Aanlevering en inschrijving

Aanlevering van het besluit geschiedt door in het beheerportaal alle benodigde gegevens, de bijbehorende brondocumenten en eventuele geometriebestanden op te voeren. Als alles compleet is kan de registrator de beperking in de openbare registers inschrijven.

Voor de inschrijving is het van belang dat de registrator alle essentialia controleert op

compleetheid en juistheid waarbij het brondocument leidend is. Ook het werkingsgebied dient eenduidig aan het brondocument te kunnen worden ontleend. Kloppen de gegevens niet dan zal de registrator in de regel contact opnemen met de vakafdeling om te bespreken of het document kan worden aangepast. Als een brondocument niet voldoet aan de wettelijke

inschrijvingsvereisten, geeft dat de registrator het recht om het ter inschrijving aanbieden van het document te weigeren. Op basis van redelijkheid behoeft een kennelijke fout in het brondocument niet overgenomen te worden in de registratie. Zo mag het jaar ‘019’ op basis van andere vermelde data in het document geïnterpreteerd worden als ‘2019’. Ook is het denkbaar dat door toevoeging van een ambtelijke verklaring aan het brondocument onvolkomenheden aan het brondocument worden rechtgezet. De ambtelijke verklaring moet door een gemandateerde/gemachtigde functionaris zijn getekend en daarmee ligt de verantwoordelijkheid voor de verklaring bij het bestuursorgaan.

Als de inschrijving mislukt en het blijkt niet uit de terugkoppeling in de applicatie (validatie) zelf wat er mis is gegaan, dan kan contact op worden genomen met het Wkpb-team van het Kadaster Klantcontactcenter (kadasterwkpb@kadaster.nl of telefoonnummer 088 183 32 00). Het Kadaster verzorgt de ondersteuning op het beheerportaal van de BRK-PB. Om u goed van dienst te kunnen zijn, is het belangrijk dat u voldoende informatie meestuurt (bijvoorbeeld foutmelding of tijdstip aanbieden).

Wat te doen als een besluit succesvol is ingeschreven maar het blijkt dat er toch een fout zit in de opgevoerde gegevens of het brondocument? Met een brondocument ondertekend door een gemandateerd/gemachtigd ambtenaar is het mogelijk om bepaalde gegevens te wijzigen. Een andere mogelijkheid is de beperking te herroepen, waarbij ‘Datum beëindiging’ dan gelijk wordt gesteld aan ‘Datum in werking’. Zie paragraaf 5.1.

De bronhouder moet zich realiseren dat bij een mutatie van een beperking het oorspronkelijke besluit opvraagbaar blijft voor afnemers. Is dat niet gewenst (bijvoorbeeld doordat een geheel foutief document in de openbare registers is ingeschreven) dan ligt het herroepen van de beperking voor de hand. Het brondocument is dan voor derden alleen nog maar via kadastrale recherche op te vragen. Een wijzigingsbesluit kan wel zinvol zijn om een kleine correctie op het oorspronkelijk besluit door te voeren. Het oorspronkelijk brondocument vervult dan in combinatie met de correctie nog steeds een nuttige rol. Denk hierbij aan een correctie van het werkingsgebied dat foutief in het oorspronkelijke besluit is vermeld.

5.6.1 Gebruik van de vrije velden ‘Kenmerk’ en ‘Aantekening’

Met de online-beheeromgeving BRK-PB bestaat de mogelijkheid om niet-verplichte gegevens op te slaan, die alleen door de bronhouder⁹ zijn in te zien. Het gaat hier om de attributen ‘Kenmerk’

en ‘Aantekening’ die op elk gewenst moment kunnen worden gewijzigd. Deze attributen dienen het gebruiksgemak van de bronhouder, zo kan een zaaknummer bijdragen aan de vindbaarheid van een document in het gemeentelijke zaaksysteem en kan de naam of kunnen de initialen van een behandeld medewerker in de registratie worden opgenomen. Voor het aanpassen van de inhoud van vrije velden is geen brondocument benodigd. De attributen ‘Kenmerk’ en

‘Aantekening’ hoeven niet ontleend te worden aan het brondocument en zijn dan ook niet gericht op enig rechtsgevolg. Ze worden ook niet door het Kadaster gecontroleerd.

9 Met bronhouder wordt iedereen bedoeld die namens één bestuursorgaan gerechtigd is om de BRK PB te beheren

Figuur 8. Essentialia en de vrije velden ‘Kenmerk’ en ‘Aantekening’ zoals deze bij inschrijving van een nieuwe beperking in het beheerportaal BRK-PB dienen te worden ingevoerd. De essentialia zijn ontleend aan het fictieve besluit van de gemeente Ginderzoom dat als bijlage 5 is toegevoegd.

5.6.2 Het inschrijvingsproces

Als de inschrijving van een nieuwe publiekrechtelijk beperking succesvol is (dit blijkt na het klikken op de knop inschrijven) dan wordt u binnen het beheerportaal hiervan met een melding op de hoogte gesteld onder vermelding van een identificatienummer. Dit nummer is betekenisloos en wordt door het Kadaster chronologisch bepaald op basis van het tijdstip van aanbieden. Bij wijzigingen op de beperking blijft het identificatienummer ongewijzigd, zodat de eenduidigheid van de beperking ook in de tijd gezien wordt gewaarborgd. De beperking is – met het

identificatienummer – direct na inschrijving te raadplegen in het raadpleegscherm. Maar wat gebeurt er achter de schermen en wat is daarbij voor u als beheerder van belang?

