Controledossiers zijn eigendom van de Belastingdienst en bevatten vertrouwelijke gegevens.
Het management van de Belastingdienst is verantwoordelijk voor de inrichting, de uitvoering en de kwaliteit van het archiefbeheer bij de Belastingdienst. Het management is daarmee tevens verantwoordelijk voor het toezicht op de uitvoering van een effectief en efficiënt archiefbeheer door de Belastingdienst. Het heeft zijn verantwoordelijkheid als archiefbeheerder gemandateerd aan de directeur Belastingdienst/ Centrum voor Facilitaire Dienstverlening (B/CFD).
Het B/CFD is verantwoordelijk voor de inrichting en de uitvoering van het fysieke en digitale archiefbeheer van de Belastingdienst.19 De onderdelen van de Belastingdienst blijven eigenaar van de informatieobjecten die worden gearchiveerd. Dat geldt dus ook voor de controledossiers.
Na de afronding van de controle archiveert de controle medewerker het digitale (en eventuele fysieke) controledossier. De organisatie van de verschillende onderdelen van de Belastingdienst is erop ingericht dat de controle medewerker kan voldoen aan de voorschriften van de centrale archivering.
De Belastingdienst voorkomt dat onbevoegden het digitale controledossier kunnen inzien door onder meer gebruik te maken van een inlogprocedure, schermbeveiliging met gebruik van een wachtwoord en door versleuteling van bestanden (encryptie). De werkplek van de Belastingdienst voorziet in deze eisen. De (controle)medewerker treft zelf maatregelen om te waarborgen dat alleen bevoegde personen kennis kunnen nemen van de inhoud van zijn controledossiers en van de gegevens(dragers) van de belastingplichtige.
De controle medewerker treft tevens goede opslagmaatregelen om te voorkomen dat digitale gegevens verloren gaan.
Inzage in controledossiers
Inzage in controledossiers door collega’s uit de Belastingdienst is alleen toegestaan als dit nodig is voor een goede uitoefening van de desbetreffende functie. Een heffingsmedewerker mag het controledossier bijvoorbeeld alleen raadplegen wanneer dat noodzakelijk is voor de belastingheffing of voor de uitvoering van de belastingwet. Een beoordelaar (‘reviewer’) mag het controledossier alleen inzien in het kader van de kwaliteitsbewaking. Soms is met ministeriële goedkeuring inzage voor andere doeleinden mogelijk. De toetsing of die inzage verleend kan worden, is in beginsel voorbehouden aan de controle medewerker, diens leidinggevende of een daarvoor speciaal aangewezen medewerker.
In beginsel mogen controle medewerkers vanwege de geheimhoudingsplicht bevindingen (geconstateerde misslagen) en negatieve ervaringen (ongepaste tegenwerking en dergelijke) niet aan andere instanties melden.
Verwijzingen
Belastingdienst is eigenaar Richtlijn 3i
Autorisatie en authenticatie
De Belastingdienst verstrekt andere overheidsinstellingen (bestuursorganen) op verzoek informatie indien deze wordt gebruikt ter bestrijding en voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsregelingen. Voor een gestructureerde gegevensuitwisseling worden steeds vaker afspraken gemaakt, veelal als onderdeel van een convenant dat de samenwerking regelt tussen de Belastingdienst en één of meer bestuursorganen en/of toezichthouders.
Ook andere externen, zoals de belastingplichtige in kwestie of de media, kunnen een verzoek tot inzage in (delen van) het controledossier indienen. Een dergelijk verzoek wordt getoetst aan de bepalingen uit de AWR, AWB, WBP, Wet Openbaarheid Bestuur (WOB), het Douanewetboek van de Unie (DWU) en nadere regelgeving voor de informatieverstrekking. Tot de informatie die niet openbaar wordt gemaakt – ook niet als daartoe een uitdrukkelijk verzoek is gedaan – behoren bijvoorbeeld:
– gegevens van andere belastingplichtigen en/of inhoudingsplichtigen;
– persoonlijke beleidsopvattingen;
– gegevens van strategische aard, zoals de toekomstige behandeling van belastingplichtige (dit is anders wanneer dit in het kader van een convenant horizontaal toezicht wordt gedeeld met een belastingplichtige);
– gegevens van belang voor de opsporing en vervolging van strafbare feiten;
– gegevens waarvan de verstrekking de economische en financiële belangen van de staat en andere publiekrechtelijke lichamen zou kunnen schaden, zoals gegevens met betrekking tot de invordering;
– stukken van interne overlegbijeenkomsten. Hieronder vallen ook de standpunten van kennisgroepen;
– gegevens waarvan de openbaarmaking leidt tot of kan leiden tot een onevenredige bevoordeling of benadeling van natuurlijke personen, rechtspersonen, dan wel van derden, zoals verstoring van concurrentieverhoudingen.
