumenten (‘top-down’) en

– dat die primaire vastleggingen tevens via de boekingen in de financiële administratie te herleiden zijn tot een post in de aangifte (‘bottom-up’).

Alleen dan kan de controle medewerker de fiscale duiding van gegevens vaststellen.

Auditfile

Audit trail

Een dergelijk audit trail is vooral van belang om gegevens door te boeken in één informatiesysteem of tussen opeenvolgende informatiesystemen, zoals die tussen een voorraadsysteem en het grootboek. In beginsel moet het controlesubject dus alle detailgegevens bewaren. Dit geldt ook voor die gevallen waarin gegevens worden verdicht: een grootboek geeft vaak samenvattingen van transactiegegevens. Gegevensverdichting is toegestaan, maar het controlesubject moet er wel voor zorgen dat de achterliggende gedetailleerde gegevens zeven jaar bewaard blijven, nadat ze hun actualiteitswaarde hebben verloren (zie paragraaf 9.6.2.). Bovendien moeten ze binnen redelijke termijn kunnen worden geraadpleegd. De achterliggende gegevens mogen zich dus in een ander informatiesysteem bevinden.

Metadata

Metadata, ook wel ‘attributen’ genoemd, zijn gegevens over gegevens. Een gegeven krijgt betekenis door de omstandigheden en context waarbinnen het wordt vastgelegd. Wanneer in een gegevensbestand het gegeven 17 is opgenomen, dan geeft dat getal de gebruiker pas inzicht wanneer er metadata zijn die een beschrijving geven van dit gegevensveld. Het kan om het aantal verkochte producten gaan of om de temperatuur op een bepaalde dag. En als dat laatste het geval is, gaat het dan om graden Celsius of graden Fahrenheit? De betekenis van gegevens wordt door de metadata ingevuld.

Het is van belang dat de AO/IB waarborgen biedt dat de metadata juist en volledig zijn. De controle-medewerker controleert of de primaire vastleggingen juist en volledig in de administratie zijn opgenomen. Dat is echter alleen goed mogelijk als de controle medewerker kan steunen op de metadata over die primaire vastleggingen. Van een prestatie moeten bijvoorbeeld allerlei metadata (karakteristieken van die prestatie) worden vastgelegd om te kunnen bepalen of het normale tarief, het verlaagde tarief of het nultarief in de omzetbelasting van toepassing is.

Hetzelfde geldt voor de gegevensdragers. Ook daarvan moeten metadata worden vastgelegd, zoals de bestandsnaam, het bestandstype (Excel, printerbestand en wat dies meer zij), wanneer en door wie het bestand is aangemaakt et cetera. Zouden die metadata niet juist en volledig worden vastgelegd, dan wordt een controle bij voorbaat bemoeilijkt, soms zelfs onmogelijk gemaakt.

Gedurende de voorwaardelijke controles zal de controle medewerker dus moeten vaststellen of hij kan steunen op de metadata van de administratie.

Voor de controle van digitale gegevens kan de controle medewerker de hulp inroepen van EDP-auditspecialisten. Zij kunnen vaak een oordeel geven over de volledigheid van de gegevenssoorten (metadata) met behulp van gegevensanalyse. Wanneer zij gegevensanalyse toepassen, stellen zij in feite vast of de gegevenssoorten voldoen aan de informatiebehoefte van de controle(medewerker).

Is dat niet het geval, dan voldoet een dergelijke administratie meestal ook niet aan de (besturings) informatiebehoefte van de ondernemer. De conclusie kan dan zijn dat er dan niet voldaan is aan de fiscale administratieplicht.

Dat neemt niet weg dat het in veel gevallen, zelfs als de gegevens onvolkomen zijn, nog wel mogelijk is bepaalde delen van de administratie te (re)construeren tot een enigszins aanvaardbaar niveau. Alleen indien er bijvoorbeeld in het geheel geen ’audit trail’ te vinden is, zal een dergelijke gebrekkige administratie de controle aanzienlijk bemoeilijken, zo niet onmogelijk maken.

Doorboeken

Attributen

Juist en volledig

Gegevensdragers

Gegevensanalyse