Equivalentieverklaring

Tijdens het inschrijfproces van een brondocument verklaart de registrator (de vertegenwoordiger van het bestuursorgaan) door het plaatsen van een vinkje dat de essentialia van het besluit de volledige en juiste gegevens bevatten op grond waarvan de basisregistratie kadaster kan worden bijgewerkt. Tevens verklaart de registrator dat het aan te leveren stuk met de daaraan gevoegde bijlage(n) een volledige en juiste weergave is van het stuk waarvan het een afschrift is. Dit wordt vastgelegd door een ‘equivalentieverklaring’ die bij aanbieding automatisch door het Kadaster als voorblad wordt toegevoegd aan het besluit. In deze verklaring staan alle essentialia die wijzigen, alsmede de datum en tijdstip van aanbieding. Ieder ingeschreven document wordt voorzien van

een equivalentieverklaring, dus ook wijzigingsbesluiten, beëindigingsbesluiten en

intrekkingsbesluiten. Ook alle brondocumenten die zijn ingeschreven tijdens de transitie zijn van een equivalentieverklaring voorzien. Omdat de equivalentieverklaring onlosmakelijk verbonden is met het brondocument, wordt de verklaring bij het opvragen van dit document altijd

meegeleverd. De afnemer kan dan bijvoorbeeld zien of het bestuursorgaan de hand heeft gehouden aan de wettelijke inschrijvingstermijn. Het Kadaster voert geen toets op de inhoud van het brondocument uit. Een voorbeeld van een equivalentieverklaring is als bijlage 2 bijgevoegd.

Bewaardersrelaas

Elke aangeboden publiekrechtelijke beperking die aan de inschrijfvereisten voldoet wordt door het Kadaster ingeschreven in de openbare registers. Die feitelijk inschrijving geschiedt op werkdagen tussen 9.00 en 15.00 uur. Indien een aanbieding buiten deze tijden plaatsvindt, zal inschrijving op de eerstvolgende werkdag om 9.00 uur plaatsvinden. Vanaf dit moment zal de beperking zichtbaar zijn in kadastrale informatieproducten. Het bewaardersrelaas wordt bij inschrijving geautomatiseerd toegevoegd aan het brondocument en wordt eveneens meegeleverd bij het opvragen van deze documenten door derden. Ieder ingeschreven document wordt voorzien van een bewaardersrelaas, dus ook wijzigingsbesluiten, beëindigingsbesluiten en intrekkingsbesluiten.

Ook alle brondocumenten die zijn ingeschreven tijdens de transitie zijn van een bewaardersrelaas voorzien. Een voorbeeld van een bewaardersrelaas is als bijlage 3 bijgevoegd.

Plaats brondocument in de openbare registers

Deel, nummer en reeks kunnen een rol spelen in de communicatie tussen afnemers en

bronhouders, bijvoorbeeld bij binnenkomende vragen of nader onderzoek. Bronhouders kunnen met deze drie-eenheid in het beheerportaal BRK-PB de bijbehorende beperking achterhalen. Deel en nummer zijn ook opgenomen in het bewaardersrelaas.

Na inschrijving komen de gegevens beschikbaar voor de andere opslag- en distributiesystemen van het Kadaster. Voor meer informatie over de ontsluiting via de informatieproducten van het Kadaster wordt verwezen naar hoofdstuk 9.

5.6.3 Aanleveren geometrie

Indien een bronhouder als werkingsgebied kiest voor handmatig ingetekende geometrie (ook wel

‘contour’ of ‘vrije contour’ genoemd) dan heeft hij een zogeheten GML-bestand bij inschrijving aan te bieden. Dit GML-bestand kan vervaardigd zijn met een CAD- of GIS-applicatie of met een eigen beheersyteem (bijvoorbeeld een bodeminformatieysteem). De bronhouder kan ook gebruik maken van het derde werkblad ‘Tekenen’ in de beheerapplicatie BRK-PB. Een hier vervaardigde GML wordt dan in de eigen werkomgeving opgeslagen om vervolgens bij de inschrijving te worden aangeboden. De mogelijkheid van het intekenen is vooral bedoeld voor bronhouders die zelf geen hulpmiddelen hebben om een GML-bestand te vervaardigen.

De aangeboden GML moet eenduidig aan het brondocument zijn ontleend. Het werkingsgebied zal hierin (of in een gerelateerde bijlage) dus met een kaartje moeten zijn aangegeven.

Voor de aangeboden GML gelden de volgende eisen:

• versie 3.2 met Simple Feature Profile level 2 (SF-2);

• geometrie moet bestaan uit rechte lijnen tussen knikpunten; bogen ¹⁰, cirkels en complexe lijnen zijn niet toegestaan;

• één type geometrie: een multivlak of een los vlak;

• maximaal aantal coördinaatpunten: 50.000;

• de geometrie moet conform het nieuwe verschoven Rijksdriehoeksstelsel (nieuw RD) worden aangeleverd;

• koppelvlakbeschrijving (in XSD ¹¹): https://developer.kadaster.nl/schemas/- /categories/2669019 en kies dan BRK-PB (dus niet Wkpb).