Van integrale inzage in het controledossier zal dan ook slechts in uitzonderingsgevallen sprake kunnen zijn.
Om een aantal redenen kan inzage door of namens een belastingplichtige in een dossier van de Belastingdienst, waaronder dus ook het controledossier, worden gevraagd. De meest voorkomende inzageverzoeken betreffen de inzage in het kader van een opgelegde of op te leggen boete of in het kader van een bezwaarschrift. Beide vormen van inzageverzoeken hebben een wettelijke basis.
Voordat inzage in het controledossier wordt verleend, zal dit zodanig moeten worden bewerkt dat de namen van derden anoniem blijven. Ook de gegevens over derden moeten niet tot die derden te herleiden zijn. De gegevens die zijn verkregen van derden, moeten ‘zo mogelijk’ worden geanonimiseerd.
Soms is dit niet mogelijk. Bijvoorbeeld als het voornemen voor een correctie berust op de bewijskracht van (contra)informatie die is verkregen van derden. Hier valt te denken aan de situatie waarin uit renseignementen, getrokken uit het verkoopboek van een andere belastingplichtige, geconstateerd wordt dat de inkopen niet volledig in de administratie verantwoord zijn. Dan zal, als de correctie (en de boete) uitsluitend op dit gegeven gebaseerd moet(en) worden, ook aangegeven moeten worden wie de leverancier van die goederen is. De identiteit van de derde zal in dat geval niet anoniem kunnen blijven.
Indien een bepaald gegeven aanleiding is geweest om een (nader) onderzoek in te stellen en indien dat (nadere) onderzoek heeft geresulteerd in bevindingen die aanleiding zijn om een naheffing of navordering (met boete) op te leggen, behoeft het gegeven dat aanleiding is geweest tot het instellen van het onderzoek in principe niet te worden verstrekt. Een voorbeeld hiervan is een (anonieme) klikbrief.
Andere overheidsinstellingen
Nietopenbare informatie
Anonimisering
Uitzonderingen
Indien een boete is opgelegd, heeft de belastingplichtige of diens adviseur recht op inzage in de vastleggingen omtrent de reden om een boete op te leggen; en op de hoogte ervan. Dit recht maakt het noodzakelijk dat deze vastleggingen in een afzonderlijke (digitale) map in het controledossier worden gearchiveerd. De Belastingdienst kan ermee volstaan alleen deze Boetemap ter inzage te geven. Zie verder paragraaf 3.2.6 Boetedossier.
In principe wordt de controle medewerker die het controledossier heeft aangelegd, van het verzoek om inzage op de hoogte gesteld. Uitzonderingen, zoals een integriteitsonderzoek, zijn denkbaar.
Als de controle medewerker aanwezig is bij de inzage, maakt hij daar een verslag van. Daarin wordt onder andere opgenomen welke informatie ter inzage is verstrekt.
Inzage en digitaal controledossier
Een verzoek om inzage in een digitaal controledossier verloopt niet anders dan dat voor een inzage in een fysiek dossier. Het vergt dezelfde voorbereiding; de (controle)medewerker loopt het digitale controledossier door om te beoordelen welke stukken ter inzage mogen of kunnen worden gegeven. Hij is altijd aanwezig bij de inzage en laat de opbouw en onderdelen van het digitale controledossier zien. Het is niet toegestaan dat degene die om inzage heeft verzocht, zelf gaat zoeken in het digitale dossier. Als bepaalde vertrouwelijke stukken niet ter inzage mogen worden verstrekt, zal de controle medewerker dit dienen te motiveren. Als de belastingplichtige het daar niet mee eens is, kan hij eventueel in beroep nogmaals om deze stukken verzoeken en kan de rechter hierover beslissen.
Controledossiers moeten binnen een redelijke termijn geraadpleegd kunnen worden, terwijl de permanente gegevens van de klant altijd direct beschikbaar moeten zijn. Voor het digitale dossier worden maatregelen getroffen om de opgeslagen informatie gedurende de bewaartermijn te kunnen raadplegen. Dit houdt onder andere in dat de gebruikte opslagmedia beveiligd en bewaard moeten worden en dat oude programmatuur beschikbaar moet blijven.
Er dient tijdens de controle frequent een beveiligde kopie (back-up) van het digitale controledossier te worden gemaakt.
Bewaren controledossiers
Voor het bewaren van controledossiers, zowel de fysieke als de digitale, geldt de bewaartermijn zoals opgenomen in de Archiefwet.
Centrale archivering van fysieke controledossiers
Voor de archivering van fysieke controledossiers wordt gebruikgemaakt van de diensten van Belastingdienst/ Centrum voor Facilitaire Dienstverlening (B/CFD). Controledossiers dienen pas voor deze centrale archivering aan de B/CFD aangeboden te worden wanneer de gevolgen van de controle zijn afgewerkt. Zolang een controledossier nog betekenis heeft voor de afhandeling van de gevolgen van de controle, wordt het op kantoor- of regioniveau bewaard. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de organisatie van de overdracht van controledossiers aan B/CFD.
Als de controledossiers aan B/CFD worden aangeboden, dient het jaar van actualiteitswaarde te worden aangegeven. Die waarde wordt bepaald door de termijn waarin de opgenomen informatie voor de belastingheffing relevant is. Dit kan bijvoorbeeld te maken hebben met afspraken, afschrijvingstermijnen, et cetera. Het controledossier kan pas worden vernietigd nadat zeven jaren zijn verstreken vanaf het moment waarop het controledossier zijn actualiteitswaarde heeft verloren.
Archivering van digitale controledossiers
De digitale controledossiers worden digitaal gearchiveerd op het netwerk van de Belastingdienst.
Raadpleging: binnen redelijke termijn
Backup
3.2.6 Boetedossier
Het Boetedossier is een integraal onderdeel van het controledossier. Dit specifieke dossier, dat als aparte map in het controledossier wordt opgenomen, bevat de bescheiden waarop het voornemen tot een (bestuurlijke) boete berust. Dat zijn gegevens die uiteindelijk ook in een procedure voor de rechter naar voren worden gebracht. Onder bescheiden worden hier alle soorten gegevens(dragers) begrepen. Voor zover deze bescheiden gegevens verkregen van derden bevatten, moeten deze zo mogelijk geanonimiseerd zijn (zie ook onderdeel 3.2.5 Beheer en bewaring van controledossiers).
De keuze voor een aparte map is uit praktische overwegingen gemaakt. Het voorkomt dat men voor inzage eerst het gehele dossier moet doorlopen voor stukken die ter inzage verstrekt moeten worden. Voor de boetemap gelden uiteraard dezelfde eisen als die welke aan het gehele controledossier worden gesteld.
Inzagerecht boetedossier
Een gecontroleerde heeft op grond van artikel 5:49 AWB recht op inzage in de boetemap
(Boetedossier) en aldus in de gegevens(dragers) waarop het voornemen berust hem een bestuurlijke boete op te leggen. Dit recht bestaat vanaf het moment waarop hij in kennis is gesteld van het voornemen hem een vergrijpboete op te leggen.
Dit inzagerecht omvat ook de mogelijkheid om de belastingplichtige kopieën, leesbare afdrukken of uittreksels te laten vervaardigen van die gegevensdragers.
Als de belastingplichtige gebruikmaakt van zijn inzagerecht, wordt daarvan een aantekening gemaakt in de boetemap. Deze aantekening omvat:
– de datum waarop de belastingplichtige zijn verzoek heeft ingediend en de wijze waarop dat is gedaan: schriftelijk of mondeling;
– een vastlegging van de afspraak (datum en tijdstip) voor de inzage;
– een beschrijving van de inhoud van de boetemap, waarin de belastingplichtige ook echt inzage heeft gekregen.
Eerlijke procesgang
Het inzagerecht is een element van een eerlijke procesgang, waarin een belastingplichtige zich moet kunnen verweren. De inspecteur moet op verzoek van de belastingplichtige deze daartoe altijd de gelegenheid bieden, omdat dit is gebaseerd op een wettelijk recht.
Na ontvangst van een verzoek tot inzage maakt de inspecteur een afspraak met de belastingplichtige over het tijdstip van inzage. Hierbij wordt rekening gehouden met de belangen van beide partijen.
Als de belastingplichtige inzage verzoekt in andere dan de hiervoor bedoelde gegevens, wordt hem slechts inzage verleend als hij aannemelijk kan maken dat die gegevens van belang kunnen zijn voor zijn verdediging.
Afzonderlijke map
Eerst in kennis stellen
Richtlijnen
4a De controle medewerker draagt met het uitvoeren van controlewerkzaamheden bij aan de permanente opdracht van de Belastingdienst.
4b De controle medewerker gaat voor zijn werkzaamheden uit van de goede trouw van
belastingplichtigen. Hij handelt overeenkomstig de relevante wet- en regelgeving en houdt zich, evenals alle andere medewerkers van de Belastingdienst, in zijn handelen aan de basiswaarden van de Belastingdienst: hij is geloofwaardig, zorgvuldig en handelt verantwoordelijk.
4c De controle medewerker houdt zich voor zijn werkzaamheden aan de volgende vijf fundamentele beginselen: hij is integer, objectief, vakbekwaam en zorgvuldig, hij garandeert geheimhouding.20 Hij gedraagt zich professioneel.
4d De controle medewerker communiceert open met belastingplichtigen en beschikt daartoe over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
4e De controle medewerker die door een bedreiging in conflict komt met de gedragsregels in dit handboek, voert eerst collegiaal overleg en wendt zich vervolgens tot zijn leidinggevende.
4.1 Inleiding
Dit hoofdstuk gaat in op de gedragsregels voor controle medewerkers. Deze regels zijn onder andere verwoord in de toepasselijke wet- en regelgeving, zoals het Algemeen Rijksambtenarenreglement (ARAR), de Algemene wet inzake Rijksbelastingen (AWR), de Algemene Douanewet (ADW), de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB), het Douanewetboek van de Unie (DWU), de Wet Internationale Bijstand (WIB) en de Personele Uitvoeringsbepalingen Belastingdienst (PUB).
Voor een aantal situaties zijn integriteitregels opgesteld. Die zijn opgenomen in de brochure
‘Een Integere Belastingdienst ’. Ter waarborging van de integriteitsregels zijn onder meer verschillende procedures opgesteld, zoals de klokkenluidersregeling en de procedure Melden nevenwerkzaamheden. Ook zijn er richtlijnen voor bijzondere situaties en ongewenste omgangs-vormen. Deze staan omschreven in de Personele Uitvoeringsbepalingen Belastingdienst (PUB).
Controle medewerkers die accountant zijn, zijn bovendien gebonden aan de regels die zijn opgenomen in de Verordening Gedrags- en Beroepsregels Accountants (VGBA) op basis van de Wet op het Accountantsberoep (WAB). Tevens bestaan er afzonderlijke regels voor andere beroepsgroepen, zoals die van de EDP-auditors, operational auditors en forensisch accountants.
Deze regels zijn grotendeels te vergelijken met die welke voor accountants gelden, omdat ze zijn afgeleid van de internationale regelgeving van de IFAC (International Federation of Accountants).
Al deze regels bieden een basis voor het gedrag en de beroepshouding van de medewerkers van de Belastingdienst en sluiten aan op de drie basiswaarden: geloofwaardigheid, zorgvuldigheid en verantwoordelijkheid. Die basiswaarden heeft de Belastingdienst geformuleerd om de professionele houding van medewerkers te ondersteunen.
20 In dit handboek wordt de term ‘geheimhouding’ gebruikt, omdat dit een juridische verplichting betreft Wet en regelgeving
Afzonderlijke voorschriften
Controle medewerkers die tot bepaalde beroepsgroep behoren